Приказ об утверждении учетных формы путевого листа
Анонсы
С 1 января текущего года изменился порядок привлечения на работу иностранных граждан. В нововведениях поможет разобраться Яна Метелева . юрист и консультант по вопросам трудового законодательства.
Новости и аналитика Правовые консультации (практика) Бухучет и отчетность Организация не оказывает транспортные услуги. В штате организации должности водителя не имеется. Согласно должностным инструкциям работник использует автотранспорт только в служебных целях. Можно ли выдавать работникам путевые листы на легковые автомобили один раз в месяц 1-го числа сроком действия на один месяц? Можно ли не уточнять в путевых листах конкретное место следования автомобиля?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В соответствии п.п. 9. 10 приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152) путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях, на один день или срок, не превышающий одного месяца. Среди обязательных реквизитов путевого листа, перечисленных в разделе 2 Приказа N 152, отсутствует маршрут движения транспортного средства. Следовательно, организация вправе оформить путевой лист на месяц и указать в нем маршрут следования по своему усмотрению. Во избежание налоговых споров целесообразно указать основные места следования (пункт отправления и назначения), фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра.
Обоснование позиции:
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств, и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.
Если организация не является автотранспортной, то она вправе разработать свою форму путевого листа, содержащую реквизиты первичного учетного документа, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 06.12. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) (письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214 ).
Кроме того, представители финансового и налогового ведомства считают, что путевой лист, как документ, подтверждающий расходы на приобретение ГСМ, должен содержать также обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ N 152):
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе (письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308 ).
В соответствии с требованиями п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" самостоятельно разработанную форму путевого листа необходимо утвердить учетной политикой организации.
Как указано в п.п. 9. 10 Приказа N 152, путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях, на один день или срок, не превышающий одного месяца. То есть, если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, путевой лист, составленный с такой периодичностью, с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, подтверждает расходы налогоплательщика (письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77 ).
Относительно указания в путевом листе конкретного маршрута следования автомобиля отметим, что представители Росстата в письме от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 по вопросу о порядке применения путевых листов легкового автомобиля сообщают, что маршрут следования в путевом листе, связанный с выполнением перевозок или служебного задания, записывается по всем пунктам следования автомобиля.
По мнению контролирующих органов, форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать информацию о маршруте следования автомобиля. При отсутствии этого реквизита расходы на ГСМ не могут быть признаны (письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117. УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2. от 13.11.2006 N 20-12/100253. от 14.11.2006 N 20-12/100253 ).
Есть примеры судебных решений, в которых указывается, что путевые листы при отсутствии в них информации о маршруте не могут подтверждать расходы на ГСМ (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05. N Ф04-1869/12 по делу N А27-10606/, ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.07. по делу N А33-10451/2009. ФАС Центрального округа от 05.03.2007 N А14-15515/2005/631/34).
Однако в большинстве случаев суды приходят к выводу, что путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте обязательными реквизитами путевых листов не являются (постановления ФАС Московского округа от 29.02. N Ф05-653/12 по делу N А40-63465/, от 12.11. N КА-А40/13642-10 по делу N А40-10103/10-140-109, от 30.12. N КА-А40/16200-10-Б по делу N А40-18485/09-142-85).
Заметим, что среди обязательных реквизитов путевого листа, перечисленных в разделе 2 Приказа N 152, отсутствует маршрут движения транспортного средства. Причем в своих разъяснениях, касающихся применения положений Приказа N 152, работники налоговых органов на указании в путевом листе маршрутов следования автомобиля не настаивают, отмечая, что самостоятельно разработанная организацией форма путевого листа, содержащая обязательные реквизиты, утвержденные Приказом N 152, является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (смотрите, например, письма ФНС России от 22.11. N ШС-37-3/15988@, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308 и от 03.11.2009 N 16-15/115253).
Следовательно, организация вправе оформить путевой лист на месяц и указать в нем маршрут следования по своему усмотрению. Порядок заполнения путевого листа, в том числе и порядок заполнения сведений о маршруте следования автомобиля, также необходимо утвердить в учетной политике организации.
Если же организация не готова к налоговым спорам, она может принять решение об указании в путевом листе информации о маршруте следования автомобиля. При этом такая информация должна указывать на производственный характер использования служебного автомобиля (поездка в банк, на переговоры к контрагенту и т.п.). Полагаем, что целесообразно указать: место следования (пункт отправления и назначения), фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра.
Таким образом, для включения в состав расходов по налогу на прибыль затрат на содержание и эксплуатацию автомобиля он должен использоваться для извлечения дохода и его применение в таких целях должно подтверждаться первичными документами.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Шишкина Ольга
Ответ прошел контроль качества
17 февраля г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в.
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 28 ноября 1997 г. N 78
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ РАБОТЫ
СТРОИТЕЛЬНЫХ МАШИН И МЕХАНИЗМОВ, РАБОТ
В АВТОМОБИЛЬНОМ ТРАНСПОРТЕ
Во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных документах" Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:
1. Утвердить согласованные с Минфином России и Минэкономики России прилагаемые унифицированные формы первичной учетной документации и ввести их в действие с 1 декабря 1997 года:
1.1. по учету работы строительных машин и механизмов:
N N ЭСМ-1 "Рапорт о работе башенного крана", ЭСМ-2 "Путевой лист строительной машины", ЭСМ-3 "Рапорт о работе строительной машины (механизма)", ЭСМ-4 "Рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма)", ЭСМ-5 "Карта учета работы строительной машины (механизма)", ЭСМ-6 "Журнал учета работы строительных машин (механизмов)", ЭСМ-7 "Справка о выполненных работах (услугах)";
1.2. по учету работ в автомобильном транспорте:
N N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", 3 спец. "Путевой лист специального автомобиля", 4 "Путевой лист легкового такси", 4-С "Путевой лист грузового автомобиля", 4-П "Путевой лист грузового автомобиля", 6 "Путевой лист автобуса", 6 спец. "Путевой лист автобуса необщего пользования", 8 "Журнал учета движения путевых листов", 1-Т "Товарно-транспортная накладная".
2. Установить ведение первичного учета по указанным в п. 1 унифицированным формам первичной учетной документации юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
3. Признать утратившим силу на территории Российской Федерации Приказ ЦСУ СССР от 14.12.72 N 816 в части утверждения формы первичной учетной документации N 8;Приказ ЦСУ СССР от 10.06.76 N 453 в части утверждения форм первичной учетной документации N N 3, 3 спец. 4, 6;Приказ ЦСУ СССР от 31.12.76 N 1044 в части утверждения форм первичной учетной документации N N ЭСМ-1, ЭСМ-2, ЭСМ-3, ЭСМ-4, ЭСМ-5, ЭСМ-6, ЭСМ-7;Приказ ЦСУ СССР от 27.11.84 N 648 в части утверждения формы первичной учетной документации N 6/спец/;а также приложения N N 1, 4, 5 (формы первичной учетной документации N N 1-Т, 4-С, 4-П) к инструкции "О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом", утвержденные Минфином СССР и ЦСУ СССР 30.11.83 N 156/354/7.
Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте
ЧАСТЬ 1
Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года N 835 "О первичных учетных документах"Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:
1. Утвердить согласованные с Минфином России и Минэкономики России прилагаемые унифицированные формы первичной учетной документации и ввести их в действие с 1 декабря 1997 года:
NN ЭСМ-1 "Рапорт о работе башенного крана", ЭСМ-2 "Путевой лист строительной машины", ЭСМ-3 "Рапорт о работе строительной машины (механизма)", ЭСМ-4 "Рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма)", ЭСМ-5 "Карта учета работы строительной машины (механизма)", ЭСМ-6 "Журнал учета работы строительных машин (механизмов)", ЭСМ-7 "Справка о выполненных работах (услугах)";
2. Установить ведение первичного учета по указанным в п.1 унифицированным формам первичной учетной документации юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
3. Признать утратившим силу на территории Российской Федерации приказ ЦСУ СССР от 14.12.72 г. N 816 в части утверждения формы первичной учетной документации N 8;приказ ЦСУ СССР от 10.06.76 г. N 453 в части утверждения форм первичной учетной документации NN 3, 3спец, 4, 6;приказ ЦСУ СССР от 31.12.76 г. N 1044 в части утверждения форм первичной учетной документации NN ЭСМ-1, ЭСМ-2, ЭСМ-3, ЭСМ-4, ЭСМ-5, ЭСМ-6, ЭСМ-7;приказ ЦСУ СССР от 27.11.84 г. N 648 в части утверждения формы первичной учетной документации N 6/спец/;а также приложения NN 1, 4, 5 (формы первичной учетной документации NN 1-Т, 4-С, 4-П) к инструкции "О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом", утвержденные Минфином СССР и ЦСУ СССР 30.11.83 г. N 156/354/7.
Председатель Госкомстата России Ю.А.Юрков
См. Постановление Правительства РФ от 15 апреля г. N 272 Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом
Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов см. Приказ Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. N 152
О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте см. Приказ Минтранса РФ от 30 июня 2000 г. N 68 (утратил силу - Приказ Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. N 152 )
от 28 ноября 1997 г. N 78
Обязательность заполнения маршрута в путевом листе
Вопрос:
Можно ли в путевых листах не заполнять маршрут служебного автомобиля?
Ответ:
Для ответа на вопрос были использованы следующие документы и нормативно-правовые акты:
Кодекс РФ об административных правонарушениях (КОАП РФ);
Трудовой кодекс РФ;
Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;
Федеральный закон от 06.12. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
Приказ Министерства транспорта от 18.09.2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»;
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»;
Информация Министерства финансов РФ № ПЗ-10/;
Письмо Федеральной налоговой службы РФ от 21.08.2009 № ШС-22-3/660@ «О направлении систематизированных материалов по документированию операций при транспортировке товаров»;
Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 14.05.2007 № КА-А40/2612-07;
Постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 17.02. № Ф09-520/10-С1 по делу № А07-21469/2009;
Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 01.08.2008 по делу N А11-11477/2007-К1-13/254/13;
Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.04. по делу N А12-21977/2009.
Исходя из предоставленной информации, считаем необходимым сообщить следующее.
Согласно ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» запрещается использование автобусов, троллейбусов, легкового и грузового автомобильного транспорта для осуществления перевозок без оформления путевого листа. Управление автомобилем без путевого листа влечет ответственность по ч. 2 ст. 12.3. КОАП РФ – предупреждение или наложение штрафа до 500 рублей.
Унифицированные формы путевого листа утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Указанным Постановлением утверждены формы путевых листов для легкового, грузового, легкового специального транспорта, автобусов общего и необщего пользования.
В число реквизитов, указанных в унифицированных формах, входят такие, как адрес подачи, маршрут (откуда-куда), адреса пунктов погрузки-разгрузки, пунктов погрузки, разгрузки и перецепки прицепов и т.д. Налоговая служба примерно до 2005 года считала необходимым использовать установленные формы любыми организациями и индивидуальными предпринимателями, использующими автомобильный транспорт.
После 2005 года ситуация изменилась. Появившиеся разъяснения Министерства финансов РФ, более поздние разъяснения Управления Федеральной налоговой службы РФ по г. Москве и судебная практика, содержали вывод о том, что использование установленных Постановлением Госкомстата РФ № 78 унифицированных форм обязательно только для специализированных организаций, эксплуатирующих автомобильный транспорт в качестве вида своей деятельности (Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 14.05.2007 № КА-А40/2612-07, письмо Федеральной налоговой службы РФ от 21.08.2009 № ШС-22-3/660@ «О направлении систематизированных материалов по документированию операций при транспортировке товаров»).
Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» в ст. 6 указал, что обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов должны быть утверждены уполномоченным федеральным органом. Приказом Министерства транспорта от 18.09.2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» установлены реквизиты, которые обязательно должны содержаться в путевом листе. В путевом листе должны быть указаны дата и время выезда автомобиля с места постоянной его стоянки и дата и время его возвращения, а также показания одометра в полных километрах пробега на момент выезда из гаража и заезда обратно. Маршрут, адрес, место назначения не поименованы в числе обязательных реквизитов путевого листа. Можно ли использовать путевой лист по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, не указывая в нем данные о маршруте? Суды рассматривают как нарушение незаполнение перевозчиком обязательных реквизитов путевого листа, установленных Министерством транспорта РФ судя по всему, только на заполнение обязательных реквизитов обращают внимание и проверяющие органы (Постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 17.02. № Ф09-520/10-С1 по делу № А07-21469/2009, Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 01.08.2008 по делу N А11-11477/2007-К1-13/254/13, постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.04. по делу N А12-21977/2009).
Стоит учесть следующее. Путевой лист является первичным учетным документом, предназначенным, в первую очередь, для учета рабочего времени водителя, обязанность по учету которого (фактически отработанного времени) возложена на работодателя ст. 91 Трудового кодекса РФ. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным учетным документом, содержащим установленные законом реквизиты. В числе реквизитов первичного учетного документа маршрут также не указан. Указанная статья устанавливает, что форму первичного учетного документа утверждает руководитель экономического субъекта (организации, или индивидуальный предприниматель). Таким образом, сама организация вправе утвердить для себя удовлетворяющую нуждам форму путевого листа. Как указано в информации Министерства финансов РФ № ПЗ-10/, с 01.01. г. формы первичных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, перестали быть обязательными к применению.
Как следует из указанного выше, в настоящее время отсутствуют требования об указании в путевом листе маршрута, адреса прибытия или убытия. Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Министерства транспорта от 18.09.2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Судебная практика не обращает внимания на заполнение или незаполнение необязательных реквизитов путевого листа.
Согласно действующему Федеральному закону «О бухгалтерском учете» любая организация (вне зависимости от того, занимается она перевозками в качестве основного вида деятельности, или нет) вправе отказаться от использования унифицированных форм первичной учетной документации, в т.ч. от использования типовых межотраслевых форм путевых листов № 3, № 3-спец, № 4, № 4-С, № 4-П, № 6, № 6-спец которые с 01.01. г. являются не обязательными, а всего лишь рекомендуемыми формами. Организация или индивидуальный предприниматель могут создать свою форму путевого листа, удовлетворяющую потребностям данной организации. Данный вариант представляется нам наиболее правильным.
Для утверждения своей формы путевого листа необходимо разработать удобную для всех форму, содержащую обязательные реквизиты путевого листа и любые дополнительные реквизиты, которые организация сочтет нужным включить в форму путевого листа. Данная форма должна быть утверждена приказом руководителя, коллегиального исполнительного органа (в зависимости от установленного уставом организации порядка управления организацией) или иным локальным нормативным актом, прошедшим необходимые согласования, установленные внутри самой организации.
С момента утверждения можно использовать новую форму путевого листа без указания маршрута транспортного средства. Также обязательно соблюдать порядок учета движения путевых листов, установленный законодательством.
Хотите получить юридическую консультацию по Вашему вопросу? Позвоните мне сейчас!
