Обязательны ли записки-расчеты и где их хранить?

Давно хотел прояснить для себя ряд вопросов, касающихся унифицированных форм записок-расчетов. Обязательно ли применять их при увольнении сотрудника, оформлении его отпуска, и где должен храниться этот документ - в отделе кадров или в бухгалтерии? Ведь начинают заполнять записки-расчеты (лицевую сторону) в отделе кадров, а заканчивают оформление расчетов в бухгалтерии. Должна ли бухгалтерия возвращать их в отдел кадров? И надо ли знакомить работника под роспись с запиской - расчетом? А если работник в письменном заявлении просит представить копию записки-расчета, обязаны ли мы удовлетворить такую просьбу?

Давайте сначала определимся, о каких записках-расчетах идет речь. Когда кадровики говорят о записках-расчетах при оформлении увольнения работника или его отпуска, как правило, они имеют в виду унифицированные формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»и № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»( утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;далее - Постановление № 1 ). При этом нередко возникает вопрос, обязательно ли применение этих унифицированных форм в их работе?

Ответ на него, казалось бы, содержится в самом Постановлении № 1. В нем сказано, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда (перечислены в п. 1.2 Постановления № 1), к которым относятся и унифицированные формы № Т-60 и Т-61, распространяются на все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений. Однако отсюда можно сделать однозначный вывод лишь о том, что бюджетные учреждения не применяют эти формы, а вот для остальных организаций нет прямого указания на обязательность их применения. Согласитесь, что фраза «распространить унифицированные формы первичной учетной документации на организации независимо от формы собственности»не является требованием к работодателю применять эти формы в обязательном порядке.

Пытаясь разобраться с обязательностью применения утвержденных Постановлением № 1 унифицированных форм (в т. ч. форм № Т-60 и Т-61), мы сталкиваемся еще с одним интересным моментом. Постановление № 1 не прошло государственную регистрацию в Минюсте России. Письмом Минюста России от 15.03.2004 № 07/2732-ЮД Постановление № 1 признано не нуждающимся в государственной регистрации. Однако такое решение принято только потому, что Постановление № 1 не содержит новых правовых норм. Что вполне логично, т. к. с введением 30 унифицированных форм первичной учетной документации, указанных в Постановлении № 1, признаны утратившими силу те же 30 унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26. Новые формы только приведены в соответствие с изменениями, внесенными за предыдущее время в нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права.

НАШ СОВЕТ

При подготовке документов об отпусках и об увольнении работников применяйте в своей практике унифицированные формы № Т-60 и Т-61

Таким образом, получается, что унифицированные формы № Т-60 и Т-61 не обязательны к применению в организациях, а в бюджетных учреждениях их применение недопустимо. И все же мы настоятельно рекомендуем применять эти формы в вашей практике. т. к. на то есть масса веских причин, о которых мы и поговорим.

Причина 1. В статье 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»сказано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Таким образом, все документы (в т. ч. и унифицированные формы № Т-60 и Т-61), включенные в альбомы унифицированных форм первичной учетной документации (в т. ч. и утвержденные Постановлением № 1), принимаются к учету как первичные учетные документы бухгалтерского учета.

Наша справка

В связи с тем, что отдельные унифицированные формы (в т. ч. формы № Т-60 и Т-61) не могут применяться бюджетными учреждениями, для таких учреждений приказом Минфина России от 15.12. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»утверждены специальные формы первичных учетных документов, которые применяются при формировании учетной политики субъекта учета, начиная с г. В т. ч. утверждена форма записки-расчета об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (код формы 0504425), которая обязательна для применения всеми бюджетными учреждениями. До г. аналогичные формы утверждались иными приказами Минфина России.

Причина 2. Унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением № 1, согласованы с Минфином России, Минэкономразвития России и Минтрудом России. Это лишний раз подтверждает, что унифицированные формы № Т-60 и Т-61 отвечают требованиям бухгалтерского учета и будут приняты к учету бухгалтерией как первичные учетные документы бухгалтерского учета.

Причина 3. Упрощается разработка Табеля форм документов отдела кадров и Альбома форм документов отдела кадров вашей организации, в т. ч. примеров оформления (образцов) этих форм.

Причина 4. Нет необходимости разрабатывать дополнительные документы по применению унифицированных форм № Т-60 и Т-61. В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением № 1, приведены все случаи возможного применения рассматриваемых форм и правила заполнения этих форм.

Итак, на ваш первый вопрос мы ответ нашли и выяснили, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (в т. ч. и унифицированные формы № Т-60 и Т-61) не обязательны для применения на территории нашей страны. Однако применять их стоит и на то есть причины.

Что ж, теперь можно перейти и ко второму вопросу. Для того чтобы определиться с тем, где должны храниться записки-расчеты, необходимо рассмотреть порядок оформления этих документов.

Унифицированные формы № Т-60 и Т-61 заполняются в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением № 1. В данных указаниях сказано, что записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска, а записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Заполняются эти формы работником кадровой службы или уполномоченным на то лицом.

После заполнения лицевой стороны записки-расчета работник кадровой службы, отвечающий за это, подписывает ее и передает в бухгалтерию. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии, за что он и расписывается.

Таким образом, заканчивают оформление записок-расчетов работники бухгалтерии, поэтому логично и абсолютно правильно, что эти документы будут храниться в делах, которые ведет бухгалтерия в соответствии с номенклатурой дел этого подразделения.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Записки-расчеты должны храниться в делах, которые ведет бухгалтерия

На основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения ( далее - Перечень ) ( утв. приказом Минкультуры России от 25.08. №558 ) документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, материальной помощи и других выплат) хранятся 5 лет (при условии проведения проверки, ревизии). К таким документам, безусловно, относятся записки-расчеты. Если в организации отсутствуют лицевые счета работников, срок хранения записок-расчетов - 75 лет. Нахождение п. 412 в подразделе 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность»Перечня подтверждает наш вывод о том, что записки-расчеты должны храниться в делах бухгалтерии.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Работодатель не обязан ознакамливать работника с запиской-расчетом

Итак, записка-расчет подготовлена и на ее основании бухгалтерия заполнила ведомость. Перед тем как подшить записку-расчет в соответствующее дело на хранение, зададимся вопросом: необходимо ли работодателю ознакомить с ней работника? (А вы нас именно об этом и спрашивали ) Ни в одном документе нет такого требования. Отсюда вывод: работодатель делать это не обязан. Да и необходимости в этом практически нет, т. к. в соответствии со ст. 136 Трудового кодекса РФ ( далее - ТК РФ ) при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме (в виде расчетного листка) извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Под выплатой заработной платы в нашем случае подразумеваются и оплата отпуска в соответствии со ст. 114 и ч. 9 ст. 136 ТК РФ, и расчеты при увольнении (прекращении трудового договора) в соответствии с ч. 4 ст. 84 1 и ст. 140 ТК РФ.

Предоставляя работнику расчетный листок, работодатель полностью выполняет свои обязанности по письменному извещению его о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний и т. д.

Однако, если работник желает ознакомиться с расчетами количества оставшихся дней отпуска и оформит это желание письменным заявлением, работодателю необходимо будет ознакомить работника с этими расчетами под роспись в самих формах. Для этого необходимо будет сделать дополнительную запись на оборотной стороне записок-расчетов (после подписи бухгалтера) по аналогии с записями об ознакомлении на других унифицированных формах: «С запиской-расчетом работник ознакомлен, личная подпись, дата». При необходимости работодатель на основании постановления Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»может своим приказом внести соответствующий дополнительный реквизит «Виза ознакомления»в унифицированные формы № Т-60 и Т-61 (пример 1 ).

А теперь посмотрим, обязан ли работодатель предоставлять работнику по его просьбе копию записки-расчета.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ.

При отсутствии письменного заявления работника у работодателя не возникает обязанности представлять ему копии каких-либо документов, связанных с работой

УСН НА ПРАКТИКЕ

Мы подарим вам годовой отчет при покупке Бератора

www.buhgod.ru поможет подготовить и успешно сдать ваш годовой отчет:

Спасибо, что выбрали бератор «УСН на практике» - уникальное бухгалтерское издание для упрощенцев, аналогов которому не существует.

Доброе время суток. Господа профессионалы, кто разбирается, можете выложить прикрепленным к сообщению файлом грамотные реальные примеры заполнения формы т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)"? При этом примеры отдельно для случаев, когда в расчете заполняются пункты "Использовано авансом", и "Не использовано". Также прошу, чтобы примеры были без указания других начислений или удержаний, кроме непосредственно суммы возврата авансированных отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск в соответствующих случаях;возможно с дополнительным указанием вне формы, когда человек был принят на работу, когда уволен, или других данных, если посчитаете нужным. Хорошо, если будут примеры от разных пользователей.

Далее начальный список вопросов по заполнению формы т-61. В конце некоторых пунктов вопросов в квадратных скобках [] написано собственное мнение на данный момент.

1. Общий вопрос: какие реквизиты и пункты заполнения записки-расчета наиболее важны и имеют большее юридическое или налоговое значение?

2. Можно ли не заполнять в записке-расчете пункт реквизитов трудового договора?

3. Номер записки-расчета можно не заполнять? [Предполагаю можно.]

4. Есть ли какая разница между зачеркиванием "ТД прекращен"и "работник уволен"? Или можно в любом случае зачеркнуть любой из этих пунктов? (Если ТД прекращен, это не означает, что работник уволен? Или: если работник уволен, это не означает, что ТД прекращен?)

5. Можно ли не заполнять пункт "основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)"? [Предполагаю можно, т.к. далее в форме подразумевается ссылка на приказ (распоряжение), и по умолчанию основание там должно быть указано.]

6. Можно ли не заполнять дату и номер "приказа (распоряжения)"? [Предполагаю можно.]

7. Когда человеку установлен почасовой учет рабочего времени, можно ли в пунктах "Использовано авансом"/"Не использовано"написать количество часов, участвующих в расчете сумм для соответствующих случаев, например "65 часов"(или "65 ч.", или "65 раб. часов", или "65 р.ч.")? Если да, то нужно ли далее зачеркнуть слово "дней"в пункте формы "дней отпуска за период работы с"? А если нет, то как в таком случае поступать, например, может быть так: нужно переводить "использованное авансом"/"не использованное"количество часов отпуска в количество календарных дней и написать, например, "11,375"(из расчета (65/8)*1,4, при 5-дневной рабочей неделе)? [Предполагаю, что можно написать, например, "65 часов", без зачеркивания слова "дней".]

8. Есть ли разница в вариантах, какой период указывать в пункте "дней отпуска за период работы с … по …": а) период с даты принятия на работу по дату увольнения, или б) только период (который надо будет еще посчитать), за который отпуск не был предоставлен (при расчете компенсации за неиспользованный отпуск) или был предоставлен авансом (при расчете суммы возврата работником авансированных отпускных)? [Предполагаю, разницы между вариантами а) и б) нет, т.к. количество использованного авансом или не использованного времени отпуска в обоих случаях будет одинаково, и лучше использовать вариант а).]

9. Можно ли не заполнять пункт "по платежной ведомости (расходному ордеру) №"? [Предполагаю можно.]

10. В случае оформления записки-расчета с "Использовано авансом", в графах 1, 2, 3 нужно указывать тот расчетный период, который был использован при расчете выданных авансом отпускных? [Предполагаю да.]

11. Нужно (или можно) ли, в случае оформления записки-расчета с "Использовано авансом", в графе 9 ставить знак "минус"перед суммой (и, соответственно, ставить знак "минус"далее в графах: 10, 13 – если нет других начислений, 14 – поскольку налог был излишне уплачен при выдаче авансированных отпускных, 16 – если нет других удержаний, с учетом которых сумма станет положительной, 19 – если при расчетах с учетом суммы в графе 16 и сумм задолженностей в графах 17, 18 итоговая сумма продолжает оставаться отрицательной, а также в пункте "цифрами"после пункта "прописью")? Ведь заголовок графы 9 именуется "Сумма за отпуск", а ее в рассматриваемом случае фактически нет, т.к. указываемая сумма должна изыматься;к тому же с минусом удобнее – сразу видно, что это расчет суммы к возврату работником. Если да, то нужно (или можно) ли в строке суммы прописью "К выплате сумма"в начале писать слово "Минус"? [В отношении обоих вопросов предполагаю, что так делать можно.]

12. В случае оформления записки-расчета с "Использовано авансом"лучше указывать или не указывать сумму НДФЛ в графе 14? Если указывать, то получается, нам самим нужно будет получить от налоговой "возврат"суммы излишне уплаченного работником налога при получении авансированных отпускных, которую мы ему "вернули", за счет того, что учли эту сумму при расчете итоговой суммы, которую он нам должен заплатить. Если не указывать (предполагая, что работник-плательщик налога должен сам обращаться в налоговую для "возврата"налога), то получается, что мы нарушим права работника (т.к. в итоге в этом случае получится, что он получит сумму отпускных меньшую, чем ему положено, из-за суммы излишне уплаченного НДФЛ)? Как лучше делать и почему? [Однозначного мнения нет.]

Хочется увидеть подробные ответы, мнения, в т.ч. почему/зачем, можно с ссылками на законодательство.

  Форма T-61 (HRULT61)  

Использование

Этот отчет используется для создания формы Т-61 в виде формуляра на базе PDF в требуемом правовом формате.

Форма T -61 подготавливается в рамках процесса расторжения трудового договора сотрудника для разрешения возможных споров между сотрудником и компанией. В каждом процессе расторжения трудового договора и инициирования соответствующего мероприятия по персоналу в инфо-типе Приказы по персоналу создаются следующие записи:

  стандартный приказ по персоналу, используемый для создания формы T-8;

  приказ по персоналу с подтипом Целевое назначение. используемый для ввода данных платежей в форму T-61.

После подготовки формы T -8 также следует подготовить форму T -61, которая наряду с данными платежей содержит данные сотрудников из формы T -8.

Предпосылки

В пользовательской настройке Расчета зарплаты, Россия по пути Система отчетов ® Расчет зарплаты ® Отсутствия ® Формы T -60 и T -61 определены требуемые правила расчета средних значений и выполнена проверка присвоений видов оплаты.

Функции

Помимо стандартных данных выбора персонала, введите имена бухгалтера, ответственного за расчет платежей, и руководителя сотрудников, для которых создается форма.

В результате выполнения отчета создается форма T -61 в виде формуляра на базе PDF в требуемом правовом формате.

Эта форма содержит ту же информацию, что и форма T -8, а также данные о сумме, выплачиваемой сотрудникам.

Операции

Для вызова этого отчета на экране SAP Easy Access выберите Управление персоналом ® Расчет зарплаты ® Европа ® Россия ® Информационная система ® Система отчетов ® Расчет зарплаты ® Отсутствия ® Форма Т-61.

Вывод печатной формы Т-61 в 1С ЗиУП

Добрый день, форумчане!

Обращаюсь к Вам - может кто сталкивался и сможет мне пояснить, а то консультанты 1С помочь мне не в состоянии.

У меня:

платформа - 1С:Предприятие 8.2 (8.2.19.83)

конфигурация - Зарплата и Управление Персоналом, редакция 2.5 (2.5.79.4)

Мне необходимо уволить работника (в данной конфигурации уже успела уволить нескольких), но вот столкнулась с проблемой в печатной форме Т-61 (до этого не было ничего подобного):

1. Оформила приказ на увольнение

2. Сформировала табель за апрель

3. Сформировала начисление зп за апрель

4. Сформировала Т-61

все начисления верны, проверила вручную на бумаге;каких-либо удержаний, ручных корректировок нет

При выводе печатной формы Т-61 раздел "Расчет выплат"- "Начилено"- "Зарплата"(гр. 12) мне выводит непонятную сумму. Эта сумма не соответсвует ни одному начислению/удержанию работника. При этом Компенсация отпуска отражена верно, НДФЛ - верно. Даже если сформировать документ "Зарплата к выплате"- отражается верная сумма (КНО+ЗП апрель - НДФЛ), справка 2-НДФЛ тоже заполняется верными суммами.

Печатную форму можно, конечно, поправить руками. Но почему программа ставит мне там непонятную сумму, не похожую и на НДФЛ, ни на какой-либо другой расчет с данным работником?

upd. проверяла периоды, делала тестирование и исправление - не помогло.

Источники: www.pro-personal.ru, usn.berator.ru, forum.glavbukh.ru, help.sap.com, www.buhonline.ru