Первичный учет кадров. Как заполнять унифицированные формы?
В последнее время наши читатели задают много вопросов по заполнению унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. Один из наиболее часто задаваемых: для всех ли организаций обязательны к применению формы 2004 г. с чем связано их введение и как правильно оформлять реквизиты? Чтобы разобраться с этими и другими наиболее часто встречающимися вопросами, мы планируем разместить ряд публикаций по данной проблеме.
Уважаемые коллеги! Обращаем ваше внимание, что подписчики “Справочника кадровика” (второго полугодия 2005 г.) получат в подарок наглядное пособие “Унифицированные формы: заполняем без ошибок”, а те, кто подписался на комплект журналов “Справочник кадровика” и “Нормативные акты для кадровика” на второе полугодие 2005 г. – наглядное пособие “Унифицированные формы: заполняем без ошибок” и дискету “Типовые формы для отдела кадров” (образца 2005 г.).
Оформление реквизитов, которые присутствуют на всех формах учетных документов по кадрам
Оформление реквизитов, которые есть на всех формах приказов (распоряжений)
В целях реализации требований ТК РФ Госкомстат России принял постановление от 05.01.04 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”. Работники кадровых служб интересуются, почему утвержденные формы не зарегистрированы в Минюсте России и обязательно ли их применение, учитывая отсутствие номера государственной регистрации, а также зачем понадобилось вводить в действие новые формы, когда они практически не отличаются от прежних форм, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты должны применяться в организациях всех организационно-правовых форм и форм собственности
В соответствии с письмом Минюста России от 15.03.04 № 07/2732-ЮД данные формы не нуждаются в государственной регистрации. Однако их применение обязательно на территории РФ в соответствии с п. 2 постановления Госкомстата от 05.01.04. в котором дословно сказано следующее: “Распространить унифицированные формы первичной учетной документации…на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации”.
Необходимость переработки форм, представленных в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, введенных в действие 6 апреля 2001 г. возникла после вступления в силу ТК РФ (1 февраля 2002 г.), т. е. позже введения в действие унифицированных форм. Поэтому при их заполнении не были учтены соответствующие нормы ТК РФ.
Например, в унифицированных формах 2001 г. трудовой договор назван “Трудовой договор (контракт)”.
Необходимо обратить внимание, что состав унифицированных форм остался прежним, а сами формы претерпели незначительные изменения.
К документации по учету кадров отнесены приказы (распоряжения):
- о приеме;
- о переводе на другую работу;
- о предоставлении отпуска;
- о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении);
- о направлении в командировку;
- о поощрении.
Каждый из перечисленных приказов можно составить как на одного работника, так и на нескольких. К приказу о предоставлении отпуска составляется график отпусков по форме Т-7 ;приказ о направлении в командировку сопровождается оформлением командировочного удостоверения по форме Т-10. служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении по форме Т-11. Другой вид документов - личные карточки: личная карточка работника по форме Т-2. личная карточка государственного (муниципального) служащего по форме Т-2ГС (МС). учетная карточка научного, научно-педагогического работника по форме Т-4 ;штатное расписание по форме Т-3 .
. Почему в унифицированных формах отсутствует приказ о применении дисциплинарного взыскания за нарушение трудовой дисциплины?
На наш взгляд, это объясняется тем, что данный приказ не несет на себе учетной функции, поскольку он не находит отражения ни в форме Т-2. ни в трудовой книжке, за исключением случаев увольнения работника в соответствии с пп. 5-11 ст. 81 ТК РФ. Хотя, безусловно, данная разновидность приказа относится к приказам по личному составу, или кадровым.
Оформление реквизитов, которые присутствуют на всех формах учетных документов по кадрам
Реквизиты, которые присутствуют на всех формах учетных документов по кадрам, - это коды по ОКУД и ОКПО.
Если организация приобретает специализированную компьютерную программу по кадрам, то в ней коды во все формы уже проставлены;если же кадровик делает это самостоятельно, он должен пользоваться Общесоюзным классификатором
Проблема нахождения кода документации по учету кадров состоит в том, что в данном классификаторе отсутствует Унифицированная система документации по учету труда и его оплаты, поэтому коды проставляются в соответствии с классификатором, созданным в советский период, - Общесоюзным классификатором управленческой документации - ОКУД, который действовал с начала 1980-х годов и куда включена упомянутая система документации.
Коды по ОКУД для организаций всех форм собственности одинаковые
Бывает так, что, не зная, где взять данные коды, кадровая служба вообще отказывается от этого реквизита. Это неправильно. Тем более что, если однажды проставить коды по ОКУД, ими можно будет пользоваться до переработки классификатора.
Код по ОКПО - Общероссийскому классификатору предприятий и организаций проставить легко, т. к. каждая организация получает этот код в процессе регистрации. Руководители и юристы каждой организации его знают.
Оформление реквизитов, которые есть на всех формах приказов (распоряжений)
К реквизитам, которые помещены на всех формах приказов (распоряжений), относятся:
- наименование организации;
- номер документа;
- дата документа;
- вид и разновидность документа;
- табельный номер;
- основание;
- подпись;
- ознакомительная отметка.
В формах приказов (распоряжений) проставлен реквизит “Наименование организации”. Он является обязательным. Наименование организации, указанное в приказе, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах, точнее в уставе организации. Причем, если в уставе наряду с полным наименованием организации проставлено ее сокращенное наименование, его помещают ниже полного или за ним, обязательно заключая в скобки.
Над наименованием организации - автора приказа (распоряжения) необходимо размещать наименование вышестоящей организации, если такая есть. Во-первых, это предусмотрено п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Во-вторых, при оформлении пенсии может возникнуть ситуация, которая потребует подтверждения того факта, что в данный период времени организация - автор приказа (распоряжения) подчинялась, например, Министерству культуры или Сбербанку России.
К сожалению, в последние годы сохранность документов по личному составу не соблюдается в полной мере. Многие документы пропали или их местонахождение неизвестно, а пенсионные фонды при оформлении пенсии требуют от работника подтверждения записей в трудовой книжке в виде справок с прежних мест работы. Поэтому наименование вышестоящей организации следует указать. ГОСТ Р 6.30-2003 предписывает над наименованием организации-автора указывать сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.
Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Указание наименования вышестоящей организации может подсказать, где хранится документация по личному составу искомой организации.
Номер документа проставляется по существующим правилам регистрации приказов, т. е. ставится порядковый номер подписанного приказа. Необходимо помнить, что нумерация приказов по личному составу осуществляется в пределах календарного года. Они в отличие от приказов по основной деятельности могут иметь литерные (буквенные) знаки, указывающие на то, что это кадровый приказ;например: Л/С, ОК и т. п. Хотя использование унифицированных форм делает отличие кадровых приказов от приказов по основной деятельности бесспорным.
. Где должны регистрироваться и храниться первые экземпляры кадровых приказов?
Вопрос о месте регистрации и хранения первых экземпляров кадровых приказов решен давно и закреплен в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ), введенной в действие в 1991 г. Кадровые приказы регистрируются в кадровой службе и здесь же хранятся их подлинники - первые экземпляры. Бухгалтерия и другие структурные подразделения организации получают от кадровиков заверенные копии кадровых приказов. А как известно, правильно заверенная копия документа обретает силу подлинника.
Если один работник ведет и общее, и кадровое делопроизводство, он обязан регистрировать отдельно приказы по основной деятельности и кадровые приказы.
Дату приказа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату “второе декабря 2004 года”надо оформить так: 02.12.2004.
. Наименование вида - “приказ”и его разновидности четко обозначены в унифицированных формах: о приеме, о переводе, о предоставлении отпуска, о поощрении и т. д. Необходимо ли обозначать как вид документа не только приказ, но и в скобках писать “распоряжение”, как это представлено в унифицированных формах?
В некоторых организациях как вид документа проставляют только “Приказ”, в большинстве организаций пишут “Приказ (распоряжение)”. К сожалению, разработчики унифицированных форм не дали конкретных разъяснений: как и почему надо обозначать вид первичной учетной документации по учету кадров.
В большинстве организаций все действия, связанные с личным составом, оформляют в приказах, но есть и такие, где издают распоряжения. Поэтому дано обобщенное название вида - приказ (распоряжение), а организация в зависимости от того, документ какого вида она издает при приеме, переводе, увольнении и т. д. проставляет его наименование.
. При оформлении реквизитов “Подпись”и “С приказом (распоряжением) работник ознакомлен”особых проблем не возникает, за исключением одной: нужно ли перед наименованием должности писать “Руководитель организации”?
Многие кадровые службы оформляют реквизит “Подпись”, начиная сразу с наименования должности, как это установлено ГОСТ Р 6.30-2003. По-моему, они поступают правильно, т. к. наименование должности всегда указывает на то, что документ подписан ее руководителем.
Оформление других реквизитов мы рассмотрим в следующих номерах журнала, где будет комментироваться оформление всех унифицированных разновидностей приказов.
Образцы унифицированных форм приказов
Приказы по кадрам образцы и унифицированные формы
С года на работодателя возлагается разработка и утверждение форм первичных. При добросовестном исполнении работником своих обязанностей возможно поощрение данного. Здесь вы можете скачать образцы бланков и унифицированных форм. Многочисленного количества документов (приказов о приеме на работу,.).
Примеры оформления и унифицированные формы документов
Унифицированная форма т-1а. Форма по окуд, 0301015. По окпо. ( наименование организации). Номер документа, дата составления. Приказ. При увольнении в результате сокращения штата в организации, прежде всего, менеджеру по. Уточнить номера унифицированных форм приказов. Образец приказа об утверждении альбома форм первичных документов.
Указания госкомстата по
Курсы "Менеджер по кадрам"
Программа курса "Менеджер по кадрам"
1. Ответственность работодателя за несоблюдение трудового законодательства Российской Федерации. Виды и меры ответственности. Обзор регламентирующих статей Трудового, Уголовного, Гражданского Кодексов Российской Федерации, Кодекса об Административных правонарушениях.
2. Трудовой договор. Порядок оформления и внесения изменений. Обязательные и дополнительные условия. Трудовой договор с руководителем организации. Обзор судебной и административной практики. Договор гражданско-правового характера. Основные отличия.
3. Рабочее время. Нормы труда. Порядок исчисления нормы рабочего времени, утвержденный Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации. Совместительство. Совмещение. Сверхурочная работа. Порядок оформления. Оплата. Нюансы привлечения к работе в ночное время, работе в выходные и нерабочие праздничные дни. Порядок компенсации в соответствии с последними изменениями, внесенными подзаконными нормативными актами. Труд женщин. Гарантии и льготы. Табель учета рабочего времени. Образец оформления. Расчет среднесписочной численности.
4. Отпуска. Виды отпусков. Порядок предоставления. Отпуск при неполной занятости. Исчисление стажа работы, дающего право на отпуск. График отпусков. Порядок утверждения.
5. Правила подготовки и оформления основных видов кадровых документов. Виды приказов по личному составу. Учет. Сроки хранения. Образцы унифицированных форм. Порядок заполнения. Формирование и ведение личных дел. Подготовка документов к архивному хранению.
6. Порядок ведения трудовых книжек работников. Оформление иных кадровых документов. Порядок заполнения трудовых книжек. Общий трудовой и страховой стаж. Порядок исчисления и расчета стажа в соответствии с последними изменениями подзаконных нормативных актов Российской Федерации. Локальные нормативные документы, предусмотренные ТК РФ (штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных и т.д.).Санкции за отсутствие и ненадлежащее их оформление.
7. Отчетность, предоставляемая в местные органы власти.
Ваш досуг
Образцы приказов по кадрам - Дзгоева-Сулейманова Фатима Олеговна
Наименование. Образцы приказов по кадрам
Написал автор: Дзгоева-Сулейманова Фатима Олеговна
Тема: Экономика. Бизнес. Право
Оценка: Далее
Загрузки по теме:
Аннотация: Судьба и на печке найдет. Подруги Василиса и Людмила без особых хлопот, сидя у компьютера, обзавелись перспективными в смысле замужества поклонниками. А соседка Аннушка устроилась выгуливать собак к одинокому состоятельному господину Филиппу Ясину, с дальним прицелом, разумеется. Дамы фосфоресцировали от.
Аннотация: Книга Кофе: рецепты, коктейли, советы, мастер-классы составлена в качестве основного учебного пособия для подготовки бариста и содержит подробные практические рекомендации по профессиональной работе с кофе в барах и ресторанах. В ней также.
Аннотация: В настоящее издание вошли пять романов великого французского писателя-фантаста Жюля Верна (1828-1905).Все произведения проиллюстрированы многочисленными рисунками французских художников из прижизненных изданий писателя. Воспроизведены 56 иллюстраций Альфонса де Невилля и Леона Беннэ.
Аннотация: Книга посвящена содержанию и разведению популярных видов певчих и декоративных птиц. Всем любителям птиц будут полезны рекомендации по выбору пернатого питомца, профилактике и лечению заболеваний, правильному кормлению. Большое внимание уделяется устройству клеток и вольеров.
Аннотация: Страхование личности и имущества стало в современном мире насущной необходимостью для каждого гражданина. Оформив договор страхования, можно чувствовать себя более защищенным в финансовом отношении при наступлении страхового случая.Особое место в книге уделено такому.
Аннотация: Русская народная сказка для чтения взрослыми детям.Твердый переплет, тканевое покрытие, тиснение фольгой.Мелованная бумага, цветные иллюстрации. Художник И. Семенов.
Аннотация: Настоящее пособие содержит выполненные домашние задания по алгебре на основе учебника Алгебра: Учебник для 7 класса Ш.А. Алимов и др. - Просвещение, 1990-2004 гг.Книга адресована родителям учащихся, самим учащимся и учителям.
Свобода с оговоркой
С 1 января года компании получили право самостоятельно разрабатывать и утверждать формы кадровых документов. Такую возможность коммерческим организациям предоставил Федеральный закон от 6 декабря года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", в котором говорится о том, что формы первичных учетных документов должен утверждать руководитель организации. Унифицированные формы теперь могут уйти в прошлое. Но не стоит торопиться отказываться от них прямо сейчас.
Унифицированные формы кадровых документов вызывают нарекания работодателей, потому что не могут учесть всех потребностей бизнеса. Однако до сих пор большинство компаний используют именно эти неудобные шаблоны. Отчасти тому виной привычка, отчасти опаска устранить из работы документ, который обязателен к применению. При вступлении в силу закона хозяйствующие субъекты стали задаваться вопросом, может ли работодатель отказаться от оформления приказа об увольнении или табеля учета рабочего времени? Очевидно, что такой вывод звучит революционно.
Однако Федеральная служба по труду и занятости подтвердила, что унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1, не являются обязательными и компании имеют право разработать и утвердить собственные формы кадровых документов. Организации могут добавить или удалить строки в унифицированных формах. Раньше работодатель мог только добавить строки, но не удалить.
Для того чтобы выяснить, действительно ли можно устранить из работы любой документ, мы обратились за разъяснениями в минтруд и получили ответ, из которого можно сделать ряд выводов. Во-первых, решение об использовании унифицированных форм должно утверждаться руководителем организации. Работодатель вправе определить также порядок утверждения форм документов локальным нормативным актом применительно к условиям организации. Таким образом, организации могут разработать свои формы или доработать ранее действовавшие, или принять решение об использовании привычных документов, установленных постановлением Госкомстата N 1. Но и в этом случае решение должно быть утверждено приказом руководителя организации. Во-вторых, конкретные сроки разработки и утверждения форм учетных документов в организации не установлены. Применять собственные формы можно после их утверждения. В-третьих, трудовое законодательство не устанавливает ответственность работодателя, если он не утвердил формы документов для учета труда и его оплаты. Однако это не означает, что компания может отказаться от использования, например, приказа о приеме на работу или реквизитов, которые должны содержаться в нем.
Несоблюдение таких требований может повлечь ответственность, предусмотренную статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. И последнее - личная карточка работника продолжает являться обязательным документом, и ее содержание должно соответствовать унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата N 1. Этот вывод основан на том, что в соответствии с пунктом 27 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением правительства РФ от 27 ноября 2006 года N 719, воинский учет граждан в организациях осуществляется по личным карточкам работников (форма N Т-2) и (или) личным карточкам государственных (муниципальных) служащих (форма N Т-2 ГС), утвержденных в установленном порядке.
Возможность разрабатывать собственные кадровые документы дает компаниям большой простор для деятельности. Теперь работодатели получили возможность убрать графы 6-8 из штатного расписания (унифицированная форма Т-3). Многие компании имеют развитую сеть филиалов и представительств по стране. Бывают случаи, когда филиал имеет большую численность работников по сравнению с головным офисом. Сегодня работодатели имеют возможность осуществлять штатную расстановку по своему желанию: например, ввести графу "место работы", а должности работников распределить не по регионам, а по функциональным обязанностям.
Скорее всего, работодатели захотят создать собственные формы приказа: о разовой премии или социальной выплате, не включаемой в расчет среднего заработка, о предоставлении работнику возможности работать из дома 1-2 дня ввиду плохого самочувствия. Работодателю рекомендуется составить образцы не только локальных нормативных актов, но и формы документов, подаваемых работниками, процедуру их подачи и сроки. Это могут быть как заявки на предоставление отпуска, так и заявления о премировании или о лишении премии и другие.
При разработке новых форм документов необходимо удостовериться, что они имеют обязательные реквизиты и информацию: наименование и дату составления документа;наименование экономического субъекта, составившего документ;содержание факта хозяйственной деятельности;величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.
Необязательность использования унифицированных форм должна побудить добросовестных работодателей к разработке собственной кадровой документации, а не к полной ее отмене. Вместе с тем рекомендуется утверждать унифицированные формы именно локальным нормативным актом, а не приложением к коллективному договору. Это позволит работодателям в одностороннем порядке изменять шаблоны кадровой документации. Но стоит помнить, что многие локальные акты требуют учета мотивированного мнения первичных профсоюзных организаций. Данное требование вытекает из части 4 статьи 135 Трудового кодекса.
За последние пару лет можно наблюдать тенденцию к либерализации трудового законодательства, которое все больше ориентировано на самостоятельность хозяйствующих субъектов в принятии решений. Возможность самостоятельно разрабатывать кадровые документы, несомненно, радует работодателей. Вместе с тем не стоит полностью отказываться от использования документов, установленных Госкомстатом. Самостоятельно следует разработать лишь те документы, которые не удобны для использования компанией в стандартном унифицированном виде.
Анна Иванова,руководитель практики трудового права адвокатского бюро "Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры"
Нашли ошибку? Выделите текст с ошибкой и нажмите Ctrl+Enter. чтобы сообщить нам о ней.
