Службе ДОУ предоставляется право:

проводить проверки состояния документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и требовать от руководителей подразделений выполнения установленных на предприятии правил работы с документами;

Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения . подчиненного непосредственно руководителю предприятия .

В качестве службы ДОУ на предприятиях распространены канцелярии.

Но сегодня вместо канцелярий создаются отделы документационного обеспечения управления (ОДОУ) . более приспособленные для работы с применением вычислительной и организационной техники.

На малых предприятиях с небольшим объемом документооборота целесообразно вместо создания ОДОУ поручить работу по документационному обеспечению секретарю руководителя или другому специально назначенному лицу.

Построение службы ДОУ зависит от многих факторов, в том числе от назначения и структуры предприятия, численности его работников, объема документооборота по каждой делопроизводственной функции.

В состав службы следует включать участки, осуществляющие экспедиционную обработку и доставку документов, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, машинописные и копировально-множительные работы, секретариат, исполнителя, занятого внедрением технических средств.

В структурных подразделениях ответственность за организацию документационного обеспечения управления, соблюдение установленных правил и порядка в этой сфере возлагается на их руководителей . Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за делопроизводство подразделения (при отсутствии секретаря).

Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней , утвержденным руководителем предприятия.

В положение рекомендуется включать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

Структура службы ДОУ закрепляется в организационной схеме.

Каждое государственное предприятие разрабатывает Инструкцию по документационному обеспечению управления (делопроизводству) - нормативно-методический документ, которым при работе с управленческой документацией должны руководствоваться служба ДОУ, структурные подразделения.

Инструкцию следует создавать на основе соответствующих межотраслевых и отраслевых (ведомственных) нормативных актов с учетом специфики конкретного предприятия. Утверждает Инструкцию руководитель предприятия.

Положения Инструкции могут дополняться и детализироваться в рекомендациях, памятках, перечнях, классификаторах и других методических документах.

Деятельность работников службы ДОУ и лиц, назначенных ответственными за делопроизводство, за архив, регламентируется должностными инструкциями . которые закрепляют рациональное разделение труда.

Должностные инструкции работникам службы ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает - руководитель предприятия. Должностная инструкция состоит из разделов: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности).

Рабочие места службы ДОУ оснащаются средствами оргтехники для:

обработки документов (конвертовскрыватели, сшиватели документов, электрифицированные дыроколы, электрифицированные штемпелевальные аппараты, машины для уничтожения бумаг, конвертозаклеивающие машины, ламинаторы, адресовальные машины, маркировальные машины и др.);

Работники службы ДОУ должны быть обеспечены необходимыми справочными материалами и пособиями.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Деятельность предприятия обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.

Состав документов предприятия определяется его компетенцией, кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с вышестоящими органами, сторонними организациями, зарубежными партнерами.

В процессе документирования управленческой деятельности создаются различные комплексы управленческой документации . организационно-распорядительная, банковская, внешнеторговая, по труду и др.

Особое место среди управленческих документов занимает наиболее многочисленная организационно-распорядительная документация . которая применяется при оформлении организационной, распорядительной и исполнительной деятельности предприятия.

Создание предприятия сопровождается подготовкой устава и других учредительных документов.

Назначение и структура подразделений . должностные обязанности работников закрепляются в положениях, должностных инструкциях и т. д.

Принятие управленческих решений сопровождается изданием распорядительных документов.

Предприятие издает следующие распорядительные документы . приказы, указания, инструкции, иные акты в соответствии со своей компетенцией.

Приказы издаются по основным вопросам деятельности предприятия и по личному составу, указания - по оперативным вопросам и для организации исполнения приказов.

Приказы издает руководитель предприятия или по его поручению - заместитель руководителя предприятия.

Указания и инструкции по предприятию издает руководитель предприятия и его заместители, по структурным подразделениям - руководители структурных подразделений.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом издавшего его руководителя или вышестоящей организации (руководителя). Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими властными органами.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию предприятия и государственных органов, создаются совместные распорядительные документы.

Совместные распорядительные документы предприятия и других органов и организаций, издающих одинаковые по форме распорядительные документы, издаются в соответствующей форме (приказ, указание, инструкция). Совместные распорядительные документы предприятия и органов, полномочных издавать иные по форме распорядительные документы (постановления, распоряжения, решения) издаются в форме совместного решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа как на предприятии, так и в органе, совместно с которым создан документ.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, собраниях фиксируются в протоколах .

Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и других документов, используемых в совместной работе.

Для осуществления оперативных связей предприятие подготавливает письма в вышестоящие и другие организации (учреждения, предприятия) и отдельным гражданам. Структурным подразделениям право подготовки писем от своего имени предоставляется распорядительным документом вышестоящего руководителя или положением о подразделении.

Письма, как правило, следует составлять в тех случаях, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией. Переписка между структурными подразделениями предприятия не рекомендуется .

При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы.

Кроме перечисленных, на предприятии создаются и многие другие организационно-распорядительные документы, перечень которых закрепляется в классификаторе видов документов и табеле унифицированных форм документов (акты, представления, докладные записки, объяснительные записки, справки, штатные расписания и др.).

Табель унифицированных форм документов

Одним из условий упорядочения состава документации предприятия является разработка и применение Табеля унифицированных форм документов.

Табель унифицированных форм документов представляет собой перечень управленческих документов, разрешенных к применению на предприятии.

Табель - это средство унификации состава документов и формализации технологии работы с ними. Основное его назначение :

установление состава документов предприятия по функциям управления (направлениям деятельности) или структурным подразделениям;

исключение дублирования информации в различных формах документов;

доведение до необходимого минимума количества управленческих документов;

классификация документов предприятия для последующей организации информационно-справочного аппарата.

Утверждает Табель руководитель предприятия. Ведение Табеля, внесение изменений, контроль за применением осуществляет служба ДОУ предприятия.

Примерная форма Табеля унифицированных форм документов приведена в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (приложение 1).

Организация работы с документами

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях информации по установленным правилам управленческих действий, т. е. в создании управленческих документов.

Организация работы с документами это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов . поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

При создании и оформлении управленческих документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное исполнение и поиск, возможность их обработки с применением ПК

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций

Требования к оформлению документов регламентируются действующими стандартами на управленческую документацию, инструкциями по документационному обеспечению управления. Табелем форм документов, другими распорядительными и нормативными документами, содержащими правила документирования.

Документы должны , как правило, оформляться на бланках . иметь установленный нормативными документами комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Отдельные внутренние документы предприятия (докладные и объяснительные записки, справки и т. п.), а также документы, выпускаемые предприятием совместно с другими организациями и предприятиями, оформляются на листах бумаги форматов А4 и А5. Оформление документов на листах бумаги должно производиться аналогично оформлению на бланках.

Регистрация проводится для всех групп документов, прежде всего, для входящих. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых случаях - исходящие документы. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1-3 лет и определение дальнейшей судьбы документа (архивное хранение, дальнейшее использование или уничтожение).

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления иного порядка составления документов и организации работы с ними предприятии и содержит образцы правильно оформленных документов, правила работы с ними, ответственность должностных лиц за конкретные виды работ с документами.

Обработка поступающих документов

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства . Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы

- первичную обработка;

- предварительное рассмотрение, фильтрация , разметка;

- регистрация;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- подшивка документов в дела.

1. Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе Примечание. Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставится в известность отправитель. При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку Лично (Privatе). Корреспонденция, имеющая пометку Конфиденциально, обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

2. Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит отметка о поступлении документа в организацию, содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости - часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять фильтрацию входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или исполнителям.

Инструкция ДОУ - Escom.bpm

Со почти всеми распорядительными документами обязаны быть ознакомлены те сотрудники, которых конкретно дотрагивается изданный указ. В таком случае унифицированные формы кадровых документов подпали под единый порядок и поболее не действуют.По месторасположению реквизитов бумага указа быть может продольным либо угловым центрированным или же флаговым.

При всем этом на указе номер первого творца он находится повыше либо левее 2 указывается до косой черты, а номер 2 – в последствии. Позднее, со ссылкой на указ как, однако, и на хоть какой иной документ, нужно писать «указ ООО «Трансформатор» от № 11», т.е.Ознакомление заинтересованных сотрудников с указом надо произвести в кратчайшие сроки в последствии того, как документ станет зарегистрирован. Коль скоро перечень визирующих именит заблаговременно, то при подготовке плана документа советуем показать их убиваемосталось исключительно расписаться и поставить дату.

10.                       О организации кормления в ДОУ. Образцы заголовков представлены выше, в Таблице 1.

Сантим. Проект считается согласованным, когда замечаний к нему у согласующих лиц не осталось. Варианты грамотного дизайна всевозможных видов бумаг и верховодила работы с ими описаны в заметке «Фирменный бумага организации по всем правилам делопроизводства» В Образце 2 показан бумага указа, эталон которого находится в Постояльце Р 6.30-2003 на рисунке Б.5.

При всем этом ни 1 из отечественных нормативных актов по ДОУ не имеет инфы, затрагивающей отличий меж указами по главный работы и указами по административно-хозяйственным вопросам.Но с 1 января года формы изначальных учетных документов, находящиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не считаются неотъемлемыми к использованию за небольшим исключением. Кроме высокофункционального назначения меж этими видами указов еще есть одно значительное отличие, а конкретно – срок их сохранения.

Приказы в организации виды и особенности оформления

Подчеркнем в любом пт указа обязано находиться одно задание, у которого обязан быть лишь 1 исполнитель и лишь 1 срок.Если там ведь расположены подписи о ознакомлении с изданным указом, то перед категорией виз также надлежит прописать слово «Согласовано». Часто перед подписанием гендиректором распорядительный документ проходит операцию согласования.

в Случаях 13 и 14. Таким образом, данные формы продолжили собственную легальную жизнь, исключительно заменили заявляющий документ в собственной «шапке».

Обратимся к Списку стандартных управленческих архивных документов см.В бумаг указа указывается абсолютное название организации в т.ч. Желанно название вышестоящей организации и творца документа все-же отделять между собой пустующей строчкой как в Случае 4. учебный год.

Воздействия имеют все шансы иметь форму поручения с указанием точного исполнителя и срока выполнения. Верховодила существа указов на федеральном уровне описаны в документах имеющих добровольный порядок внедрения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Раз подтвержденной формы не было, то таковой указ оформлялся в случайной форме. Действительно, топ-менеджерам солидных фирм для подписания указов необыкновенно однотипных довольно присутствия всех подходящих виз согласования, ну а в сущность вопросца им предоставляется возможность не вникать.

В указанной нормативной базе находится состав реквизитов указа и верховодила их оформления.В констатирующей доли находится объяснение к указу или описание обстоятельств его творения.

Оформление приказа - Дело-пресс

Разрешается и еще выстраивать очередность подписантов по алфавиту.Если количество лиц существенно, то возможно составить отдельный лист ознакомления. Почти все СЭД автоматизируют операцию согласования, проводя ее в электронном облике, а последствия распечатываются из программы выходит все такой же лист согласования и заверяются подписью уполномоченного эксперта. 9.     О существе комиссии по инвентаризации.

Досконально со этими всеми вариациями дизайна мы разбирались в прошлом номере журнальчика. Главные группы этих указов и образцы к ним мы привели в Таблице 1. 11.                       О организации закаливания, оздоровительной работы в ДОУ с переменой событий издается доп указ, вывешивается в уголок опекунов.

Притязании к оформлению документов. Хотя наличие виз – данное лишь информация/сигнал для того, кто подписывает документ.

Целенаправлено вычислить круг тем надлежащих указов на базе данного раздела. 12.                       О комплектовании групп недолгого присутствия, о организации консультативного пт, групп доп образовательных услуг. ниже по слову его часть со заметкой 19;дальше – Ассортимент года.

Не упустите из своего поля зрения 1 актуальный эпизод До года почти все кадровые указы составлялись по подтвержденным Госкомстатом унифицированным формам распоряжение Госкомстата РФ от № 1 «О утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Почти все организации, зная, собственно профессионалы по кадровому делопроизводству пристрастились к применяемым раньше формам, просто подтвердили их для последующего использования в собственных организациях. Заголовок к слову документа обязан отображать его содержание.

В следствии этого мы находим оправданным вступление организацией в собственные указы реквизита «Отметка о исполнителе» и предлагаем располагать его в нижнем левом углу используемой стороны документа, набирая наиболее небольшим шрифтом что касается главного.

История делопроизводства в России

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым мы можем изучить в том числе и историю делопроизводства.

Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности.

История делопроизводства в России насчитывает столетия. В конце XV в. появляются первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказное делопроизводство - работа с документами, проводившаяся в приказах (Поместный приказ, Разрядный приказ и т.д.)

В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей, прекрасно знающих свое дело и со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию царя или боярина. На входящем документе указывались дата поступления и автор. Если по делу требовалась справка, то дьяк делал на обороте документа пометку - "выписать", а после исполнения - "вклеить в столб"(подклеить к делу). Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была значительной.

Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа - "черное письмо"- составлял подьячий "средней руки", дьяк "чернил"его, т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, "старый"подьячий "справлял"переписанный документ, удостоверяя своей подписью соответствие его исправленному черновику. "Справленные"документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Схема организации приказного делопроизводства - от подьячего "средней руки", составляющего "черное письмо", через исправление самим дьяком к чистовому варианту.

Указы, жалованные грамоты, акты – это документы, издаваемые царем в период приказного делопроизводства. Приговоры - документы, издаваемые Боярской Думой. Характерная особенность документов этого периода - безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.

В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово "волокита". Подклееные в столбцы длиной в среднем 50-80 м, документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание, формализм. Еще не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов;их хранение;контроль за исполнением. И все же именно на этом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их на Руси.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 гг. царем - реформатором Петром I было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью, или сферой управления, и подчинялась Сенату. Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря;27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности в России. Кроме секретаря, в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы (составители актов), архивариусы (работники архивов), копеисты (изготовители копий документов), писцы, фискалы (надзиратели за деятельностью госучреждений). В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и режим работы конторских служителей.

Коллежское делопроизводство - организация работы с документами в коллегиях (с 1717 г.). Этот способ организации работы с документами был более прогрессивным и европеизированным по сравнению с предыдущим. Появились упорядоченные системы регистрации, которая велась в специальных журналах. В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название "архив". В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива - общий для всех коллегий в специальном ведении Коллегии иностранных дел и финансовый. Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

На рубеже XVIII - XIX вв. делопроизводство в России пережило новые значительные изменения. В 1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами, что опять же было в русле общеевропейских преобразований. Указом об учреждении министерств, изданным в 1811 г. были строго распределены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов. От Императора получали манифесты, рескрипты, Высочайшие указы, Высочайшие повеления;от Сената и других органов высшей власти - указы и предписания;местные губернские власти имели право рассылать указы от имени "Его Императорского Величества";министры и руководящие чины министерств направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения направлялись рапорты, доношения, представления. К высочайшей власти обращались со всеподданнейшими докладами, прошениями, жалобами.

Равные по положению учреждения обменивались "отношениями", "сообщениями"и "официальными письмами". Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами, содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографским или рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.

Указом "Общее учреждение министерств"предусматривалось единообразие изложения по приведенным образцам. Документы сложного содержания состояли из трех частей: введение, с изложением дела;обоснование со ссылками на законодательство и "соображение и заключение"с выводами - распоряжениями или предложениями, ходатайствами или просьбами.

Дела и документы поступали в соответствии с их значимостью или в канцелярию министра, или в департаменты. Канцелярия принимала для министра корреспонденцию только от верховной власти и от руководителей учреждений, по положению равных министерству. Дела нижестоящих учреждений попадали к министру, когда требовалась его санкция. Департаменты получали предложения и предписания от министра и корреспонденцию от учреждений, равных по значению и подчиненных.

Порядок прохождения документов по инстанциям был строго регламентирован законом, который требовал: ". чтобы бумаги сколь можно менее уклонялись от установленного им пути в департаментах."В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах.

Дела, решаемые в департаментах, делились на три категории: неотложные, не терпящие времени, решение которых было связано с принятием каких-либо чрезвычайных мер, обычные и текущие.

Большое внимание на труд секретарей в России было обращено в начале XX столетия, особенно в области его механизации. В секретариатах использовались 23 модели пишущих машин. Широкое развитие получила стенография. Итак, исполнительное делопроизводство есть организация работы с документами в министерствах в период с 1811 по 1918 гг. включительно.

В результате Октябрьской революции 1917 г. в России прекратил существование старый государственный аппарат, шло конструирование нового. Уже в 1917 г. был разработан проект декрета об улучшении "письмоводства"и сокращении переписки, а в 1918 г. - постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". Проекты декретов по вопросам упрощения делопроизводства в советских учреждениях были подготовлены в конце 1918 - начале 1919 гг. В 1921 г. состоялась 1-я Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве были поставлены вопросы научной организации управленческого труда и работы с документами, а также о создании в стране органов, координирующих и направляющих эту работу.

В 1923 г. при ВСНХ СССР было создано бюро "Стандартизация", которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. В 1926 г. при НК РКИ был создан Государственный институт техники управления, который стал заниматься совершенствованием государственного аппарата.

Однако скоро все эти начинания были завершены. В 1925 г. секретарей включили в канцелярско-техническую группу специалистов и уравняли их с машинистками, рассыльными, конторщиками и архивариусами. В 1926 г. коллегия Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции пыталась навести порядок в секретарских должностях, предложив считать секретарей помощниками руководителей. Однако эти предложения остались на бумаге, а в жизнь вошло принятое в 1932 г. волевое решение, разделившее всех секретарей на две неравноценные (в должностных обязанностях и окладах) группы. Первые стали называться помощниками и референтами, а вторые - машинистками - секретарями 1-ой и 2-ой категорий. На вторых были возложены чисто механические функции: печатание, простые канцелярские работы, оформление и хранение документов.

Начавшаяся Великая Отечественная война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Многие работники аппарата ушли на фронт, разработки по рационализации работы с документами, их стандартизация были приостановлены. Послевоенный период потребовал значительных усилий по восстановлению и перестройке работы аппарата. Несмотря на объективные трудности, вызванные последствиями войны, продолжалось совершенствование работы аппарата. Был принят ряд постановлений, регламентирующих такие направления работы аппарата, как механизация документационных процессов, внедрение достижений НОТ, улучшение работы в области стандартизации и унификации.

В начале 1960-х годов секретари получили новые должности - секретарь - машинистка и секретарь - стенографистка, и им были переданы все административные и технические функции, которые раньше выполняли помощники и референты.

25 июля 1963 г. было принято постановление Совета Министров СССР № 829 "О мерах по улучшению архивного дела в СССР", оно ввело в действие "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов", подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений. В 1964 г. в Московском государственном историко - архивном институте был открыт факультет государственного делопроизводства.

В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был образован Всесоюзный научно - исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

Если до 1969 г. советские секретари имели только производственную подготовку и частично курсовую, то позднее они стали получать среднее специальное образование на базе профессионально - технических училищ.

В 1969 -1970 гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, однако после их пересмотра и доработки были утверждены только два: ГОСТ 6.38-72 "Требования к оформлению документов"и ГОСТ 6.39-72 "Формуляр - образец".

С 1972 г. в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно - распорядительных документов и единые правила организации работы с документами. Началась активная разработка отраслевых стандартов и стандартов предприятий, содержащих требования к документам. Постановлением от 04.09.73 № 435 Госкомитет СССР по науке и технике ввел в действие основные положения ЕГСД. В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Основные положения", определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно - распорядительных документов.

Общее научно - методическое руководство работами по унификации и стандартизации документов, разработке соответствующих унифицированных систем документации и унифицированных форм документов осуществляет Госстандарт. К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общесоюзных классификаторов технико - экономической информации. Всего унифицировано более 4,5 тыс. форм документов.

В начале 1970 г. в Ленинграде началось комплексное повышение квалификации секретарей - практиков. В 1984 - 1986 гг. ВНИИДАД разработал стройную систему документационного обеспечения управления, получившую название "Единая государственная система документационного обеспечения управления"(ЕГСДОУ).

В условиях кардинальной перестройки экономики России резко возросли роль и значение документационного обеспечения управления, которое постепенно переходит на машинную основу.

"О внедрении новых унифицированных форм по учету кадров"

"О внедрении новых унифицированных форм по учету кадров"

Красавин Анатолий Сергеевич - зав. отделом делопроизводства

ВНИИДАД, к.и.н.

Вопрос. Какова методика внедрения новых унифицированных форм Госкомстата России по учету кадров?

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты включает следующие разделы: общие положения, перечень форм первичной учетной документации, инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации, образцы форм. Небольшие сведения о методике и порядке внедрения форм, имеются в общих положениях и инструкции.

На наш взгляд, методика внедрения форм имеет определенные отличия для приказов и для учетных форм (карточек). Отметим, что впервые за много лет Госкомстат России предложил организациям для использования образцы форм приказов и других документов, реально соответствующих формам, применяемых в практике работы, службами кадров. Имеются некоторые особенности в образцах форм, но они вызваны необходимостью сбора данных органами учета и статистики.

Определенные различия есть во внедрении образцов индивидуальных приказов (на одного работника) и других форм (сводные приказы на несколько работников, штатное расписание, график отпусков и др.). Для составления индивидуальных приказов можно использовать бланки приказов или распоряжений организации. В эти бланки впечатывается постоянная информация о работнике из образцов форм индивидуальных приказов Госкомстата России, которая дополняется переменной информацией.

Для составления сводных приказов проблематично использовать имеющиеся бланки приказов и распоряжений организации, так как тексты этих образцов приказов представлены в табличном виде (исключение составляют приказы о направлении работников в командировки и о поощрении работников). Следовательно, ряд сводных приказов и других документов должен составляться не на готовых бланках, а на чистых листах бумаги, куда впечатывается вся необходимая информация, что представляет собой более трудоемкий процесс.

Образцы учетных форм (карточки), представленные в Альбоме унифицированных форм, в традиционных (ручных) картотеках должны быть помещены на твердую картонную бумагу, что в процессе поиска не всегда удобно из-за большого формата и количества листов карточки. В автоматизированных базах данных (АБД) по кадрам образцы карточек заранее вводятся в память компьютера и заполняются в процессе учета кадров.

При внедрении личной карточки Т-2 возникает ряд вопросов.

1. Что делать с имеющимися картотеками (ручными или в АБД) на работающих сотрудников?

На наш взгляд, новые личные карточки Т-2 надо заполнять на вновь принятых работников, особенно в средних и крупных по численности организациях, так как перезапись на новые карточки Т-2 представляет собой трудоемкий и длительный процесс. В небольших организациях можно перезаполнить имеющиеся карточки на новую личную карточку Т-2. Разъяснения Госкомстата России по этому вопросу нам неизвестны.

2. Если есть АБД "Кадры", необходимо ли выводить карточки на бумажный носитель?

Практика свидетельствует, что иметь карточку Т-2 на бумажном носителе необходимо по нескольким причинам: наличие факсимильных подписей работника службы кадров и принимаемого работника;передача карточек в архив на бумажном носителе после увольнения работников;наличие страховой бумажной картотеки.

Вопрос. Заполнять ли в карточках кодовые зоны, если в организациях нет общероссийских классификаторов, и просим расшифровать аббревиатуры типа ОКУД, ОКПДТР и др.

Госкомстат России твердо придерживается позиции, что зоны кодирования информации должны заполняться по общероссийским классификаторам (где это необходимо). Что касается наличия классификаторов, то организации должны по различным каналам приобретать их.

Полные названия классификаторов:

общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО);

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП),

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы, предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.

Вопрос. Допускается ли Госкомстатом России внесение изменений в унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров?

В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 года № 20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации, остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Вопрос. Целесообразно ли введение Госкомстатом России образцов приказов, заполняемых на несколько работников?

По сравнению с предыдущим Альбомом форм значительно увеличено количество форм приказов по различным кадровым задачам, и самое главное введены так называемые сводные формы приказов по определенной кадровой задаче (прием, перевод и др.) на несколько работников. Подобные формы приказов были впервые опубликованы в УСОРД (1). Госкомстат России использовал такую форму сводных приказов, хотя опыт внедрения УСОРД показал, что организации редко используют эти формы на практике.

На наш взгляд, введение такого рода форм сводных приказов (по одной задаче) вряд ли перспективно и не будет иметь широкого распространения. Гораздо продуктивнее форма сводного приказа, оформляющего не одну, а несколько задач на определенное количество работников, причем учитываться должны сроки хранения этих приказов. Например, в один сводный приказ должны помещаться вопросы приема, перевода, увольнения, так как приказы по этим вопросам имеют по Перечню (2) одинаковый срок хранения. В этот сводный приказ не рекомендуется помещать приказы о поощрениях, взысканиях, отпусках и т. д. так как приказы по этим вопросам имеют другие сроки хранения. Такой вид составления сводных приказов по нескольким задачам, вопросам достаточно широко распространен в практической деятельности служб кадров, особенно на предприятиях, и его в будущем целесообразно нормативно закрепить.

Вопрос. Где можно получить информацию о формах документов, применяемых в службах кадров, но не включенных в Альбом форм Госкомстата России?

Действительно, перечень форм, представленных в Альбоме форм, далеко не исчерпывает комплекса форм, применяемых в практической деятельности служб кадров. Этот пробел мы попытались восполнить, опубликовав перечень подобных форм в справочном пособии (3). В пособии даны комплексы кадровых форм по определенным задачам, решаемым службами кадров. В эти комплексы включены также формы, представленные в Альбоме форм Госкомстата (ряд приказов, график отпусков и др.).

Оформление организации труда работников:

коллективный договор, устав (положение) организации, правила внутреннего трудового распорядка, положение о подразделении, должностная инструкция, структура и штатная численность, штатное расписание, приказ о распределении обязанностей между руководством.

Заключение трудового договора (контракта) и оформление приема на работу:

трудовой договор (контракт), заявление о приеме на работу, приказ о приеме на работу, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, автобиография, резюме.

Оформление перевода на другую работу:

заявление о переводе на другую работу, представление о переводе на другую работу, приказ о переводе на другую работу.

Оформление предоставления отпусков работникам:

график отпусков, заявление о предоставлении отпуска, приказ о предоставлении отпуска.

Оформление поощрения работников:

представление о поощрении, приказ о поощрении.

Оформление наложения дисциплинарных взысканий на работников:

объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины, докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

Оформление аттестации работников:

приказ о создании аттестационной комиссии и проведении аттестации, представление на аттестацию работника, график проведения аттестации, протокол заседания аттестационной комиссии, аттестационный лист, примерный перечень показателей для оценки квалификации работника, приказ об утверждении итогов аттестации.

Оформление учета использования рабочего времени:

график предоставления дополнительных дней отдыха, заявление об установлении (отмене) неполного рабочего времени, заявка о проведении сверхурочных работ, протокол заседания выборного профсоюзного органа, приказ о проведении сверхурочных работ, журнал учета сверхурочных работ, сводный журнал учета сверхурочных работ.

Оформление привлечения работников к работе в выходные дни:

приказ о привлечении к работе в день (дни) отдыха, заявление об отгуле(ах), распоряжение о предоставлении отгула(ов).

Оформление служебных командировок:

программа командировки, приказ о командировании, командировочное удостоверение, журналы учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки, отчет о командировке, авансовый отчет.

Прекращение трудового договора (контракта) и оформление увольнения с работы:

заявление об увольнении, приказ об увольнении, представление о расторжении трудового договора (контракта), протокол выборного профсоюзного органа.

Вопрос. В образцах унифицированных форм приказов в Альбом форм отсутствует реквизит "Визы". Каков состав виз в этих приказах?

На наш взгляд к недоработкам всех форм приказов относится отсутствие в формах сведений о визах или записи "Визы". Так как приказы по кадрам являются документами с ненормативными содержанием, то в инструкции к каждому приказу можно было бы привести примерный список должностных лиц, визирующих данный приказ в зависимости от его содержания.

1. Приказ о приеме на работу (форма Т-1)

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). - М. 1981.

2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения / Росархив. ВНИИДАД. - М. 2000.

3. Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников: Справочное пособие. - М. ИНФРА-М, 2000.

4. В статье автор при перечислении должностных лиц, визирующих документ, ориентируется на заполнение индивидуальных приказов. Что касается сводных приказов, то количество должностных лиц, визирующих документ, значительно увеличивается, а состав виз аналогичен индивидуальным приказам.

Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций

Голосов: 4

Конспект лекций разработан в соответствии с требованиями к обязательному минимуму содержания и уровня подготовки государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования второго поколения по специальности 032001 "Документоведение и документационное обеспечение управления". Даны основные понятия документационного обеспечения управления (ДОУ). Изложены требования к организации служб ДОУ. Описаны правила разработки локальных нормативных актов по ДОУ. Приведена методика анализа состояния ДОУ в организациях. Конспект лекций подготовлен на кафедре "Информационное обеспечение управления и производства". Предназначен для студентов дневной и заочной форм обучения по специальности "Документоведение и ДОУ", а также студентов других специальностей, изучающих вопросы организации ДОУ.

Источники: www.studfiles.ru, spbstore.ru, www.kzn.ru, www.gdm.ru, window.edu.ru