Как организовать работу с первичкой в году?

Автор: Васяков Игорь Владимирович, замдиректора департамента методологии, стандартизации и управления качеством ЦБА;Зыбин Константин Валерьевич - юрисконсульт ЦБА. журнал "актуальная бухгалтерия", №02, г. Февраль

Тема утверждения первичных документов в связи с вступлением в силу нового Закона «О бухгалтерском учете»1 продолжает вызывать много вопросов и споров. Один из них - нужно ли согласовывать «первичку»компании с контрагентом.

В соответствии с законо дательством, вступающим в силу с 1 января года, утрачивают юридическую силу положения об обязательном соблюдении требований унифицированных форм первичных учетных документов (за исключением организаций государственного сектора). Теперь, по общему правилу, их утверждает руководитель конкретного хозяйствующего субъекта по представлению главного бухгалтера 2. Согласно новым законодательным требованиям любой документ, составленный в соответствии с формой, утвержденной руководителем организации (по представлению главного бухгалтера), имеющий обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Закона № 402-ФЗ, и отражающий каждый факт хозяйственной жизни организации, будет считаться по формальным признакам первичным документом.

Вместе с тем после 31 декабря года порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, продолжает регулироваться нормативными правовыми актами, утвержденными уполномоченными органами в соответствии и на основании законодательства РФ. В частности, Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетами Банка России на территории РФ 3. Положением о правилах осуществления перевода денежных средств 4 .

При этом формы первичных учетных документов утверждаются не сами по себе, а при утверждении учетной политики организации (как того требует п. 4 ПБУ 1/2008 5 ). Это означает, на наш взгляд, следующее.

1. Моментом, когда организация рассматривает вопрос о «первичке», которая будет применяться в ее деятельности, является момент утверждения учетной политики.

2. Что касается того, одним ли приказом утверждаются формы первичных документов и учетная политика или это могут быть разные приказы, то утверждение форм первичных учетных документов отдельным приказом одновременно с утверждением учетной политики организации действующему законодательству не противоречит.

Для дальнейшего анализа того, что должна предпринять организация для выполнения требований пункта 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, обратимся к истории вопроса.

В рамках экономической ситуации, существовавшей в СССР, когда большинство субъектов находилось в государственной собственности (принадлежало единому собственнику), утверждение форм первичных учетных документов на государственном уровне было не только логичным, но и единственно возможным способом регулирования данного вопроса. В современной России эта функция была возложена Правительством РФ на Госкомстат РФ 6. При этом сразу следует отметить, что сделано это было именно в целях реализации положений Федерального закона «О бухгалтерском учете»7. Поэтому мы не можем согласиться с высказываемой в публицистике точкой зрения, что «Акты Госкомстата об унифицированных формах документов - тоже часть законодательства. И вступление в cилу нового Закона о бухучете само по себе эти акты не отменяет». Задача Госкомстата РФ утверждать унифицированные формы первичной учетной документации была закреплена в Положении о нем 8. В дальнейшем по мере развития рыночной экономики, основанной на равноправии субъектов различных форм собственности, в ходе Административной реформы 2003-2004 гг. функция по разработке и утверждению унифицированных форм первичных учетных документов признана решением Правительства РФ избыточной, подлежащей упразднению 9. В связи с этим осуществление данной функции не предусмотрено Положением 10 о Федеральной службе государственной статистики 11 .

Обращаем внимание: подлежащим упразднению признано не выполнение данной функции государственным органом - Госкомстатом РФ, а сама функция по утверждению унифицированных форм!

Однако в Закон № 402-ФЗ функция «перекочевала»в измененном виде (утверждение просто «форм», не «унифицированных») и при этом была передана на иной уровень - уровень субъектов экономической деятельности (организаций).

На наш взгляд, эта формулировка закона является крайне неудачной и привела к возникновению следующего противоречия (коллизии). Полагаем, что более соответствующей современным как экономическим, так и правовым реалиям было бы закрепление в законе положения о том, что к учету принимается любой легитимный документ, соответствующий требованиям, содержащимся в законе (безотносительно его формы).

Суть проблемы

Первичные учетные документы могут быть двух видов: внутренние и внешние. Внутренние первичные учетные документы используются только в деятельности самой организации и не являются таковыми для каких-либо иных лиц. Вопрос об утверждении форм «внутренних»первичных учетных документов является наименее «проблемным», поскольку данные документы не нуждаются по своему смыслу и содержанию в каком бы то ни было согласовании с контрагентами или

третьими лицами.

Нам приходилось встречаться с тем, что на практике специалистами в области бухгалтерского учета используется разделение «внешних»учетных документов на «входящие»и «исходящие». Под «исходящими»понимаются документы, которые «создаются организацией, передаются на подписание контрагентам»- например, акт оказанных организацией услуг. Под «входящими»понимаются документы, поступающие в организацию от контрагентов.

Однако действующее законодательство о бухучете (как и иные отрасли законодательства) не предусматривает какого-либо разделения документов на «исходящие»и «входящие». Данные понятия являются условными и могут быть использованы лишь для удобства ориентирования во всем массиве первичных документов.

На самом деле любой двух или многосторонний документ является результатом согласования воли двух или более сторон. Можно говорить лишь о том, что

для одной из сторон договора (документа) данный первичный учетный документ является более «обычным», чаще используемым в ее деятельности, чем для

другой. Однако в каждом конкретном случае сторона отношений, для которой этот документ является «разовым», «необычным», не лишена права предлагать свой вариант этого документа (настаивать на нем).

Соответственно, отсутствует какое-либо нормативно-правовое регулирование вопроса о том, почему организация обязана утверждать только «свои»формы первичных учетных документов (т. е. «исходящие») и при этом не утверждать «чужие»(«входящие») формы первичных учетных документов.

При этом совершенно не ясно: каким образом какой-либо субъект экономической деятельности может утвердить обязательные для использования другими равноправными субъектами формы первичных документов?

В публицистике сейчас часто предлагается следующий вариант действий для руководителя и главного бухгалтера организации: утвердить документы, унифицированные формы которых были ранее утверждены Госкомстатом и которые до 1 января года являлись обязательными для хозяйствующих субъектов, в том виде, в каком они были утверждены в унифицированных формах. При этом руководитель организации по представлению главного бухгалтера все равно должен утвердить формы документов, унифицированные формы которых отсутствуют.

Очевидно, что этот путь разрешает коллизию лишь частично, а именно если в конкретном случае два или более субъектов экономической деятельности приняли решение «переутвердить»существующую унифицированную форму для оформления какого-либо факта хозяйственной жизни, их касающегося.

Если форма не существует или один из субъектов утвердил самостоятельно разработанную форму, коллизия не устраняется.

Начальник отдела методологии бухгалтерского учета и отчетности Минфина России Игорь Сухарев высказал мнение о том, что подпись руководителя на документе, форма которого не утверждена в учетной политике или же немного отличается от утвержденной ранее, и будет свидетельствовать об утверждении формы самого документа (официальных разъяснений Минфина России по этому поводу нет).

Однако вопрос о применимости субъективного оценочного критерия (много/немного) при оценке соблюдения требований законодательства представляется нам риторическим.

Разумный вариант действий

Поскольку какие-либо законодательные ограничения по количеству форм первичных документов, утверждаемых конкретной организацией, отсутствуют и из Закона № 402-ФЗ не вытекает, что этот перечень должен быть закрытым, то самым разумным вариантом, направленным на избежание коллизий, в данном случае

будет следующий способ действия.

В документе организации, утверждающем формы первичных учетных документов, в отношении документов, формы которых могут быть утверждены на момент составления данного приказа - утвердить данные формы, в отношении же тех первичных документов, формы которых по объективным причинам не могут быть утверждены организацией (например, в случае, когда форма первичного учетного документа предоставляется другой стороной), - предусмотреть порядок утверждения форм первичных учетных документов. Мы полагаем, что данная позиция является максимально соответствующей логике законодательного регулирования.

В данной части Приказа организации возможно предусмотреть положение о том, что формы первичных документов, в отношении которых стороны выразили свое согласие на обязательность для них данных форм в договоре, следует считать утвержденными организацией. Поскольку они будут согласованы в договоре сторон в соответствии с порядком утверждения форм первичных учетных документов, который был определен в Приказе организации о формах первичных учетных документов,их следует считать утвержденными организацией.

Кроме того, мы согласны с представителем Минфина России Игорем Сухаревым в том, что подписание руководителем документа, составленного в определенной форме, означает, кроме прочего, его согласие на данную форму (ее утверждение).

Обоснование

Нам представляется, что из логики законодательного регулирования (в соответствии с новым законом «О бухгалтерском учете») юридически значимой является не обязательно та форма, которая утверждена организацией, а та форма, которая была так или иначе легитимирована организацией. Очевидно, что предусмотреть какой-либо закрытый, заранее определенный перечень форм первичных документов, которые могут появляться в ходе хозяйственного оборота, невозможно. Представляется, что форма первичного документа, согласованная сторонами в договоре, должна иметь приоритет перед формами первичных учетных документов, утвержденных организацией. Договорное регулирование по своей правовой природе отражает динамику правовых отношений, следовательно, форма первичного учетного документа, в отношении которой стороны выразили согласие на её обязательность для сторон в договоре, будет, однозначно, более актуальной.

Таким образом, по мнению авторов, коллизия, связанная с необходимостью утверждения формы документа двумя (несколькими) сторонами при составлении учетной политики на год до его начала, должна разрешаться в пользу отражения хозяйственной операции на основании первичного документа, форма которого согласована сторонами в договоре.

Несмотря на то, что в новом законе о бухгалтерском учете использована формулировка о том, что «формы первичных учетных документов утверждаются», по мнению авторов, ее не следует в данном случае толковать буквально. Исходя из того, что никогда невозможно предусмотреть заранее перечень первичных учетных документов, которые могут быть использованы организацией в следующем отчетном периоде, формулировка законодателя об «утверждении форм», связывающая в итоге возможность принятия к учету первичного документа с утверждением его формы, должна толковаться расширительно. Иная трактовка означала бы, что данная формулировка закона не только не расширяет право организации использовать неунифицированные формы документов, а, напротив, вводит ограничение на использование в ее хозяйственной деятельности вполне легитимных документов, если их форма не была утверждена при составлении учетной политики организации, то есть перед началом отчетного периода (календарного года)!

Соответственно, считаем возможным в данном случае применить расширительное толкование нормы об «утверждении форм первичных учетных документов». Таким образом, мы предлагаем отказаться от строго императивной модели утверждения форм первичных учетных документов, когда каждая такая форма должна быть утверждена в Приказе организации о формах первичных учетных документов. Данное положение соответствует изложенной выше нашей позиции о том, что в Приказе организации о формах первичных учетных документов целесообразно не только предусмотреть и утвердить формы наиболее часто используемых первичных учетных документов, но и предусмотреть порядок утверждения для иных форм первичных учетных документов.

На основании сказанного выше, мы предлагаем считать первичными документами для целей бухгалтерского учета в конкретной организации все следующие документы.

1. Документы, которые на основании Закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации»12 соответствуют понятию «документированная информация». В соответствии с данным законом, под документированной информацией понимается «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель».

2. Информация, содержащаяся в таком первичном учетном документе, должна иметь обязательные реквизиты, предусмотренные Законом «О бухгалтерском учете», и соответствовать иным требованиям, установленным законодательством (прежде всего новым Законом «О бухгалтерском учете»).

3. Руководитель организации должен выразить свое согласие в той или иной форме на обязательность для него и для его организации данной формы первичного документа, форма которого не была предусмотрена организацией и/или договором.

Нам представляется, что если руководитель организации подписался под таким документом, независимо от того, является ли данный документ конкретным первичным документом или его формой, то следует полагать, что данный первичный документ считается утвержденным такой организацией исходя из требований Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

С целью практической реализации вышеизложенного предлагаем включить в приказ организации о формах первичных учетных документов (в раздел о порядке утверждения первичных учетных документов) следующую формулировку.

«В качестве первичных учетных документов также признаются документы: 1. Имеющие все обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»от 06.12. № 402-ФЗ. 2. Подписанные (утвержденные) руководителем организации (как в качестве приложений к договорам организации, так и при их непосредственном составлении)».

По мнению авторов, соответствующие данному требованию приказа первичные учетные документы будут соответствовать требованиям, предъявляемым к ним налоговым законодательством.

Требования главы 25 Налогового кодекса заключаются в следующем:

1) доходы определяются на основании первичных документов, документов налогового учета и других документов, подтверждающих полученные налогоплательщиком доходы;

2) первичные учетные документы (среди прочих) являются подтверждением данных налогового учета.

Таким образом, до 1 января года (т. е. до вступления в силу нового закона о бухучете) для целей налогового учета следовало использовать первичные документы, составленные в строгом соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете»1996 года.

То есть, те документы, для которых предусмотрены обязательные для применения унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом, должны были быть составлены в строгом соответствии с данными формами. Иное являлось нарушением налогового законодательства.

С 1 января года первичным документом в смысле требований главы 25 Налогового кодекса должен считаться любой документ, соответствующий следующим характеристикам:

1) составлен в соответствии с требованиями ст. 9 нового закона о бухучете, в частности, с соблюдением обязательных для первичных документов нового образца реквизитов;

2) по мере возможности должен быть утвержден организацией как минимум на отчетный год, если нет, то в Положении/Приказе организации о первичных учетных документах должен быть определен порядок утверждения форм первичных учетных документов. Первичный учетный документ (в т. ч. его форма) может быть согласован сторонами и утвержден соответствующим договором/соглашением сторон, например, акт сдачи-приемки работ. Мы полагаем, что руководитель организации может выразить согласие на обязательность для него (и для его организации) применения данного конкретного первичного учетного документа (в том числе его формы) каким-либо иным способом. Данное согласие может быть выражено, например, путем подписания руководителем организации не только формы (образца) такого документа, но и самого конкретного первичного учетного документа;

3) первичные учетные документы нового образца должны являться именно документом в юридическом смысле слова, т. е. соответствовать требованиям, в частности, пункта 11 статьи 2 Закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Таким образом, в приказе организации об утверждении форм первичных учетных документов рекомендуем предусмотреть:

1) формы первичных учетных документов (те, которые организация считает необходимым и возможным утвердить сразу);

2) порядок утверждения всех иных форм первичных учетных документов, не предусмотренных непосредственно в приказе организации о формах первичных учетных документов.

_____________

1 Федеральный закон от 06.12. № 402 ФЗ (Далее - Закон № 402 ФЗ)

2 п. 4 ст. 9 Закона № 402 ФЗ

3 Положение Банка России от 12.10. № 373 П

4 Положение Банка России от 19.07. № 383 П

5 утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106 н

Унификация форм первичных учетных документов: учет и идентификация

Демократизация по отношению к использованию унифицированных форм документов, введенная Федеральным законом от 06.12. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", на практике не означает произвола. Как избежать разногласий с контролирующими органами расскажет опытный специалист по делопроизводству В.С. Иритикова.

Актуальность  

Всплеск профессионального интереса к проблемам унификации управленческих документов безусловно вызван вступившим в силу с 1 января г. Федеральным законом от 06.12. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»(далее - ФЗ № 402).

В соответствии с п. 4 ст. 9 ФЗ № 402 руководитель организации-экономического субъекта утверждает формы первичных учетных документов, причем бухгалтеры-аудиторы рекомендуют утверждать их в составе учетной политики организации как самостоятельный раздел, либо приложения к ней, либо как изменения, вносимые в порядке ведения учетной политики.

В бухгалтерском делопроизводстве могут и должны применяться не только самостоятельные и заново разработанные формы первичных учетных документов. При наличии уже утвержденных типовых форм документов различных унифицированных систем и подсистем документации «изобретать велосипед» совершенно нецелесообразно.

Во-первых, остаются обязательными к применению те формы первичных учетных документов, которые устанавливают уполномоченные органы в определенных сферах государственной деятельности на основании других федеральных законов. Это, например, относится к форме кассовых документов, которые на основании положений Банка России о порядке ведения кассовых операций, были утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и от 05.01.2004 № 1.

Рационально использовать и другие ранее действующие унифицированные формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, изменяя состав их реквизитов, уточняя и дополняя их с учетом обязательных реквизитов, состав которых установлен ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Для организаций государственного сектора, к которому относятся государственные (муниципальные) учреждения, органы государственного управления, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов и их территориальные органы и государственные академии наук (п. 9 ст. 3 ФЗ № 402), формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402). Поэтому до принятия новых федеральных и отраслевых стандартов финансовой отчетности здесь по-прежнему могут применяться формы, закрепленные в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОК 011-93;далее - ОКУД):

И, наконец, рекомендуем не менять кардинально формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, поскольку основные события в сфере трудовых отношений (приём, направение в командировку, предоставление отпуска) регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. Вопросы учета кадров и воинского учета регламентируются соответствующими правилами ведения и хранения трудовых книжек и положением о воинском учете, которые утверждает Правительство Российской Федерации.

Кто ответственный?

Закон № 402-ФЗ ввел элемент «демократизации» в работу с документами организации и актуализировал проблему управления ими. Теперь, в целях реализации законодательного требования, формы первичных учетных документов, применяемых организацией, утверждаются Руководителем организации.

Для исполнения этого требования служба делопроизводства, которая должна стремиться к статусу службы управления документами и главного центра компетенций в этой предметной области, может инициировать разработку политики управления документами на основе ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007.

Концепция управления документами предполагает обязательность выделения и отражения во всех внутренних регламентных документах «документоориентированного» аспекта. Это означает установление на уровне блок-схем процесса (или направления деятельности) видов и разновидностей создаваемых документов, формы их представления, срока хранения, полномочий по подписанию, ответственность за хранение, уничтожение и т.п.

При этом служба делопроизводства должна стать инстанцией обязательного согласования всех организационных и распорядительных документов, чтобы иметь возможность оптимизировать формы документов, обеспечить их единообразие и соответствие фирменному стилю, а также «вхождение» в информационные системы и т.п.

Утверждение форм

Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении (с учетом материального носителя) показателей и реквизитов, которые наилучшим образом отражают цель создания документа, обеспечивают его юридическую силу, а также в установлении единых требований к их составлению и оформлению.

Основным инструментом реализации требований к унификации документов, а также к управлению ими, остаются:

Классификатор, табель и альбом форм возможно вести и в электронном виде, и в бумажной форме.

Необходимо учитывать, что если документ в зависимости от срока хранения должен создаваться в бумажной форме (например, личная карточка формы № Т-2 изготавливается на плотной бумаге), то альбом форм/его часть будет обязательно состоять из форм документов, утвержденных и разрешенных к применению в бумажной форме.

В соответствии с Законом № 402-ФЗ в организации должны быть утверждены:

Т.е. документы, которые имеют самостоятельное значение и состав реквизитов которых может изменяться чаще, чем 1 раз в год (цикл утверждения учетной политики).

Инициатором утверждения форм первичных учетных документов должна стать бухгалтерия организации. При выборе алгоритма утверждения учитывайте, что:

при утверждении приказом в тексте приказа можно установить ответственность, срок введения формы в действие, порядок доведения её до сотрудников организации и т.д.;

при утверждении формы только подписью руководителя в грифе утверждения подобных конкретных поручений, дать невозможно.

При подготовке проектов форм первичных учетных документов, необходимо учесть, что если форма не меняется, из нее не исключается ни одного реквизита, а только дополняется показателями и реквизитами, то вместо грифа утверждения постановлением Госкомстата на каждой форме/проекте формы служба делопроизводства оформляет гриф утверждения приказом первого руководителя.

Если форма проектируется организацией самостоятельно, то такой же гриф утверждения необходимо оформить на верхнем поле каждого проекта формы (и отразить в метаданных документа при его электронном составлении и подписании), например:

                                                                                       УТВЕРЖДЕНО 

                                                                                       приказом генерального директора

                                                                                       от 10.01. № 06 

По выбору разновидности приказа об утверждении форм документов существуют разные суждения, но лучшие практики показывают, что формы документов необходимо утверждать приказами по административно-организационно/административно-хозяйственной деятельности, которые являются распорядительными документами оперативного срока действия и имеют пятилетний срок хранения.

При подготовке проекта приказа необходимо предусмотреть, сразу же вводятся в действие утвержденные формы, или ИТ-подразделению потребуется время для настройки заполнения этих форм в информационной системе.

В тексте приказа рекомендуем указать, на какое подразделение или должностное лицо будет возложена функция методического руководства применением этих форм, и не только первичных учетных документов, а всех унифицированных форм документов. Эта формулировка уместна и применяется в приказах нормативного характера об утверждении и введении в действие локальных нормативных актов.

Если в организации ведутся классификатор форм, табель и альбом применяемых форм документов, то в приказе следует отразить признаки идентификации утверждаемых форм по классификатору форм.

Идентификация форм

В примере оформления приказа обратите внимание на коды утвержденных форм. Они присваиваются по классификатору форм документов . за разработку и ведение которого несет ответственность служба делопроизводства.

Начинать разработку классификатора форм (унифицированных форм) документов организации рекомендуется с создания самого простого справочника - классификатора видов документов, который по мере утверждения унифицированных форм документов поможет идентифицировать наименования видов документов (как открытый список или структурированный список по степени значимости унифицированных документов или принадлежности их к системе и подсистеме документации).

Унифицированные формы первичных документов - по новому

Новый закон о бухгалтерском учете разрешил организациям разрабатывать первичные документы самостоятельно

(п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

Несмотря на то, что новый закон о бухучете дает возможность самостоятельно разработать формы первичных документов, он и не отменяет ранее утвержденные типовые формы. Поэтому организация может применять как унифицированные формы документов, так и разработать свои.

Существует мнение, что в унифицированных формах документов нет всех обязательных реквизитов согласно новому закону о бухучете. Например, наименований экономического субъекта, составившего документ, и факта хозяйственной деятельности. Однако, на самом деле в старых формах, утвержденных Госкомстатом, есть все обязательные реквизиты первичных документов, в том числе и по новому закону № 402-ФЗ.

Теперь организации имеют право заменять одни унифицированные формы другими, если утвердить это в своей учетной политике.

Унифицированные формы первичных документов, которые опасно заменять самостоятельно разработанными

1. Приходный кассовый ордер Унифицированная форма К0-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88
2. Расходный кассовый ордер Унифицированная форма КО-2 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88
3. Кассовая книга Унифицированная форма КО-4 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88
4. Книга учета наличных денег Унифицированная форма КО-5 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88
5. Платежная ведомость Унифицированная форма Т-53 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1
6. Расчетно-платежная ведомость Унифицированная форма Т-54 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1
7. Платежное поручение Унифицированная форма б/н Утверждена Положением, утвержденным Банком России 19.06.12 № 383-П
8. Транспортная накладная Унифициронанная форма б/н Утверждена постановлением Правительства РФ от 15.04.11 №272

В случае, когда организация применяет унифицированные формы, то надо использовать их в том виде, в котором они утверждены. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм нельзя. Об этом говорится в постановлении Госкомстата России от 24.03.99 № 20. а также в письме Минфина от 08.07-11 № 03-03-06/1/414. При необходимости утвержденные Госкомстатом формы можно дополнить, т.е. внести новые строки, добавить графы, но не удалять.

Некоторые организации стали заменять в унифицированных формах реквизиты.

Например, в шапке вместо того, что форма утверждена постановлением Госкомстата, указывают «Утверждена приказом руководителя №», а из формы удаляют информацию о коде формы по ОКУД. В данном случае у контрагента могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов. Если компания хочет что-то убрать и добавить, можно на основе унифицированных форм разработать свои и их утвердить. Таким образом, реквизиты унифицированных форм первичных документов надо оставить без изменения.

Из пункта 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ следует, что в первичных документах надо указать должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления. На самом деле указывать в первичном документе необходимо только наименование должности, а конкретизировать, что именно этот сотрудник совершил сделку, а другой является ответственным - не надо. Например, в товарной накладной ТОРГ-12 есть три строки с должностями: сотрудник, который отпустил груз, специалист, который разрешил отпуск, и должность главного (старшего) бухгалтера. Тогда тот сотрудник, который отгрузил товар, — это совершивший сделку. А главбух и специалист, который разрешил отпуск, — ответственные за правильность оформления. Переименовывать строки с должностями в унифицированной форме нет необходимости. Как вариант можно включить формулировки из закона № 402-ФЗ в отдельный порядок оформления документов. Например, издать приказ директора о том, что ответственным за правильность оформления первичных документов является главбух. А совершать сделки может менеджер, кладовщик и т. д. Следовательно, на первичном документе достаточно должности и подписи сотрудника.

Согласно п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ печать на первичном документе, формы которого утверждает сама организация, не обязательна. Поэтому от поставщиков можно принимать документы и без печатей. При этом контрагент может закрепить в учетной политике, что помимо своих форм будет пользоваться еще и унифицированными, на некоторых из которых, например на ТОРГ-12, печать является обязательным реквизитом. Таким образом, можно принимать к учету первичные документы без печатей, если в форме печать не предусмотрена.

Перечень обязательных реквизитов, которые должны быть на первичном документе.

1. Наименование экономического субъекта, составившего документ, — это название компании поставщика или исполнителя. Название можно вписать как полное, так и сокращенное. Никаких ограничений здесь нет.
2. Содержание факта хозяйственной жизни — это сама операция, например, отгрузка или выполнение работ. Писать содержание в отдельной строке не надо, факт хозяйственной жизни понятен из других реквизитов документа.
3. Натуральное и (или) денежное измерение факта хозяйственной жизни с единицами измерения — это цена или количество товара, объем работ.
4. Дату составления надо поставить ту, которая соответствует дню совершения операции, например, отгрузке, окончанию работ и т. д.
5. Наименование документа компания может поставить любое. Но если организация использует унифицированную форму, то надо оставить ее официальное название.
6. Должности сотрудников, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, надо приводить в любом первичном документе. Для этого руководитель должен утвердить список должностей и работников, которые вправе совершать конкретные операции, а также ответственных за оформление сделки.
7. Подписи сотрудников с расшифровкой (фамилия и инициалы) — это обязательный реквизит любого первичного документа, а вот печать на первичном документе не обязательна.

Закон № 402-ФЗ допускает оформление первичного документа, как на бумаге, так и в электронном виде, но при этом в любом случае документ должен быть только оригиналом.

Чтобы виртуальный документ был действителен, - его надо удостоверить электронной подписью (письмо Минфина России от 23.01.13 N° 03-03-06/1/24). На формы электронных документов распространяются те же правила, что и на бумажные. Значит, компания вправе сама решить, как будут выглядеть компьютерные формы документов. При этом передать в инспекцию документы по интернету можно только при условии, что она составлена по форматам, утвержденным налоговиками. К примеру, для накладных ТОРГ-12 и актов выполненных работ электронные форматы утверждены приказом ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/Г72®. Если компания обменивается с контрагентами документами не в этом формате, то их можно будет сдать в инспекцию только на бумаге, тогда пропадает весь смысл электронного обмена.

Некоторые организации считают, что раз можно утвердить формы первичных документов, то и можно определить, в каком виде ее отправлять, например, в виде факсовых копий.

Это мнение приведет к тому, что покупатель не сможет принять расходы, т.к. на факсовом документе отсутствуют подписи (оригинальные или электронные). Расходы по документам с факсимиле списать нельзя. Следовательно, налоговая инспекция вправе снять такие расходы. Так же считают и судьи (постановления Президиума ВАС РФ от 27.09-11 № 4134/11, Федерального арбитражного округа Северо-Западного округа от 11.04.12 № А56-69600/). Следовательно, первичные документы нельзя заменить факсовой копией.

Утверждать формы первичных документов можно не только в учетной политике, но и в соглашении с контрагентом. Для этого необходимо в договоре предусмотреть, какие формы используют организации в своих отношениях, а форму документа сделать приложением к контракту. При этом она станет такой же обязательной для сторон, как формы, утвержденные в учетной политике.

В унифицированных формах первичных документов предусмотрена подпись главбуха. Виза главного или рядового бухгалтера не нужна, только если в компании этого специалиста нет (п. 2.2 Положения, утв. Банком России от 12.10.11 № 373-П). Иначе документы без подписи главбуха будут недействительны. В случае,когда организация решила использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов, то закон требует наличия подписи сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления (п. 2 ст. 9 за-кона № 402-ФЗ). Таким специалистом не обязательно должен быть главбух. Например, это может быть начальник склада или менеджер. Таким образом, подпись главбуха в собственных первичных документах не обязательна .

На бланки строгой отчетности не распространяются правила оформления для обычных первичных документов.

Порядок применения бланков строгой отчетности регулируется постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359. Если бланк строгой отчетности утвержден до вступления в силу этого постановления, то надо применять именно его. В настоящее время действуют, в частности, турпутевка, квитанции на оплату услуг газоснабжения, на получение страховки. Разрабатывать и применять вместо них свои бланки нет оснований. Такого же мнения придерживаются и налоговики на местах (письмо УФНС России по г. Москве от 26.01.11 № 17-15/6866). В данном случае проблемы могут возникнуть у контрагентов с подтверждением расходов, если он принимает от своих подотчетников нестандартные бланки. Минфин утверждает, что бланки, оформленные с нарушениями, не подтверждают затраты (письмо от 16.10.09 № 03-03-06/1/666).

Если же бланк официально не утвержден, то компания вправе разработать свой собственный. В него надо включить вид услуги, размер оплаты наличкой и по карте, дату расчетов, предусмотреть наличие печати компании (п. 3 Положения, утв. постановлением N° 359).

Утвержденные формы надо закрепить в учетной политике организации.

Организации вправе использовать свои формы первичных документов по учету труда и его оплаты вместо унифицированных. Официальная позиция Роструда указана в письме от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1.

Из письма следует, что формы кадровых первичных документов (личная карточка работника, штатное расписание, табель учета рабочего времени, график отпусков и т. д.) организации также вправе разрабатывать сами. Главное - наличие всех обязательных реквизитов первичного документа (ч.2 ст.9 Федерального закона от 06.11.11 №402-ФЗ).

Теперь организации могут упростить сложные унифицированные формы кадровой «первички» и оставить в них только те данные, которые им необходимы, либо использовать лишь некоторые утвержденные бланки, а от других отказаться, заменив собственными.

При этом специалисты Роструда предостерегают от излишнего упрощения. В утвержденных бланках есть все сведения, которые необходимы на проверке трудовым инспекторам. Если исключить многие реквизиты, то проверяющие будут вынуждены требовать дополнительные сведения, что затянет проверки.

В настоящее время существуют различные мнения о том, надо ли покупателю требовать от контрагента копию приказа или выписку из учетной политики, если он применяет нетиповые формы.

ДА, НУЖНА КОПИЯ ПРИКАЗА ОБ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКЕ

У организации в этом случае будет доказательство, что она проверила «первичку» на достоверность. Приказ подтвердит, что поставщик выставил именно тот документ, который утвердил. Но при этом поставщик вправе отказаться, ведь он не обязан давать свою учетную политику контрагентам.

НЕТ, ДОСТАТОЧНО ССЫЛКИ НА ДОКУМЕНТ КОНТРАГЕНТА В «ПЕРВИЧКЕ»

Необходимо попросить у поставщика включить в форму каждого первичного документа сведения о том, чем он утвержден. А именно в шапку документа добавить реквизиты своего приказа так же, как это предусмотрено в унифицированных бланках. Это обезопасит покупателя от споров с налоговиками.

НЕТ, НУЖНО ТОЛЬКО ПРОВЕРИТЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ

Покупатель не может обязать АУДИТ поставщика, как ему оформлять свою «первичку» и/или требовать от него какие-то внутренние документы, в том числе учетную политику. Достаточно проверить, чтобы в первичном документе были все обязательные реквизиты (см. выше). Если они есть, то этим документом покупатель вправе подтвердить расходы, даже если поставщик у себя ничего не утвердил. В то же время возможны споры с налоговиками из-за того, что контрагент утвердил у себя одну «первичку», а покупателю выставил другую. Специалисты Минфина считают, что подпись руководителя на форме свидетельствует о ее утверждении, даже если шаблон отличается от приложенного к политике. Для этого в учетной политике прописать, что «используются формы, согласованные в договорах, если они отличаются от утвержденных организацией». В самом договоре можно предусмотреть условие о том, какую форму стороны будут использовать и приложить ее образец.

Вот такие споры имеют место быть, когда публикуют сырой документ. Со временем, конечно, все утрясется и встанет на свои места А нам необходимо выжить во времена великих перемен :-), а ведь это только начало Все главное впереди. Ждем-с

Поделиться в соц. сетях

Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению

Текст документа по состоянию на июль года

На основании статьи 165 Бюджетного кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3823;2005, N 1, ст. 8;2006, N 1, ст. 8;2007, N 18, ст. 2117;N 45, ст. 5424), пунктов 4 и 5 Постановления Правительства Российской Федерации от 7 апреля 2004 г. N 185 "Вопросы Министерства финансов Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 15, ст. 1478;N 49, ст. 4908;2007, N 45, ст. 5491;2008, N 5, ст. 411) и в целях установления единого порядка ведения бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями приказываю:

1. Утвердить Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями согласно приложению N 1 к настоящему Приказу.

2. Утвердить формы первичных учетных документов для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (класса 05 "Унифицированная, система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации сектора государственного управления" ОКУД ) согласно приложению N 2 к настоящему Приказу.

3. Утвердить Перечень регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями согласно приложению N 3 к настоящему Приказу.

4. Утвердить формы регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями (класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации сектора государственного управления" ОКУД ) согласно приложению N 4 к настоящему Приказу.

5. Утвердить Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями согласно приложению N 5 к настоящему Приказу.

6. Признать утратившим силу Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета" (по заключению Министерства юстиции России от 19.10.2005 N 01/8025-ВЯ указанный Приказ не нуждается в государственной регистрации).

7. Настоящий Приказ применяется при формировании учетной политики субъекта учета, начиная с года.

Заместитель

Председателя Правительства

Российской Федерации -

Министр финансов

Российской Федерации

ПЕРЕЧЕНЬ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ ОРГАНАМИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ (ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ОРГАНАМИ), ОРГАНАМИ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, ОРГАНАМИ УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ВНЕБЮДЖЕТНЫМИ ФОНДАМИ, ГОСУДАРСТВЕННЫМИ АКАДЕМИЯМИ НАУК, ГОСУДАРСТВЕННЫМИ (МУНИЦИПАЛЬНЫМИ) УЧРЕЖДЕНИЯМИ

Формы первичных учетных документов: унифицированные или самостоятельно разработанные?

1. Составление первичных учетных документов >>>

2. Собственные формы первичных учетных документов >>>

3. Унифицированные формы первичных учетных документов >>>

4. Особенности применения унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты >>>

С 1 января г. вступил в силу Федеральный закон  от 06.12. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам. Означает ли это, что абсолютно все ранее применявшиеся унифицированные формы не обязательны к использованию?

Вопрос оформления первичных учетных документов чрезвычайно важен для хозяйствующих субъектов. Ведь документы, оформленные в соответствии с законодательством, в частности, подтверждают для целей исчисления налога на прибыль произведенные налогоплательщиком расходы, а также доказывают обоснованность применения вычетов по НДС. Поэтому использование документов, формы которых не соответствуют установленным требованиям, может повлечь неблагоприятные для хозяйствующих субъектов последствия.

1. Составление первичных учетных документов

В соответствии с ч. 1 ст. 9  Закона N 402-ФЗ первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни. Отметим, что до 1 января г. согласно п. 1 ст. 9  Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) указанный документ составлялся по каждой хозяйственной операции. Однако понятия "хозяйственная операция" и "факт хозяйственной жизни" не идентичны.

Факт хозяйственной жизни - это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3  Закона N 402-ФЗ). В Законе  N 129-ФЗ не было определено понятие "хозяйственные операции", но из п. 2 ст. 1  этого Закона следовало, что таковыми признавались все операции, осуществляемые организациями в процессе деятельности.

Таким образом, содержащееся в Законе  N 402-ФЗ понятие "факт хозяйственной жизни" шире понятия "хозяйственная операция", которое использовалось в Законе  N 129-ФЗ. И здесь возникает главный вопрос, волнующий специалистов: какие факты хозяйственной жизни могут оформляться первичными учетными документами, которые составлены по формам, самостоятельно разработанным организацией, а когда применение унифицированных форм остается обязательным? Ведь постановления Госкомстата РФ, которыми утверждались унифицированные формы первичной учетной документации, не отменены.

2. Собственные формы первичных учетных документов

Согласно ч. 4 ст. 9  Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен утверждать руководитель организации. При этом в указанном Законе нет требования об обязательном применении унифицированных форм. Напомним, до 1 января г. применять самостоятельно разработанные формы первичных документов можно было только в случае, если необходимая форма отсутствовала в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9  Закона N 129-ФЗ). Однако заметим, что даже при составлении первичных документов не по унифицированным формам налогоплательщикам удавалось отстоять в суде правомерность признания расходов (подробнее см. в Энциклопедии  спорных ситуаций по налогу на прибыль).

Разрабатывая собственные формы первичных учетных документов, можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов. Кроме того, целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003  "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

При разработке следует учитывать, что первичный учетный документ обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9  Закона N 402-ФЗ:

- наименование и дата составления документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.

Необходимо иметь в виду, что перечень реквизитов по отдельным первичным учетным документам может быть расширен другими нормативными актами. Например, требования к реквизитам путевого листа содержатся в Приказе  Минтранса России от 18.09.2008 N 152, принятом во исполнение ч. 1 ст. 6  Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта".

Как уже говорилось, руководителю организации необходимо утвердить применяемые формы первичных учетных документов (ч. 4 ст. 9  Закона N 402-ФЗ).

Источники: www.cba.ru, naar.ru, buhpomosch.ru, www.bestpravo.ru