Все приказы по кадрам. Более 150 примеров. Сопроводительные документы
От производителя
В книге представлено свыше 150 приказов и распоряжений по кадрам. Примеры сгруппированы по функциональному признаку: приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, о представлении отпусков, о направлении в командировки, о поощрении и наказании, а также об увольнении работников.
Каждая глава содержит краткое и ясное описание требований к подготовке приказа (распоряжения). Унифицированные формы приказов (распоряжений) усовершенствованы автором. Дополнительным удобством для читателей является и включение в текст книги наиболее востребованных документов, обосновывающих принятие руководителем решений по управлению персоналом и издание соответствующих приказов (распоряжений).
В разделе Кадры. Офис. Делопроизводство наш интернет магазин OZONru.kz (ОЗОН.ру в Казахстане) предлагает Вам купить: Все приказы по кадрам. Более 150 примеров. Сопроводительные документы. Вы можете предварительно посмотреть фото, прочитать обзор и увидеть основные характеристики. Также можно прочитать отзывы покупателей о Все приказы по кадрам. Более 150 примеров. Сопроводительные документы и купить по лучшей цене. Товар обладает высоким качеством и фирменной гарантией от производителя. При необходимости вы можете сравнить или выбрать другие товары из раздела Кадры. Офис. Делопроизводство, а также уточнить технические характеристики товара. Желаем вам приятных покупок на официальном сайте OZON.ru в Казахстане.
Рекомендации по учету и хранению управленческих и финансовых документов. Часть первая. Официальная.
Вступление
В процессе хозяйственной деятельности любой компании, начиная со дня принятия решения о ее создании, возникает множество различных документов, самого разного назначения. Не успели Вы получить свидетельство о регистрации и открыть счет в банке, как уже у Вас на руках оказалась куча различных бумажек. А ведь это только начало – с этого момента их количество будет только увеличиваться.
В первой части статьи мы рассмотрим основные виды документов (по их назначению), правила учета и сроки хранения, а также ответственность, предусмотренную текущим законодательством РФ за их нарушение. Во второй – дадим практические советы, как организовать документооборот, а также обеспечить сохранность документов на предприятии.
Основные виды документов
С подробным перечнем документов, образующихся в процессе деятельности предприятия, можно ознакомиться в официальном документе Росархива [i]. Мы же дадим некую простую и понятную на наш взгляд группировку документов, по местам их возникновения и назначению, чтобы Вам было проще ориентироваться.
Для начала разделим документы компании на четыре основных блока:
Управленческая документация
Бухгалтерская (и налоговая) документация
Документы по учету кадров и оплате труда
Специализированные документы, связанные с производственной деятельностью предприятия (в статье не будет рассматриваться порядок формирования, учета и хранения такой документации).
К управленческой документации
относятся документы, связанные с организацией системы управления компанией, планированием деятельности, материально-техническим обеспечением, информационным обслуживанием и решением административно-хозяйственных вопросов.
К ним можно отнести учредительные и прочие регистрационные документы - устав, свидетельства о государственной регистрации, ИНН, регистрацию в фондах, статистике и так далее. А также лицензии и разрешения, сертификаты, свидетельства на товарный знак, свидетельства о праве собственности – все основные документы компании, без которых она не может функционировать и восстановление которых в случае утраты занимает достаточно продолжительное время.
Кроме того:
протоколы собраний, реестры акционеров и все, что с ними связано;
приказы и справки, правила, инструкции и регламенты;
переписка;документы о проведении проверочных и контрольных мероприятий;договора, договорная документация;
документы по планированию: программы, прогнозы, планы и бизнес-планы, а также таблицы, расчеты и анализы;документы ценообразования: прейскуранты, тарифы, ценники, справки и расчеты
документы, связанные с финансированием и кредитованием компании: планы, справки, таблицы и графики, договора кредитования, финансирования и инвестирования, отчеты об использовании средств и так далее.
К документам бухгалтерского (и налогового) учета относятся:
Внешние первичные учетные документы – документы, которые уходят из компании или поступают извне, в основном расходные и приходные. К ним обычно относят накладные, акты выполненных работ (услуг), счета-фактуры,квитанции, в зависимости от вида деятельности список можно дополнить и другими документами.
Внутренние первичные учетные документы. Документы, которые создаются непосредственно внутри компании - планы счетов, учетная политика, аналитические и синтетические счета учета, учетные регистры, документы по учету основных средств и нематериальных активов (для начисления амортизации и погашения стоимости), учета и списания ТМЦ (например, материалов), формирования себестоимости продукции, учету и списанию ГСМ, расчеты по командировкам, авансовые отчеты, кассовые документы, расчеты по налогам, акты сверок и так далее. Какие-то из них формируются по установленной (унифицированной) форме, другие – в произвольной, утвержденной самой организацией. Но все они связаны непосредственно с отражением хозяйственных операций в бухгалтерском учете предприятия и расчетом налогов. Обычно такие документы формируются в бухгалтерии, а Вам остается только их подписать.
Банковские документы. Банковские выписки, платежные поручения, заявки на покупку-продажу валюты, все те документы, которые связаны с движением денежных средств по счетам организации.
Кассовые документы. Кассовая книга, кассовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты – документы, связанные с движением наличных денежных средств.
Бланки строгой отчетности. Один из самых применяемых - чековая книжка, для снятия наличных денежных средств с банковского счета. К ним же относятся бланки, применяемые для расчетов при осуществлении определенных видов деятельности, например, гостиничных услуг, бытовых услуг населению, и так далее. Обычно изготавливаются типографским способом.
Бухгалтерская (баланс и приложения к нему) и налоговая отчетность (декларации и расчеты), отчетность в фонды и органы статистики, справки, акты сверок и проверок.
Документы по учету труда и заработной платы .
Организационная структура, штатное расписание, тарифные сетки и документы по нормированию труда, трудовые и коллективные договора, трудовые книжки, должностные инструкции, локальные документы (правила внутреннего трудового распорядка, положения о защите персональных данных, об оплате труда и другие), личные дела сотрудников, приказы по персоналу, расчетные ведомости по зарплате, графики отпусков и так далее. А также документы, связанные с аттестацией работников, профессиональной подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации (учебные планы, графики, докладные записки, результаты аттестации квалификационные требования и прочие). К ним же относятся документы по охране труда и технике безопасности - инструкции по технике безопасности и другие, положения об охране труда, журналы ознакомления и вводного инструктажа, планы пожарной эвакуации. С перечнем обязательных документов по учету кадров можно ознакомиться на нашем сайте
Специализированные документы .
Например, проектно-сметная документация, научно-техническая, строительная документация. В отношении формирования, учета и хранения таких документов рекомендуем руководствоваться, в том числе, и отраслевыми нормами.
Теперь о том, а собственно, зачем и сколько времени нам все это хранить?
Сроки хранения.
Основные законодательные акты и нормативные документы, на основании и в соответствии с которыми организации должны обеспечивать учет и хранение документации:
ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 года №125-ФЗ
ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 года №129-ФЗ
ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 года № 208-ФЗ (статья-89)
Постановление ФКЦБ от 1.07.2003 № 03-33/пс о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ
ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 года №14-ФЗ (статья 50)
Налоговый Кодекс РФ
Далее приведем наиболее часто встречающиеся в малом бизнесе документы и сроки их хранения.
Управленческая документация.
В соответствии с законодательством РФ, федеральными законами «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью», документы общества хранятся по месту нахождения исполнительного органа, то есть директора, либо в другом месте, которое известно его участникам.
В общем случае документы хранятся постоянно. в некоторых – пять лет, есть и такие, которые хранятся до минования надобности в них.
Какие документы обязательно должны быть по кадрам, если малое предприятие применяет УСН 15%?
Вопрос
Здравствуйте. Подскажите пожалуйста, какие документы обязательно должны быть по кадрам на случай проверки, если малое предприятие ( числ .30чел) применяем УСН -15%
Ответ
Малые предприятия вправе применять упрощенные способы ведения бухучета. При этом они не освобождаются от ведения кадрового учета, который ведется в том же объеме, что и у прочих предприятий с составлением всей необходимой кадровой документацией, предусмотренной законодательством. Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации. Оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации.
Проверяющие при проверке соблюдения кадровой и трудовой дисциплины могут затребовать следующие документы:
Нормативные акты работодателя - коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных, положение об оплате труда и премировании, инструкции по охране труда.
Документы, подтверждающие трудовые отношения, трудовые договоры, трудовые книжки, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, штатное расписание, должностные инструкции, личные карточки, кадровые приказы.
Документы по учету времени работы и отдыха - табели учета рабочего времени, графики отпусков и сменности, листки временной нетрудоспособности.
Документы по оплате труда - расчетные листки, лицевые счета работников, платежные ведомости на выплату заработной платы, расходные кассовые ордера, реестры к платежным ведомостям при перечислении зарплаты на карточки сотрудников.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Правовая база: Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (не нуждается в госрегистрации)
В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 года N 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистикепостановляет:
1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:
1.1. По учету кадров:
1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п.1.1 настоящего постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п.1.2 - на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.
3. С введением указанных в п.1 настоящего постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.
2. Рекомендация: Как организовать документооборот в кадровой службе
Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота. как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.
При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .*
Виды документов
На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:
- распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел .
Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.
Организационные документы
К организационным документам, в частности, относятся:
- коллективный договор;
- положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, должностные инструкции );
Распорядительные документы
К распорядительным документам относятся:
- приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;
- документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки. личные дела ).*
Информационно-справочные документы
Документооборот информационно-справочных документов складывается из трех частей (документопотоков).
- письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
3. Статья: Проверки Роструда
Какие документы запросит инспектор
Нормативные акты работодателя. В ходе проверки государственный инспектор труда запрашивает:
- коллективный договор;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о защите персональных данных;
- положение об оплате труда и премировании;
- инструкции по охране труда.*
Нужно предоставить их оригиналы и документы, подтверждающие ознакомление с ними сотрудников.
Подтвердите трудовые отношения. После проверки локальных нормативных актов ревизоры проверяют документы, подтверждающие наличие трудовых отношений:
- трудовые договоры;
- трудовые книжки. Также могут запросить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- штатное расписание;
- должностные инструкции;
- личные карточки;
- кадровые приказы.*
Учет времени работы и отдыха. В ходе проверки инспекторы исследуют табели учета рабочего времени, графики отпусков и сменности, листки временной нетрудоспособности.
- платежные ведомости на выплату заработной платы;
- расходные кассовые ордера;
- реестры к платежным ведомостям при перечислении зарплаты на карточки сотрудников.
Приведенный перечень документов не является закрытым.*
П Е Р С О Н А Л - Про
Это профессиональная программа для отдела кадров . предназначенная для автоматизации кадрового делопроизводства и поддержки управления персоналом на крупных и средних предприятиях, где есть самостоятельные службы управления кадрами. Программа осуществляет интеграцию всех кадровых задач в едином информационном пространстве, и значительно увеличивает эффективность работы сотрудников кадровой службы.
Программа «Персонал Про»позволяет одновременно вести кадровый учет нескольких фирм и обеспечивает разграничение доступа к каждой фирме. В зависимости от прав пользователя возможен доступ, лишь к одной фирме, или сразу к нескольким фирмам. В программе реализована уникальная возможность получения интегральных отчетов сразу по нескольким фирмам!
Уникальные возможности системы по представлению и обработке информации позволяют использовать ее в самых различных областях с учетом специфики кадровых задач. Наличие специализированных механизмов для поддержки работы с большим количеством сотрудников существенно упрощают работу отделов кадров на крупных предприятиях.
К системе управления кадрами «Персонал Про»реализован WEB-Интерфейс . обеспечивающий доступ к информации по сотрудникам и подразделениям с любого компьютера при помощи WEB-браузера.
«Персонал Про»является профессинальный инструементом и может работать в режиме 365 х 24 без привлечения системных администраторов и программистов!
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА КАДРОВ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Начальника отдела кадров.
1.2. Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
1.3. Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно ____________________.
1.4. На должность Начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях.
1.5. Начальник отдела кадров должен знать:
- законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;трудовое законодательство;структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития;кадровую политику и стратегию предприятия;порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах;источники обеспечения предприятия кадрами;состояние рынка труда;системы и методы оценки персонала;методы анализа профессионально - квалификационной структуры кадров;порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;организацию табельного учета;методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности;возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб;передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом;основы социологии, психологии и организации труда;основы профессиографии;основы профориентационной работы;основы экономики, организации производства и управления;средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия Начальника отдела кадров, его обязанности возлагаются на ___________________________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Примечание. Функциональные обязанности Начальника отдела кадров определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Начальника отдела кадров и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.
Начальник отдела кадров;
2.1. Возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.
2.2. Организует разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
2.3. Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.
2.4. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия.
2.5. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.
2.6. Осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.
2.7. Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации.
2.8. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.
2.9. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
2.10. Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения.
2.11. Проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем "АСУ-кадры"автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.
2.12. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.
2.13. Обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.
2.14. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.
2.15 Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.
2.16. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.
2.17. Руководит работниками отдела.
3. ПРАВА
Начальник отдела кадров имеет право:
3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам поручения, и задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
3.2. Контролировать выполнение плановых заданий и работу, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненных ему работников.
3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы относящиеся к вопросам деятельности отдела кадров.
3.4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию Начальника отдела кадров.
3.4. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам относящимся к производственной деятельности отдела.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Начальник отдела кадров несет ответственность за:
4.1. Результаты и эффективность производственной деятельности отдела.
4.2. Не обеспечение выполнения своих функциональных обязанностей, а так же работу подчиненных ему работников.
4.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения планов работ отдела.
4.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора предприятия.
4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарным и другим правилам создающих угрозу деятельности предприятия, его работникам.
4.6. Не обеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками, находящемся в подчинении Начальника отдела кадров.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Начальника отдела кадров определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2. В связи с производственной необходимостью, Начальник отдела кадров может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности Начальнику отдела кадров может выделятся служебный автотранспорт.
6. СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. ПРАВО ПОДПИСИ
6.1. Исключительной сферой деятельности Начальника отдела кадров является обеспечение планирования и организация производственной отдела.
6.2. Начальнику отдела кадров. для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
