Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации

Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации

В недавнем прошлом в Российской Федерации произошел переход к обществу свободного предпринимательства, что неизбежно повлекло за собой существенное изменение содержания трудовых отношений и правовых форм их закрепления.

Следует отметить, что совместный труд всегда предполагает определенную регламентацию деятельности лиц, его осуществляющих. Основная функция кадровой документации это оформление и закрепление трудовых отношений.

В статье 15 Трудового кодекса Российской Федерации ( далее ТК РФ) установлено общее определение понятия «трудовые отношения», используемого в трудовом законодательстве:

«Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции ( работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации;конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором».

В соответствии с ТК РФ организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость данному вопросу. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения к административной ответственности.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.

Федеральным законом от 30 июня 2006 года 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории Российской федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов ( положений законодательных актов) Российской Федерации»внесены существенные изменения в ТК РФ, вступающие в силу 6 октября 2006 года.

Прежде всего, данный закон предусматривает увеличение гарантий и компенсаций работникам. Самое важное, данный закон во многих нормах заменил понятие «организация»на понятие «работодатель». Это означает установление одинакового правового режима в сфере трудовых отношений для всех хозяйствующих субъектов - работодателей, как юридических, так и физических лиц и, самое главное, повышение уровня защищенности прав нанятых ими работников. Иная позиция противоречит части 2 статьи 19 Конституции Российской Федерации.

На работодателей - индивидуальных предпринимателей возлагаются практически все права и обязанности работодателей - юридических лиц ( организаций) со всеми вытекающими из этого последствиями. Кадровую документацию теперь придется вести всем работодателям.

Следует отметить, что ТК РФ к числу основных задач трудового законодательства отнесено создание необходимых правовых условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по организации труда и управлению трудом. ТК РФ указывает, что организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей.

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Что же такое кадровая документация как единое целое и из чего она состоит?

Прежде чем ответить на этот вопрос хотелось бы отметить, что кадровая документация - это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство.

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года 28 ( далее ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным стандартом «делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».

Соответственно, кадровое делопроизводство - это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация - совокупность форм ( документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.

В соответствии с государственным стандартом понятием «документ»определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Информация, облеченная в форму документа, составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.

Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ»органически взаимосвязаны.

Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление ( например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Так, в Постановлении Федерального арбитражного суда ( далее ФАС) Северо-Западного округа от 22 декабря 2005 года по делу А42-13891/04-13 суд удовлетворил иск о взыскании задолженности по договору поставки, сделав обоснованный вывод о наличии у лица, производившего приемку товара, таких полномочий, как осуществление действий от имени ответчика, поскольку согласно должностной инструкции приемка товара входила в круг обязанностей данного лица.

Кроме того, с помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою правоту в суде.

Например, организация для подтверждения налоговых льгот по налогу на прибыль и налогу на имущество может представить следующие кадровые документы: штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, Табель учета рабочего времени.

Некоторые налоговые инспекторы считают, что если в штатном расписании предусмотрена должность, например, юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация уже не может. Однако арбитражная практика подтверждает, что для учета расходов при расчете налога на прибыль достаточно, чтобы услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально ( статья 252 Налогового кодекса Российской Федерации ( далее НК РФ)). Кроме того, подробно составленные должностные инструкции, трудовые договоры и штатное расписание, как письменные средства доказательства в судебном разбирательстве, устанавливают производственную необходимость расходов организации на командировки и расходы на подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате налогоплательщика.

Подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Например, трудовая книжка является основным документом для расчета трудового и страхового стажа работника. Однако сокращения в записях, «перехлесты»в сроках увольнения и приема на работу, неточности в датах, написании фамилии работника и названиях организаций, где он работал, - вот далеко не полный перечень весьма распространенных ошибок, которые допускают кадровики.

Так, статьей 27 Федерального закона от 17 декабря 2001 года 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»предусмотрено право работника на досрочное назначение трудовой пенсии, например, за работу с вредными и тяжелыми условиями труда. Однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на «вредной»должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.

Кроме того, в случае потери трудовой книжки именно кадровые документы ( приказ о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек, расчетные и платежные ведомости и другие) могут помочь работнику подтвердить трудовой стаж документально.

Порядок обеспечения граждан пособиями по государственному социальному страхованию предусматривает, что пособия назначаются по месту работы рабочего и служащего, то есть там, «где находится его трудовая книжка», как уточняется в пункте 100 «Положения о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию»утвержденного Постановлением Президиума Всесоюзного центрального совета профессиональных союзов от 12 ноября 1984 года 13-6.

Таким образом, вся совокупность кадровых документов, образующихся в результате регламентации трудовых отношений, взаимовыгодна как для работодателя, так и для работника.

Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

Однако, это далеко не все. Главное значение к адровой документации придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда ( правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации»ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года 299 ( далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

2. Документация по переводу на другую работу:

3. Документация по увольнению с работы:

протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

5. Документация по оформлению поощрений:

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы ( подсистемы) документов:

1. Организационно-правовая документация:

2. Персональная документация:

3. Договорная документация:

4. Распорядительная документация:

6. Информационно-справочная документация.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

Перечислим основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты:

1. Федеральный уровень:

2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации.

3. Локальные нормативно-правовые акты:

Хотелось бы отметить, что обновление системы правовых отношений в обществе ведет к обновлению содержания и состава кадровых документов, так, например, в соответствии с действующим ТК РФ основанием возникновения трудовых отношений является трудовой договор, а не традиционный приказ работодателя о приеме на работу. Именно трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме на работу, а не личное заявление работника, как до сих пор считают некоторые работодатели.

Образование

высшее профессиональное (вуз)

Образование

1) Среднее профессиональное:

Образовательное учреждение: Тюменский государственный колледж связи, информатики и управления, г.Тюмень

Период обучения: сентябрь 2005г. – июнь 2008г.

Форма обучения – Дневная / Очная.

Факультет: Экономики и управления Специальность: специалист по документационному обеспечению управления, архивист.

2) Высшее образование:

Образовательное учреждение: Тюменский государственный архитектурно-строительный университет, г.Тюмень.

Период обучения: сентябрь 2008г. – февраль г.

Форма обучения: Заочная.

Факультет: Экономики и управления, Специальность: менеджер по управлению персоналом.

Новые авторы

Ведение кадрового делопроизводства,

приказы и иные документы по личному составу

Ведение кадрового делопроизводства – это одно из важнейших направлений деятельности любой организации, поскольку правильное оформление, ведение и хранение документации по личному составу (кадрам) отражает в совокупности всю трудовую деятельность работника, как в настоящем, так и в будущем, способствует обеспечению его льгот и гарантий, предусмотренных законодательством.

Хотелось бы в этой связи отметить, что всю работу с кадровой документацией в организации независимо от её организационно – правовой формы, отношения к форме собственности осуществляют – кадровая служба (отдел кадров), инспектор (специалист) по кадрам или персоналу, а в небольших по численности наёмных работников организациях, эти функции как правило возлагаются на секретаря приёмной руководителя. Возможны также и варианты, когда кадровой работой занимаются юрисконсульты, что вменяется им в обязанности или любое другое лицо, которое дополнительно наделяется полномочиями по ведению кадрового делопроизводства. Нельзя кроме того исключить возможности, когда кадровой работой занимаются лица, работающие по внешнему или внутреннему совместительству, но не более чем на 0,5 ставки. В некоторых организациях, где объём кадровой работы недостаточно большой, работа специалиста – кадровика осуществляется по режиму неполного рабочего времени (на 0,25;0,5;0,75 ставки).

Кто конкретно, например отдел кадров или инспектор по кадрам в единственном числе, должны заниматься работой по ведению кадровой документации, определяется в штатном расписании организации и должностных обязанностях конкретных работников, занимающихся данной деятельностью. Здесь за основу в основном принимаются такие критерии, как численность работающих и характер задач, решаемых конкретной организацией, предприятием, учреждением.

Нельзя исключить и того обстоятельства, что документы по кадровому делопроизводству будут вестись на договорной основе юридическими лицами, являющимися коммерческими организациями либо индивидуальными предпринимателями, зарегистрированными в Республике Беларусь и имеющими лицензии на оказание юридических услуг в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 1 сентября года № 000 «О лицензировании отдельных видов деятельности » и утверждённым данным Указом Положением о лицензировании отдельных видов деятельности. В основном такая практика действует в малочисленных по составу наёмных работников организациях или у индивидуальных предпринимателей.

Вместе с тем, сложилось мнение по поводу того, что функции кадровой службы (отдела кадров), инспектора по кадрам не должны выполнять секретарь руководителя организации или к примеру бухгалтер, так как правильное оформление гражданина при приёме на работу, внесение изменений и дополнений в трудовой договор (контракт), а также неукоснительное соблюдение норм законодательства по кадровым вопросам по силам только профессионально подготовленному специалисту, который кадровой работой занимается не эпизодически, имея ещё дополнительно определённое количество других обязанностей, а на постоянной основе. И с этой позицией нельзя не согласиться, так как документационная кадровая работа представляет собой систематизированный перечень документов, в которых закреплена вся трудовая деятельность работника, если так можно выразиться с момента его поступления на работу, перемещения по службе, увольнения по различным основаниям с работы и вплоть до ухода работника на заслуженный отдых (пенсию).

Хотелось бы обратить внимание на то, что в целях повышения роли кадровых служб в управлении персоналом предприятий (организаций) постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 000 утверждено Типовое положение о кадровой службе предприятия (организации).

Согласно этому Положению кадровая служба является структурным подразделением предприятия (организации) любой формы собственности.

Кадровая служба подчиняется руководителю организации или его заместителю.

Структура и штат кадровой службы утверждается руководителем организации с учётом задач, стоящих перед предприятием (организацией), его специфики и численности работников.

Возглавляет кадровую службу руководитель (или уполномоченное на это лицо), который назначается на должность и освобождается от должности руководителем предприятия.

Распределение обязанностей между работниками кадровой службы осуществляет начальник в соответствии с должностными инструкциями и данным положением.

Кадровая служба имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

В названном Типовом положении также определены основные задачи, функции, права и ответственность кадровой службы.

Как уже было отмечено, функции по осуществлению кадровой работы могут также выполнять с учётом должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками должностей «Специалист по кадрам» и «Инспектор по кадрам», установленными в разделе II «Специалисты» выпуска 1 «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики» ЕКСД, утверждённого постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении квалификационных справочников «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики», «Должности служащих, занятых в машиностроении и металлообработке », «Должности служащих, занятых финансами, кредитом и страхованием» и «Должности служащих, занятых геодезией и картографией».

Обязанности, характерные для специалиста по кадрам включают: работу по комплектованию организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;изучение и анализ должностной и профессионально - квалификационной структуры персонала организации и её подразделений, установленной документации по учёту кадров, связанной с приёмом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств;изучение рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах;установление и поддержание прямых связей с учебными заведениями и др.

Инспектор по кадрам выполняет: учёт личного состава организации, её подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учётной документации;оформление приёма, перевода и увольнения работников;ведение личных дел работников;выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;внесение записей в трудовые книжки и др.

С учётом сказанного можно отметить, что решение о введении в штатное расписание должности «специалист по кадрам», «инспектор по кадрам» принимается нанимателем с учётом особенностей трудовой функции, поручаемой работнику по данной должности.

Понятия «кадровая работа» и «ведение кадрового делопроизводства» по сущности и содержанию во многом идентичны.

Вместе с тем кадровую работу следует рассматривать шире, чем ведение кадрового делопроизводства. Ведь кадровая работа включает не только оформление документации по кадровым вопросам, но и проведение мероприятий, в частности, по подбору и расстановке кадров, выдвижению наиболее перспективных работников на вышестоящие должности и т. д.

В то же время при рассмотрении вопросов, касающихся организации и ведения работы с кадрами надо полагать, что не будет ошибкой использовать в настоящем материале в одинаковом значении понятия «кадровая работа», «ведение кадрового делопроизводства».

Правовую основу при ведении кадрового делопроизводства составляют Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утверждённая постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 4;государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённый постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 69;Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм, утверждённые приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 25.

Ведение кадровой работы нашло отражение и в других нормативных правовых актах, о чём также будет сказано в данном материале.

Необходимо отметить, что положения, затрагивающие ведение кадрового делопроизводства могут содержаться и в локальных нормативных правовых актах (коллективных договорах. соглашениях, положениях, инструкциях и т. д.). Эти акты как правило развивают и дополняют действующие нормативные правовые акты, а в некоторых случаях и устраняют имеющиеся в них пробелы и коллизии.

Практика показывает, что кадровая работа осуществляется посредством ведения документов, касающихся оформления граждан на работу, перевода перемещения, увольнения работников, предоставления им отпусков, оформления работающим командировок и других документов, характеризующих трудовую деятельность работника.

Так, следует учитывать, что в соответствии с пунктом 1 ст. 12 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) наниматель наделён правом заключения и расторжения трудовых договоров с работниками в порядке и по основаниям, установленным ТК и законодательными актами. Вместе с тем наниматель данное право реализует самостоятельно, путём принятия решения о приёме на работу гражданина по соответствующей профессии, специальности, должности с учётом имеющейся у поступающего на работу гражданина квалификации. Поэтому нанимателю, а его интересы как правило представляет уполномоченное должностное лицо нанимателя (абзац седьмой части первой ст. 1 ТК) дано право отказать гражданину в приёме на работу по любым, предусмотренным законодательством, а соответственно и обоснованным основаниям.

Например, в силу ст. 51 Кодекса Республики Беларусь об образовании педагогическую деятельность не могут осуществлять лица: лишённые права заниматься педагогической деятельностью;имеющие судимость;признанные недееспособными или ограниченно дееспособными;не имеющие права заниматься педагогической деятельностью в случаях, предусмотренных законодательными актами.

Однако в то же время согласно части первой ст. 16 ТК Республики Беларусь запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора с гражданами: направленными на работу государственной службой занятости в счёт брони, включая граждан, обязанных возмещать расходы, затраченные государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении;письменно приглашёнными на работу в порядке перевода от одного нанимателя к другому по согласованию между ними, в течение одного месяца со дня выдачи письменного приглашения, если стороны не договорились об ином;прибывшими на работу в соответствии с заявкой нанимателя или заключенным договором после окончания учреждения образования;имеющими право на заключение трудового договора на основании коллективного договора, соглашения;прибывшими на работу после окончания государственных учреждений образования по направлению;женщинами по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей в возрасте до трёх лет, а одиноким матерям с наличием ребёнка в возрасте до четырнадцати (ребёнка - инвалида до восемнадцати лет);военнослужащими срочной военной службы, уволенными из Вооруженных Сил, других войск и воинских формирований Республики Беларусь и направленными на работу в счёт брони для предоставления первого рабочего места.

Вместе с тем, при решении вопроса об отказе гражданина в приёме на работу следует во внимание принимать разъяснение, содержащееся в пункте 4

постановления Пленума Верховного Суда от 01.01.01 г. № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде», здесь судам общей юрисдикции даны руководящие разъяснения по поводу действий при необоснованности отказа в заключении трудового договора. В частности, судам следует иметь в виду, что в соответствии со ст. 60 Конституции в суд об оспаривании отказа нанимателя в заключении трудового договора вправе обращаться не только граждане, перечисленные в ст. 16 ТК, но и другие лица, которые считают отказ в приёме на работу необоснованным. Такие дела подлежат рассмотрению судом в порядке искового производства. Признав незаконным отказ в приёме на работу, суд выносит решение, обязывающее нанимателя заключить трудовой договор, и устанавливает срок исполнения решения.

Данным разъяснением, как и другими руководящими разъяснениями Пленума Верховного Суда Республики Беларусь по вопросам применения законодательства о труде можно вполне руководствоваться как руководителям организаций, так и лицам, занимающимся кадровой работой.

При приёме на работу в соответствии со ст. 26 ТК Республики Беларусь для заключения трудового договора гражданином предъявляются нанимателю следующие документы: 1) документ, удостоверяющий личность;документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);2) трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;3) диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;4) направление на работу в счёт брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством;5) индивидуальную программу реабилитации инвалида (для инвалидов);6) декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

Однако наличие указанных документов ещё не даёт полного права для рассмотрения вопроса о приёме гражданина на работу. А поэтому существует определённый алгоритм действий, устанавливающий порядок приёма на работу

Законодательство устанавливает требования к оформлению заявления, других документов о приёме на работу, иных документов, касающихся регулирования трудовых отношений. Так, в пояснительной записке по применению классификатора унифицированных форм организационно – распорядительных документов, входящей во взаимосвязанный комплекс документов, обеспечивающих организационно - распорядительную деятельность организаций - Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм, утверждённые приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 25 содержатся: документация по приёму на работу;документация по оформлению изменений трудовых отношений;документация по увольнению с работы;документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;документация по оформлению поощрений;документация по оформлению дисциплинарных взысканий ;документация по оформлению командировок.

С учётом форм документов, включённых в перечисленные разделы «документация» представляется необходимым остановиться на вариантах оформления некоторых из таких документов. И так, ниже приводится вариант заявления о приёме на работу по трудовому контракту с условием предварительного испытания, предусмотренного ст. 28, 29 ТК Республики Беларусь.

Заявление

«29» мая г. № 25

Директору – ЛС»

в нижней части заявления указываются визы должностных лиц, выражающих согласие о приёме на работу соответствующего гражданина на конкретную должность

Для правильного указания в заявлении, а затем и в приказе о приёме на работу профессии, специальности, квалификации, на которые гражданин принимается на работу необходимо руководствоваться: по профессиям рабочих – Общими положениями Единого тарифно - квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС), утверждёнными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 34 (в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 2 января г. № 2).

ЕТКС, является техническим нормативным правовым актом, цель которого - создание необходимых условий для рационального распределения трудовых функций между рабочими в зависимости от сложности и напряжённости труда, уровня их квалификации, обеспечение единства при определении их обязанностей. Он обязателен для применения в организациях независимо от их организационно - правовых форм, в которых трудовые отношения основаны на трудовом договоре (контракте).

Приложением к постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 34 является Перечень выпусков и входящих в них разделов Единого тарифно – квалификационного справочника работ и профессий рабочих. В этом Перечне указаны номер выпуска ЕТКС, наименование разделов выпусков ЕТКС, номера и дата постановлений Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, которыми выпуски ЕТКС утверждены.

Наименования профессий рабочих, тарифно - квалификационные (квалификационные) характеристики которых содержатся в выпусках ЕТКС, включены в общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ «Профессии рабочих и должности служащих», утверждённый постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 000 (ОКПД);по должностям служащих - Общими положениями Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), утверждённого постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 2 января г. № 1.

ЕКСД, является техническим нормативным правовым актом, цель которого - создание необходимых условий для рационального распределения трудовых функций между руководителями, специалистами и другими служащими в зависимости от сложности и напряженности труда, уровня их квалификации, обеспечение единства при определении должностных обязанностей и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Также как и ЕТКС, ЕКСД обязателен к применению в организациях независимо от их организационно - правовых форм, в которых трудовые отношения основаны на трудовом договоре (контракте).

ЕКСД включает в себя выпуски с установленными им кодами, наименованиями согласно ОКПД и содержащимися в них квалификационными характеристиками должностей служащих, сгруппированными по видам экономической деятельности.

После резолюции руководителя организации на заявлении о приёме на работу, разрешающей оформить конкретного гражданина на работу, между нанимателем и работником заключается индивидуальное трудовое соглашение (трудовой договор, контракт).

Вопрос о том, принимать гражданина на работу по трудовому договору на неопределённый срок (бессрочному трудовому договору), на основании срочных трудовых договоров, в том числе и на основании такой разновидности срочного трудового договора как трудовой контракт, решается руководителем на основании ТК Республики Беларусь, нормативных правовых актов, регулирующих контрактную форму найма.

При этом следует учитывать, что постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 000 утверждена примерная форма трудового договора, а постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 2 августа 1999 г. № 000 утверждена Примерная форма контракта нанимателя с работником.

Порядок заключения, продления, прекращения контракта с отдельными категориями работников может регулироваться специальными законодательными актами, определяющими их правовой статус.

На основании подготовленного работником заявления о приёме на работу и полученного согласия руководителя организации, а также заключённого трудового договора (контракта) оформляется приказ о приёме на работу.

В соответствии с пунктом 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утверждённой постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 4 для придания документу юридической силы, в том числе приказу по личному составу, необходимо наличие следующих обязательных реквизитов: наименование организации;дата;регистрационный индекс;подпись.

Работники отдела кадров могут оформлять приказы по личному составу на общих или специальных бланках, но в любом случае имеющих установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Так, например, каждый лист документа должен иметь следующие размеры полей: левое - 30 мм;правое - не менее 8 мм;верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов. На практике большинство организаций использует угловой вариант расположения реквизитов, когда они располагаются в верхнем левом углу. При этом следует помнить, что максимальная длина строки реквизитов бланка в таком случае не должна превышать 73 мм.

Текст приказа печатается через одинарный интервал на компьютере. При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа.

Следует обратить внимание на то, что к номеру приказов со сроком хранения 75 лет присоединяется литера «к». К ним относятся приказы о приёме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, длительных (более месяца) и зарубежных командировках, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов). В тоже время к номеру приказа со сроком хранения 3 года присоединяется литера «л». К таким, относятся следующие приказы: о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках (подпункт 142. 4 пункта 142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утверждённой постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 4).

Размести свой сайт на хостинге AGAVA! Удобно и Просто!

Также, в соответствии с подпунктом 142.4 указанной Инструкции установлено, что регистрационным индексом распорядительного документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года. Это означает, что с началом каждого делопроизводственного (календарного) года индексация приказов начинается с цифры 1. Кроме того, согласно части первой пункта 170 этой же Инструкции в делах формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел.

Необходимо иметь в виду, что в организациях могут издаваться такие виды распорядительных документов, как: приказ, распоряжение, указание, постановление, решение.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчинённых лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

Распоряжение, является правовым актом, издаваемым единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих случаях должны издаваться постановления, решения, приказы.

Указание – это правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно - методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов.

Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа.

Постановление - правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.

Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности;по личному составу;по административно-хозяйственным вопросам;постановления и решения - на два: по основной деятельности и по личному составу.

Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.

Следовательно, на основании сказанного приказ о приёме на работу (назначении на должность) целесообразно оформить следующим образом.

Приказ

«30» мая г. № 15 – к

Документы по личному составу. Справочно-информационные документы. Должностная инструкция

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.

Подобные документы

Состав документации кадровой службы. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров. Порядок оформления, регистрации приказов по личному составу. Утверждение должностной инструкции.

курсовая работа [957,9 K], добавлен 20.11.

Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к нему. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание.

учебное пособие [37,5 K], добавлен 24.11.

Составление и оформление справочно-аналитических документов. Порядок движения документов: расчет документоооброта, блок-схема работы с входящими и исходящими документами. Положение о подразделении фирмы. Должностная инструкционная карта экономиста.

контрольная работа [31,5 K], добавлен 25.02.

Формы бумаги и поля. Бланки документов. Оформление отдельных реквизитов. Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы. Документы по личному составу. Структура и штатная численность. Внесение изменений в записи трудовой книжки.

курсовая работа [132,7 K], добавлен 26.02.2009

Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.

курсовая работа [37,9 K], добавлен 29.10.

Документация, связанная с комплектованием персонала организации, с процессом движения персонала в период работы в организации. Работа с документами по личному составу. Личное дело сотрудника. Краткое описание документов, входящих в состав личного дела.

контрольная работа [31,1 K], добавлен 20.06.

Культура речи - составляющая делового образа государственного служащего. Деловое общение;характеристика деловой речи. Особенности и виды организационно-распорядительных и справочно-информационных документов: должностная инструкция, распоряжение, справка.

дипломная работа [92,6 K], добавлен 18.09.

Сущность и виды электронного документооборота;принципы его организации. Правила оформления распорядительных и справочно-информационных документов. Понятие и природа возникновения архивного фонда. Регламентация электронного документооборота в организации.

курсовая работа [45,9 K], добавлен 16.10.

Понятие и содержание, значение и функции распорядительных документов. Теоретические и методические основы, основные этапы составления и принципы оформления, а также основное содержание некоторых реквизитов распорядительных документов на примере приказа.

контрольная работа [18,2 K], добавлен 27.10.

Понятие, роль и задачи должностных инструкций. Анализ причин необходимости написания должностной инструкции для работников, рассмотрение процедуры создания документа.

Источники: fimir.ru, www.bashzan.ru, pandiaweb.ru