Записка-расчет при увольнении форма Т-61

Записка-расчет при увольнении (прекращении, расторжении трудового договора) заполняется с целью расчета выплат, причитающихся увольняющемуся работнику: заработной платы, компенсации отпуска и других выплат. Существует унифицированная форма записки-расчета – форма Т-61. Скачать бланк этой формы, а также заполненный образец можно в конце статьи.

Заполняется записка-расчет Т-61 кадровым специалистом и бухгалтером. Кадровик указывает основные сведения о работнике на лицевой стороне бланка, данные об увольнении или расторжении договора. Бухгалтер на оборотной стороне проводит расчет положенных работнику выплат при увольнении.

Образец заполнения записки-расчета при увольнении

Заполнение лицевой стороны формы Т-61:

Прописывается название организации, номер и дата трудового договора, который был заключен с работником на стадии приема на работу (договор может иметь срочный характер или быть бессрочным). Скачать образец срочного трудового договора можно здесь. а бессрочного - по ссылке .

Также указывается номер записки-расчета и дата заполнения.

Ниже заполняются основные сведения об увольняемом сотруднике:

Далее пишутся сведения об увольнении (или расторжении трудового договора):

Также отмечается количество дней отпуска, которые не использовал работник за отработанный период. Если сотрудник отдыхал авансом, то количество лишних дней, которые он отдохнул также нужно указать. Полученные отпускные за лишние дни будут вычтены из зарплаты увольняемого.

Специалист кадровой службы, заполнив лицевую сторону записки-расчета Т-61, подписывает бланк и ставит дату заполнения.

Заполнение оборотной стороны форма Т-61:

Здесь бухгалтер, ответственный за расчет зарплаты персоналу, заполняется 19 граф таблицы.

Графы 1-9 – расчет отпускных за неиспользованные дни отпуска:

1 – год расчетного периода для исчисления среднего дневного заработка

2 – месяцы расчетного периода – 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению.

3 – доходы работника за каждый месяц расчетного периода, учитываемые при расчете отпускных

4 – количество календарных дней расчетного периода

5 – количество часов расчетного периода (заполняется при соответствующей системе оплаты труда)

6 – средний дневной заработок, получается путем деления значения из строки «Итого» гр. 3 на значение из гр.4.

7 – количество дней основного оплачиваемого отпуска, использованного авансом

8 – количество не использованных работником дней отпуска

9 – сумма отпускных за неиспользованный отпуск, положенная выплате при увольнении (рассчитывается как (гр.8 – гр.7)*гр.6).

Графы 10-19 – расчет общей суммы, положенной к выплате.

10 – сумма зарплаты

11 – сумма оптускных из гр.9

12 – прочие начисления, положенные выплате.

13 – итоговая сумма всех начислений.

14 – налог на доходы, удерживаемый из суммы начислений (зарплаты, отпускных)

15 – прочие удержания

16 – итоговая сумма удержаний

17 – задолженность работодателя перед работником

18 – задолженность работника перед работодателем

19 – итоговая сумма, которая должна быть выплачена работнику при увольнении (рассчитывается как (гр.13-гр.16+гр.17-гр.18)).

Сумма прописывается повторно ниже прописью и цифрами, указывается номер платежной ведомости или расходного кассового ордера. на основании которых выдаются деньги работнику из кассы.

Бухгалтер, выполнивший расчет и заполнивший форму записки-расчета Т-61, подписывает оборотную сторону.

При увольнении в трудовую книжку работника заносится соответствующая запись, также делается отметка в личной карточке работника Т-2. Как сделать запись в трудовую книжку при увольнении - читайте здесь .

Скачать образец записки-расчета при увольнении форма Т-61 – ссылка .

Образец заполнения трудовой книжки

Всем известно, что документы должны заполняться грамотно, в соответствии с утвержденными положениями и правилами. В статье наглядно будет продемонстрирован образец заполнения трудовой книжки, а также показаны способы внесения исправлений при возникновении ошибок.

Трудовая книжка - что это и для чего она необходима

Трудовая книжка - это главный документ, подтверждающий работу и стаж работника. Именно от правильности его заполнения и ведения будет зависеть, войдут ли проработанные годы в стаж, который необходим для назначения пенсии. Несмотря на простоту бланка, кадровики, редко заглядывающие в Правила заполнения трудовой книжки, допускают ошибки.

Как их грамотно исправить, будем разбираться далее.

Структура трудовой книжки

Документ имеет следующую структуру: обложка с надписью «Трудовая книжка», титульный лист, в котором отражаются имя, фамилия и отчество работника, его образование, подтвержденное дипломами, специальность и профессия, а также имеется два раздела.

Первый называется «Сведения о работе», в нем содержатся следующие графы:

Второй раздел называется «Сведения о награждении», в него вносятся все виды награждений и поощрений, кроме регулярных.

Новая трудовая книжка и записи в нее

При поступлении на основное место работы следует предъявить трудовую книжку. По правилам работодатель на сотрудников, которые проработали у него более пяти дней, ведет трудовые книжки. Если же человек до прихода на предприятие ранее нигде не работал, трудовую ему выдают и заполняют на первом месте работы. Не являются исключением и индивидуальные предприниматели, которые обязаны вести книжки на наемных работников.

В первую очередь при оформлении нового документа необходимо заполнить все имеющиеся графы титула – Ф. И. О. полностью, число, год и месяц рождения, образование, специальность. Сведения берутся из документов, которые приносит сам работник. Обязательно нужно поставить подпись должностного лица, наделенного полномочиями по ведению книжек печать предприятия. Без них документ будет считаться недействительным. Далее на основании приказа, которым принят работник, вносятся соответствующие данные.

Образец заполнения трудовой книжки приводится ниже.

Общество с дополнительной ответственностью «Самый лучший работодатель»

ОДО «Самый лучший работодатель»

1. 01. 02. 2015 принят на работу на должность специалиста отдела по работе с проблемной задолженностью, приказ № 26 от 02. 02. 2015.

Как показывает практика, ошибка при заполнении трудовой книжки чаще всего встречается именно при внесении сведений в третью графу. Название организации записывается перед данными о приеме на работу. Запись об организации не нумеруется и не датируется. Нумерации подлежат только данные у приеме, увольнении, переводе, прохождении обучения на курсах повышения квалификация и другие данные. Как внести исправления в трудовую книжку, смотрите ниже. Таким же образом вносятся записи об исправлении ошибок.

Работа по совместительству. Образец заполнения трудовой книжки

Должностные лица кадровых служб часто ошибаются при внесении записей о работе по совместительству. Как говорит Инструкция по заполнению книжек, сведения о совместительстве работника указываются по его желанию. Причем запись делает должностное лицо предприятия, на котором работа для владельца книжки считается основной. Сведения о совместительстве переписываются из принесенных работником справок.

В случае возникновения ситуации, когда работник-совместитель переходит на эту работу как на основную, вначале оформляется увольнение на основном рабочем месте, затем - увольнение на должности по совместительству. Далее вносятся сведения о приеме человека на работу, которая ранее была для него совместительством. Если в трудовой не было записи о такой работе, то здесь еще проще. На листе трудовой будут фигурировать только две записи: увольнение с основной работы и прием на новое место. Наиболее часто при переходе работника с работы по совместительству на основное место кадровики оформляют перевод работника. Исправление ошибки в трудовой книжке в этой ситуации выглядит так.

Ошибочно внесенная запись:

13. Переведена с должности кассира на должность бухгалтера-экономиста, распоряжение № 126 от 15. 08. 2015 г.

Грамотное исправление:

14. Запись под номером 13 считается недействительной. Уволена с работы с должности кассира по собственному (личному) желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, распоряжение № 127 от 15. 08. 2015 г .

Записи производятся работником кадровой службы или лицом, назначенным руководителем, которое отвечает за трудовые книжки и их ведение.

Увольнение работающего по собственному желанию. Примеры заполнения трудовых книжек

Записи об освобождении от должности (разрыве трудового договора) должны производиться следующим образом:

Необходимо знать, что в ситуации, когда в трудовую книжку вносятся сведения ошибочно, зачеркивание неточных или неправильных, а также недействительных записей недопустимо. Далее показано, как правильно делаются исправления в трудовой книжке. Образец дает представление об исправлении записи в случае внесения некорректной даты увольнения.

Общество с дополнительной ответственностью «Заря»

(ОДО «Заря)

2. 02. 05. 2015. уволена по собственному (личному) желанию, пункт 3, часть 1 ст. 77 ТК РФ

Делопроизводитель Петров В. И. (печать)

Сидоренко В. И.

Общество с дополнительной ответственностью «Заря»

(ОДО «Заря»)

3. 03. 05. 2015 г. Запись под номером два недействительна.

4. 03. 05. 2015. уволена по собственному желанию, пункт 3, часть 1 ст. 77 ТК РФ

Делопроизводитель Петров В. И. (печать)

Сидоренко В. И.

Когда инициатива увольнения принадлежит работодателю

Наиболее часто возникают ошибки при формулировке причины увольнения. Ниже приводятся правильные примеры заполнения трудовых книжек:

«Действие трудового договора прекращено по инициативе работодателя (сокращение штатов), п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

«Действие трудового договора прекращено по инициативе работодателя по результатам испытательного срока, часть первая статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации».

Как заполняется трудовая книжка в случае восстановления бывшего работника на прежнем месте

Если сотрудник решением суда был признан незаконно уволенным, запись о восстановлении производится по тем же правилам исправления ошибок, которые были рассмотрены, с добавлением в графу 4 разворота книжки (сведений о работе), реквизитов решения суда. Образец заполнения трудовой книжки в этом случае приведен ниже.

«Запись под номером пять недействительна. Приказ №12 от 13. 06. 2015, решение Пресненского суда г. Сыктывкара от 10.06.2015 по делу № 123/32353».

Как заполняется трудовая книжка в случае предоставления отпуска, за которым следует увольнение

В этом варианте датой увольнения (освобождения от должности) считается последний день отдыха (отпуска). Исправление ошибки в трудовой книжке (образец формулировки) выглядит таким же образом, как и при разрыве трудового договора (освобождении от работы по личному (собственному) желанию работающего), с той лишь разницей, что дата документа, на основании которого работодатель увольняет работника, и дата увольнения совпадать не будут.

Записи в трудовой книжке об увольнении

О.Н. Русакова .

журнал «Зарплата » № 4/2009

Работники увольняются по разным причинам. Какие записи нужно сделать в каждом конкретном случае, мы расскажем в статье.

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора нужно вносить в соответствии с формулировками Трудового кодекса. При этом необходимо сослаться на соответствующие статью, часть, пункт статьи данного документа или иного федерального закона. Такое правило установлено в статье 84.1 Трудового кодекса. Однако нередко на практике при внесении в трудовую книжку записей об увольнении возникает, например, вопрос, какую запись следует сделать при увольнении по собственному желанию. К сожалению, единого подхода к этой проблеме нет.

Увольнение по собственному желанию

Многие кадровики следуют указанию пункта 5.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, которая утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). Они вносят запись: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Другие опираются на требования статьи 84.1 Трудового кодекса. В этом случае запись будет такой: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

После внесения записи об увольнении работник должен с ней ознакомиться и расписаться в трудовой книжке. Он может поставить подпись ниже подписи кадровика или же сделать собственноручную запись «Ознакомлен» и поставить подпись (образец ниже).

Если работник увольняется по собственному желанию по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием данных причин. Об этом говорится в пункте 5.6 Инструкции.

Основанием для внесения подобных записей может быть заявление сотрудника о том, что ему необходимо ухаживать за ребенком до 14 лет, для работницы — справка с места работы мужа о его переводе на работу в другую местность. В зависимости от причины увольнения необходимо внести соответствующую запись (образец ниже).

Если работник увольняется в порядке перевода

В пункте 5 статьи 77 Трудового кодекса установлено несколько оснований увольнения в порядке перевода к другому работодателю:

— по просьбе сотрудника

— с его согласия.

От того, на каком основании увольняется работник, зависит запись в трудовой книжке (образец см. на с. 112 и 113). Об этом говорится в пункте 6.1 Инструкции. В новой организации при приеме на работу также надо указать, что работник принят в порядке перевода, но причину — по просьбе работника или с его согласия — уже указывать не надо (образец см. ниже).

Обратите внимание!

Несмотря на то что Трудовой кодекс действует уже семь лет, трудовые книжки до сих пор заполняются с ошибками. При внесении записи об увольнении в них дают ссылку на статью 80 ТК РФ. Она не является основанием для увольнения, а лишь регламентирует порядок расторжения трудового договора по собственному желанию работника. Данный способ оформления записи об увольнении создает проблемы не только работнику, но и работодателю, ведь при приеме на новое место работы сотрудника попросят, чтобы такую запись исправили на прежнем месте работы сотрудника.

Образец записи об увольнении работницы по собственному желанию

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: особенности заполнения

Все предприятия сталкиваются в своей деятельности с трудовыми книжками. Ведь на каждого работника нужно вести такую книжку. Но как вести, в каком порядке?

Об этом мы расскажем в сегодняшней статье.

Основные аспекты ведения ТК

На кого ведутся ТК? ТК ведутся на всех работников, работающих на предприятии или у физического лица более 5 дней ( ст. 48 КЗоТ, п. 1.1 Инструкции № 58 ). ТК для совместителей ведутся только по месту основной работы ( п. 1.1 Инструкции № 58 ). Причем запись о работе по совместительству делается по месту основной работы только по желанию работника - отдельной строкой ( п. 2.14 Инструкции № 58 ). Об особенностях заполнения ТК на совместителей расскажем ниже.

Таким образом, записи в ТК вносит работодатель по основному месту работы . У него ТК и хранится, поскольку он ее ведет (исключение — работник у ФЛП: его ТК хранится у него см. Почту недели на с. 46 этого номера).

Кто впервые заполняет работнику ТК? Первое заполнение ТК осуществляет работодатель, работа у которого для работника является первым основным местом работы. Если же лицо, нанимаемое на работу, уже работало ранее, оно должно предъявить новому работодателю уже открытую ТК. Правда, узнать об этом факте работодатель может только от самого работника, поскольку обязанности или требования проверять такие данные у работодателя нет. Если работник уже имеет открытую ТК. но во время приема на новую работу скрывает этот факт, работодателю также придется завести ему новую ТК.

Лица, нанимаемые впервые и не имеющие ТК. должны предъявить паспорт, диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке. Бывшие военнослужащие предъявляют военный билет, а освобожденные с места отбывания уголовного наказания обязаны предъявить справку об освобождении ( п. 1.4 Инструкции № 58 ). Им работодатель оформляет ТК не позднее 5 дней после принятия на работу ( ст. 48 КЗоТ ). Наверняка имеются в виду календарные дни. Однако, исходя из того, что ТК ведутся на всех работников, которые работают более пяти дней (ст. 48 КЗоТ ), и с учетом того, что в п. 2.2 Инструкции № 58 отмечается о недельном сроке ее заполнения со дня принятия на работу, можно говорить, что в ст. 48 КЗоТ идет речь о рабочих днях, ведь при пятидневной рабочей неделе 5 рабочих дней как раз и будут недельным сроком.

Если последний день срока приходится на выходной, праздничный или другой нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший рабочий день ( ст. 241 1 КЗоТ ). Этот факт нужно учитывать.

Как следует из разделов 6 и 7 Инструкции № 58, работодатель должен самостоятельно приобретать бланки ТК и заполнять их на работников, которые впервые принимаются на работу. Стоимость бланка взимается с работников ( п. 6.1 Инструкции № 58 ). Из содержания п. 7.2 Инструкции № 58 следует, что работник должен внести средства за бланк в кассу работодателя. Хотя практикуют также удержание ее стоимости из зарплаты. Мы рекомендуем стоимость ТК именно удерживать из зарплаты, а не получать в кассу, поскольку налоговики при проверках могут настаивать на необходимости проведения продажи ТК через регистраторы расчетных операций.

В случае, когда бланк ТК принесет сам работник, на первый взгляд, это может показаться нарушением порядка выдачи ТК. Но поскольку обязанность работодателя относительно выдачи ТК по первому месту работы четко не прописана ни в ст. 48 КЗоТ. ни в Инструкции № 58. вряд ли возможно рассматривать данный случай как нарушение порядка выдачи ТК. Поэтому, на наш взгляд, за это работодателя нельзя привлечь к ответственности.

На каком языке заполнять ТК? Согласно п. 2.1 и п. 4.1 Инструкции № 58 ТК заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках . Вместе с тем Минтруда в своем письме от 19.10.05 г. № 09-488-к отмечает, что в соответствии со ст. 10 Конституции Украины и Законом Украины «О языках в Украинской ССР» от 28.10.89 г. № 8312-XI государственным языком является украинский, и ведение делопроизводства и заполнение трудовых книжек осуществляются на государственном языке. Поэтому, по мнению Минтруда, ТК должна заполняться согласно действующему законодательству,

т. е. на украинском языке.

На наш взгляд, нужно придерживаться норм Инструкции № 58 и заполнять ТК на двух языках. Таким образом, все записи в ТК дублируются на двух языках и заверяются отдельно оба текста. Однако, если ТК будет заполнена лишь на украинском языке, то от ответственности можно «открещиваться» письмом Минтруда от 19.10.05 г. № 09-488-к.

Например, если мы заполнили первую страницу данными о работнике ТК на украинском, то аналогичная страница под номером 33 должна быть заполнена такими же данными на русском. То же касается и других страниц и записей.

Какой ручкой выполняются записи в ТК? Записи выполняются ручкой шариковой или с пером, чернилами черного, синего или фиолетового цветов ( п. 2.4 Инструкции № 58 ).

Какой формы должна быть ТК? Форма бланка ТК и вкладыша к ней утверждена постановлением № 301. а правила ее заполнения прописаны в Инструкции № 58. Однако если работник, нанимаемый на работу, ранее работал и предоставляет заполненную ТК прежнего формата (1938 или 1974 годов), менять ее на новую форму не нужно ( п. 1 постановления № 301 ).

Если в ТК заполнены все страницы и она дополняется вкладышем (о вкладыше скажем ниже), то независимо от того, какую ТК имеет работник, применяется вкладыш нового формата.

Процедура заполнения ТК. Прежде всего выдается соответствующий приказ (распоряжение) о принятии, увольнении и т. п. И уже на основании приказа делается запись в ТК. Кроме того, данная запись дословно дублируется в Личной карточке работника ( типовая форма № П-2* п. 2.5 Инструкции № 58 ).

* Форма утверждена совместным приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.09 г. № 495/656. О ее заполнении читайте в статье «Личная карточка работника: новая форма с 2010 года» // «БН», 2010, № 6, с. 44.

Основаниями для записей в ТК являются также справки других предприятий и организаций о работе, учебе, службе в ВСУ и т. п. При наличии справок параллельно составлять приказ (распоряжение) не нужно, основанием являются именно данные этих документов.

Порядок учета ТК. Работодатель отдельно ведет учет заполненных ТК работников и учет приобретенных бланков ТК ( раздел 7 Инструкции № 58 ). Первые — в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ( типовая форма № П-10 ), которую ведет отдел кадров или другое аналогичное подразделение. Вторые — в Книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним ( типовая форма № П-9 ), которую ведет бухгалтерия. Бланки ТК в бухгалтерии учитываются как документы строгой отчетности .

Где должна находиться ТК и когда и как она возвращается работнику? ТК хранятся у работодателя по основному месту работы ( п. 3 постановления № 301 ). Исключением является работодатель — физическое лицо, в таком случае ТК хранятся у работников ( п. 2.20-1 Инструкции № 58 ).

Работодатель должен вернуть ТК работнику только при увольнении — в день увольнения ( п. 4.1 Инструкции № 58 ).

Как видим, возможность выдачи работникам ТК на руки до момента увольнения не предусмотрена (см. также письмо Минтруда от 03.07.08 г. № 2022 ). Хотя необходимость такая иногда возникает, например, ТК могут требовать органы МВД, ПФУ и т. п. В данном случае работодатель должен выдать работнику заверенные выписки из ТК. как это предусмотрено п. 2.7 Инструкции № 58. Хотя вопреки данному положению выдачу ТК иногда практикуют — на основании заявления работника, с отметкой в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и Личной карточке работника.

В любом случае, получая при увольнении ТК. работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и в Личной карточке работника. Хотя если по каким-либо причинам работник не может лично получить ТК в день увольнения, он может написать заявление на имя руководителя с просьбой направить ТК по его почтовому адресу. При наличии такого заявления или другого письменного документа ТК в день увольнения или другой согласованный день посылается по адресу работника.

Если в день увольнения работника нет, работодатель обязан направить работнику почтовое уведомление с указанием необходимости получения ТК ( п. 4.2 Инструкции № 58 ). И сделать это очень важно. Ведь если в день увольнения работодатель по собственной вине не предоставит работнику ТК. он обязан будет за все время от дня увольнения до дня выдачи ТК уплатить работнику средний заработок ( п. 4.1 Инструкции № 58 ). В таком случае днем увольнения будет день выдачи ТК. Причем о новом дне увольнения следует издать новый приказ и на его основании сделать новую запись об увольнении в Личную карточку работника и ТК. А предыдущая запись будет считаться недействительной.

Иногда работодатели по каким-либо собственным мотивам отказываются выдать ТК увольняемому работнику. Как отмечено в письме Минтруда от 12.01.05 г. № 06-4/3, данное нарушение относится к грубым нарушениям законодательства о труде. А потому к ответственному должностному лицу работодателя может быть применена уголовная ответственность, предусмотренная ст. 172 УКУ, — штраф до 850 грн. или лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью сроком до 3 лет, или исправительные работы сроком до 2 лет. Если данное нарушение совершено по отношению к несовершеннолетнему, беременной женщине или матери ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида, ответственность увеличивается — штраф от 850 до 1700 грн. или лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью сроком до 5 лет, или исправительные работы до 2 лет, или арест до 6 месяцев.

Чтобы добиться справедливости, работник, права которого нарушены, может обращаться в комиссию по трудовым спорам (если она создана на предприятии), в местный отдел инспекции по труду, прокуратуру или непосредственно в суд.

Общие правила заполнения

Какие сведения о работнике заносят в ТК? В ТК заносят ( п. 2.2 Инструкции № 58 ):

— сведения о работнике: фамилия, имя и отчество, дата рождения (первая страница ТК )

— сведения о работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении ( раздел ТК «Сведения о работе »)

— согласно п. 2.18 Инструкции № 58 время прохождения службы в воинских формированиях, учебы в вузе, ПТУ и т. п. работы в качестве членов колхоза, время ухода за инвалидами, пенсионерами, время получения безработными пособия по безработице (раздел ТК «Сведения о работе »)

— сведения о награждениях и поощрениях: о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины, поощрении за успехи в работе и других поощрениях в соответствии с действующим законодательством Украины (разделы ТК соответственно « Сведения о награждении» и « Сведения о поощрении »)

— сведения об открытиях, на которые выданы дипломы об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях (раздел ТК «Сведения о поощрении »)

— сведения о назначении пенсии (раздел ТК «Сведения о назначении пенсии »).

Какие сведения в ТК не заносят? Не заносят сведения об:

— участии работника в боевых действиях ( письмо Минтруда от 19.01.07 г. № 09-43 ). Такие данные заносят в личное дело работника, однако в ТК вносится время прохождения службы в воинских формированиях, в которое также может включаться период участия в боевых действиях

— наложенных на работника взысканиях ( п. 2.2 Инструкции № 58 )

— премиях, предусмотренных системой заработной платы, или выплатах, носящих регулярный характер ( п. 2.23 Инструкции № 58 )

— характере трудового договора, по которому принимается работник, — срочный или бессрочный. О срочном характере договора должно быть указано в приказе о принятии на работу ( письмо Минтруда от 29.05.07 г. № 126/13/133-07 ).

А теперь рассмотрим особенности заполнения каждого раздела ТК.

Заполнение первой страницы ТК . Эта страница заполняется ответственным лицом первого работодателя, который заводит ТК, в порядке, предусмотренном пп. 2.11 и 2.12 Инструкции № 58.

Здесь на основании паспорта или свидетельства о рождении указываются данные о работнике, полностью, без сокращений — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения. Работник заверяет все эти данные собственной подписью.

После этого ответственное лицо работодателя (инспектор по кадрам и т. п.) также ставит свою подпись и заверяет печатью предприятия или отдела кадров.

Если в данные о работнике следует внести изменения (например, работник изменил фамилию или обнаружена ошибка в этих данных и т. п.), то по месту последней работы прежняя запись зачеркивается одной черточкой и здесь же записываются новые данные ( п. 2.13 Инструкции № 58 ). Причем на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого делалось исправление (вид документа, его номер и дата), и ставится подпись руководителя или печать отдела кадров.

На наш взгляд, этих предусмотренных Инструкцией № 58 данных для исправления ошибки недостаточно. Наверное, нужно указывать также дату и причину исправления. Кроме того, в Инструкции № 58 указано, что ставится: подпись руководителя или печать отдела кадров. Хотя по общим правилам составления документов здесь нужно ставить как подпись руководителя (или другого ответственного лица, скажем, начальника отдела кадров), так и печать предприятия или отдела кадров. С учетом этих последних замечаний приведем пример исправления данных первой страницы (см. рис. 1). Во фрагменте исправляется фамилия в связи с заключением брака.

Отдельно отметим, что Инструкцией № 58 не установлено, в какой срок после изменения соответствующих данных нужно внести изменения в ТК. Поэтому понятно, что работник может предоставить документы на внесение изменений в любой срок после наступления соответствующего события. А исправления в ТК должны быть сделаны работодателем в недельный срок после получения документов, по аналогии со сроком для заполнения основных данных в ТК согласно п. 2.4 Инструкции.

Заполнение раздела ТК «Сведения о работе». Перед тем как заполнять данный раздел сведениями о работе у данного работодателя, сюда могут быть занесены другие сведения, необходимые для начисления пенсии. Для этого работник должен предоставить работодателю соответствующие документы, на основании которых и будут сделаны записи. Перечень таких сведений приведен в ст. 56 Закона № 1788. п. 2.18 Инструкции № 58. Это, например, прохождение службы в Вооруженных Силах Украины, учебы в вузе и т. п. То есть это соответствующие события, которые произошли с работником до найма на последнюю работу. В графе 2 записывают срок действия события, в графе 3 — соответствующее событие, а в графе 4 — документ, на основании которого сделана запись.

Кроме того, если работник до приема на работу на данное предприятие не имел трудового стажа, то перед первой записью в ТК в данном разделе в графу 3 «Принят» можно внести запись: « До приема на работу трудового стажа не имел». хотя внесение такой записи прямо не предусмотрено Инструкцией № 58.

После этого в графе 3 данного раздела записывают полное наименование предприятия, на которое нанимается работник. Например, если это ЧП «Конкорд», то пишут без сокращений, полностью — « Частное предприятие «Конкорд». Данная запись является своеобразным заглавием ко всем записям в ТК данного работодателя. Порядковый номер здесь не присваивается.

Под заглавием в графе 1 ставится порядковый номер записи. Применяется сквозная нумерация с начала заведения ТК. Например, если последняя запись сделана предыдущим работодателем под номером 5, то новая запись будет под номером 6 и так далее

В графе 2 ставится дата приема на работу, увольнения, перевода в формате «ЧЧ.ММ.ГГГГ» — число, месяц, год.

Графа 3 предназначена для сведений о работе, на которую принят работник, потом сюда же записывают данные о переводе, увольнении и т. п. В графе 3 пишется: «Принят или назначен в» такой-то цех, отдел, подразделение, на участок, производство с указанием их конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда (п. 2.14 Инструкции № 58).

Работу, профессию или должность, на которую принят работник, необходимо записывать согласно наименованиям, приведенным в Классификаторе профессий .

В графе 4 указывается название документа (приказ, распоряжение и т. п.), на основании которого сделана запись в ТК, его номер и дата.

Следовательно, работник принят на работу, в ТК сделана соответствующая запись. В дальнейшем в данном разделе могут быть записи о:

— переводе на другую постоянную работу на том же предприятии

— присвоении нового квалификационного разряда, ранга (для государственных служащих), переименовании должности, установлении второй и других профессий

— принятии присяги государственного служащего

— назначении бригадиром и освобождении от руководства бригадой

— запись о переименовании предприятия и т. п.

Напоследок делают запись об увольнении .

Записи о причинах увольнения в графе 3 должны осуществляться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства со ссылкой на соответствующие статью, пункт закона.

Например, при увольнении по собственному желанию в графе 3 запишут: « Уволен по собственному желанию, ст. 38 КЗоТ Украины ». Кстати, днем увольнения считают последний день работы. Например, если работника увольняют с 01.08.11 г. то в этот день он еще работает.

Под последней записью об освобождении в данном разделе ставится подпись ответственного лица и печать предприятия или отдела кадров.

Вариант заполнения раздела «Сведения о работе» приведен в таблице на с. 33 (пример 1) .

Заполнение раздела ТК «Сведения о награждении». Данный раздел заполняется аналогично предыдущему (см. п. 2.23. п. 2.24 Инструкции № 58 ).

Сначала в графе 3 указывается полное название предприятия.

Потом под заглавием-названием предприятия ставится порядковый номер в графу 1, дата награждения в графу 2.

В графу 3 заносятся данные о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины — кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой.

В графе 4 документ-основание внесения записи (название, номер, дата).

Нумерация в данном разделе не связана с нумерацией в предыдущем разделе. Например, если в предыдущем разделе последняя запись под номером 7, а в данном разделе имеем первую запись, то эта последняя будет под номером 1.

Заполнение раздела ТК «Сведения о поощрении». Сюда заносят сведения о:

— поощрении за успехи в труде

(в соответствии с утвержденными трудовым коллективом правилами внутреннего трудового распорядка)

— открытиях, на которые выданы дипломы

— изобретениях и рационализаторских предложениях, выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Премии, предусмотренные системой оплаты труда, и выплаты, имеющие регулярный характер, здесь не отражают.

Порядок заполнения данного раздела такой же, как и предыдущего.

Заполнение раздела ТК «Сведения о назначении пенсии». Здесь органами социального обеспечения ставится штамп « Пенсия назначена» — в случае назначения пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет ( п. 2.29 Инструкции № 58 ).

Вкладыш в ТК

Если страницы любого раздела ТК закончатся, записи придется продолжать во вкладыше ( раздел 3 Инструкции № 58 ). Как и форма ТК, форма бланка вкладыша также утверждена постановлением 301.

Вкладыш содержит все те же разделы, что и ТК. Поэтому и заполняется он так же, как и ТК.

Вкладыш вшивают в ТК . Без ТК он недействителен.

При занесении сведений в соответствующий раздел вкладыша продолжается порядковая нумерация записей ТК. Например, если в разделе ТК «Сведения о работе» последний порядковый номер 33, то в этом же разделе вкладыша первым номером будет 34.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) ТК сверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью « Выдан вкладыш» и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой следующей его выдаче должен ставиться второй штамп и указываться серия и номер вкладыша.

Дубликат ТК

Если ТК утеряна или стала непригодной (обгорела, разорвана, загрязнена и т. п.), по месту последней работы работника выписывается дубликат ТК ( раздел 5 Инструкции № 58 ).

В первом случае ( ТК утеряна) утерявшее лицо должно немедленно сообщить работодателю по последнему месту работы, написав в произвольной форме соответствующее заявление. Не позднее 15 дней (а в случае каких-либо осложнений и позднее) работодатель должен выписать другую ТК (дубликат) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Во втором случае ( ТК стала непригодной) на первой странице непригодной ТК делается надпись « Вместо выдан дубликат». а ТК возвращается ее владельцу. В дальнейшем должен использоваться только дубликат.

Если потеря или непригодность ТК случилась по вине работодателя, дубликат выписывается за его счет ( п. 6.1 Инструкции № 58 ).

Записи в дубликат по месту последней работы осуществляют на основании ранее выданных приказов (распоряжений).

Если же работник до трудоустройства на последнее место работы работал, то в графу 3 раздела « Сведения о работе» на основании соответствующих документов заносится прежде всего общий трудовой стаж (количество лет, месяцев, дней, без уточнения мест работы) до момента трудоустройства на последнее место. Данные об общем трудовом стаже должны содержаться в Личной карточке работника (типовая форма № П-2) работодателя по последнему месту работы. Следовательно, основанием для заполнения соответствующих сведений в дубликате может быть Личная карточка работника.

Если работник предоставит Сведения о работе по отдельным периодам, то после сведений об общем трудовом стаже записывают данные о работе по таким периодам. Такими сведениями могут быть справки с предыдущих мест работы, которые работник сам собрал.

Если по отдельным периодам документально подтвержденных сведений не будет, в ТК они не заносятся.

Пример заполнения ТК см. в таблице на с. 33 (пример 2).

Нюансы заполнения в отдельных случаях

Заполнение ТК для студентов. Здесь есть три базовых варианта (см. п. 2.16. п. 2.17 Инструкции № 58 ).

1. Студент до момента поступления в учебное заведение работал и имеет ТК. на время поступления в заведение он нигде не работает.

Студент передает ТК заведению, которое может оставить ее у себя до момента окончания учебы. Если во время учебы студент где-то работал, то у работодателей он должен получить справки с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы. На основании таких справок заведение заполняет ТК. Кроме того, на основании соответствующих приказов заведения в ТК вносят сведения о времени учебы. Если же учебное заведение после зачисления студента возвращает ему ТК. при трудоустройстве работник-студент предоставляет ее своему работодателю.

2. Студент до момента поступления в учебное заведение не работал и не имел ТК.

Если студент дневного отделения при трудоустройстве на работу по основному месту не имеет ТК ( трудоустраивается впервые ), то его первый работодатель заводит на него ТК в общем порядке согласно ст. 48 КЗоТ и п. 2.2 Инструкции № 58 как для трудоустраивающегося впервые. ТК студента в данном случае хранится по месту основной работы, т. е. на предприятии, и может быть выдана лишь при его увольнении. Других оснований для выдачи ТК у работодателя нет. О том, что работа студентов не является совместительством . указывается в письме Минтруда от 26.10.05 г. № 09-503. Поэтому запись в ТК работника-студента вносит предприятие и заверяет своей печатью.

3. Студент до момента поступления в учебное заведение работал и продолжает работать ( ТК находится у работодателя).

В таком случае все записи в ТК о времени учебы и о работе во время учебы вносит на основании соответствующих справок первый после окончания учебы работодатель или же тот работодатель, у которого студент работал до момента поступления в заведение и продолжает работать и после окончания учебы.

Заполнение ТК на умершего работника. Как указано в п. 4.3 Инструкции № 58, ТК выдается на руки ближайшим родственникам умершего под расписку или направляется по их требованию по почте. Сказано очень скупо, потому расскажем, как это делается на практике.

Родственники или другие лица, осуществляющие погребение, предъявляют работодателю заявление с указанием факта смерти и просьбой выдать ТК (на руки или по почте), зарплату и т. п. К заявлению прилагается надлежащим образом заверенная копия свидетельства о смерти (нотариально или самим работодателем, после ознакомления с оригиналом). Детальнее читайте в статье «Умер работник: оформление, налогообложение причитающихся выплат» // «БН», 2010, № 29, с. 32.

Работодатель издает соответствующий приказ о прекращении трудовых отношений с работником в связи с его смертью.

На основании приказа в графе 3

раздела « Сведения о работе» ТК и Личной карточке работника делают запись: « Работа прекращена в связи со смертью». Относительно заполнения графы 2 «Дата» укажем следующее. По мнению Минтруда, дата приказа о прекращении трудового договора, как правило, не совпадает с датой смерти. Впрочем, датой прекращения трудового договора, которую следует указать в графе 2 ТК , будет дата смерти работника, независимо от того, работал в этот день умерший или нет ( письмо Минтруда от 31.12.10 г. № 284/06/186-10).

ТК для совместителей. Выше мы уже указывали, что ТК на совместителей ведется только по месту их основной работы.

Если работник работает по совместительству у работодателя по месту основной работы, то, конечно,

запись в ТК делают на основании соответствующих приказов о приеме на работу по совместительству и об увольнении. Если же работник работает по совместительству на другом предприятии, для осуществления записи в ТК придется брать на таком другом предприятии справку. Прямо о таком порядке в Инструкции не указано, однако это следует делать по аналогии (см. п. 2.16 Инструкции № 58). Справка составляется в произвольной форме (см. рис. 2). В ней указываются все необходимые данные для заполнения ТК. даты и номера приказов о приеме и увольнении, название предприятия, принимавшего по совместительству, а также сведения о приеме на работу и увольнении, которые указываются в графе 3 раздела « Сведения о работе» ТК.

Справку работник предоставляет в отдел кадров или ответственному работнику по месту основной работы. И на основании такой справки делается запись в ТК.

Логично, чтобы такая справка выписывалась в момент увольнения работника с работы по совместительству. Тогда записи о приеме и увольнении осуществляются в ТК одновременно (см. пример 3 в таблице на с. 33).

Выдача работнику трудовой книжки при увольнении

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Вопросы выдачи, ведения и хранения трудовой книжки урегулированы Кодексом законов о труде Украины (далее - КЗоТ Украины), постановлением КМУ от 27.04.93 N 301 и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников. согласно которым:

1. Трудовая книжка оформляется при первом приеме на работу работника.

2. Трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают на предприятии, в учреждении, организации всех форм собственности или у физического лица свыше 5 дней.

3. В случае заполнения всех страниц к трудовой книжке оформляется вкладыш.

4. В случае утери или порчи трудовой книжки работником ее дубликат выдается по месту последней работы.

5. При изменении работником фамилии, имени, отчества работодателем вносятся соответствующие изменения в трудовую книжку.

6. Трудовые книжки хранятся у работодателя, за исключением трудовых книжек работников, работающих у физических лиц - СПД, и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, няни, водители и др.), которые хранятся непосредственно у таких работников.

7. В трудовую книжку заносятся сведения о работе, поощрениях и награждениях за успехи в работе, сведения о взыскании в нее не заносятся.

8. При увольнении работника работодатель обязан в день увольнения выдать работнику надлежащим образом оформленную (с внесенной записью об увольнении с указанием причины и со ссылкой на закон) трудовую книжку под подпись в книге учета.

Именно нарушение последнего пункта со стороны работодателя является причиной трудовых споров. Ниже приведем примерный алгоритм действий работника, которому работодатель не выдал трудовую книжку в день увольнения.

Действия работника, если работодатель не возвращает трудовую книжку

Документы пакета:

Источники: blandoc.ru, vse-temu.org, www.audit-it.ru, buhgalter.com.ua, moepravo.ligazakon.ua