Нужно ли в трудовую книжку вносить запись о ведомственных наградах?

Журнал: Всё для кадровика

Год: 2011

Автор: Гущина Инна Александровна, Еремин Владимир Сергеевич

Тема: Документы кадровой службы

Рубрика: Есть проблема? Вот решение

Нормативные документы

Подскажите, пожалуйста, нужно ли в трудовую книжку работника вносить сведения о ведомственных наградах и благодарностях? У нас престижное образовательное учреждение, в котором трудятся высококвалифицированные педагоги, имеющие огромный стаж преподавательской работы. Некоторое время назад мы обратились с ходатайством о награждении наших заслуженных преподавателей ведомственными наградами. В торжественной обстановке им были вручены Почетные грамоты Министерства образования и науки РФ. Теперь вот не знаем, должны ли мы сведения о таких награждениях отразить в их трудовых книжках.

Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) в трудовую книжку работника, помимо прочего, вносятся сведения о награждениях за успехи в работе. Работодатель вправе самостоятельно определять, достоин его работник поощрения или нет, и в конечном счете именно он решает, награждать того или иного работника или нет. Но если решение о поощрении работника принято, издан приказ (распоряжение) работодателя о поощрении, соответствующую запись в обязательном порядке вносят в трудовую книжку работника. А поскольку именно трудовая книжка работника является основным документом о его трудовой деятельности и трудовом стаже, то внесение в нее сведений о награждениях за успехи в работе представляется необходимым и во всех смыслах логичным.

Пункт 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках») конкретизирует, сведения о каких именно поощрениях вносятся в трудовую книжку работника:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений

б) о награждении Почетными грамотами, о присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, Почетными грамотами, производимыми работодателями

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, Правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Как видим, речь идет не только о тех видах поощрения, которые применяются к работнику за трудовые заслуги его же работодателем (премии, ценные подарки и т. п.), но и о поощрениях более высокого уровня и важности. В частности, о награждении работника государственными наградами и присвоении государственных почетных званий.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Конкретный вид вручаемой работнику ведомственной награды определяется с учетом действующих положений о наградах, а также степени и характера трудовых заслуг и достижений работника

Порядок представления к награждению государственными наградами и вручения государственных наград определяются Положением о государственных наградах Российской Федерации (утв. Указом Президента РФ от 07.09.2010 № 1099 «О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации»).

Медали, грамоты, почетные звания, присуждаемые гражданам от имени тех или иных министерств, не имеют статуса государственных наград. Такие аграды принято называть ведомственными

Вместе с указанным Положением Президентом РФ были утверждены статусы орденов Российской Федерации, положения о знаках отличия Российской Федерации, медалях Российской Федерации, почетных званиях Российской Федерации, описания названных государственных наград Российской Федерации и нагрудных знаков к почетным званиям Российской Федерации. Так, на нормативном уровне установлено, кто и за какие заслуги может быть представлен к почетным званиям «Заслуженный врач Российской Федерации», «Заслуженный работник здравоохранения Российской Федерации», «Заслуженный работник культуры Российской Федерации», «Заслуженный учитель Российской Федерации» и «Заслуженный работник высшей школы Российской Федерации». Но все это касается именно государственных наград и государственных почетных званий.

Ведомственные награды и знаки отличия за добросовестную и безупречную работу вручаются работникам предприятий и учреждений различных отраслей. Например, различные ведомственные награды, утвержденные соответствующими министерствами, предусмотрены для работников социальной сферы, здравоохранения, сферы образования, для работников транспорта, нефтяников, строителей, горняков, работников культуры и т. д.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Решение о возбуждении ходатайства о награждении ведомственной наградой принимается по общему правилу трудовым коллективом по месту работы представляемого к награде

Каждое министерство определяет свой перечень ведомственных наград, утверждает положения о таких наградах, определяющие условия и порядок представления к ним.

Так, положение о Почетной грамоте Министерства образования и науки РФ утверждено приказом Министерства образования и науки РФ от 03.06.2010 № 580 «О ведомственных наградах Министерства образования и науки Российской Федерации».

Почетная грамота вручается работникам Министерства образования и науки РФ, работникам органов исполнительной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления, осуществляющих управление в сфере образования и (или) науки, работникам образовательных и научных организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.

По своей сути такая Почетная грамота является мерой ведомственного поощрения для педагогических и научных работников за добросовестный и эффективный труд в системе образования или успехи в научной деятельности. При этом грамотой награждаются работники, имеющие стаж работы в соответствующей организации или органе не менее пяти лет.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Ведомственные награды вручаются в торжественной обстановке, обычно по месту работы работника

Итак, ведомственные награды не являются государственными наградами, а также не предусмотрены локальными нормативными актами организаций в качестве мер поощрения работника, но как меры ведомственного поощрения за успехи в трудовой деятельности также в обязательном порядке учитываются в трудовой книжке работника.

В контексте п. 24 Правил о сведениях о поощрении, вносимых в трудовую книжку работника, ведомственные награды за трудовые заслуги относятся к числу других видов поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации (в случае с Почетной грамотой Министерства образования и науки РФ - приказом Министерства образования и науки РФ от 03.06.2010 № 580 «О ведомственных наградах Министерства образования и науки Российской Федерации»).

Кроме того, в п. 6 Положения о Почетной грамоте Министерства образования и науки Российской Федерации, утвержденного упомянутым выше приказом, сказано, что в трудовую книжку награжденного вносится запись о награждении такой грамотой.

Следует иметь в виду, решение о награждении ведомственной наградой (Почетной грамотой) принимает Министерство образования и науки РФ, а не работодатель. И оформляется оно специальным приказом, подписанным самим министром или замминистра.

Именно на основании данного приказа (его оригинала или предоставленной работником копии) работодатель обязан внести соответствующую запись о поощрении ведомственной наградой в трудовую книжку работника (пример 1 ).

Срок внесения такой записи в нормативном порядке не определен. С одной стороны, в п. 10 Правил сказано, что все записи о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока. С другой - по смыслу существующей формулировки получается, что данное требование о сроке относится только к тем поощрениям за труд, которые применяются работодателем, и не касается поощрений государственными или ведомственными наградами. На наш взгляд, в сложившейся ситуации запись о награждении работника Почетной грамотой работодатель должен произвести в разумный срок.

ЭТО ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Государственные награды Российской Федерации - высшая форма поощрения граждан за заслуги в области государственного строительства, экономики, науки, культуры, искусства и просвещения, в укреплении законности, охране здоровья и жизни, защите прав и свобод граждан, воспитании, развитии спорта за значительный вклад в дело защиты Отечества и обеспечение безопасности государства за активную благотворительную деятельность и иные заслуги перед государством.

Государственную наградную систему Российской Федерации составляют ордена Российской Федерации, знаки отличия Российской Федерации, медали Российской Федерации, почетные звания Российской Федерации и, конечно же, звание Героя России

Запись о награждении работника за трудовые заслуги ведомственной наградой в обязательном порядке заносится в его трудовую книжку и личную карточку на основании соответствующего приказа о награждении.

Вот вроде бы и все, что касается трудовой книжки. Добавим лишь пару слов 1 о личной карточке работника. Без сомнения, сведения о награждении ведомственной наградой также необходимо внести в личную карточку работника, в раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания». В карточке будет достаточно указать наименование награды, наименование, номер и дату приказа о награждении (пример 2 ).

Запись о ведомственной награде в трудовой книжке

ПРИМЕР 2

Запись о ведомственной награде в личной карточке

Документы о награждении

Прежде чем осуществить заказ на изготовление медалей и бланков наградных документов частным фирмам, в Верховном командовании Вермахта (OKW - Oberkommando der Wehrmacht) возникала задача, связанная с необходимостью сбора информации о количестве представляемых к награждению лиц. Требования о потребностях в медалях и документах собирались непосредственно в Президентской канцелярии фюрера через Армии, Воздушные флоты и командующих Вермахта. Сам процесс изготовления документов и медалей, распределение и доставка их в части, требовал определенного времени. Чтобы избежать затягивания процесса награждения, было принято решение о вручении лент, до непосредственного получения медалей.

Запись о награждении Восточной медалью в военном билете (Wehrpass) .

Запись о награждении Восточной медалью (нижняя запись)

в служебном удостоверении РАД (Reichsarbeitsdienst dienstausweis)

Позднее, вместе с медалью, лицу, представленному к награде, вручалось Удостоверение о награждении. Но известны случаи, когда в подразделения не поступали даже ленты. Выходом из этой ситуации было решение командиров частей вместе с записью в солдатскую книжку вручать Временный документ владения (как правило, документ был за подписью командира подразделения, печатался на обычном листе на печатной машинке, и подпись скреплялась печатью подразделения).

Известны нестандартные бланки Удостоверений о награждении характерные лишь для некоторых соединений частей и подразделений. По всей видимости, их также можно отнести к временным документам владения. Эти бланки изготовлены с использованием различных орнаментов, рисунков, цвета, а в качестве шрифта используется, как правило, готический шрифт. Большая часть свидетельств о награждении на нестандартных бланках была датирована июлем 1942 года (подразумевается дата приказа о награждении, а не дата вручения награды). Но встречаются свидетельства о награждении на нестандартных бланках датированные августом, сентябрем и ноябрем 1942 года. Появление нестандартных бланков свидетельств о награждении вызвано, по-видимому, стремлением командования некоторых соединений без промедления выполнить инструкцию ОКВ о награждении Восточной медалью, а также наличием в их распоряжении печатного оборудования или возможности сделать заказ на печать бланков типографии. Известны следующие типографии, осуществлявшие печать нестандартных бланков: C. Heinrich, Dresden Heidelberger Gutenberg-Druckerel  GmbH Hermann Beyer & Sohne (Beyer & Mann)  Langensalze Korpskartenstelle (mot) 456 (456 моторизованное  корпусное топографическое отделение). Стоит отметить, что бланки, отпечатанные 456 моторизованным картографическим отделением наиболее интересны по своему оформлению.

Работник просит внести в трудовую книжку запись о награждении медалью спустя 17 лет, какую дату поставить в графе 2?

Вопрос

Добрый день. Разъясните, пожалуйста: работник в 1997 году награжден медалью В помять 850-летия Москвы, запись в трудовой книжке своевременно не сделана. Я, внося запись в раздел Сведения о награждениях, какую дату должна проставить в графе 2? Награждение производилось согласно указу Президента РФ от 26.02.1997 (на этот документ я ссылаюсь в графе 4). Мне неизвестна дата награждения. В Указе определено: ..4. Мэрии Москвы разработать правила и порядок вручения медали. и произвести её вручение от имени Президента РФ в 1997 году начиная с 1 мая. Согласно Правилам запись в трудовую книжку должна быть внесена в недельный срок с момента награждения. Если запись вносится спустя 17 лет - какая дата указывается в таких случаях - дата Указа (26.02.1997)? (В удостоверении к медали также отсылка только к Указу Президента №132 от 26.02.1997).

Ответ

К сожалению, из вашего вопроса не понятно, с какой целью работник просит внести данную запись в трудовую книжку. Следовательно, мы можем только предположить, что он оформляет звание Ветеран труда.

Таким образом, если ваш работник проживает на территории г. Москвы, то в данном случае работник может подтвердить получение медали В память 850-летия Москвы предоставив в Пенсионный фонд удостоверение и архивную справку с указанием в ней номера и даты протокола о вручении медали. При этом, вносить запись в трудовую книжку в данном случае нет необходимости.

Если же ваш работник проживает за пределами города Москвы, то да, такая коллизия существует, и Пенсионные фонды требуют также предоставление трудовой книжки с записью о вручении работнику указанной медали.

Также необходимо отметить, что из вашего вопроса не понятно кто вручал награду работнику.

В соответствии с Указом Президента РФ от 26.02.1997 № 132 О медали В память 850-летия Москвы вручение медали В память 850-летия Москвы производится:

жителям Москвы - руководителями предприятий, учреждений, организаций, органов исполнительной власти г. Москвы

гражданам Российской Федерации, проживающим за пределами города Москвы, - руководителями органов государственной власти субъектов Российской Федерации

иностранным гражданам - послами Российской Федерации, Мэром и членами Правительства Москвы.

Следовательно, если работнику была вручена медаль другим работодателем, то фактически у вас нет оснований вносить данную запись в трудовую книжку. Однако, если работник очень просит то вы можете пойти ему на встречу, но попросив предоставить архивную справку с указанием в ней номера и даты протокола о вручении медали. То есть, работник должен подать заявление в организацию либо орган, выдавший ему данную награду ( В отдел наград управления кадров и государственной службы Правительства Москвы. 103032, Москва, ул. Тверская, 13), с просьбой предоставить ему архивную справку в которой указать номер и дату протокола о вручении ему награды. В заявлении нужно указать. кем произведено вручение награды.

При этом, необходимо отметить, что законодательство не содержит порядка внесения в трудовую книжку пропущенных записей, следовательно порядок внесения сведений о награждении будет следующий:

- в графе 3 раздела Сведения о награждении трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии)

- ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника)

- в графе 2 указывается дата награждения. Однако, в связи с тем, что работник только сейчас предоставил документы о награждении, то вам необходимо отразить в данной графе текущую дату. Также, во избежание различных недоразумений рекомендуем вам составить акт о предоставлении работником данных документов, который будет подтверждением того, что это работник предоставил подтверждающие документы только сейчас, а также опросите работника предоставить вам письменное заявление с просьбой внести данную запись в трудовую книжку с указанием настоящей даты

- в графе 3 укажите когда и кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой

- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер, т.е. в вашем случае это будет Указ Президента РФ от 26.02.1997 № 132 О медали В память 850-летия Москвы и архивная справка.

Образец внесения записи см. ниже по тексту.

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как внести записи о работе в трудовую книжку

Запись о награждении

За время работы в организации сотрудник может быть награжден. В трудовую книжку вносите сведения о следующих награждениях (поощрениях) за трудовые заслуги сотрудника:

о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений

о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организацией, в которой сотрудник работает

о других видах поощрения, предусмотренных законодательством, коллективными договорами, Правилами трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, которые предусмотрены действующей в организации системой оплаты труда или выплачиваются на регулярной основе, в трудовые книжки не вносите.

Запись о награждении (поощрении) в трудовую книжку сотрудника внесите в следующем порядке. Вначале в графе 3 раздела Сведения о награждении в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всей трудовой деятельности сотрудника). В графе 2 укажите дату награждения. В графе 3 напишите, кем награжден сотрудник, за какие достижения и какой наградой. В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого внесена запись.

Ситуация: Какие записи о работе в трудовой книжке нужно заверить подписями и печатью

Подписями и печатью нужно заверить только записи об увольнении с работы. После записи об увольнении ставится печать организации, подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись владельца книжки. Так закрывается блок записей, сделанных в данной организации. Об этом сказано в пункте 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .

Записи о переводах внутри организации, работе по совместительству, присвоении дополнительной профессии и т. п. печатью и подписями заверять не нужно.

Имейте в виду, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью нужно ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке по форме № Т-2. в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку ( п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ). Форма личной карточки утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .*

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Утверждена

постановлением Правительства РФ

от 16 апреля 2003 г. № 255

Записи в трудовой книжке

Содержание

Запись в трудовой книжке о военной службе, об обучении

Оформление в трудовой книжке записи о военной службе

В графе 1 раздела Сведения о работе проставляется порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи (число, месяц, год - цифрами), в графе 3 - период и место службы, например: С 20.10.2004 по 10.10.2006 находился в рядах Российской Армии, в графе 4 - наименование документа (основания внесения записи) - военный билет, его серия и номер.

Оформление в трудовой книжке записи об обучении

Записи о времени обучения в ВУЗе, начиная с 01.12.2003 года, уже не вносятся в трудовую книжку.

Вносятся сведения об обучении на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации.

В графе 1 раздела Сведения о работе проставляется порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи (число, месяц, год - цифрами), в графе 3 - период и место обучения, например: В период с 03.11.2011 по 24.11.2011 обучался на курсах повышения квалификации в Московском институте открытого образования, в графе 4 - наименование приказа руководителя либо другого документа (основания внесения записи), его дата и номер.

Запись в трудовой о приеме на работу

При приеме на работу в графе 3 раздела Сведения о работе указывается полное и сокращенное (при его наличии) наименование организации либо полное наименование индивидуального предпринимателя - его фамилия, имя отчество. Следует отметить, что данная запись не нумеруется.

Затем ниже следует непосредственно запись о приеме: в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 - дата приема (число, месяц, год - цифрами), в графе 3 - запись Принят/а в отдел <наименование структурного подразделения> на должность <наименование должности>, в графе 4 - наименование документа (основания внесения записи), его дата и номер.

Запись в трудовой о переводе

При переводе на другую должность внутри одной и той же организации в графе 1 раздела Сведения о работе проставляется порядковый номер записи, в графе 2 - дата перевода (число, месяц, год - цифрами), в графе 3 - запись Переведен/а в отдел <наименование структурного подразделения> на должность <наименование должности> или Назначен/а на должность <наименование должности>, в графе 4 - наименование документа (основания внесения записи), его дата и номер.

Временные переводы в трудовую не записываются.

Запись об увольнении, увольнении переводом в трудовой книжке

При расторжении трудового договора в графе 1 раздела Сведения о работе проставляется порядковый номер записи, в графе 2 - дата увольнения (число, месяц, год - цифрами), в графе 3 - запись о причине увольнения со ссылками на соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации (ст. 77, 81 ТК РФ) или другого федерального закона, в графе 4 - наименование документа (основания внесения записи), его дата и номер. Датой увольнения считается последний день работы сотрудника.

Записи заверяются подписями работодателя или ответственного лица, печатью организации и подписью владельца трудовой книжки.

Записи о награждениях

При награждениях за трудовые заслуги в графе 3 раздела Сведения о награждении (поощрении) указывается полное и сокращенное (при его наличии) наименование организации либо полное наименование индивидуального предпринимателя - его фамилия, имя отчество. Следует отметить, что данная запись не нумеруется.

Затем ниже следует непосредственно запись о награждении: в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 - дата награждения (число, месяц, год - цифрами), в графе 3 - запись, чем награжден и за что, в графе 4 - наименование документа (основания внесения записи), его дата и номер.

Образец заполнения титульного листа можно просмотреть и скачать в статье Инструкция по заполнению трудовых книжек .

Документальное оформление поощрения сотрудника

Под поощрением за труд понимаются публичное признание трудовых заслуг, оказание почета отдельному работнику или группе работников, которые выражаются в форме применения установленных действующим трудовым законодательством мер поощрения, льгот и преимуществ.

Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает поощрение за добросовестное выполнение трудовых обязанностей. В соответствии со ст. 191 ТК РФ работодатель имеет право применять несколько видов поощрений одного или нескольких работников. Наиболее распространены несколько из них:

- объявление благодарности

- выплата премии

- награждение ценным подарком

- награждение почетной грамотой

- представление к званию лучшего в профессии.

Коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации могут быть предусмотрены и иные виды поощрений, например присвоение почетных званий ("лучший бухгалтер", "лучший слесарь", "заслуженный работник организации") и др. Федеральными законами в отдельных отраслях экономики утверждены уставы и положения о дисциплине (таможенная служба, морской транспорт, рыбопромысловый флот, железнодорожный транспорт и т.п.), которые также содержат положения о мерах поощрения (награждение ведомственными нагрудными знаками, присвоение почетных званий, занесение в книгу почета и др.). За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам. Следует учитывать, что премии, включенные в систему оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе, поощрением не являются.

Документальное оформление поощрения работников регламентируется локальными нормативными актами организации (коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о поощрениях, о премировании, о почетной грамоте, о доске почета и др.). В таких актах устанавливаются виды поощрения, статус и основания для применения каждого из них. В любом случае применяются два основных документа - представление к поощрению и приказ о поощрении.

Представление (вместо него иногда используют докладную или служебную записку) является документом-основанием для издания приказа. Кроме того, основаниями в этом случае могут служить докладные записки руководителя структурного подразделения, акты, решения профсоюзных органов, совета трудового коллектива.

Докладная (служебная) записка - документ, адресованный руководителю данной организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она используется для документирования внутренних связей организации (или учреждения), переписки между руководителем и работниками управленческого аппарата, структурными подразделениями и отдельными сотрудниками. Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе автора (должностного лица), либо по указанию (письменному или устному) руководителя. Она необходима, чтобы получить согласие руководителя на поощрение конкретного работника, определить его вид и статус, размер денежных выплат. Поэтому в тексте записки не только излагаются какие-либо факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Докладные, которые используют в пределах одной организации, обычно оформляют в компьютерном текстовом редакторе и распечатывают, однако часто их пишут и от руки.

Представление о поощрении является разновидностью докладной записки. Оно оформляется в структурном подразделении, подписывается его руководителем и адресуется руководителю организации. Текст представления состоит из двух частей: в первой из них дается общая характеристика работника, оценка его профессиональной деятельности и уровень квалификации, во второй - излагаются основание применения поощрения, его мотив и предлагаемый вид (приложение 1).

Необходимость визирования представлений, состав должностных лиц и последовательность согласования зависят от принятого в организации порядка движения кадровой документации. Например, бухгалтерия подтверждает наличие необходимых средств, заместитель руководителя организации, курирующий структурное подразделение, выносит согласие с мерой поощрения. Виза кадровой службы может быть необходима для подтверждения сведений о работнике. Последовательность визирования должна быть установлена в инструкции по делопроизводству, при отсутствии которой документы передают от младших должностных лиц старшим. Например, последовательность может быть такой: служба кадров, руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится работник, бухгалтерия, заместитель руководителя организации, курирующий работу данного структурного подразделения.

Кадровая служба передает представление руководителю организации для получения его резолюции, в которой необходимо отразить согласие с предлагаемой мерой поощрения, исполнителя и срок исполнения. Резолюция должна содержать подпись и дату.

На основании положительной резолюции кадровая служба готовит проект приказа о поощрении, текст которого оформляется в унифицированной форме N Т-11 (о поощрении нескольких работников - в форме N Т-11а). Пример этого документа представлен в приложении 2. Содержательная часть включает следующие сведения: фамилия, имя и отчество сотрудника, его табельный номер, должность (профессия), структурное подразделение. Далее излагается мотив поощрения, например награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, выполнение особо значимых заданий, юбилей и т.д. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.).

Следует иметь в виду, что при подготовке проекта приказа о поощрении следует соблюдать общее требование по заполнению любых унифицированных форм первичных учетных документов, изложенное в Постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации": все включенные в них реквизиты должны быть заполнены, удаление отдельных реквизитов не допускается. Это касается прежде всего стоимости ценного подарка, которая должна быть указана цифрами и прописью.

Награждение ценным подарком - единовременное поощрение работника, при котором ему вручается материальный предмет, представляющий для него интерес. Его стоимость включается в совокупный годовой доход сотрудника в порядке и на условиях, установленных действующим налоговым законодательством.

Проект приказа принято визировать в тех случаях, когда не проводилось согласование представления. Если на представлении имеются необходимые отметки, то визировать еще и приказ нецелесообразно - он сразу передается на подпись руководителю организации.

Унифицированными формами N Т-11 и N Т-11а, утвержденными Госкомстатом России, не предусмотрена процедура визирования - они не содержат соответствующей зоны. Однако при необходимости, например если порядок согласования приказов в конкретной организации установлен локальными нормативными актами, можно добавить необходимые реквизиты в унифицированную форму. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 визы располагают в нижней части листа на обороте подлинника приказа.

После того как приказ подписан руководителем, работник должен ознакомиться с ним под роспись. Распространена практика, когда содержание таких документов доводится до сведения коллектива.

Подлинник приказа остается на хранении в кадровой службе, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку и личную карточку работника унифицированной формы N Т-2 (приложение 3).

Пунктом 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", установлено, что в трудовые книжки вносятся сведения:

- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений

- о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями, и присвоении званий

- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Согласно п. 10 Правил основанием для записи о награждении, произведенном работодателем, в трудовой книжке является соответствующий приказ (распоряжение) работодателя не позднее недельного срока. При этом она должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Пример такой записи приведен в приложении 4.

Количество экземпляров приказа зависит от принятого в организации порядка формирования дел, но как минимум их должно быть два. Первый экземпляр остается на хранении в службе кадров, в деле с приказами, а копия передается в бухгалтерию для начисления на лицевой счет работника соответствующих денежных средств. Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то в них должны помещаться подлинники представлений и заверенные копии приказов. Если приказы о поощрении принято объявлять коллективу, необходимо сделать еще одну копию документа - для ознакомления.

Пример оформления представления о поощрении работника

Пример оформления приказа о поощрении

Пример занесения записи о поощрении в личную карточку работника

Пример оформления записи о поощрении в трудовой книжке

Источники: hr-portal.ru, ostmedaille.com, www.kdelo.ru, working-papers.ru, www.hrmaximum.ru