Вкладыш в трудовую книжку - это документ строгой отчетности, который выдается сотруднику работодателем в том случае, когда какой-то из разделов его трудовой заполнен полностью и нет пустого места для внесения новых записей. Он вшивается между ее последней страницей и задней обложкой. Купить вкладыш в трудовую книжку могут только юридические лица либо их представитель по доверенности, поэтому выдаются они сотруднику работодателем, а затем с работника взимается плата за его приобретение.
Данный документ имеет утвержденную форму и состоит из 9 разворотов Сведений о работе и 8 разворотов Сведений о награждениях. Количество вкладышей в трудовую неограниченно. При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки делается надпись либо ставится штамп Выдан вкладыш (как правило, в правом верхнем углу), указывается его серия и номер. Без трудовой книжки вкладыш является недействительным.
Неправильно заполненные вкладыши подлежат уничтожению с составлением определенного акта.
Как заполнить вкладыш в трудовую книжку
Оформление вкладыша осуществляется в том же порядке и по тем же правилам, что и трудовая книжка.
Заполнение титульного листа вкладыша производится на основании паспорта и документа об образовании работника. Датой заполнения считается фактическая дата оформления вкладыша. На первой странице указывается фамилия и подпись лица, ответственного за заполнение трудовых книжек, а также личная подпись работника - владельца трудовой.
Запись о выдаче вкладыша вносится в книгу учета движения трудовых книжек.
Нюансы вкладыша в трудовую книжку, на которые первостепенно необходимо обратить внимание
Трудовая книжка является обязательным и неотъемлемым элементом жизни современного человека. В ней фиксируется вся официальная рудовая деятельность, н основе которой впоследствии будет определён размер пенсионных выплат. С практической точки зрения вкладыш в трудовую книжку выдаётся лишь в случае, когда непосредственно сама трудовая книжка полностью заполнена и не осталось вовсе свободного места для внесения новых регистрационно-рабочих данных.
Этот вкладыш прикрепляется позади последней страницы трудовой книги фактически являясь её логическим продолжением. Приобрести вкладыш могут лишь юридические лица, а также их официальные представители. В связи, с чем вкладыш в трудовую выдаётся непосредственно работодателем, который взимает определённую плату с работника за её выдачу.
Заполнение вкладыша
В трудовом вкладыше 9-ть разворотов выделено для внесения данных о трудовой деятельности и 8-мь для заполнения сведений об награждениях. Количество трудовых вкладышей может быть неограниченное количество, но как правило, на практике вполне хватает и одного. Если выдан вкладыш, то непосредственно на самой трудовой книжке, а точнее, на её титульном листе в правом в верхнем углу указывается следующая информация: номер вкладыша, а также его серия.
В случае неправильного заполнения трудового вкладыша, он подлежит немедленному уничтожению, предварительно должен быть составлен соответствующий юридический акт.
Нумерация страниц в трудовом вкладыше должна являться продолжением непосредственно самой трудовой книжки. Скачать образец вкладыша в трудовую книжку не представляет практической сложности, главное следить за правильностью заполнения всех указанных положений.
Как вшить вкладыш в трудовую книжку
Содержание статьи
Оформление вкладыша в трудовую книжку следует производить, когда в одном из ее разделов закончилось место для записей. Для этого ответственному специалисту по кадрам необходимо знать, как вшить вкладыш в трудовую книжку.
Бланки вкладыша должны быть установленного образца и изготовлены только Объединением ГОЗНАК . Запас этих бланков постоянно должен быть в наличии у работодателя.
Вкладыш трудовой книжки - это отдельный документ, но он не является действительным без наличия самой трудовой книжки. Вкладыши оформляются по мере необходимости, и их количество может быть неограниченным.
Обычно такие бланки хранятся в бухгалтерии организации и для их получения специалисту по кадрам нужно составить заявку. В соответствии с этой заявкой бухгалтерия выдает специалисту по кадрам необходимое количество бланков вкладышей, которые следует зарегистрировать во всех полагающихся учетных документах.
В трудовую книжку следует вшить вкладыш, поставить оттиск соответствующего штампа «Выдан вкладыш» и указать его реквизиты.
Рекомендуемая последовательность при оформлении вкладыша
Перед тем, как приступить к процедуре вшивания вкладыша, специалисту по кадрам будет целесообразно произвести его заполнение. Сейчас объясним, почему.
Предположим, что специалист по кадрам будет выполнять оформление вкладыша в следующей последовательности:
получит бланк вкладыша в бухгалтерии,
зарегистрирует его в своей учетной книге,
вошьет его в трудовую книжку соответствующего работника,
поставит в этой трудовой книжке предусмотренный штамп «Выдан вкладыш»,
впишет реквизиты вкладыша в этот штамп,
заполнит титульный лист вкладыша,
впишет в необходимый раздел вкладыша сведения о работе или о награждениях данного работника.
Хорошо, если специалист по кадрам произведет заполнение вкладыша без единой ошибки. Но в любом случае не следует сбрасывать со счетов человеческий фактор. Этого специалиста могут отвлечь от его работы, обратившиеся по каким-то вопросам сотрудники организации или неожиданный телефонный звонок, что может привести к совершению ошибок при заполнении вкладыша.
Поскольку ошибочно внесенные записи в новый бланк вкладыша не подлежат исправлению, то данный бланк будет считаться испорченным, и потребуется его замена на другой бланк. Что необходимо будет сделать специалисту, допустившему ошибку? В нашем случае следует:
выпороть вкладыш из трудовой книжки,
составить акт об испорченном бланке вкладыша,
внести запись в трудовую книжку о недействительности штампа «Выдан вкладыш» с реквизитами испорченного бланка,
внести исправление в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них,
уничтожить испорченный бланк,
составить заявку на получение нового бланка вкладыша,
получить новый бланк вкладыша в бухгалтерии.
Затем процедуру оформления вкладыша необходимо будет повторить.
Следует учесть, что титульный лист трудовой книжки, где обычно ставится штамп о выданном вкладыше, не содержит дополнительного места для внесения исправлений и проставления новых штампов. Поэтому будет правильнее заполнить бланк вкладыша прежде, чем регистрировать, вшивать его и ставить штамп с реквизитами вкладыша в трудовую книжку.
Как вшивается вкладыш в трудовую книжку?
Правилами не установлено, куда вшивать вкладыш в трудовую книжку, также нет никаких указаний по поводу качества ниток, которые при этом будут использованы.
На практике вкладыш вшивают в конце трудовой книжки (между обложкой и последней страницей) толстой иглой с плотными нитками. Удобно будет развернуть вкладыш ровно посередине и вначале проколоть дырки шилом, а затем по готовым отверстиям пришить вкладыш к твердой обложке трудовой книжки несколькими стежками. Когда будет ясно, что вкладыш хорошо вшит, следует закрепить нитку, чтобы она со временем не ослабла и не распустилась.
Также можно вшивать вкладыш и при помощи швейной машинки с широким шагом стежка. Однако не в каждой организации есть такое оборудование. Главное условие при вшивании вкладыша – это то, чтобы он не мог случайно оторваться и выпасть из трудовой книжки, то есть, чтобы полностью была исключена вероятность его утери.
Вместе с этим материалом часто читают:
Заполняем вкладыш к трудовой книжке
Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Тем не менее при его заполнении возникает много вопросов, которые наша редакция часто получает от вас. Проанализировав запросы, мы подготовили статью, из которой вы узнаете, как правильно вшить вкладыш и поставить штамп о его выдаче, о порядке нумерации записей во вкладыше, что делать, если запись о работе попала не в тот раздел, и как поступить при смене фамилии сотрудника.
Оформляем правильно
Е сли в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее - Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша Сведения о работе - 9 разворотов, Сведения о награждениях - 8 разворотов.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью Выдан вкладыш и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.
Свернуть Показать
Анатолий Ещенко . начальник отдела Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда России:
В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами Выдан вкладыш. При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки (см. Пример 1).
Вкладыш в трудовую книжку
Кол-во просмотров этого документа
Содержание:
Вкладыш для трудовой книжки - документ, позволяющий получить дополнительное место в самой книжке, если все страницы уже заполнены. Между задней обложкой и последней страницей вкладыши вшиваются. Только юридическое лицо или его представитель по доверенности могут приобрести книжку. Работодатель даёт книжку сотруднику, затем с работника взимается плата за приобретение.
Присутствует утверждённая форма документа, в котором содержится 8 разворотов о награждениях и 9 разворотов сведений о работе. О выдаче вкладыша на книжке делается штамп. Сам вкладыш недействителен без книжки. Нумерация в трудовой книжке продолжается во вкладышах.
Как заполнить вкладыш в трудовую книжку
Заполнение титульного листа вкладыша производится на основании паспорта и документа об образовании работника. Датой заполнения считается фактическая дата оформления вкладыша. На первой странице указывается фамилия и подпись лица, ответственного за заполнение трудовых книжек, а также личная подпись работника - владельца трудовой.
Запись о выдаче вкладыша вносится в книгу учета движения трудовых книжек.
