Книга учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек предназначена отслеживания движения трудовых книжек сотрудников. Назначение любого регистрационного журнала или книги в систематизации информации, книга учета позволяет в нужный момент найти необходимый документ в кратчайшие сроки. В данной статье предлагаем скачать образец журнала учета трудовых книжек работников по ссылке в конце статьи.

Трудовые книжки предъявляются работниками при трудоустройстве на работу. Кадровый работник делает запись в трудовой книжке о приеме на работу и регистрирует ее в книге учета.

Форма журнала учета трудовых книжек утверждена Минтрудом России и к ее заполнению предъявляются определенные требования.

Скачать другие регистрационные журналы и книги: для регистрации командировочных удостоверений – скачать. для регистрации приказов – скачать образец. для платежных ведомостей – скачать .

Образец оформления книги учета трудовых книжек

Книга представляет собой таблицу, в которую вносятся сведения обо всех трудовых книжках персонала. Первая запись в журнал делается при приеме нового сотрудника.

Бланк журнала учета включает следующие графы:

Образец журнала можно скачать по ссылке ниже.

Скачать образец книги учета трудовых книжек – ссылка .

Порядок ведения трудовых книжек

Каковы общие правила заполнения трудовой книжки

Прежде всего следует отметить, что согласно ст. 48 КЗоТ и повторяющему ее п. 1.1 Инструкции № 58 трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника . Трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица более пяти дней . На лиц, которые работают по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы .

Форма бланка трудовой книжки утверждена постановлением КМУ О трудовых книжках работников от 27.04.93 г. № 301. а правила ее заполнения сформулированы в Инструкции № 58.

Так, при заполнении трудовой книжки в нее вносят сведения о:

- работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения)

- работе (наименование предприятия-работодателя, дата приема, перевода, увольнения, дата и номер соответствующего приказа)

- поощрениях и награждениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации

- открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Информация о взысканиях в трудовую книжку не заносится .

Согласно пп. 2.1 и 2.4 Инструкции № 58 трудовая книжка заполняется в соответствующих разделах на русском и украинском языках, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего, черного или фиолетового цвета. Запись об увольнении, а также сведения о награждениях и поощрениях заверяются печатью предприятия .

Записи в трудовой книжке выполняются арабскими цифрами (число и месяц - двухзначными). Например, если работник был принят на работу 7 апреля 2010 года, то в трудовой книжке эта дата должна быть записана в таком формате: 07.04.2010.

Заметим, что записи в трудовую книжку вносятся работодателем после издания соответствующего приказа (распоряжения) в такие сроки .

- о приеме либо переводе на другую работу, а также о награждениях и поощрениях - не позднее недельного срока

- об увольнении - в день увольнения .

При этом запись в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа. С каждой подобной записью работник должен быть ознакомлен под

роспись в личной карточке по форме № П-2.

Запись о наименовании работы, профессии или должности выполняется в соответствии с Классификатором профессий.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов . то согласно с п. 3.1 Инструкции № 58 она дополняется вкладышем . Он вшивается в трудовую книжку и заполняется работодателем в том же порядке, что и непосредственно трудовая книжка. Заметим, что вкладыш без трудовой книжки является недействительным .

При каждой выдаче очередного вкладыша на титульной странице трудовой книжки ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью Выдан вкладыш с указанием серии и номера вкладыша.

ТРУДОВАЯ КНИЖКА, ВКЛАДЫШИ

ОРГАНИЗАЦИЯ ОТДЕЛА КАДРОВ

ДОКУМЕНТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

* Дубликат

КНИГА УЧЕТА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК и ВКЛАДЫШЕЙ

Рекомендации по ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Трудовые книжки работников, вкладыши в них, а также запасные бланки книжек и вкладышей подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями пункта 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

Форма регистрации трудовых книжек

Учет трудовых книжек осуществляется путем их регистрации в специальной учетной форме. Под регистрацией документов понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.06 № 7418).

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (п. 4.1.2 Типовой инструкции). В процессе регистрации документу присваивается регистрационный номер, и он включается в информационно-поисковую систему организации.

Таким образом, само понятие регистрации документов, юридическое значение этой процедуры и ее роль в делопроизводстве говорят о том, что кадровая служба организации должна вести большое количество регистрационных книг и журналов.

Как правило, эти книги и журналы не имеют строго определенной обязательной формы. Однако из этого правила есть исключение, связанное с регистрацией трудовых книжек. Бланки книжек и вкладышей в них учитываются в соответствующей приходно-расходной книге, ведущейся в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши - в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оформляемой кадровой службой или ответственным за ведение кадрового делопроизводства (в небольших организациях).

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них . включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России 10.10.03 №68. До введения в действие новой книги учета применялась книга, имеющая 14 граф, утвержденная в 1974 году.

Различие между старой и новой формами очень незначительно: вместо двух граф (11 и 12) в прежней книге, отражавших в рублях и копейках сумму, полученную с работника за бланк трудовой книжки при оформлении ее впервые или за бланк вкладыша, в новой книге осталась одна графа (11) – «сумма в рублях».

Однако эта книга имеет существенную особенность, отличающую ее от многих других учетных форм.

Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц . т.е. ведется на протяжении нескольких лет.

Иначе решается вопрос о замене одной формы книги на другую в том случае, когда в организации велась книга учета трудовых книжек и вкладышей в них произвольной формы, не соответствующей официально установленной. Такую книгу необходимо "закрыть", пояснив причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работающих. Затем следует начать учет трудовых книжек по установленной форме. При этом книга «неправильной" формы ни в коем случае неподлежит уничтожению, т.к. в ней содержатся не только сведения о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками.

В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится).

Заполнение граф книги учета

При заполнении граф в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо соблюдать следующие правила.

В первую графу книги вносятся в валовом порядке регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).

Во второй, третьей и четвертой графах ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.

Следует заметить, что фактически упомянуты две даты, чаще всего не совпадающие, это объясняется следующим:

- в ст. 66 ТК РФ говорится о ведении трудовых книжек на работников, проработавших в организации свыше пяти дней

- в п.8 Правил ведения и хранения трудовых книжек указывается, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Таким образом, даты приема на работу и заполнения трудовой книжки или вкладыша могут не совпадать. В этом случае представляется более целесообразным вписывать в книгу учета дату приема на работу, а не дату заполнения трудовой книжки.

Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц - двумя арабскими цифрами, год - четырьмя (ГОСТ Р 6.30-2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

В пятую графу книги вписывается фамилия владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество (не инициалы).

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша заносятся в шестую графу, при заполнении которой необходимо учитывать особенности бланков трудовых книжек, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.

Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца 1938 г. в бланках которых нет серии и номера. В таком случае в шестой графе лучше сделать прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера, иначе пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение книги учета (пропуск информации).

В бланках трудовых книжек и вкладышей в них образца 1974г. серия обозначалась буквами AT и римскими цифрами (например: AT-IV), номер был семизначным. В современных бланках образца 2003 г. серия обозначается буквами (в книжках - ТК, во вкладышах - ВК) без цифр, номер семизначный. Серия и номер входят также в состав бланков трудовых книжек колхозников.

Следует помнить о том, что при оформлении книжки впервые ее бланк быть получен кадровой службой в бухгалтерии организации, т. е. используемый бланк должен быть оприходован (зарегистрирован) в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (пункт 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Недопустимо использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге.

В седьмую графу вносится должность (профессия специальность) работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ) а затем во всех первичных учетных документах по учету труда и его оплаты (в приказе о приеме на работу, в табеле учета рабочего времени, в личной карточке работника Т-2) и в трудовой книжке.

Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст.57 ТК РФ).

Наименование структурного подразделения организации, в которое принят работник, вносится в восьмую графу. Если организация имеет сложную структуру с разделением структурных подразделений на более мелкие, то во избежание путаницы и ошибок следует указать не только подразделение, куда непосредственно принят работник, но и вышестоящее, в состав которого оно входит, например: отдел маркетинга, сектор рекламы.

В девятую графу вписывается дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника.

Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при регистрации трудовых книжек (как предъявленных pa6отниками, так и оформляемых впервые). При регистрации вкладышей в трудовые книжки никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в девятой графе можно поставить прочерк.

В десятой графе книги ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые. При регистрации вкладыша в трудовую книжку личная подпись работника кадровой службы (несмотря на то, что в наименовании графы говорится только о расписке ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку).

Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма ( в рублях) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек эта сумма не установлена, однако в п. 47 Правил указано, что при выдаче pa6oтнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или регистрации выданных работникам вкладышей.

Представляется целесообразным в остальных случаях, т. е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек, ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.

Если организация считает возможным выдавать своим работникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах внутреннего трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также можно поставить прочерк, свидетельствующий о том, что в и организации эта графа не заполняется.

Двенадцатая и тринадцатая графы заполняются при увольнении работника. В двенадцатой работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т. е. дату увольнения (последнего дня работы), а в тринадцатой - расписывается в получении трудовой книжки.

Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно по причине отсутствия работника или его отказа от получения книжки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте (ст. 62 ТК РФ). В этом случае в двенадцатой и тринадцатой графах книги учета соответственно указываются:

• дата и номер уведомления (телеграммы или заказного письма), направленного работнику

• дата отправки с согласия работника трудовой книжки по почте. Дополнительно можно указать номера почтовых квитанций, которые подшиваются в дело в кадровой службе вместе с копиями отправленных работникам уведомлений или сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам.

Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, т. к. он регистрируется в книге отдельной строкой в момент его заведения.

Порядок исправления записей

Книга учета ведется в рукописном виде, и, естественно, работник кадровой службы, вносящий в нее записи, может допустить ошибку, которую необходимо будет исправить. Однако порядок исправления ошибок в этой нигде не оговорен.

Одним из способов исправления ошибок в рукописных документах и регистрационных формах является зачеркивание одной тонкой чертой прежней информации и внесение новой с пометкой "Исправленному верить" или "Исправлено в графе №. ", "Исправлено наименование должности" подписанной и датированной работником кадровой службы, внесшим исправление. Однако такой способ мало подходит для этой книги, т. к. он требует специально отведенного места для пояснительной и, правильной записи и даты, не предусмотренного в данной книге.

В связи с этим можно взять за основу правила исправления ошибок, применяемые для содержательной части трудовой книжки: ниже ошибочной записи в той же графе сделать пояснение "Запись недействительна" и внести правильную запись (без зачеркивания первичной информации).

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна отвечать определенным требованиям:

• книгу желательно переплести в твердую обложку (с прошивкой страниц нитками), т. к. она находится в работе несколько лет, а потом долго хранится в архиве

• все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы

• книга должна быть прошнурована, концы и шнура приклеены небольшим листком бумаги к внутренней стороне обложки

• книга должна быть опечатана сургучной печатью или опломбирована (пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура. Правила ведения и хранения трудовых книжек не предполагают использование в данной книге оттисков печатей организации или отдела кадров, на что указывают при проверках инспектора Государственной инспекции труда.

• книга должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц.

В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек заверяется данная книга подписью руководителя организации (а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица).

После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т. к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые книжки.

В дальнейшем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации. Срок хранения этой книги учета установлен 50 лет.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них скачать.

Трудовые книжки 2015: образцы записей, порядок ведения, исправления

В настоящем разделе опубликованы материалы книги Трудовые книжки. Справочник по ведению, исправлению, учету + 200 образцов записей (2014, Ливена С.В. Поздеев А.С.)  по основным вопросам работы с трудовыми книжками: общим вопросам, заполнению титульного листа, внесению записей о приеме на работу, об увольнении и др.

Вы можете пользоваться этими материалами в работе. Они наверняка Вам сослужат добрую службу. Однако перепечатка материалов этой книги на другие сайты без согласия авторов запрещена. Просьба, отнестись с пониманием. В интернете можно оставлять ссылки на страницы данного раздела.

Выберите интересующий Вас раздел:

Список сокращений

Инструкция – «Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69

Правила – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации

ГИТ – Государственная инспекция по труду

ГК РФ – Гражданский кодекс Российской Федерации

ФЗ – Федеральный закон

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в

А на организацию - от 30 000 до 50 000 руб. Штраф, наложенный на должностное лицо организации, может составить от 500 до 5000 руб. Заполненной книги установлен, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения утвержден министерством культуры российской федерации 25.08.2010г и составляет 75 лет, образующихся в процессе деятельности государственных органов, 695 перечня типовых управленческих архивных документов, в. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, в которой регистрируются учитываются принятые от работников при поступлении на работу и выданные сотрудникам трудовые книжки и вкладыши, это книга. В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу книжки, впервые оформленные работникам в данной организации. Отсутствие или неправильное оформление, за которое предусмотрена административная ответственность, книги учета движения трудовых книжек, является серьезным нарушением. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку без этого книга не считается опломбированной. Постановлением правительства рф от 16 апреля 2003 N 225, с изменениями от 6 февраля 2004, 1 марта, 19 мая 2008. Книга должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц в соответствии с 41 правил ведения и хранения трудовых книжек заверяется данная книга подписью руководителя организации, а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, регистрации подлежит только книжка, оформленным в другой организации. Книга желательно должны иметь плотную обложку, а потом долго хранится в архиве книга должна быть прошнурована и опломбирована пункт 41 правил ведения и хранения трудовых книжек, она находится в работе несколько лет. Всем этим требованиям отвечает, кадры в порядке, правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, от компании, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Согласно гост 31282-2004 контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа. С 1 января 2015 года организации с численностью от 25 человек обязаны сдавать отчетность в фсс и пфр в электронном виде.

Образец журнал выдачи трудовых книжек

Источники: moiblanki.ru, buhgalter.com.ua, www.bizneshaus.ru, kadrovik-praktik.ru, skilltoyshop.ru