Трудовая книжка – документ, отражающий историю трудовой деятельности работника и являющийся исходником для расчета стажа работы. Она должна быть выполнена на стандартном бланке и соответствовать установленному образцу.
1.1. Как заполнить новую трудовую книжку?
Новый документ оформляется гражданам, не имевшим ранее трудовой книжки, при приеме на работу. Заполнение происходит в их присутствии. По закону новая трудовая книжка должна быть заведена в течение семи дней с момента трудоустройства, если трудящийся проработал в вашей организации более пяти дней. С работника удерживается сумма, равная стоимости бланка трудовой книжки. Старые книжки на новые менять не рекомендуется.
1.2. Как, какими чернилами, какой ручкой заполнять трудовую книжку?
Запись производится аккуратно, без любого рода сокращений. Слова «распоряжение», «приказ», «переведен» и подобные пишутся целиком. Для обозначения дат, характеристик, выражаемых в числовом значении, используются только арабские цифры. Формат записи даты принятия на работу, увольнения и других действий - 08.04.2012 (пример).
Для записи подходят перьевые, гелевые, шариковые (роллерные) ручки. Какими чернилами заполнять трудовую книжку? - Паста, гель, чернила должны быть водостойкими, устойчивыми к выцветанию, рекомендуемые цвета – синий, черный либо темно-фиолетовый.
1.3. Кто должен заполнять трудовую книжку?
Заполнением трудовой книжки занимается работодатель. Самостоятельно записи не производятся. Должностное лицо, ведущее и хранящее трудовые книжки работников на предприятии, назначается приказом директора организации.
Это может быть сам директор, но чаще всего оформление этого документа находится в ведении отдела кадров, при отсутствии такового - назначенного бухгалтер.
2. Образец заполнения трудовой книжки
Для кадровых служб оформление, заполнение, хранение трудовых книжек регламентируется следующими постановлениями правительства РФ:
- № 225 - «О трудовых книжках» от 16.04.2003
- № 51 - «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» от 06.02.2004
- № 69 - «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003.
Для сотрудников вашего бизнеса да и для вас как для владельца бизнеса важно знать какие предусмотрены детские пособия в 2013 году. http://www.russtartup.ru/buhgalteriya-2/detskoe-posobie-v-2013-godu.html
2.1. Что заносят в трудовую книжку?
В документ заносятся сведения о трудящемся: ФИО, должность, специальность, квалификация, информация о выполняемой им работе, записи о переводе на другую работу либо должность в рамках организации, увольнении.
Также в документе отражаются награждения за успехи в труде, повышение квалификационного разряда. Информация о работе по совместительству вносят по желанию работника на основании представленных оформителю документов.
Сведения о взысканиях не документируется, за исключением случаев, когда нарушение послужило причиной увольнения. Увольнение, то есть прекращение трудового договора, обязательно должно быть обосновано в трудовой книжке.
ВИДЕО: Трудовая книжка
2.2. Если неправильно заполнена трудовая книжка?
Исправления вносятся по месту бывшей работы или на новом месте по предъявлению документов, подтверждающих обоснованность этого шага.
В пометке должно быть указано, когда, кто исправил: ФИО, должность, дата, печать, «исправлено верно». Новому работодателю для обоснования исправления необходим официальный документ со старого места работы, подтверждающий допущенную ошибку.
Зачеркнутая, неверная запись после исправления (внесения новой) не считается действительной. В пометке также указывается название подтверждающего исправление документа.
Дубликат должен полностью соответствовать по действительному содержанию оригиналу.
Исключения: неверные записи, записи послужившие причиной замены книжки, записи, которые невозможно восстановить по причине отсутствия соответствующих документов.
На титульном листе новой книжки делается информационная надпись - «Дубликат», на старой, если таковая сохранилась, – «Взамен выдан дубликат…» с указанием серии, номера нового документа.
Дубликат, то есть повторный экземпляр трудовой книжки, оформляется в случае
- ее утери работником или работодателем
- наличия записей, признанных недействительными (в том числе - о незаконном осуждении)
- невозможности дальнейшего ее использование (ветхость, повреждения)
3.2. Заполняем вкладыш в трудовую книжку
Если места для записей документе больше нет, то в него вшивается работодателем лист-вкладыш установленного образца (№ 225). Для оформления необходимы паспорт и документы, удостоверяющие образование, квалификацию, сотрудника.
Вкладыш не является самостоятельным документом и рассматривается как часть трудовой книжки. В документе проставляется штамп «Выдан вкладыш» в обязательном порядке. Указываются номер, серия вкладыша.
4. Как заполнить трудовую книжку ИП?
Индивидуальные предприниматели также обязаны оформлять трудовые книжки всех нанятых работников. Дополнения о порядке оформления, ведения трудовых книжек для ИП разъясняются в следующем документе:
№ 5140-17 «Письмо Минздравсоцразвития РФ» от 30.08.2006.
Оформление и вносимая информация, в общем, соответствуют обычному порядку оформления трудовых книжек, за исключением расторжения трудовых договоров, заключенных до 6.10.2006, рассмотренных в вышеупомянутом документе. Но есть два важных отличия:
- Работник при увольнении должен прочитать записи в трудовой книжке, внесенные индивидуальным предпринимателем. Факт прочтения подтверждается подписью.
- Если ИП не имеет собственной печати, то записи в этом документе не заверяются ею, и это не служит основанием для их недействительности.
Документ. Что такое трудовая книжка и как ее заполнять
Что такое трудовая книжка и как ее заполнять
ВОПРОС: 1. Каждое большое или малое предприятие, частные предприниматели и даже отдельные граждане не обходятся без наемных работников. Как известно, трудовые отношения между предприятием и работником регулируются Кодексом законов о труде Украины (со всеми изменениями и дополнениями, далее - КЗоТ). Если обратиться к статье 48 этого документа, становится понятным, что на всех работников, которые работают на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица более пяти дней, ведутся трудовые книжки. Это касается и внештатных работников, при условии что они подлежат государственному социальному страхованию.
При таких условиях возникает множество вопросов относительно порядка ведения трудовых книжек. В этой статье мы коснемся только тех особенностей, с которыми сталкиваются при заполнении трудовой книжки вновь созданные предприятия и только что зарегистрированные предприниматели. Что такое трудовая книжка и кем она ведется?
2. Какие еще документы необходимо вести, кроме трудовой книжки?
3. Как же правильно, без ошибок заполнить бланк трудовой книжки?
4. Что делать, если при заполнении книжки допустили ошибку?
5. Что делать, если работник во время работы на предприятии (у предпринимателя) трудовую книжку потерял?
ОТВЕТ: 1. Трудовая книжка - это документ, которым подтверждается трудовой стаж гражданина при выходе на пенсию. Именно для этого в течение всей трудовой жизни работника в нее заносятся сведения о том, где, когда и сколько он отработал. Записываются сюда и сведения об учебе в профессионально-воспитательных и высших учебных заведениях образования, службе в вооруженных силах, о периоде получения пособия по безработице, о времени ухода за инвалидом I группы и т.п. Образец бланка трудовой книжки утвержден постановлением КМУ "О трудовых книжках работников" от 27.04.93 г. N 301, а подробно порядок ведения трудовых книжек в Украине описан в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной совместным приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. N 58 (с изменениями и дополнениями, далее Инструкция N 58). Кроме самого бланка, существует и вкладыш в него, который применяется, когда все страницы трудовой книжки заполнены.
Заполняется трудовая книжка начальником отдела кадров предприятия, учреждения, организации или другим лицом, уполномоченным на это приказом руководителя.
Начиная с 14.01.2000 г. (с момента внесения соответствующих изменений в ст.48 КЗоТа) обязанность ведения трудовых книжек наемных работников лежит и на физических лицах - субъектах предпринимательской деятельности. К сожалению, на сегодняшний день эти нововведения не коснулись Инструкции N 58 и остался без изменений абз.2 ст.1 этого документа, который запрещает вести трудовые книжки на работников, которые работают на условиях трудового договора у предпринимателей, не имеющих прав юридического лица, а также на работников, которые работают у отдельных граждан по их обслуживанию (как домашние работницы, няни, шоферы, охранники и др.). Однако, учитывая то, что КЗоТ выше Инструкции, частным предпринимателям пока что следует осуществлять записи в трудовые книжки работников в том же порядке и на тех же условиях, что и юридическим лицам. В случае, если физическое лицо - работодатель не имеет печати, запись в трудовую книжку наемного работника осуществляется в местном отделении Государственной службы занятости.
Ведя разговор о трудовой книжке, следует отметить, что бланки и вкладыши являются документами строгого учета. Поэтому храниться они должны в бухгалтерии предприятия (как правило, в кассе, наряду с другими документами строгого учета) и выдаваться по заявке подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. Естественно, как и какой-либо документ строгого учета, книжка стоит денег, которые предприятие или частный предприниматель должны уплатить, покупая бланки. Заполненные трудовые книжки хранятся в отделе кадров или у уполномоченного лица в специально оборудованных для этого местах (металлических шкафах).
При устройстве на работу работники обязаны предъявлять трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Лицам, которые впервые ищут работу и не имеют трудовой книжки, последняя выписывается на предприятии в недельный срок после принятия на работу. При этом они должны предъявить следующие документы:
- паспорт
- диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке
- военнослужащие, уволенные в запас, предъявляют военный билет
- освобожденные из мест отбывания уголовного наказания обязаны предъявить справку об освобождении.
При выписке трудовой книжки, вкладыша в нее или дубликата (что это такое, мы расскажем ниже) с работника взимается сумма их стоимости (разумеется, только в случае, если предприятие приобрело их ранее за собственный счет).
В том случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем. Вкладыш, который без трудовой книжки недействителен, вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется собственником или уполномоченным им органом по месту работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульный лист) трудовой книжки сверху ставится штамп размером 10х25 мм с надписью "Выдан вкладыш" и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей его выдаче должен ставиться второй штамп и указываться серия и номер вкладыша.
Лицо, выписывающее трудовые книжки, ежемесячно подает в бухгалтерию предприятия отчет о наличии и использовании бланков трудовых книжек и приходные кассовые ордера на суммы, полученные за заполненные трудовые книжки (вкладыши).
Не лишним будет напомнить, что при приеме на работу на каждого работника необходимо завести учетную карточку, утвержденную приказом Министерства статистики Украины от 27 октября 1995 г. N 277 (далее - приказ N 277).
2. Как мы уже упоминали, порядок учета трудовых книжек на предприятии определен Инструкцией N 58. Пунктом 7.1 этого документа предусмотрено, что, кроме трудовых книжек, ответственное лицо должно заполнять несколько специальных учетных документов, форма которых также установлена приказом N 277.
Такими документами являются:
- Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В первую Книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия, поскольку бланки трудовых книжек хранятся как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за их заполнение, подотчет.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется отделом кадров. В этой Книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при устройстве на работу и выданные в связи с их увольнением. Обе Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатями.
3. Прежде всего необходимо помнить, что трудовая книжка имеет две части: русскую и украинскую. В каждую из них на соответствующем языке вносятся тождественные записи о:
- работнике: фамилия, имя и отчество, дата рождения
- работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении
- награждениях и поощрениях (награждениях государственными наградами и отличиями Украины, поощрениях за успехи в работе и др. в соответствии с действующим законодательством Украины)
- открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Сведения о взысканиях или выговорах в трудовую книжку не вносятся.
Все записи должны производиться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона после издания на предприятии соответствующего приказа или распоряжения, но не позднее недельного срока, а в случае увольнения - в день увольнения.
Записи выполняются только арабскими цифрами (число и месяц двухзначными). Например, если работник принят на работу 5 февраля 2000 г. в графе 2 трудовой книжки записывается "05.02.2000". Записи должны быть выполнены аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цветов. Записи об увольнении, а также сведения о награждениях и поощрениях должны быть заверены печатями.
С каждой записью, внесенной в трудовую книжку на основании приказов о назначении на работу, переводе и увольнении, работник должен быть ознакомлен под расписку в личной карточке, в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки или вкладыша.
Трудовая книжка состоит из пяти разделов (как украинская, так и русская части).
В первом разделе "Сведения о работнике" на первой странице (титульном листе) содержатся сведения о работнике: фамилия, имя и отчество (записываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами), а также дата рождения. Эти сведения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.
На этой же странице указывается дата заполнения трудовой книжки. Работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Эту страницу подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек на предприятии, где впервые заполнялась трудовая книжка, и ставит печать предприятия или отдела кадров.
Второй раздел "Сведения о работе" содержит сведения о работе. Отдельно рассмотрим записи, связанные с принятием на работу и с увольнением.
В графе 3 этого раздела, как заголовок, пишется полное наименование предприятия. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата принятия на работу.
В графе 3 пишется: "Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, на участок, производство" с указанием их конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, выполняются для рабочих и служащих в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в "Классификаторе профессий", который утвержден и введен в действие приказом Госстандарта Украины от 27.07.95 г. N 257.
Несколько слов об оформлении трудовых книжек студентам, слушателям курсов, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, которые принимаются на работу после окончания учебного заведения. Для тех из них, кто имеет трудовые книжки, учебное заведение вносит записи о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных). Основанием для таких записей являются приказы о зачислении на обучение и об отчислении. Если же записи о времени обучения не были произведены, их должно осуществить ответственное лицо предприятия (частный предприниматель) до занесения сведений о работе на данном предприятии (у предпринимателя) на основании диплома, который получил будущий работник.
Все записи о работе по совместительству, которая оформлена в установленном порядке, в трудовой книжке осуществляются отдельными строками по желанию работника по основному месту работы.
Если за время работы работника название предприятия изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: "Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано на такое-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение), его дата и номер.
Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в том же порядке, что и принятие на работу. Записи о причинах увольнения в трудовой книжке должны производиться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.
В случае увольнения работника все записи о работе, внесенные в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия или печатью отдела кадров. Записи русской и украинской частей трудовой книжки заверяются отдельно.
Днем увольнения считается последний день работы (включая день увольнения).
В случае необходимости собственник или уполномоченный им орган выдает работникам по их просьбе заверенные выписки из трудовых книжек сведений о работе.
В трудовые книжки работников в раздел "Сведения о награждениях" вносятся сведения о награждениях государственными наградами Украины и отличиями Украины в раздел "Сведения о поощрениях" вносятся сведения о поощрениях за успехи в труде. Не заносятся в трудовые книжки премии, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых имеет регулярный характер. При увольнении эти разделы заверяются в том же порядке, что и сведения о работе.
Последний раздел "Сведения о пенсии" заполняется органами социального обеспечения после достижения работником пенсионного возраста.
Для большей наглядности приведем пример заполнения трудовой книжки с наиболее распространенными записями (см. таблицу).
4. Если бланки трудовых книжек были испорчены по вине лица, ответственного за их выписку (неправильное заполнение, небрежное хранение и т.п.), составляется акт на списание. Если же была выявлена неправильная или неточная запись сведений о работе, переводе, а также о награждениях и поощрениях и т.п. исправление производится собственником или уполномоченным им органом предприятия, где было произведена соответствующая запись. Чтобы осуществить это, собственник или уполномоченный им орган по новому месту работы обязан предоставить работнику необходимую помощь.
Исправленные сведения должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения, на основании которых они были осуществлены. Вместе с тем, исправляя неправильную запись, следует соблюдать определенные правила.
Так, в разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях", "Сведения о поощрениях" трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. В случае необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графу 3 пишется: "Запись под N таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись по которому неправильно внесена в трудовую книжку. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом, который рассматривает трудовые споры, и восстановлении на предыдущей работе или изменении формулировки причин увольнения.
Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчества и т.п.) и со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, бывшая фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.
5. Необходимо знать, что лицо, которое потеряло трудовую книжку (вкладыш в нее), обязано немедленно заявить об этом собственнику или уполномоченному им органу по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, а в случае осложнения - в другие сроки работнику выдается другая трудовая книжка или вкладыш в нее с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.
Заполняется дубликат по общим правилам: в разделе "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" и "Сведения о поощрениях" вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов или распоряжений. Если же до устройства на это предприятие работник уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел "Сведения о работе" в графу 3 сначала вносится запись об общем стаже его работы до устройства на это предприятие, который подтверждается документами. При этом необходимые сведения ответственное за заполнение трудовой книжки лицо может получить из учетной карточки работника, в которую при принятии его на работу необходимо было занести продолжительность общего и непрерывного трудового стажа. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
Если работник имеет надлежащим образом оформленные документы, содержащие сведения о работе в прошлом, в трудовую книжку эти данные вносятся по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата принятия на работу в графе 3 записывается наименование предприятия, где работал работник, а также должность (работа), на которую был принят работник. Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и по совмещению профессий производится по желанию работника. После этого в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 причина увольнения, если в поданном работником документе есть такие данные. В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Дубликат выдается также по последнему месту работы в случаях, если трудовая книжка (вкладыш в нее) стала непригодной (обгорела, разорвана, загрязнена и т.п.). При этом на первой странице трудовой книжки, которая стала непригодной, производится надпись: "Взамен выдан дубликат", а книжка возвращается ее владельцу.
Трудовые книжки
Трудовые книжки
Согласно ст. 48 КЗоТ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.
Трудовые книжки были введены в СССР в 1939 году, и за все время их существования только в 1975 и в 1993 году были установлены их новые образцы.
В Украине порядок ведения трудовых книжек регулируется:
ст. 48 КЗоТ
постановлением КМУ от 27.04.93 г. № 301 О трудовых книжках работников (далее - Постановление № 301)
Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58 (далее - Инструкция о трудовых книжках).
Несмотря на введение новых образцов (в соответствии с постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.73 г. О трудовых книжках рабочих и служащих и вышеуказанным Постановлением № 301), трудовые книжки ранее установленных образцов обмену на новые не подлежат.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, подтверждающим его трудовой стаж и характер выполняемой работы (ст. 62 Закона Украины от 05.11.91 г. № 1788-XII О пенсионном обеспечении).
Отметим, что с 1 января 2004 года вступил в силу Закон Украины от 09.07.2003 г. № 1058-IV Об общеобязательном государственном пенсионном страховании, согласно которому периоды трудовой деятельности после этой даты исчисляются по данным, содержащимся в системе персонифицированного учета. Однако ПФУ в письме от 26.04.2006 г. № 5252/05-20 сообщает, что трудовая книжка по-прежнему остается основным документом для подтверждения трудового стажа для назначения пенсии.
Кроме того, от записей в трудовой книжке также зависит право работника на льготы при назначении пенсий, выплат за выслугу лет, право на дополнительный отпуск (ст. 7 и ст. 8 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР Об отпусках). Например, основной отпуск промышленно-производственному персоналу угольной, металлургической и другой промышленности согласно ст. 6 этого закона зависит от стажа работы на определенных производствах и т. д.
В случае отсутствия трудовой книжки с целью определения трудового стажа следует руководствоваться Порядком подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсии при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденным постановлением КМУ от 12.08.93 г. № 637.
Трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают на предприятии, в учреждении, организации независимо от форм собственности или у физического лица свыше 5 дней, в том числе:
на лиц, являющихся собственниками (совладельцами) предприятий (если они одновременно занимают какую-либо должность на этом предприятии), сельских (фермерских) хозяйств
на сезонных и временных работников
на внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию
на лиц, работающих по совместительству (по желанию работника записи в трудовую книжку вносятся по основному месту работы).
Согласно п. 2.16 Инструкции о трудовых книжках для студентов, слушателей курсов, учеников, аспирантов и клинических ординаторов, имеющих трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения на дневных отделениях вузов. Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и отчислении из числа студентов, учеников, аспирантов, клинических ординаторов. Если такие студенты во время обучения проходили производственную практику, то вузы вносят данные о такой практике на основании справок работодателей с указанием специальности, квалификации, должности и периода работы. Если же у студентов на момент поступления в вуз не было трудовой книжки, то сведения о работе на производственной практике вносятся предприятием, где в дальнейшем они будут работать (п. 2.18 Инструкции о трудовых книжках). Однако если во время прохождения производственной практики студент занимал на предприятии штатную должность и с ним был заключен трудовой договор, то запись в трудовую книжку вносит такой работодатель. Причем если это первое место работы студента, ему также вносится запись о времени обучения в вузе.
Обратим внимание на то, что до 13 января 2000 года (до внесения изменений Законом Украины от 24.12.99 г. № 1356-XIV в ст. 48 КЗоТ ) трудовые книжки не велись:
на работников, которые работали на условиях трудового договора у субъектов предпринимательской деятельности - физических лиц, не имеющих статуса юридического лица
на работников, работавших у отдельных граждан по их обслуживанию (как домработницы, няни, горничные, водители, охранники и др.).
Стаж работы таких граждан подтверждался справкой организации, при участии которой был заключен трудовой договор с нанимателем (служба занятости, кадровое бюро и т. д.), а также справкой об уплате взносов на государственное социальное страхование. Теперь трудовой стаж таких работников подтверждается трудовой книжкой.
Однако по-прежнему период занятия предпринимательской деятельностью физическими лицами - предпринимателями в трудовую книжку не вносится, трудовая книжка на него не ведется, поскольку при занятии такой деятельностью предприниматель ни с кем не состоит в трудовых правоотношениях, что также следует и из письма Минтруда от 30.11.2005 г. № 06-К54813/26.
Ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек несет руководитель предприятия (п. 4 Постановления № 301), который своим приказом (распоряжением) назначает специально уполномоченное лицо, ответственное за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу.
За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную ответственность, а в предусмотренных законодательством случаях - иную ответственность, например административную, согласно ст. 41 КЗоТ (см. письмо Минтруда от 03.02.2006 г. № 09-45).
При приеме на работу работники обязаны предъявить трудовую книжку, оформленную в установленном порядке, и вкладыш к ней (при его наличии), причем предъявление одного вкладыша без трудовой книжки не допускается.
Однако это правило не распространяется на лиц, поступающих на работу впервые и не имеющих трудовой книжки.
При приеме на работу такие лица должны предъявить:
паспорт
диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке
военный билет - военнослужащие (уволенные в запас) и военнообязанные
справку об освобождении - лица, освобожденные из мест лишения свободы.
ОСОБЕННОСТИ Заполнения трудовой книжки
Трудовые книжки (вкладыши к ним) заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках. И хотя Минтруда в письме от 19.10.2005 г. № 09-488-к считает, что трудовые книжки заполняются на украинском языке, но Инструкция о трудовых книжках такой нормы не содержит.
Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, черными, синими или фиолетовыми чернилами. Записи о датах (приема, перевода, увольнения и т. д.) производятся арабскими цифрами, причем число и месяц обязательно двузначными цифрами (например, 01.02.98 г.)
Заполнение трудовой книжки впервые производится не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Трудовая книжка состоит из пяти разделов:
I. Сведения о работнике - заполняются на 1-й и 33-й (титульной) странице на соответствующем языке (украинском, русском), причем все данные вносятся на основании паспорта или свидетельства о рождении.
II. Сведения о работе - состоят из четырех граф, которые заполняются в порядке, определенном п.п. в п. 2.14 - 2.22 Инструкции трудовых книжках.
III. Сведения о награждениях - вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины
IV. Сведения о поощрениях - вносятся сведения о поощрениях за труд (об открытиях, на которые выдан диплом о рационализаторских предложениях и изобретениях выплаченных в связи с поощрением вознаграждениях поощрениях, предусмотренных коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и др.).
Сведения о выплате премии, предусмотренной системой оплаты труда предприятия, или премии, имеющей регулярный характер, в трудовую книжку не вносятся
V. сведения о назначении пенсии - при назначении пенсии по возрасту, за выслугу лет в этом разделе трудовой книжки ставится штамп органами, назначающими пенсии, Пенсия назначена. По ранее действовавшим правилам такой штамп или отметка ставились на первой (титульной) странице трудовой книжки.
Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся после издания приказа (распоряжения), но в любом случае не позднее недельного срока (семи дней), а в случае увольнения - в день увольнения. Такие записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Сведения о взысканиях (ст. 147 КЗоТ) в трудовую книжку не вносятся.
С каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (III-й раздел оборотной стороны типовой формы № П-2), в которой повторяется соответствующая запись в трудовой книжке.
Кроме вышеперечисленных сведений, в 3-ю графу трудовой книжки вносятся отдельной строкой сведения (до наименования предприятия и до занесения сведений о работе на этом предприятии):
о сроке службы в Вооруженных Силах Украины и других войсках, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы
о времени учебы в профессиональных учебно-воспитательных учреждениях и других заведениях, в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т. п.)
о времени учебы в высших учебных заведениях (включая время работы в студенческих лагерях, на производственной практике, при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики), а также времени нахождения в аспирантуре и клинической ординатуре. Такие записи в трудовую книжку производятся по месту работы только в том случае, если они ранее не были внесены высшим учебным заведением согласно п. 2.16 Инструкции трудовых книжках
о работе в качестве членов колхоза, если законодательством предусмотрено включение этой работы в общий трудовой стаж
о времени ухода за инвалидом 1-й группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, требующим постоянной посторонней помощи, в том числе достигшим 80-летнего возраста (согласно медицинскому заключению)
о периоде получения пособия по безработице (эти сведения заносятся в трудовую книжку органом государственной службы занятости населения).
Если работник до приема на работу на данное предприятие не имел трудового стажа, то перед первой записью в трудовой книжке иногда производились записи в разделе Сведения о работе следующего содержания - До приема на работу трудового стажа не имел, хотя внесение такой записи прямо не предусмотрено Инструкцией о трудовых книжках.
Записи о временном переводе или перемещении на другую работу в случае производственной необходимости, простоя и т. п. в трудовую книжку не вносятся. Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, что и прием на работу.
Записи о наименовании работы, профессии, должности, на которую принимается работник, производятся для рабочих и служащих только в соответствии с наименованием профессий и должностей, определенных в Единой государственной классификации профессий всех категорий работников на основании международных стандартов. На сегодняшний день действует Классификатор профессий ДК 003:2005, утвержденный приказом Госпотребстандарта от 26.12.2005 г. № 375.
Если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, то в этом случае очень важно, чтобы запись в трудовой книжке соответствовала наименованию, предусмотренному следующими списками производств, работ и профессий, иначе работник может утратить право на получение пенсии на льготных условиях:
Список работ, профессий и должностей работников лесной промышленности и лесного хозяйства, государственных заповедников, национальных парков, имеющих лесные площади, лесоохотничьих хозяйств, постоянных лесозаготовительных и лесохозяйственных подразделений других предприятий, а также лесничеств, которым предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней, утвержденный постановлением КМУ от 09.06.97 г. № 570
Список сезонных работ и сезонных отраслей, утвержденный постановлением КМУ от 14.04.97 г. № 346
Список производств, работ, цехов, профессий и должностей, занятость работников в которых дает право на ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда и за особый характер труда, утвержденный постановлением КМУ от 17.11.97 г. № 1290
Список производств, работ, профессий и должностей работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой, или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, утвержденный постановлением КМУ от 17.11.97 г. № 1290.
Особенности заполнения трудовой книжки физическим лицом-работодателем
Прежде всего, следует обратить внимание на проблему заполнения физическим лицом-работодателем первой страницы трудовой книжки работнику, трудоустраивающемуся впервые.
Согласно п. 2.12 Инструкции о трудовых книжках первую страницу трудовой книжки (на которой указываются сведения о работнике) должно подписать лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и затем поставить печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполняется трудовая книжка. То есть физическое лицо-работодатель, не имеет права заполнять первую страницу трудовой книжки.
Свое мнение по данному вопросу высказали Минюст, Минтруда и Госкомпредпринимательства в письмах от 24.03.2006 г. № 21-5-172, от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06 и от 30.03.2006 г. № 2421, соответственно. Единственное что можно почерпнуть из этих писем так это то, что работникам, впервые трудоустраивающимся на работу, не следует иметь первым работодателем в своей жизни частного предпринимателя, поскольку в такой ситуации трудовую книжку выписать никто не может. Хотя Госкомпредпринимательства в своем письме и посчитал возможным оформление частным предпринимателем трудовой книжки в данном случае, но считаем, что это противоречит п. 2.12 Инструкции о трудовых книжках.
Частный предприниматель в такой ситуации, как указывает Минтруда в своем письме, не будет нести административной ответственности за невнесение записей в трудовую книжку и ее незаполнение (ст. 41 КУоАП). Причем поскольку ответственность за заполнение первой страницы трудовой книжки не тем лицом не установлена, то можно предположить, что частный предприниматель в этом случае также ненаказуем.
Почему этот вопрос касается именно работников. Трудовая книжка является подтверждением трудового стажа, который, в свою очередь, необходим для исчисления пенсии. В связи с этим, Минтруда в письме от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06 считает, что период работы в указанных случаях может быть подтвержден письменным трудовым договором, зарегистрированным в установленном порядке. Такой вывод этот орган делает на основании п. 3 Порядка подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденного постановлением КМУ от 12.08.93 г. № 637.
Таким образом, работнику целесообразно хранить такой договор до момента назначения ему пенсии, иначе никаким другим документом трудовой стаж ему не подтвердить.
Отметим, что рассмотренная выше проблема не касается работников, у которых уже есть трудовая книжка, выданная работодателем - юридическим лицом в соответствии с требованиями Инструкции о трудовых книжках, поскольку со второй и последующими записями в трудовую книжку таких проблем не возникает.
Согласно п. 2.201 Инструкции о трудовых книжках физические лица, принимающие на работу наемных работников, вносят записи в трудовые книжки работников в соответствии с условиями заключенных письменных трудовых договоров, зарегистрированных в установленном порядке в государственной службе занятости. Причем согласно ст. 241 КЗоТ физическое лицо-работодатель обязано зарегистрировать такой договор в государственной службе занятости по месту своего проживания в недельный срок с момента фактического допуска работника к работе.
Форма трудового договора между работником и физическим лицом-работодателем и Порядок регистрации трудового договора утверждены приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260 (далее - Приказ № 260).
В этом случае при приеме на работу в трудовую книжку таких работников физическое лицо производит следующую запись:
Принят на работу (далее указывается профессиональная характеристика работ, например, водителем ) по трудовому договору от ________ 200__ г. № ___, зарегистрированному в государственной службе занятости (указывается полное название центра занятости).
При этом в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (дата и номер регистрации трудового договора государственной службой занятости):
трудовой договор № ___ зарегистрирован _________ 200__ г.
Причем, как следует из письма Государственного центра занятости Минтруда от 30.03.2006 г. № ДЦ12-1660/0/6-06, внесение соответствующих записей в трудовую книжку работника возможно только в случае личного присутствия обеих сторон (физического лица-предпринимателя и работника) в службе занятости.
При увольнении таких работников производится следующая запись:
Уволен с работы согласно . например, ст. 38 КЗоТ Украины.
При этом в графе 4 указывается дата снятия трудового договора с регистрации государственной службой занятости:
трудовой договор № ___ снят с регистрации _____________ 200__ г.
Внесенные физическим лицом в трудовые книжки работников записи подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, который зарегистрировал трудовой договор, и удостоверяются его печатью.
ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе ее исправление производится на том предприятии, где была внесена соответствующая запись.
Исправленные сведения о работе должны полностью соответствовать подлиннику приказа (распоряжения), а в случае их утраты - другому документу данного предприятия (архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работников, личные карточки, расчетные ведомости и т. п.). Однако никакие свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.
Согласно письму Минтруда от 09.07.2001 г. № ОК10-Б19115/9 если предприятие, которое произвело неправильную запись, ликвидировано, то исправленную запись производит его правопреемник и удостоверяет своей печатью, а в случае его отсутствия - вышестоящая организация, которой было подчинено это предприятие, а если нет вышестоящей организации - областной архив.
Зачеркивание ранее внесенных неправильных записей не допускается.
Исправление неправильных или неточных записей производится в следующем порядке:
в графе 1 - записывается следующий порядковый номер
в графе 2 - дата внесения исправительной записи
в графе 3 - указывается, например: Запись под № 31 - недействительна, уволен. , потом записывается новая формулировка приказа с указанием сведений о работе (наградах, поощрениях) в соответствии с приказом (распоряжением)
в графе 4 - указывается дата и номер приказа (распоряжения), запись по которому неправильно была внесена в трудовую книжку, или указывается приказ об изменении причин увольнения или о восстановлении на работе и т. п.
Статьей 241 КЗоТ и Приказом № 260 проведение регистрации изменений и дополнений уже зарегистрированного в государственной службе занятости трудового договора с наемным работником физического лица не предусмотрено. Однако, как следует из письма Государственного центра занятости Минтруда от 30.03.2006 г. № ДЦ12-1660/0/6-06, стороны такого договора имеют право на внесение согласованных изменений и дополнений в заключенный между ними трудовой договор (если такие изменения не противоречат действующему законодательству). В таком случае стороны должны письменно уведомить государственную службу занятости о согласованных изменениях с приложением одного аутентичного экземпляра изменений или дополнений трудового договора. А ответственное лицо государственной службы занятости должно произвести отметку в книге регистрации трудовых договоров о внесении изменений или дополнений (без присвоения регистрационного номера) и приложить экземпляр изменений или дополнений к трудовому договору, хранящемуся в службе занятости.
Изменение записей в трудовых книжках на первой (титульной) странице (или 33-й стр.) о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника производится на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на номер и дату этих документов.
Указанные изменения вносятся на первую (титульную) страницу трудовой книжки следующим образом:
одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (имя, отчество или дата рождения) и записываются новые данные
на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается наименование соответствующего документа, на основании которого произведено изменение, заверяется подписью руководителя или специально уполномоченного лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.
ВНЕСЕНИЕ ЗАПИСЕЙ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ
Записи в трудовую книжку о причинах увольнения должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего трудового законодательства и со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона (КЗоТ Украины), например:
Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ Украины
Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 38 КЗоТ Украины.
Днем увольнения считается последний день работы.
Наиболее распространенные формулировки приказов при увольнении и соответствующие записи в трудовой книжке приведены в специальном приложении.
Все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, при увольнении работника заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным лицом.
Трудовая книжка в соответствии со ст. 47, 48, 116 и 117 КЗоТ должна быть выдана работнику в день увольнения под роспись в книге учета движения трудовых книжек (типовая форма № П-10), что также следует и из письма Минтруда от 03.02.2006 г. № 09-45.
При несвоевременной выдаче трудовой книжки по вине предприятия работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. В таком случае днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки. Кроме того, несвоевременная выдача трудовой книжки является грубым нарушением трудового законодательства, в связи с этим виновное должностное лицо несет дисциплинарную, административную или уголовную ответственность. Более подробно этот вопрос рассмотрен в теме Ответственность за нарушение законодательства о труде.
О новом дне увольнения издается приказ, а также вносится соответствующая запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись признается недействительной в порядке, предусмотренном п. 2.10 Инструкции о трудовых книжках.
Если в день увольнения работник отсутствует и ему невозможно вручить трудовую книжку, то необходимо направить ему телеграмму или заказное письмо (с уведомлением о вручении) о необходимости получения им трудовой книжки. Выслать трудовую книжку по почте можно только при письменном согласии работника (его заявлении).
В случае смерти работника трудовая книжка выдается его ближайшим родственникам или по их требованию высылается почтой.
ВКЛАДЫШ К ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ
Если в трудовой книжке работника заполнены все страницы одного из разделов, выдается вкладыш к трудовой книжке. При этом порядковая нумерация записей (графа 1) соответствующего раздела продолжается во вкладыше.
О каждом выданном вкладыше на первой (титульной) странице, вверху, ставится штамп размером 10 х 25 мм и указывается серия и номер вкладыша.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку и ведется в таком же порядке, что и трудовая книжка. При этом вкладыш без трудовой книжки недействителен.
ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Дубликат трудовой книжки выдается работнику в случае:
утери трудовой книжки или вкладыша
если трудовая книжка стала непригодной для пользования (обгорела, изорвана, испачкана и т. п.).
При утере трудовой книжки работник обязан немедленно заявить об этом предприятию по месту последней работы. Дубликат трудовой книжки выдается не позднее 15 дней после заявления об утере. В этом случае оформляется новая трудовая книжка с указанием в правом верхнем углу первой (титульной) страницы надписи Дубликат.
В случае повреждения на первой странице непригодной трудовой книжки производится надпись Выдан дубликат, при этом непригодная трудовая книжка возвращается работнику и при последующем трудоустройстве на новое место работы им должен предъявляться только дубликат трудовой книжки.
При заполнении дубликата вносятся соответствующие записи по месту последней работы на основании приказов (распоряжений).
Если работник до трудоустройства на это предприятие имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата записи могут вноситься только на основании подлинных документов (или копий, заверенных в установленном порядке).
Если же таких документов нет, то в графу 3 вносится запись об общем трудовом стаже работника до трудоустройства на данное предприятие, подтвержденном документами и записями в личной карточке работника (форма № П-2).
РАСЧЕТЫ ЗА ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ И ВКЛАДЫШИ К НИМ
При выписке новой трудовой книжки или вкладыша к ней согласно п. 6.1 Инструкции о трудовых книжках работник должен уплатить предприятию их стоимость.
В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также при порче бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, в результате небрежного хранения, стоимость испорченных бланков уплачивается предприятием. Если трудовая книжка работника утеряна предприятием в результате стихийного бедствия или из других причин, то ему выдается дубликат трудовой книжки без взыскания ее стоимости.
УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
Предприятие обязано постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
Согласно Приложению 1 к постановлению КМУ от 19.04.93 г. № 283 бланки трудовых книжек и вкладышей к ним относятся к номенклатуре документов строгой отчетности.
Согласно п. 3 Постановления № 301 трудовые книжки хранятся на предприятии как документы строгой отчетности. Ответственность за организацию ведения учета, хранение и выдачу трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия.
