командируется в. место назначения (страна, город, организация). для. цель. на. календарных дней (не считая времени нахождения в .
Бланки - Komandirovka.in.ua
Скачать бланк "Приказ о командировке (пример)" · О нас · Украина · Календарь событий · Добавить объект · Курс валют · Юмор · Связь с нами · Нашли .
Приказ о командировке (пример) - Komandirovka.in.ua
Посвідчення про відрядження
Приказ о командировке
Автор: Редактор Опубликовано: 09.08.
Для того чтобы командировочные суммы были учтены верно, необходимо правильно оформить всю требуемую документацию. Началом данного процесса является оформление приказа о командировке. В нем должны содержаться такие реквизиты:
назначение организации, в которую направляется работник;
место командировки;
срок командировки, с указанием времени отъезда и приезда;
цель деловой поездки.
Если сотруднику предприятия пришлось отправиться для работы в командировку в выходной день, то это обязательно должен подтвердить приказ о командировке. В соответствии с законом, работникам, в данном случае, должна быть выплачена компенсация.
Если командировочный отправляется в такие места, откуда каждый день можно возвращаться домой, он имеет на это все права. Поэтому, в приказе о командировке, обязательно нужно указать о каждодневном возвращении домой.
В том случае, если работник самостоятельно решит вернуться домой, затраты, связанные с проездом могут не учитываться. Поэтому, сотрудником предприятия должны быть учтены все эти нюансы и при возможности возвращения домой, необходимо обсудить детали с начальником и получить от него разрешение. Положительный ответ руководителя должен быть зафиксирован в приказе о командировке.
При направлении командировочного за границу . оформление приказа осуществляется лишь после утверждения заданий. Если своевременно выполнить задания работник не успевает, начальник может продлить срок пребывания. Данное решение должно быть оформлено отдельным приказом, с указанием срока продления командировки, причин продления.
Второй шаг документального оформления командировки - командировочное удостоверение. Именно по датам, отмеченным в данном документе, и происходит оплата суточных. При отсутствии отметок, в оплате будет отказано. Если начальник разрешает сотруднику каждый день возвращаться домой, отметки в удостоверении должны быть в первый день приезда, а также в день выбытия.
Также, следует учесть, что командировочное удостоверение необходимо зарегистрировать в специальном журнале регистраций. Таким образом, правильное документальное оформление сотрудников, отправляющихся в командировку, включает в себя наличие таких составляющих, как: приказ, командировочное удостоверение, данные о регистрации удостоверения в журнале.
Звоните 8-800-333-66-33 и бронируйте отель у нас!
Командировки , по Украине, за границу, суточные, расходы, приказ, удостоверение, бланк, отчет
Направление работника в командировку - это обычное дело для любого работодателя. Однако, существуют ситуации, прямые ответы, что в законодательстве нет. Поэтому старайтесь отвечать как общим, так и по вопросам, связанных с командировками работников. Обратите початковой кодекс определяет предельные размеры суточных, которые могут быть включены в расходы по налогу на хранение, но и обязанности, указанные таких количествах ежедневно, как это предусмотрено ПП. 140.1.7 НКУ, нет. Таким образом, предприятие может:
1) по заказу компании или в других документах (например, положение о служебных командировках общества, утвержденным приказом) установить размер суточных, которые не обязательно должна быть максимальной. Вы можете установить несколько суточные, выплачиваемые работникам в зависимости от их положения или, например, направление в командировки;
2) установить размер суточных за каждую поездку отдельно в установленном порядке на поездку.
Но помните, что Курение выплату суточных является нарушением трудовых гарантий, установленных старший 121 трудового кодекса.
Предприятие может установить и более крупные суточные, чем определено PP. 140.1.7 НКУ, но относить в состав налоговых расходов может только суточные в пределах норм, установленных указанным подпунктом налогового кодекса.
Как известно, Инструкция № 59 является обязательным только для органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств. Хозрасчетным предприятиям было оставлено возможность решения всех неурегулированных законодательством вопросов на уровне внутренних документов предприятия (коллективный договор, положение о командировках, приказ руководителя).
Однако мы сразу предлагали субъектам хозяйствования исходить из того, что без обращения к Инструкции № 59 им все-таки не обойтись. И НКУ, и Кзот используют термин «командировки» и при этом не дают его определения.
Расходы во время поездки, вы можете компенсировать
НКУ обязывает в деталях расходы, которые могут быть включены в налоговую в случае командировки для лиц, PP. 140.1.7:
- расходы на командировки (в том числе перевозки багажа, заказ транспортных билетов), а к месту командировки и обратно, и на место бизнеса для всех видов транспорта, в том числе и ваш транспорт;чартерные рейсы;а также транспортировке, что подтверждается электронного билета (если посадочного талона и документа об оплате) ;
- оплата за проживание в гостиницах (мотелях), расходы на наем других жилых помещений;расходы на бронирование мест в местах проживания;
- расходы на питание или бытовые услуги (Стирка, уборка, ремонт и услуги по глажению одежды, обуви, белья), которые включены в отеле счета;
- расходы на обязательное страхование, в том числе расходы на страхование жизни и здоровью или высылается лицу, или свою гражданскую ответственность (в случае транспортных средств), если в соответствии с законодательством страны, в бизнес поездку или стран, через чьи территории транзитных перевозок в стране путешествия, такое страхование является обязательным;
- другие документально подтвержденные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.
Среди первичных документов, подтверждающих понесенные расходы, в частности, должны быть:
1) транспортные билеты с условиями прибытия/выбытия из места командировки, транспортных счетов (багажных), в том числе электронного билета при наличии посадочного талона и документа об уплате всех видов транспорта;
Как отразить в бухгалтерском учете электронного билета
В случае электронного билета основанием для возмещения расходов на приобретение таких документов (см. параграф. 140.1.7 GCC):
- оригинал платежного документа, подтверждающего осуществление платежных операций в наличной или безналичной форме (банковский чек, кассовый чек, расчетная Билл, кредитная карта, квитанция к приходному кассовому ордеру, и т.д.);
- оригинал отрывной части посадочный талон пассажира.
В случае отсутствия (утраты) посадочный талон отнести стоимость электронного билета, в состав налоговых расходов сомнительной: потому что мы нарушаем одно из требований налогового кодекса. Поэтому советуем обратить на этот момент внимание сотрудников, направляемых в командировку, и приобрести электронные билеты.
2) гостиничные счета, или счета-фактуры (или другими документами) от других лиц, оказывающих услуги по размещению и проживанию физических лиц, и период пребывания, указанный в них;
3) документы, подтверждающие расходы на получение паспорта, визы (разрешения на въезд), страховых полисов;
4) другие документы, подтверждающие произведенные расходы.
Служебные командировки: порядок оформления
Командировка: несколько стран за одну поездку
На практике нередко встречается следующая ситуация. Менеджер турфирмы едет в командировку, посещая сразу несколько иностранных государств. В этом случае бухгалтеру фирмы следует решить ряд вопросов. Нужно правильно рассчитать суточные, ведь для каждой страны установлена своя норма выплат. Кроме того, необходимо определиться с переводом оправдательных документов, составленных на иностранных языках. Отметим, что с нового года бухгалтер турфирмы сможет признать в налоговом учете суточные, выплаченные командированным работникам, в полном размере. Есть и другие моменты, о которых следует помнить…
КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ДОКУМЕНТООБОРОТ
Сначала поговорим о документальном оформлении поездки.
Всегда ли требуется командировочное удостоверение?
В настоящее время вопрос об оформлении для загранкомандировок командировочного удостоверения по форме № Т-10 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) практически снят.
Дело в том, что, согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, под документально подтвержденными расходами в целях налогообложения прибыли понимаются затраты, подтвержденные документами:
- оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;
– оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;
– косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Кроме того, в пункте 3 постановления Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 установлено, что направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) без оформления командировочного удостоверения. Исключение – командирование в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы.
Отметим, что это постановление касается только бюджетников, но, по мнению автора, им можно воспользоваться и турфирмам.
В письме Минфина России от 17 мая 2006 г. № 03-03-04/1/469 признано, что в настоящее время порядок определения времени фактического нахождения в зарубежной командировке работника организации, не финансируемой за счет средств федерального бюджета, нормативными актами не закреплен. Поэтому финансисты считают возможным, что время фактического нахождения работника организации в заграничной командировке может определяться по отметкам в загранпаспорте работника, свидетельствующим о пересечении им государственной границы России.
Электронный билет
По мнению Минфина России, которое изложено в письме от 11 октября 2007 г. № 03-03-06/1/717, при приобретении для поездки в командировку авиабилета, оформленного в бездокументарной форме (электронного авиабилета), оправдательными документами для признания расходов в целях налогообложения прибыли могут являться:
– распечатка электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе;
– посадочный талон.
Иностранные документы должны быть переведены на русский язык. Как это сделать?
Согласно пункту 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, первичные учетные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Некоторые специалисты даже отмечают, что этот перевод должен быть соответствующим образом (то есть нотариально) заверен.
Минфин России письме от 12 мая 2008 г. № 03-03-06/2/47 ссылается на статью 68 Конституции РФ, пункт 1 статьи 16 Закона РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»и пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. По мнению специалистов финансового ведомства, документы, которые прилагаются к авансовому отчету, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык. Давайте внимательно прочтем положения нормативных документов, на которые ссылается Минфин России:
1) пункт 1 статьи 68 Конституции РФ: «Государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык». Если к авансовому отчету приложен, например, счет из гостиницы в городе Лионе (Франция), то он составлен на территории Франции, а не России, и, таким образом, Конституция РФ не нарушена;
2) пункт 1 статьи 16 Закона РФ «О языках народов Российской Федерации»: «На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации». Если ссылку не вырывать из контекста, то становится ясным, что речь идет об использовании языков в официальном делопроизводстве в деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений. То есть, строго говоря, эта статья закона не регламентирует использование языков в делопроизводстве, например, коммерческих организаций;
3) пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ: «Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык».
По мнению автора, следует различать понятия «первичный документ» и «первичный учетный документ». Эти понятия законодательно не определены. Но понятие «первичный документ» явно шире, чем понятие «первичный учетный документ». Не всякий первичный документ является первичным учетным документом. Например, счета гостиниц и авиабилеты первичными учетными документами не признаются. Они не содержат всех обязательных реквизитов, которые перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а самое главное – ими не оформляются хозяйственные операции. При расходовании подотчетных денежных сумм первичный учетный документ – это авансовый отчет. Билеты и счета гостиниц должны лишь прилагаться к авансовому отчету для подтверждения произведенных расходов. Следовательно, на них не распространяется условие об обязательном построчном переводе на русский язык, и требовать от организации такого перевода контролеры не вправе.
Следует отметить, что на основании статьи 97 Налогового кодекса РФ у налоговиков есть право в необходимых случаях привлекать на договорной основе переводчика для участия в действиях по осуществлению налогового контроля. При необходимости перевода документов, которые приложены к авансовому отчету, налоговики могут воспользоваться своим правом и самостоятельно привлечь переводчика.
Чтобы не вступать в споры с налоговыми органами, можно воспользоваться компромиссным вариантом, который следует из письма Минфина России от 20 марта 2006 г. № 03 02-07/1-66. Финансисты отметили, что законодательство РФ не регламентирует порядок перевода документов на русский язык. Поэтому такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации. И разумеется, нотариально заверять такой построчный перевод нет необходимости.
Турфирма вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык. Можно закрепить это в учетной политике, в приложении к учетной политике – графике документооборота или другом локальном нормативном акте организации.
При этом затраты на перевод иностранных документов можно учесть в составе налоговых расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
Выплаты при командировках
Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
– расходы по проезду;
– расходы по найму жилого помещения;
– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
РАСЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ СУТОЧНЫХ
Остановимся более подробно на суточных. Работодатель возмещает работнику, отправленному в командировку, суточные в размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом. Для целей налогообложения их учитывают по нормам.
За время нахождения в пути работника, направляемого в служебную командировку на территорию иностранного государства, суточные выплачиваются:
– при проезде по территории Российской Федерации – в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории Российской Федерации;
– при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, установленных для служебных командировок за пределами территории Российской Федерации.
Налог на прибыль
На сегодняшний момент в целях налогообложения прибыли суточные принимаются по нормам, которые установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 (их мы привели в рубрике «Для справки»).
Отметим, что для каждой страны предусмотрены две суммы в долларах США – для командировок длительностью до 60 дней включительно и свыше 60 дней. По длительным командировкам нормы существенно ниже.
Минфин России в письме от 6 марта 2006 г. № 03-03-04/1/182 разъяснил, что нормы определены для стран, в которых у России есть свои представительства. Для других стран нормы командировочных расходов определяются по сопредельным странам. Дополнительно скажем, что с нового года в целях исчисления налога на прибыль турфирмы смогут признавать начисленные суточные в полном объеме (Федеральный закон от 22 июля 2008 г. № 158-ФЗ).
Налог на доходы физических лиц
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ суммы возмещаемых работнику командировочных расходов по общему правилу не являются его доходом и не подлежат обложению НДФЛ.
При этом суммы возмещения освобождаются от НДФЛ только в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством. Так, под налогообложение не подпадают суточные в размере:
– не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
– не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
В соответствии с пунктом 5 статьи 210 Налогового кодекса РФ для целей обложения НДФЛ суточные в иностранной валюте пересчитываются в российские рубли по курсу ЦБ РФ на дату фактического получения дохода. Иначе говоря, на дату выплаты суточных (письмо Минфина России от 1 февраля 2008 г. № 03-04-06-01/27).
Дата пересечения границы
В письме Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ разъяснено, что со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные работнику выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. А со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию – по норме, установленной при командировках в пределах России.
Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в загранпаспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.
В некоторых государствах ближнего зарубежья (Белоруссия, Украина, Молдова, Казахстан) отметки в загранпаспорте о пересечении границы не ставят. В таких случаях время нахождения на территории иностранного государства определяется по отметкам в командировочном удостоверении.
На границе между странами, входящими в Шенгенскую группу, отметки в загранпаспорте не ставят. Командировочное удостоверение в этом случае не применяется. В соответствии с письмом Минфина России от 8 сентября 2006 г. № 03-03-04/1/660 документами, служащими основанием для выплаты суточных, будут приказ руководителя турфирмы о командировании работника, авиабилет, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице. То есть документы, которые косвенно подтверждают пересечение границы.
ПРИМЕР
Менеджер фирмы «ТРОП – Тур» (турагент) направлен в деловую поездку по маршруту: Россия (Москва) – Белоруссия (Минск) – Украина (Киев) – Австрия (Вена) – Германия (Мюнхен) – США (Нью-Йорк) – Россия (Москва).
Трудно себе представить работу любой организации без подотчетных лиц. Вероятнее всего, каждый сотрудник организации хотя бы однажды получал денежные средства под отчет.
Выдача наличных денежных средств сотрудникам (под отчет) может производиться для следующих целей:
- аванс на хозяйственно-операционные расходы;
- аванс на оплату командировочных расходов;
- в порядке возмещения произведенных сотрудником командировочных расходов.
Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма № КО-2 «Расходный кассовый ордер», утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 ). После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами.
Организация может перечислить средства и путем безналичного перечисления, например, на счет, открытый работнику в банке в рамках «зарплатного проекта». Однако во избежание возникновения конфликтного поля с проверяющими организациями лучше оформить для подотчетных лиц специальные карточные счета в банке.
Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 № 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации.
Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях. Выдача иным лицам запрещается. Выдача наличных денег производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.
Итак, работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.
Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 утверждена форма авансового отчета (форма № АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы. Форма № АО-1 применяется с 1 января 2002 года юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений. Форма авансового отчета для бюджетных учреждений утверждена приказом Минфина России от 23.09.2005 № 123н. Таким образом, для бюджетных учреждений применяется Авансовый отчет ( форма № 0504049).
Общие правила заполнения авансового отчета
Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 – 6 на оборотной стороне авансового отчета о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств, и заполняются графы 7 – 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем организации.
Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка Российской Федерации. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производится по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату утверждения авансового отчета руководителем организации.
Порядок принятия к учету авансового отчета
1. Выдача денег под отчет.
Основанием для выдачи денег под отчет в любом случае является заявление на выдачу денег. В заявлении подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется руководителю организации. После соответствующего визирования руководителем заявление поступает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу.
При направлении в командировку основанием для выдачи денег является приказ руководителя организации о направлении работника организации в служебную командировку. После ознакомления с приказом работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.
Примечание редакции
В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средств под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация может выдать под отчет любую сумму.
Однако необходимо иметь в виду, что с учетом ограничений предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (100 тыс. руб.), в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного предела.
2. Когда расходы произведены…
По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им с оставляется авансовый отчет по унифицированной форме. Отчет сдается в бухгалтерию. Напоминаем, что это необходимо сделать не позднее трех дней после возвращения из командировки.
Если было потрачено меньше, чем получено. то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.
Если было потрачено больше, чем получено, то п ерерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.
4. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.
О первичных документах
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон № 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.
При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два документа – кассовый чек и товарный чек (накладную).
Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:
- наименование организации, выдавшей чек;
- идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);
- заводской номер контрольно-кассовой машины (ККМ);
- порядковый номер чека;
- дату и время покупки (оказания услуги);
- стоимость покупки (услуги).
Вместо кассового чека допускается выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК по ККМ), с указанием предусмотренных формой бланка реквизитов.
Товарный чек (накладная) должен содержать следующие реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении;
- должность и личную подпись ответственного лица (продавца);
- штамп (печать) продавца.
Счет-фактура должен отвечать требованиям положений пунктов 5 и 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ и выписывается по форме, установленной постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (с учетом изменений и дополнений), с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются).
При покупках за наличный расчет у граждан-предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) кассовый и товарный чеки (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.
Покупки за наличный расчет собственного имущества граждан, не являющихся предпринимателями, оформляются договорами купли-продажи личного имущества. В договорах должны быть указаны паспортные данные гражданина. Договор может быть заключен только лицом, которому директором выдана доверенность на право заключения таких договоров. Выплата денег по таким договорам производится непосредственно гражданам-продавцам только через бухгалтерию с разрешения главного бухгалтера после проверки документального оформления таких хозяйственных операций.
Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:
подтверждающие документы подаются в оригинале;
· по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
· по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.
Расходы во время командировки
Все расходы во время командировки должны быть подтверждены документами. Сообщите сотрудникам организации о необходимости сохранения всех документов.
Документы, подтверждающие расходы на проезд. Необходимо предоставить все проездные документы (авиа-, железнодорожные и автобусные билеты). Если вы ехали на поезде, по окончании поездки не забудьте забрать билет у проводника. Если во время поездки пользовались постельными принадлежностями, потребуйте у проводника, чтобы он выдал вам документ, подтверждающий оплату этой услуги. Этими документами будут являться кассовый чек, копия чека с указанием фамилии клиента, даты, стоимости услуги.
Расходы на проезд возмещаются в размере фактически потраченных сумм. Их подтверждают проездные документы. Кроме этого, работодатель оплачивает:
-страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
-услуги по предварительной продаже проездных документов.
Работодатель возмещает также расходы на проезд до вокзала и аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. Это распространяется как на места отправления и назначения, так и на места пересадок.
Документы, подтверждающие расходы на проживание. Выписываясь из гостиницы, не забудьте взять документы, подтверждающие стоимость проживания. До 1 декабря 2008 года это мог быть гостиничный счет по форме № 3-Г или 3-Гм (утв. приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121). А в настоящее время бланки должны быть разработаны в соответствии с постановление правительства РФ от 06.05.2008 № 359. Если бланков нет, при приеме наличных средств должна применяться контрольно-кассовая техника. Это требование Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов». И только если организации или индивидуальные предприниматели оказывают услуги населению, выдавая бланки строгой отчетности, ККТ не применяется (п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ). В этом случае формы бланков строгой отчетности приравниваются к кассовым чекам.
Перед отъездом не забудьте проставить отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении. Проследите, чтобы эти отметки соответствовали дням проживания в гостинице.
Заполняем авансовый отчет
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.
На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:
· наименование организации, направившей его в командировку;
· структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;
· свою фамилию, имя и отчество (графа «Подотчетное лицо);
· должность;
· назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).
Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.
На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.
Внизу авансового отчета имеется раздел – расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.
Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера (например, билет в электричке) нужно наклеить на лист формата А4.
Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке по графам:
Для того чтобы командировочные суммы были учтены верно, необходимо правильно оформить всю требуемую документацию. Началом данного процесса является оформление приказа о командировке. В нем должны содержаться такие реквизиты:
