Для перечисления подотчетных на карточку теперь требуется особое заявление
<О подотчетных средствах>
Письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288
Компания вправе перевести деньги под отчет своим работникам на зарплатные карты. Но для этого необходимо письменное заявление от сотрудника. Такой вывод следует из письма Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288 (ответ на частный запрос).
Раньше Минфин разрешал перечислять подотчетные на карты, но не говорил, что работники должны писать заявление (письмо Минфина России № 02-03-10/37209, Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13). Ведь строго по правилам заявление нужно, только если деньги выдают наличными (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Но в комментируемом письме Минфин уточнил, что от сотрудника надо взять письменное заявление, даже если он получает деньги на карту. В заявлении сотрудник должен написать реквизиты карточки.
Компания может разработать типовую форму заявления и включить в нее другие сведения, которые обязательны в заявлении на выдачу денег под отчет из кассы - срок, сумму и т. п. (см. образец). Если заявления не будет, налоговики могут посчитать, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы. А с них надо удержать НДФЛ.
Для выдачи подотчетных по безналу надо выполнить еще несколько условий. В назначении платежа необходимо написать, что это подотчетные. Тогда не будет путаницы, какие суммы компания выдавала - под отчет, зарплату, дивиденды и т. п. Вместе с авансовым отчетом у сотрудника надо запросить документ, который подтвердит оплату карточкой. Например, чек терминала или выписку с карты. Эти документы удостоверят, что с перечисленных средств не надо удерживать НДФЛ.
Кроме того, при выдаче подотчетных на карты Минфин рекомендует прописать в учетной политике порядок выдачи денег под отчет. Компания может это сделать в любое время. Образец приказа есть в «УНП»№ 34, .
служебная записка о выдаче подотчетных денежных средств образец
, .
, . .
.
. : 1. . .2009 .( : , , …
.
-2 ( ). . .
( )
.
. , .
( ). .
5. ( ) ( ) ( ).
, , , . , …
, , …, .
- . . - , , …
. 4.4. .
.
:
.
, , ( …
Расчеты с подотчетными лицами: избегаем ошибок
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждой компании и весьма разнообразны: покупка запасных частей, материалов, канцелярских товаров и топлива, оплата мелкого ремонта и технического обслуживания оргтехники и транспортных средств, оплата почтовых услуг при отправлении корреспонденции, командировочные и представительские расходы. Ввиду того что расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета и, как правило, носят массовый характер, то проверки подотчетных сумм со стороны контролирующих органов осуществляются сплошным способом. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок при расчетах с подотчетными лицами, поскольку многие, на первый взгляд, ''безобидные'' ошибки могут дорого обойтись компании. Итак, рассмотрим наиболее типичные ошибки, допускаемые при учете подотчетных сумм.
Отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм
Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ предприятия должны выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Приказом (распоряжением) руководителя компании должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет. В приказе должны быть также установлены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, а также определен порядок представления авансовых отчетов подотчетными лицами. Кроме того, в приказе можно установить и предельные суммы выдачи наличных денег под отчет. Как показывает практика, большинство компаний порядок расчетов с подотчетными лицами закрепляют в своей учетной политике.
Перечисленных в приказе сотрудников, получающих наличные денежные средства под отчет, обязательно нужно ознакомить с утвержденным в компании порядком выдачи и возврата подотчетных сумм.
Заметим, если в компании не определен срок выдачи подотчетных сумм каким-либо распорядительным документом, тогда, по мнению налоговых органов, период, на который выданы наличные деньги под отчет, не установлен, а значит, и расчеты по этим суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.
Отсутствие указанных документов в компании в первую очередь свидетельствует о недостаточно эффективной системе внутреннего контроля, поскольку не позволяет осуществлять должный контроль за движением и использованием подотчетных сумм и их целевом использовании.
Нарушение требований по оформлению авансовых отчетов
Согласно ст. 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. При этом первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные действующим законодательством по бухгалтерскому учету.
Обращаем ваше внимание, что своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ - авансовый отчет (форма № АО-1), на основании которого осуществляется списание сумм, выданных под отчет. Кроме того, постановлением Госкомстата от 01.08.2001 г. № 55 утверждены Указания по применению и заполнению унифицированной формы № ОА-1 ''Авансовый отчет''. Как показывает практика, нарушения требований по оформлению авансовых отчетов чаще всего сводятся к следующему:
- авансовые отчеты не утверждаются руководителем компании;
- не все произведенные расходы, принятые к учету по авансовым отчетам, подтверждены оправдательными документами (квитанциями, чеками контрольно-кассовой техники, товарными чеками, транспортными документами, командировочными удостоверениями и другими документами);
- авансовые отчеты заполняются карандашом, имеются подчистки и исправления, нет подписей подотчетных лиц;
- подтверждающие документы, прилагаемые к авансовому отчету (кассовые и (или) товарные чеки), не содержат подробной расшифровки о приобретенных материальных ценностях;
- списание сумм, выданных работникам под отчет, производится по расходным кассовым ордерам без оформления авансовых отчетов.
Что касается налогового учета, то здесь необходимо заметить, что одним из условий признания расходов по налогу на прибыль является их документальное подтверждение (ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными расходами считаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с действующим законодательством.
Таким образом, авансовые отчеты, оформленные с нарушениями установленных законодательством требований, к учету приниматься не должны. В этом случае расходы авансовых сумм работника считаются неподтвержденными и выданная в этом случае сумма под отчет (или ее часть) должна быть включена в его совокупный облагаемый доход, с последующим удержанием НДФЛ. Кроме того, у компании существует риск непризнания налоговыми органами подтвержденными подобным образом затрат расходами в порядке ст. 252 НК РФ.
Напомним, что за нарушение требований по оформлению первичной учетной документации предусмотрена как налоговая (ст. 120 НК РФ), так и административная ответственность (ст. 15.11 КоАП РФ).
Несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами
Согласно указаниям Центрального банка России от 20.06.2007 г. № 1843-У расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями, в рамках одного договора, заключенного между ними, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей.
Как правило, приобретение материалов, ГСМ, канцелярских принадлежностей, проведение мелкого ремонта и технического обслуживания оргтехники и транспортных средств осуществляются компаниями за наличные денежные средства через подотчетных лиц, посредством чего значительно упрощается процесс расчетов и существенно повышается их оперативность. При этом, получая наличные денежные средства под отчет и рассчитываясь ими с контрагентами за товары, работы или услуги, работники (подотчетные лица) выступают по доверенности от имени своей компании (юридического лица). Поэтому при таких платежах нельзя забывать о предельном размере расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами.
Обращаем ваше внимание, что при расчетах юридических лиц с физическими лицами «наличкой»ограничений не установлено.
Приобретенные через подотчетных лиц материалы сразу списываются на затраты
Согласно Плану счетов бухгалтерского учета и Инструкции по его применению счет 10 ''Материалы'' предназначен для обобщения информации о наличии и движения сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и других ценностей компании (в том числе находящихся в пути и переработке). Материалы должны учитываться по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или по учетным ценам. При этом все операции по их движению (поступление, перемещение и расходование) должны оформляться соответствующими первичными учетными документами.
Как показывает практика, зачастую компании ошибочно не приходуют материальные ценности, приобретенные подотчетными лицами, т. е. сразу списывают на счета затрат, не используя счет 10 ''Материалы'', соответственно приходные ордера, а также документы при передаче материалов в производство или для управленческих нужд компании не оформляются.
Таким образом, у компании нет достаточных оснований признавать подобные затраты в составе расходов в порядке ПБУ 10/99 ''Расходы организации''. Кроме того, у компании существует риск непризнания налоговыми органами подтвержденными подобным образом затрат расходами в порядке ст. 252 НК РФ.
Нарушения порядка оформления командировочных расходов
Практически каждая компания несет командировочные расходы, которые, как правило, складываются из стоимости проезда до места командировки и обратно, затрат на проживание в месте командировки и суточных.
При направлении работника в служебную командировку должны быть оформлены следующие документы: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, служебное задание для направления в командировку и командировочное удостоверение.
По возвращении работника из командировки в течение трех рабочих дней им оформляется авансовый отчет об израсходованных суммах и отчет о выполненной работе в командировке.
Часто в компаниях ошибочно оформляют командировки только приказом руководителя и авансовым отчетом с подтверждающими документами, при этом служебное задание для направления работника в командировку и отчет о его выполнении не составляются, хотя именно в этом документе указывается цель командирования работника.
Постановлением Госкомстата РФ № 26 от 06.04.2001 г. предусмотрена унифицированная форма № Т-10а, которая применяется для оформления служебного задания для направления работника в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем компании и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).
Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом.
Таким образом, служебное задание и отчет о его выполнении, на наш взгляд, является необходимым первичным документом, подтверждающим производственную направленность произведенных компанией расходов. Отсутствие данного документа может послужить основанием для исключения расходов, связанных с командировкой сотрудника, из затрат при формировании налоговой базы по налогу на прибыль, по причине отсутствия их экономической оправданности (ст. 252 НК РФ).
Что касается зарубежных командировок, то здесь в ходе проверок часто устанавливаются факты признания в целях бухгалтерского и налогового учета расходов на проживание в гостинице на основании подтверждающих документов, не имеющих построчного перевода на русский язык.
Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. При этом порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык действующим законодательством РФ не регламентируется.
Такие расходы налоговыми органами, скорее всего, не будут приняты при расчете базы по налогу на прибыль. Как уже нами отмечалось, одно из условий признания расходов по налогу на прибыль - их документальное подтверждение (ст. 252 НК РФ). В соответствии с требованиями законодательства к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. Первичным документом, на основании которого принимаются к учету командировочные расходы, является авансовый отчет, оформленный надлежащим образом вместе с приложенными к нему оправдательными документами.
Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (письмо Минфина РФ от 14.09.2009 г. № 03-03-05/169).
Авансовый отчет (АО-1)
Авансовый отчет – это первичный документ, который служит для подтверждения израсходования сумм, выданных ранее, подотчетными лицами. Денежные средства под отчет могут выдаваться для следующих целей:
аванс на оплату командировочных расходов;
аванс на хозяйственно-операционные расходы;
в порядке возмещения произведенных сотрудником командировочных расходов.
Бланк авансового отчета имеет унифицированную форму АО-1 и заполняется в единственном экземпляре. Выдача наличных денег под отчет производится через кассу организации по расходному кассовому ордеру, в котором указывается целевое назначение данной суммы. Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании приказа о направлении в командировку или командировочного удостоверения, утвержденного руководителем.
Подотчетное лицо обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который выдан аванс, или возвращения из командировки. К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие расходы.
Форма авансового отчета двухсторонняя. Заполнение бланка авансового отчета подотчетным лицом начинается с указания на лицевой стороне наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, должности, своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы). В табличной части лицевой формы авансового отчета подотчетное лицо указывает данные о предыдущем авансе, полученных денежных средствах в настоящее время, их расходе, перерасходе или остатке. На оборотной стороне формы АО-1 подотчетное лицо указывает документы, которые подтверждают расходы (квитанции, товарные чеки, командировочное удостоверение и др.) и сумму затрат на основании этих документов.
Дальнейшее заполнение авансового отчета осуществляется бухгалтером (бухгалтерская запись, отметка о проверке отчета, указание суммы прописью и цифрами, расписка на лицевой части бланка). После проверки правильности заполнения авансового отчета, оформления оправдательных документов и целевого расходования средств, бухгалтер ставит отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме. Затем на лицевой части бланка авансового отчета ставятся подписи бухгалтера и главного бухгалтера с их расшифровками. Проверенный и заполненный образец авансового отчета должен быть засвидетельствован подписью с расшифровкой руководителя предприятия.
Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях. Не допускается выдача наличных средств подотчетному лицу, имеющему задолженность по предыдущему авансу, и передача выданных под отчет наличных денег другому лицу.
Горячая линия:
Отдел продаж:
+7 (495) 212-14-84
Все материалы, размещенные на сайте quickdoc.ru, являются интеллектуальной собственностью владельцев сайта и защищены в соответствии с действующим законодательством. Запрещается копирование, хранение, архивирование, воспроизведение материалов сайта quickdoc.ru без письменного разрешения администрации сайта.
Готовая инструкция для подотчетникажурнал главная книга
ГАЗЕТА-П.РУ / topic / Образец приказа об утверждении подотчетных лиц | Просмотров: 41206 | #39630
На основании инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) N ___ от «__»_______ 20__ г: образец доверенности на постановку автомобиля на учёт. УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ Изначальных УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ, Использующихся ОРГАНАМИ Гос ВЛАСТИ (Муниципальными ОРГАНАМИ), ОРГАНАМИ Районного САМОУПРАВЛЕНИЯ, Элементами управления Муниципальными ВНЕБЮДЖЕТНЫМИ ФОНДАМИ, Муниципальными АКАДЕМИЯМИ НАУК, Муниципальными (Государственными) УЧРЕЖДЕНИЯМИ Формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации»ОКУД Акт о приеме-передаче объекта ключевых средств (не считая спостроек, построек) Акт о приеме-сдаче отремонтированных, восстановленных, модернизированных объектов ключевых средств Акт о списании объекта ключевых средств (помимо транспортных средств) Акт о приеме-передаче групп объектов главных средств (помимо домов, построек) Накладная на внутреннее движение объектов главных средств Акт о списании групп объектов главных средств (не считая транспортных средств) Журнальчик регистрации приходных и расходных кассовых ордеров Накладная на отпуск которые были использованы на сторону Путевой лист автобуса не единого использования Формы документов класса 04 «Унифицированная система банковской документации»ОКУД Формы документов класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской экономической, учетной и отчетной документации муниципального раздела управления»ОКУД Акт о списании податливого и домашнего инструментария Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда Меню-требование на выдачу пищевых продуктов Ведомость выдачи материальных ценностей на нищеты учреждения Табель учета применения рабочего времени и расчета заработной платы Записка-расчет о исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, уходе с работы и прочих вариантах Ведомость на выдачу наличных средств из кассы подотчетным личикам Акт о списании бумаг жесткой отчетности Уведомление о лимитах экономных обещаний (экономных ассигнованиях) Акт приемки-передачи кассовых выплат и поступлений при реорганизации соучастников экономного процесса Справка о финансировании и кассовых выплатах ФОРМЫ Изначальных УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОРГАНОВ Гос ВЛАСТИ (Муниципальных ОРГАНОВ), ОРГАНОВ Районного САМОУПРАВЛЕНИЯ, ОРГАНОВ УПРАВЛЕНИЯ Муниципальными ВНЕБЮДЖЕТНЫМИ ФОНДАМИ, Муниципальных АКАДЕМИЙ НАУК, Муниципальных (Городских) УЧРЕЖДЕНИЙ (КЛАССА 05 «УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БУХГАЛТЕРСКОЙ Экономической, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Раздела Муниципального УПРАВЛЕНИЯ»ОКУД) О СПИСАНИИ Мягенького И Домашнего Инструментария назначенная указом (постановлением) от «__»_______________ 20__ г. Закрытие суммы задолженности в заграничной СКВ подотчетными личиками и отражение ее в авансовом отчете в рублевом эквиваленте делается по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета управляющим учреждения. В случае утверждения отчета в тот же срок труженику выдается из кассы перерасход. Совместно с тем для обоснованности расходов госслужащие советуют принимать во внимание нормативы Минтранса Рф (указание от 14.
2 май не всегда приносят в бухгалтерию идеальный. Утверждено № 4 от 11. В противном случае руководитель вправе не .
Формы первичных учетных документов для органов. 12, 0504501, Ведомость на выдачу денег из кассы .
1 дек Положение о расчетах с. Если компания решит перечень, проще оформить его без фамилий, а только с. О нормах расхода топлива в формате Word >> .
Эта таблица заполняется, в случае если расчетный период при исчислении среднего заработка оформляет 12 месяцев (к примеру, плата за время преподавания на курсах увеличения квалификации). В графе 11 проставляются последующие коды периода обращения: 1 до 1 года, 2 от 1 года лет до 5 лет, 3 от 5 лет до 30 лет.
Карточки-справки ( Сумма по графе 11 «Всего»одинакова сумме граф 3 10.
О СПИСАНИИ ИСКЛЮЧЕННЫХ ОБЪЕКТОВ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА назначенная указом (постановлением) от «__»____________ 20__ г. Документ о оплате, выдаваемый в обмен кассового чека Обязаны быть такие же реквизиты, собственно и в товарном чеке, и еще: имя и инициалы личика, оформившего документ Необходимо выяснить, дабы в БСО были пропечатаны шестизначный номер и серия бумаги, также гиперссылка на неполное название типографии, ее ИНН, место нахождения, номер заказа, год его исполнения, тираж (коль скоро БСО был отпечатан в типографии)
