Приказ о выдаче наличных денег под отчет для приобретения горюче-смазочных материалов (образец заполнения)
Приказ по обществу с ограниченной ответственностью "ААА"
О выдаче наличных денег под отчет
В целях организации работы автотранспорта в организации
Приказываю:
1. Выдавать с 8 января по 31 декабря 2009 г. наличные денежные средства для приобретения горюче-смазочных материалов из кассы водителям в следующих суммах:
3. Авансовые отчеты об израсходованных суммах представлять в бухгалтерию еженедельно (в четверг) перед получением очередной суммы под отчет.
4. При непредставлении отчета за полученные ранее денежные средства очередной аванс не выдавать.
Форма приказа на выдачу денежных средств под отчет.
Katrin Ученик (171), закрыт 6 лет назад
Подскажите, пожалуйста, по какой как правильно написать приказ на на выдачу денежных средств под отчет?
Елена Боева Мыслитель (5392) 6 лет назад
Текст примерно такой:
приказываю:
Для приобретения товаров и услуг за наличный расчет, оплаты прочих производственных расходов получать денежные средства в кассе организации имеют право:
2. пишете фамилии тех, кто может получать - подотчетных лиц.
На 2009 год устанавливается лимит на получение подотчетных средств в сумме - пишете сумму (но не более 100000 руб)
Подотчетные лица отчитываются за полученные денежные средства в срок (до 30 дней) с момента выдачи средств под отчет.
Контроль за выполнением приказа возлагаю на ______________
Директор
Можете к Приказу сделать еще лист, на котором подписываются подотчетные лица, которые ознакомлены с приказом.
Остальные ответы
Выдача денег под отчет
Выдача средств под отчет с 1 июня года ведется по-новому. Скорректированный порядок выдачи денег под отчет связан с применением новых правил ведения кассовых операций. Как оформляется выдача денежных средств под отчет, как подотчетные лица представляют авансовые отчеты, как учреждение проверяет подтверждающие документы по подотчетным суммам, рассказывает эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».
Популярное по теме
Новый порядок выдачи денег под отчет
Выдача средств под отчет с 1 июня года ведется по-новому. Скорректированный порядок выдачи денег под отчет связан с применением новых правил ведения кассовых операций. Как оформляется выдача денежных средств под отчет . как подотчетные лица представляют авансовые отчеты . как учреждение проверяет подтверждающие документы по подотчетным суммам . рассказывает эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».
При ведении кассовых операций организации с 1 июня года руководствуются Указанием Банка России от 11 марта г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами. ». Положение Банка России от 12 октября г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации», которое регулировало порядок ведения кассовых операций с года, утратило силу.
Отметим, что получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций также применяют Указания № 3210-У, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств (п. 1 Указания № 3210-У). Аналогичная норма содержалась и в Положении № 373-П. Поэтому в некоторых случаях бюджетникам нужно обращаться к приказу Минфина России от 15 декабря г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами. ».
Выдача денежных средств под отчет
Раньше для выдачи наличных под отчет работнику нужно было написать заявление в произвольной форме с просьбой выдать средства. Руководитель указывал на заявлении сумму наличных денег, которую следует выдать подотчетному лицу, и срок, на который эти наличные выдавались (п. 4.4 Положения № 373-П).
Теперь ситуация иная. В заявлении о выдаче подотчетных сумм сотрудник может сам указать сумму и срок, на который он хочет получить деньги, а руководитель только подписывает документ (п. 6.3 Указания № 3210-У). Впрочем, руководитель вправе написать сумму и от руки. Ведь он может посчитать, что подотчетному лицу следует выдать меньше (или, наоборот, больше) средств по сравнению с запрошенной подотчетной суммой.
При этом учтите важный момент: выдача наличных денег под отчет проводится только при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученным под отчет денежным средствам.
Подотчетные суммы: авансовый отчет
Как и ранее, подотчетное лицо обязано не позднее, чем через три рабочих дня после истечения срока, на который произведена выдача денежных средств под отчет, собственно, отчитаться по полученным суммам. Если сотрудник выходит на работу позднее указанной даты, три рабочих дня для предъявления авансового отчета отсчитываются со дня выхода подотчетного лица на работу. Форма авансового отчета ( ф. 0504049 ) приведена в приказе № 173н.
Авансовый отчет представляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, при их отсутствии - руководителю. К авансовому отчету работник обязан приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы из подотчетных сумм (командировочное удостоверение, квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т. д.). Перечень оправдательных документов подотчетное лицо указывает на оборотной стороне авансового отчета.
Главный бухгалтер (или бухгалтер) проверяет авансовый отчет в срок, установленный локальным нормативным актом учреждения (например, положением о документообороте). Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель учреждения. После этого товары (работы, услуги), приобретенные подотчетным лицом, принимаются к учету.
Важно запомнить
Согласно новым правилам, подотчетное лицо может самостоятельно указать в заявлении о выдаче подотчетных сумм то количество наличных денег, которое этот работник просит выдать ему под отчет.
При открытии (закрытии) специального карточного счета уведомлять налоговую инспекцию и территориальные отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России не надо. При этом в отношении фондов данное правило действует с 1 мая года (ст. 5 Закона от 2 апреля г. № 59-ФЗ), а в отношении налоговых инспекций - со 2 мая года (подп. «б»п. 1, п. 11 ст. 1 Закона от 2 апреля г. № 52-ФЗ).
Однако передача карты сотруднику - это еще не выдача самих подотчетных сумм. Согласно Инструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).
По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).
Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:
Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику с использованием корпоративной банковской карты
Менеджеру ЗАО «Альфа»А.С. Кондратьеву поручено купить для организации хозяйственные принадлежности (швабру, ведро, салфетки и т. д.). Для оплаты этих расходов 14 марта сотрудник получил корпоративную банковскую карту.
16 марта Кондратьев снял с карточного счета 2000 руб. Это подтверждает банковская выписка за этот день.
Выдача денег под отчет
Могут ли образовательные бюджетные учреждения приобретать материальные ценности и услуги за наличные деньги? Какие локальные акты необходимо разработать в школе или детском саду для контроля использования выдаваемых под отчет авансов?
Образовательные бюджетные учреждения могут приобретать материальные ценности и услуги за наличные деньги, которые выдаются уполномоченным на это работникам из кассы под отчет.
Выдача денежных средств под отчет работникам производится для: оплаты услуг связи, транспортных и коммунальных услуг;приобретения основных средств, нематериальных активов, непроизведенных активов, материальных запасов;оплаты труда, пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения, пособий по социальной помощи населению, арендной платы за пользование имуществом, работ и услуг на содержание имущества и т. д.
Авансы под отчет выдаются работникам образовательного учреждения по распоряжению руководителя на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.
Прошу Вашего разрешения на получение наличных денежных средств в кассе учреждения под отчет в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) руб. на срок до 26.07. для приобретения краски.
На заявлении о выдаче сумм под отчет работник бухгалтерии проставляет соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами", указывает вид деятельности, а также делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.
Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с учреждением в трудовых отношениях, при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Выдача денег иным лицам и передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещаются.
Для надлежащей организации учета и контроля использования выдаваемых под отчет авансов администрация школы или детского сада должна разработать внутренние организационно-распорядительные документы (учетная политика бюджетного учреждения, положения, приказы, распоряжения и т. п.), в которых необходимо указать:
Перечень работников учреждения - подотчетных лиц (кроме сотрудников, получающих денежные средства на командировку).
Правила проведения расчетов по выдаваемым под отчет авансам.
Сроки, на которые выдаются авансы.
Мера ответственности работников по использованию выданных под отчет сумм.
Может быть разработано Положение по выдаче денежных средств под отчет и оформлению авансовых отчетов, с которым подотчетное лицо знакомится под роспись. В этом случае работник будет знать обо всех особенностях данной хозяйственной операции и оформления документации.
В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средств под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Вместе с тем в локальном акте образовательного учреждения можно указать ее максимальный размер.
Официальный источник
Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации"(ред. от 03.05.2000)
Инструкция по бюджетному учету, утв. приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н (ред. от 30.12.2009). П. 169
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40
Каким образом подотчетное лицо должно отчитаться об израсходовании авансовых сумм?
Подотчетное лицо должно представить авансовый отчет (форма № 0504049 для бюджетных учреждений) об израсходовании авансовых сумм с приложением документов.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре.
Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ.
На лицевой стороне бланка указываются: наименование учреждения;структурное подразделение, в котором работает сотрудник;фамилия, имя и отчество подотчетного лица (в графе "Подотчетное лицо");должность подотчетного лица;назначение аванса (приобретение материальных запасов, оплата транспортных услуг, командировочные расходы и др.).
Перед заполнением оборотной стороны бланка авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы, т. е. сформировать и пронумеровать их в хронологическом порядке. Как правило, документы небольшого размера наклеивают на лист формата А4.
Подотчетное лицо в соответствии с таблицей заполняет графы 1–6 на оборотной стороне авансового отчета о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы:
