С январского номера мы начали публиковать цикл статей, посвященный оформлению и правилам работы с приказами, и получили уточняющий вопрос читателя, который сочли интересным.
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков
У нас в организации есть приказ о выдаче подотчетных сумм. В нем прописаны все подробности, в том числе указан перечень должностей, которым полагается выдача. А к этому приказу есть лист ознакомления, в нем - дата, должность, подпись каждого, кто ознакомился с приказом.
Сейчас в штатном расписании появилась новая должность, и этому человеку тоже будет разрешено получать подотчетные суммы. Как это оформить? Точнее:
как оформить дополнение к приказу - как составить и нумеровать?
как ознакомить нового человека - будет ли правильно вписать его в лист ознакомления первоначального приказа или лучше подпись об ознакомлении нового подотчетника попросить поставить на дополнении к приказу?
Существует ли стандарт, который регламентирует количество дополнений к приказу по основной деятельности?
Приказ об установлении подотчетных лиц, сумм и сроков отчета по ним с 01.01. не является обязательным для издания документом. Подробности - в статье «Подотчетные деньги: получаем, тратим, отчитываемся»журнала № 4’
Приказ - это документ, в котором, как в зеркале, отражается сложившаяся управленческая ситуация. А в этом мире все течет и изменяется. Поэтому факты, поручения, правила, требования и порядки, изложенные в форме приказа, со временем устаревают, и, естественно, возникает необходимость вносить в него соответствующие изменения или дополнения.
Изменения вносятся в приказ в том случае, если меняется какая-либо изложенная в нем фактическая информация. Например, издан приказ о распределении полномочий между руководителями организации, но позже произошли кадровые перестановки: один сотрудник уволен, а на его место назначен новый. В случае, когда функционал уволенного сотрудника необходимо передать вновь принятому, без изменения «основной»сути большей части текста приказа, издается новый документ, с помощью которого вносятся изменения в уже действующий.
Новый документ издается в форме приказа с очередным порядковым номером, просто в его заголовке следует сделать ссылку на наименование, регистрационный номер и дату изменяемого приказа, а в констатирующей части текста указать причину / основание вносимых изменений;еще можно повторить констатирующую часть основного приказа, в который вносятся изменения.
Пример 1
Изменение к приказу
Если со временем появляются какие-либо новые факты, которые не были учтены в момент издания приказа, то оформляется приказ в дополнение к ранее изданному. Например, приказом утвердили список членов Экспертной комиссии, но возникла производственная необходимость включить в ее состав еще одного члена. В этом случае будет издан новый приказ о внесении дополнений в ранее изданный документ.
Он оформляется аналогично приказу, вносящему изменения (см. Пример 2).
Пример 2
Заголовок и текст приказа, вносящего дополнение в ранее изданный приказ (помещаются на место фрагмента приказа из Примера 1, выделенного оранжевой заливкой)
Какое количество изменений и дополнений можно вносить в один приказ? На государственном уровне это не регламентируется. Да и локальными документами организации сложно установить какие-либо ограничения: 2-3 или 10-20. В любом вопросе должна быть логика.
Если за массой изменений и дополнений уже не видно самого приказа, то пора остановиться и задуматься: может быть, лучше издать новый документ? В этом случае издается новый приказ, в котором последним пунктом распорядительной части обязательно будет: «Приказ от. №. «О. »считать утратившим силу». В этой фразе указываются реквизиты только первоначального приказа, в который прежде вносились изменения / дополнения. Этого будет достаточно, чтобы утратили силу он и все корректирующие его документы.
При работе с дополнениями и изменениями к приказам основной сложностью является не их издание, а их учет, который позволил бы потом «найти концы». Современные СЭД позволяют связывать между собой документы по различным параметрам, например, в виде таких «связок»:
основной документ →изменения к основному документу;
основной документ →дополнения к основному документу.
И, конечно, в момент регистрации документов необходимо указывать, что новый документ является изменением или дополнением ранее изданного. Однако и здесь мы сталкиваемся с некоторыми подводными камнями. Часто в регистрационных формах, не ставя перед собой далеко идущих целей, регистраторы в графе «Краткое содержание»указывают только:
Если мы говорим об изменениях / дополнениях к приказам, утверждающим распределение полномочий или предоставляющим право подписи какого-либо документа, то можно тихо сходить с ума от такого краткого содержания, которое показано в таблице выше, и потратить уйму своего драгоценного времени на поиск нужного документа. При регистрации подобных документов желательно добавлять какой-либо поисковый «маячок»- см. текст в скобках ниже:
Это кажется элементарным, но сколько раз мне приходилось решать «нерешаемую задачу»: Васильев И.В. заболел, а кто вместо него подписывает счета-фактуры? И начинаешь перелистывать горы бумаг или кБайты электронных страниц. В любом деле нужно рационально смотреть на вещи и думать о последствиях.
Теперь ответим на последний вопрос: как ознакомить новых лиц, появившихся в процессе, изначально регулируемом ранее изданным приказом?
Прежде всего нового участника процесса нужно ознакомить с документом, в котором он фигурирует (т.е. с дополнением или изменением к приказу). С ним же можно ознакомить тех, кто в первоначальном приказе числится в качестве организаторов процесса (например, в ситуации с подотчетными деньгами это могут быть главный бухгалтер и кассир). См. Пример 1.
Если в основном документе есть не только перечень лиц, но и правила организации процесса, в который вводится новый участник, то имеет смысл ознакомить новичка еще и с основным приказом.
Министерство развития информационного общества
Проверка соответствия сведений, содержащихся в уведомлении об обработке персональных данных, фактической деятельности
Уведомление о занесеннии в реестр операторов персональных данных должно быть направлено Управлению федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Калужской области (далее - уполномоченный орган) в установленные сроки .
В случае выявления несоответствия сведений, содержащихся в уведомлении, и фактической деятельности, проверяется выполнение юридическим лицом требований Федерального закона «О персональных данных» в части уведомления уполномоченного органа об изменении сведений, содержащихся в уведомлении (должны быть отправлены не позднее 10 рабочих дней с даты возникновения изменений)
Маршруты документов в системе Elma
В системе Elma есть возможность задать маршруты движения документов.
Маршруты документов - это особый тип процессов - последовательность задач, которые проходит документ через разных исполнителей. Маршруты создаются в Дизайнере ELMA и назначаются типу документа. Например, можно создать маршрут "Исполнение приказа" для типа "Приказ", в котором будет согласован, подписан и зарегистрирован новый приказ.
По умолчанию любой документ можно отправить на согласование или ознакомление. Для этого на форме документа в верхнем меню нажмите Отправить - Отправить на согласование или Отправить - Отправить на ознакомление.
Отправить документ на согласование и ознакомление можно сразу нескольким пользователям, также можно задать дополнительные настройки, такие как прерывание согласования при первом отказе, параллельное или последовательное согласование.
Создание маршрута документа
Создание нового маршрута документа во многом похоже на создание бизнес-процесса. Подробнее о создании процессов можно прочитать в этой статье.
Для того, чтобы создать новый маршрут документа, надо перейти в дизайнере на вкладку Процессы и добавить новый процесс.
Для этого нажмите на кнопку Добавить, введите название нового процесса, например "Исполнение приказа" и нажмите Далее. На втором шаге создания требуется выбрать зоны ответственности из оргструктуры - это будущие исполнители задач по маршруту документа, например, генеральный директор и делопроизводитель, после чего следует нажать Далее . Зоны ответственности можно будет изменить позже.
Главное отличие маршрута документа от бизнес процесса является то, что основным элементом является документ, который обязательно должен быть объявлен в контексте как входной атрибут. Для этого перейдите на вкладку Контекст, нажмите Добавить, введите имя для переменной, например "Приказ" и выберите тип. Это может быть как базовый тип Документ (Объекты платформы ->Документ), так и какой-то конкретный тип документа, например тип Приказ (Документы ->Документы ->Приказ).
После этого нажмите ОК и в списке контекстных переменных напротив документа поставьте галочку Входное.
Графическая модель маршрута документа, как и модель бизнес процесса, выполняется в нотации BPMN. Можно использовать блоки задач, но рекомендуется использовать специальные блоки работы с документами, такие как создание, подписание, регистрация, согласование, ознакомление, так как они наиболее подходят для работы с документами.
Блоки работы с документами находятся в левом меню на вкладке Документооборот и разделены на группы Согласование, Ознакомление, Рассмотрение и Операции с документом.
Согласование
Всего имеется три блока задач согласования, это Отправка на согласование, Новый лист согласования и само Согласование документа.
Отправка на согласование
Отправка на согласование - это задача, в рамках которой пользователь выбирает согласующих и как будет идти согласование: параллельно или последовательно.
В дизайнере, в настройках данного блока, на вкладке Документы, следует выбрать переменную с документом, который будет отправлен на согласование. В нашем случае это "Приказ".
Когда пользователю придет такая задача, он увидит форму, на которой следует выбрать исполнителей и срок согласования . Дополнительно можно указать тему, которую увидят все согласующие, например "Согласование приказа о повышении заработной платы" и выбрать версию документов. По умолчанию всегда выбрана текущая версия документа.
Новый лист согласования
Новый лист согласования позволяет отправить документ на согласование с заранее определенными параметрами. Например, если список согласующих определяется сценарием. Подробнее о сценариях можно прочитать в этой статье.
Формирование нового листа согласования в процессе происходит автоматически и пользователь не получит такую задачу.
Согласование
Блок согласования - это и есть задача согласования документа. В настройках обязательно следует указать переменную Документ и выбрать метку, которая указана в блоке Новый лист согласования или Отправка на согласование . Метка - это связь между листом согласования или блоком отправки на согласование и данной задачей согласования. Метки используются для того, чтобы можно было разделить несколько разных листов согласования в маршруте документа.
В вебе пользователь получит стандартную задачу согласования документа с возможностью просмотра версии документа, списка согласующих и принятия решения: согласовано/не согласовано.
Результатом согласования является соответствующая запись на вкладке Согласование данного документа и лист согласования.
Ознакомление
Блоки ознакомления полностью аналогичны блокам согласования.
Результатом ознакомления является соответствующая запись на вкладке Ознакомление данного документа и лист ознакомления.
Рассмотрение
Результатом рассмотрения документа является резолюция и задачи по резолюции.
Основным является блок Вынесение резолюции, в котором необходимо указать документ, который следует рассмотреть.
В вебе в данной задаче пользователь увидит документ и его текущую версию. В специальное поле потребуется написать резолюцию.
Блок Формирование задач по резолюции аналогичен блоку вынесение резолюции . с той лишь разницей, что можно сформировать список задач по резолюции и назначить исполнителей.
Подробнее о задачах по резолюции можно прочитать в этой статье.
Операции с документом
Создание документа
Блок создания документа представляет собой стандартную задачу создания документа. В настройках обязательно следует указать тип документа и контекстную переменную, в которую автоматически запишется новый документ. В вебе пользователь увидит стандартную форму создания документа.
Изменение статуса документа
Блок изменения статуса документа осуществляет автоматическую смену стадии документа. Подробнее о статусах и жизненном цикле документа можно прочитать в этой статье .
Подписание и регистрация
Блоки подписания и регистрации позволяют поставить задачи подписания и регистрации документа в маршруте документа.
Для блока регистрации в настройках, на вкладке Дополнительно, можно выбрать документопоток или вариант регистрации, что существенно сократит ручные операции в дальнейшем.
В вебе эти задачи ничем не отличаются от стандартных задач подписания и регистрации. о которых можно подробнее почитать в этой и этой статьях.
Пример маршрута
Пример простого маршрута документа типа «Приказ» представлен ниже:
В данном маршруте инициатор выбирает согласующих и отправляет им приказ. В случае отказа одного из согласующих, инициатор получит соответствующее оповещение. В случае согласования, делопроизводитель зарегистрирует документ в номенклатуре дел. после чего приказ будет рассмотрен генеральным директором. Генеральный директор выносит резолюцию, после чего сотрудники компании получают задачи ознакомления с приказом.
Добавление маршрута к документу
Перед тем, как документ можно будет отправить по новому маршруту, необходимо привязать этот маршрут в настройках документооборота. Для этого следует перейти в вкладку Документооборот . выбрать тип документа (в нашем случае это «Приказ») и на вкладке Маршруты документа нажать на кнопку Добавить .
В появившемся окне следует выбрать новый маршрут и нажать кнопку Ок . Новый маршрут сразу же отобразится в списке.
После этого требуется опубликовать документ нажав кнопку Сохранить - Опубликовать .
Готово! Теперь можно отправлять приказы по данному маршруту. Для этого в веб части откройте ваш приказ и выберите в верхнем меню Отправить по маршруту .
В появившемся окне можно выбрать маршрут из списка доступных маршрутов, по которому будет отправлен документ.
После нажатия кнопки Отправить документ будет отправлен по маршруту и исполнители получат соответствующие задачи по документу.
Разрабатываем положение об оплате труда и премировании
Источник: Журнал «Бухгалтерия. Просто, понятно, практично», №6 год | Раздел: Эффективный бухгалтер
Трудовой кодекс требует, а налоговый подразумевает, что условия о составных частях заработной платы, основаниях и условиях их выплаты работникам должны быть закреплены в трудовом договоре. Однако намного удобнее сделать в нем ссылку на соответствующий локальный нормативный акт или коллективный договор. Рассмотрим, как и по каким правилам разработать локальный акт об оплате труда и премиях.
Главное о выплатах
При расчете налога на прибыль плательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (ст. 252 НК РФ). К расходам, связанным с производством и реализацией, относят, в частности, затраты на оплату труда. Налоговый кодекс к ним причисляет (ст. 255):
любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах;
стимулирующие начисления и надбавки;
компенсационные начисления, связанные с режимом работы и условиями труда;
премии и единовременные поощрительные начисления;
расходы, связанные с содержанием работников.
ПРОСТО ИМЕЙТЕ В ВИДУ
Произведенные начисления должны быть прямо предусмотрены российским законодательством, коллективными и (или) трудовыми договорами (ст. 255 НК РФ).
Заработная плата устанавливается работнику трудовым договором в соответствии с действующими в организации системами оплаты труда. Последние, в свою очередь, определяются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами (ст. 135, 144 ТК РФ). Чаще всего на практике система оплаты труда устанавливается локальным нормативным актом - Положением об оплате труда и премировании (далее -Положение).
Установление заработной платы
Существует три основные системы оплаты труда: повременная, сдельная и комиссионная. Есть еще премиальная подсистема, которая действует не самостоятельно, а в сочетании с тремя названными выше системами. В организации могут действовать сразу несколько систем оплаты труда. Поэтому при разработке Положения нужно установить:
на какие должности распространяется та или иная система оплаты труда;
порядок определения размера заработной платы (каждой ее части) применительно к системам оплаты труда, действующим в организации (образец 1 на с. 88).
Премии и единовременные выплаты
Для мотивации своих сотрудников работодатель может выплачивать премии:
за интенсивность и качество работы;
за стаж непрерывной работы, выслугу лет;
по итогам работы за определенный период (квартал, полугодие, год);
к праздничным датам и другие.
Как правило, премии являются неотъемлемой частью системы оплаты труда. При разработке Положения необходимо определить, какие именно виды премий могут выплачиваться, и описать условия, которые влияют на их размер (образец 2 на с. 88).
ПРАКТИЧНО, ВОСПОЛЬЗУЙТЕСЬ
Формулируйте правила премирования предельно конкретно, а не обтекаемо. Нежелательны формулировки, к примеру, «за добросовестное отношение к работе». В случае сомнений советуйтесь с юристом.
Для каждой категории работников имеет смысл перечислить все предусмотренные показатели премирования (т. е. их перечень нужно закрыть).
Размер премии можно определять двумя способами:
1 в денежном выражении;
2 в процентном отношении к какому-либо показателю (например, к количеству денежных средств, поступивших в организацию по результатам деятельности работника).
Премии, выплачиваемые работникам единовременно, также должны упоминаться в Положении. Там нужно сформировать их перечень, определить размеры и условия выплаты (образец 3 на с. 89).
Cоставные части заработной платы
Компенсационные выплаты
Трудовой кодекс устанавливает только минимальные гарантии по оплате труда в условиях, отличающихся (или отклоняющихся) от нормальных (ст. 149 ТК РФ).
Например, работа в выходной и нерабочий праздничный дни оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). Каждый час работы в ночное время должен быть оплачен в повышенном размере (ст. 154 ТК РФ), но не ниже установленного законом. Так, минимальный размер повышенной оплаты составляет 20 процентов (оклад, рассчитанный за час работы) за каждый час ночной работы (постановление Правительства РФ от 22.07.2008 № 554 «О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время»).
Конкретные размеры компенсационных выплат работодатель может определить самостоятельно. Делать это нужно с учетом установленных законом минимальных пределов (образец 4).
Юридическая сила Положения об оплате труда
Положение об оплате труда и премировании вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, оговоренного в самом документе (ст. 12 ТК РФ).
Основные гарантии по оплате труда предусмотрены статьей 130 ТК РФ. Среди них - обязанность работодателя выплачивать заработную плату в сумме не ниже МРОТ. При этом субъект РФ может применять свой размер МРОТ, выше федерального. Значит, месячная заработная плата работника на территории такого субъекта РФ не может быть ниже регионального МРОТ. При условии, что сотрудник полностью отработал этот период и выполнил заданные нормы (кроме бюджетных организаций - ст. 133.1 ТК РФ).
МРОТ МРОТу РОЗНЬ
Есть два способа придания юридичекой силы Положению, а именно:
1 его утверждает руководящее должностное лицо;
2 издается отдельный приказ (образец 5 на с. 90). Такой порядок вытекает из ГОСТ Р 6.30-2003 «…Требования к оформлению документов»(утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).
В составе Положения также разумно утвердить и форму расчетного листка.
Ознакомление работников
После утверждения Положения работодатель обязан ознакомить с ним под роспись всех сотрудников (ст. 22 ТК РФ). На практике обычно используют один из двух способов ознакомления:
к экземпляру Положения прилагается Лист ознакомления (образец 6 на с. 90);
работники расписываются в Журнале ознакомления с локальными нормативными актами.
