Можем ли мы назначить исполняющим обязанности генерального директора бухгалтера?

Вопрос

Генеральный директор уходит в декретный отпуск, можем ли мы назначить исполняющим обязанности бухгалтера? И какие документы необходимы для этого?

Ответ

Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя. Если у генерального директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности можно возложить на другого сотрудника (в том числе и на бухгалтера).

Исполнение обязанностей руководителя можно оформить двумя способами:

Способ 1. Временное замещение

Прежде чем оформить сотруднику временное замещение, нужно получить его письменное согласие. Для этого заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору (образец см. в доп. материалах). В нем укажите:

работу по должности, ее содержание и объем;

размер доплаты за временное замещение профессий (должностей);

срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу.

При указании срока окончания временного исполнения обязанностей укажите: «до выхода отсутствующего сотрудника на работу».

Далее генеральный директор должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на сотрудника (образец приказа см. в доп. материалах).

В приказе нужно прописать конкретные обязанности сотрудника, замещающего руководителя. Например, подписывать приказы по кадрам, счета-фактуры и т. д. (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 6 ст. 169 НК РФ).

При необходимости сведения о временном замещении можно указать, например, в разделе «Дополнительные сведения»личной карточки (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Способ 2. Временный перевод

По письменному соглашению сторон сотрудника можно временно перевести на любую другую работу. Максимальная продолжительность такого перевода - один год. В тех случаях, когда сотрудник заменяет другого, временно отсутствующего сотрудника (как в приведенной ситуации), перевод может длиться и дольше - до тех пор, пока другой сотрудник вновь не приступит к работе.

По истечении срока временного перевода сотруднику должна быть предоставлена прежняя работа. Если по окончании срока перевода сотрудник не вернулся к прежней работе, то временный перевод по письменному соглашению сторон приобретает силу постоянного.

Подробности оформления и образцы документов, необходимых при временном переводе на другую работу, см. в доп. материалах.

Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность. Она призвана регулировать внешние отношения организации (в частности, отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия (подробнее об этом см. в доп. материалах).

Примечание:

Оформление исполнения обязанностей руководителя на главного бухгалтера не допускается, так как согласно п. 7.5 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И (ред. от 28.08.) "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)"право первой подписи принадлежит руководителю клиента - юридического лица (единоличному исполнительному органу), а также иным сотрудникам (за исключением лиц, указанных в пункте 7.6 настоящей Инструкции), наделенным правом первой подписи клиентом - юридическим лицом, в том числе на основании распорядительного акта, доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру клиента - юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта клиента - юридического лица (п. 7.6 Инструкции). Таким образом, лицо, имеющее право второй подписи банковских документов должно быть уполномочено также на ведение бухгалтерского учета. При этом наделение одного физического лица одновременно правом первой и второй подписи не допускается. Если руководитель клиента - юридического лица ведет в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, бухгалтерский учет лично, в карточке проставляется собственноручная подпись (подписи) лица (лиц), наделенных правом только первой подписи. При этом в карточке напротив поля "Вторая подпись"в полях "Фамилия, имя, отчество"и "Образец подписи"указывается, что лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствует (пп. 7.9, 7.10 Инструкции).

Вопрос об исполняющем обязанности директора целесообразно оформить решением общего собрания участников ( акционеров). т.е. органом в компетенцию которого входят вопросы по формированию (избранию, назначению) единоличного исполнительного органа. Это позволит избежать рисков, связанных с оспариванием сделок, заключенным данным лицом в период отсутствия директора. Либо выдайте такому лицу доверенность на период отсутствия директора.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ:Как оформить временное исполнениеобязанностей генерального директора другим сотрудником

Случаи временного исполнения обязанностей гендиректора

Временное исполнение обязанностей руководителя организации требуется в случаях, когда он по каким-то причинам отсутствует (болеет, находится в командировке, отпуске и т. п.).

Приказ о возложении полномочий гендиректора

Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя. Если у генерального директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности возложите на другого сотрудника. В этом случае генеральный директор должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на этого сотрудника ( п. 1 Порядка, утвержденного разъяснением от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39 ).

В приказе нужно прописать конкретные обязанности сотрудника, замещающего руководителя. Например, подписывать приказы по кадрам, счета-фактуры и т. д. ( указания. утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. п. 6 ст. 169 НК РФ ).

Порядок временного замещения руководителя можно прописать в уставе организации ( п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ. ст. 11 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ ). В уставе, в частности, может быть предусмотрен порядок избрания (назначения) нового руководителя организации на время отсутствия старого (например: в случае его ареста).

Доверенность на осуществление полномочий гендиректора

Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность. Она призвана регулировать внешние отношения организации (в частности, отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.

Доверенность от имени организации должен подписать ее руководитель (или иное лицо, уполномоченное на это в соответствии с законом и учредительными документами) ( п. 4 ст. 185.1 ГК РФ ). Причем на доверенности, выданной от имени организации, не обязательно проставлять печать (в т. ч. при выдаче доверенности сотруднику, временно замещающему генерального директора).

Доверенность можно выдать на любой срок. Если срок в доверенности не указан, то она будет действовать в течение одного года с момента ее выдачи. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

Доверитель может в любое время отменить доверенность. А сотрудник, которому она выдана, вправе в любое время от нее отказаться. Исключением является случай, когда выдана безотзывная доверенность ( п. 2 ст. 188 ГК РФ ). Такую доверенность можно отменить только в тех случаях, которые прямо указаны в самом документе ( ст. 188.1 ГК РФ ). Полный перечень случаев, когда доверенность прекращает действовать, приведен в статье 188 Гражданского кодекса РФ.

Доплата за временное замещение гендиректора

За исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя сотруднику положена доплата ( ст. 151 ТК РФ ).

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Формы: Приказ о временном исполнении обязанностей

Требования к товарам. Товары должны соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации и ООО «Универсал-Трейдинг». Товары должны соответствовать образцам, согласованным Поставщиком с ООО УТ и иметь соответствующие документы.

Уважаемые представители компаний, желающих сотрудничать с розничной сетью "Матрица"!

Наша компания открыта новинкам и готова рассматривать предложения о сотрудничестве.

В целях обеспечения максимальной прозрачности в работе с вами наша компания разработала ряд критериев, которые призваны сделать понятными принципы отбора новых партнеров и мотивы принятия решений о продолжении сотрудничества со старыми партнерами.

Наша компания открыта новинкам и готова рассматривать предложения о сотрудничестве. В целях обеспечения максимальной прозрачности в работе с вами наша компания разработала ряд критериев, которые призваны сделать понятными принципы отбора новых партнеров и мотивы принятия решений о продолжении сотрудничества со старыми партнерами.

1. Все коммерческие предложения на поставку продуктов питания, промышленных товаров и сырья для пищевых производств направляются в отдел категорийного менеджмента и должны содержать:

-подробное описание предлагаемого товара (компания производитель, страна, где производится товар, потребительские характеристики товара, его изображение, его особенности, его конкурентные преимущества по сравнению с аналогичными изделиями и т.п.);

-полную техническую информацию о предлагаемом товаре;

-внутренний рейтинг продаж по всей продукции, предлагаемой для сети «Матрица» за год;аналитическую информацию о доле в общих продажах (относительно конкурентов) в предлагаемой категории товаров в целом по Уфе, РБ и в городах Москва и Самара;

-предлагаемую Вами маркетинговую программу по продвижению и поддержке товара в нашей сети;пресс-релиз о компании (какой период времени компания осуществляет свою деятельность на рынке, основное направление деятельности);

-ваши контактные данные (телефоны, факс, имена контактных лиц и обязательно адрес электронной почты);

-образцы продукции для проведения сравнительной дегустации в фокус-группах.

Рассмотрение вашего коммерческого предложения, предоставленного по установленной форме, производится в течение 1 месяца. Ответ на ваше поступившее предложение даётся по электронной почте – письменно.

2. Для заключения договоров на поставку необходимо предоставить:

-документы индивидуального предпринимателя;

-документы на юридическое лицо Поставщика;

-документы на предлагаемый к поставке товар.

3. Договоры заключаются только по типовой форме, утвержденной ООО «Универсал-Трейдинг».

4. Все договоры на поставку товаров заключаются с Приложением: Контракт с согласованием ассортимента и цен на период не менее трех месяцев. Поставщиков, желающих при расчетах применять факторинг, а также банки, просим принять к сведению правила работы ООО «Универсал-Трейдинг» с кредиторами по факторинговым уведомлениям.

Документы к договору

ПРИ ЗАКЛЮЧЕНИИ ДОГОВОРА ПАРТНЕР ОБЯЗАН ПРЕДОСТАВИТЬ СЛЕДУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ:

- Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (Форма №Р51000) - копию;

- Свидетельство о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации (Форма №09-1-2) - копию;

- Устав — копию полностью;

- Приказ о назначении директора - копию;

- Приказ о приеме (назначении) главного бухгалтера (в случае если главный бухгалтер не предусмотрен, приказ о возложении обязанности по ведению бухгалтерского учета предприятия на директора) - копию;

- Паспорт (если "Партнер" является индивидуальным предпринимателем) - копию;

- Справка об открытии расчетного счета - копию;

- Информационное письмо от имени "Партнера" о том, является ли он плательщиком НДС;

- Информационное письмо об учете в ЕГРПО (Госкомстат) - копию;

- Приказ о предоставлении права подписи на счетах-фактурах за руководителя, за главного бухгалтера - копию.

ПРИ ЗАКЛЮЧЕНИИ ДОГОВОРА ПАРТНЕР ОБЯЗАН ПРЕДОСТАВИТЬ СЛЕДУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ:

-Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (Форма №Р51000) - копию;

-Свидетельство о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации (Форма №09-1-2) - копию;

-Устав — копию полностью;Приказ о назначении директора - копию;

-Приказ о приеме (назначении) главного бухгалтера (в случае если главный бухгалтер не предусмотрен, приказ о возложении обязанности по ведению бухгалтерского учета предприятия на директора) - копию;

-Паспорт (если "Партнер" является индивидуальным предпринимателем) - копию;

-Справку об открытии расчетного счета - копию;

-Информационное письмо от имени "Партнера" о том, является ли он плательщиком НДС;

-Информационное письмо об учете в ЕГРПО (Госкомстат) - копию;

-Приказ о предоставлении права подписи на счетах-фактурах за руководителя, за главного бухгалтера - копию.

Для заемщиков

Микрозаймы выдаются субъектам малого и среднего предпринимательства, соответствующим требованиям Федерального закона РФ от 24 июля 2007 209-ФЗ О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ , зарегистрированным и осуществляющим свою деятельность на территории Республики Мордовия.

Термины и определения

1) микрофинансовая деятельность - деятельность юридических лиц, имеющих статус микрофинансовой организации, а также иных юридических лиц, имеющих право на осуществление микрофинансовой деятельности в соответствии со статьей 3 настоящего Федерального закона, по предоставлению микрозаймов (микрофинансирование);

2) микрофинансовая организация - юридическое лицо, зарегистрированное в форме фонда, автономной некоммерческой организации, учреждения (за исключением казенного учреждения), некоммерческого партнерства, хозяйственного общества или товарищества, осуществляющее микрофинансовую деятельность и внесенное в государственный реестр микрофинансовых организаций в порядке, предусмотренном настоящим Федеральным законом;

3) микрозаем - заем, предоставляемый займодавцем заемщику на условиях, предусмотренных договором займа, в сумме, не превышающей один миллион рублей;

4) договор микрозайма - договор займа, сумма которого не превышает один миллион рублей;

5) клиент - индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, находящееся на обслуживании микрофинансовой организации, осуществляющей операции с денежными средствами или иным имуществом;

6) выгодоприобретатель - лицо, к выгоде которого действует заявитель, в том числе на основании агентского договора, договоров поручения, комиссии и доверительного управления, при проведении операций с денежными средствами и иным имуществом;

7) бенефициарный владелец - учредитель юридического лица, а также иное лицо, имеющее возможность влиять на действия юридического лица или предпринимателя.

Для получения микрозайма Заявитель представляет в Фонд поддержки предпринимательства РМ следующие документы:

- заявка на получение микрозайма;

- заверенные печатью юридического лица и подписью руководителя копии учредительных документов: решение (протокол) о создании (учреждении) юридического лица, устав и/или учредительный договор (при его наличии), свидетельство о государственной регистрации юридического лица;

- заверенные печатью юридического лица и подписью руководителя приказ о назначении руководителя, приказ о назначении главного бухгалтера, приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на руководителя (предоставляется в случае совмещения должностей);

- заверенная печатью юридического лица и подписью руководителя копия свидетельства о постановке на налоговый учет;

- заверенные печатью юридического лица и подписью руководителя копии всех страниц паспорта руководителя и главного бухгалтера;

- копии всех станиц паспорта учредителей юридического лица;

- копии бухгалтерской и налоговой отчетности за предыдущий и текущий годы с отметкой налоговых органов (промежуточный и годовой бухгалтерский баланс с приложениями и (или) налоговые декларации);

- список имущества, предлагаемого в залог с копиями документов, подтверждающих статус (личность) залогодателя, право собственности и страхование объектов залога (в отношении транспортных средств предоставляются копии: паспорта транспортного средства, свидетельства о государственной регистрации транспортного средства, свидетельства о страховании транспортного средства, паспорта собственника транспортного средства, фотографии залогового имущества на бумажном носителе и электронные файлы таких фотографий) и (или) список поручителей и документы на поручителей (в отношении физических лиц, работающих по найму предоставляются: копия паспорта, заверенная поручителем, копия трудовой книжки, заверенная работодателем поручителя, справка по форме 2-НДФЛ за последние 6 месяцев до даты обращения за выдачей микрозайма;в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей предоставляются документы согласно перечня определенного настоящими правилами для Заявителя);

- справка об открытых расчетных счетах выданная налоговым органом;

- справки об оборотах по всем действующим расчетным счетам, принадлежащим Заявителю. Справки предоставляются за предшествующие 6 месяцев до даты обращения с заявкой;

Перечень документов для открытия счета

Сведения об учредителях:

для физических лиц - копии паспортов всех учредителей (членов правления) (все страницы), заверенные организацией;

Документы подтверждающие местонахождение лица по адресу регистрации (например:

А) копия договора субаренды с приложениями + договора аренды с приложениями + свидетельства о праве собственности, заверенные организацией;или

Б) копия договора аренды со всеми приложениями и свидетельство о праве собственности на арендуемое помещение, заверенные организацией;или

Срок договора аренды меньше года, иначе - гос.регистрация (например, с 24.05. по 22.05. г.);дата заключения договора - не раньше даты гос.регистации организации;обязательно указать цену;если упоминаете по тексту приложения (акт приема-передачи, схемы, правила и т.д.), то их необходимо приложить, в т.ч. согласие на сдачу в субаренду!

Приказ о возложении обязанностей (замещение)

У бухгалтера в нашей компании возникло непонимание текста следующего приказа - говорит, что формулировка ей не понятна. Объясните, как правильно составить приказ, если что-то не так:

О возложении обязанностей

Я обычно так делаю, бухгалтерию устраивает

В соответствии со статьями 60.2 и 151 Трудового кодекса Российской Федерации, в связи с предоставлением очередного ежегодного отпуска уборщице Ивановой

2. Установить Петровой на период с 01 апреля г. по 28 апреля г. доплату за совмещение должностей в размере 50% от ее должностного оклада.

3. Довести настоящий приказ до сведения Петровой.

Источники: www.kdelo.ru, matrixufa.ru, fondrm.blogspot.com, cheb.megapolice.ru, kadrovik-info.ru