Оформление приема на работу

В.И. Андреева,

кандидат исторических наук,

профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия

Документирование процедуры приема на работу включает составление и оформление следующих видов документов:

Индивидуальный приказ I о приеме на работу оформляется с использованием унифицированной формы Т-1, а сводный (на нескольких работников)-Т-1 а

Кроме того, вносятся соответствующие записи в учетные формы (книги, журналы): книгу регистрации трудовых договоров, книгу регистрации приказов по личному составу, книгу регистрации личных карточек, книгу регистрации личных дел, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовой договор составляется по форме, разработанной организацией. Внимание кадровиков следует обратить на обязательное наличие в трудовом договоре следующих реквизитов:

1. вид документа (трудовой договор),
2. дата регистрации,
3. регистрационный номер,
4. место составления документа,
5. текст,
6. реквизиты стороны, т. е. работодателя (организации) и работника, включая личные подписи руководителя организации и работника.

Каждый документ, создаваемый кадровой службой, проходит в процессе его подготовки определенные этапы. Целесообразно унифицировать процедуры прохождения документов в организации в процессе их обработки и закрепить их в Графике документооборота кадровой службы, утверждаемом руководителем организации.

Первичны учетные документы по учету работников организации

Движение работников организации может включать в себя следующие основные этапы: прием на работу, перевод на другую работу, нахождение в отпуске, нахождение в командировке, увольнение работника.

Приказ (распоряжение) о поощрении работников

Как правило, всё указанные выше формы составляются работниками кадровой службы. Один экземпляр всех документов по учету кадров должен поступать в бухгалтерию органи­зации. На основании получаемых документов бухгалтерия производит различные расчеты: по оплате труда работников, по оплате отпусков и т. д.

Прием работников в организацию осуществляется, как правило, в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом применяется унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание».

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, све­дения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № 9 Т-1) или приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1 а) применяются для оформления и учета лиц, вновь принимаемых на работу по трудовому договору (контрак­ту). Эти формы составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

При оформлении данных форм указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия) работника, испытательный срок (если работ­нику устанавливается испытание при приеме на работу).

Кроме того, указываются условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения времен­но отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют принимаемым работникам под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным до­говором.

На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работ­ника (форма № Т-54 или № Т-54а).

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

С 1 января 2004 г. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 введены новые формы трудовых книжек и вкладышей к ним, а также установлен порядок ведения и хранения трудовых книжек. При этом имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца остаются действительными и обмену не подлежат.

Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 и может применяться при дальнейшем заполнении трудовых книжек старого образца.

Личная карточка работника (форма № Т-2) заполняется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а), трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налого­вом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на осно­вании записей в трудовой книжке и/или иных подтверждающих соответствующий стаж до­кументов. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответст­вующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Для учета научных и научно-педагогических работников научными, научно-исследова­тельскими, конструкторскими, образовательными и другими учреждениям и организация­ми, осуществляющими деятельность в сфере образования, науки и технологии, помимо личной карточки заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4).

Данная форма заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Во время работы в организации работник или работники могут быть переведены на другую работу, например из одного структурного подразделения в другое.

Перевод на другую работу — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и/или структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

В соответствии со ст. 72 ТК РФ перевод на другую постоянную работу в той же органи­зации по инициативе работодателя допускается с письменного согласия работника.

По соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть вре­менно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года.

В случае, когда такой перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, до вы­хода этого работника на работу.

Если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.

Не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.

В случае производственной необходимости работодатель имеет право переводить работника без его согласия на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу в той же организации.

Такой перевод допускается для предотвращения катастрофы, производственной аварии или устранения последствий катастрофы, аварии или стихийного бедствия;для предотвращения несчастных случаев, простоя (временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера), унич­тожения или порчи имущества.

При этом перевод на работу, требующую более низкой квалификации, допускается только с письменного согласия работника.

При таких переводах оплата труда работника производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе.

Во всех случаях работник не может быть переведен на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Для документального оформления перевода работников на другую работу в организа­ции используется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) или приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а).

Формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем ор­ганизации или уполномоченным им лицом, объявляются работникам под расписку.

На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (форма № 2 Т-2), лицевом счете (формы № Т-54 или № Т-54а) и вносится запись в трудовую книжку.

Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с за­конодательством, коллективными договорами, локальными нормативными актами органи­зации и трудовыми договорами применяется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) или приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а).

Эти приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляют­ся работнику под расписку.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (формы № Т-54 или № Т-54а) и произво­дится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Отпуска предоставляются работникам, как правило, в соответствии с утвержденным графиком отпусков.

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам применяется унифицированная форма № 8 Т-7 «График отпусков».

При составлении графика отпусков Должны учитываться действующее законодательст­во, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков визируется руководителями кадровой службы и структурных подраз­делений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утвер­ждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Для оформления и учета увольнения работников применяется приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № 9 Т-8) или приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № 9 Т-8а).

Данные формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работникам под распис­ку. На основании этих приказов делаются записи в личных карточках (форма № Т-2), лице­вых счетах (формы № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работ­ником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового дого­вора с работником (увольнении)».

Для оформления и учета направления работников в командировки применяются приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № 9 Т-9) или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а).

Эти формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого работника, а также цель, время и место командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него), является командировочное удостоверение (форма № Т-10).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (формы № Т-9, № Т-9а).

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведен­ные расходы.

Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется унифицированная форма № 9 Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной за пе­риод командировки работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Авансовый отчет должен составляться по унифицированной форме № 9 АО-1.

Данная форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы (в том числе на командировки), и составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подот­четным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету.

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установлен­ным порядком и действующим законодательством РФ.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Для оформления и учета поощрений работникам за успехи в работе применяются приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) или приказ (распоряже­ние) о поощрении работников (форма № 8 Т-11а).

Указанные формы составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляются работникам под распис­ку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Основы организации учета труда и расходов на его оплату

Учет труда и заработной платы занимает одно из центральных мест в системе учета на предприятии. Трудовые доходы работников предприятия определяются личным трудовым вкладом с учетом конечных итогов деятельности организации. Доходы работников регулируются налогами и размерами не ограничиваются. Минимальный размер оплаты труда устанавливается законодательством для всех видов предприятий.

Трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ).

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора, по формам Т1 и Т1а. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Формы Т1 и Т1а служат основанием для внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку, заполнения личной карточки (форма Т2) и открытия лицевого счета работника (форма Т54 или Т54а).

Приказ (распоряжение) издается на основании письменного трудового договора.

Штатное расписание (форма № Т3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности предприятия в соответствии с его Уставом (Положением), утверждается приказом руководителя предприятия или уполномоченным на это лицом.

Чтобы определить сумму заработной платы, подлежащей выдаче на руки, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести необходимые удержания. Расчеты по заработной плате производят в расчетно-платежной ведомости, служащей и документом, по которому производят выплаты зарплаты.

Документальное оформление работника на работе

И вот трудовой договор оформлен надлежащим образом.

А что же следует дальше? Хотя и было сказано, что приказ либо распоряжение по организации не является правообразующим фактором, то есть не порождает конкретного трудового правоотношения, но все же является неотъемлемой частью документального оформления работника на работе у данного конкретного работодателя. 1)

Государственная инспекция труда по С-кой области, действуя в интересах М. обратилась в суд с иском к машиностроительному заводу с требованием о взыскании с ответчика в пользу М. заработной платы за период его работы на заводе с 23 мая 2004 года по 06 июня 2004 года в размере 3680 руб.

В ходе судебного заседания по иску государственной инспекции труда по С-кой области, выступающей в интересах М. было установлено следующее.

Токарь М. обратился в государственную инспекцию труда с просьбой выступить в суде с защитой его нарушенных прав и законных интересов в связи с тем, что 23 мая 2004 года он был принят ответчиком на работу на основании трудового договора на должность токаря в токарный цех завода. С 23 мая ему была установлена заработная плата в размере 7360 рублей. Но к установленному на заводе дню выплаты заработной платы начислений оплаты фактически отработанного времени бухгалтерией произведено не было.

Бухгалтерия сослалась на неполучение из отдела кадров приказа о приеме работника М. на работу.

Суд, выслушав стороны, свидетелей, тщательно исследовав материалы дела, исковые требования М. удовлетворил в полном объеме.

Прием работника на работу оформляется приказом или распоряжением работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора и объявляемым работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Содержание такого приказа или распоряжения должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Хочется отметить, что, как и ранее, прием на работу оформляется путем издания или принятия работодателем локального индивидуального правоприменительного акта в форме приказа или распоряжения.

Между заключением трудового договора и оформлением приема на работу законодателем проводится четкое различие. Оформление приема на работу - вторичная техническая процедура кадрового делопроизводства. Первичным является заключение трудового договора, только на основании которого можно приступать к оформлению трудовых отношений.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника, кроме действующих в организации правил внутреннего трудового распорядка, также и с иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника. Ознакомление будущего работника с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными актами целесообразно начать еще на стадии обсуждения сторонами условий трудового договора - до его заключения. Это позволит будущему работнику получить представление об условиях труда на новом месте работы, принять на основе этого обоснованное решение о поступлении или об отказе от поступления на работу. Следует отметить, что если работодатель - физическое лицо, то прием на работу оформляется приказом (распоряжением). Если же работодатель является юридическим лицом, то согласно статье 20 "Стороны трудовых отношений" ТК РФ права и обязанности работодателя осуществляются органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном законами, иными нормативными правовыми актами, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами. Например, на государственном и муниципальном предприятии, в хозяйственном обществе приказ (распоряжение) о приеме на работу, как правило, подписывает генеральный директор (директор).

В случае сомнения относительно характера заключенного между гражданином и организацией договора наличие приказа о приеме работника на работу и ознакомление его с правилами внутреннего трудового распорядка являются доказательствами заключения именно трудового (а не гражданско-правового) договора.

Унифицированная форма N Т-1

Утверждена Постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме работника на работу

Не приводится.

Унифицированная форма N Т-1 а

Утверждена Постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме работников на работу

Не приводится.

Это примерные формы, применяемые для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору: форма N Т-1 - на одного работника, форма N Т-1 а - на группу работников. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника(-ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником(-ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "дата" (форма N Т-1) или "период работы" (форма N Т-1 а) строка (графа) "по" не заполняется.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику(-ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а)). 1.9.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Глава 7. ПРИКАЗ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

Ст. 68 Трудового кодекса гласит:

«Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения)».

Приказ о приеме на работу издается по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ № 26 от 06.04.2001 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», типовой форме № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» и № Т-1 а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Образец заполнения форм № Т-1 и № Т-la приведен ниже.

Источники: www.ippnou.ru, www.pocbuh.ru, www.life-prog.ru, pravouch.com, studopedia.org