Статьи

Прием и оформление граждан на работу. Памятка для руководителя.

Трудовое законодательство России призвано максимально защитить права и законные интересы работников. Зачастую законодатель “забывает” об интересах работодателей, которые вынуждены искать способы защиты от недобросовестных работников, злоупотребляющих своими правами. С целью избежания возможных проблем, при принятии новых работников целесообразно соблюдать предлагаемый ниже организационный план:

Прием работника.

Во-первых, необходимо проверить данные будущего работника, которым он должен соответствовать в силу положений Трудового кодекса РФ. Для начала достаточно проверить паспорт и обратить внимание на возраст обратившегося.

По общему правилу работник должен быть лицом, достигшим 16-летнего возраста. Если лицу 15 лет, то в порядке исключения, можно заключить трудовой договор и с ним, но для выполнения труда, не причиняющего вреда их здоровью и при условии, что это лицо обучается по иной, чем очная, форме обучения, либо оставило образовательное учреждение с согласия законных представителей и местного органа управления образованием.

Если лицу 14 лет, то с ним также можно заключить трудовой договор, если на это имеется согласие одного из родителей (попечителя) и органа опеки и попечительства, на выполнение в свободное от учебы время (то есть на время каникул) легкого труда, не причиняющего вреда его здоровью и не нарушающего процесса обучения.

Те же условия необходимы в случаях, если будущему работнику менее 14 лет, однако такой договор могут заключать организации кинематографии, театральные и концертные организации, театры и цирки в целях создания и (или) исполнения (экспонирования) произведений без ущерба здоровью и нравственному развитию работника.

Кроме того, всем работникам до 18 лет при заключении трудовых договоров нужно пройти медосмотр.

Если работник является гражданином Российской Федерации, это делает процедуру принятия его на работу и дальнейшее сотрудничество проще с юридической точки зрения.

Если работник – гражданин иностранного государства, то его оформление осложняется необходимостью истребования от него дополнительных документов, предусмотренных законом. При приеме на работу иностранных граждан с нарушением закона, работодатель подвергается строгому административному наказанию.

Во-вторых, работодатель при приеме гражданина на работу должен потребовать от него, помимо паспорта, следующие документы:

трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета (военный билет, приписное свидетельство) - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. С паспорта и документов воинского учета и документа об образовании необходимо снять копии и приобщить их к делу работника. Работодатель обязан осуществлять ведение, учет и хранение трудовых книжек работников, в порядке, предусмотренном Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 06.02.2004) “О трудовых книжках”.

Заявление работника о приеме на работу может быть как устным, так и письменным. В случаях, когда работник обращается к работодателю с письменным заявлением, а так же просит поставить отметку о его принятии, работодателю следует внимательно проверить содержание такого заявления: Ф.И.О. работника, должность, на которую он претендует и прочие данные. На этом этапе важно обезопасить предприятие от необоснованных претензий работника, связанных с якобы необоснованным отказом в принятии на работу.

Этапы приема:

1. Ознакомление работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, инструкцией по технике безопасности и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными его будущей деятельностью.

2. Фактическое допущение работника к работе (пока - без заключения письменного договора);Перед фактическим допущением к работе необходимо определиться, необходимо ли установление испытания для данного работника, поскольку это влияет на порядок его оформления на работу.

3. В течение трех дней со дня фактического начала работы, необходимо:

заключить трудовой договор;

издать приказ о приеме на работу и объявить его работнику под роспись;

Второй и третий этап можно совместить по времени – по усмотрению работодателя.

При оформлении приказа о приеме работника на работу указываются наименование структурного подразделения работодателя, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). На основании приказа делается запись в трудовой книжке о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

В целях учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодателям необходимо вести:

- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Формы этих книг и Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Испытание.

Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателю возможность заключать трудовые договоры с условием об испытании. Однако не все категории работников могут быть приняты на работу с условием об испытании. В связи с этим работодателю необходимо на стадии приема на работу выяснять, подпадает ли работник под категорию лиц, в отношении которых нельзя устанавливать испытание.

Таковыми являются:

1. Лица, поступающие на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом.

2. Беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до полутора лет.

3. Лица, не достигшие возраста 18 лет.

4. Лица, окончившие образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающие на работу по полученной специальности в течение одного года со дня окончания образовательного учреждения.

5. Лица, избранные (выбранные) на выборную должность на оплачиваемую работу.

6. Лица, приглашенные на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями.

7. Лица, успешно завершивших ученичество, при заключении трудового договора с работодателем, по договору, с которым они проходили обучение.

8. Лица, которые принимаются на работу на срок до двух месяцев.

Целесообразно на основании вышеуказанного перечня предложить работнику заполнить и подписать анкету.

Следующий этап процедуры установления испытания работнику – это выбор срока испытания. По общему правилу срок испытания не может превышать 3 месяцев. В отношении руководителей организаций, их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций срок испытания установлен в 6 месяцев.

Если трудовой договор заключен на срок от двух до шести месяцев испытание не может превышать 2 недель.

Если работник болел в течение какого-то времени или фактически отсутствовал на рабочем мест по другим уважительным причинам, то на это время течение испытательного срока приостанавливается и возобновляется только после выхода на работу.

Результаты испытания могут быть удовлетворительными либо неудовлетворительными. При удовлетворительных результатах испытания работник должен продолжать работу без какого-либо уведомления или приказа. При этом последующее расторжение трудового договора возможно лишь на общих основаниях.

На предприятии должна быть разработана система и критерии определения результатов испытания. Система включает в себя формирование оценочной комиссии (оформляется приказом), которая следит за работником и соответствием его деятельности должностной инструкции, а так же правилам трудового распорядка. Необходимо так же разработать испытательный лист работника, куда заносить все данные о его работе в период испытания (качество, срок и полнота выполнения порученной работы;профессиональный уровень, проявленный при исполнении той или иной трудовой функции;пр.), а также в соответствующих графах отмечать положительные и негативные моменты.

При неудовлетворительных результатах нужно предпринять следующие действия:

- за определенное время окончания испытательного срока собрать комиссию для установления результатов испытания. Ее решение лучше всего оформить протоколом. Если же оценку осуществлял только непосредственный руководитель работника, результаты испытания излагаются в докладной записке. Окончательное решение принимает руководитель предприятия или менеджер по персоналу, назначенный для этой функции.

- чтобы уволить работника, не прошедшего испытание, необходимо в пределах испытательного срока издать приказ об увольнении работника как не прошедшего испытание, ознакомив работника с приказом под роспись за три дня до увольнения. В приказе в обязательном порядке должны быть указаны причины, послужившие основанием для признания работника не выдержавшим испытание.

Участник проекта “Интернет-адвокат”, адвокат

Попов Алексей Михайлович

Читать статью

Трудовые права молодежи

Раньше каждому гарантировалось право на труд. Как этот вопрос решается в настоящее время?

Согласно ст. 37 Конституции РФ, каждый имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию. Принудительный труд в России запрещён. Поэтому одной из целей трудового законодательства сегодня является установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан.

Гражданин сам вправе выбирать, каким незапрещённым законом родом деятельности он хочет заниматься, с кем вступать в трудовые правоотношения, заключать ли гражданско-правовые договоры, либо вообще не трудиться. Однако государство регулирует основы трудовых правоотношений в обществе, гарантируя минимальный размер оплаты труда, устанавливая способы защиты трудовых прав граждан, закреплённых в ТК и др. правовых актах.

С какого возраста молодой человек может устраиваться на работу?

По общему правилу, заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста 16 лет. Но в случае получения основного общего образования или окончания образовательного учреждения трудовой договор могут заключать лица, достигшие возраста 15 лет. А с согласия одного из родителей (опекуна, попечителя) и органа опеки и попечительства трудовой договор может быть заключён с учащимися, достигшими возраста 14 лет, для выполнения в свободное от учёбы время лёгкого труда, не причиняющего вреда их здоровью и не нарушающего процесса обучения.

Какие требования могут быть предъявлены при поступлении на работу?

Общим требование для всех является дееспособность лица - нормальное психическое развитие и соответствующий возраст. Если вам ещё нет 18 лет, работодатель может предъявить требование, прежде чем принять вас на работу пройти медицинское обследование. Необходимо согласие родителей или лиц их заменяющих. Если работа сопряжена с выполнением какой-либо профессиональной деятельности, то необходимо иметь соответствующую специальность и квалификацию. Но при приёме на работу по приобретённой вами специальности впервые испытательный срок не назначается.

Какие документы необходимо иметь при себе, устраиваясь на работу?

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю следующие документы:

•паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

•трудовую книжку (кроме случая, когда человек поступает на работу впервые);

•страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (кроме случая, когда человек поступает на работу впервые);

•документы воинского учёта - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

•документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Что необходимо знать молодому человеку, который поступает на работу?

1.В соответствии со ст.15 ТК РФ трудовые отношения - это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции при подчинении правилам внутреннего трудового распорядка. 2.Трудовые отношения оформляются трудовым договором, который должен быть заключен в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).

3. При заключении трудового договора в его содержании должны быть указаны обязательные для его заключения условия (ст.57 ТК РФ).

4.Договор может содержать дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон и устанавливаемые в договорном порядке. К ним могут относиться условия об уточнении места работы, об испытании, различные льготы и пр.

5.Подписывая договор, Вы должны помнить, что, согласно ст. 9 ТК РФ, коллективные договоры, соглашения, а также трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не могут применяться.

6. При поступлении на работу ознакомьтесь с правилами внутреннего трудового распорядка организации - работодателя, коллективным договором и должностной инструкцией, чтобы точно знать, какие обязанности являются Вашими.

7.Чтобы избежать долгих сожалений по поводу непорядочности некоторых современных работодателей, а также длительных судебных прений, помните, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением) руководителя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Это верно и в том случае, если работа временная или сезонная (ст.68 ТК РФ).

8.Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения) (ст.68 ТК РФ).

9.В соответствии со ст.58 ТК РФ трудовые договоры заключаются:

1) на неопределенный срок (постоянная работа);

2) на определенный срок не более пяти лет. Самым выгодным для работника является первый вариант, т.к. дает чувство уверенности в завтрашнем дне и определенной независимости от работодателя.

10. Соглашение между работником и работодателем об испытании должно быть включено в трудовой договор и приказ о приеме. Испытание не устанавливается для несовершеннолетних. В течение одного года со дня окончания образовательного учреждения, лица, окончившие имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности также освобождаются от прохождения испытательного срока. На практике работодатель зачастую во время испытания выплачивает заработную плату работнику в пониженном размере, оговаривая это с работником, но Вы должны знать, что трудовым законодательством это не предусмотрено. Срок испытания по общему правилу не может превышать трех месяцев, для отдельных категорий работников, к которым относятся, например, руководители, главные бухгалтеры, не более шести месяцев (ст.70 ТК РФ). Увольнение вследствие неудовлетворительного результата испытания Вы вправе обжаловать в федеральный суд в месячный срок со дня вручения копии приказа об увольнении. Многие молодые люди летом на 2-3 месяца устраиваются подработать.

Есть ли здесь какие-нибудь особенности в правовом регулировании?

Действительно, молодёжь часто летом устраивается подработать. В этом случае с ними, как правило, трудовой договор заключается на срок не более 2-х месяцев. Законодательное регулирование труда таких работников имеет некоторые особенности:

•такие работники с их письменного согласия могут быть привлечены к работе в выходные и нерабочие дни, что компенсируется в денежной форме;

•таким работникам вместо отпуска может быть выплачена денежная компенсация при увольнении из расчёта два рабочих дня за месяц работы;

•при увольнении им не выплачивается выходное пособие;

•работник, пожелавший расторгнуть трудовой договор, обязан предупредить об этом работодателя в письменной форме за три дня до расторжения.

Могут ли работающие молодые люди самостоятельно выбирать время своего отпуска?

Для лиц, не достигших возраста 18 лет, устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью 31 календарный день. При этом отпуск предоставляется в любое удобное для них время. Молодым людям старше 18 лет придётся пользоваться отпуском только в соответствии с графиком предоставления отпусков, утверждённым в организации, где они работают.

На каких работах запрещёно работать молодым людям?

В соответствии со ст. 265 ТК РФ, запрещается применение труда лиц моложе 18 лет на тяжёлых работах и работах с вредными или опасными условиями труда, на подземных работах, а также работах, выполнение которых может причинить вред их здоровью и нравственному развитию (игровой бизнес, работа в ночных клубах, торговля спиртными напитками и др.). Перечень таких работ устанавливается Правительством РФ. С учётом мнения трёх сторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Кроме работ, запрещённых ст. 265 ТК несовершеннолетние не могут также привлекаться к работам по совместительству, по письменному договору о полной материальной ответственности и к работам по вахтовому методу (с длительными рабочими сменами).

Может ли работодатель изменить льготы, предусмотренные трудовым законодательством?

Обязательны ли нормы трудового права к исполнению на частных предприятиях? Все положения, предусмотренные ТК РФ обязательны для всех предприятий, учреждений, организаций, независимо от формы собственности. Работодатель может изменять льготы только в сторону их увеличения. На уровне конкретного предприятия возможно только улучшение положения работника по сравнению с федеральным законодательством. Я работаю и хочу продолжить своё обучение.

Отпустят ли меня с работы для сдачи вступительных экзаменов?

Работникам, допущенным к вступительным экзаменам в высшие и средние специальные учебные заведения, предоставляется отпуск без сохранения заработной платы в период 15 календарных дней при поступлении в вузы и 10 календарных дней - в средние специальные учебные заведения (ст. 173, 174 ТК РФ). Как я могу защитить свои права на труд в случае нарушения их работодателем? Прежде всего, необходимо знать в какие органы можно обратиться за защитой нарушенных прав. К таким органам относятся: Государственная инспекция по труду, прокуратура, суд. Гражданин в праве обратиться с заявлением в соответствующий профсоюз по своему месту работы или уполномоченный на защиту прав комитет, в том числе по месту жительства (например, комитет по делам молодёжи и др.). При необходимости существует возможность обращения к таким формам защиты прав как составление коллективных соглашений или коллективных договоров.

Может ли работодатель расторгнуть со мной трудовой договор в одностороннем порядке?

Одной из существенных гарантий права на труд является установленный законом ограниченный перечень оснований увольнения работников по инициативе работодателя. Статья 81 ТК запрещает увольнять работников без таких оснований как: ликвидация организации, сокращение численности штата, не исполнение должностных обязанностей, несоответствие состояния здоровья и некоторые другие. При этом в большинстве случаев должно учитываться мнение профсоюза. А согласно ст. 269 ТК, расторжение трудового договора с работниками, не достигшими возраста 18 лет (за исключением случаев ликвидации организации) по инициативе работодателя возможно только с согласия Государственной инспекции по труду и Комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав.

Существуют ли какие-нибудь особенности оплаты труда молодёжи?

Оплата труда молодёжи принципиально не отличается от оплаты труда взрослых: оплата труда производится пропорционально отработанному времени. Но следует различать оплату труда по трудовому договору, который гарантирует установленный законом минимальный размер оплаты труда, и заключение гражданско-правового договора (например, в частной фирме), оплата труда по которому производится по соглашению обеих сторон без законодательных ограничений. Следует внимательнее относиться к форме договора при его заключении.

Как должен быть оформлен приём на работу?

Граждане принимаются на работу на основании заключённого в письменной форме в двух экземплярах трудового договора. В настоящее время эта норма не редко нарушается. Молодому человеку при поступлении на работу следует помнить, что трудовой договор является не формальностью, а основной гарантией получения заработной платы (вознаграждения) и установленных законом льгот и основанием для защиты нарушенных трудовых прав. Приём на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, который объявляется работнику под расписку. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор не позднее трёх дней. Действующее трудовое законодательство не предусматривает обязательной формы трудового договора, стороны сами определяют его форму. Но работодатель после заключения трудового договора обязан ознакомить работников с действующими в организации правилами внутреннего распорядка и иными локальными правовыми актами, имеющими отношение к трудовой функции работника.

Что представляют собой ученические договоры с организациями - работодателями? Какие правовые последствия они влекут?

Ученический договор - это особый вид договора в сфере труда и подготовки к труду. Такой договор в случае заключения его с лицом, ищущим работу, является гражданско-правовым, а в случае заключения его с работником организации является дополнительным к трудовому договору и регулируется трудовым законодательством. После окончания ученичества лицу, получившему образование за счёт организации, испытательный срок для работы в ней не назначается. Но если бывший ученик без уважительной причины не выполняет свои обязательства по договору, в том числе не преступает к работе, он по требованию законодательства, возвращает полученную за время ученичества стипендию, выплачиваемую работодателем ученику и другие, понесённые работодателем расходы в связи с ученичеством.

Что необходимо помнить работникам, совмещающим работу с учебой?

1.Важно, чтобы учебное заведение имело государственную аккредитацию - в этом случае Вы можете требовать от руководства учебного учреждения все предусмотренные ТК РФ льготы, По окончании образовательного учреждения (начального, среднего и высшего профессионального образования) при поступлении на работу впервые по полученной специальности, освобождаются от прохождения испытания, если:

1) образовательное учреждение, в котором они учились, имеет государственную аккредитацию;

2) со дня окончания образовательного учреждения и до поступления на работу по полученной специальности прошло не более одного года (ст. 70 ТК РФ).

2.Если учебное заведение не имеет государственной аккредитации - гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением, могут устанавливаться коллективным или трудовым договором.

3.Работник может одновременно обучаться в двух и даже более учебных заведениях. В этом случае гарантии и компенсации предоставляются ему только в одном учебном заведении, по его выбору. 15-летние учащиеся имеют право совмещать получение основного общего образования с работой - в том случае, если обучение проводится не по очной программе (ст. 63 ТК РФ).

4.В том случае, когда работник впервые получает образование какого-либо уровня или уже имеет профессиональное образование соответствующего уровня и направлен на обучение работодателем в соответствии с трудовым договором или соглашением об обучении, заключенным между работником и работодателем в письменной форме, ст. 177 ТК РФ закрепляет его право на ряд льгот, таких как: - дополнительные отпуска для поступления и сдачи экзаменов в образовательные учреждения разного уровня образования. Отпуска могут быть без сохранения заработной платы: например, для работников, допущенных к вступительным испытаниям в образовательные учреждения высшего, среднего профессионального образования (ст.ст. 173, 174 ТК РФ) и с сохранением заработной платы: например, для подготовки и защиты работниками выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов (ст.174 - 176 ТК РФ) - сокращение рабочего времени на один рабочий день или на несколько часов в день по соглашению сторон трудового договора (ст. ст.173,174, 176 ТК РФ) с выплатой 50 процентов среднего заработка по основному месту работы, но не ниже минимального размера оплаты труда. и др. 5.Работникам, успешно обучающимся по заочной форме обучения один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующего учебного заведения и обратно.

6.Для получения от работодателя предусмотренных законом льгот, необходимо предоставить работодателю справку-вызов с места учебы.

7.Обучающиеся на дневных отделениях образовательных учреждениях высшего профессионального образования, совмещающие работу с учебой, могут требовать от работодателя отпуска без сохранения заработной платы разной продолжительности:

•- 15 календарных дней в учебном году для прохождения промежуточной аттестации,

•- 4 месяца для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов

•- 1 месяц для сдачи итоговых государственных экзаменов

8. Работающие аспиранты-заочники вправе получить от работодателей дополнительный отпуск продолжительностью 30 дней с сохранением средней заработной платы. К этому отпуску прибавляется время, затраченное на проезд от места работы до места нахождения аспирантуры и обратно с сохранением среднего заработка. Проезд оплачивает организация-работодатель. Кроме того, аспиранты заочники имеют право на 1 свободный от работы день в неделю с оплатой его в размере 50 процентов получаемой заработной платы. Организация - работодатель вправе предоставлять аспирантам по их желанию на четвертом году обучения дополнительно не более двух свободных от работы дней в неделю без сохранения заработной платы. Допущенным к вступительным экзаменам в аспирантуру предоставляются отпуска продолжительностью 30 дней с сохранением средней заработной платы по месту работы.

Оформление при приеме на работу

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов «BKR-Интерком-Аудит»

В статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) приведен перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора:

«При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

В отдельных случаях с учетом специфики работы работодатель может потребовать (при согласии работника) предъявления дополнительных документов при заключении договора. Дополнительные документы о персональных данных работника могут быть предназначены для обоснования правомерности заключения и реализации трудового договора, его прекращения, представления об условиях труда, вытекающих из содержания трудового договора, полагающихся ему гарантиях, компенсациях и льготах.

Кадровые службы организаций к таким дополнительным документам, как правило, относят:

1) документы о составе семьи работника в целях предоставления ему возможных гарантий с учетом семейного положения, в том числе связанного с выполнением определенных семейных обязанностей;

2) документы о возрасте детей или беременности женщины для предоставления установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций;

3) документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об ученой степени и ученом звании, о почетном звании, об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и другие);

4) документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с требованиями законодательства он должен пройти предварительный и периодические медицинские осмотры.

Обратите внимание!

Работодатель и его представители в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина при обработке данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования, установленные в статье 86 ТК РФ:

1. обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

2. при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами;

3. все персональные данные работника следует получать у самого работника. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

4. работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

5. работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

Все персональные данные работник лично представляет работодателю. В некоторых случаях работодатель может получить персональные данные о работнике от третьей стороны, но только с предварительного письменного согласия самого работника. Например, запрос на прежнее место работы работника с целью выяснения его профессиональных качеств, запрос в учебное заведение о подлинности получения документа об образовании, запрос в медицинское учреждение о достоверности медицинского документа (справка из наркологического диспансера и другое) и так далее.

Порядок оформления приема на работу урегулирован в статье 68 ТК РФ. В соответствии с положениями указанной статьи прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Трудовой договор является основанием возникновения трудовых отношений.

В статье 56 ТК РФ указано, что «трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, согласно которому работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка».

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При оформлении приказа указываются наименование структурного подразделения, должность, испытательный срок (в случае установления работнику испытания при приеме на работу), а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода из другой организации, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое).

Приказ (распоряжение) о приеме на работу не подменяет трудовой договор, а является односторонним внутренним распорядительным документом работодателя. Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать трудовому договору, так как в трудовую книжку вносится запись – основание приема на работу, соответствующая сведениям, указанным в приказе. На основании приказа, помимо трудовой книжки, заполняется личная карточка (№ формы смотрите выше), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а).

Работодатель должен уделить особое внимание грамотному ведению документооборота, поскольку это может послужить причиной возникновения трудового спора.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника (статья 68 ТК РФ). К последним относятся прежде всего: Должностная инструкция, Штатное расписание, документация по охране труда.

Обратите внимание!

Работодателю следует позаботиться, чтобы правила внутреннего трудового распорядка были вывешены на видном месте в помещении, где предстоит работать данному работнику, либо их экземпляр следует приложить к трудовому договору, или предусмотреть в трудовом договоре отметку «Ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка».

Без правил внутреннего трудового распорядка, а также ведения табеля учета использования рабочего времени будет невозможно применять дисциплинарные взыскания к работникам, опаздывающим на работу или самовольно отлучающимся в течение рабочего дня.

Без должностной инструкции работодатель практически не может ни потребовать от работника улучшения качества его работы, ни применить дисциплинарные взыскания против нерадивых работников. Каждый работник должен получить на руки один экземпляр инструкции и расписаться в том, что он с нею ознакомлен и обязуется соблюдать ее требования. Целесообразнее всего сделать это при подписании трудового договора.

Не менее важна документация по охране труда, особенно в хозяйственных обществах, занимающихся производственной деятельностью, где высок риск производственного травматизма. Часто работодатели вообще ничего не знают ни о данной документации, ни о штрафах, которые налагает на них Государственная инспекция труда (статья 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях). Должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников инструкции по технике безопасности, инструкции о правилах эксплуатации электроприборов и другие документы по охране труда, о чем заноситься запись в журнал инструктажей по технике безопасности.

Штатное расписание следует утверждать не реже одного раза в год, причем его необязательно доводить до сведения работников. Основное назначение штатного расписания состоит в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по пункту 2 статьи 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника и что его увольнение было законным, то есть не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (статья 179 ТК РФ).

Примечание. В случае возникновения трудового спора судья первым делом истребует вышеуказанные локальные нормативные акты. Если они были не заранее и грамотно составлены, а в спешке и специально для суда, то выиграть такой спор ответчику - работодателю будет очень сложно.

Трудовой договор, приказ (распоряжение) о приеме на работу, приказы (распоряжения) об изменении условий трудового договора, его прекращении, приказы (распоряжения) о поощрениях и взысканиях, а также вышеуказанные персональные данные работника должны быть сформированы кадровой службой в «личное дело» работника. Документом, содержащим персональные данные работника о его трудовой деятельности и трудовом стаже, также является трудовая книжка.

Порядок хранения и использования всех персональных данных работников в организации устанавливается работодателем самостоятельно либо с участием работников и их представителей с соблюдением требований Трудового кодекса (статья 87 ТК РФ).

Сроки хранения персональных данных работников определяются на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года. В частности, личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а иных работников - в течение 75 лет.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по договору, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций рекомендуется включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» были утверждены стандартизированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Указанное Постановление предписывает распространение предложенных форм документации «на все организации независимо от форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Кроме того, Постановлением №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Мнение авторов материалов может не совпадать с мнением редакции.

Состав документов кадровой службы по движению персонала

Л.В. Санкина, доцент кафедры документоведения РГГУ

Среди задач, решаемых кадровой службой, наиболее традиционной представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе их возникновения и установления возникает значительный объем разнообразных документов. Наибольшая часть документов кадровой службы связана с движением кадров.

При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление (или начальник структурного подразделения составляет докладную записку), которые являются основанием для издания распорядительного документа. Руководитель организации издает приказ. Кроме того, прием на работу может сопровождаться заключением трудового договора (контракта), заполнением работником анкеты (личного листа по учету кадров), составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2). При переводе работника на другую работу используется такой документ, как представление. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков. При совершении работником поступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку или отдел кадров фиксирует нарушения составлением акта. Даже такое не самое полное перечисление видов документов, создаваемых кадровой службой, свидетельствует об их многообразии.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, так как общение с любой сторонней организацией непременно оформляется письмами, а, например, проведение аттестации персонала сопровождается заполнением целого ряда документов v протокола заседания аттестационной комиссии, аттестационного листа, заключений руководителей структурных подразделений. Кроме того, составляются такие организационные документы, как положение об отделе кадров, должностные инструкции ее сотрудникам.

Квалифицированное ведение документации по личному составу относится к числу необходимых профессиональных навыков работника кадровой службы, при этом документирование любых процедур должно проводится с соблюдением установленных общегосударственных правил оформления документов. Необходимость документирования по определенным правилам установлена законодательно. Так, ст. 5 Федерального закона от 20.02.95 ¦ 24-ФЗ ?Об информации, информатизации и защите информации¦ (СЗ РФ, 1995, ¦ 8, ст. 609) гласит. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации¦.

Какими же законодательными и нормативными актами регламентируются в нашей стране кадровая деятельность и правила создания и оформления документов?

КЗоТом РФ предусмотрено создание правил внутреннего трудового распорядка (ст. 130), обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания. Однако КЗоТ РФ не содержит никаких требований к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов по личному составу руководителем организации и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказа. Таким образом, КЗоТ РФ только называет нам ситуации, требующие создания документов, и виды этих документов.

Наиболее эффективным способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов.

Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.

Стандартизация v это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается ?образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом¦(ГОСТ 6.10.1v88). В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Стандартизация v сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Типовой текст v это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

Типовая форма v утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства.

Стандартизация документов v высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации. Стандартизация v закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах v стандартах. Стандартизация может проводится на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.

Система документации v совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141-98). Система документации складывается в процессе реализации в органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции;состав документов, которые в нее входят, предназначен для документирования определенных видов деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

Унифицированная система документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Обычно она состоит из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.

Особенность документов по личному составу v их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной и первичной учетной.

Приказ по личному составу можно рассматривать как документ распорядительного действия, подтверждающего наличие юридического факта возникновения (изменения, прекращения и др.) трудового договора. Однако этот же приказ регистрирует факт возникновения (расторжения) трудовых правоотношений, и в этом случае он является первичным учетным документом, служащим основанием для создания других учетных документов.

Так как единого ведомства, которое координировало бы кадровую деятельность, никогда не существовало, то ведомство, осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации (Главархив), подготовило систему документации по личному составу, а органы статистики v формы документов по учету личного состава. Первая система использовалась в органах власти и управления, вторая v в организациях строительства и промышленности.

Источники: www.internet-advokat.ru, kdm26.ru, www.klerk.ru