Кто подписывает приказ о приеме на работу сотрудника
Трудовые отношения с директором
Генеральный директор назначен на должность учредителями ООО в апреле 1999 года. В Уставе ООО от 1999 года установлен срок полномочий генерального директора 2 года, Устав в редакции 2006 года – срок полномочий 5 лет.
Нужен ли приказ о назначении генерального директора или достаточно только протокола собрания учредителей. Если приказ необходим, то кто его должен подписывать со стороны руководства (Генеральный директор – совместитель).
Позиция компании:
На основании статьи 40 Федерального закона РФ №14-ФЗ от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью» генеральный директор избирается общим собранием участников общества на срок, определенный Уставом общества.
Следовательно, через каждые 2 года необходимо решениями учредителей продлять срок полномочий Генерального директора: апрель 2001 года, апрель 2003 года, апрель 2005 года, 2006 год и далее через пять лет.
Прием на работу руководителя оформляется точно так же, как и обычного (рядового) работника организации. Организация заключает с руководителем срочный трудовой договор (ст. 275 ТК РФ).
Трудовой договор между обществом и генеральным директором подписывается от имени общества лицом, председательствовавшим на общем собрании участников общества, на котором избрано лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа общества, или участником общества, уполномоченным решением общего собрания участников общества.
При приеме на работу работника на основании заключенного трудового договора издается приказ (распоряжение) работодателя (ст. 68 ТК РФ). Так как приказ (распоряжение) о приеме на работу работника подписывает руководитель организации, то при приеме на работу самого руководителя такой приказ (распоряжение) составлять, на наш взгляд, нет необходимости.
На практике руководитель организации после подписания с ним трудового договора издает приказ (распоряжение) о вступлении в должность с определенной даты.
На Ваше усмотрение:
Издается приказ (распоряжение) о приеме на работу Генерального директора и подписывается Генеральным директором.
Генеральный директор издает приказ (распоряжение) о вступлении в должность с определенной даты.
Издается приказ (распоряжение) о приеме на работу Генерального директора и подписывается от имени общества лицом, председательствовавшим на общем собрании участников общества, на котором избрано лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа общества, или участником общества, уполномоченным решением общего собрания участников общества.
На основании статьи 276 ТК РФ руководитель организации может занимать оплачиваемые должности в других организациях только с разрешения уполномоченного органа юридического лица либо собственника имущества организации, либо уполномоченного собственником лица (органа).
Руководитель организации не может входить в состав органов, осуществляющих функции надзора и контроля в данной организации. Таким образом, работник может быть руководителем сразу нескольких организаций, если соответствующие органы управления этих организаций выразили на это свое согласие.
Особое у совместителей и рабочее время. Согласно статьи 284 Трудового кодекса он не должен трудиться более четырех часов в день или 16 часов в неделю. Пропорционально отработке соответственно рассчитывается и его зарплата. А во-вторых, зарплата совместителя рассчитывается исходя из штатного расписания с учетом отработанного времени.
На основании Постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» применяется унифицированная форма №Т-3 «Штатное расписание».
Форма Т-3 применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25;0,5;2,75 и пр.
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
Следовательно, у Вас есть выбор:
В штатном расписании указывается полная единица и полный оклад Генерального Директора. Зарплата рассчитывается согласно отработанного времени (не более 16 часов в неделю) из расчета полного оклада.
В штатном расписании указывается количество штатных единиц по должности Генеральный Директор не «1», а соответственно «0,4» (из расчета 16 часов в неделю), а оклад будет установлен из расчета работы по совместительству.
Для того, чтобы Вы могли оставить комментарий, необходимо войти под своим именем и паролем, либо пройти процедуру регистрации
Кадровый учет
Описание предметной области
На любом предприятии есть отдел кадров, который занимается учетом сотрудников предприятия.
Слово "учет" подразумевает прием сотрудника на работу, отслеживание его состояния в течение периода его работы и, наконец, увольнение сотрудника с работы. Дополнительно, отдел кадров должен формировать много отчетов перед бухгалтерией и внешними организациями. Работа отдела кадров регламентирована законодательством (например, КЗоТ) и коллективным договором. В частности, предопределены формы приказов о приеме и увольнении, личные карточки сотрудников, формы отчетов.
Функции отдела кадров:
Прием на работу новых сотрудников;
Увольнение сотрудников;
Кадровое перемещение;
Оформление отпусков;
Оформление больничных листов;
Создание отчетов.
Техническое задание
Цель:
требуется разработать автоматизированную систему, с помощью которой можно будет производить основную работу по кадровому учету.
Внедрение данной системы позволит:
Существенно повысить производительность труда;
Повысить качество и достоверность кадрового учета;
Перейти от учета к анализу кадров предприятия;
Привести кадровый учет предприятия в порядок и в соответствии с законами;
Некоторые задачи (особенно отчетность) вместо нескольких недель можно будет решать в несколько минут. Снизится количество ошибок пользователей в связи с тем, что функции контроля возлагаются на программу. Повысится обоснованность принимаемых руководством решений на основе отчетов отдела кадров, так как повысится достоверность и полнота кадрового учета.
Данная система позволит перейти от простого учета кадров на более высокий уровень. Будет возможно проводить анализ движения кадров по разным аспектам, на основе исходных данных легко получать нужную управленческую информацию.
Описание программы
В ходе работы отдела кадров необходимо формировать следующие документы:
Прием на работу;
Кадровое перемещение;
Увольнение;
Больничный лист;
Отпуск.
Вызвать журнал «Кадровые документы» можно тремя способами:
Меню -> Операции -> Журнал документов и выбрать раздел «КадровыеДокументы»;
Меню -> Документы -> КадровыеДокументы;
Нажать на кнопку в панели инструментов с изображением .
При вызове журнала «Кадровые документы» открывается окно, в котором в хронологическом порядке сохраняются все документы созданные отделом кадров, что позволяет при необходимости легко восстановить любой документ. Кроме того, существует система поиска и сортировки документов по их ней принадлежности.
Для формирования любого документа необходимо выполнить следующие действия: зайти в меню «документы» и выбрать необходимую операцию или же нажать соответствующую кнопку в панели инструментов. При наведении курсора на иконку возникает всплывающая подсказка.
Прием на работу
При приеме на работу нового сотрудника на основании его заявления начальником предприятия подписывается "Приказ о приеме на работу" .
Последовательность событий при приеме на работу такова:
Прием на работу нового сотрудника устно согласуется с начальником предприятия и начальником объекта, на который принимается сотрудник, также определяется его должность / специальность и оклад, если он отличен от положенного по штатному расписанию.
Сотрудник пишет заявление о приеме на работу.
Отдел кадров подготавливает приказ о приеме на работу.
Сотрудник подписывает приказ о приеме ("с приказом ознакомлен").
Приказ о приеме направляется на подпись начальнику.
Начальник подписывает приказ и возвращает его в отдел кадров.
Приказ о приеме на работу содержит следующие реквизиты:
ФИО (Фамилия, Имя, Отчество);
Должность;
Дата приема;
Испытательный срок;
Срок договора;
Оклад.
Так же автоматически документу присваивается уникальный номер и дата создания документа.
При нажатии на кнопку «Приказ» автоматически формируется приказ для вывода на печать.
Для ввода реквизита «Должность» создан справочник должностей, в котором хранятся название всех должностей компании.
Увольнение
Увольнение сотрудника оформляется "Приказом об увольнении". Сотрудник может инициировать приказ своим заявлением об увольнении.
В приказе об увольнении указывается:
Сотрудник;
Дата увольнения.
Так же автоматически документу присваивается уникальный номер и дата создания документа.
Кадровое перемещение
Приказ о кадровом перемещении выпускается при изменении у сотрудника оклада, разряда (а значит, тарифа), категории, должности/специальности, объекта, графика работы…
Перемещение может быть временное, т.е. на определенный срок.
Документ содержит следующие реквизиты:
Сотрудник (ФИО сотрудника);
Должность (прежняя выводится автоматически, новая вводится вручную);
Дата приема (прежняя выводится автоматически, новая вводится вручную);
Оклад (прежний выводится автоматически, новый вводится вручную).
Так же автоматически документу присваивается уникальный номер и дата создания документа.
При нажатии на кнопку «Приказ» автоматически формируется приказ для вывода на печать.
Приказ по отпуску
Данный документ выпускается в случае, если сотрудник уходит в отпуск по какой-либо причине и формируется на основе заявления сотрудника на отпуск.
Приказ по отпуску содержит следующие реквизиты:
Сотрудник (ФИО сотрудника);
Вид отпуска (ежегодный, без содержания…);
Даты начала и конца отпуска;
Номер приказа;
За период (за какой период предоставить отпуск).
Так же автоматически документу присваивается уникальный номер и дата создания документа.
При нажатии на кнопку «Приказ» автоматически формируется приказ для вывода на печать.
Для ввода реквизита «Вид отпуска» создан справочник, в котором хранятся название всех видов отпуска.
Больничный лист
Больничный лист — это документ, который подтверждает болезнь сотрудника. Во время его болезни ему выплачивается заработная плата, рассчитанная с учетом процента оплаты.
Процент оплаты зависит от стажа так:
если стаж работы менее 5 лет, то 60%,
если стаж работы от 5 до 8 лет, то 80%,
если стаж работы от 8 лет, то 100%,
Документ больничный лист выпускается медицинским учреждением на специальной бумаге. Задача отдела кадров, рассчитать процент оплаты, зависящий от стажа, и направить этот документ в бухгалтерию.
Для электронной фиксации документов больничного листа принят следующий вид с реквизитами:
Сотрудник (ФИО сотрудника);
Номер больничного листа;
Кем выдан;
С какого и по какой период.
Так же автоматически документу присваивается уникальный номер и дата создания документа.
Справочник «Сотрудники»
Статистика всех принятых и уволенных сотрудников фирмы сохраняются в базе данных справочника «Сотрудники». Кроме этого, по каждому сотруднику сохраняются все необходимые кадровые данные.
Доступ к справочнику сотрудники можно получить тремя способами:
Меню -> Операции -> Справочники и выбрать раздел «Сотрудники»;
Меню -> Справочники -> Сотрудники;
Нажать на кнопку в панели инструментов с изображением .
- Просмотр сведений о сотруднике без возможности изменения данных (просмотр);
- Копировать в буфер сведения о сотруднике (копировать строку);
- Пометить на удаление сотрудника (пометить на удаление).
Кадровые данные о сотруднике
При приеме на работу обычно сразу же заполняется "Личная карточка" сотрудника. Личная карточка содержит наиболее полную информацию о сотруднике и рассчитана на ее ведение в течение периода работы сотрудника.
В личной карточке содержатся следующие реквизиты:
ФИО сотрудника;
Дата приема;
Дата увольнения;
Должность;
Оклад;
Паспорт (серия, номер, дата выдачи, кем выдан);
Адрес (город, насел. пункт, улица, дом, корпус, квартира);
Телефон;
Дата рождения;
Пол;
Семейное положение;
Непрерывный стаж;
Приказы по сотруднику (прием, отпуска, перемещения, увольнение);
Образование;
и многое другое…
. и многое-многое другое.
Прием на работу нового сотрудника
Прием на работу нового сотрудника - стандартная процедура для каждой организации. Этот процесс сопровождается обязательным заведением и оформлением личных документов нового сотрудника. Аутсорсинг бухгалтерских услуг. в том числе и для оформления нового сотрудника в организации, станет эффективным решением для любого предприятия. Квалифицированные бухгалтеры компании «БФ Консалтинг»составят и грамотно заполнят все необходимые документы для оформления работника. Кроме того, мы предоставляем комплексное бухгалтерское сопровождение предприятий любой организационно-правовой формы.
Документы, необходимые для приема на работу нового сотрудника
Прием на работу нового сотрудника начинается с процесса ознакомления его с локальными нормативными актами предприятия, должностной инструкцией, правилами внутреннего распорядка и другими документами. Работник должен поставить линую подпись, дату и время для подтверждения его осведомленности.
Для приема на новое место работы сотрудник должен предоставить следующие документы:
удостоверение личности - паспорт или иное свидетельство,
трудовая книжка - не требуется в том случае, если сотрудник поступает на работу впервые или вступает в должность по совместительству,
свидетельство государственного пенсионного страхования,
военный билет - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу,
документы об образовании - дипломы вузов, специализированных курсов, сертификаты и т.д.
После предоставления требуемых бумаг сотрудник пишет заявление о приеме на работу.
Оформление документов для приема на работу нового сотрудника
Для приема нового сотрудника в организацию необходимо оформить стандартный перечень документов.
Трудовой договор. Как правило, составляется по унифицированной форме, принятой в конкретной компании. В реквизиты вносятся личные данные сотрудника. Договор подписывается двумя сторонами - генеральным директором и работником.
Приказ о приеме на работу. На основе трудового договора составляется приказ о приеме на работу нового сотрудника. Стандартная форма документа утверждена Госкомстатом, ему присуждается порядковый номер и дата издания. В приказе указываются следующие данные: ФИО, должность, отдел, длительность испытательного срока, дата, с которой сотрудник зачисляется в штат, размер оклада и надбавок. Ознакомиться с договором и поставить личную подпись сотрудник должен не позднее трех дней с момента приема на работу.
Личная карточка сотрудника. Содержит все личные данные, предоставленные сотрудником. а также должность, структурное подразделение, оклад, номер приказа, дату издания и т.д. Подпись сотрудника в личной карточке подтверждает факт ознакомления с записью в трудовой книжке.
Трудовая книжка. Оформляется через 5 дней после окончания испытательного срока. При необходимости сотрудник может отказаться от внесении записи в документ при наличии письменного заявления. Все записи в трудовой книжке имеют порядковый номер, сопровождаются печатями.
Табель учета рабочего времени. С момента приема сотрудника на работу его фамилия вносится в табель. В нем отмечаются явки работника и длительность трудового дня.
Расчетная ведомость. В неё вносится фамилия сотрудника для учета. При наличии собственного бухгалтерского отдела бухгалтерии сообщается о приеме нового сотрудника.
Банковская карта. Оформляется в том случае, если заработная плата сотрудникам перечисляется на пластиковую карту.
Полис обязательного медицинского страхования. Оформляется при приеме, если новый сотрудник не имеет регистрации в Москве.
Бухгалтерское обслуживание в Москве от «БФ Консалтинг»осуществляется по всем направлениям. Специалисты нашей компании осуществляют оформление бумаг для приема новых сотрудников, кадровый и налоговый учет, оформляют любые бухгалтерские документы, взаимодействуют с государственными контролирующими органами. Вся деятельность нашей компании осуществляется в рамках законодательства. Подробную информацию о перечне услуг можно узнать на нашем сайте или по телефону: (495) 640-44-46.
Как правильно оформить на работу сотрудника?(часть вторая)
Опубликовано 03.11. | Автор: Ольга
Коротко напомню, о чем я Вам поведала в первой части статьи:
О разработке локальных актов;
Об обязательном ознакомлении с ними работников под роспись;
О том, какие документы при приеме на работу работодатель может требовать с будущих сотрудников.
Сегодня я расскажу Вам о втором и третьем шаге. которые Вам, как работодателю, нужно сделать, чтобы прием на работу сотрудника не стал кошмаром ни для него, ни для Вас.
Второй шаг. как я уже писала в первой части – это подписание трудового договора между компанией и будущим сотрудником.
Но сначала несколько слов о заявлении о приеме на работу. Нужен ли данный документ? А если нужен, то зачем?
Заявление о приеме на работу не является обязательным документом. Но применить в своей практике Вы его можете. Обычно он используется для того чтобы:
1. Дать добро отделу кадров для принятия сотрудника на работу. На заявлении, как правило, руководитель пишет: «…принять на такую-то должность такого-то числа с окладом по штатному расписанию. ». И именно на основании этого документа с визой начальника отдел кадров или бухгалтерия начинают процедуру приема на работу.
Особенно это актуально для больших компаний со множеством структурных подразделений. В маленьких фирмах можно обойтись и без заявления.
2. Заставить будущего сотрудника поневоле подписать бланк. включающий перечень ксерокопий документов, который этот работник должен приложить к заявлению. Предостерегаю Вас от этого опрометчивого шага: это незаконно, так как заявление в таком случае является бланком. А бланк работник изменить по своей воли не может и вынужден подписать его, как есть. Разрешение на обработку персональных данных сотрудника, не относящихся к работе, и на ксерокопию документов должно быть оформлено отдельно и содержать слова: «Я разрешаю…»
3.Для формального согласия будущего сотрудника работать в данной компании (хотя для этого достаточно трудового договора).
4. Как дорогой многим руководителям анохронизм. то бишь пережиток советского прошлого.
Скачать примерный бланк заявления о приеме на работу можно, нажав на эту кнопочку:
После ознакомления будущего сотрудника с локальными актами между работником и работодателем подписывается трудовой договор.
Трудовой договор – это соглашение между компанией или ИП и работником. При этом компания или ИП являются работодателем и они обязаны:
обеспечить сотрудника работой, которая соответствует его должности;
предоставить ему рабочее место (токарю – токарный станок, бухгалтеру –стол и компьютер с соответствующим программным обеспечением и т.п.);
создать условия труда в соответствие с законодательством;
вовремя и полностью выплачивать заработную плату;
обеспечить другие условия работы, которые прописаны в ТК РФ и других законодательных актах.
Работник же в свою очередь обязан:
добросовестно выполнять работу по своей должности;
соблюдать правила того внутреннего распорядка, который принят в данной компании.
Таким образом, сторонами трудового договора являются работник и работодатель.
Трудовой договор в обязательном порядке заключается в письменной форме (статья 67 ТК РФ).
И неважно, какой это договор: срочный или на неопределенный срок, и является ли эта работа основной или по совместительству. В любом случае трудовой договор оформляется только в письменной форме.
Но в то же время, отсутствие письменного трудового договора не доказывает того, что трудовых отношений между работником и работодателем не существует.
Если трудовой договор не оформлен в письменной форме, но работник приступил к работе с разрешения и по поручению работодателя или его представителя, то в этом случае договор считается заключенным (статья 67 ТК РФ).
При этом, работодатель за такую вольность может быть привлечен к ответственности за нарушение трудового законодательства.
Необходимо оформить два экземпляра трудового договора. Один из них оставляет у себя в компании работодатель, а второй забирает работник.
Оба экземпляра подписывают и работник, и работодатель.
Каждая компания разрабатывает текст трудового договора самостоятельно. И для разных сотрудников трудовые договоры могут существенно различаться в зависимости от конкретных ситуаций.
Но необходимо помнить, что трудовой договор должен содержать обязательные условия. Они перечислены в статье 57 ТК РФ.
Кроме обязательных, в трудовом договор могут быть внесены и дополнительные условия.
Условия трудового договора, которые не соответствуют принципам трудового законодательства, признаются недействительными.
Например, в трудовой договор нельзя включить условие о том, что работница обязуется в течение 5 лет не выходить замуж или не иметь детей. Такие условия, даже если они прописаны в договоре, изначально являются недействительными.
В текст договора, как правило, включаются также права и обязанности работодателя и работника:
для работника они перечислены в статье 21 ТК РФ;
для работодателя - в статье 22 ТК РФ.
У работника есть все права, перечисленные в статье 21 ТК РФ независимо от того, прописаны они в тексте трудового договора или нет.
Вот коротко и все о трудовом договоре. Более подобно вопросы трудового договора я освещу в других статьях.
А также в начале или в середине декабря будет проходить тренинг по приему на работу сотрудников и начисления заработной платы.
Переходим к следующему шагу: издаем приказ о приеме на работу .
Основанием для издания такого приказа является заключенный с работником трудовой договор. Приказ о приеме на работу должен содержать те условия, которые прописаны в трудовом договоре.
Приказ о приеме на работу выдается работнику под роспись. При этом с начала работы данного сотрудника не должно пройти более 3-х дней. Имейте в ввиду, что каждый работник имеет право потребовать от Вас выдать ему заверенную копию этого приказа.
В приказе обязательно укажите:
табельный номер, присвоенный работнику;
название структурного подразделения (если оно есть в наличии);
точное наименование должности или вида работы, на которую принят работник;
денежное вознаграждение работника в соответствии со штатным расписанием или тарифно-квалификационным справочником;
испытательный срок, если он устанавливается работнику при приеме на работу;
характер предстоящей работы и условия приема на работу (например, по совместительству или постоянно).
Если Вы заключаете с работником трудовой договор на неопределенный срок, то дату окончания действия договора в приказе о приеме на работу не проставляете.
Когда Вы подписали с сотрудником срочный трудовой договор, то в приказе указываете, что этот работник принимается на работу по срочному трудовому договору и проставляете дату истечения этого договора .
На основании приказа о приеме на работу вносится запись о приеме на работу:
в трудовую книжку работника;
в личную карточку работника.
Подробности в следующей статье.
Еще больше информации о том, как принимать сотрудника на работу, Вы можете почерпнуть из записи вебинара нашей Школы Развития Бизнеса «ПроводкаБиз», который проходил 07 октября г. в 14:30. Тема вебинара и название статьи совпадают: «Как правильно оформить на работу сотрудника?».
Скачать запись и бонусы можно здесь:
Первая часть статьи ожидает Вас за этой кнопочкой:
Прием на работу нового сотрудника.
Прием работника на работу начинается с ознакомления с локальными нормативными актами, которые существуют в компании: ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка), должностной инструкции и др. после того, как сотрудник ознакомился и поставил свою подпись, число и время.
Статья 68 Трудового Кодекса РФ: «При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить сотрудника под роспись с правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором».
С какого возраста можно принимать на работу?
Заключать трудовой договор возможно с лицами старше 16 лет, при этом не будет требоваться согласия родителей. Если ваш сотрудник моложе 16 лет, то следует придерживаться следующих правил:
получить письменное разрешение родителей или опекунов на выполнение труда (если сотруднику исполнилось 14 лет);
выполнение работы должно проводиться в свободное от обучения время;
выполняемый труд не должен причинять вред здоровью (то есть сотрудник не может привлекаться на опасное производство и др.);
работа не должна нарушать процесс обучения (мешать подготовке к учебе, сдаче экзаменов и др.).
По каким причинам работодатель может отказать в приеме на работу?
Работодатель вправе отказать соискателю в приеме на работу в следующих случаях:
работа противопоказана по медицинским показателям сотруднику (например, при заболеваниях позвоночника не рекомендуется принимать на работу грузчиков);
у соискателя отсутствуют необходимые деловые качества (например, работодатель в ходе собеседования выявил, что сотрудник не владеет техникой продаж и по этой причине отказал соискателю в вакансии менеджера по продажам);
у соискателя отсутствует необходимые навыки, подтвержденные документами (например, водительские права, права на управление погрузчиком и др.);
возрастные ограничения, которые обусловлены характером работы (при сильных физических нагрузках, работы, требующей быстрой реакции, большого объема памяти и др).
Соискатель вправе потребовать, а работодатель обязан предоставить отказ в письменной форме. Формируя письменный отказ в приеме на работу, помните, что он может быть обжалован в суде и вам потребуются доказательства своей позиции.
Какие документы нужны при приеме на работу?
При приеме на работу сотрудник предъявляет следующие документы:
Паспорт, или иной документ, удостоверяющий личность;
Трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
Документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу;
Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, специалист по подбору персонала обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Какие документы оформить для осуществления приема сотрудника?
Заключить трудовой договор. Как правило, в компании имеется типовая форма трудового договора с сотрудником. В реквизиты договора вписываем данные сотрудника. Трудовой договор подписывает генеральный директор со стороны компании и сотрудник с другой стороны.
Оформляем приказ о приеме на работу . по форме, утвержденной Госкомстатом, где указываем имя, отчество, фамилию, структурное подразделение, должность, размер оклада, надбавок и срок с которого работник считается зачисленным в штат, а также длительность испытательного срока. Каждый приказ должен иметь порядковый номер и дату издания. Свою подпись на приказе сотрудник должен поставить в трехдневный срок с момента приема на работу.
Оформляем личную карточку сотрудника . вписывая все данные, предоставленные сотрудником. Указываем номер приказа, дату, структурное подразделение, оклад. Напротив данной записи сотрудник ставит свою подпись, подтверждая тем самым, что он ознакомлен с записью в трудовой книжке.
Делаем запись в трудовую книжку по истечении 5 дней работы в компании. Если сотрудник не хочет, чтобы запись была внесена в трудовую книжку, то он обязан написать заявление в течение пяти дней с момента начала работы. Все записи в трудовой книжке делаются по порядку под номерами.
Вносим фамилию сотрудника в табель учета рабочего времени и начинаем отмечать длительность рабочего дня и явки сотрудника на работу.
Сообщаем бухгалтерии о приеме нового сотрудника для расчета заработной платы или вносим фамилию сотрудника в расчетную ведомость.
Если заработная плата начисляется сотрудникам на карточку, то оформляем карточку в банке .
Новый сотрудник не из Москвы, тогда делаем полис обязательного медицинского страхования с фондом обязательного медицинского страхования и выбранной страховой компанией.
Что делать, если сотрудник устраивается на работу впервые?
В таком случае работодатель обязан завести трудовую книжку и оформить полис пенсионного страхования в Пенсионном Фонде РФ.
Работодатель покупает трудовую книжку, оформляет ее и записывает номер трудовой книжки в журнал учета движения трудовых книжек. Работник обязан возместить стоимость трудовой книжки (как правило, делается вычет из заработной платы).
Для получения полиса пенсионного страхования работодатель заполняет анкету с данными сотрудника и сдает в территориальное отделение Пенсионного Фонда. Срок изготовления полиса пенсионным фондом занимает от 3 недель до 1,5 месяцев. Номер полиса пенсионного страхования необходим для сдачи персонифицированного учета в Пенсионном фонде.
Что делать, если после оформления трудового договора сотрудник не выходит на работу?
В случае, если вы заключили с сотрудником трудовой договор и сотрудник не вышел на работу в предполагаемый, согласно трудовому договору, рабочий день, то согласно статье 61 ТК РФ такой договор считается аннулированным (то есть не заключенным).
Бывает и другая ситуация, сотрудник вышел на работу, отработал 2-3 дня и не выходит, при этом у вас его трудовая книжка. В таком случае вы должны позвонить по всем имеющимся контактным телефонам и выяснить причину неявки на работу. Если нет возможности связаться с сотрудником, то направляйте официальное письмо с уведомлением о вручении (статья 84.1 ТК РФ «Общий порядок оформления прекращения трудового договора» освобождает работодателя от ответственности за задержку трудовой книжки в случае, если было направлено уведомление работнику).
Ответственность работодателя за невыдачу трудовой книжки или внесения в трудовую книжку неправильной (не соответствующей законодательству) формулировки причины увольнения карается возмещением неполученного заработка.
В письме просите указать причину неявки. Обязательно составьте акт о неявки на работу, отметьте в табеле учета рабочего времени неявку.
Кто должен оформлять документы при приеме сотрудника?
Оформлением кадровых документов может заниматься либо инспектор по кадрам, если такая вакансия предусмотрена в штатном расписании. Если компания только в начале своего пути, то минимальный кадровый документооборот ведется бухгалтером.
Ответственность за ведение кадрового документооборота должна быть закреплена в должностной инструкции.
Внимание! Если ведением кадрового документооборота занимается секретарь или бухгалтер, то законодательно это будет считаться совмещением, и работодатель обязан платить дополнительную компенсацию сотруднику (статья 60.2 ТК РФ Совмещение профессий (должностей)). На период времени, когда сотрудник выполняет дополнительные функции с ним работодатель обязан получить письменное согласие сотрудника и заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
