">Отдел кадров ОАО "Витебский мясокомбинат" просит дать разъяснения по вопросу правильности оформления и написания приказов о приеме на работу. Бухгалтерия предприятия требует отражать в них личный страховой номер работника, наличие детей и их возраст. Правомерно ли это?
">С.М. Ковалев
">заместитель директора по кадрам, режиму и идеологической работе ОАО "Витебский мясокомбинат"
">Требования к содержанию и оформлению приказов о приеме на работу сформулированы в Трудовом кодексе Республики Беларусь и Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4, (далее - Инструкция по де ">лопроизводству).
">Статьей 25 Трудового кодекса установлено, что после заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись. Согласно статьи 54 Трудового кодекса оформление заключения трудового договора приказом (распоряжением) и объявление его работнику под роспись является одной из обязанностей нанимателя при приеме на работу.
">Требования к построению и оформлению текстов приказов, в том числе к особенностям композиционной структуры и оформления текста приказа по личному составу, сформулированы в пункте 99 Инструкции по делопроизводству. Согласно части пятой пункта 99 Инструкция по делопроизводству в приказах по личному составу основание издания документа указывается в конце каждою пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста. Частью девятой пункта 99 Инструкции по делопроизводству установлено, что в приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие (ПРИНЯТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", "УВОЛИТЬ" и др.). Распорядительное слово "ПРИКАЗЫВАЮ" может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.
">Как видно, ни Трудовой кодекс, ни Инструкция по делопроизводству, ни иные акты законодательства не содержит прямых норм, устанавливающих содержание текста приказа о приеме на работу.
">Вместе с тем, следует учитывать, что приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (пункт 93 инструкции по делопроизводству). Приказ является распорядительным документом и должен содержать предписываемые к выполнению действия. С учетом норм статей 25 и 54 Трудового кодекса представляется, что в соответствующем правовом акте должны быть отражены основные положения трудового договора, заключенного между нанимателем и работником: фамилия, имя, отчество (если таковое имеется) работника, наименование должности (профессии), на которую принимается работник, с указанием при необходимости квалификационного разряда (класса, категории и т.п.), наименование структурного подразделения, дата приема на работу, вид приема, условия оплаты труда. Целевое назначение приказа и императивный характер изложения информации в нем делают его обязательным для исполнения работниками, на которых распространяется его действие (кадровой службы, бухгалтерии и др.).
">Соответствующие позиции отражены в унифицированной форме приказа о приеме на работу, включенной в УСОРД, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2и07 № 25 (с изменениями и дополнениями от 24.03.2008 № 16). Текст унифицированной формы приказа о приеме на работу, установленный УСОРД, приведен ниже:
"> ПРИНЯТЬ (НАЗНАЧИТЬ):
"> ФАМИЛИЯ, имя, отчество
">на
"> наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория)
"> наименование структурного "> подразделения
"> дата приема
"> вид приема
"> тарифная ставка (оклад)
">Основание:
">Отметим, что УСОРД является методическим документом, поэтому содержание (текст) унифицированной формы может быть изменено в зависимости от практической необходимости и установленных норм права в "> соответствующей "> области.
">Хотя законодательство не запрещает включать в приказ о приеме на работу сведения о личном страховом номере работника, наличии у него детей и их возрасте, данная информация является справочной, ее включение в приказ представляется излишним. Следует иметь в виду, что данная информация, учитываемая при расчете заработной платы работника и ее налогообложении, с течением временем может измениться. Например, у работника могут появиться новые дети;на иждивении работника могут находиться не только дети, но и совершеннолетние члены семьи;самому работнику в период работы в организации может быть установлена группа инвалидности и т. п.
">В этой связи он оптимальным решением проблемы представляется установление тесных деловых контактов "> между "> бухгалтерией и кадровой службой организации, "> предусматривающих "> своевременное предоставление "> необходимой "> документально подтвержденной "> информации. Соответствующие ">требования "> могут "> быть закреплены в положениях о "> структурных "> подразделениях организации, должностных инструкциях работникам, иных правовых актах "> организации.
">Огромная просьба оказать консультацию по толкованию положений Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" в части, касающейся бланков и штампов. У пас вновь созданная государственная организация, поэтому вопрос изначально правильной организации делопроизводства очень важен.
">Александр Дегтяренко
">Допускается ли использовать бланк для письма н государственной организации без изображения Государственного герба? Можно ли такой бланк использовать при осуществлении внутренней переписки? Если такой вариант допустим, то каким нормативн ">ым "> правовым актом это предусмотрено?
">Общие требования к изготовлению и использованию бланков организационно-распорядительных документов определены Инструкцией по делопроизводству в "> государственных органах "> и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства "> юстиции "> Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (далее - 1 (инструкция по делопроизводству) и Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. "> Требования "> к оформлению документов" (далее - СТБ 6.38-2004).
">Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (далее - гербовые бланки) регулируются следующими актами законодательства Республики Беларусь:
">Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 "Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь";
">Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. "О государственных символах Республики Беларусь";
">постановление Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172 "Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424".
">Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 право помещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам и иным государственным организациям.
">Эта норма получила развитие в Законе Республики Беларусь "О государственных символах Республики Беларусь". Согласно статье 10 закона изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается "на печатях, угловых штампах и бланках Президента Республики Беларусь, Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь, Совета Республики Национального- собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, государственных органов, подчиненных Президенту Республики Беларусь, республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, местных Советов депутатов, местных исполнительных и распорядительных органов, Конституционного Суда Республики Беларусь, общих и хозяйственных судов Республики Беларусь, органов прокуратуры Республики Беларусь, государственных нотариальных контор. Национальной академии наук Беларуси, государственных научных организаций и учреждений образования, иных государственных организаций и на бланках документов постоянных комиссий палат Национального собрания Республики Беларусь".
">Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 утверждены образцы гербовых бланков:
">для всех видов организационно-распорядительных документов на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов;
">для писем на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов.
">В соответствии с утвержденными образцами все гербовые бланки должны оформляться на двух государственных языках (белорусском и русском). Угловой вариант расположения реквизитов не допускается.
">Согласно Положению о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 357, бланки документов, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Республики Беларусь, должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование ксерокопий таких бланков для создания документов не допускается ;vertical-align:super">2 ">.
">Таким образом, законодательно закреплена обязанность всех государственных органов, иных государственных организаций независимо от их организационно-правовых форм помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланки документов. При этом, изображение Государственного герба должно помещаться государственными органами и иными государственными организациями как на бланках для письма, так и на общих бланках, а также бланках для конкретных видов документов. Изготовление и использование государственными органами, иными государственными организациями таких бланков документов без Государственного герба Республики Беларусь не допускается.
">При этом следует обратить внимание на нормы части второй пункта 13 Инструкции по делопроизводству, согласно которым переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается'.
">В нашей организации есть отдельная категория работников, которым законодательством предоставлено право от своего имени осуществлять письменные запросы о предоставлении информации в различные организации. Каким образом необходимо оформлять письма запросы в таком случае, ведь размещение их на бланках для письма невозможно? Кроме того, простое письмо, всего лишь с подписью сотрудника может вызвать сомнения в подлинности адресанта.
">Действительно, в ряде случаев право издания (подписания) документов должностными лицами закрепляется в актах законодательства Республики Беларусь. Например, статьей 6 Закона Республики Беларусь от 23 июля 2008 г. "> "О "> Совете Министров Республики Беларусь" установлено, что Премьер-министр Республики Беларусь подписывает постановления Совета Министров Республики Беларусь, международные договоры.
">Однако большинство организаций при решении данного вопроса руководствуется нормами пункта 15 Инструкции по делопроизводству, согласно которому право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам, иных локальных правовых актах.
">К числу локальных правовых актов, в которых закрепляются соответствующие права, относятся:
">организационные документы - устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции работникам, табель форм документов организации, инструкция но делопроизводству в организации и др.
">распорядительные документы - приказ руководителя организации, постановление, решение коллегиального органа управления;
">договорные документы - трудовой и коллективный договоры, контракт.
">Соответствующие права могут отражаться и в иных локальных правовых актах, регламентирующих вопросы документирования отдельных участков деятельности организации (положении о коллегиальном органе, инструкции о ведении делопроизводства по обращениям граждан, положении об учетной политике, положении о премировании и др.)".
"> При оформлении письма независимо от того, каким уполномоченным должностным лицом оно подписано, следует руководствоваться требованиями пунктов ">133-137 ">Инструкции по делопроизводству. При этом необходимо учитывать, что согласно нормам части первой пункта 19 Инструкции по делопроизводству исходящее от организации письмо должно быть оформлено на бланке для письма, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Утверждение о том, что письмо за подписью работника организации, не являющегося ее руководителем, не допускается оформлять на бланке для письма организации, безосновательно.
">Реквизит "Подпись" в письме должен быть оформлен в соответствии с требованиями пункта 57 Инструкции но делопроизводству. Следует обратить внимание, что в реквизите "Подпись" должна быть указана фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.
">Допустимо "> ">ли "> использовать "> ">на "> письме угловой "> ">штамп "> ">структурного "> ">подразделения "> государственной организации без использования государственного герба? Например:
">Министерство тяжелой промышленности
">Управление по Витебской области
">Отдел кадров
">ул. Ленина, 2, 210002, т. Витебск
">т. "> ">(21) "> -33-33-33 №
"> №
">На № от
">В каких случаях это возможно и каким нормативным правовым актом это предусмотрено?
">Статьей 10 Закона Республики Беларусь 5 июля 2004 г. "О государственных символах Республики Беларусь" установлено, что изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается, в том числе, на угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций.
">Согласно пункту 52 Инструкции о порядке открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов, утвержденной постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 25 сентября 2000 г. № 157, изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на угловых штампах государственных предприятий, организаций и учреждений республиканского и местного подчинения.
">Согласно пункту 33 Инструкции по делопроизводству состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка. Среди обязательных реквизитов бланков государственных органов и организаций указан Государственный герб Республики Беларусь.
"> Таким образом, при изготовлении углового штампа государственной организации на нем необходимо помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь''
Документы по личному составу по законодательству Республики Беларусь
Резюме .
В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.
Реквизиты резюме: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также указываются данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон).
цель резюме – место, на которое претендует составитель;
образование;
трудовая деятельность;
специальные знания;
семейное положение.
Трудовые контракты .
Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их, является трудовой контракт (договор). Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.
При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:
· место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);
· конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;
· дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;
· оплату труда;
· обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работников:
· на постоянных работников;
· на временных работников;
· работающих на основном месте работы;
· работающих по совместительству.
В контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.
Трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.
Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй у работника.
Приказ по личному составу .
Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации.
Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить, который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении).
Приказ о приеме на работу оформляется также на бланке типовой межотраслевой формы №Т–1. Бланк размером А5 имеет лицевую и оборотную стороны. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия.
Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы №Т–8.
В графе «основание » указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья Трудового кодекса Республики Беларусь, соответствующая причине увольнения.
Все приказы визируются юристом и другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.
Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.
Приказы по личному составу хранятся 75 лет.
Трудовая книжка .
На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.
На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью без сокращений, а также указывается дата рождения, которая содержит число, месяц и год.
Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании соответствующих документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее).
На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была заведена.
Все записи на последующих страницах трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования в сейфах не менее 50 лет.
Личная карточка .
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы №Т–2, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта и записей в трудовой книжке заполняется раздел 1 «Общие сведения». Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.
Главным разделом карточки является раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника.
Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.
Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело также по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет.
Личные дела .
Совокупность документов, содержащих сведения о работнике, представляет собой личное дело (досье). Чаще всего, оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
2. Анкета или личный листок по учету кадров. Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он заполняется от руки работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал предприятия.
3. Автобиография или резюме. На коммерческих предприятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют резюме.
4. Копии документов об образовании. Можно снимать только с подлинников данных документов.
5. Копии документов об утверждении в должности. Помещаются в личные дела руководителей фирмы. (Копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы).
6. Характеристики или рекомендательные письма. Подшиваются в личное дело работника в том случае, если они предоставлялись при приеме на работу или при утверждении в должности.
7. Трудовой контракт (договор). Он может входить в состав документов личного дела или храниться отдельно.
8. Дополнение к личному листу по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листа по учету кадров (или анкеты).
9. Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных трудов и пр.)
Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Оно хранится инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдается во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.
Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.
Таким образом, составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером и уполномоченными ими на то лицами.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры.
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ И НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
- Налоговый Кодекс РФ;
- Гражданский кодекс РФ;
- Федеральный закон от 9 июля 1999 г. № 160-ФЗ «Об иностранных инвестициях в Российской Федерации».
- Приказ МНС РФ от 7 апреля 2000 г. № АП-3-06/124 «Об утверждении Положения об особенностях учета в налоговых органах иностранных организаций»;
- Регламент исполнения процедур аккредитации филиалов и представительств иностранных юридических лиц в федеральном государственном учреждении «Государственная регистрационная палата при Министерстве юстиции Российской Федерации» (утв. приказом ФГУ Государственная регистрационная палата при Минюсте РФ от 10 октября 2007 г. № 60/об).
- Постановление Правления ПФР от 13 октября 2008 г. № 296п «Об утверждении Порядка регистрации и снятия с регистрационного учета в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации страхователей, производящих выплаты физическим лицам»
- Порядок регистрации в качестве страхователей юридических лиц по месту нахождения обособленных подразделений и физических лиц в исполнительных органах Фонда социального страхования Российской Федерации (утв. постановлением Фонда социального страхования РФ от 23 марта 2004 г. № 27).
- Правила регистрации страхователей в территориальном фонде обязательного медицинского страхования при обязательном медицинском страховании (утв. постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2005 г. № 570).
Статус филиала в трудовых отношениях с сотрудниками (при найме сотрудников на работу в филиал).
Стороны трудового договора определены статьей 56 ТК РФ. Ими являются работник (физическое лицо) и работодатель, под которым, согласно статье 20 ТК РФ, понимается только организация (юридическое лицо) либо физическое лицо. Следовательно, по общему правилу трудовой договор может быть заключен между работником и организацией. При этом приказ о приеме на работу издается также руководителем юридического лица.
Вместе с тем доверенностью руководителю филиала может быть делегировано право заключения трудовых договоров с работниками (либо с определенной категорией работников). В этом случае трудовой договор (в письменной форме) и приказ о приеме на работу будет подписывать руководитель филиала - согласование кандидатур будущих работников и условий их трудовых договоров с головной организацией в этом случае не требуется. Однако независимо от того, кем был заключен трудовой договор с работником (руководителем филиала или надлежащим лицом со стороны головной организации), обязательства перед работником согласно трудовому законодательству и условиям трудового договора будет нести организация в лице ее руководителя.
При наличии в доверенности полномочий на заключение трудового договора и при отсутствии права на его расторжение руководитель филиала не вправе увольнять работников (при этом отсутствием права на увольнение следует рассматривать и отсутствие специального указания в доверенности на этот счет). При нарушении указанного порядка уволенный работник в случае обращения в суд будет восстановлен на работе, а с юридического лица взыщут оплату за вынужденный прогул.
Соответствующие полномочия должны быть указаны не только в доверенности руководителя филиала, но и в Положении о филиале.
Что касается выполнения работниками филиала трудовых обязанностей, то руководитель филиала, являясь работником организации, может передоверять свои полномочия другим работникам филиала только при соблюдении норм, установленных статьей 187 ГК РФ.
Необходимость передоверия возникает при необходимости совершения работником филиала юридически значимых действий (заключения договора, подачи искового заявления, представления интересов организации в лице филиала в налоговых и иных государственных органах и т.п.).
Статьи по аналогичной теме.
Порядок действий организации при приеме гражданина белорусии на работу.Пошаговая инструкция.
Гражданина республики Беларусь не требуется получать разрешение на работу. Также организация не должна получать разрешение о привлечении такого сотрудника.
Таким образом, оформлять на работу сотрудника иностранца нужно по общим правилам, предусмотренным для Российских граждан.
О заключении трудового (гражданско-правового) договора с гражданином Белоруссии организация должна уведомить миграционную службу и службу занятости по форме утвержденной приказом ФМС России от 28 июня г. № 147.
Постановка на учет в налоговую инспекции происходит автоматически после того как миграционная служба известит налоговую инспекцию о факте учета (регистрации) такого иностранца. Организации принимать участие в постановке иностранца на налоговый учет не нужно.
Если сотрудник имеет статус постоянно или временно проживающего, обеспечьте его свидетельством об обязательном пенсионном страховании независимо от условий заключенного с ним договора. Если же сотрудник имеет статус временно пребывающего, то оформить пенсионное свидетельство необходимо, если он принят на работу по бессрочному трудовому договору или трудовому договору, заключенному на срок не менее шести месяцев.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух».
1.Рекомендация: Как оформить прием на работу сотрудника-иностранца
Статус иностранца
Иностранные граждане могут находиться в России на условиях (в статусе):*
временного пребывания;
временного проживания;
постоянного проживания.
В трудовых отношениях к иностранным гражданам приравниваются лица без гражданства.
Это следует из положений статьи 2 Закона от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ.
Также обратите внимание, что для граждан республик Беларусь и Казахстан предусмотрены особые правила. Граждане этих стран при трудоустройстве на территории России имеют ряд преимуществ. Условия их нахождения и работы в России закреплены в Соглашения о правовом статусе трудящихся-мигрантов и членов их семей (ч. 4 ст. 15 Конституции РФ, Закон от 11 июля г. № 186-ФЗ). В частности, им вообще не нужно получать разрешение на работу* (ст. 3 Соглашения о правовом статусе трудящихся-мигрантов и членов их семей). Подробнее об этом см. Как принять на работу иностранца, временно пребывающего в России в безвизовом порядке.
Иностранных граждан, имеющих статус постоянно проживающих, принимают на работу без специальных разрешений. То есть в том же порядке, который установлен и для российских граждан.* Об этом сказано в пункте 4 статьи 13 Закона от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ. Такие же правила действуют и в отношении граждан Республики Беларусь при наличии регистрации в России. Для их трудоустройства специальных разрешений не требуется (п. 1 решения Высшего совета Сообщества Республики Беларусь и России от 22 июня 1996 г. № 4).
Прием на работу
После того как оформите все необходимые разрешительные документы, заключите с иностранным гражданином трудовой или гражданско-правовой договор.*
Сотруднику-иностранцу, с которым заключен трудовой договор и который проработал в организации свыше пяти дней, оформите трудовую книжку* (ч. 4 ст. 65, ст. 66 ТК РФ).
Пенсионное свидетельство
Ситуация: нужно ли оформлять пенсионное свидетельство сотруднику-иностранцу при приеме его на работу по трудовому договору
Да, нужно, если сотрудники-иностранцы:*
- постоянно и временно проживают в России;
- временно пребывают в России и заключили с организацией бессрочный трудовой договор или трудовой договор на срок не менее шести месяцев (за исключением высококвалифицированных иностранных специалистов).
На выплаты таким сотрудникам нужно начислять пенсионные взносы. Соответствующий порядок установлен в пункте 1 статьи 7 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ.
Таким образом, если иностранный гражданин имеет статус постоянно или временно проживающего, обеспечьте его свидетельством об обязательном пенсионном страховании независимо от условий заключенного с ним договора Если же человек временно пребывает в России и не является высококвалифицированным специалистом, то оформите пенсионное свидетельство только в том случае, если он принят на работу по бессрочному трудовому договору или трудовому договору, заключенному на срок не менее шести месяцев. Если договор с временно пребывающим иностранцем заключен на меньший срок, то пенсионное свидетельство ему не выдавайте.*
Полис ОМС
Ситуация: нужно ли оформить полис обязательного медицинского страхования сотруднику-иностранцу при приеме его на работу
Нет, не нужно.*
Иностранцы, находящиеся на территории России, могут иметь статус:
постоянно проживающих;
временно проживающих;
временно пребывающих.
Иностранные граждане, постоянно и временно проживающие на территории России (за исключением высококвалифицированных специалистов), являются застрахованными лицами (ст. 10 Закона от 29 ноября г. № 326-ФЗ). На выплаты таким сотрудникам организация начисляет страховые взносы на обязательное медицинское страхование. А значит, в отношении них организация является страхователем. Однако полисы обязательного медицинского страхования сотрудники получают самостоятельно.* Для получения полиса иностранный гражданин лично или через своего представителя должен подать в страховую медицинскую организацию (при ее отсутствии - в территориальный фонд) заявление о выборе страховой медицинской организации (ст. 46 Закона от 29 ноября г. № 326-ФЗ). Выдача полисов осуществляется в соответствии с Правилами, утвержденными приказом Минздравсоцразвития России от 28 февраля г. № 158н.
Изложенный порядок распространяется и на граждан республик Беларусь* и Казахстан, являющихся участниками Соглашения о правовом статусе трудящихся-мигрантов и членов их семей от 19 ноября г. (письмо Минздравсоцразвития России от 21 июля г. № 20-1/10/2-7112).
Таким образом, независимо от статуса иностранного сотрудника организация не должна оформлять ему полис обязательного медицинского страхования.*
Постановка на учет в налоговую инспекцию
Для исполнения требований статьи 83 Налогового кодекса РФ иностранные граждане подлежат постановке на учет в налоговых инспекциях.
Постановка на учет в налоговую инспекцию сотрудника-иностранца происходит автоматически, после того как миграционная служба известит налоговую инспекцию о факте учета (регистрации) такого иностранца. Организации принимать участие в постановке иностранца на налоговый учет не нужно.*
Для всех категорий иностранцев предусмотрен единый порядок. В адрес проживания иностранца (по которому он поставлен на учет (зарегистрирован)) должно прийти уведомление о постановке на учет в налоговой инспекции с присвоенным ему ИНН.
Датой постановки на учет в налоговой инспекции будет дата регистрации по месту жительства (учета по месту пребывания) иностранца.
Такой порядок предусмотрен разделом II приложения к приказу Минфина России от 21 октября г. № 129н.
Нина Ковязина . заместитель директора
департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2.Рекомендация: Как принять на работу иностранца, который прибывает в Россию в безвизовом порядке и имеет статус временно пребывающего
Принимая на работу иностранных граждан, прибывших на территорию России в безвизовом режиме, организация должна также уведомить о заключении трудовых (гражданско-правовых) договоров миграционную службу и службу занятости. Форма такого уведомления утверждена приказом ФМС России от 28 июня г. № 147.*
Помимо этого, указанные службы необходимо уведомлять:*
- о предоставлении иностранным сотрудникам отпусков без сохранения зарплаты продолжительностью более одного календарного месяца в течение года (форма уведомления утверждена приказом ФМС России от 28 июня г. № 147);
- о расторжении трудовых (гражданско-правовых) договоров с иностранными сотрудниками (форма уведомления утверждена приказом ФМС России от 28 июня г. № 147).
Порядок заполнения и представления уведомлений приведен в приложении 6 к приказу ФМС России от 28 июня г. № 147. Уведомить миграционную службу и службу занятости организация обязана в течение трех рабочих дней с даты заключения (расторжения) договора или предоставления отпуска.
Такой порядок следует из положений пункта 9 статьи 13.1 Закона от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ и пункта 2 приложения 6 к приказу ФМС России от 28 июня г. № 147.
Нина Ковязина . заместитель директора
департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
3.Рекомендация: Как принять на работу иностранца, проживающего в России временно или постоянно
Об общих правилах приема на работу иностранных граждан см. Как оформить прием на работу сотрудника-иностранца. Однако трудоустройство временно или постоянно проживающих иностранцев имеет свои особенности.
Временно проживающие в России
При приеме на работу иностранцев, временно проживающих в России, учитывайте следующее.
Таким лицам выдается разрешение на проживание в России сроком на три года* (п. 1 ст. 6 Закона от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ). Это разрешение имеет форму штампа в паспорте (для иностранных лиц, имеющих паспорт) или форму отдельного документа (для лиц без гражданства, не имеющих паспорт) (п. 7 ст. 6 Закона от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ).
Принимая на работу временно проживающего иностранца, получать разрешение на привлечение иностранной рабочей силы не нужно. Кроме того, временно проживающим иностранцам не нужно получать разрешение на работу*. Об этом сказано в пункте 4 статьи 13 Закона от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ.
При этом они могут работать только в том регионе, где им разрешено проживание* (п. 5 ст. 13 Закона от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ). Исключением из этого правила являются иностранцы, профессии которых включены в список профессий и должностей, дающих право на работу в другом регионе. Подробнее об этом см. Как оформить на работу сотрудника-иностранца.
Постоянно проживающие в России
Иностранных граждан, имеющих статус постоянно проживающих, принимают на работу без специальных разрешений, в том числе и без разрешения на работу. То есть в том же порядке, который установлен и для российских граждан*. Об этом сказано в пункте 4 статьи 13 Закона от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ.
Нина Ковязина . заместитель директора
департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
4.Справочники: Особенности трудовой деятельности иностранных граждан в России
Формы ДПУ и сроки их представления
Форма ПУ-1 «Анкета застрахованного лица»заполняется и представляется в соответствии с данными, содержащимися в паспорте гражданина Республики Беларусь, виде на жительство в Республике Беларусь или удостоверении беженца.
На неработающих инвалидов, не достигших возраста, установленного статьей 11 Закона Республики Беларусь от 17 апреля 1992 года «О пенсионном обеспечении»(Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1992 г. № 17, ст. 275), получающих ежемесячную страховую выплату, установленную для застрахованных лиц законодательством об обязательном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, и не имеющих свидетельства социального страхования, форма ПУ-1 заполняется представительствами (филиалами) Белорусского республиканского унитарного страхового предприятия «Белгосстрах»(далее - Белгосстрах).
По лицам, не достигшим 14 лет, заполнение формы ПУ-1 не допускается.
При письменном отказе застрахованного лица от использования его идентификационного номера, указанного в паспорте (виде на жительство), как страхового номера его индивидуального лицевого счета, свидетельство социального страхования формируется с буквенным номером.
В программном комплексе «Ввод ДПУ»все документы по таким гражданам вводятся через функцию «Режим»-«Ввод без личных номеров». Во всех случаях, независимо от того, был он зарегистрирован в реестре застрахованных лиц, получил или не получил свидетельство социального страхования, заполняются все реквизиты формы ПУ-1 (тип формы - регистрация ), в реквизите «Идентификационный номер»указываются нули.
Форма ПУ-1 (тип формы - регистрация ) представляется в орган Фонда социальной защиты населения в течение 5 рабочих дней со дня принятия на работу физического лица, не имеющего свидетельства социального страхования.
Форма ПУ-1 (тип формы - изменение анкетных данных ) представляется в орган Фонда социальной защиты населения в течение 5 рабочих дней со дня предъявления застрахованным лицом работодателю или в представительство (филиал) Белгосстраха документа, удостоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных. Застрахованное лицо обязано в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность, с измененными анкетными данными предъявить его работодателю или в представительство (филиал) Белгосстраха для заполнения формы ПУ-1 (тип формы - изменение анкетных данных).
Новое ССС изготавливается в том случае, если в документе, удостоверяющем личность изменился хоть один из реквизитов, отраженных в ранее выданном ССС.
Форма ПУ-1 (тип формы - восстановление свидетельства социального страхования ) представляется в орган Фонда социальной защиты населения при утере свидетельства социального страхования, его непригодности и других аналогичных случаях в течение 5 рабочих дней со дня письменного обращения застрахованного лица к работодателю или в представительство (филиал) Белгосстраха.
По результатам обработки пачек ДПУ, содержащих формы ПУ-1, органом Фонда изготавливаются и выдаются страховые свидетельства государственного социального страхования.
Для передачи плательщику страховых взносов свидетельств социального страхования органом Фонда формируется ведомость выдачи исходящих документов (далее - ведомость). Ведомости являются дополнительными документами, необходимыми для завершения процедуры регистрации застрахованного лица и формирования индивидуального лицевого счета, и составляются по формам, утверждаемым в соответствии с законодательством.
Свидетельства социального страхования выдаются застрахованным лицам плательщиком страховых взносов. Фактом получения застрахованным лицом свидетельства социального страхования является его личная подпись в ведомости. Не полученное застрахованным лицом по каким-либо причинам свидетельство социального страхования возвращается в орган Фонда с указанием причины неполучения в графе «Примечание»ведомости.
Заверенная плательщиком страховых взносов ведомость подлежит возврату в орган Фонда в течение месяца после ее получения.
Форма ПУ-2 «Сведения о приеме и увольнении»заполняется и представляется:
по застрахованным лицам, работающим по трудовому договору, - работодателем на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы;
по застрахованным лицам, состоящим (состоявшим) в трудовых отношениях, - работодателем, с которым оформлены (прекращены) трудовые отношения;
по застрахованным лицам, временно переведенным на работу к другому работодателю в связи с производственной необходимостью или в случае простоя, - этим работодателем;
при переподчинении, реорганизации организации и смене собственника имущества - работодателем, с которым продолжаются трудовые отношения застрахованного лица.
По гражданам, выполняющим работы на основе гражданско-правовых договоров, форма ПУ-2 не заполняется.
Форма ПУ-2 (тип формы - исходная) заполняется:
по застрахованным лицам на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы. В реквизите "Дата увольнения с работы"заполняется дата, указанная в приказе (распоряжении) об увольнении с работы;
при переводе (временном переводе) на работу от одного плательщика взносов к другому (заполняется плательщиком взносов, к которому переводится (временно переводится) застрахованное лицо). В реквизите "Дата увольнения с работы"заполняется дата, указанная в приказе (распоряжении) о переводе (временном переводе), либо дата, предшествующая дате начала работы у другого плательщика взносов в связи с переводом (временным переводом);
по иностранным гражданам и лицам без гражданства, уплачивающим обязательные страховые взносы на пенсионное или пенсионное и социальное страхование, в реквизитах "Дата приема на работу"и "Дата увольнения с работы"заполняются даты, указанные в заявлении об уплате обязательных страховых взносов и заявлении об отказе от уплаты обязательных страховых взносов.
От одного работодателя по одному застрахованному лицу за определенный отчетный период может быть подана только одна форма ПУ-2 (тип формы - исходная). Значение реквизита «Отчетный период: кварталы»должно всегда содержать один квартал, (кроме типа формы корректирующая и отменяющая за предыдущие периоды, отчетный период в которой должен соответствовать периоду, указанному в типе формы - исходная. По застрахованному лицу, принятому на работу и уволенному с работы у одного работодателя по основному месту работы и по совместительству и не имеющему перерывов в работе, в форме ПУ-2 (тип формы - исходная) указывается одна дата приема на работу (более ранняя) и одна дата увольнения с работы (более поздняя). Все даты, указанные в форме ПУ-2 по одному застрахованному лицу, должны располагаться в календарном порядке.
За отчетный период с года в форме ПУ-2 не заполняется реквизит «Отношения, регулируемые Трудовым кодексом Республики Беларусь»(код категории застрахованного лица 01, 02).
Форма ПУ-2 (тип формы - исходная ) представляется работодателем один раз в квартал в течение месяца, следующего за отчетным кварталом. По застрахованным лицам, подлежащим профессиональному пенсионному страхованию, принятым и (или) уволенным с работы, указанный тип формы представляется не позднее 10-го числа месяца . следующего за отчетным кварталом.
Форма ПУ-2 (типы форм - отменяющая и корректирующая ) представляется при возникновении необходимости.
Форма ПУ-2 (тип формы - корректирующая ) полностью заменяет сведения, указанные в форме ПУ-2, ранее представленной за определенный отчетный период. В форме правильные строки повторяются в таком же виде, как они были заполнены в форме ПУ-2, представленной ранее за определенный отчетный период, неправильные заменяются правильными.
Форма ПУ-2 (типы форм - отменяющая ) полностью отменяет сведения, указанные в форме ПУ-2, ранее представленной за определенный отчетный период. После формы ПУ-2 (тип формы - отменяющая ) представляется форма ПУ-2 (тип формы - исходная ).
Форма ПУ-3 «Индивидуальные сведения»(далее - форма ПУ-3) заполняется и представляется на основании документов бухгалтерского учета и иных документов о начислении, уплате обязательных страховых взносов, периоде (периодах) занятости работников на работах, подлежащих включению в специальный стаж.
