Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее «Инструкция»).
Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее «Правила»).
Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату (п. 2.3 Инструкции).
Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (п. 2.3 Инструкции).
Порядок оформления изменения фамилии работницы в связи со вступлением в брак.
1. Предоставление работницей свидетельства о заключении брака и паспорта на новую фамилию.
Паспорт необходим, т.к. именно на основании этого документа заполняется титульный лист трудовой книжки, а свидетельство о заключении брака подтверждает изменение фамилии.
2. Подача заявления с просьбой о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии.
Заявление составляется в свободной форме. К заявлению подкалывается копия паспорта и копия свидетельства о заключении брака. Рекомендуется также снять копии для личного дела.
3. Издание приказа о внесении изменений в анкетно-биографические данные. Ознакомление работницы с приказом.
Унифицированной формы данного приказа законодательством не предусмотрено, поэтому составляется он в произвольной форме.
4. Внесение изменений в трудовую книжку и другие документы.
Не забудьте исправить фамилию в личной карточке работника № Т-2.
Аналогичным образом вносятся изменения при расторжении брака.
Если из-за неоднократной смены фамилии на титульном листе не осталось места для внесения новой записи, то в соответствии с пунктом 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, можно оформить вкладыш к трудовой книжке, в который и будут внесены новые сведения.
Порядок оформления изменения / дополнения сведений об образовании, профессии, специальности.
Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции).
1. Предоставление работником документа об образовании.
2. Подача заявления с просьбой о внесении изменений или дополнении сведений об образовании в документы.
Заявление составляется в свободной форме. К заявлению подкалывается копия документа об образовании. Рекомендуется также снять копию для личного дела.
3. Издание приказа о внесении изменений или дополнении сведений об образовании. Ознакомление работника с приказом.
Унифицированной формы данного приказа законодательством не предусмотрено, поэтому составляется он в произвольной форме.
4. Внесение изменений в трудовую книжку и другие документы.
Не забудьте внести изменения / дополнения в личную карточку работника № Т-2.
Запись о смене фамилии в трудовую книжку
О том, как правильно внести новую фамилию в трудовую книгу, поясняет эксперт «Бератора».
Наша сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Как правильно сделать запись в трудовую книжку о смене фамилии?
Светлана Колесова, г. Рязань
Ответ эксперта
Все изменения трудовой книжке, касающиеся фамилии, имени, отчества, даты рождения, образования, профессии и специальности, вносит работник кадровой службы, ответственный за ведение трудовых книжек, по последнему месту работы. Каждое изменение должно быть подтверждено документально со ссылкой на дату и номер этих документов.
Например, документом, подтверждающим смену фамилии, имени или отчества могут являться паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака.
Чтобы внести изменения, касающиеся фамилии, на титульном листе, одной чертой зачеркните прежнюю фамилию и запишите новую. Ссылку на подтверждающий документ дайте на внутренней стороне обложки. Заверить эту запись нужно подписью работника, который ответственен за ведение трудовых книжек, и печатью фирмы или ее отдела кадров.
Вот образец оформления изменения фамилии в трудовой книжке:
Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой Работа с кадрами на предприятии у вас будет в полном порядке вся документация.
Все, что нужно знать об изменении фамилии в трудовой книжке после замужества
Содержание статьи
Что следует предпринять работодателю, когда его работница вышла замуж и взяла фамилию мужа? Теперь информация в трудовой книжке, где указаны персональные данные сотрудника, не соответствует фактическим персональным данным и противоречит данным паспорта. Следовательно, необходимо произвести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества.
Фамилия сотрудника, как персональные данные, содержится во многих бухгалтерских и кадровых документах работодателя. И любые изменения данных работника в документах организации возможно осуществить только на основании приказа.
Приказ об изменении персональных данных
Данный приказ издается на основании заявления работника, чьи данные подлежат изменению.
Писать заявление с просьбой изменить фамилию сотруднице не обязательно, но желательно. К заявлению она должна приложить копии документов, на основании которых просит внести изменения. Оригиналы этих документов работница предъявляет для подтверждения копий работодателю. К ним относятся:
свидетельство о регистрации брака
паспорт.
Изданный приказ служит основанием для кадровой службы организации произвести изменения в документах, содержащих персональные данные:
трудовой книжке
личной карточке работницы
лицевом счету и других документах.
Как и все приказы, приказ об изменении персональных данных работницы должен быть официально зарегистрирован и занесен под порядковым номером в специальный журнал регистрации приказов.
О содержании приказа об изменении фамилии сотрудницы в связи с замужеством информируют под подпись саму работницу, работников бухгалтерии и кадровой службы организации.
Юридически грамотное изменение фамилии в трудовой книжке
Личные данные работника указаны на титульной странице трудовой книжки. Инструкция по заполнению трудовых книжек (2003 г.) содержит конкретные указания и правила того, как изменить фамилию в трудовой книжке:
изменения заносятся на титульный лист, содержащий персональную информацию
аккуратной чертой вычеркивается записанная в трудовую книжку фамилия, подлежащая изменению
рядом со старой записью делается новая, содержащая актуальную информацию
на внутреннюю сторону обложки заносят причину внесенных изменений в виде ссылки на соответствующие случаю документы.
Фактически нет конкретно оговоренного законом места на титульном листе, куда и как правильно писать изменение фамилии в трудовой книжке. Практически ее записывают туда, где имеется свободное место – это может быть над или под зачеркнутой фамилией, рядом с ней. Любой из перечисленных вариантов будет правильным.
На обложке трудовой книжки сотрудник кадровой службы или лицо, ответственное за ее ведение в организации, делает запись, указывая основания для внесенных изменений. Указывает название документа, его номер (если есть) и дату.
Запись заверяется подписью руководителя или ответственного лица, после чего ставят печать кадровой службы или организации.
Трудовой договор работницы
Так как в связи с замужеством необходимо изменить фамилию в трудовой книжке, соответствующие изменения следует внести и в трудовой договор.
Нет однозначной точки зрения по вопросу, следует ли в случае изменения фамилии работницы в связи с замужеством заключать с ней дополнительное соглашение к трудовому договору или достаточно внести изменения в содержание договора. В последнем случае обязательно надо заверить внесенные изменения подписями как работницы, так и работодателя.
Неправильно внесенные изменения: как исправить
Были случаи, когда работница меняла фамилию в связи с браком на предыдущем месте работы, а сотрудник, обязанный вести трудовые книжки, не знал, как правильно написать в трудовой книжке изменение фамилии. Он просто перечеркнул старую и написал новую фамилию сотрудницы, без каких-либо обоснований и подтверждений изменения подписями и печатью.
В связи с тем, что любые изменения информации в трудовой книжке следует подтверждать соответствующими документами и заверять печатями и подписями, данная запись с изменением фамилии без обоснования является, по сути, незаконной. Но так как запись не является ошибочной и не требует исправления, а информация представлена неполной и нуждается в дополнительных сведениях, данный недочет оформления документа можно исправить по последнему месту работы, не обращаясь в организацию, допустившую неполное внесение изменений в титульный лист книжки.
Чтобы устранить недочет записи новой фамилии сотрудницы, работник кадровой службы или ответственное лицо организации на свободном месте обложки делает запись о документе с указанием его номера и даты, который является основанием для изменения фамилии работницы. Предпочтение отдается первичному документу, т.е. свидетельству о браке, но в Инструкции по заполнению трудовых книжек нет запрета записывать основанием для изменения фамилии паспорт работницы.
Повторный брак
В том случае, если работница выходит замуж во второй раз, процедура внесения изменения в информацию трудовой книжки повторяется полностью.
Сколько бы раз сотрудница ни выходила замуж, она каждый раз пишет заявление с просьбой изменить персональные данные, руководитель организации издает приказ, и ее данные изменяют.
Если на первой странице обложки нет достаточного места для записи основания изменения, записи производят на третьей странице обложки на общих основаниях.
Сотруднице, сменившей фамилию в связи с браком, рекомендуется проверять правильность написания новой фамилии, чтобы потом не пришлось доказывать принадлежность ей данной трудовой книжки в судебном порядке.
Самые интересные новости
Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку (51368)
Сотрудник сменил фамилию, получил дополнительное образование, новую профессию: в титульном листе трудовой необходимы изменения. И неверные записи частенько приходится исправлять. Как сделать это правильно, чтобы избежать недоразумений в дальнейшем? Подробные рекомендации - в статье опытного эксперта, канд. ист. наук, профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия В. И. Андреевой.
В п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 (далее - Инструкция), указывается, что изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Сразу же заметим, что термин изменение, на наш взгляд, уместен применительно к фамилии и имени, которые действительно могут изменяться естественным образом (например, у женщины, вступившей в брак и поменявшей свою фамилию на фамилию мужа). Что же касается отчества и даты рождения, то здесь, очевидно, следует говорить об исправлении ошибочно внесенной информации, а не об изменении (как, например, может измениться дата рождения человека?).
При внесении в титульный лист изменений одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается новая (выше или рядом, на той же строке). Ссылки на внесенные изменения и документы - основания к ним даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы. В Инструкции не сказано, как конкретно делается ссылка на внесенное изменение. Полагаем, возможны два варианта. Например, у женщины изменилась фамилия после вступления в брак. Ссылку на внесенное в титульный лист изменение можно показать так:
&bull Фамилия изменена на фамилию Егорова на основании&hellip
&bull Фамилия Иванова изменена на фамилию Егорова на основании&hellip
Первый вариант записи предпочтителен, когда фамилия изменяется впервые, второй - когда фамилия изменяется не первый раз или когда после расторжения брака женщина вновь меняет фамилию на ту, которая была у нее до вступления в брак (пример 1).
В п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 (далее - Инструкция), указывается, что изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Сразу же заметим, что термин изменение , на наш взгляд, уместен применительно к фамилии и имени, которые действительно могут изменяться естественным образом (например, у женщины, вступившей в брак и поменявшей свою фамилию на фамилию мужа). Что же касается отчества и даты рождения, то здесь, очевидно, следует говорить об исправлении ошибочно внесенной информации, а не об изменении (как, например, может измениться дата рождения человека?).
При внесении в титульный лист изменений одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается новая (выше или рядом, на той же строке). Ссылки на внесенные изменения и документы-основания к ним даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы. В Инструкции не сказано, как конкретно делается ссылка на внесенное изменение. Полагаем, возможны два варианта. Например, у женщины изменилась фамилия после вступления в брак. Ссылку на внесенное в титульный лист изменение можно показать так:
Фамилия изменена на фамилию Егорова на основании&hellip
Фамилия Иванова изменена на фамилию Егорова на основании&hellip
Первый вариант записи предпочтителен, когда фамилия изменяется впервые, второй - когда фамилия изменяется не первый раз или когда после расторжения брака женщина вновь меняет фамилию на ту, которая была у нее до вступления в брак (пример 1).
В титульном листе трудовой книжки образца 1973 г. для внесения фамилии работника было отведено три строки. Новая фамилия вносится в свободную строку, при этом прежняя фамилия тоже должна зачеркиваться, чего не делают иногда неопытные работники кадровых служб (примеры 2 и 3).
Пример 1
Изменение фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 2003 г.
Запись в трудовой при смене фамилии несколько раз
Свиток: Алгоритм действий по изменению фамилии работника
АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ ПО ИЗМЕНЕНИЮ ФАМИЛИИ РАБОТНИКА
Законодательством установлена процедура внесения нанимателем изменений в трудовую книжку в случае изменения работником фамилии. Что касается внесения изменений в другие учетные документы работника, то в настоящий момент действующее законодательство не предусматривает четкой их процедуры.
Давайте разбираться вместе.
Итак, при смене фамилии работника вам необходимо внести изменения в следующие документы:
- трудовую книжку
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
- документы личного дела
- трудовой договор (контракт)
- личную карточку и др.
Последовательность действий кадровой службы при изменении фамилии работника представим в виде пошагового алгоритма.
Шаг 5 Вносим изменения в личную карточку работника
