_________________________________ _________________________________ (должность, Ф.И.О. руководителя, наименование организации, приславшей запрос)
г. _______________ Исх. N ____ от "___"___________ ___ г. на Вх. N _____ от "___"___________ ___ г.
ОТВЕТ
на запрос о предоставлении информации
В ответ на Ваш запрос от "___"_______ ___ г. исх. N _____ сообщаем, что оригиналы необходимых Вам документов находятся у ____________ по адресу: __________, тел. ________.
Копии запрошенных Вами документов прилагаются к настоящему письму:
_____________________________
_____________________________
Как правильно написать письмо-запрос
Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов
Подключиться к Класс365. 0 руб/мес!
При сотрудничестве с компаньонами, исполнителями (или самими заказчиками) часто приходится вести деловую переписку. На первом этапе взаимодействия, когда договоры еще не заключены, наиболее частой формой делового письма является письма-запросы.
Как правильно составить письмо-запрос
Цель письма-запроса - получение информации, если до этого она была не получена или не представлена в полном объеме.
Наиболее частые причины составления письма-запроса:
Нужно получить информацию о товарах.
Необходимо узнать есть ли нужные товары в наличии.
Уточнение сроков поставки.
Уточнение цен, скидочных акций, условий оплаты.
Пояснения условий продажи - нужно ли страхование, каким образом товар будет доставлен.
План написания письма-запроса
Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения. Вы можете использовать следующие обороты:
В связи с&hellip
Ввиду несоответствия действий&hellip
Для согласования спорных моментов&hellip
Из-за срыва сроков поставки&hellip
Тело письма: подробно и точно изложить суть задаваемого вопроса. Обороты:
Просим Вас сообщить о&hellip
Просим погасить долг&hellip
Прошу предоставить информацию о&hellip
Будем Вам признательны, если&hellip
Заключение: при обращении впервые лучше указать на источники, из которых вы черпали информацию (как о компании, так и о товаре).
Постскриптум: предоставить коротко сведения о вашей компании, выразив надежду на дальнейшее сотрудничество.
Если ответ нужен к определенному сроку, укажите это:
Просим ответить как можно скорее&hellip
Настоятельно просим ответить в течение двух дней&hellip
Письмо-запрос обычно печатается на фирменном бланке, ту же форму используют при отправлении электронного письма.
Реакцией на письмо-запрос является обязательное письмо-ответ, составленное по существу вопроса/ов, написанное в установленные сроки. Иногда письма, содержащие ответ, могут регулироваться нормативно-правовыми документами.
В целом, письмо-запрос при грамотном его составлении может являться весьма действенным методом для недобросовестных или слишком медлительных заказчиков/исполнителей. Иногда такие письма могут побуждать к длительному и плодотворному сотрудничеству, являясь тем самым придатком или предпосылкой к составлению коммерческого предложения.
Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>
Письмо-запрос. Образец письма-запроса. Пример письма-запроса
Содержание
Письмо-запрос - это коммерческое деловое письмо, которое составляется с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно характеристики товара, условия поставки, уточнить его наличие, сроки поставки, способ доставки, получить прайс-лист, каталоги и образцы продукции и т.п.
При составлении данного вида делового письма желательно в подробностях изложить суть вопроса с целью экономии времени получателя на составление письма-ответа и ускорение его получения.
Как написать письмо-запрос
Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Оформление письма осуществляется на фирменном бланке организации.
Как и письмо-просьба, письмо-запрос требует ответа.
Образец письма-запроса
Письмо-запрос составляется для получения какой-либо официального характера информации или документов. Очень похожая тема – письмо-просьба. Так что посмотрите статью с образцами письма-просьбы. там тоже могут оказаться полезные для вас примеры. Ну, и конечно образец письма-запроса вы найдете в этой статье.
Как всякое деловое письмо запрос оформляется на официальном бланке. Чтобы правильно написать письмо-запрос, вы также должны знать основные правила оформления реквизитов документов (такие как адресат, подпись, заголовок к тексту и т.д.). На письмо-запрос требуется направлять письмо-ответ .
Обычно текст письма-запроса начинают с разъяснения причин, мотивов вашего обращения. Примеры – «В соответствии с заключенным договором…», «В целях реализации ранее достигнутых договоренностей…», «На основании телефонного разговора…», «Для урегулирования спорных вопросов…» и т.д.
Вы также можете ссылаться на необходимые законодательные и иные нормативно-правовые акты. Тогда ссылка должна оформляться по образцу:
«В соответствии с п. Х ст. ХХ Федерального закона от 00.00.2012 № 208-ФЗ «… полное название документа».
Указание на конкретный пункт или статью можно пропустить, но дальше всегда соблюдается последовательность – вид документа (постановление, приказ и т.д.) + автор этого документа + дата + его номер + его название.
Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений. И наоборот, если есть необходимость, то можно подробно описать ситуацию, не ограничиваясь одной фразой.
В самом запросе формулируются конкретные волнующие автора письма вопросы – «Просим сообщить о…», «Просим выслать…», «Будем признательны, если…» и т.д. Допускается тактичное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации.
Письмо-запрос – образец оформления в формате doc.
Еще пример письма-запроса
Просим Вас проинформировать о возможности поставки стеллажей комбинированных (код по каталогу СКП-325-0942) в количестве 50 штук в срок до 10 ноября 2014 г. а также сообщить об условиях платежа и доставки.
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.
Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:
повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к. сообщаем. В ответ на Ваш запрос о. направляем.
изложение информации по запросу.
Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:
повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением)
аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято
констатация отказа или отклонения предложения.
В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого письма. Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление, например: С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос. К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия. К глубокому сожалению, проблемы с. не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время. и т. п.
При ответе на коммерческий запрос продавец, если может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выполнить поставку товара, направляет предложение (оферту). В противном случае он может направить письмо-отказ, руководствуясь вышеизложенными правилами, либо письмо, в котором сообщает необходимую информацию:
о принятии запроса к рассмотрению
о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя
об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки т. п.)
об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.
В таком случае при составлении письма-ответа можно руководствоваться следующими ключевыми фразами:
Сообщаем, что ввиду большого спроса на этот товар. Идя навстречу Вашим пожеланиям. Мы с радостью дадим положительный ответ на Вашу просьбу о скидках, если. К сожалению, мы не можем пойти на Ваши условия оплаты, однако. Как давнему нашему партнеру Вам, конечно, хорошо известно, что. Мы готовы учесть все Ваши замечания. Учитывая Ваши соображения по данному вопросу. Надеемся, Вас заинтересует наше предложение. Вас, наверное, заинтересует новый подход к этой проблеме (наше предложение). и т. п.
