Служебное письмо

ЗАО ТЕАТР ЛУНЫ Отдел учета и распределения

00.00.2002 №5

Одинцова Ольга Николаевна работает художником-постановщиком с окла­дом 5200 рублей.

Директор Подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия

М. П.

Справка о заработной плате работника.

Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, ведь именно письма соединяют организацию-автора с дру­гими учреждениями, организациями и предприятиями. Поэтому важно, с одной стороны, чтобы служебное пись­мо отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, оно должно отве­чать всем требованиям этики деловой переписки, т.к. часто именно письмо является первым связующим звеном между учреждениями, организациями и предприятиями.

Чтобы служебное письмо отвечало всем этим требова­ниям, оно должно быть правильно составлено и оформлено в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности документов. В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации

— герб субъекта Российской Федерации

— эмблема организации или товарный знак (знак об­служивания)

— код организации

— код формы документа

— наименование организации

— заголовок к тексту

— текст

— отметка о наличии приложения

— подпись

— визы согласования документа

— отметка об исполнителе

— печать

— отметка для автоматического поиска документа.

В конкретных письмах некоторые реквизиты могут отсутствовать.

Автором служебного письма является учреждение, ор­ганизация, предприятие, от имени которого посылается письмо. Иногда в качестве автора служебного письма мо­жет выступать и отдельное должностное лицо, имеющее собственный должностной бланк.

Реквизиты, входящие в понятие «автор служебного письма», указываются на бланке. Бланк служебного письма печатается на бумаге формата А-4 и А-5 типо­графским способом, он может проставляться каучуковым штампом, воспроизводиться с помощью ПЭВМ непосред­ственно при оформлении служебного письма. Бланк может иметь продольное и угловое расположение реквизи­тов.

Бланк служебного письма может иметь следующие реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации

— герб субъекта Российской Федерации эмблема организации или товарный знак (знак об­служивания)

— наименование вышестоящей организации

— наименование организации (полное и сокращен­ное)

— справочные данные об организации.

Изображение герба присутствует не на всех бланках служебных писем. Например, изображение герба Россий­ской Федерации предусматривается на бланках служеб­ных писем органов государственной власти РФ, мини­стерств и ведомств.

Наименование вышестоящей организации указывает­ся на бланке в строгом соответствии с названиями, уста­новленными правовыми актами.

На практике на бланках служебных писем различных учреждений, организаций и предприятий мы можем ино­гда не увидеть изображение герба или эмблемы, а иногда и названия вышестоящей организации, но обязательно на каждом бланке присутствуют наименование организации и справочные данные об авторе служебного письма. При этом следует учитывать, что полное и сокращенное на­именование автора должно точно соответствовать наиме­нованию, закрепленному за организацией в Уставе. Пол­ное наименование организации пишется в именительном падеже, а сокращенное — под полным и на отдельной строке. Если автором служебного письма является долж­ностное лицо, то наименование должностного лица поме­щается после названия организации.

Кроме реквизитов, входящих в понятие «автор слу­жебного письма» на бланке указываются места для про­ставления даты, индекса письма и ссылки на индекс и дату входящего документа.

Реквизиты служебных писем оформляются по общим правилам оформления реквизитов служебных докумен­тов. Отдельно необходимо остановиться на требованиях, предъявляемых к тексту служебного письма.

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Оно должно быть:

1. Кратким. Размер письма не должен превышать од­ной машинописной страницы, при необходимости разре­шено увеличение объема служебного письма до пяти ма­шинописных страниц.

Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А-5. Текст письма в этом случае печатают через один межстрочный интервал, а расстояние между абзацами удваивается.

2. Полным. Несмотря на краткость служебного пись­ма, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть освещен полностью, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п.

3. Точным и объективным. Служебные письма долж­ны содержать только достоверную информацию, исклю­чающую двоякое, 'неопределенное или многозначное тол­кование.

4. Корректным по форме. При составлении текста служебного письма необходимо правильно подбирать сло­ва и выражения. Тон изложения должен быть нейтраль­ным. Текст письма должен показывать уважительное от­ношение автора к деловому партнеру.

Текст служебных писем в большинстве случаев состо­ит из двух частей. В первой части (вступление) формули­руется тема письма, дается описание событий, явлений, послуживших основанием для составления письма. Если во вступлении указывается ссылка на какой-либо доку­мент, послуживший основанием для составления письма, то обязательно указывают его реквизиты: название доку­мента, название автора, дату, регистрационный номер, заголовок. Например: «Ссылаясь на Ваше письмо от 00.00.00 №. ».

Во второй части письма (заключение) указываются выводы, предложения, просьба, гарантия и т.п. Если со­держание письма не нуждается в пояснении, то оно мо­жет состоять только из заключения.

В практике служебной переписки встречаются и письма, состоящие из трех частей: вступления, основной части и заключения. Такие письма обычно посвящены вопросам, требующим всестороннего анализа проблемы.

Существуют различные классификации служебных писем. Можно добавить, что каждое учреждение, органи­зация и предприятие подразделяет свою переписку по различным признакам при оформлении документов в де­ла.

В основном письма разделяют на входящие (посту­пающие в учреждение) и исходящие (отправляемые уч­реждением), что определяет форму их обработки, и на письма, требующие ответа (просьба, предложение, претен­зия и т.п.) и письма, не требующие ответа (напоминание, информационное, циркулярное и т.п.).

Одна из особенностей деловой переписки состоит в том, что каждому виду служебного письма присущи оп­ределенные стандартизированные языковые обороты.

Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении ка­кого-либо действия и обычно имеет в своем тексте сле­дующие речевые обороты: «В связи с. просим подтвер­дить. », «Прошу сообщить. », «Дирекция. просит. », «Дирекция и профсоюзная организация просят. » и т.п.

Письмо-ответ содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос. Важно помнить, что ни один из пунктов письма-запроса не должен оставаться без ответа. В этом виде письма используются самые разные языковые оборо­ты: «Сообщаем Вам, что. », «Подтверждаем получен­ные. », «К сожалению Ваша просьба не может быть удовлетворена. »и т.д. Но каждое письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату входящего письма (На №__ от 00.00.00).

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправ­ки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей: «Направляем Вам. », «Высылаем за­прошенные Вами. », «Направляем подписанный с нашей стороны договор. ». Обычно в сопроводительных письмах указывается с какой целью был направлен материал, что необходимо с ним сделать и в какие сроки. Такие виды писем обязательно имеют отметку о наличии приложе­ния. Например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

или

Приложение: 1. Справка о подготовке УПО к новому учебному году на 5 л. в 1 экз.

2. Список школ на 3 л. в 1 экз.

Гарантийное письмо подтверждает определенные обя­зательства, обещания учреждения, организации, пред­приятия. Может подтверждаться гарантия оплаты за вы­полненную работу, оплаты покупаемого товара, сроки и качество выполнения работы, поставки товаров и др. В этом виде писем языковые формулы выступают как важ­ные части текста письма, подтверждающие его юридиче­скую силу: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет. », «Качество продукции наша фирма гарантирует», «Гарантируем качественное выполнение работ в срок. ». Такие письма подписываются не только руководителем предприятия, но и главным бухгалтером. Кроме того, они заверяются печатью.

Письмо-извещение содержит какое-либо сообщение. Обычно такие письма начинаются со слов: «Сообщаем Вам о. «, «Извещаем Вас, что. », «Ставим Вас в извест­ность. ».

Письмо-напоминание — это письмо, сообщающее по­вторно определенную информацию адресату. В письмах-напоминаниях могут быть указаны меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевые слова письма-напоминания: «Напоминаем Вам, что. », «Вто­рично сообщаем. ».

Письмо-подтверждение подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда телефон­ного разговора. В таком письме можно также извиниться за задержку письма с конкретным ответом, указать при­чины, сообщить срок окончательного письма-ответа. На­чинают письма-подтверждения словами «Подтверждаем получение. », а заканчивают словами благодарности, иногда письма-подтверждения заканчиваются просьбой, замечаниями или предложениями.

Циркулярные письма — это письма одного и того же содержания информационного характера, посылаемые из вышестоящей организации в подчиненные. Они могут иметь такие языковые обороты: «В целях. », «В соответ­ствии с. », «Во исполнение. ». По своему назначению встречаются и другие виды писем: коммерческие, рек­ламные, письма-приглашения, инструкционные и т.д. Все они различаются только содержанием, но одинаковы по оформлению.

В учреждениях, организациях, предприятиях с боль­шим документооборотом часто используются трафаретные письма. Текст таких писем отпечатан типографским спо­собом, но в нем оставлены свободные строки для заполне­ния их информацией, зависящей от конкретной ситуа­ции.

Применение таких писем значительно сокращает вре­мя на составление документа и повышает его качество, т.к. употребление слов и выражений в трафаретных письмах тщательно проверено.

Некоторые организации создают образцы типовых текстов служебных документов, в т.ч. и служебных пи­сем. На основе стереотипного текста исполнители состав­ляют конкретные служебные письма аналогичного содер­жания. При этом они используют основные конструкции и формулировки письма-образца, что также облегчает ра­боту по составлению документа.

Название: Как написать служебное письмо образец

Оригинальное название: kak-napisat-sluzhebnoe-pismo-obrazec

Год выхода: 2004

Жанр: здоровье

Режиссер: Шефнер Вадим Сергеевич

Выпущено: 1С- Паблишинг

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть. Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции: подтверждает факт отправки предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения. Как написать служебное письмо . все кажутся зафиксированными на том, почему гомосексуалисты - гомосексуалисты кроме этого гомосексуалиста. Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Как написать служебное письмо образец, для нападений на акцент, он спорит, нападение в самом сердце человека. Текст же документа краток и условно делится на две части: сообщение о направлении документов, просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.). Наконецто выкладываю как написать служебное письмо образец Проверка телефона. Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита.

Как написать служебное письмо

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. Как написать служебное письмо я также нашел, что другие автомобили имели тенденцию уступать дорогу в окольных путях, когда они видели, что мы приехали. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл. Как написать служебное письмо, у женщины в плане есть целевые марки на ее теле, области, планировавшие с линиями, где она собирается приобрести липосакцию, чтобы избавиться от ее жира.

Как написать служебное письмо

Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. Как написать служебное письмо, я удостоверяюсь, что пытаюсь произвести положительную энергию и сообщить это другим людям. Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. Как написать образец. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше. Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4). Как написать служебное письмо образец, В учреждениях, организациях, предприятиях с боль.

Правила оформления служебных писем

Служебные письма

"П о ч м е й с т е р: Жаль, однако ж, что вы не читаете писем: есть прекрасные места. Иное письмо с наслаждением прочитаешь - так описываются разные пассажи. а назидательность какая. лучше чем в "Московских ведомостях."

Н.В.Гоголь "Ревизор"

Служебные письма

Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.

По содержанию и назначению письма могут быть информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма -запросы, письма-приглашения и т. д.

^ содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг.

В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д.

^ составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги.

В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем . на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

адресат

дата

индекс документа

ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом

заголовок к тексту

текст

возможно отметка о наличии приложения

подпись

фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляется только по одному вопросу . например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном:

АО "Глория"

Отдел сбыта

или

АО "Глория"

Начальнику отдела сбыта

О.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО "Глория"

Начальнику отдла сбыта

О.И.Бендеру

123100 Москва

Краснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат . Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах н азвание вида документа не указывается . В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: ^ Дата . Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса . если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении. ", "О создании. ", "О проведении. " и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:

- в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы

- в основной части формулируется основная цель письма.

Например:

вводная часть: "В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов "Малыш" 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия. была установлена недостача. штук насосов на сумму. (коммерческий акт от 26.01.999 N245. ) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть: "На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет."

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.

Начало письма или факса может иметь следующие варианты обращения:

Уважаемый Игорь Леонидович!

Господин Зорин!

Игорь Леонидович!

Уважаемый господин Зорин!

Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)

Затем уместны были бы слова благодарности:

Мы были рады получить Ваше письмо

Большое спасибо за факс от 04.06.00

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма

Большинство писем продолжается далее словами:

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

К информационным документам относятся служебные письма и их разновидности, отчеты, служебные записки, объявления, справки, аннотации, рецензии, телеграммы, телефонограммы и радиограммы

1 Служба письма

Письмо - это распространенный вид документации, одно из средств обмена информацией

По функциональным признакам служебные письма подразделяют на требующие ответа, и такие, которые не требуют ее К первым относятся письма-просьбы, письма-обращения, письма-предложения, письма-запросы, л письма-требования Среди не требуют ответа, - письма-предупреждения, лиЪты-нагадувалня5 письма-подтверждения, письма-отказа, письма-уведомления, сопроводительные письма, гарантийные письма, письма-розпорядж Энння.

По количеству адресатов различают обычные, циркулярные и коллективные письма Обычное письмо направляется в одной инстанции, циркулярный - целого ряда учреждений Коллективное письмо направляется на одну адре рес, но пишется от имени руководителей нескольких учреждений или коллектива учрежденийви.

Чаще письма печатают на бланках или на чистых листах бумаги

Письмо имеет следующие реквизиты:

1) название и адрес организации-отправителя 2) номер и дату, 3) название и адрес получателя 4) заголовок 5) текст, 6) перечень приложений (если они есть) с указанием количества листов 7) подпись руководитель ка организации (учреждения) 8) оттиск печати.

Если письмо печатается на бланке, то он содержит эмблему организации, учреждения или предприятия, изображения государственных наград, код организации, учреждения или предприятия, полное название учреждения, организации ее - письма, название структурного подразделения, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, номер расчетного счета в отделении банк.

Служебные письма печатаются на компьютере, пишущей машинке через полтора-два интервала или пишут на чистом листе бумаги с одной стороны на бланке печатают только первую страницу письма, а последующие - на или истих листах.

Не следует отсылать письма, написанного через копировальную бумагу, это свидетельствует о неуважении к адресату

Сопроводительное письмо - это служебное письмо, которое прилагается к основному документу (каталога, прейскуранта, рукописи, буклетов, накладной, счета-фактуры) и информационно сопровождает его Обычно он невелик кий по объему и содержит названия и перечень оставленных документев.

Образец:

Уважаемые господа! (фамилия) \"Двуязычие и культура речи\"

Приложение: на 25 л в 1 пр

Просим подтвердить Те получения С

Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

При написании сопроводительного письма можно воспользоваться такими речевыми оборотами:

o По Вашей просьбе высылаем.

o Высылаем Вам.

o Для того, чтобы Вы имели полное представление о возможностях нашего учреждения, посылаем подробный перечень.

o Как и было договорено (как и договаривались), посылаем Вам следующие документы:.

o В ответ на Вашу просьбу от (дата) посылаем Вам.

o Позвольте предложить Вам посмотреть каталог книг, только вышедших

o Надеемся, что Вы заинтересуетесь.

o Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество

Гарантийное письмо - это служебное письмо для подтверждения определенных условиях, обязательств основном гарантируют оплату за определенные, услуги, выполненную работу, оказанную жилплощадь, качественное выполнение определенной работы

Образец:

Уважаемый сэр!

Просим выдать нам со склада по безналичному расчету 100 (сто) экземпляров учебника Зубков М Современная украинская деловая речь - 2-е изд, доклада-X: Торсинг, 2002 - 448 с

Оплату гарантируем в течение 7 дней после их получения

Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

Предлагаем типовые обороты, которыми можно пользоваться при написании сопроводительного письма:

o Гарантируем оплату счетов

o Мы можем предоставить Вам абсолютную гарантию качества.

o Учитывая высокое качество нашей продукции, мы можем предоставить гарантию на срок.

o Все наши изделия поставляем из письменной гарантией

o Мы гарантируем высокое качество (соответствие международным стандартам) товаров

o Гарантируем Вам стартовое снижение в объеме. %

o Ваш представитель Обязательно получит комиссионное вознаграждение% от стоимости товаров, на поставку которых заключен договор

o Гарантируем соответствие качества товара образцам, которые Вы получили от нас на прошлой неделе

Если возникла проблема уточнить условия гарантии, целесообразными будут такие обороты:

o В Вашей предложения (дата) не упомянута никаких гарантий

o Ваше предложение не содержит никаких гарантийных обязательства 'язань Просим конкретизировать их

o Сообщите, пожалуйста, о Ваших гарантийные обязательства вязания относительно предложений от (дата) Просим сделать это как можно скорее

o Нас заинтересовала предложенная Вами продукция Будем благодарны, если Вы пришлете нам информацию о Ваших гарантийные обязательства вязания

o К сожалению, у нас есть несколько замечаний по гарантийным обязательствам, перечисленных в предложении от (дата) Просим Вас пересмотреть и уточнить их

o Мы можем согласиться на Ваше предложение от. (дата) лишь при условии, что Вы предоставите нам общепринятую

гарантию Будем благодарны, если Вы письменно сообщите нам о своем решении

o Ваше предложение от. (дата) не содержит ни одного пункта о Ваши гарантии

Письмо-сообщение - это служебное письмо, в котором доводят до чьего-то сведения, сообщают кому-то какую-то информацию Письма подобного содержания посылают тогда, когда нужно сообщить об изменении адреса или названия ус составляла (агентства, фирмы, организации, общества), открытие филиала, начало производства, назначение на должность, открытие выставки, изменения в системе работы основном такие письма адресуют конкретной у состоянию, организации, фирмымі.

Образец:

Уважаемые господа!

Министерство аграрной политики Украины сообщает, что в Национальном аграрном университете подготовлено и издано учебное пособие \"Биржевой рынок\", автор которого кандидат экономических наук доцент М О Солодки О. Солодкий.

В пособии в соответствии с программой изложен теоретический материал, охватывающий все разделы курса

Просим Вас рассмотреть предложенное издание и сделать заказ по адресу:

а / я 110 г. Киев, 04071 С

Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

При написании писем-сообщений можно воспользоваться следующими речевыми оборотами:

o Сообщаем Вам, что (дата) мы переехали в новое помещение Наш новый адрес.

o Пользуясь случаем, сообщаем Вам об открытии новой фирмы в.

o Хотим сообщить Вам о.

o 3 радостью сообщаем о.

o Хотим воспользоваться случаем и сообщить Вам, что наша адрес изменился Просим дальнейшем присылать свои предложения на адрес:.

o Согласно решению владельцев фирмы от (дата) название нашей фирмы изменено на.

o Сообщаем, что с сегодняшнего наше учреждение находится по адресу:.

o Просим записать номер нашего телефона (факса):

o Сообщаем, что номер нашего телефона (факса) изменился Наш новый номер:.

o Недавно у нас появился дополнительный номер:.

o Сообщаем, что после часа Вы можете звонить нам по телефону: Просим проинформировать об этих изменениях соответствующие отделы Вашей фирмы

o Руководство компании сообщает Вам, что директором фирмы назначен г.

o С радостью представляем Вам нашего нового директора (министра, ректора) г.

o Хотим воспользоваться случаем и пригласить Вас на нашу выставку, которая состоится.

o Сообщаем, что с по в нашей новой выставочном зале состоится показ лучших работ

o Хотим сообщить о новой системе бухгалтерского учета, что позволит нам быстрее выполнить Ваши заказы

Письмо-запрос - это разновидность коммерческого письма, содержащее просьбу о предоставлении определенных товаров, услуг или уточнения уже имеющейся информации о какой-то компании, фирме или учреждение Письмо-запрос составляют на п основании ознакомления с каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламными объявлениями и информацией, полученной на выставках и ярмарках.

В письме-запросе обязательно указывается:

- основание для запроса

- название товара (его марку, качество, модель и т.д.)

- условия и срок поставки

- условия оплаты

Среди писем-запросов различают следующие:

- запрос коммерческого предложения

- запрос рекомендации делового партнера

- запрос на открытие представительства

- запрос на открытие счета

- запрос на получение кредита

- запрос по юридическим вопросам и т.д.

Образцы писем-запросов:

Уважаемые господа!

o подробную информацию о Вашей продукции

o 2% скидки при заказе минимального количества

o бесплатно образцы некоторых конвертов для ознакомления с качеством

Пожалуйста, сообщите нам эту информацию как можно быстрее С

Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

Уважаемые господа!

протяжении последних трех лет наша фирма начала продажи (название города, страны) (количество) различных зарубежных марок автомобилей и создала достаточно большой рынок сбыта для отечественных и зарубежных производителей

Нас заинтересовала Ваша новая продукция экспонировалась на международной выставке в

Просим прислать нам предложение на поставку а также технические характеристики к каждой позиции Пользуясь случаем, хотим обратить Ваше внимание на то, что наша фирма предлагает своим клиентам наилучших еще сервисное обслуживание и ремонт вання.

Надеемся получить Ваш ответ в ближайшее время

С уважением и наилучшими пожеланиями Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

Уважаемые господа!

Хотим выразить Вам признательность за Ваш заказ

Будем благодарны, если Вы пришлете нам несколько рекомендаций Вашей фирмы, поскольку мы еще не имели возможности сотрудничать с Вами

Такая просьба является обычной для нас процедуре Надеемся, что Вы поймете нас

С уважением

Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

Уважаемые господа!

Просим Вас забронировать для нашего клиента г (фамилия) с (название города, страны) номер на одного человека с ванной комнатой и, если возможно, с окнами, выходящими на море (озеро), с по (дата) Пан (фамилия) должен прибыть в. (название города) рейсом. с. (название города) и имеет добраться до Вашего отеля около часа Просим прислать нам счет за эти, а также дополнительные услуги (счет за ежедневные услуги оплатит гость)

Ждем Ваше подтверждение

Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

В письмах-запросах можно воспользоваться такими типичными оборотами:

o Мы заинтересовались продукцией, которую Вы производите, и рады были бы получить Ваши рекламные проспекты

o Просим отправить нам прейскуранты (прайс) на все виды Вашей продукции

o Согласно Вашего объявления в газете (название) просим прислать нам предложение на.

o В предложении просим указать стоимость упаковки, транспортировки, срок поставки и условия оплаты

o время наша фирма формирует зимний ассортимент, и мы хотели бы знать, что Вы сможете нам предложить Мы заинтересованы в сотрудничестве с Вами и ждем Ваших предложений

o Просим отправить нам рекламный проспект украинском языке

o Просим прислать подробную информацию о качестве Ваших товаров

o Мы заинтересованы в приобретении пробной партии Вашей продукции Будем благодарны за предложения

o Пожалуйста, сообщите нам точный срок пробного поставки и условия оплаты

o Для подписания нашего соглашения просим Вас прислать нам деловые рекомендации

o Нам нужны услуги адвоката (нотариуса) в Смогли бы Вы кого-нибудь порекомендовать?

o Нам порекомендовали (посоветовали) обратиться к Вам наши партнеры из фирмы. (название) были бы Вам признательны, если бы Вы смогли представлять наши интересы в.

o Мы хотели бы получить результаты маркетингового исследования рынка относительно спроса на наши товары

o Были бы Вам весьма признательны, если бы Вы порекомендовали нам несколько фирм, осуществляющих маркетинговые исследования в.

o Просим сообщить, для каких международных (признанных, хорошо известных в деловом мире) фирм Вы уже проводили маркетинговое исследование в.

o Прежде всего мы хотели бы узнать, с товарами каких фирм конкурировать наши товары

o Когда Вы сможете завершить маркетинговое исследование и подготовить письменный отчет для нашего учреждения?

сообщить, что изучаете полученный запрос, отправить каталоги, прейскуранты, предложить изменения условий, указанных в запросе, отказать в поставке товара или ином просьбе

Так, если вы заинтересованы в поставках упомянутого товара, то в ответ на запрос отправляется оферту

Оферта - это предложение о заключении соглашения с подробным указанием всех его условий Различают свободную и жесткую оферты

Свободная оферта - оферта, которую с целью предварительного изучения рынка продавец предлагает нескольким покупателям

Твердая оферта - оферта, которую продавец, оговорив срок соблюдения своего обязательства, предлагает одному потенциальному покупателю

Образцы писем-ответов на запрос:

Уважаемые господа!

С благодарностью подтверждаем получение Вашего запроса и отправляем образец (название товара), заинтересовавший Вас Мы можем предложить Вам этот товар на следующих условиях:

пластмассовые (название) в упаковке по штук

доставки: фрахт оплачивается до границы

упаковки: бесплатно

оплата: безотзывный аккредитив

Будем благодарны за Ваш заказ Со своей стороны обещаем обслуживание в любое время

Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия) Приложение: образец в одном экземпляре

Уважаемые господа!

Подтверждаем получение Вашего запроса от (дата) на поставку (наименование товара) Нет необходимости отправлять образцы, поскольку Вы знакомы с качеством нашей продукции

При своевременном заказа мы сможем поставлять Вам (количество) изделий ежеквартально

Пан (фамилия) из нашей фирмы ознакомил Вас с ценами и графиком поставок Ваши отзывы были положительными, поэтому мы можем начинать отгрузки товара после получения заказа

С уважением и пожеланием успехов Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

Если Вы не можете предложить заказчику нужен товар, непременно отправьте аргументированный отказ:

Уважаемые господа!

Спасибо за письмо от (дата) К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам, что всю изготовленную продукцию экспортирует фирма (название) Мы направили туда Ваш запрос и попросили предоставить Вам предложение, которое, надеемся, заинтересует Вас

С уважением и пожеланием успехов Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

Уважаемые!

С благодарностью подтверждаем, что получили Ваш запрос от (дата) Очень жаль, но мы не можем удовлетворить Вашей просьбы из-за того, что всю нашу продукцию уже реализовано Сложившаяся ситуация не дает нам возможности увеличить наши производственные мощности уже сегодня

Надеемся на понимание

Остаемся с уважением Название должности ^ (подпись) (инициал (а) и фамилия)

Иногда в ответе на запрос можно предложить изменить его условия: количество товара, срок поставки и т.д.

Уважаемые господа!

На ваш запрос от (дата), к сожалению, вынуждены сообщить, что не производим нужной продукции

Зато можем предложить Вам каталог нашего нынешнего ассортимента Были бы очень рады, если бы Вы включили некоторые наши товары в Вашей программы реализации

Если это предложение заинтересует Вас, просим прислать нам ответ

Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

При написании писем-ответов тоже пригодятся такие типичные обороты:

o С благодарностью подтверждаем получение Вашего запроса и хотим сделать такое предложение..

o В ответ на Ваш запрос предлагаем.

o Хотим поблагодарить за запрос и предложить Вам.

o Спасибо за Ваш запрос и сообщаем, что качество наших товаров полностью соответствует образцам, которые Вы получили от нас качество товаров соответствует международным стандартам)

9 В ответ на запрос предлагаем Вам дополнительное (незначительное, оптовое, предусмотрено, процентное, сбытовое) снижение в объеме%

o К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам, что сейчас в нашем распоряжении нет продукции, которая Вас заинтересовала Зато мы можем предложить Вам

o Жаль, но мы не можем предоставить Вам предложение непосредственно, поскольку фирма (название) является генеральным агентом распространения наших товаров в Вашей стране

9 Просим с пониманием отнестись к тому, что мы не готовы сделать Вам выгодное предложение

o Сейчас, к сожалению, мы не получаем сырья, необходимого для изготовления товара, заинтересовавший Вас В связи с этим в ближайшее время мы не можем удовлетворить Вашей просьбы

Письмо-подтверждение - это разновидность служебного письма, в котором удостоверяется определенный факт: подтверждается предварительная договоренность, получения письма, перевода, ценных бумаг и т.д.

Образцы писем-подтверждений:

Глубокоуважаемый господин! (дата и место) Вашу доклад на тему \"Искусство деловой переписки\" внесено в программу конференции

Оргкомитет инференции обеспечивает проживание в гостинице на период

Регистрация участников конференции будет проводиться (дата и время) в помещении (название, адрес)

Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

Уважаемые господа!

Спасибо за предложение и подтверждаем ее получения К сожалению, Ваше предложение не отвечает нашим интересам, поскольку цены, указанные Вами, значительно выше цены других фирм на аналогичные товары

Извините, но мы не можем согласиться на Ваши условия

Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

Предлагаем типовые обороты, которыми можно воспользоваться при написании писем-подтверждений:

o Мы официально подтверждаем свое согласие и сообщаем, что

o Министерство образования и науки Украины подтверждает, что

o Настоящим подтверждаем, что все заказанные товары были отгружены без задержки согласно Вашему коносамента

o Мы с благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения от (дата)

o Сообщаем, что ваш заказ мы получили (дата) / сразу же приступили к изготовлению (название товара)

o В подтверждение нашей предварительной договоренности высылаем Вам письменное приглашение

Одним из самых распространенных видов деловой корреспонденции являются письма-просьба - служебные письма, в которых в вежливой форме обращаются с определенным просьбой к партнеров, инвесторов, клиентов

Надо помнить, что от умения убедительно выразить свою просьбу во многом зависит и его выполнение

Образцы писем-просьб:

Уважаемые господа!

Обращаемся к Вам с просьбой продать из нашего пакета такие ценные бумаги: акций по цене Лимит действует до (дата) Ценные бумаги необходимо снять с нашего депозитного счета Просим также кредитовать эквивалент на наш счет

С уважением

Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

Уважаемые господа!

Выражаю искреннюю благодарность за предложение быть Вашим представителем в (название страны) Считаю необходимым лично обсудить с Вами вопросы о территории деятельности, комиссионные, гарантии защиты клиентов Хотел бы предложить Вам дату встречи: (дата) в час

Пожалуйста, сообщите, устраивает ли Вас дата и время встречи

С уважением

Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

В письмах-просьбах можно использовать такие типичные речевые обороты:

o Будем Вам очень признательны, если Вы.

o Просим сообщить (прислать, подтвердить, оплатить, рассмотреть).

o Просим при случае отправить нам.

o Нам было бы приятно узнать.

o Убедительно просим Вас позвонить нам

o Прежде просим сообщить, какие меры могли бы помочь Вам преодолеть эти трудности

o Просим немедленно вернуть один экземпляр подписанного соглашения

o Обращаемся к Вам Ь просьбой о небольшое пожертвование в фонд.

o Пожалуйста, сообщите нам о.

o Просим Вас внимательно изучить наши предложения и дать окончательный ответ.

o Извините за дополнительные хлопоты Не были бы Вы столь любезны, чтобы предоставить нам письменные объяснения относительно. Письмо-просьба непременно требует ответа Итак, получив такое письмо, следует прежде всего определиться: удовлетворить просьбу или отказать Если вы решили выполнить просьбу, то отвечаете так:

Уважаемые господа!

В письме от (дата) Вы обратились с просьбой изменить условия оплаты (название товара) Мы пересмотрели нашу с Вами соглашение и решили внести изменения, учитывая аргументированность Вашей просьбы Посылаем изменен ва Ариант соглашенийугоди.

Надеемся, что новые условия удовлетворят Вас

Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

Конечно, вы не всегда можете удовлетворить просьбу, принять то или иное предложение и поэтому вынуждены отказать в сотрудничестве Отказ непременно должна быть убедительной, аргументированной, корректной и доброзичл ливо Надо убедить адресата в том, что у вас нет другого выхода Для этого в начале предложения следует принять слова, которые ощутимо смягчат тон отказа: увы, жаль, очень жаль, к сожалению искренне сожалеем, извините, нам очень уккро.

Итак, отказ можно сформулировать так:

Глубокоуважаемый господин!

Спасибо за интерес, проявленный к нашей организации (учреждения, фирмы) К большому сожалению, вынуждены сообщить Вам, что место нашего генерального представителя в (название страны) уже занято Просим передать запрос еще раз через месяцев

Желаем успехов Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

Уважаемые господа! (дата), в котором Вы просите материально поддержать благотворительный фонд \"Святой МариГ Очень жаль, однако в этом году у нас нет никакой возможности сделать даже незначительный благотворительный взнос

Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

Составляя письмо-отказ, можно воспользоваться такими речевыми оборотами:

o Мы, тщательно изучив предложенный Вами проект, с сожалением сообщаем, что не можем.

o К сожалению, мы не можем принять Вашего предложения .

o Очень жаль, но мы не можем удовлетворить Вашу просьбу по ряду причин.

o Жаль, но учитывая осложнение ситуации мы не можем поддержать Ваш проект

o Искренне сожалеем, однако сложившаяся ситуация, не дает нам возможности

o Извините, но мы не можем предоставить (согласиться, направить)

o Вынуждены сообщить, что, к сожалению, не имеем никакой возможности удовлетворить Вашу просьбу

o К сожалению, должны сообщить о невозможности.

o 3 сожалением сообщаем, что не имеем ни малейшей возможности удовлетворить Вашу просьбу о

o Обрадованный Вашим предложением, и, к сожалению, вынужден отклонить его по семейным обстоятельствам Письмо-напоминание - ЦС служебное письмо, в котором говорится

о приближении или окончания срока выполнения определенных задач, обязательств, проведения мероприятий

Напоминание непременно должен быть доброжелательным, ненавязчивым: ни в коем случае не следует обвинять адресата, ведь, например, причиной задержки оплаты или неоплаты может быть затруднительна финансовая ситуация в которой он оказался.

Содержание письма-напоминания прежде всего зависит от того, впервые, во второй или третий раз вы напоминаете партнеру о выполнении его обязательств, несоблюдение срока оплаты счетов и т.п. Если клиент не реагирует н на напоминание, то, конечно же, вы вынуждены будете сообщить ему о своем намерении обратиться в суд и расторгнуть контракт Однако даже в этом случае письмо должно быть вежливым, сдержаннымим.

Образцы писем-напоминаний:

Глубокоуважаемый господин !

Нам очень неудобно, но мы вынуждены вновь напоминать, что Ваш счет-фактура до сих пор остается неоплаченным

Идя Вам навстречу, мы продолжаем срок оплаты до (дата) и выполняем при этом Ваши новые заказы Если вы не оплатите задолженность до (дата) / не пошлете чек, покажет оплату, мы вынуждены будем приостановить исполнение всех Ваших заказов

Ждем Вашего ответа

С искренним уважением Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

Уважаемые господа!

Извините, пожалуйста, но мы вынуждены снова напомнить Вам о большой задолженности нашей фирме, которая продолжает расти Мы всегда пытались понять Ваши финансовые трудности, однако на этот раз долги ость превышает все предыдущие, а срок оплаты давно минув.

Надеемся, Вы понимаете, что мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы, а потому вынуждены подать иск в суд

Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным

Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

Предлагаем типовые обороты, используемые в письмах-утешение в ванной Первое упоминание:

o Пользуясь случаем, позвольте напомнить Вам, что .

o Позвольте (вынуждены) напоминание о.

o Уместно будет напомнить, что.

o Напоминаем Вам, что.

o Просим Вас обратить особое внимание на то, что .

o Кстати, напоминаем Вам, что.

o Извините, что вынуждены напоминать Вам о .

Повторные напоминания:

o Нам очень обидно (неудобно), что вынуждены вновь напоминать Вам о.

o Извините, но мы уже раз вынуждены напоминать Вам

что

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о

o К сожалению, вынуждены снова напомнить Вам, что.

o В свя связи с тем, что Вы, несмотря на наши настоятельные просьбы погасить задолженность, и до сих пор не прислали чек, удостоверяющий оплату, мы вынуждены приостановить выполнение всех Ваших заказов

o Учитывая ситуацию, сложившуюся на данный момент, вынуждены сообщить о своем намерении расторгнуть с Вами контракт

o Все наши просьбы о погашении Вами задолженности были напрасными, и поэтому мы вынуждены подать иск в суд Поверьте, нам очень обидно, но сейчас мы не видим другого выхода из этой ситуации

o Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным

Письмо-претензия - это служебное письмо, в котором выражается недовольство по поводу нарушения условий заключенного соглашения, например нарушения согласованных (определенных) сроков поставки товара, несоответствия и его предложенным образцам, неудовлетворительного дизайна или упаковки тощ.

Обнаружив нарушение, следует высказать партнеру претензию и требовать их ликвидации (например, замены некачественного товара), а также настаивать на возмещении причиненных убытков, уплате штрафа и, конечно ч, на четком соблюдении в будущем условий договора (соглашения, контракта.

Обычно сначала присылают письмо-напоминание, в котором ар * гументовано, последовательно, взвешенно выражают недовольство, а уже потом - претензию

Образцы писем-претензий:

Уважаемые господа!

Мы очень обеспокоены неожиданной задержкой с поставкой заказанного товара, ведь знаем, что обычно Вы ответственно относитесь к своим обязанностям

Согласно нашей соглашения о закупке от (дата) товар должен быть отгружен не позднее. (дата) К сожалению, мы до сих пор не получили его Думаем, что это лишь недосмотр, и надеемся получить товар в течение следующей недели Ждем ответа

Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

Если партнер не отреагирует на такое письмо, следует выявить категоричность Например:

Уважаемые господа!

Вынуждены сообщить, что, к сожалению, до сих пор не получили от Вас банковской гарантии

Учитывая это, мы хотели бы напомнить о письме от (дата) в котором Вы обратились к нам с просьбой об изменении срока в связи с дополнительными расходами, обусловленными открытием аккредитива

Учтя Ваши трудности, объединение пошло Вам навстречу и согласилось на инкассовую форму расчетов Вы согласились на предложенное и обязательства \"связались течение двух недель предоставить гарантию банка на оплату 80% от стоимости контракта

В этой 'связи с задержкой в. предоставлении Вами банковской гарантии мы вынуждены были приостановить поставки (название товара) Заразу порта находится свыше 600 т (название товара), и расходы за хранение присоединятся к сумме Вашего счета

Просим немедленно отправить банковскую гарантию и подтвердить согласие оплатить расходы за хранение товара в порту

Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

Чтобы выразить недовольство или претензию, можно воспользоваться такими речевыми оборотами:

o Нам очень жаль, что.

o Нас неприятно поразил тот факт, что.

o Очень удивлены (разочарованы, обеспокоены) таким положением дел и просим объяснить эту неприятную для нас ситуацию

o Выражаем свое недовольство по поводу.

o Очень жаль, что Вы не соблюдаете (не выполняете) условий контракта

o К сожалению, не получили от Вас никакого ответа

o Выражаем свое принципиальное несогласие с.

o Нам неприятно, что Вы нарушаете условия нашего соглашения

o Обращаемся к Вам с требованием.

o Полагаем, что только серьезные причины могли заставить Вас

o К сожалению, не можем одобрить

o Мы не согласны

o не одобряет Вашей позиции по

o Учитывая, что Вы вовремя не. вынуждены

o Обеспокоенные несоблюдением Вами условий договора 9 Вынуждены выразить решительный протест против

o Очень обеспокоены этой неожиданной задержкой Письмо-ответ на претензию - это служебное письмо, в котором

объясняются причины определенных нарушений или убедительно доказывается несостоятельность претензии или жалобы Следовательно, содержание таких писем зависит от того, согласны ли вы с претензией и предъявлено обвинение ниями, считаете их безосновательными - Если направлена. претензия обоснована, надо объяснить ту неприятную ситуацию во время выполнения соглашения, контракта или договора, извиниться перед партн ЕРОМ и попросить его с пониманием отнестись к вашим трудностируднощів.

Образцы писем-ответов:

Уважаемые!

Получили Ваше письмо, в котором Вы сообщаете, что некоторые упакованы в картонные коробки товары поступили к Вам поврежденными

Учтя Ваши дельные замечания относительно недостаточной прочности упаковки, мы согласны взять на себя полную ответственность за случившееся, и уже отправили замену

Извините, которые нанесли вам столько неприятностей

Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

Если высказана претензия безосновательна и вы можете убедительно и аргументированно доказать это, то имеете право просить или требовать отозвать его Например:

Уважаемые господа!

Были неприятно удивлены высказанной нам претензии относительно задержки ввода в эксплуатацию станции и требованием уплаты неустойки Сложившаяся, крайне неприятная и требует с \"выяснения

Считаем нужным напомнить Вам обстоятельства, повлекшие эту задержку:

во-первых, согласно пункту 3 нашей сделки Вы обязательства связались передать нам площадку для строительства в течение одного месяца со дня заключения соглашения, однако сделали это только через 3 месяца, что и привело к задержке начала строител них работ

во-вторых, Вы вовремя не обеспечили нас необходимым для строительства материалами

Думаем, Вы понимаете, что такими действиями сами нарушили условия соглашения

Учитывая вышесказанное, считаем Ваши обвинения безосновательными и просим отозвать претензию

Название должности (подпись) (инициал (а) и фамилия)

Типичные обороты, используемые в письмах-ответах:

o Принимаем Вашу обоснованную претензию к.

o Понимаем Ваше беспокойство.

o Приносим извинения за причиненные волнения по поводу .

o Уверяем, что мы делаем все возможное для завершения (название работы) в предусмотренный контрактом срок

o Мы признаем свою вину.

o извинения за эту досадную ошибку, нанесенный Вам столько хлопот

o Надеемся, что Вы с пониманием отнесетесь к нашему затруднительного финансового положения

o Считаем Ваши обвинения безосновательными

o меньше расстроились высказанной нам претензии по

o В этом письме должны сообщить, что отклоняем Вашу претензию по

o делом (прежде всего) хотим отрицать свою вину в задержке

o Считаем Ваши обвинения безосновательными и просим отозвать свою претензию

o Сложившаяся, крайне неприятная и нуждается буе подробного с \"выяснения

Рекомендательное письмо - это служебное письмо, КОТОРЫЙ содержит положительный или отрицательный отзыв о лице или организации, фирме В положительной рекомендации основном говорится о готовности взять на себя отвечает овидальнисть рекомендованной лицо или фирму.

Рекомендательное письмо подают во время ходатайство о должности, устройства на новую работу, поступления в высшее учебное заведение и т.д.

Источники: life-prog.ru, o3tech.ru, sentery.at.ua