Книга приказов образец скачать

Образцы документов книга регистрации приказов (схема) книга регистрации приказов (схема).

Форма журнала регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу требования к качеству бланка, правила оформления и ведения. <> Если в журнале есть графа примечание, в нее вносится следующая запись        (подпись)              (расшифровка подписи) если графа примечание в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке (запись в графе недействительна) и указываются новые сведения. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. О приеме работника на работу (форма т-1, т-1а) о переводе работника на другую работу (форма т-5, т-5а) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма т-8, т-8 а) о направлении работника в командировку (форма т-9, т-9а) добавление литеры а к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников.

Журнал регистрации приказов по личному составу журнал регистрации приказов по личному составу это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации. На сайте размещены свежие новости и пресс-релизы архивных компаний россии, снг и зарубежья. Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. Мне завести журнал учета таких приказов и подшивать их отдельную папку? Спасибо.

. Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Журнал регистрации приказов по основной деятельности  - применяется для регистрации приказов, образующихся в деятельности организации и имеющих общее значение для организации в целом. Исходя из разных сроков хранения журналов, можно рекомендовать завести в организации два журнала регистрации приказов по личному составу. О приеме работника (работников) на работу  о прекращении действия трудового договора с работником (работниками)  о переводе работника (работников) на другую работу  об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора)  о направлении работника (работников) в командировку (длительную, зарубежную)  о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1. Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ. Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался.

Журнал регистрации приказов по личному составубланк и

В общеобразовательных школах, где имеется не менее трех работников, ведется книга.

Журнал регистрации приказов по личному составу - портал о

Формирование дел в организации и их текущее хранение

Е.А. Кошелева, архивист

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

включать в дело по одному экземпляру документа;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! Дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Группировка в дела отдельных видов документов

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу . Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08. № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;

аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);

изменении фамилии;

поощрении, награждении;

оплате труда, премировании, различных выплатах;

всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);

дежурствах по профилю основной деятельности;

длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы:

о дисциплинарных взысканиях;

ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках;

дежурствах;

краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила . утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности;при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом:

внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему;

автобиография, резюме;

документы об образовании;

заявление о приеме на работу;

приказ (распоряжение) о приеме на работу;

трудовой договор;

договор о материальной ответственности (при его наличии);

копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.;

дополнительные соглашения к трудовому договору;

копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии;

аттестационные листы;

копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника;

справки о регистрации по месту жительства;

медицинские справки;

заявление об увольнении;

копия приказа (распоряжения) об увольнении.

Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

Подготовка дел к передаче на хранение

По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документа и окончания работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п. чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Проверка наличия и состояния документов и дел

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически необходимо проводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене лица, ответственного за сохранность документов и руководителя структурного подразделения, а также при реорганизации, ликвидации организации или его структурного подразделения.

Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Порядок выдачи дел и документов

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации по акту.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения (например, приказов по основной деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т.п.) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Как правило, изъятие подлинных документов производится правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими на законных основаниях. В этом случае обращающийся орган должен представить в организацию запрос, в котором должна быть ссылка на соответствующий законодательный, иной нормативный правовой акт, на основании которого документы могут быть предоставлены органу для изъятия. Изъятые подлинные документы после минования их надобности подлежат возврату организации. Организация контролирует возврат этих документов.

Контроль и руководство в ДОУ

Приказы в ДОУ по основной деятельности к началу учебного года

Приказ Об организации работы по созданию безопасных условий труда

В целях совершенствования, организации работы по созданию условий труда и проведению безопасного учебно-воспитательного процесса в МДОУ детском саду №

Приказываю:

1. Принять к исполнению и руководству «Положение об организации и охране труда в учреждениях системы Министерства просвещения Российской Федерации», утверждённого приказом Министерства просвещения Российской Федерации 20. 01. 1987г.

2. В соответствии с настоящим положением заместитель заведующего по АХР

- несёт ответственность за организацию работы по охране труда, проведению мероприятий по предупреждению травматизма и профессиональных заболеваний персонала;

- обеспечивает соблюдение требований по технике безопасности при эксплуатации производственного и энергетического оборудования, машин и механизмов, водогрейных котлов;

- обеспечивает правильность применения технологии производства при складировании и хранении материальных ценностей;погрузочно-разгрузочных работах;соблюдении норм при переноски тяжести;

- санитарно-гигиеническое состояние бытовых и вспомогательных помещений;

- обеспечивает правильную эксплуатацию и эффективность работы вентиляционных установок;

- разрабатывает инструкции по ТБ для каждой категории рабочих и обслуживающего персонала с учётом конкретных условий труда, представляет на утверждение профсоюзному комитету и руководителю МДОУ;

- проводит инструктаж на рабочем месте, повторную и внеплановую проверки знаний, оформляет допуск к работе в журнале регистрации;

- обеспечивает эксплуатацию и содержание здания, сооружений и территории учреждения в соответствии с требованиями ТБ и производственной санитарии, своевременно организует их текущий ремонт;

- осуществляет систематический контроль за исправностью водопровода, канализации, тепловых и электрических сетей;

- обеспечивает безопасность людей при передвижении транспорта по территории МДОУ;

- обеспечивает соблюдение противопожарного состояния здания и сооружений, следит за исправностью средств пожаротушения.

Заместитель заведующего по АХР_______(_______)

Воспитатели групп:

- несут личную ответственность за сохранение жизни и здоровья детей в утренние и вечерние часы, во время занятий, прогулок, спортивных и подвижных игр, организации труда детей;

- немедленно сообщают руководителю о произошедшем несчастном случае, принимают немедленные меры по оказанию помощи пострадавшему;

- воспитывают у детей чувство ответственности за строгое соблюдение правил ТБ и противопожарной безопасности;

- организуют с родителями мероприятия по предупреждению травматизма, ДТП, несчастных случаев;

- при проведении учебно-воспитательного процесса изучают и строго соблюдают с детьми правила по ОТ и ТБ;

- не оставляют детей без присмотра, отдают детей строго родителям или лицам их заменяющих, совершеннолетним родственникам при наличии доверенности от родителей;

- несут ответственность за строгое соблюдение «Инструкции по охране жизни и здоровья детей в детских садах и на детских площадках.

Воспитатели:

Старшая медсестра:

- несёт персональную ответственность за безопасность детей при проведении медицинских процедур в медицинском кабинете;

- обеспечивает безопасность состояния оборудования, приборов, медицинского инвентаря;

- контроль за наличием медикаментов для оказания первой медицинской помощи;

- осуществляет контроль за соблюдением санитарно-гигиенического режима в МДОУ, работой младших воспитателей;

- проводит санитарно технический минимум с обслуживающим персоналом на рабочем месте;

- осуществляет контроль за санитарным состоянием пищеблока, обработкой продуктов, технологией приготовления пищи, закладкой продуктов и выходом порций, снимает пробу готовой продукции.

Старшая медсестра_______(_______)

Младшие воспитатели:

- несут ответственность за соблюдение санитарно-гигиенического режима на рабочем месте, соблюдение правил ТБ;

- несут персональную ответственность за жизнь и здоровье детей во время проведения занятий с одной из подгрупп, прогулок, утренних и вечерних часов.

Младшие воспитатели:

Повара:

- несут ответственность за соблюдение санитарно гигиенических норм и требований на пищеблоке, соблюдение правил ТБ и противопожарной безопасности на рабочем месте;

- несут ответственность за качественное приготовление пищи;

- за соблюдение правил ТБ, санитарно-гигиенических требований содержания и эксплуатации технологического оборудования пищеблока.

Музыкальный руководитель, инструктор по физической культуре:

- несут персональную ответственность за жизнь и здоровье детей во время проведения занятий, утренников, соревнований и других мероприятий, связанных с их участием;

- обеспечивают безопасное состояние оборудования, спортивного инвентаря;

- обязаны приостановить проведение занятий сопряжённых с опасностью для жизни и здоровья детей и доложить об этом руководителю;

- несут ответственность за строгое соблюдение Инструкции по охране жизни и здоровья детей.

3. Контроль за соблюдением данного приказа оставляю за собой.

Заведующий МДОУ д/с№_______(_______)

Документальное обеспечение управления ДОУ

Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании» получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.

Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется текстовым управлением . а издаваемые документы управленческой документацией .

Поскольку поток информации о деятельности детского сада, можно утверждать, что управление ДОУ должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.

Основные направления работы управленческой деятельности:

Знание нормативно-правовой базы делопроизводства, которая представляет собой совокупность законодательных актов РФ и методических документов, регламентирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Деятельность любого учреждения сопровождается составлением всех видов документов. Именно поэтому организационно-распорядительные документы (ОРД) являются «лицом» учреждения, по которому формируют мнение о деловых качествах его руководителя и сотрудников. Правильное оформление ОРД является базовым процессом в реализации всех управленческих решений.

При всем многообразии документов выделяют следующие виды:

Все секреты регистрации документов

С первого взгляда кажется, что процесс регистрации документов достаточно прост и не может являться причиной возникновения каких-либо вопросов. К тому же во всех учебниках и пособиях по делопроизводству говорится о регистрации документов. Однако первое впечатление является обманчивым. Данный факт подтверждают вопросы, которые были получены редакцией журнала в этом году. В связи с этим возникла идея посвятить отдельную статью теме регистрации.

Регистрацией документов в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.) является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Однако можно привести более развернутое определение регистрации документов как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения в регистрационную форму (см. раздел статьи "Регистрационные формы документов") основных сведений о нем и присвоения документу учетного регистрационного номера и даты.

Для большинства документов процесс регистрация является обязательным, так как он фиксирует факт их создания или получения. При этом на документах оформляется в обязательном порядке специальный реквизит или реквизиты.

Итак, перечислим три основные цели регистрации:

учет документов;

справочная работа по документам (в том числе поиск документов и составление отчетов);

контроль за исполнением поручений, содержащихся в документах или созданных на их основании.

Виды документов, подлежащие регистрации

Не все виды документов должны регистрироваться. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для сведения и не требует ответа или исполнения.

Данный перечень обычно включает следующие нерегистрируемые документы:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.д.);

рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения и т.д.);

прейскуранты;

пригласительные билеты;

программы конференций, совещаний;

пакеты с пометкой "лично".

Порядок и время регистрации документов

Все документы, обращающиеся в организации, можно разделить на поступающие и создаваемые в ней.

Входящие документы регистрируются после этапа приема, первичной обработки и распределения поступающих документов. В момент регистрации в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа оформляется реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий регистрационный номер и дату поступления документа. Также данный реквизит может содержать наименование организации и может проставляться в виде штампа (см. Пример 1).

Во время регистрации входящих документов основные данные о них переносятся в регистрационную форму.

Практически все входящие документы должны регистрироваться в день их поступления в организацию. Однако есть такие виды документов, которые разрешается регистрировать в течение большего промежутка времени. К ним можно отнести обращения граждан, которые в соответствии со статьей 8 Федерального закона от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления.

Создаваемые в организации документы необходимо регистрировать в день их подписания или утверждения.

Получается, что те документы, которые не подлежат утверждению, регистрируются после их подписания. Если же документ подписывается несколькими должностными лицами, то он регистрируется после подписания всеми должностными лицами.

Если документ требует утверждения, то его регистрируют не после подписания, а после оформления реквизита "гриф утверждения документа".

При регистрации создаваемых в организации документов на них оформляются два реквизита ("регистрационный номер документа" и "дата документа"), а основные данные заносятся в регистрационную форму.

Датой документа является дата его подписания (для документов, не подлежащих утверждению) или дата его утверждения (для документов, подлежащих утверждению). Для протокола датой документа является дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой;год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 2 ноября 2007 г. следует оформлять так: 02.11.2007. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 ноября 2007 г.

Реквизит "регистрационный номер документа" включает порядковый номер, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

При этом порядковые номера документов, как создаваемых в организации, так и поступающих в нее, присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждой регистрируемой группы документов. То есть можно сказать, что для каждой регистрируемой группы "работает свой отдельный счетчик" порядковых номеров. В начале года он обнуляется, и счет начинается с единицы.

Как распределить все документы организации по регистрируемым группам? На этот счет существует общее правило. Регистрируемая группа включает документы:

имеющие единый вид,

относящиеся к одному документопотоку и

имеющие одно место регистрации.

Приказы, распоряжения и решения - это разные виды распорядительных документов, которые относятся к одному потоку документов (поток внутренней документации) и регистрируются, как правило, в службе документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). Так как это разные виды документов, они регистрируются отдельно друг от друга.

Принято отдельно регистрировать приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, а также распоряжения по основной деятельности и распоряжения по личному составу.

Письма, поступающие в организацию и отправляемые из организации, имеют один вид документа (письмо) и, как правило, одно место регистрации. Но они относятся к разным потокам документов: входящие письма включаются в поток входящей документации, а исходящие - в поток исходящей. Соответственно, регистрация входящих и исходящих писем производится раздельно.

Регистрационная группа входящих писем (а также исходящих) может делиться при необходимости на подгруппы по авторам документов (в основном это делается при значительном объеме корреспонденции):

корреспонденция из вышестоящей организации (при ее наличии);

корреспонденция из нижестоящих организаций (при их наличии);

корреспонденция из сторонних организаций.

Организации, входящие в одну холдинговую структуру, общаются между собой в основном посредством переписки, т.е. шлют друг другу письма, которые в организации-авторе регистрируются как исходящие, а в организации-получателе - как входящие. Такие организации могут сделать отдельные регистрируемые группы для учета документов, поступающих от "родственных" компаний холдинга.

При этом подчеркнем, что приказы, поступающие от головной организации, в подчиненных всегда должны регистрироваться отдельной группой и не перемешиваться с внутренними распорядительными документами.

Служебные записки, создаваемые в организации, имеют один вид документа и входят в поток внутренней документации. Они, как правило, регистрируются в подразделениях - авторах служебных записок. То есть получается, что количество регистрируемых групп служебных записок равняется количеству подразделений, являющихся их авторами.

Порядковые номера будут присваиваться внутри каждой из групп: номер "1" будет использоваться в каждой группе, так же, как и порядковые номера "2", "3", "4" и т.д. В целях быстрого определения автора и вида документа регистрационный номер может включать, кроме порядкового номера, также индексы вида документа и подразделения - автора документа.

Например: СЗ-5-125, где

СЗ - индекс вида документа (индекс служебной записки),

5 - индекс подразделения (Управление сбыта),

125 - порядковый номер.

Принято выделять следующие два вида организации регистрации документов:

централизованный, когда регистрация осуществляется в одном структурном подразделении, и

децентрализованный - регистрация в разных структурных подразделениях.

Некоторые теоретики делопроизводства выделяют еще смешанную регистрацию документов.

Рассмотрим данный вопрос сначала с нормативной, а потом с практической стороны.

Чтобы понять, что обычно происходит на практике, рассмотрим регистрацию документов в разных по размеру организациях.

В небольших организациях с маленьким объемом документооборота централизованную регистрацию практически всех документов осуществляет секретарь руководителя, делопроизводитель или небольшое структурное подразделение, выполняющее функции службы ДОУ. При этом здесь же может регистрироваться некоторая специализированная документация, например, кадровая или договорная. Но практически всегда есть и такая специализированная документация, которая регистрируется в других подразделениях (например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии).

В крупных и средних организациях с большим объемом документооборота вся специализированная документация, как правило, регистрируется в тех структурных подразделениях, которые ее подготавливают или осуществляют с ней работу. То есть в одном подразделении ведется централизованная регистрация всей кадровой документации, в другом подразделении - централизованная регистрация бухгалтерской документации, в третьем - плановой и т.д. А вот служебные, докладные и объяснительные записки всегда регистрируются децентрализовано в структурных подразделениях - авторах этих документов. При этом есть часть документов, которая всегда будет регистрироваться централизованно в службе ДОУ (это касается, например, приказов и распоряжений по основной деятельности, издаваемых руководителем организации).

Из разговора об особенностях разных по размеру организаций становится ясно, что правильнее говорить о централизованной или децентрализованной регистрации отдельно для каждого вида документов, а не относительно всей документации предприятия в целом. В данном подходе не остается места для смешанной регистрации.

Итак, получаем следующую картину по местам регистрации документов, которая считается специалистами оптимальной.

В службе ДОУ централизованно всегда должны регистрироваться следующие виды организационно-распорядительных документов:

распорядительные документы за подписью руководителя организации;

входящие документы, поступающие на рассмотрение руководителю организации;

исходящие документы за подписью руководителя организации;

протоколы и решения коллегиальных органов.

Место и вид регистрации остальных организационно-распорядительных документов зависит от размера предприятия, объема документооборота, численности службы ДОУ и организации работы с документами.

В небольших организациях с маленьким объемом документооборота целесообразно регистрировать все организационно-распорядительные документы в службе ДОУ.

В средних и крупных организациях с большим объемом документооборота регистрация внутренних документов осуществляется в подразделениях - авторах документов. Среди внутренних документов будут виды, создающиеся в большинстве подразделений, например, служебные, докладные и объяснительные записки, представления, предложения и т.д. Регистрация данных видов документов будет осуществляться децентрализовано в нескольких подразделениях.

Среди внутренних документов могут быть и виды, характерные для одного подразделения: соответственно, в этом случае они регистрируются централизованно в подразделении-авторе.

Специализированная документация, как правило, регистрируется централизованно в соответствующих функциональных структурных под¬разделениях (бухгалтерии, финансовом отделе, службе кадров и т.д.).

Входящие документы, адресованные руководителям подразделений, и исходящие документы за подписью руководителей подразделений могут регистрироваться централизованно в службе ДОУ или децентрализовано (и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях).

К плюсу централизованной регистрации корреспонденции можно отнести создание общей информационно-справочной системы по документам, которая будет содержать данные обо всех документах. Тогда в одном месте всегда можно будет найти информацию по любому документу, независимо от того, в какое подразделение он был адресован или в каком подразделении был создан.

Однако если в организации используется автоматизированная система делопроизводства с единой базой данных, то этот плюс централизованной регистрации исчезает. В настоящее время автоматизированные системы позволяют организовать децентрализованную регистрацию по необходимому количеству регистрационных групп документов в единой базе данных. При этом права на доступ к документам и к функциям системы могут быть разграничены: одни сотрудники могут искать и работать со всеми документами организации, другие - только с ограниченной их частью. Современные системы позволяют разграничить права доступа пользователей:

доступ к документам определенной регистрационной группы или групп;

доступ только к документам, поступающим или создающимся в определенном подразделении или подразделениях;

доступ по определенным грифам доступа;

доступ к конкретному документу и т.д.

К плюсам децентрализованной регистрации корреспонденции можно отнести то, что, сократив объем регистрируемой корреспонденции в службе ДОУ, можно сократить численность ее персонала.

Регистрацию документов нельзя назвать нетрудоемким процессом. Она предполагает выполнение ряда операций: просмотр документа, определение необходимости его регистрации, отнесение его к одной из регистрируемых групп, определение сути документа для правильного занесения краткого содержания в регистрационную форму, заполнение регистрационной формы, оформление на документе необходимого реквизита или реквизитов и т.д. Человеку, который в курсе событий, сделать перечисленные операции качественно и быстро гораздо легче, чем тому, кто разбирается в вопросе "с нуля".

Если документы, адресованные в структурные подразделения или их руководителям, а также исходящие из структурных подразделений, регистрировать непосредственно "на местах", то это приведет к сокращению объема регистрируемых документов в службе ДОУ, что позволит в свою очередь уменьшить численность ее сотрудников. Тем более что наличие специалиста, ответственного за делопроизводство в подразделении, необходимо вне зависимости от выбранного вида регистрации (централизованного или децентрализованного). Просто перечень должностных обязанностей и загруженность у данных сотрудников будет разная.

Принцип однократной регистрации

Надо стремиться к тому, чтобы регистрация была однократной. Это означает, что документ регистрируется только один раз и не перерегистрируется при его передаче в другое структурное подразделение. Повторная (или двойная) регистрация:

во-первых, увеличивает трудоемкость работ, так как все операции по регистрации нужно выполнить от начала до конца в разных подразделениях,

а во-вторых, может создать путаницу, так как документ будет иметь несколько регистрационных номеров и дат;тогда при ссылке на документ может быть непонятно, какой регистрационный номер и дату необходимо указывать.

Интересен тот факт, что ГСДОУ ( Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) устанавливает общие требования к документационному обеспечению управления. Однако этот документ в настоящее время не является нормативным, а скорее носит рекомендательный характер и в определенной части является устаревшим ) запрещала повторную регистрацию, а ныне действующая Типовая инструкция более либеральна к данному вопросу.

Сегодня в некоторых организациях служба ДОУ регистрирует специализированную документацию, которая потом повторно регистрируется в других подразделениях. Например, в службе ДОУ могут регистрировать поступающие и исходящие счета, счета-фактуры и накладные, несмотря на то, что они в обязательном порядке регистрируются в бухгалтерии. А нужно ли организации дублировать эту операцию? Прежде чем обязывать службу ДОУ регистрировать специализированную документацию, нужно проанализировать:

подлежит ли специализированная документация регистрации в другом подразделении;

каков ее объем;

целесообразность регистрации специализированной документации в службе ДОУ.

Конечно, документ желательно регистрировать один раз. Но при этом необходимо обеспечить учет его движения внутри организации. Делают это по-разному.

При журнальной или картотечной форме регистрации информацию о движении документа заносят соответственно в журнал или в регистрационную карточку. Сотрудник, получающий документ, может проставлять в регистрационной форме свою подпись, подтверждающую факт получения.

Фиксацию передачи документа из одного подразделения в другое можно осуществлять и с помощью Реестра передачи документа, форма которого жестко не закреплена. Поэтому организация может разработать удобный для нее вариант Реестра (см. Пример 2).

Автоматизированные системы регистрации, как правило, обладают функцией учета движения бумажного оригинала документа. А если у вас внедрена полноценная СЭД, то работа с электронными документами (со сканированными образами бумажных документов и электронными документами, подписанными ЭЦП) и вовсе упрощается. Ведь теперь нет необходимости учитывать движение бумажных документов. Все решается благодаря настройке прав доступа к информации, организации движения документов и протоколированию работы пользователей.

Формы регистрации документов

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: - журнальная, карточная и - автоматизированная.

Для организационно-распорядительных документов нет правовых актов, которые устанавливали бы обязательность применения той или иной формы регистрации. А вот состав реквизитов, которые должны заноситься в регистрационные формы, закреплен в тексте Типовой инструкции:

Как видно из вышеприведенного фрагмента документа, в Типовой инструкции закрепленный состав основных реквизитов, вносимых в регистрационный формы, невелик и в большинстве случаев недостаточен для регистрации. Кроме того, часть из них характерна только для определенного вида документопотока (например, дата и индекс поступления). Поэтому организация должна заранее продумать состав фиксируемых при регистрации сведений отдельно для разных видов документов, а потом разработать разные регистрационные формы.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней. В настоящее время она используется только в случаях, когда учет документов важен для предотвращения претензий и конфликтных ситуаций. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Необходимо заводить отдельные журналы на каждую регистрируемую группу документов (см. Пример 3).

Использование журнальной формы оправдано при очень незначительном количестве регистрируемых документов. В противном случае она будет тормозить сам процесс регистрации и делать слишком трудоемкой справочную работу по документам (в первую очередь поиск) и контроль за исполнением документов. Ведь журнальная форма предполагает запись данных о документах только в хронологической последовательности. Поэтому при поиске придется постранично просматривать все записи журнала.

Более удобной является карточная система регистрации документов, при которой создаются регистрационные или регистрационно-контрольные карточки на документы (см. Пример 4), подлежащие формированию в картотеки в соответствии с используемыми классификаторами. Применение картотек для регистрации по сравнению с журнальной формой заметно повышает оперативность поиска документов и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации. Данная форма позволяет регистрировать одну группу документов силами одновременно нескольких сотрудников.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

одна сроковая или контрольно-справочная картотека;

справочные или информационные картотеки;

тематические (кодификационные) картотеки.

Контрольно-справочная картотека делится на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и выполняет контрольную функцию. Карточки в ней чаще всего систематизируются по срокам исполнения документов. После окончания исполнения документа регистрационно-контрольная карточка с проставленными на ней необходимыми отметками перемещается из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в ней могут систематизироваться по вопросам, по корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Справочные или информационные картотеки используются для регистрации документов и их дальнейшего поиска. Для каждой регистрируемой группы документов должна быть отдельная картотека. При этом для различных групп можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Количество справочных картотек может быть не ограничено, так как по одной картотеке не всегда удобно производить поиск документов. Могут создаваться картотеки по корреспондентам (адресатам), по исполнителям (разработчикам) документов и другим параметрам, которые полезны при поиске документов.

Для ведения нескольких картотек используют одну из следующих технологий:

сразу заполняют несколько регистрационных карточек и затем расставляют их по картотекам;

заполняют одну карточку, затем снимают необходимое количество копий карточки и расставляют их по картотекам.

Для более полного раскрытия содержания документов создается тематическая (кодификационная) картотека, которая в основном предназначена для нормативных или распорядительных документов.

В данной картотеке составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках. Сами карточки в данной картотеке систематизируются в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Форма регистрационно-контрольной карточки (см. Пример 4) в настоящее время не закреплена ни в одном правовом акте. Поэтому организация может подойти к решению этой задачи творчески. Главное - закрепить разработанную форму в корпоративной Инструкции по делопроизводству. Обычно регистрационные карточки делаются на плотной бумаге формата А5(148х210мм) или А6 (105х 148мм).

Автоматизированная форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения. Оно может быть установлено на персональном компьютере или быть сетевым (тогда возможна одновременная работа нескольких исполнителей).

Сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку (см. Пример 5), сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программах различается. Многие из них позволяют самостоятельно добавлять для регистрационных карточек определенной регистрируемой группы документов дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Сейчас уже редко в какой организации можно встретить программу, предназначенную только для автоматизации регистрации документов. Повсеместно распространены системы, автоматизирующие все ключевые делопроизводственные процессы.

Теперь перечислим, какими функциями обладают современные системы автоматизации делопроизводства:

возможность использования как централизованного, так и децентрализованного способов регистрации с возможностью разграничения прав пользователей на доступ, регистрацию, редактирование, удаление информации по отдельным группам документов;

однократная регистрация документов. При этом должно отслеживаться движение документов как в электронном, так и в бумажном виде;

возможность одновременной регистрации документов одной группы несколькими пользователями;

возможность "связывать" несколько регистрационных карточек документов, имеющих логическую, тематическую или иную связь, и обеспечивать переход из одной карточки документа в другую;

прикрепление к регистрационной карточке электронного образа или образов документа в виде файлов любых форматов (графических, текстовых, табличных и т.д.). При этом желательно, чтобы система позволяла быстрым и удобным способом сканировать документы на бумажном носителе;

автоматическое формирование регистрационного номера документа с учетом логики, заложенной в Инструкции по делопроизводству (или в ином нормативном документе организации);

автоматическая проверка на повторность поступающих документов и выдача пользователю предупреждения в том случае, если регистрируемый документ уже поступал в организацию;

осуществление быстрого поиска по любому реквизиту или по любой совокупности реквизитов, указанных в регистрационной карточке, и желательно по прикрепленным файлам текстового формата.

Обычно заполнение электронной регистрационно-контрольной карточки происходит быстрее, чем внесение информации в бумажную карточку или журнал. В большинстве автоматизированных систем некоторые поля электронной карточки заполняются путем выбора значений из справочников (или словарей), при этом можно пользоваться механизмом автопоиска или автоподставки. Кроме того, выбор значений из справочников не дает пользователям совершать орфографические ошибки и облегчает дальнейший поиск документов.

Источники: yrasyb.3dmodelfree.com, www.profiz.ru, doshvozrast.ru, festival.1september.ru