Разработка и утверждение штатного расписания

По состоянию на: 25.01.

Журнал: Справочник кадровика

Год:

Автор: Потапова Лидия Александровна, Батура Анна Владимировна

Тема: Документы кадровой службы

Рубрика: Кадровая практика

Как и для большинства других кадровых документов, строгих требований к порядку разработки и утверждения штатного расписания нет. Руководитель вправе сам определить эту процедуру или поручить это кадровику. Чтобы вы ничего не упустили, составляя и утверждая данный локальный нормативный акт, мы решили по шагам расписать все необходимые действия.

штатное расписание - это локальный нормативный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Оно содержит перечень структурных подразделений и должностей, сведения о количестве штатных единиц и размерах должностных окладов и надбавок, установленных у работодателя. Данный документ подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, а значит, работники кадровой службы и бухгалтерии несут ответственность за его составление и оформление. Несмотря на то, что штатное расписание относится к кадровым документам, с точки зрения содержания это прежде всего экономический документ, и его составление требует наличия определенных знаний в области экономики.

Разработку штатного расписания работодатель организует на свое усмотрение. Желательно, чтобы процедура, сроки составления и лица, ответственные за подготовку этого документа, были определены в локальных нормативных актах, например в Инструкции по делопроизводству. Здесь же обычно закрепляется процедура внесения изменений в этот документ.

Таким образом, в Инструкции по делопроизводству мы рекомендуем определить:

1) сроки разработки штатного расписания (внесения в него изменений) и приказа об утверждении штатного расписания (приказа о внесении изменений);

2) состав нормативных правовых актов и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых разрабатывается данный документ;

3) работников, ответственных за составление и оформление штатного расписания и приказа о его утверждении (за внесение в него изменений и составление и оформление приказа о внесении изменений);

4) работников, с которыми необходимо согласовывать проект этого локального нормативного акта (вносимые изменения).

Следует иметь в виду, что согласование проекта штатного расписания не является обязательным. Для придания этому документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования его содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.

Координировать работу по подготовке штатного расписания может отдельный работник, например заместитель руководителя организации, ответственный за персонал, или иное уполномоченное должностное лицо.

Этап 1 Составление проекта штатного расписания

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации применяется унифицированная форма № Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, составление штатного расписания - это обязанность экономиста по труду, который является работником отдела организации и оплаты труда. Однако в организации может не быть таких структурных подразделений и специалистов, и чаще всего на практике разработка штатного расписания поручается специалистам бухгалтерских, кадровых и юридических служб.

штатное расписание составляется в форме таблицы, включающей десять граф (приложение 1).

Этап 2 Оформление штатного расписания Шаг 1 Оформляем реквизиты унифицированной формы

При составлении штатного расписания оформляются следующие реквизиты:

1. Наименование организации.

Указывается в соответствующей строке унифицированной формы № Т-3 в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

2. Код организации.

Код, включающий восемь знаков, проставляется в зоне кодирования унифицированной формы № Т-3 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3. Дата составления.

Оформляется цифровым способом в соответствующей графе. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами.

4. Период действия.

В соответствующей строке унифицированной формы № Т-3 указывается, на какой период составлено штатное расписание и с какой даты оно начинает действовать.

Шаг 2 Подписываем штатное расписание

штатное расписание должно быть подписано руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Реквизит «Подпись» содержит наименование должности, личную подпись и ее расшифровку.

Кстати сказать

На практике широкое распространение получило установление в штатном расписании размера тарифных ставок (окладов) и надбавок в иностранной валюте. особенно часто таким образом заполняют графы 5-8 штатного расписания в организациях с иностранным капиталом, учредителями которых являются иностранные граждане или организации. При этом работодатели утверждают, что Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 ст. 131 ТК РФ говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях). И поскольку выплата заработной платы, размер которой определен в иностранной валюте, производится в рублевом эквиваленте, по курсу, установленному на день, определенный трудовым договором, то и нормы Кодекса не нарушаются.

Oднако при решении этого вопроса необходимо принимать во внимание и другие положения трудового законодательства. Например, ч. 3 ст. 129 ТК РФ содержит определения тарифной ставки и оклада.

Так, оклад (должностной оклад) - это фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. А тарифная ставка - это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Как видим, часть заработной платы - тарифная ставка (оклад) - должна быть неизменной в течение периода действия трудового договора, только если стороны не договорятся об изменении условий оплаты труда в общем порядке, предусмотренном нормами главы 12 ТК РФ. А это условие невыполнимо при установлении заработной платы в иностранной валюте, так как при перерасчете по курсу (например, на день выплаты или на последний день расчетного периода) все время будет получаться разная сумма.

Вопрос о возможности указания заработной платы в иностранной валюте в трудовых договорах неоднократно рассматривался специалистами Федеральной службы по труду и занятости. В письмах Роструда (от 24.06.2009 № 1810-6-1, от 11.03.2009 № 1145-ТЗ, от 31.10.2008 № 5919-ТЗ, от 10.10.2006 № 1688-6-1) указано: устанавливая в трудовом договоре

размер оплаты труда в иностранной валюте, работодатель должен выплачивать заработную плату в рублях. При этом изменение курса рубля по отношению к иностранной валюте может привести к ухудшению условий оплаты труда работника. Таким образом, установление в трудовых договорах заработной платы в рублевом эквиваленте суммы в иностранной валюте не в полной мере соответствует трудовому законодательству и при определенных условиях ущемляет права работников. Поэтому заработная плата должна быть установлена в рублях.

Так как наименование должности работника и размер оплаты его труда в трудовом договоре указываются в соответствии со штатным расписанием, то графы 5-8 штатного расписания необходимо заполнять, указывая размеры тарифной ставки (оклада) и надбавок в рублях.

Шаг 3 Регистрируем штатное расписание

Унифицированная форма № Т-3 содержит графу «Номер документа».

Этап 3 Утверждение штатного расписания

штатное расписание утверждается путем издания соответствующего приказа.

Шаг 1 Составляем проект приказа об утверждении штатного расписания

Приказ об утверждении штатного расписания является приказом по основной деятельности. В его тексте необходимо указать факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие.

Шаг 2 согласовываем проект приказа об утверждении штатного расписания

Согласование проекта приказа об утверждении штатного расписания не является обязательной процедурой. Однако это желательно делать для совершенствования содержания штатного расписания и приведения его в соответствие с нормами действующего законодательства.

Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется визой согласования. Реквизит «Виза» включает: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату согласования.

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным проектом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. п. При наличии замечаний проект штатного расписания дорабатывается до окончательного варианта. В том случае если в процессе согласования в проект штатного расписания были внесены существенные изменения, оно подлежит повторному визированию. Если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути, повторное визирование не требуется.

Шаг 3 Подписываем приказ об утверждении штатного расписания

Приказ об утверждении штатного расписания должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом.

Пример оформления приказа об утверждении штатного расписания приведен в приложении 2.

Шаг 4 Регистрируем приказ об утверждении штатного расписания

Приказ об утверждении штатного расписания регистрируется в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Регистрационный номер проставляется на приказе.

Шаг 5 Oформляем гриф утверждения на штатном расписании

При утверждении документа приказом руководителя или иного уполномоченного лица гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Шаг 6 Направляем приказ и штатное расписание в дело

Обратите внимание!

Срок хранения штатного расписания - постоянно

Каждый работодатель определяет место хранения штатного расписания самостоятельно. Как правило, это место хранения приказов по основной деятельности.

Работодатель определяет и требуемое количество экземпляров штатного расписания, а также необходимость предоставления выписок из документа в соответствующие структурные подразделения.

Пример оформления штатного расписания приведен в приложении 3.

Приложение 1

содержание штатного расписания

Приложение 2

Пример оформления приказа об утверждении штатного расписания

Оформление руководителя

данные материалы были найдены на просторах интернета (ссылки открываются в новом окне)

Прием руководителя организации на работу

Досрочное расторжение трудового договора с руководителм организации по решению собственника имущества

Помощь: Правила регистрации распорядительных документов и протоколов

ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ПРОТОКОЛОВ

В отличие от организационных и справочно-информационных документов внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения) и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам и разновидностям. В частности, подп.3.4.2 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (далее - Примерная инструкция по делопроизводству), установлено, что приказы, издаваемые в организации, регистрируются отдельно от распоряжений, приказы по основной деятельности - отдельно от приказов по личному составу и т.д.

Рассмотрим правила регистрации распорядительных документов на примере приказов - самого распространенного вида документов этой группы.

Проект приказа, оформленный в установленном порядке и согласованный с заинтересованными должностными лицами, представляется на подпись руководителю организации или иному уполномоченному лицу. Руководитель, подписав приказ, проставляет в нем дату. Дата в приказах оформляется цифровым способом, например: 20.06.2008 (точка в конце даты не ставится).

Датой приказа является дата его подписания, поэтому не допускается датировать документ прошедшим или будущим числом, что может быть расценено как фальсификация документа. Следует обратить внимание также на то, что дату в приказе проставляет лицо, подписавшее приказ. В целях экономии времени руководителя на оформление этого реквизита рекомендуется при подготовке проекта приказа указывать заранее (впечатывать) в нем такие составные части даты, как месяц и год, например: __.06.2007 № _______. День месяца проставляется руководителем собственноручно после подписания приказа.

Подписанный приказ передается на регистрацию. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

Регистрационным индексом приказа является его порядковый регистрационный номер, который может дополняться в зависимости от вида приказа условным буквенным обозначением.

Индексы приказам присваиваются по журналу (картотеке) регистрации приказов в пределах делопроизводственного года, который совпадает с календарным (с 1 января по 31 декабря). Наиболее распространенной является журнальная форма регистрации приказов.

При регистрации приказов следует помнить, что они делятся на две основные группы: приказы по основной деятельности и личному составу. В некоторых организациях выделяется также группа приказов по административно-хозяйственной деятельности. Приказы по личному составу, в свою очередь, имеют две подгруппы:

- о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках;

- о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках.

Все указанные группы приказов имеют различные сроки хранения:

по основной деятельности - «постоянно»или 10 лет (для организаций, не передающих документы на хранение в государственный архив, за исключением негосударственных);

- по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.) - 75 лет;

- по личному составу (отпуска, взыскания и др.) - 3 года после проведения налоговой проверки;

- по административно-хозяйственной деятельности - 5 лет после проведения налоговой проверки (примечание).

В связи с этим все перечисленные группы приказов должны регистрироваться отдельно и формироваться в различные дела. В пределах каждой из этих групп в течение делопроизводственного года приказам присваиваются отдельные порядковые номера начиная с первого.

В результате в каждой организации в течение года будет издано как минимум три приказа под номерами «1», «2», «3»и т.д. Для того чтобы избежать путаницы, к порядковому номеру приказа по личному составу необходимо через дефис добавлять литеру «к»или «л». Выбор литеры зависит от разновидности приказа. Приказы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках, присвоении квалификационных разрядов, категорий, званий и т.п. будут иметь в индексе литеру «к». К номерам приказов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, командировках, оказании материальной помощи следует добавлять литеру «л». Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов по личному составу закреплена в Примерной инструкции по делопроизводству.

Аналогичное правило действует и в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности: к их порядковым номерам добавляются соответствующие литеры, отличающие их от приказов других групп, например «ад»или «ахд».

В регистрационных номерах приказов по основной деятельности в отличие от приказов по личному составу и административно-хозяйственной деятельности дополнительные поисковые признаки (литеры), как правило, не используются. Добавление к порядковым номерам приказов этой группы сокращений типа ОД («основная деятельность») является излишним. Лишь в организациях, имеющих сложную структуру и издающих большое количество приказов по основной деятельности, возможно ведение отдельной регистрации приказов разных видов (например, могут выделяться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы об организации поверок, др.) и соответственно добавление к их порядковым регистрационным номерам дополнительных обозначений.

Сравним индексы приказов различных групп:

№ 1 (приказ по основной деятельности);

№ 1-к (приказ по личному составу 75-летнего срока хранения);

№ 1-л (приказ по личному составу 3-летнего срока хранения);

№ 1-ад (приказ по административно-хозяйственной деятельности).

Для отдельной регистрации приказов различных групп в организации должны вестись отдельные журналы регистрации приказов по основной деятельности, личному составу (прием, перевод, увольнение и др.), личному составу (отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных), административно-хозяйственной деятельности.

Специальной формы журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлено. Тем не менее, учитывая, что приказы являются внутренними документами организации, для их регистрации может использоваться форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов, предусмотренная Примерной инструкцией по делопроизводству.

Однако эта форма журнала не учитывает специфику регистрации распорядительных документов (например, для регистрации приказов лишней является графа «Корреспондент»). Поэтому более рационально использовать следующую форму:

Приказы по основной деятельности

Приказ № 164 по Желтинской СОШ от 10.03.2008

об утверждении положения о Совете школы и положения о Родительском комитете (скачать )

Приказ № 63 по Желтинской СОШ от 31.08.г. об утверждении положения об оплате труда (скачать )

Приказ № 1 от 18.01.г.

О проведении рубежного контроля знаний учащихся 11 класса по математике (скачать )

Приказ № 8 от 04.03.11г.

О переносе рабочего дня в дошкольной группе (скачать )

Приказ № 9 от 10.03.г.

о дополнительных мерах по подготовке к итоговой аттестации учащихся 9, 11 классов (скачать )

Приказ № 10 от 14.03.11г.

О проведении региональных пробных экзаменов для выпускников 9-х классов в новой форме по русскому языку и математике (скачать )

О проведении региональных пробных ЕГЭ по русскому языку и математике (скачать )

Приказ № 12 от 19.03.11 г.

Об изменении сроков проведения весенних каникул (скачать )

Приказ № 13 от 28.03.11 г.

О проведении противопаводковых мероприятий (скачать )

Приказ № 14 от 18.04. г.

Об организованном окончании - учебного года и проведении Государственной (итоговой)аттестации Выпускников 9, 11 классов (скачать )

Приказ № 14а от 18.04.11г.

Об утверждении экзаменов по выбору (скачать )

Приказ № 15 от 26.04.г.

Об утверждении графика проведения контрольных работ по допуску выпускников 11 класса (скачать )

Приказ № 16 от 28.04.г.

О проведении экзаменов на право управления самоходной техникой из числа выпускников - учебного года (скачать )

Приказ № 17 от 20.04.г.

О временном непосещении детей дошкольной группы (скачать )

Приказ № 18 от 20.04.г.

Об организации и проведении регионального экзамена для учащихся 4,7,8 классов ОУ Саракташского района в - учебном году(скачать )

Приказ №19 от 07.05.г.

О проведении итогового контроля знаний обучающихся 8 и 10 классов (скачать )

Приказ № 19а от 13.05.г.

О допуске к государственным экзаменам учащихя 9 класса (скачать )

Приказ № 19б от 13.05.г.

О допуске к государственным экзаменам учащихся 11 класса (скачать )

Приказ № 20 от 18.05.г.

Об организованном проведении регионального обязательного экзамена и зачета по физической культуре(скачать )

Приказ №21 от 19.05.г.

Об организации летнего труда и отдыха учащихся (скачать )

Приказ № 22 от 19.05.г.

О назначении организаторов проведения государственной (итоговой) аттестации с участием территориальной экзамеационной комиссии в пунктах проведения экзамена (скачать )

Приказ № 23 от 27.05.г.

Об организации работы дошкольной группы в летний оздоровительный период (скачать )

Приказ №24 от 27.05.г.

Об изучении инструкций по охране труда и здоровья детей и должностных инструкций по охране труда (скачать )

Приказ № 25 от 28.05.г.

О проведении мероприятия. В соответствии с годовым планом дошкольной группы (скачать )

Приказ № 26 от 31.05.г.

О выпуске детей в школу. В связи с окончание учебного - учебного года и необходимым возрастом детей. (скачать )

Приказ № 27 от 18.06.г.

О проведении выпускного вечера (скачать )

Об организации питания (скачать )

Приказ № 37 от 30.08.г.

Об охране труда и соблюдении ТБ (скачать )

Приказ № 38 от 30.08.г.

О комплектовании дошкольной группы (скачать )

Приказ № 38а от 30.08.г.

О реализации проекта "Муниципальная система мониторинга освоения выпускниками третьей ступени образовательных программ" (скачать )

О проведении диагностической работы по русскому языку в 11 классе (скачать )

Приказ № 55 от 14.09.г.

О проведении диагностической работы по математике в 11 классе (скачать )

Приказ № 56 от 15.09.г.

О проведении диагностической работы по русскому языку в 10 классе (скачать )

Приказ № 57 от 19.09.г.

О проведении муниципальных мониторинговых исследований качаства образовательной подготовки учащихся в - учебном году (скачать )

Приказ № 58 от 20.09.г.

Об утверждении графика диагностических контрольных работ на первое полугодие - учебного года (скачать )

Приказ № 59 от 24.09.г.

Об усилении мероприятий по ОРВИ (скачать )

Приказ № 60 от 30.09.г.

О подготовке и проведении Дня пожилых людей (скачать )

Приказ № 60а от 01.10.г.

Об организации работы и комплектовании группы кратковременного пребывания предшкольного образования (скачать )

Приказ № 61 от 03.10.г.

Об утверждении "Положения о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников и обучающихся" (скачать )

Приказ № 61а от 03.10.г.

О введении электронного классного журнала в - учебном году (скачать )

Приказ № 62 от 03.10.г.

О назначении ответственного за обработку персональных данных в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2006г. № 152-ФЗ "О персональных данных"(скачать )

Приказ № 62а от 08.01.г.

Об утверждении порядка работы с электронной почтой и школьным сайтом в сети "Интернет" (скачать )

Приказ № 63 от 04.10.г.

О внедрении во внутришкольное управление, планирование и организации учебного процесса компьютезированных информационных систем. (скачать )

Приказ № 64 от 03.10.г.

Об утверждении списка лиц, допущенных к работе с персональными данными(скачать )

Приказ № 66 от 03.10.г.

Об утверждении "Перечня персональных данных, обрабатываемых в информационных системах" (скачать )

Приказ № 67 от 08.10.г.

О создании межведомственной комиссии по проверке организации питания в школе (скачать )

Приказ № 67а от 08.10.г.

Ою усилении мероприятий по профилактике и предупреждению распространению распространения гриппа и ОРВИ и ОУ МОУ "Желтинская СОШ"(скачать )

Приказ № 68 от 11.10.г.

Об утверждении графика проведения школьного этапа Всероссийской олимпиады шкльников (скачать )

Приказ № 69 от 11.10.г.

О создании оргкомитета по проведению школьного этапа Всероссийской олимпиады школьников в Оренбургской области (скачать )

Приказ № 70 от 20.10.г.

Об инвентаризации (скачать )

Приказ № 71 от 01.11.г.

О назначении организаторов проведения государственной (итоговой) аттестации с участием территориальной экзаменационной комиссии в пунктах проведения экзамена (скачать )

Приказ № 72 от 01.11.г.

О временном назначении (скачать )

Как подтвердить основной вид деятельности в ФСС

Валентина Белова. эксперт журнала «Главбух»

Чем поможет эта статья: Снизить тариф страховых взносов от несчастных случаев на производстве, если компания ведет несколько видов деятельности.

От чего убережет: От претензий со стороны сотрудников соцстраха при проверке расчета по форме-4 ФСС.

Допустим, ваша компания ведет несколько видов деятельности. В таком случае основной из них вам надо каждый год подтверждать в ФСС РФ. Только тогда в соцстрахе вам справедливо установят тариф взносов от несчастных случаев на производстве на текущий год. Более того, в ряде случаев вы сможете получить даже скидку в 40 процентов (см. таблицу ниже).

Если ваша компания на упрощенке

Рекомендации в этой статье подойдут в том числе для компаний на упрощенке.

Источники: www.hr-portal.ru, www.hr-portal.ru, www.busel.org, www.school370017.sar-roo.ru, www.glavbukh.ru