Правила подготовки и оформления документов

Приказ, распоряжение

1. Распорядительная деятельность Компании документируется посредством издания приказов Генеральным директором и его заместителями (при наличии полномочий).

2. По содержанию приказы делятся на два вида:

· по основной деятельности

· по личному составу.

3. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы Компании и т.п.

4. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства Компании или в инициативном порядке.

5. Проекты приказов по основной деятельности визируются:

· исполнителем;

· начальником отдела, который готовит приказ;

· при необходимости, начальниками отделов;

· при необходимости, главным бухгалтером;

· при необходимости, заместителем генерального директора.

6. Приказы по основной деятельности оформляются по установленному образцу и содержат следующие реквизиты:

· наименование организации;

· наименование вида документа;

· подпись;

· визы.

7. Проекты приказов по личному составу визируются:

· начальником отдела;

· Заместителем генерального директора.

8. Заместитель генерального директора подписывает приказы ни личному составу:

· о командировании сотрудников, кроме командировок в страны дальнего зарубежья;

· о наказании младших сотрудников отделов;

· об отпусках младших сотрудников.

9. Приказы по личному составу оформляются по установленному образцу и имеют те же реквизиты, что и приказы по основной деятельности.

10. Все распорядительные документы обязательно должны иметь заголовок к тексту, который формируется отглагольным существительным в предложном падеже и отвечает на вопрос "О чем?".

11. Текст приказа по основной деятельности состоит из констатирующей и распорядительной частей.

12. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ.

13. По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности могут издаваться распоряжения. Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словом: ОБЯЗЫВАЮ, ТРЕБУЮ.

14. Распорядительные документы доводятся до сведения сотрудников Компании, указанных в списке рассылки, под расписку и являются обязательными для исполнения.

15. На подлиннике распорядительного документа обязательно делается отметка об исполнителе.

16. Отмена или изменение распорядительных документов производится документом того же вида, который использовался при создании первоначального документа.

Инструкция

1. Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности Компании, ее структурных подразделений и должностных лиц.

2. В заголовке к инструкции обозначается круг вопросов, на которые распространяются ее требования.

3. Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, визируется руководителями всех заинтересованных подразделений и юристами, утверждается Генеральным директором.

4. Датой создания инструкции является дата ее утверждения.

Положение о подразделении

1. Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы структурных подразделений Компании.

2. Положение об отделе утверждается Генеральным директором Компании, подписывается начальником отдела. С Положением знакомятся все сотрудники отдела.

3. Положение об отделе включает разделы:

· общие положения;

· основные задачи;

· структуру;

· функции;

· права и обязанности;

· взаимоотношения с другими подразделениями;

4. Датой создания Положения является дата его утверждения.

Должностная инструкция

1. Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый Компанией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

3. Должностные инструкции утверждаются Генеральным директором, подписываются начальником отдела, для младших Должностная инструкция доводится до сотрудника под расписку.

4. Датой создания должностной инструкции является дата ее утверждения.

· дата;

· регистрационный номер;

· ссылка на дату и номер входящего документа;

· адресат;

· заголовок к тексту;

· текст;

· отметка о наличии приложения (при наличии приложений);

· подпись;

· отметка об исполнителе.

2. Проект письма составляет исполнитель по поручению руководителя структурного подразделения или по инициативе исполнителя.

3. Перед подписанием, письма визируются исполнителем, начальником отдела, а при необходимости начальником юридического отдела и главным бухгалтером. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.

4. Письма подписываются Генеральным директором, Заместителем генерального директора, начальником структурного подразделения.

5. Письма целесообразно готовить по одному вопросу. При необходимости обращения в организацию по нескольких вопросам, составляются отдельные письма по каждому из них.

6. В Компании принята следующая форма изложения письма:

· от первого лица единственного числа (ПРОШУ);от первого лица множественного числа (ПРОСИМ);

· от третьего лица единственного числа (КОМПАНИЯ ПРОСИТ).

7. Текст письма, как правило, состоит из следующих частей:

· обращение;

· вступление;

· основное содержание;

· заключение,

8. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение.

9. При обращении возможно употребление следующих форм:

· Уважаемый Сергей Иванович!

· Уважаемый господин Титов!

· Уважаемые господа!

· Уважаемый господин директор!

10. Вступительная часть письма может содержать:

· ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие основанием для письма;

· констатацию факта, события.

11. Заключение письма представляет собой выводы в виде предложений, требований, просьб, отказов, напоминаний и начинается словами: ПРОСИМ, ВЫСЫЛАЕМ, СООБЩАЕМ, НАПРАВЛЯЕМ.

12. Заключительная часть письма должна содержать вежливую формулу: "С уважением, С благодарностью", которая отделяется от названия должности запятой, например:

С уважением,

Генеральный директор личная подпись А.А. Иванов

13. Для решения внутренних производственных вопросов внутри Компании используются служебные записки.

14. Служебные записки могут быть адресованы Генеральному директору, Заместителям генерального директора, начальникам отделов, сотрудникам отделов.

15. Служебные записки оформляются по установленной форме.

16. Переписку между компаниями необходимо оформлять исходящими и входящими письмами.

Договор

1. В целях повышения эффективности договорно-правовой работы и разграничения ответственности конкретных сотрудников за подготавливаемые ими к подписанию сделки и их исполнение, в Компании установлен порядок составления, визирования, подписания и исполнения договоров.

2. Руководитель структурного подразделения, в котором готовится договор, назначает ответственного исполнителя, выполняющего все работы по сопровождению данного документа с момента его создания (сбор информации, подготовка проекта договора, согласование, подписание) до выполнения всех условий договора, включая контроль перечисления денежных средств и сдачу акта.

3. Подготовленный проект договора визируется:

· ответственным исполнителем;

· начальником отдела;

4. Договор разделяется на пункты и подпункты и содержит следующие сведения:

· наименование сторон;

· предмет договора и ссылка на документы, на основании которых действуют стороны;

· условия и сроки выполнения предмета договора;

· срок действия договора (начало и окончание работ по договору);

· стоимость работы и порядок расчетов;

· порядок сдачи и приемки работы;

· ответственность сторон;

· Порядок разрешения споров;

· Реквизиты сторон.

Трудовые контракты

1. Трудовой контракт - документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются Компания (работодатель) и работник.

2. Трудовой контракт оформляется по установленному образцу, один экземпляр передается в бухгалтерию Компании, другой остается на руках у работника.

Акты

1. Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов и событий.

2. Акты составляются по результатам ревизий деятельности Компании или ее структурных подразделений, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме работ по контракту, при проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях, при списании материалов и т.п.

3. Виды актов, образующихся в деятельности Компании:

· акты приема-передачи векселей;

· акты взаимозачетов;

· акты приема-сдачи (по выполненным работам, услугам);

· акты сверки взаимных расчетов.

4. Акт включает следующие реквизиты:

· наименование организации;

· наименование вида документа;

· дата и номер;

· место составления;

· гриф утверждения;

· заголовок к тексту;

· текст;

· отметка о наличии приложения;

5. Акт, составляемые комиссией, подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии. В остальных актах указывается наименование должности лица, подписавшего акт.

6. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

7. Во вводной части указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка или описываются факты, послужившие основанием для составления акта. Затем перечисляется состав комиссии: председатель и члены комиссии (должности, фамилия, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами комиссии, но присутствующие при ее работе.

8. В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты, делаются выводы о полученных результатах и при необходимости даются предложения по устранению выявленных недостатков. Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа, например: комиссия установила.

9. Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождения помещаются в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.

10. В случае работы с иностранной компанией акты составляются на двух языках.

Доверенности

1. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя.

2. В доверенности указываются следующие сведения:

· Должность и паспортные данные доверенного лица;

· Организация, в которой производятся действия по доверенности;

· Вид действий;

· Образец подписи лица, получившего доверенность;

Структура организации ООО "Электромикс". Организация работы отдела кадров. Приказ как распорядительный документ: понятия, виды, назначения. Характеристика этапов подготовки приказа по основной деятельности. Состав реквизитов распорядительных документов.

Автор: Татьяна

Подобные работы из Базы знаний:

Понятие и содержание, значение и функции распорядительных документов. Теоретические и методические основы, основные этапы составления и принципы оформления, а также основное содержание некоторых реквизитов распорядительных документов на примере приказа.

контрольная работа [18.2 K], добавлена 27.10.

Общие понятия о распорядительных документах. Основные требования к ведению распорядительных документов. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в Западно-сибирском управлении Ростехнадзора (постановление, приказ, распоряжение).

контрольная работа [43.3 K], добавлена 21.10.

Требования к оформлению документов. Описание содержания и оформления реквизитов. Основные части документа: заголовочная, содержательная и оформляющая. Правила оформления бланка. Содержание приказа по основной деятельности. Понятие коммерческой тайны.

контрольная работа [24.5 K], добавлена 20.12.

Организационно-распорядительная управленческая документация, ее классификация, процедуры составления, требования к оформлению. Подготовка приказа, внесение изменений и дополнений. Виды распоряжений, их реквизиты. Право издания указания в организациях.

реферат [22.9 K], добавлена 30.03.

Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.

курсовая работа [37.9 K], добавлена 29.10.

Правила оформления реквизитов различных видов документов. Виды бланков, разрабатываемых в соответствии с государственным стандартом Республики Беларусь. Оформление отдельных видов документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, письмо.

контрольная работа [44.2 K], добавлена 16.03.

Ознакомление с отдельными видами документов, правила их оформления, подготовки. Особенности составления и оформления деловых документов. Требования и правила написания приказа. Распоряжение и решение как правовой акт. Оформление протокола, указания.

контрольная работа [14.3 K], добавлена 27.11.

Анализ содержания функций персонала, основы деятельности соответствующего отдела на предприятии. Учет и регистрация массивов кадровых документов. Приказы по личному составу порядок их издания, оформления и регистрации. Правила оформления личной карточки.

дипломная работа [110.4 K], добавлена 13.01.

Понятие документа его виды, формы. Роль документации в управлении организации. Этапы подготовки и оформления распорядительных документов. Анализ составления, оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы.

курсовая работа [109.8 K], добавлена 09.11.

Состав документации кадровой службы. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров. Порядок оформления, регистрации приказов по личному составу. Утверждение должностной инструкции.

курсовая работа [957.9 K], добавлена 20.11.

Организация документооборота и его характеристика, пути совершенствования документооборота. Назначение и оформление реквизитов документов. Оформление личных дел, заявлений, приказов, протоколов. Порядок оформления документов при приеме на работу.

контрольная работа [48.1 K], добавлена 05.01.

Общегосударственные законодательные и нормативно-методические акты, необходимые в работе службы кадров. Правила внутреннего трудового распорядка. Основные виды документов по личному составу. Приказ о приеме на работу. Правила оформления заявления.

курсовая работа [58.7 K], добавлена 31.03.

Исследование основных способов классификации управленческих документов. Характеристика этапов подготовки и оформления внутренних документов. Изучение документирования распорядительной, информационно-справочной и организационной деятельности организации.

курсовая работа [46.8 K], добавлена 16.08.

Разновидности приказов по личному составу. Унифицированные формы приказов по личному составу. Виды приказов по личному составу. Подготовка и оформление проекта приказа. Этапы подготовки, правила оформления и хранения проекта приказа по личному составу.

курсовая работа [59.7 K], добавлена 09.01.2009

Систематизация документов организации. Номенклатура дел структурного подразделения и учреждения. Порядок написания дат и чисел в документах. Виды приказов, их содержание и порядок оформления. Виды служебных писем, порядок их составления и оформления.

контрольная работа [39.2 K], добавлена 19.11.

Документы по личному составу и их виды. Работа кадровой службы. Разница между работой по трудовому и гражданско-правовому договору. Оплата руководителя организации. Ответственность за результаты хозяйственной деятельности. Приказ о приеме на работу.

курсовая работа [416.3 K], добавлена 20.11.

Локальные нормативные акты, условия прекращения их действия. Виды распорядительных и учетных кадровых документов. Порядок оформления приказов по личному составу, личных карточек и трудовых книжек. Методика подсчета общего трудового стажа работника.

курсовая работа [73.5 K], добавлена 14.06.

Изучение понятия и сущности распорядительных документов, их соответствие с нормативно–правовыми актами. Основые правила составления постановления, распоряжения, решения, приказа. Виды актов и особенности их оформления. Рассмотрение примера телеграммы.

контрольная работа [24.0 K], добавлена 24.03.

Состав организационно-распорядительных документов. Количество печатных знаков на странице формата А4. Требования к официально-деловому стилю документов. Способы утверждения бумаг. Реквизиты, правила их расположения. Пример оформления распоряжения.

контрольная работа [26.7 K], добавлена 26.05.

Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к нему. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание.

учебное пособие [37.5 K], добавлена 24.11.

Другие работы из коллекции:

Распорядительные документы. Оформление приказов по основной деятельности, указаний и распоряжений

Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

загрузка.

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей. указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной. начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут :

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Образец приказа:

Открытое акционерное общество

П Р И К А З

Об образовании юридической

службы

В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:

2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001.

Генеральный директор В.С.Семенов

Визы:

Главный бухгалтер

Помощник генерального директора

по коммерческим вопросам

Главный юрисконсульт

Антонова 265 76 88

Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.

Образец указания:

Открытое акционерное общество

О введении в эксплуатацию

автоматизированной системы

документационного обеспечения

управления

На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)»

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001.

2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы.

3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001.

Генеральный директор В.С.Семенов

Визы:

Руководитель службы ДОУ

В.Н.Кораблева

Смирнова 233 45 80

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности фирмы

Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.

Образец распоряжения:

Открытое акционерное общество

Подписка

Версия для печати

Как подготовить приказ

О. Медведева.

старший преподаватель Гуманитарного института

телевидения и радиовещания

Приказ является основным нормативно-правовым актом, регулирующим управленческий процесс. От грамотного его составления во многом зависит эффективность принимаемого решения.

Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности. Подготовка его включает в себя следующие этапы:

•  инициирование издания приказа;

•  сбор  необходимой информации;

•  подготовка проекта документа;

•  согласование;

•  проверка правильности оформления;

•  подписание;

•  доведение приказа до исполнителей.

Подготовка приказа осуществляется либо в целях исполнения властных предписаний вышестоящего органа, либо в целях разрешения оперативных задач, стоящих перед органом управления. При этом назначается подразделение, ответственное за разработку проекта нормативного акта, и указывается перечень структурных подразделений, заключения которых необходимы при его подготовке.

Процедура подготовки приказа в организациях с различной формой собственности и структурой может варьироваться в зависимости от формы постановки делопроизводства и традиций, выработанных практикой деятельности организации.

В структурном подразделении, ответственном за подготовку проекта приказа, разработку его осуществляет назначенный в резолюции руководителя подразделения исполнитель. Он готовит проект документа, оформляет его в бумажном и электронном виде и согласовывает со своим непосредственным руководителем и руководителем структурного подразделения.

Далее проект приказа подлежит согласованию с подразделениями, компетенцию которых он затрагивает. Копии проекта нормативного акта направляются на заключение им последовательно или параллельно. Затем структурное подразделение, ответственное за подготовку приказа, осуществляет свод поступивших замечаний и предложений и вносит их при необходимости в проект документа. При этом результаты свода замечаний и предложений могут быть оформлены в виде таблицы учтенных и отклоненных замечаний и предложений по проекту.

После внесения замечаний исполнитель направляет проект документа на согласование руководителю своего структурного подразделения. Завизированный проект документа вместе с таблицей замечаний направляется на повторное согласование - последовательно или параллельно - согласно установленному порядку. Повторное согласование осуществляется в форме визирования текста проекта приказа. Процесс согласования должен осуществляться в определенный срок, но не превышать пяти дней с момента получения проекта визирующим лицом, так как информация, зафиксированная в документе, может потерять значимость.

Визы могут проставляться на отдельном листе согласования либо на оборотной стороне последнего листа подлинного экземпляра проекта приказа. Замечания или предложения к проекту приказа оформляются визирующим соответствующей записью рядом с его должностью, подписью, расшифровкой подписи и датой визирования.

Если проект завизирован без замечаний и предложений, он передается для визирования следующему должностному лицу. Если замечания принимаются, проект возвращается на доработку, при этом все предыдущие визы могут аннулироваться.

Если приказ согласован всеми визирующими, то он направляется на подпись руководителю организации. Передача документа на подпись может осуществляться как службой ДОУ, так и исполнителем или секретарем, в зависимости от принятой процедуры подписания.

Процедура подготовки проекта приказа может иметь и более упрощенный характер, в зависимости от масштабов организации и значимости принимаемых решений.

Приказ оформляется на общем бланке формата А-4. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

Независимо от формы фиксации принятого решения формулировка распорядительных документов должна быть четкой в определении цели, иметь адрес исполнителя и срок исполнения, а также указание путей и средств выполнения принятого решения.

Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно используются следующие устойчивые словосочетания: «В целях. », «На основании. », «Во исполнение. », «В связи с. ». Если основанием для издания приказа является нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т.е. все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «ПРИКАЗЫВАЮ», который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть может содержать пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения.

В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: «Директорам заводов. », «Начальнику отдела кадров. » и т.п. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «обеспечить», «утвердить».

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания.

Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф.И.0).

Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит «приложение» в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: Утвердить инструкцию по делопроизводству (приложение 1).

Доведение приказа до исполнителей осуществляется службой ДОУ или специально назначенным лицом. Ответственность за организацию контроля и своевременное исполнение поручений возлагается на руководство организации или руководителей структурных подразделений, а Пример составления приказа с угловым расположением реквизитов

ПРИКАЗ

Эмблема (герб)                                               Наименование организации

___________№_______

Москва

О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству

В связи с (формулировка основания)

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в Инструкцию по делопроизводству следующие изменения:

1.__________________________________

2.________________________________________________________

3.________________________________________________________

Должность руководителя         Подпись        Расшифровка подписи

Визы согласования

также на должностных лиц, указанных в тексте документа.

Непосредственный контроль за своевременностью исполнения поручений, указанных в тексте приказа, осуществляют секретари (или лица, ответственные за ведение делопроизводства). В организациях с большим объемом документооборота эта функция возлагается на специально назначенное лицо или структурное подразделение, например, на группу контроля или канцелярию.

Контроль за исполнением документов включает в себя:

• постановку документов на контроль;

•  занесение сведений о документе в регистрационно-контрольную форму;

•  доведение документа до исполнителя;

•  предварительную проверку хода исполнения с записью о результатах в регистрационно-контрольной форме;

•  контроль за сроками исполнения;

•  учет  и  обобщение  результатов исполнения, информирование руководства о состоянии исполнительской дисциплины.

Снятие документов с контроля производится по представлении материалов, подтверждающих его исполнение. Документ считается исполненным после выполнения содержащихся в нем поручений и представления документированного подтверждения исполнения лицу, ответственному за контроль.

Обобщение контроля за исполнением поручений, указанных в приказе, может быть представлено в виде сводных справок или отчетов о ходе исполнения документа.

Источник: Служба Кадров № 3 2003

3.1 Организационные документы

Для успешного функционирования службы документационного обеспечения управления необходимо прежде всего ее организационное оформление. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками, то вполне обоснованной потребностью является разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя и специалистов подразделения, т. е. создание комплекса организационных документов, включающего положение о структурном подразделении и должностные инструкции работников подразделения. Если служба документационного обеспечения управления представлена одним сотрудником (например, секретаремреферентом), разрабатывается должностная инструкция на этого сотрудника.

Положение о структурном подразделении определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения.

В альбоме унифицированных форм организационнораспорядительных документов дана форма положения о структурном подразделении [1].

В соответствии с рекомендациями ГСДОУ [2] текст положения о структурном подразделении должен включать следующие основные разделы:

При разработке текста положения о структурном подразделении целесообразно взять за основу структуру текста положения о службе документационного обеспечения управления, приведенного в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления [3].

Положение о структурном подразделении организации разрабатывается руководителем подразделения и им подписывается. Согласование текста документа проводится по усмотрению администрации организации. Общепринятая практика показывает, что к согласованию организационных документов часто привлекают юрисконсультов, экономистов из отделов труда и зарплаты (при наличии таких подразделений в структуре организации), заместителей первого руководителя, курирующих работу соответствующих подразделений, и т.д.

Положение о структурном подразделении относится к группе документов, подлежащих утверждению, поэтому данный документ должен иметь гриф утверждения. Положения о структурных подразделениях, как правило, вводятся в действие с момента их утверждения руководителем организации, не требуя специальных мер по вводу их в действие, т.е. не требуя издания приказа (распоряжения) об утверждении этих документов. Поэтому для утверждения положений о структурных подразделениях используется гриф с личной подписью руководителя организации.

Положение о структурном подразделении доводится до работников под расписку путем оформления на этом документе виз ознакомления с обязательным указанием (от руки) даты ознакомления.

Унифицированная форма положения о структурном подразделении дана в приложении № 1. Пример оформления положения о службе документационного обеспечения управления приведен в приложении № 2.

При необходимости внесения изменений и дополнений в организационные документы не допускаются зачеркивания и исправления текста с пометкой «Исправленному верить». Изменения и дополнения отражаются в соответствующем приказе руководителя организации (см. приложение № 3). Приказ доводится до работников структурного подразделения под расписку.

Правовое положение работника организации регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Унифицированная структура текста данного документа, согласно УСОРД [4]. включает следующие разделы:

В ГСДОУ рекомендовано включать в должностную инструкцию раздел «Оценка работы», в котором должны быть перечислены критерии оценки качества выполнения работником своих функций и обязанностей, степени использования прав и т.д. [5].

При разработке должностных инструкций следует учитывать наименования должностей, предусмотренных Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и охарактеризованых в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих [6].

Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Должностные инструкции обязательно утверждаются, как правило, первым руководителем организации.

Вопросы согласования текстов должностных инструкций с определенными должностными лицами решаются индивидуально в каждой организации в зависимости от ее структуры, штатного состава и сложившихся традиций. Например, во многих организациях тексты должностных инструкций согласовывают с юрисконсультами.

Должностные инструкции доводятся до работников под расписку. Унифицированная форма должностной инструкции дана в приложении № 4. Пример оформления должностной инструкции секретаряреферента приведен в приложении № 5.

Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работников под расписку. Форма такого приказа дана в приложении № 6.

Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т. д. Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками организации устанавливается распорядительным документом — приказом директора о распределении обязанностей (см. приложение № 7).

3.2 Распорядительные документы

Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственнохозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.

Проекты приказов подготавливаются специалистами организации, согласовываются с главными, ведущими специалистами, при необходимости — с юрисконсультом и главным бухгалтером и подписываются руководителем организации. Подписанный руководителем приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы согласования и ознакомления, отметка об исполнителе (при необходимости).

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых распорядительных действий, указываются причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит:

Последовательность информации в распорядительной части приказа может быть различной, например:

Начальнику отдела кадров Ефимовой И.С. составить график проведения аттестации специалистов филиала ЗАО «Ротор» до 25.08.2001.

или

Составить график проведения аттестации специалистов филиала ЗАО «Ротор». Ответственный — начальник отдела кадров Ефимова И.С, срок — до 25.08.2001.

или

Начальнику отдела кадров Ефимовой И.С. в срок до 25.08.2001 составить график проведения аттестации специалистов филиала ЗАО «Ротор».

Распорядительная часть приказа отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения печатающего устройства. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом, например:

Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора Борисова Ю.П.

Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу этого приложения делается запись:

Приложение

к приказу директора

ЗАО «Контакт»

от 02.06.2000 №101

(Инструкция Минфина РФ

от 13.04.2000 № 134/56)

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. Пример оформления приказа по основной деятельности приведен в приложении № 8.

В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности. Выписка — это копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии (см. приложение № 9).

По текущим оперативным вопросам повседневной производственнохозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую». Примеры распоряжения и указания приведены в приложениях № 10 и № 11.

3.3 Информационносправочные документы

Процессы коллегиального принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов производственных совещаний у руководства организации. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.

Заголовок к тексту протокола — это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна показывать:

Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек).

Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций — должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел «Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные», например:

Присутствовали: Антонов М.К. Воронов С.Г. Дьяконов И.Б. Жуков О.М. Игнатов В.М. Николаев Ю.В. Самсонов А.И. Черкасов В.Х.

Приглашенные: менеджер отдела рекламы Потапов Е.А. менеджер по персоналу Шутова О.Н. зав. отделом маркетинга ООО «Прогресс» Григорьев Н.П. менеджер по продажам ЗАО «КОМБИ» Ярославцев Е.И.

На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу, например:

В самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список, например:

Присутствовали: 85 чел. (список прилагается).

Следует подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, т.к. непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е. минимально необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (заседания, совещания и т.п.). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, т.к. его решения будут неправомерны.

Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства, от 2го положения ставят тире, фамилии пишут в именительном падеже, затем ставят инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через 1 межстрочный интервал.

Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже, например:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после двоеточие. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от 1го положения печатающего устройства;после фамилии ставят инициалы, затем тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут «Доклад прилагается» (в протоколе без кавычек).

Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются инициалы, фамилия и должность его автора и ставится тире. Содержание вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа пишется слово «Ответ» (в протоколе без кавычек), ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи.

Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие.

Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения, например:

Источники: proteu.ru, referats.allbest.ru, rusadvice.org, www.rhr.ru