Ремонт основного средства: какие документы нужно оформить
Компании, которые применяют упрощенку с объектом доходы минут расходы, могут списать суммы, потраченные ремонт основных средств. Какие бумаги потребуются, чтобы основать такие затраты, читайте в статье, которую подготовили наши коллеги из журнала «Упрощенка».
Упрощенцы»с объектом доходы минус расходы вправе в налоговом учете отражать стоимость ремонта основных средств. После того как работы будут выполнены и оплачены, их стоимость можно включить в расходы. Но при условии - у фирмы есть документы, подтверждающие понесенные затраты ( п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ ).
Перед тем как начать ремонт, вы должны оформить дефектную ведомость. Ведь затраты должны быть не только документально подтвержденными, но и экономически оправданными. Так вот, дефектная ведомость подтвердит наличие неисправности основного средства и обоснованность ремонта. Кроме того, с ее помощью вы сможете доказать, что провели именно ремонт, а не модернизацию.
Совет редакции
Прежде чем делать ремонт, составьте дефектную ведомость. Она подтвердит наличие неисправностей и обоснует ремонт основного средства.
Унифицированной формы дефектной ведомости нет. Поэтому вам придется ее разработать. За основу можете взять форму № ОС-16 (утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 ). В ведомости опишите все повреждения имущества, а также укажите, какие работы необходимы для его восстановления. Лучше, если этот документ будет составлен после консультации с техническим специалистом (инженером, механиком и т. д.). Фрагмент дефектной ведомости мы привели на рисунке ниже.
Выдержка из дефектной ведомости
После того как ведомость будет оформлена, руководитель должен издать приказ о проведении ремонта. В нем указывается, каким способом будет отремонтировано имущество: собственными силами или с привлечением подрядных организаций. А также срок проведения ремонта, ответственные за организацию ремонта лица и т. д.
Если ремонт будет проводить сторонняя фирма, с ней нужно заключить договор подряда. Кроме того, утвердите проектно-сметную документацию. А вот использовать унифицированную форму № КС-2 и форму № КС-3 нельзя. Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 11.11.99 № 100 и применяются при выполнении капитальных работ и реконструкции.
В случае, когда ремонт проводится собственными силами, потребуются иные документы. Оформите калькуляцию всех затрат. Укажите в ней все материалы, которые необходимы для ремонта, их количество и стоимость. Приобретая материалы, позаботьтесь о документах, подтверждающих покупку и оплату (накладных, чеках ККТ и т. д.). Передавать материалы в ремонт нужно по лимитно-заборным картам ( форма № М-8 ) или требованиям-накладным ( форма № М-11 ). Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а .
По завершении ремонта оформляется акт по форме № ОС-3. При этом неважно, собственными силами проводился ремонт или с привлечением подрядной организации.
Независимо от того, каким способом был проведен ремонт, по его окончании нужно оформить акт по форме № ОС-3. Кроме того, данные о выполненных работах необходимо занести в раздел 6 инвентарной карточки ( форма № ОС-6 ). Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7.
Статья подготовлена по материалам
Рекомендации Р-32/-КпТ «Учет ремонта и технического обслуживания объектов основных средств»
«Учет ремонта и технического обслуживания объектов основных средств»
/ Т-22/- КпТ/
Толкуемые нормативные документы
Основные толкуемые документы:
- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 №34н,
с последними изменениями от 24 декабря №186н (по тексту - ПВБУ №34н);
- «Учет основных средств»ПБУ 6/2001. Утверждено приказом Минфина РФ от 30.03.2001 № 26н, с последними изменениями от 24.12. №186н (по тексту - ПБУ 6/01).
Прочие применяемые документы:
- Федеральный закон от 06.12. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»(по тексту - Закон 402-ФЗ);
- Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации»ПБУ 1/2008.
Утверждено приказом Минфина РФ от 06 октября 2008 № 106н (по тексту - ПБУ 1/08);
- Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации»ПБУ 10/99». Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н (по тексту - ПБУ 10/99);
- Международный стандарт финансовой отчётности IAS 16 «Основные средства».
Введён в действие на территории РФ приказом Минфина РФ от 25 ноября № 160н (по тексту - IAS 16);
- Приказ Минфина России от 02.07. N 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»(далее - Приказ 66н);
- «Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за год»(приложение к письму Минфина России от 09.01. N 07-02-18/01) (далее - Рекомендации аудиторам).
Сфера применения и срок действия
1. Настоящее Толкование применяется для признания и последующего учета существенных затрат на периодические технические мероприятия, проводимые с основными средствами с целью восстановления их полезных свойств и продления возможностей их эксплуатации в будущем, таких как ремонты, технические осмотры, технические обслуживания и т.п. (далее - ремонт и обслуживание).
2. Настоящее Толкование не применяется в отношении затрат на модернизацию и реконструкцию объекта основных средств, увеличивающих первоначальную стоимость такого объекта в соответствии с пунктом 27 ПБУ 6/01.
3. Настоящее Толкование действует с момента его публикации до момента принятия нормативного правового акта (актов), которым будет урегулирована проблема, являющаяся предметом настоящего Толкования.
Описание проблемы
4. Законодательство о бухгалтерском учете, в частности, ПБУ 6/01, не содержит прямого указания на необходимость капитализации затрат, связанных с ремонтом и обслуживанием объекта основных средств. На практике такие затраты, как правило, признаются расходами того периода, когда они понесены, несмотря на то, что они обеспечивают поступление экономических выгод в течение нескольких отчетных периодов. Вследствие этого финансовый результат периода, в котором осуществляются такие затраты, оказывается заниженным, а финансовые результаты периодов в отсутствие этих затрат - завышенными.
5. В соответствии с пунктом 27 ПБУ 6/01: «Затраты на восстановление объекта основных средств отражаются в бухгалтерском учете отчетного периода, к которому они относятся. При этом затраты на модернизацию и реконструкцию объекта основных средств после их окончания увеличивают первоначальную стоимость такого объекта, если в результате модернизации и реконструкции улучшаются (повышаются) первоначально принятые нормативные показатели функционирования (срок полезного использования, мощность, качество применения и т.п.) объекта основных средств» .
П. 27 ПБУ 6/01 поясняет норму о необходимости капитализации затрат только в части модернизации и реконструкции, не давая прямого указания по вопросу учета затрат на другие формы восстановления основных средств, таких как ремонт и обслуживание.
Ввиду того, что указанные затраты приносят экономические выгоды в течение длительного времени (более одного отчетного периода), требует пояснений фраза «отчетного периода, к которому они относятся». Из данной формулировки и всего п. 27 ПБУ 6/01 сложно сделать вывод, имеется ли ввиду длительный период, с которым соотносятся данные затраты, либо имеется ввиду период, когда затраты понесены.
6. До г. порядок учета затрат на ремонт и обслуживание регулировался п.п. 65, 72 ПВБУ №34н. В частности, в предыдущей редакции п. 65 ПВБУ 34н звучал следующим образом: «Затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются в бухгалтерском балансе отдельной статьей как расходы будущих периодов и подлежат списанию в порядке, устанавливаемом организацией (равномерно, пропорционально объему продукции и др.) в течение периода, к которому они относятся».
Норма в отношении ремонтов и обслуживания в п. 72 звучала следующим образом:
«В целях равномерного включения предстоящих расходов в издержки производства или обращения отчетного периода организация может создавать резервы на …ремонт основных средств …покрытие иных предвиденных затрат и другие цели, предусмотренные законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации. В бухгалтерском балансе на конец отчетного года отражаются по отдельной статье остатки резервов, переходящие на следующий год, определенные исходя из правил, установленных нормативными актами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета».
После изменения п. 65 ПВБУ 34н и исключения п. 72 из ПВБУ 34н порядок учета ремонтов и обслуживания стал неясным.
Решение
7. Существенные затраты на ремонт и обслуживание объектов основных средств, проводимые с периодичностью свыше 12 месяцев (или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев), признаются в бухгалтерской (финансовой) отчетности в составе внеоборотных активов, в составе показателя, детализирующего строку «Основные средства», например, «Долгосрочные затраты на ремонт и обслуживание основных средств»(см. Иллюстративный пример № 1 ). Данная норма относится к затратам, не связанным с заменой частей основных средств (п. 8 настоящего Толкования).
8. В случае, когда в ходе ремонта и обслуживания происходит замена частей, рекомендуется использовать схему учета частичной ликвидации объекта основных средств. В частности, необходимо произвести уменьшение стоимости основного средства на сумму остаточной стоимости выбывающей части и увеличить стоимость основного средства на сумму затрат по приобретению новой части, а также на сумму иных связанных затрат (например, затраты на монтаж этой части) (см. Иллюстративный пример № 3 ). Затраты на замену частей основных средств включаются в стоимость объектов основных средств.
9. Затраты на ремонт и обслуживание основных средств, осуществляемые с целью восстановления их полезных свойств и продления возможностей их эксплуатации в будущем, проводимые с периодичностью менее 12 месяцев (или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев), признаются текущими расходами периода, в котором они были понесены.
10. Затраты на ремонт и обслуживание в случае их несущественности по отдельности или в совокупности, рекомендуется учитывать в порядке, предусмотренном пунктом 9 настоящего Толкования.
11. Порядок отражения затрат на ремонт и обслуживание основных средств на счетах бухгалтерского учета устанавливается экономическим субъектом самостоятельно.
Основа для выводов
12. Пункт 27 ПБУ 6/01, устанавливая необходимость отражения затрат на восстановление объекта основных средств в том отчетном периоде, к которому они относятся, не раскрывает порядок такого отражения (за исключением реконструкции и модернизации).
13. В п. 14 ПБУ 6/01 предусмотрено, что «стоимость основных средств, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, кроме случаев, установленных настоящим и иными положениями (стандартами) по бухгалтерскому учету.
Изменение первоначальной стоимости основных средств, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, допускается в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, частичной ликвидации и переоценки объектов основных средств ».
14. Статьей 3 Закона 402-ФЗ установлены определения стандартов и международных стандартов по бухгалтерскому учету:
«стандарт бухгалтерского учета - документ, устанавливающий минимально необходимые требования к бухгалтерскому учету, а также допустимые способы ведения бухгалтерского учета;
международный стандарт - стандарт бухгалтерского учета, применение которого является обычаем в международном деловом обороте независимо от конкретного наименования такого стандарта ».
15. В пункте 7 ПБУ 1/08 указано, что: «…Если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа, исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерскому учету, а также Международных стандартов финансовой отчетности…». Таким образом, порядок ведения бухгалтерского учета затрат на ремонт и обслуживание объектов основных средств является вопросом, требующим детализации в учетной политике организации на основе МСФО.
16. Согласно п. 1 IAS 16 «цель настоящего стандарта состоит в определении порядка учета основных средств с тем, чтобы пользователи финансовой отчетности могли получать информацию об инвестициях предприятия в основные средства и об изменениях в составе таких инвестиций. Основными аспектами учета основных средств являются признание активов, определение их балансовой стоимости, а также соответствующих амортизационных отчислений и убытков от обесценения, подлежащих признанию ». Балансовая стоимость (в трактовке п. 6 IAS 16) - это стоимость, в которой актив признается в отчетности .
Указанный международный стандарт регламентирует порядок формирования отчетности экономического субъекта. Из ст. 3 Закона 402-ФЗ следует, что под случаями «установленными настоящим и иными положениями (стандартами) по бухгалтерскому учету », подразумеваются:
- достройка, дооборудование, реконструкция, модернизация, частичная ликвидация и переоценка объектов основных средств (п. 14 ПБУ 6/01);
- замена частей (п. 13 IAS 16);
- технический осмотр (п. 14 IAS 16) и пр.
В то же время, применимость норм РСБУ (ПБУ 6/01) распространяется на формирование первоначальной стоимости инвентарных объектов основных средств, а применимость норм МСФО (IAS 16) - к балансовой стоимости (отражению в бухгалтерской (финансовой) отчетности), отражаемой по строке «Основные средства».
17. Пунктами 13, 70 IAS 16 предусмотрено включение затрат на регулярную замену частей объекта основных средств в балансовую стоимость указанного объекта, причем стоимость заменяемых частей подлежит списанию. Если для предприятия «практически невозможно»провести расчет стоимости заменяемой части, то оно может использовать первоначальную стоимость заменяющей части в качестве стоимости заменяемой части на момент ее приобретения.
Данные положения корреспондируют схожей норме п. 29 ПБУ 6/01, согласно которой выбытие объекта основных средств может иметь место в случае «частичной ликвидации при выполнении работ по реконструкции». Такая формулировка подразумевает выбытие частично ликвидируемой части и увеличение стоимости основного средства на сумму затрат по его реконструкции. При соотнесении данной нормы с МСФО, она соответствует той части нормы предыдущего абзаца, согласно которой при регулярной замене частей объекта основных средств сумма затрат по замене (например, стоимость самой части и затраты на монтаж) включается в стоимость объекта основных средств, а стоимость заменяемых частей подлежит списанию.
Таким образом, во всех случаях:
- частичной ликвидации при выполнении работ по реконструкции,
- замены частей при выполнении работ по ремонту,
- замены частей при выполнении работ по реконструкции
будет правильным использовать единый подход, в рамках которого стоимость выбывающих частей списывается, а новые части и стоимость работ по их установке (работ по монтажу, реконструкции, а при выполнении условий п. 7 настоящего Толкования - и работ по ремонту) капитализируется.
18. В п. 14 IAS 16 предусмотрено, что «условием продолжения эксплуатации объекта основных средств может быть проведение регулярных масштабных технических осмотров на предмет наличия дефектов вне зависимости от того, производится ли при этом замена элементов объекта. При выполнении каждого масштабного технического осмотра связанные с ним затраты признаются в балансовой стоимости объекта основных средств в качестве замены при условии соблюдения критериев признания. Любая оставшаяся в балансовой стоимости сумма затрат на проведение предыдущего технического осмотра подлежит прекращению признания. Это происходит вне зависимости от того, указывались или нет затраты, связанные с предыдущим техническим осмотром, в операции по приобретению или строительству объекта. При необходимости сумма предварительной оценки затрат на предстоящий аналогичный технический осмотр может служить показателем суммы затрат на технический осмотр, включенных в состав балансовой стоимости объекта на момент его приобретения или строительства ».
19. С экономической точки зрения затраты на восстановление полезных свойств основных средств (ремонты и обслуживание) направлены на продление срока их эксплуатации и обеспечивают поступление экономических выгод от таких затрат в будущем. В случаях осуществления таких затрат с периодичностью более 12 месяцев (или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев), экономические выгоды от их осуществления будут поступать в организацию в течение нескольких отчетных периодов. В этой связи оправданным методологическим подходом представляется признание в бухгалтерском учете внеоборотного актива в размере понесенных затрат с последующим списанием такого актива на расходы в течение периода поступления выгод, то есть до проведения следующего аналогичного мероприятия.
20. В п. 19. ПБУ 10/99 предусмотрено, что расходы признаются в отчете о финансовых результатах в том числе «путем их обоснованного распределения между отчетными периодами, когда расходы обуславливают получение доходов в течение нескольких отчетных периодов и когда связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем ».
21. В соответствии с п.65 ПВБУ №34н: «Затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчётным периодам, отражаются в бухгалтерском балансе в соответствии с условиями признания активов, установленными нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и подлежат списанию в порядке, установленном для списания стоимости активов данного вида».
Активами признаются ресурсы, контролируемые[1] экономическим субъектом в результате прошлых событий, способные приносить ему экономические выгоды в будущем, стоимость которых может быть надежно оценена.
Таким образом, поскольку затраты на проведение ремонтов и обслуживания в общем случае удовлетворяют критериям признания актива, а также с учетом п. 17-18 настоящего Толкования, их необходимо учитывать в составе внеоборотных активов, а не в текущих расходах.
22. Пунктом 6 ПБУ 1/08 предусмотрено, что бухгалтерский учет организации должен отвечать требованиям рациональности. В связи с этим признание в качестве объекта внеоборотных активов представляется целесообразным только для существенных затрат на ремонт и обслуживание. Несущественные затраты на ремонт и обслуживание (в том числе, проводимые с периодичностью более 12 месяцев) рекомендуется списывать на расходы текущего отчетного периода.
23. В соответствии с ПБУ 4/99 показатели об отдельных активах должны приводиться в бухгалтерской отчетности обособленно в случае их существенности, и, если без знания о них заинтересованными пользователями невозможна оценка финансового положения организации или финансовых результатов ее деятельности. В соответствии с п.3 Приказа №66н: «…организации самостоятельно определяют детализацию показателей по статьям отчетов…» .
В таком случае, при обособлении рассматриваемых затрат в случае их существенности в бухгалтерском балансе смысл наименования показателя должен отражать сущность этого актива, то есть смысл наименования должен быть ясен пользователю бухгалтерской отчетности. Рекомендуемое наименование показателя - «Долгосрочные затраты на ремонт и обслуживание основных средств». Поскольку согласно нормам МСФО рассматриваемые затраты капитализируются в составе основных средств, данный показатель расшифровывает группу статей «Основные средства»(см. Иллюстративный пример №1 ).
24. Согласно Рекомендациям аудиторам «регулярные крупные затраты, возникающие через определенные длительные временные интервалы (более 12 месяцев) на протяжении срока эксплуатации объекта основных средств, на проведение его ремонта и на иные аналогичные мероприятия (например, проверку технического состояния), отражаются в бухгалтерском балансе в разделе I «Внеоборотные активы»как показатель, детализирующий данные, отраженные по группе статей "Основные средства". С учетом пункта 7 ПБУ 1/2008 такие затраты погашаются в течение срока указанного временного интервала».
Таким образом, порядок признания затрат на ремонт и обслуживание, изложенный выше, соответствует подходу Минфина РФ к отражению рассматриваемых хозяйственных операций в бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Иллюстративные примеры
Отражение в отчетности существенных затрат на проведение ремонта и обслуживания основных средств, проводимых с периодичностью более 12 месяцев
Признание в учете существенных затрат на проведение периодического ремонта и обслуживания основных средств
Пусть первоначальная стоимость основного средства (самолет) составляет 1 000 000 тыс. руб. срок полезного использования - 20 лет, периодичность проведения ремонта и обслуживания - каждые 5 лет. Затраты на ремонт и обслуживание составляют 200 000 тыс. руб.
При признании в составе объекта основных средств «Самолет»выделяются 2 амортизируемых компонента:
Компонент 1 - «Самолет»= 800 000 тыс. руб. со сроком амортизации 20 лет. Сумма амортизации за год 40 000 тыс. руб.
Компонент 2 - «Периодический ремонт и техническое обслуживание самолета»= 200 000 тыс. руб. со сроком амортизации 5 лет. Сумма амортизации за год 40 000 тыс. руб.
Сумма амортизации всего самолета за год - 80 000 тыс. руб.
Замена частей объекта основных средств
Пусть первоначальная стоимость основного средства (трактор) составляет 1 000 000 руб. срок полезного использования - 20 лет. В составе трактора имеется часть «двигатель», которая в силу поломки пришла в негодность через 10 лет после начала эксплуатации трактора (срок службы первого двигателя по паспорту - 20 лет). На момент выбытия двигателя рыночная стоимость нового трактора составляет 2 000 000 руб. двигателя - 500 000 руб. Согласно паспорту вновь приобретенного двигателя его срок полезного использования составляет 10 лет. Стоимость услуг по установке двигателя составляет 50 000 руб.
Доля двигателя в первоначальной стоимости трактора определяется расчетным путем: 1 000 000 * 500 000 / 2 000 000 = 250 000 руб. На момент выбытия доля начисленной амортизации составляет 50%. Стоимость выбывающей части составляет 250 000 * 50% = 125 000 руб.
Остаточная (балансовая) стоимость трактора после ремонта составляет 500 000 - 125 000 + 500 000 + 50 000 = 925 000 руб. (в том числе двигатель 550 000 руб.).
Стоимость трактора, учитываемая на счете 01 «Основные средства», составляет 1 000 000 - 250 000 + 500 000 + 50 000 = 1 300 000 руб. (в том числе двигатель 550 000 руб.)
Сумма амортизации трактора, учитываемая на счете 02 «Амортизация основных средств», составляет 500 000 - 125 000 = 375 000 руб. (в том числе двигатель 0 руб.).
Годовая амортизация после замены части:
Трактор (без двигателя): 750 000 руб. / 20 = 37 500 руб.
Двигатель: 550 000 руб. / 10 = 55 000 руб.
Итого: 92 500 руб.
[1] Контроль - способность экономического субъекта, возникшая в силу закона или договора, принимать решения об использовании актива способом, который, с точки зрения экономического субъекта и с учетом ограничений, налагаемых законом или договором, обеспечивает значительный приток экономических выгод, а также ограничивать доступ иных лиц к таким экономическим выгодам.
Ремонт основных средств - документооборот
Как вы знаете, организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации, обязаны вести бухгалтерский учет. Основанием для ведения такого учета являются первичные учетные документы. Первичными документами являются оправдательные документы, с помощью которых оформляются хозяйственные операции, проводимые организацией . что установлено Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н утверждено Положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств"ПБУ 6/01 (далее - ПБУ 6/01), устанавливающее правила формирования в бухгалтерском учете информации об основных средствах организации.
В 2003 г. Приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. N 91н утверждены Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств (далее - Методические указания N 91н), которыми также должны руководствоваться организации.
Именно п. 7 Методических указаний N 91н определено, что все операции по движению основных средств должны оформляться первичными учетными документами. В качестве первичных документов могут применяться унифицированные первичные документы по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7 (далее - Постановление N 7). Унифицированные формы предназначены для использования юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации, что установлено п. 2 Постановления N 7. Исключение сделано для кредитных организаций и бюджетных учреждений.
Для оформления и учета приема-передачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации Постановлением N 7 утвержден Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма N ОС-3).
Но прежде чем рассматривать этот документ и порядок его заполнения, остановимся на основных положениях, касающихся восстановления основных средств.
Согласно п. 26 ПБУ 6/01 восстановление объекта основных средств может осуществляться путем ремонта, модернизации и реконструкции.
Затраты на ремонт основных средств согласно п. 67 Методических указаний N 91н отражаются в учете на основании соответствующих первичных учетных документов по учету операций отпуска материальных ценностей, начисления оплаты труда и других расходов.
В соответствии с п. 6 ПБУ 6/01 единицей бухгалтерского учета объектов основных средств является инвентарный объект. Каждому инвентарному объекту присваивается соответствующий инвентарный номер, который может быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесен краской или иным способом.
При приеме основных средств данные об объектах вносятся в инвентарные карточки (книги) учета объектов основных средств (формы N N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б) . Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект.
Как правило, в организациях с большим количеством основных средств инвентарные карточки группируются согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 г. N 1. Названная Классификация может использоваться не только в целях налогообложения прибыли организаций, но и в целях бухгалтерского учета. Внутри разделов карточки группируются по месту эксплуатации объектов.
Согласно п. 68 Методических указаний N 91н в целях организации контроля своевременного получения объектов основных средств из ремонта инвентарные карточки по этим объектам в картотеке рекомендуется перемещать в группу "Основные средства в ремонте". При поступлении объекта из ремонта производится соответствующее перемещение инвентарной карточки.
Как вы знаете, стоимость основных средств, по которой они приняты к бухгалтерскому учету, изменению не подлежит, что установлено п. 41 Методических указаний N 91н. Но из данного правила есть исключение, и касается оно как раз восстановления основных средств.
Изменение первоначальной стоимости объектов основных средств, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, допускается, в частности, в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, частичной ликвидации и переоценки объектов основных средств.
По завершении работ по реконструкции и модернизации основного средства затраты, произведенные организацией в процессе осуществления названных работ, могут либо увеличивать первоначальную стоимость объекта, либо учитываться обособленно на счете учета основных средств (счет 01 "Основные средства). Если принято решение учитывать затраты обособленно, то на сумму произведенных затрат открывается отдельная инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОС-6).
Если реконструкция или модернизация привела к улучшению первоначально принятых нормативных показателей функционирования основного средства, то организация пересматривает срок полезного использования по этому объекту, что допускает п. 60 Методических указаний N 91н. Срок полезного использования определяется организацией при принятии объекта основных средств к бухгалтерскому учету.
В соответствии с п. 71 Методических указаний N 91н приемка законченных работ по достройке, дооборудованию, реконструкции и модернизации основных средств оформляется соответствующим актом.
Если объект основных средств состоит из нескольких частей, учитывающихся как отдельные инвентарные объекты и имеющих разный срок полезного использования, замена каждой такой части при восстановлении на основании п. 72 Методических указаний N 91н учитывается как выбытие и приобретение самостоятельного инвентарного объекта.
Ремонт, реконструкция и модернизация могут выполняться как силами самой организации, так и с привлечением сторонних организаций. Если ремонт выполняется силами организации, то Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма N ОС-3) составляется в одном экземпляре . Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем структурного подразделения, проводившего ремонт, реконструкцию или модернизацию.
Если ремонт, реконструкция и модернизация выполняются сторонней организацией, то следует составить два экземпляра акта формы N ОС-3. Первый экземпляр остается в организации, а второй передается организации - исполнителю работ по ремонту, реконструкции и модернизации.
После утверждения акта руководителем организации или уполномоченным им лицом акт передается в бухгалтерию, где на его основании данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма N ОС-6).
Инвентарная карточка (форма N ОС-6) содержит разд. 5 "Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств"и разд. 6 "Затраты на ремонт". В разд. 5 отражаются вид операции (реконструкция, достройка, дооборудование, частичная ликвидация, модернизация), документ, подтверждающий выполнение операции, с указанием его наименования, номера и даты, а также сумма затрат в рублях.
В разд. 6 формы N ОС-6 отражаются вид ремонта, документ, подтверждающий его осуществление, с указанием его наименования, номера и даты, а также сумма затрат организации на проведение ремонта.
Пунктом 40 Методических указаний N 91н установлено, что если по результатам достройки, дооборудования, реконструкции и модернизации объекта основных средств принимается решение об увеличении первоначальной стоимости объекта, то данные в инвентарной карточке объекта корректируются. Если отражение корректировок в карточке вызывает затруднения, то взамен существующей карточки открывается новая инвентарная карточка, в которой отражаются новые показатели, характеризующие достроенный, дооборудованный, реконструированный или модернизированный объект. В новой карточке сохраняется инвентарный номер, присвоенный объекту ранее.
Рассмотрим порядок заполнения акта формы N ОС-3.
Унифицированная форма N ОС-3 состоит из двух страниц.
На первой странице указывается код формы по ОКУД. Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93, утвержденному Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 299, акту формы N ОС-3 соответствует код 0306002.
Далее следует указать наименование организации-заказчика, а также наименование структурного подразделения, в котором осуществляется ремонт, реконструкция, модернизация объекта основных средств. Также следует указать код организации по ОКПО, который был присвоен организации при регистрации территориальным органом государственной статистики.
В следующие строки формы вписывается наименование организации - исполнителя работ с указанием кода по ОКПО, если работы по ремонту, реконструкции, модернизации выполняются с привлечением сторонних организаций. Если же ремонт выполняется структурным подразделением самой организации, то указывается наименование этого подразделения.
Как правило, для выполнения ремонта сторонней организацией с ней заключается договор, одним из существенных условий которого является период проведения ремонта. В акте необходимо указать дату и номер заключенного договора, а также даты начала и окончания работ по договору.
Если ремонт выполняется силами структурного подразделения организации, то оформляется заказ на проведение работ, который должен иметь номер и дату, а также устанавливать срок проведения ремонтных работ.
Номер и дата договора (заказа), период ремонта с указанием его начала и окончания по договору (заказу) вписываются в специально отведенные для этого графы и строки формы N ОС-3.
По окончании ремонта в акте указывается фактический период выполнения работ по договору (заказу), который может и не совпадать с планируемым ранее сроком.
Каждый первичный учетный документ должен иметь номер и дату. Как правило, каждый вид документов нумеруется в хронологическом порядке с начала года. При ведении учета с помощью средств вычислительной техники номера документам присваиваются автоматически, что позволяет избежать их дублирования.
Согласно п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания. Таким образом, акт по форме N ОС-3 должен быть составлен непосредственно в момент приемки-сдачи выполненных работ. Лица, составившие и подписавшие документ, должны обеспечить своевременное и качественное его оформление, а также достоверность содержащихся в нем данных.
Акт утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным, с указанием даты утверждения документа.
На лицевой стороне формы N ОС-3 помещены два раздела.
Раздел 1 "Сведения о состоянии объектов основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию".
В таблицу вписываются наименование объекта основных средств, его инвентарный номер, номер паспорта, а также заводской номер, если таковой имеется. Затем указывается восстановительная (остаточная) стоимость объекта основных средств (в рублях) и фактический срок эксплуатации объекта на начало ремонта.
Раздел 2 "Сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств".
В таблицу вписывается наименование объекта основных средств, вид работы, которую следует произвести, затраты на демонтаж, если он требуется. Далее в графах 5 - 9 указывается стоимость выполненного объема работ по договору (заказу) и фактическая, отдельно указываются фактические затраты по транспортировке оборудования. Графа 10 "Примечание"предназначена для отражения иных существенных сведений.
Затем в таблице подводятся итоги, и в отдельной строке указывается стоимость объекта основных средств после реконструкции, модернизации.
Оборотная сторона формы N ОС-3 содержит заключение комиссии. Заключение должно содержать сведения о том, все ли предусмотренные договором (заказом) работы выполнены.
Акт подписывается председателем комиссии, а также членами комиссии, осуществлявшими приемку основных средств. Комиссия назначается приказом руководителя организации и состоит из трех человек. В акте указываются должности членов и председателя комиссии и расшифровки их подписей.
Сторона, выполняющая ремонт, реконструкцию, модернизацию объекта основных средств, также подписывает акт формы N ОС-3.
Оформленный надлежащим образом акт передается в бухгалтерию организации, где его подписывает главный бухгалтер.
Как вы знаете, с момента введения в действие части второй Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) организации, являющиеся налогоплательщиками налога на прибыль организаций, обязаны помимо бухгалтерского учета вести налоговый учет, то есть учет в целях исчисления налога на прибыль.
Статьей 313 НК РФ установлено, что по итогам каждого отчетного (налогового) периода налогоплательщики исчисляют налоговую базу на основе данных налогового учета. Налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов.
Подтверждением данных налогового учета являются :
- первичные учетные документы, в том числе и справка бухгалтера;
- аналитические регистры налогового учета;
- расчет налоговой базы.
Согласно Письму УФНС России по г. Москве от 28 апреля 2006 г. N 20-12/35854@ в качестве первичных учетных документов в налоговом учете могут выступать копии первичных документов, используемых в бухгалтерском учете.
Поскольку первичные бухгалтерские документы используются и в целях налогового учета, то их отсутствие может привести к спорам с налоговыми органами по вопросам правомерности включения в расходы тех или иных затрат, произведенных организацией, которые не подтверждены документально. Такие споры, как правило, решаются в судебном порядке. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Московского округа от 3 апреля 2008 г. N КА-А40/2475-08. В деле рассматривалось решение налогового органа о привлечении организации к ответственности за неправомерное занижение налоговой базы по налогу на прибыль в связи с тем, что к расходам отнесены затраты на ремонт основных средств, но по требованию налогового органа не представлены акты по форме N ОС-3.
Выше мы отмечали, что в бухгалтерском учете в результате реконструкции и модернизации основных средств может быть изменена их первоначальная стоимость. Аналогичные положения содержит и НК РФ. В частности, в соответствии с п. 2 ст. 257 НК РФ первоначальная стоимость основных средств изменяется в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, технического перевооружения и по иным аналогичным основаниям.
В Постановлении ФАС Поволжского округа от 7 сентября 2007 г. по делу N А55-16781/06 сказано, что сумма, на которую изменяют первоначальную стоимость основных средств, вводимых после реконструкции, в целях налогообложения должна быть документально подтверждена в том числе и актом приемки законченных работ по форме N ОС-3 "Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств".
Приказ на списание основных средств
Приказ на списание основных средств - документ, необходимый для фиксирования изношенных основных средств предприятия для дальнейшего снятия их с учета, а так же списания.
Основные средства предприятия имеют свойство изнашиваться. Это происходит в силу морального или физического старения оборудования.
Моральный износ основного средства предполагает его старение в связи с научно-техническим прогрессом. Как правило, это инновации, изменения технологий, позволяющих значительно снизить затраты времени и средств на производство того или иного продукта. Чаще всего старые основные средства или не подлежат ремонту или же стоимость их ремонта требует больших денежных затрат, т.к. детали, необходимые для замены уже сняты с производства или трудно доставаемы.
Физический износ подразумевает собой частичное изменение свойств оборудования. В силу этого значительно снижается производительная способность того или иного основного средства и, как результат, снижаются объемы продаж выпускаемой продукции, что в свою очередь, влияет на экономическое состояние предприятия в целом.
Решение о списании изношенных основных средств принимает специально для этого созданная комиссия. Для утверждения ее состава руководитель предприятия составляет приказ. Экспертные члены комиссии проверяют средство, предполагаемое к списанию, сопоставляют стоимость ремонта, замены комплектующего оборудования и только после этого принимают решение о списании того или иного основного средства. Данное решение оформляется в виде специального акта - документ по форме ОС-4. Для списания транспортного средства, необходимо составить документ по форме ОС-4а. Руководитель предприятия визирует данные документы с помощью своей подписи и оттиска печати предприятия.
На основании приказа о списании основных средств, а так же актов, в которых непосредственно указаны средства, а так же причины их списания, главный бухгалтер предприятия фиксирует факт выбытия основного средства из учета предприятия в виде записи в инвентарной карточке. Данный документ является долгосрочным, и храниться на предприятии не менее 5 лет. Эта мера необходима для случаев проверок, а так же внеплановых инвентаризаций, т.к. данная карточка является доказательством износа и списания основного средства.
Образец приказа об учетной политике предприятия
Государственное предприятие опытное хозяйство «Асканийское» Каховского района, Херсонской области, с. Тавричанка
Приказ От 22 января 2009 г. №24
ОБ УЧЁТНОЙ ПОЛИТИКЕ ПРЕДПРИЯТИЯ
В 2009 ГОДУ
В соответствии с требованиями Закона Украины «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине» от 16 июля 1999 года №996, национальных положений (стандартов) бухгалтерского учёта с целью составления достоверной финансовой отчётности,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Осуществить организационные мероприятия по поводу ведения бухгалтерского учета, составления и подачи отчетности.
Раздел 1.Организация работы учетного аппарата
1.Организация работы бухгалтерии.
Для обеспечения ведения бухгалтерского учета на предприятии установить следующую форму организации учета:
1.1.Бухгалтерский учет осуществляет бухгалтерия предприятия, которую возглавляет главный бухгалтер предприятия, в подчинении которого находится заместитель главного бухгалтера
1.2.Количественный и качественный состав бухгалтерии определяется штатным расписанием и утверждается приказом руководителя предприятия.
1.3.права и обязанности главного бухгалтера и должностных лиц бухгалтерии определяется Законом Украины «О бухгалтерском учете» и должностными инструкциями.
2.Методика учета:
2.1.Установить границу существенности с целью:
- отражения переоценки и уменьшения полезности объектов учёта 10% отклонение остаточной стоимости объектов учёта от их справедливой стоимости;
- определения аренды – финансовый срок аренды принимается по величине, составляющей 75 процентов срока полезного использования объекта аренды;
2.2. В учёте используются следующие основные счета: 10, 13, 15, 20, 22,
2.3.Фактические затраты, связанные с текущим ремонтом основных средств, включать в состав затрат предприятия.
2.4.Транспортно – заготовительные затраты, которые входят в первичную стоимость запасов, купленных у поставщиков, непосредственно включать в себестоимость запасов.
Производить резервирование средств по обеспечению оплаты отпускных работникам предприятия методом:
- произведения фактически начисленной работникам заработной платы и коэффициента, исчисленного отношением годовой плановой суммы на оплату отпусков к общему годовому фонду оплаты труда.
2.5.Использовать для обобщения информации о затратах предприятия класс 9 «затраты производства»
2.6. Утвердить перечень, состав статей калькулирования производственной себестоимости продукции (работ, услуг)
2.7. Утвердить перечень, состав, порядок распределения сменных и постоянных общепроизводственных затрат
В качестве базы распределения общепроизводственных расходов принять:
- в растениеводстве – пропорционально прямым затратам труда;
- в расходы МТП – пропорционально отработанным часам.
2.8. Затраты будущего периода списывать на затраты в соответствии счетов и сметы затрат на производство продукции, выполнения работ, предоставления услуг с учетом плановой себестоимости количества изделий, работ, услуг.
2.9. Установить попередельный метод учета затрат на производство и фактической калькуляции себестоимости продукции.
3.Оргнизационно-технические моменты.
3.3. Все хозяйственные операции оформляются на типовых бланках форм
первичных документов;
3.4. К исполнению принимаются первичные документы, подписанные:
первая подпись – директор В. А.Найденова;
вторая подпись – главный бухгалтер Доценко И. И.);
3.5. Документооборот на предприятии осуществляется в соответствии с графиком, отвечающим требованиям «Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учёте» от 24.05.95г. №88;
3.6. Инвентаризация осуществляется в соответствии с «Инструкцией по инвентаризации основных средств, товарно-материальных средств, денежных средств, документов и расчётов, нематериальных активов» от 11.08.94г.№69, постоянно действующей в составе:
- председатель комиссии – директор В. А.Найденова;
- зам. председателя комиссии – главный бухгалтер Доценко И. И;
- члены комиссии – устанавливаются в соответствии с выбранными объектами инвентаризации, согласно приказу;
3.7. Контроль за выполнением приказа возложить на главного бухгалтера Доценко И. И.
4.Способы ведения бухгалтерского учёта.
4.1. К основным средствам относятся активы, сроком полезного использования более 1 года и стоимостью свыше 500 грн.;
4.2. Переоценка объектов основных средств по восстановительной стоимости осуществляется путём проведения дооценки их стоимости по документально подтверждённым рыночным ценам 1 раз в год;
4.3. Применять при начислении амортизации основных средств прямолинейный способ;
4.4. Фактические затраты на ремонт основных средств относятся на себестоимость в том отчётном периоде, в котором эти затраты имели место;
4.5. Приобретение и заготовление материалов отражается в учёте по фактической себестоимости;
4.6. Применять следующие методы оценки запасов:
- средневзвешенной себестоимости – при отпуске запасов производства и реализации продукции;
4.7. Расходы на сбыт признаются в себестоимости проданных товаров полностью в отчётном году их признания;
4.8. Установить перечень и состав статей калькулирования производственной себестоимости продукции (работ, услуг).
4.9. Налоговый учёт ведётся в системе регистров бухгалтерского учёта с выделением отдельных граф.
4.10.Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера предприятия.
С Приказом ознакомились:
Заместитель главного бухгалтера_________________
Бухгалтер по учету материалов________________
Бухгалтер по учету расчетов________________
Вот еще один пример приказа об учетной политике
Об учетной политике.
В соответствии с требованиями Закона Украины «О бухгалтерском учете и отчетности в Украине» № 996-IV от 16.07.99 и Положения (стандарта)бухгалтерского учета «Общие требования к финансовой отчетности», утвержденного приказом Министерства финансов Украины №87 от 31.03.99г.
ПРИКАЗЫВАЮ:
Главному бухгалтеру. работающей в штате постоянно:
1.1Обеспечить соблюдение установленных Законом единых методологических принципов бухгалтерского учета.
1.2Организация последовательную и постоянную регистрацию всех хозяйственных операций в первичных документах, в соответствии с положением о документальном обороте в бухгалтерском учете.
1.3Утвердить план-график представлений бухгалтерской отчетности по отделам и должностным лицам бухгалтерии.
1.4Обеспечить представление и предоставление в установленные сроки налоговой и финансовой отчетности.
1.5Организовать аналитический учет товарно-материальных ценностей на складе, на карточках складского учета, основных средств и инвентарных карточках.
1.6Установить следующий порядок учета поступления и списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов в соответствии с П(с)БУ№9 «Запасы».
1.6.1 по данным бухгалтерского учета по соответствию на 01.04.2000г. списать с баланса малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации.
1.6.2 Организовать оперативный количественный учет этих списанных с баланса малоценных и быстроизнашивающихся предметов складского учета по местам эксплуатации и соответствующим лицам в течение всего срока их фактического использования.
1.6.3 Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся на складе, перевести:
- в состав основных средств по признаку: стоимость единицы составляет свыше 500грн. срок службы более 12 месяцев.
1.6.4. начисление амортизации на основные средства производить по нормам, установленным п.8.6 статьи 8 Закона Украины « О налогообложении прибыли предприятий» от 22.05.97г. 283/97-ВР.
1.6.5 Обработку учетной информации осуществлять с использованием журналов-ордеров.
1.7 На основе нового типового Плана счетов разработать и использовать рабочий план счетов с необходимым количеством субсчетов и аналитических счетов.
1.8 Проводить контроль за регистрацией хозяйственных операций в системе бухгалтерских счетов в соответствии с Положениями (стандартами) бухгалтерского учета и Инструкцией к плану счетов.
1.9 Проводить инвентаризацию активов и обязательств ежегодно не позднее 1 декабря в соответствии с Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно - материальные ценности, денежных средств и расчетов. Взыскание недостач осуществлять согласно Порядку определения размера убытков от расхищения, недостачи, уничтожения ( порчи материальных ценностей, утвержденному постановлением КМУ от22.01.96г. №116, с изменениями и дополнениями.
1.10 Срок использования нематериальных активов определять по каждому объекту отдельно в момент его начисления, на баланс исходя из: срока полезного использования подобных активов ожидаемого морального износа, правовых и других ограничений к срокам использования и других факторов. Расчет амортизации по видам нематериальных активов проводить прямолинейным методом, со сроком службы 5лет.
