6 Сколько существует вариантов расположения реквизитов на бланке: а) один ;б) два ;в) три ?
7 Сколько существует положений табулятора: а) 6 ;б) 8 ;в) 4 ?
Приказ – это правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Процесс подготовки приказа предусматривает стадии разработки приказа:
1) разработка проекта,
2) согласование его со всеми заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями,
3) оформление и подписание приказа,
2) заголовок к тексту,
3) дата выхода, номер приказа,
4) текст приказа,
5) подпись руководителя,
6) визы, согласования и др,
7) дата, отметка об исполнении приказа и перенос на магнитный носитель.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей:
1) констатирующей;
2) распорядительной.
В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа.
Распорядительная часть начинается со слова Приказываю: (без кавычек), печатаемого с новой строки прописными буквами. После слова Приказываю ставится двоеточие. Часто приказ предусматривает выполнение разнохарактерных действий, поэтому его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного лица или структурного подразделения, затем в сжатой, четкой формулировке излагаются, предписываются действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, контролирующее исполнение приказа.
Постоянные реквизиты приказа с продольным их расположением (штамп) оформляются по примеру:
Акционерное общество
“РОСТОВТРАНСАВТО”
344015 г. Ростов-на-Дону, ул. Сиверса 10, ТФ 65-43-90 факс 89-56-23 р.с.№4861033/573 в филиале Инкомбанка г. Ростов-на-Дону. МФО 6789943.
ПРИКАЗ
00.00.00. №00
“Заголовок к тексту”
“Место составления или издания”
(Заголовок к тексту отвечает на вопрос “О чем?” и начинается с предлога “О. ”).
1. Констатирующая часть. (Иногда констатирующая часть опускается, когда основания очевидны).
2. Распорядительная часть.
3. Контроль. (Контроль за исполнением приказа возложить на. (указывается должность, Фамилия И.О. или наименование структурного подразделения)).
Наименование
должность руководителя (личная подпись) И.О.Фамилия.
Визы:
Должность (личная подпись) И.О. Фамилия.
00.00.00.
Отметка об исполнении приказа, отметка о переносе данных и направлении его в дело, на машинный носитель.
Выписка из приказа. В ряде случаев ответственному исполнителю для работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа, которая касается непосредственного исполнителя. Выписка заверяется секретарем.
Требования, предъявляемые к оформлению приказа по личному составу. Прием, увольнение, перемещение по службе, поощрение и другие управленческие процедуры в отношении сотрудников организации оформляются приказами по личному составу. Приказы печатаются на общих бланках. Заголовок к тексту отражает значение документа:
“О приеме на работу”, “Об увольнении” и т.д.
Констатирующая часть в приказе не приводится. Распорядительная часть в приказе начинается со слов: НАЗНАЧИТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. которые печатаются прописными буквами в начале строки. Далее в новой строке, начиная с левого края, печатаются Ф.И.О. сотрудников, которых касается текст приказа. Фамилии печатаются с прописных букв.
Распорядительная часть заканчивается указанием на основание для издания приказа (например: заявление Иванова И.О.), затем приводятся реквизиты: подпись, гриф согласования, визы. В приказах на увольнение приводится статья КЗоТ, по которой увольняется работник организации.
Образец приказа по личному составу:
Фирма (наименование)
ПРИКАЗ
00.00.00. №00
г.Владивосток
Заголовок к тексту
1. Принять
1.1. Маляеву Ирину Михайловну на должность ст.бухгалтера с окладом 1000 руб. в месяц согласно контракту.
Система распорядительной документации. Документооборот и его основные этапы
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.
Подобные документы
Программа исследования документационного обеспечения управления предприятием. Недостатки и перспективы развития унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Оценка эффективности результата внедрения электронного документооборота.
дипломная работа [166,8 K], добавлен 10.12.
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Требования к реквизитам и к бланкам служебных документов. Состав реквизитов документа.
реферат [19,7 K], добавлен 19.12.2009
Формы организации делопроизводства. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: цель, порядок применения и ведения. Форма гражданских договорных отношений. Сроки выдачи копий документов. Общественное значение делопроизводства.
контрольная работа [26,9 K], добавлен 27.08.
Назначение и состав унифицированной системы документации. Общероссийские унифицированные системы управленческой (организационно-распорядительной) документации. Виды основных классификаторов по кодированию технико-экономической и социальной информации.
реферат [22,7 K], добавлен 15.11.
Основные виды бланков и форматов документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Составление и оформление личной расписки на получение денежной суммы или товарно-материальных ценностей.
контрольная работа [403,2 K], добавлен 11.07.
Перечень реквизитов и их краткая характеристика. Управленческие документы и их характеристика. Положения государственного стандарта. Подготовка и реализация документов организации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
контрольная работа [41,4 K], добавлен 05.02.
Характеристика группы справочно-информационных документов (определение, виды документов, правила оформления). Отличия в оформлении общего бланка и бланка для письма. Требования к текстам организационно-распорядительных документов, порядок их оформления.
контрольная работа [20,3 K], добавлен 26.10.
Система документации как совокупность документов, взаимосвязанных по общим признакам назначения, оформления и хранения. Основные функциональные системы документации в РФ. Унифицированные системы документации, классификаторы документированной информации.
контрольная работа [26,3 K], добавлен 21.04.
Порядок отражения особенностей документооборота организации в справочниках специальной системы электронной документации. Методика и основные правила, назначение процесса подготовки документов на государственное хранение в СЭД "Дело": описание дел.
контрольная работа [26,7 K], добавлен 17.10.2009
Документирование управленческой деятельности предприятия, разновидности организационно-правовых документов, особенности их языкового и стилевого оформления. Порядок составления и основные требования к оформлению приказов и протоколов на предприятии.
контрольная работа [24,0 K], добавлен 15.06.2009
Размещено на http://www.allbest.ru/
1. Теоретические вопросы
1.1. Система распорядительной документации. Постановление. Реше ние
К распорядительным документам относятся: постановления, приказы, решения, распоряжения. Они носят административный характер. Обращены к нижестоящим или подчинённым организациям, группам или отдельным должностным лицам.
Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.
Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различные мнения и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.
Все распорядительные документы делятся на две группы :
1. Издаваемые на основе коллегиальности (постановления коллегии, собрания), решения коллегиальных органов.
2. Издаваемые на основе единоначалия (приказы, распоряжения).
Приказ - распорядительный акт, издаваемый руководителем организации по наиболее важным, глобальным вопросам деятельности учреждения для разрешения основных и оперативных задач.
Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.
Различают приказы:
1. По основной деятельности (по общим вопросам)
2. По личному составу (по кадрам)
РАСПОРЯЖЕНИЕ - это распорядительный акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.
Распоряжения организации составляются в основном по вопросам :
- информационно-методического характера,
- повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности,
- связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил, других документов (напр. о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании;о передаче дел увольняемыми сотрудниками;о сроках предоставления авансовой отчётности;о порядке использования служебного автотранспорта и т.п.).
Распоряжение государственного или муниципального органа управления - правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано.
Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.
Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления. Издаётся министерствами, ведомствами, научными советами).
Решения издают организации (при коллегиальном управлении, например, Совет директоров, и при единоначалии ), государственные органы и общественные организации.
Оформляется на общем бланке. Эти документы также состоят из двух частей - констатирующей и распорядительной.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ - документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.
Постановления, издаваемые высшими органами гос. власти подписываются Председателем .
Различают постановления организационного характера и адресуемые для исполнения другим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана. Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.
Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних) принимают постановления, обязательные для исполнения.
Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления рекомендательного характера. ("Предложить", "Рекомендовать").
В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.
Постановлением является также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа (собрания, правления, президиума и т.п.). Эти постановления подписывают председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визирует юрисконсульт.
ПОДГОТОВКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться учёные или квалифицированные специалисты из числа практических работников.
Для подготовки проекта распорядительного документа собирают всю необходимую информацию, составляют черновик документа, затем редактируют и уточняют. Проект распорядительного документ подлежит согласованию с заинтересованными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путём визирования (при внешнем согласовании - проставлением грифа согласования). Например, виза юрисконсульта говорит о соответствии документа законодательным и нормативным актам.
Визы и гриф согласования проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию. При наличии всех необходимых виз документ подписывается руководителем (никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся), регистрируется в канцелярии (нумерация валовая в пределах календарного года), а копии или выписки рассылаются заинтересованным лицам и подразделениям, или исполнителей знакомят с текстом распорядительного документа под расписку.
Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания. В ряде случаев срок вступления в силу указываются в самом документе.
1.2 Докум ентооборот и его основные этапы
Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители учреждения и структурных подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и пунктами технической обработки собственно документов (экспедиция, служба размножения и др.).
При организации документооборота руководствуются положениями и принципами:
1. Движение потоков должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные и другие маршруты.
2. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки.
3. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько человек, и одновременная передача копий всем исполнителям, использование в возможных случаях учётных данных о документе вместо самого документа, размножение проекта документа для одновременного согласования его с несколькими учреждениями.
4. Копии с документа снимают после его рассмотрения руководством и написания резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей;подлинник передаётся ответственному исполнителю, которому в установленные сроки передаются и исполненные копии.
5. Учётно-информационные данные о ходе движения и исполнения документа, результатах контроля могут передаваться по телефону, с помощью регистрационных карточек или ПК и другими методами, исключающими возвратное движение документов.
При проектировании рациональных документопотоков в учреждении составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить рациональные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их категорий и установить их на этой основе целесообразный порядок работы с документами в учреждении.
Схемы документооборота разрабатываются руководством делопроизводственной службы и согласовываются с руководителями заинтересованных структурных подразделений. Утверждает схемы прохождения документов руководитель делопроизводственной службы или учреждения.
Схемы разрабатываются для различных категорий документов (входящих, исходящих и внутренних;приказов по основной деятельности и личному составу и др. Для каждой группы документов создаётся отдельная схема обращения. Апробированные схемы документооборота включаются в инструкцию по делопроизводству или прилагаются к ней.
Работа с входящими документами включает следующие этапы обработки:
1. Приём и первичную обработку документов.
2. Предварительное рассмотрение.
3. Регистрацию.
4. Рассмотрение документов руководством.
5. Направление на рассмотрение.
6. Контроль исполнения.
7. Исполнение документов.
8. Подшивка в дело.
РАБОТА С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ
Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках одного предприятия и не выходят за его пределы.
К внутренним документам относятся: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки.
На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как с исходящими:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (или утверждение в нужных случаях);
- регистрация документа.
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
- проставление отметки об исполнении;
Документирование управленческой деятельности
для специальностей 060800, 061104, 061121, 350500
Делопроизводство и корреспонденция
Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами.
№ 6
Что такое официальные документы?
Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
ГОСТ Р6.30–97 устанавливает:
Угловое и продольное.
№ 24
На каких документах воспроизводится изображение Государственного герба Российской Федерации?
Изображение Государственного герба Российской Федерации воспроизводится на бланках документов органов власти Российской Федерации.
Изображение Государственного герба Российской Федерации воспроизводится на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств.
№ 25
На каких документах воспроизводится изображение герба субъекта Российской Федерации?
Изображение герба субъекта Российской Федерации воспроизводится на бланках документов, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
№ 26
Где на документе располагаются реквизиты Государственного герба Российской Федерации, Герба субъекта Российской Федерации, Эмблема организации?
Размещают ли эмблему организации на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или Герб субъекта Российской Федерации?
№ 29
В каких документах указывается реквизит справочные данные об организации?
Во внешних.
№ 30
Кто может являться должностным лицом?
Должностное лицо – лицо, осуществляющее постоянно или временно функции представителей власти.
№ 31
Чему должно соответствовать наименование вида документа?
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документа.
Раздел 2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА ПЕРСОНАЛЬНОМ КОМПЬЮТЕРЕ
2.1. ПРОЕКТИРУЕМ БЛАНКИ В MICROSOFT OFFICE WORD 2003
Любой сотрудник организации, чья работа связана с подготовкой и оформлением документов, достаточно часто сталкивается с необходимостью оформления документов на бланках. Это могут быть письма, приказы по основной деятельности и другие документы. Для того чтобы ускорить и упростить работу по подготовке документов, а также минимизировать количество технических ошибок, можно заранее разработать формы бланков и подготовить шаблоны документов, потратив на это совсем немного времени.
При проектировании бланков мы будем исходить из рекомендаций Государственного стандарта Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.
Названия панелей инструментов и кнопок на них, вид команд в меню программы приводятся для версии MS Office Word 2003.
Создаем бланки на стандартном листе формата А4.
Ориентация страницы – книжная.
Работаем в режиме Разметка страницы (меню Вид команда Разметка страницы).
Включим непечатаемые знаки (кнопка на панели инструментов Стандартная).
Установим размер полей (меню Файл команда Параметры страницы. вкладка Поля):
• верхнее поле – 2,0–2,5 см;
• нижнее поле – 2,0–2,5 см.
Примечание: Размер верхнего и нижнего поля в данном случае не имеет принципиального значения, а левое и правое поля необходимо установить точно в соответствии с рекомендациями, иначе таблица, на основе которой будет проектироваться бланк, не уложится точно по ширине окна документа.
2.1.1. Проектирование продольного бланка с центрированным расположением реквизитов
Продольные бланки с центрированным расположением реквизитов используются довольно часто. Как правило, такой формат имеют общие бланки организации, широко применяются такие бланки и для оформления приказов.
Вставьте таблицу из трех столбцов и семи строк (меню Таблица команда Вставить Таблица):
