Принимаем локальный нормативный акт

Журнал: Справочник кадровика

Год:

Автор: Батура Анна Владимировна, Потапова Лидия Александровна

Тема: Документы кадровой службы

Рубрика: Распорядок действий: шаг за шагом…

Нормативные документы

Регулировать трудовые отношения (в пределах предоставленных законом полномочий, конечно) - право работодателя. Для того чтобы «местные» правила приобрели для работников силу «закона», разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты. Причем строгих требований к этим процедурам закон не устанавливает, за исключением отдельных моментов.

Итак, вам поручено подготовить локальный нормативный акт и представить его на утверждение руководителю. Чтобы вы ничего не упустили, составляя и оформляя столь важный документ, мы решили по шагам расписать все необходимые действия.

Согласно ст. 8 Трудового кодекса РФ работодатели (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) принимают локальные нормативные акты (ЛНА), содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, установлен законом . Эти документы прямо названы в тексте ряда статей ТК РФ. Некоторые ЛНА становятся обязательными для отдельных работодателей с учетом особенностей их деятельности, установленных в организации условий труда и других факторов. Работодатель также имеет право принимать локальные нормативные акты, прямо не предусмотренные трудовым законодательством, но необходимые для регулирования трудовых отношений.

В предусмотренных законом случаях при подготовке ЛНА должно учитываться мнение представительного органа работников.

Этап 1 Планирование разработки локального нормативного акта

Процедура принятия сложных документов, имеющих большой объем, как правило, начинается с планирования их разработки.

Шаг 1 Определяем вид локального нормативного акта

Приступая к разработке локального нормативного акта, следует определить вид документа - будет ли это Положение, Инструкция, Правила или другой документ.

Шаг 2 Определяем срок разработки ЛНА

Необходимо определить время, в течение которого должно быть разработано содержание локального нормативного акта, оформлен проект документа;назначить дату, в которую ЛНА должен быть представлен на утверждение уполномоченному представителю работодателя.

Шаг 3 Определяем сотрудников, ответственных за разработку ЛНА

В нормативных правовых актах не установлено, какие именно сотрудники организации должны разрабатывать те или иные документы. Этот вопрос решается на усмотрение работодателя.

Шаг 4 Определяем состав документов, на основании которых будет разрабатываться ЛНА

Учитывая, что нормы локального нормативного акта не могут ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, при разработке локальных нормативных актов должны учитываться:

Шаг 5 Определяем содержание, структуру текста и состав реквизитов ЛНА

При подготовке к разработке локального нормативного акта определяются структурные и содержательные части, из которых будет состоять документ, а также необходимые реквизиты, которые придадут ему юридическую силу.

Шаг 6 Определяем сотрудников, ответственных за оформление ЛНА

За оформление организационно-распорядительной документации, как правило, отвечает служба документационного обеспечения управления канцелярия, секретариат, общий отдел и т. д. Но на практике ответственность за оформление локального нормативного акта, содержащего нормы трудового права, может быть возложена на работников кадровой службы.

Шаг 7 Определяем лиц, с которыми необходимо согласовывать проект ЛНА

Состав должностных лиц, которые могут быть привлечены к составлению локального нормативного акта, устанавливается работодателем. При этом следует учесть, что согласование проекта ЛНА не является обязательным. Для придания документу юридической силы оно не требуется, но эта процедура желательна для совершенствования его содержания и приведения в соответствие с нормами действующего трудового законодательства, коллективного договора и соглашений.

Круг заинтересованных должностных лиц, которые могут быть привлечены к согласованию ЛНА, определяется работодателем. Как правило, проект согласовывается с финансовыми службами, специалистами юридического отдела. Причем согласование ЛНА с юристом целесообразно проводить в последнюю очередь, после согласования с другими специалистами.

Шаг 8 Определяем порядок учета мнения представительного органа работников

Обязательный учет мнения представительного органа работников требуется только в тех случаях, когда это прямо предусмотрено законом. Процедура учета мнения регламентирована трудовым законодательством.

Этап 2 Издание приказа о разработке локального нормативного акта

Решение работодателя о разработке ЛНА, сроки его подготовки, согласования с заинтересованными должностными лицами и представления документа на утверждение руководителю организации или иному уполномоченному лицу целесообразно оформить письменно путем издания приказа по основной деятельности.

Шаг 1 Составляем проект приказа о разработке ЛНА

Приказ о разработке локального нормативного акта не имеет унифицированной формы и составляется на бланке приказа по основной деятельности.

В приказе о разработке локального нормативного акта обычно указываются:

Шаг 2 Подписываем проект приказа о разработке ЛНА

Проект приказа о разработке локального нормативного акта подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.

Шаг 3 Регистрируем приказ о разработке ЛНА

Приказ о разработке локального нормативного акта необходимо зарегистрировать в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

Шаг 4 Знакомим заинтересованных работников с приказом о разработке ЛНА под роспись

С приказом о разработке локального нормативного акта необходимо под роспись ознакомить всех заинтересованных должностных лиц организации.

Шаг 5 Направляем приказ о разработке ЛНА в дело

Приказы по основной деятельности хранятся отдельно от приказов по личному составу. О направлении приказа о разработке локального нормативного акта в дело ставится отметка в левом нижнем углу приказа, а также делается соответствующая запись в регистрационной форме.

Этап 3 Разработка локального нормативного акта Шаг 1 Составляем проект локального 11 нормативного акта

Локальный нормативный акт - это, как правило, многостраничный документ, который содержит структурированный текст.

Структура, содержание и правила оформления ЛНА будут зависеть от вида документа. Это могут быть положения, инструкции, правила и другие документы, например Правила внутреннего трудового распорядка.

Шаг 2 Согласовываем проект локального 2| нормативного акта

Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с его содержанием, называется визой согласования.

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. п.

При наличии у визирующего замечаний проект локального нормативного акта должен быть доработан до окончательного варианта.

Этап 4 Учет мнения представительного органа работников

Обратите внимание: процедура учета мнения представительного органа работников не проводится, если этого не требует закон или если у работодателя не действует представительный орган работников.

Шаг 1 Составляем проект письма о направлении ЛНА в представительный орган работников

Часть 1 ст. 372 ТК РФ предусматривает, что работодатель перед принятием решения направляет проект документа и обоснование по нему в представительный орган, представляющий интересы всех или большинства работников.

Направление проекта локального нормативного акта и документов, являющихся основанием для его составления, в представительный орган работников целесообразно осуществлять с сопроводительным письмом, к которому прилагаются документы и где указываются: наименования документов, количество листов и количество экземпляров каждого документа.

На документе в левом нижнем углу должна быть сделана отметка об исполнителе.

Шаг 2 Подписываем письмо о направлении ЛНА в представительный орган работников

Письмо о направлении локального нормативного акта в представительный орган работников должно быть подписано руководителем организации или другим полномочным представителем работодателя.

Шаг 3 Регистрируем письмо о направлении ЛНА в представительный орган работников

Письмо о направлении локального нормативного акта в представительный орган работников регистрируется в специальной учетной форме, например в Журнале регистрации исходящих документов. Заполняются графы 1-6.

После занесения данных в регистрационную форму на письме проставляется регистрационный номер и дата регистрации.

Шаг 4 Направляем письмо и приложенный к нему проект ЛНА в представительный орган работников Шаг 5 Помещаем копию письма о направлении ЛНА в представительный орган работников в дело

Копии исходящих документов формируются для хранения в отдельные дела. Записи о направлении копии письма в дело и о способе отправки письма вносятся в регистрационную форму.

Шаг 6 Получаем мотивированное мнение представительного органа работников

Представительный орган работников в течение установленного ч. 2 ст. 372 ТК РФ срока (не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта) направляет мотивированное мнение по проекту локального нормативного акта в письменной форме.

Обратите внимание: если представительный орган работников в установленный срок не направил работодателю мотивированное мнение в письменной форме или представил немотивированное мнение, работодатель имеет право утвердить локальный нормативный акт в том виде, в котором подготовлен проект. В этом случае далее см. ЭТАП 5.

Шаг 7 Регистрируем мотивированное мнение представительного органа работников

Письменное мотивированное мнение представительного органа работников должно быть зарегистрировано в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации входящих документов.

После внесения данных о документе в регистрационную форму на мотивированном мнении в правом нижнем углу проставляется номер входящего документа.

Шаг 8 Учитываем мотивированное мнение представительного органа работников

Вариант 1. Мотивированное мнение отражает согласие на утверждение локального нормативного акта в представленном виде

Вариант 2. Мотивированное мнение не содержит согласия с проектом локального нормативного акта. Работодатель согласен с внесенными в проект правками Проект локального нормативного акта дорабатывается по замечаниям и утверждается в редакции, предложенной представительным органом работников.

Вариант 3. Мотивированное мнение не содержит согласия с проектом локального нормативного акта. Работодатель не согласен с внесенными в проект правками.

В течение трех дней после получения мотивированного мнения работодатель должен провести дополнительные консультации. Для этого ему следует известить представительный орган работников о времени и месте консультаций.

Результаты консультаций (переговоров) оформляются протоколом, который может фиксировать:

При этом работодатель вправе утвердить локальный нормативный акт в редакции, которую он считает целесообразной.

Шаг 9 Оформляем отметку об учете мнения представительного органа работников

После учета письменного мотивированного мнения представительного органа работников на ЛНА делается отметка о том, что это мнение учтено.

Этап 5 Подписание проекта локального ЗН нормативного акта Текст локального нормативного акта подписывается его разработчиком.

Текст локального нормативного акта подписывается его разработчиком.

Этап 6 Утверждение локального нормативного акта

Локальный нормативный акт после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами, учета мнения представительного орган работников (если такой учет требуется в соответствии с законом и мнение представлено) и подписания составителем утверждается руководителем организации или иным полномочным представителем работодателя.

Локальный нормативный акт может утверждаться путем издания специального приказа о его утверждении или лично руководителем организации либо иным полномочным представителем работодателя.

Вариант 1. Утверждение локального нормативного акта путем оформления грифа утверждения

При утверждении ЛНА должностным лицом гриф утверждения содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Вариант 2. Утверждение локального нормативного акта путем издания приказа о его утверждении

Шаг 1 Составляем проект приказа об утверждении ЛНА

Приказ об утверждении ЛНА не имеет унифицированной формы и составляется на бланке приказа по основной деятельности.

В приказе об утверждении локального нормативного акта обычно указываются:

Шаг 2 Прилагаем локальный нормативный акт к проекту приказа об утверждении ЛНА

Локальный нормативный акт, утвержденный распорядительным документом, является приложением к нему и хранится вместе с приказом.

Шаг 3 Подписываем проект приказа об утверждении ЛНА

Проект приказа об утверждении локального нормативного акта подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.

Шаг 4 Регистрируем приказ об утверждении ЛНА

Приказ об утверждении локального нормативного акта необходимо зарегистрировать в специальной регистрационной форме, например Журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

Шаг 5 Оформляем гриф утверждения 51 на локальном нормативном акте

При утверждении локального нормативного акта приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), даты и номера приказа.

Этап 7 Oзнакомление работников с локальным нормативным актом под роспись

Работники должны быть ознакомлены с положениями утвержденного локального акта под роспись. Сделать это можно несколькими способами и с учетом того, каким образом документ был утвержден.

Каждый работник должен быть ознакомлен с содержанием локального нормативного акта. Об этом он ставит специальную отметку - визу ознакомления - на самом локальном нормативном акте (в приказе о его утверждении) или в другом предназначенном для этого документе. На практике обычно применяются следующие способы ознакомления работников.

Способ 1. Визы ознакомления оформляются на самом локальном нормативном акте (в приказе о его утверждении).

Этот способ целесообразно использовать тогда, когда положения локального нормативного акта касаются небольшого числа работников.

Способ 2. Визы ознакомления оформляются в листе ознакомления с локальным нормативным актом, который прилагается к документу или к приказу о его утверждении.

Такой способ удобен в тех случаях, когда с документом необходимо ознакомить большое число работников. Лист ознакомления является приложением к локальному нормативному акту (к приказу о его утверждении) и хранится вместе с этими документами.

Способ 3. Визы ознакомления оформляются в специально разработанных учетных формах.

Работники после ознакомления с содержанием локального нормативного акта оформляют соответствующую визу не на самом документе и не в приложении к нему, а в отдельной форме, например в Журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Этап 8 Направление локального нормативного акта в дело

Локальные нормативные акты хранятся, как правило, в отдельном деле. О направлении локального нормативного акта в дело ставится отметка в левом нижнем углу документа.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Количество:

Журнал регистрации приказов по основной деятельности ведется относительно приказов, имеющих значение в целом для предприятия, а не отдельного его сотрудника, которые создаются по приказу руководителя предприятия, привлекая различных специалистов. Если приказ затрагивает комплексные вопросы, для составления приказа может собираться временная комиссия, которая состоит из представителей различных подразделений.

В первой таблице журнала указывается ответственный за его ведение, даты начала и окончания ведения, приказ, в котором он уполномочен вести журнал, его подпись.

В типографии "Рубланк" вы можете купить Журнал регистрации приказов по основной деятельности

приказы по основной деятельности

Татьяна писал(а):

Да. Мы ведём журнал приказов (прошитый, пронумерованный) куда от руки записываем полностью приказы. Таких журналов несколько (для приказов разных видов: о ОД, по составу и др.)

Иван Иванович: "Да, конечно! Уничтожайте. Тольк не забудьте сделать копию с тех документов, которые уничтожать будете"

Источники: www.hr-portal.ru, rublank.ru, kadrovik.by