Приказ о назначении ответственного за Приказа (распоряжение) о назначении ответственного лица по ведению журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки

ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! Уважаемые форумчане, перед созданием тем, пользуйтесь, пожалуйста, поиском. На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. "Давайте жить дружно!"(с).

Для форумчан, имеющих статусы "V.I.P"и "Заслуженный", действуют оптовые цены на нашу  книжную продукцию. Спасибо за активное участие в жизни форума и помощь кадровикам.

Пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Кадровый учет »

Одна из основных социальных функций предпринимателя - обязанности работодателя. На практике это означает, что предприниматель принимает на себя ответственность за кадровый учет в организации или же возлагает эту функцию на конкретного работника. В небольших коллективах это, как правило, главный бухгалтер, если он работает в штатном режиме. В средних компаниях приходится выделять специальную штатную единицу, в микрокомпаниях - заниматься этим самому.

К обязательным документам для всех юридических лиц, независимо от их организационно-правовой формы, а также для индивидуальных предпринимателей, нанявшим на работу хотя бы одного сотрудника, относятся:

1. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним

Обязательность заключения письменного трудового договора предусмотрена ст. 16 ТК РФ. Изменение условий трудового договора происходит cогласно ст. 72 ТК РФ только по соглашению сторон, которое заключается в письменной форме. Законодательством РФ не предусмотрена унифицированная форма трудового договора, приложения к нему или дополнительного соглашения, поэтому каждый работодатель разрабатывает ее самостоятельно, включая условия, отвечающие фактическим отношениям сторон.

2. График отпусков

Статьей 123 ТК РФ предусмотрена обязанность составления и ведения графика отпусков работников. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"утверждена унифицированная форма N Т-7.

3. Трудовые книжки и книги по их учету

Статья 66 ТК РФ прямо предусматривает обязанность работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, для которого эта работа является основной.

Ведутся трудовые книжки в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Трудовая книжка каждого работника хранится в организации до момента прекращения с ним трудового договора и выдается в день увольнения.

Помимо трудовых книжек работодатель обязан вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

4. Табель учета рабочего времени

Обязанность работодателя по ведению учета фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации рабочего времени закреплена в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Для такого учета утверждены типовые формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

5. Личная карточка работника

В перечень документов, необходимых для заполнения при оформлении на работу работника, включена унифицированная форма N Т-2 "Личная карточка работника". Такая карточка при приеме на работу может быть оформлена в электронном виде, но сразу после внесения в нее сведений о работнике ее необходимо распечатать и ознакомить с ней работника под роспись.

Обязательность данного документа предусмотрена п. п. 12, 41 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»(утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Унифицированные формы карточек утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

6. Штатное расписание

Работник принимается на должность в соответствии со штатным расписанием. Штатное расписание содержит наименование, размер оклада и другие условия труда. Наименование должности сотрудника в штатном расписании, приказе о приеме на работу и трудовой книжке должны быть идентичны.

Штатное расписание утверждается приказом по предприятию ежегодно. При изменении структуры компании вносятся изменения и в штатное расписание, которое, соответственно переутвержается приказом.

7. Локальные нормативные акты работодателя

К обязательным актам относятся:

Чтобы избежать такого количества положений, их можно включить в соответствующие разделы Правил внутреннего распорядка. Со всеми положениями и изменениями к ним работодатель обязан ознакомить работника под роспись. Все локальные акты утверждаются приказом руководителя.

8. Приказ об утверждении расчетного листка

Если заработная плата перечисляется на банковские карты, то при приеме на работу работник пишет заявление о зачислении заработной платы на такую карту (с указанием реквизитов), а работодателю рекомендуется определить в локальном акте порядок выдачи работникам расчетного листка. Форма расчетного листка утверждается самим работодателем. Как раз при таком утверждении и рекомендуется издать приказ.

9. Приказы (распоряжения)

Приказы (распоряжения) издаются руководителем организации. Их целью является надлежащее оформление управленческих решений. Большинство приказов издаются по унифицированной форме (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Обязательного списка распорядительных документов, которые должны быть в каждой организации, нет.

Наиболее используемые:

Приказы, по которым форма не утверждена и которые работодатель разрабатывает самостоятельно:

Работодатель обязан ознакомить под роспись работника с каждым приказом, интересы которого он затрагивает.

Также важно помнить, что:

Обязательность ведения личных дел работников установлена только для отдельных категорий работодателей, например, для государственных гражданских служащих (ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации"). Для юридических лиц (ООО, ОАО, ЗАО) и ИП ведение личных дел не обязательно и носит лишь вспомогательный характер, позволяя работодателю получить максимально большой объем информации о каждом работнике.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения:

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках"с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

Формы указанных книг утверждаются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. То есть при оформлении трудовой книжки принятого на работу впервые в указанную книгу вносится соответствующая запись об оформлении.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Aктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения

26.11.

Обязательно ли вести журнал регистрации командировок?

В учреждении в обязательном порядке должны вестись журналы учета командировок (п. 8 Положения о служебных командировках).

Обоснование. Из пункта 8 Положения о служебных командировках следует, что в учреждении должен быть организован учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы.

С этой целью Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н утверждены Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки и прибывающих в организацию по месту командировки, а также формы журналов их учета. Согласно этому документу работодатель или уполномоченное им лицо обязаны издать приказ о назначении ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за проставление отметок в командировочных удостоверениях. При этом работодатель обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления в установленном порядке.

Ответственным за ведение указанных журналов и за проставление отметок в командировочных удостоверениях может быть работник кадровой службы, бухгалтер или другое должностное лицо, которое в силу своих должностных обязанностей осуществляет контроль за направлением работников в командировки. Приказ о назначении ответственного лица составляется в произвольной форме и подписывается руководителем организации.

Для справки. Отсутствие в учреждении журналов регистрации командировок может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

- штраф от 1 000 до 5 000 руб. - для руководителя учреждения или должностного лица, ответственного за организацию и ведение кадрового документооборота организации;

- штраф от 30 000 до 50 000 руб. - для учреждения.

Работодатель может привлечь работника, ответственного за ведение указанных журналов, за неисполнение им своих трудовых обязанностей к дисциплинарной ответственности (ст. 192, 193 ТК РФ).

Регистрация командированных работников: новый порядок

Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н утверждены порядок и специальные формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Документ разработан во исполнение пункта 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и вступил в силу

13 ноября 2009 г.

По новым правилам с 13 ноября 2009 г. каждый работодатель обязан вести учет своих работников, которые направлены в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств, а также учет работников других организаций, которые командированы к нему. Для осуществления такого учета предназначены две специальные формы регистрации командированных сотрудников:

HA №12‘2009

Для организации учета командированных работников руководитель организации (или уполномоченное им лицо) должен назначить работника, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях. Кроме того, работодатель обязан обеспечить хранение журналов выбытия и прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке. Таковы требования пунктов 5 и 6 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее - Порядок учета).

Новое - это хорошо забытое старое

Обратите внимание Новые формы журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки, и журнала учета работников, прибывающих в организацию, в которую они командированы, обязательны для применения всеми организациями с 13 ноября 2009 г.

Следует отметить, что еще в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»(далее - Инструкция № 62) была установлена обязанность как министерств и ведомств, так и организаций вести в соответствующих журналах регистрацию лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки в данную организацию (п. 6). Рекомендуемые формы этих журналов были установлены в приложениях 2 и 3 к Инструкции № 62. Руководитель министерства, ведомства, организации своим приказом должен был назначить лицо, ответственное за ведение таких журналов регистрации и производство отметок в командировочных удостоверениях. В этой части установленный новый порядок регистрации командированных сотрудников практически не отличается от того, который был зафиксирован ранее в Инструкции № 62.

HA №4‘2006

Как показывает аудиторская практика, ранее многие организации не вели регистрацию командированных сотрудников, считая, что приложения 2 и 3 к Инструкции № 62 носят рекомендательный характер. В качестве дополнительного аргумента они приводили следующий факт: для учета регистрации командированных работников федеральных государственных органов применяются формы журналов, установленные постановлением Росстата от 23.12.2005 № 107 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету федеральными государственными органами работников, выезжающих и приезжающих в служебные командировки», а не приложения 2 и 3 к Инструкции № 62. При этом формы № ТК-1 (гос) «Журнал учета федеральным государственным органом работников, выезжающих в служебные командировки»и № ТК-2 (гос) «Журнал учета федеральным государственным органом работников, приезжающих в служебные командировки»несколько отличаются от форм, установленных в приложениях 2 и 3 к Инструкции.

HA №12‘2008

В то же время организации, которые вели учет командированных работников, использовали для этого либо формы журналов из приложений 2 и 3 к Инструкции № 62, либо формы журналов выбытия и прибытия, разработанные и утвержденные самостоятельно. В настоящее время все организации независимо от организационно-правовой формы обязаны применять новые формы журналов выбытия и прибытия в соответствии с п. 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение о командировках) и Порядком учета.

что же изменилось?

Отличия нового порядка регистрации командированных сотрудников от прежнего заключаются в следующем.

Обратите внимание Срок хранения журналов прибытия и выбытия - 5 лет

1. Пунктом 6 Порядка учета установлен срок хранения журналов прибытия и выбытия - 5 лет со дня их оформления в установленном порядке, в то время как в Инструкции № 62 сроки хранения журналов выбытия и прибытия определены не были.

Срок хранения указанных документов (5 лет) установлен в п. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000. При этом п. 2.9 данного Перечня определено, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Исчисление срока хранения журнала выбытия (журнала прибытия), пронумерованного, прошитого и скрепленного подписью уполномоченного лица и печатью компании, законченного делопроизводством в г. начинается с 1 января г.

2. Имеются принципиальные отличия в содержании журнала выбытия. Так, новый журнал выбытия (в отличие от прежнего) содержит более лаконичную информацию: № п / п, Ф. И. О. командированного работника, номер и дата командировочного удостоверения, место командирования с расшифровкой наименования организации и пункта назначения.

Обратите внимание Предельный срок командировок как по России, так и за рубеж законом не установлен

Принципиально то, что теперь в этом документе не фиксируется общий срок командировки, как это было ранее. Очевидно, это связано с тем, что начиная с 25 октября 2008 г. (дата вступления в силу Положе- ния о командировках) нет ограничений по предельному сроку служеб- ных командировок как по России, так и за рубеж. Работодатель вправе самостоятельно устанавливать срок командировки с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).

Еще одним отличием новой формы журнала выбытия является указание в нем места командирования работника с уточнением наименования организации и пункта назначения.

Прежний журнал выбытия (приложение 2 к Инструкции № 62) включал в себя еще и такую дополнительную информацию, как занимаемая должность командированного работника, Ф. И. О. и должность работника, подписавшего командировочное удостоверение, даты фактического выбытия и фактического прибытия (что позволяло определить общий срок командировки сотрудника), расписку командированного сотрудника в получении командировочного удостоверения. При этом старая форма не содержала необходимой информации о месте командирования сотрудника (табл. 1).

Таблица 1. Реквизиты журналов выбытия (прежняя и новая формы)

3. Новый журнал прибытия включает в себя такую же информацию, что и прежний. Исключение составляет только должность прибывшего в командировку работника, которая теперь не должна указываться. Как и раньше, журнал прибытия фиксирует время пребывания физического лица в месте командирования (табл. 2).

Таблица 2. Реквизиты журналов прибытия (прежняя и новая формы)

Журналы выбытия и прибытия как косвенные доказательства

Журналы могут служить косвенным доказательством самого факта служебной командировки;источниками данных о географии служебных командировок, количестве поездок и командированных работников (в отношении своего персонала) или продолжительности командировок, количестве приезжавших специалистов, частоте деловых контактов (в отношении прибывших в организацию специалистов). Таким образом, эти документы могут использоваться, прежде всего, для статистического, управленческого и кадрового учета в организации.

Обратите внимание Журналы выбытия и прибытия не являются первичными учетными документами для целей бухгалтерского и налогового учета

Несмотря на то что в контексте ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»и ст. 313 НК РФ журналы выбытия и прибытия не являются первичными учетными документами для целей бухгалтерского и налогового учета, в случае возникновения налоговых споров они могут быть использованы (по запросу налоговых органов) в качестве косвенных доказательств при признании в налоговом учете организациями-сполнителями, подрядчиками и другими компаниями расходов по договорам возмездного оказания услуг, договорам подряда и прочим договорам, как в целом по сумме расходов, так и в части расходов на служебные командировки.

ООО «Импульс»(г. Москва) арендует квартиру в г. Тверь для проживания своих работников, направляемых в служебную командировку в филиал ООО «Импульс», находящийся в Твери. Понятно, что расходы на содержание арендованной квартиры (в частности оплата коммунальных услуг) должны осуществляться постоянно, а не только в те дни, когда в квартире живет командированный сотрудник. Да и договориться по поводу аренды квартиры сразу на длительный срок менее хлопотно и гораздо проще, чем урывками - на кратковременные периоды командировок сотрудников арендатора. Плата за аренду квартиры, а также за коммунальные платежи, исчисленные за то время, когда служебная квартира пустовала, в налоговом учете не признаются в расходах, так как эти затраты не удовлетворяют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Расходы на содержание арендованной квартиры в Твери (арендная плата, коммунальные платежи) ООО «Импульс»признает для целей исчисления налога на прибыль в составе других расходов, связанных с производством и реализацией (основание - налоговая учетная политика ООО «Импульс», п. 4 ст. 252 НК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ), но только в той доле расходов, которая приходится на период фактического проживания командированных работников в этой квартире, т. е. за период со дня прибытия сотрудника в место командировки (г. Тверь) и до дня его выбытия из места командировки (из г. Тверь). Это особенно важно, в т. ч. и в ситуациях, когда в период служебной командировки работники ООО «Импульс»возвращаются на выходные дни в Москву, а в понедельник снова уезжают в Тверь.

Таким образом, сумма ежемесячных расходов на содержание арендованной квартиры (арендная плата, коммунальные платежи) в Твери должна учитываться в расходах пропорционально количеству дней фактического использования арендуемой квартиры командированными сотрудниками ООО «Импульс», определяемому непосредственно на основании отметок в командировочных удостоверениях. Но, как показывает аудиторская практика, в случае возвращения работников в течение срока служебной командировки в Москву на выходные дни такие отметки в командировочном удостоверении не производятся, что само по себе является ошибкой.

Косвенным подтверждением фактического проживания командированных в Тверь сотрудников-москвичей будут также отметки в журнале выбытия ООО «Импульс», который ведется в головной организации, а также в журнале прибытия, который в данном случае нужно вести в филиале, находящемся в Твери. Именно такой подход к признанию в налоговом учете расходов на содержание арендованной для командированных работников квартиры является экономически обоснованным, соответствующим требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Да и действующая в настоящее время редакция абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ позволяет признавать расходы на содержание арендованной квартиры (арендная плата, коммунальные платежи) на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней командированных сотрудников во время командировки. Это могут быть следующие документы:

Без локального акта не обойтись

Порядок регистрации командированных работников работодателю целесообразно зафиксировать в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках ( приложение 1 ). Такой локальный нормативный акт, как правило, включает: правила направления сотрудников в служебные командировки, их документальное оформление и порядок компенсации командировочных расходов, принятые в организации с учетом специфики ее деятельности и финансовых возможностей (ст. 168 ТК РФ).

В случае если в связи с вступлением в силу Порядка учета требуется изменить утвержденный и действующий в организации порядок направления работников в служебные командировки, работодатель может издать соответствующий приказ ( приложение 2 ), которым в локальный нормативный акт будут внесены необходимые изменения и дополнения.

Порядок регистрации командированных работников может отражаться в соответствующем разделе графика документооборота ( приложение 3 ), являющегося одной из составных частей бухгалтерской учетной политики (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации»ПБУ 1 / 2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

Приложение 1. Пример оформления Положения о служебных командировках (фрагмент)

Правовые основы служебных командировок

Фрагмент работы

Однако следует понимать, что данный день относится к периоду командировки, оплачивается как командировочный, а не как явочный день и, соответственно, в табеле он также отмечается буквой К.

5. Оформление журналов регистрации командировок. Минздравсоцразвития России утвердило порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию по месту командировки. Приказом от 11.09.2009 N 739н утверждаются формы журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Согласно указанному нормативному акту работодатель или уполномоченное им лицо обязаны издать приказ о назначении ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за проставление отметок в командировочных удостоверениях. При этом работодатель обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления в установленном порядке.

Ответственным за ведение указанных журналов и за проставление отметок в командировочных удостоверениях может быть работник кадровой службы, бухгалтер или другое должностное лицо, которое в силу своих должностных обязанностей осуществляет контроль за направлением работников в командировки. Приказ о назначении ответственного лица составляется в произвольной форме и подписывается руководителем организации.

Глава 2. Нормативно-правовое регулирование положений о компенсации сумм по служебным командировкам.

Общие положения о возмещении расходов, связанных со служебной командировкой

При направлении в служебную командировку, как по территории России, так и за границу работнику гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с такой.

В состав этих расходов входят: расходы по проезду;расходы по найму жилого помещения;дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (п

Источники: www.kadrovik-praktik.ru, www.mbm.ru, economic24.ru, www.pro-personal.ru, bank.napishem.com