Порядок увольнения материально ответственного лица

ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! Уважаемые форумчане, перед созданием тем, пользуйтесь, пожалуйста, поиском. На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. "Давайте жить дружно!"(с).

Пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Материально ответственное лицо возмещает недостачу

Материально ответственное лицо возмещает недостачу

C 1 января года вступает в силу новый Закон о бухгал­терском учете № 402‑ФЗ (1), отменяющий поблажки для предприятий, работающих с применением упрощенной системы налого­обло­жения. Теперь «упрощенцы» бу­дут обязаны вести бухгалтерский учет на общих основаниях. В процессе постановки учетного процесса возникает множество вопросов о правильности освещения того или иного аспекта бухучета.

Один из этих вопросов касается порядка расчетов с собственными работниками, в частности, порядка расчетов по возмещению нанесенного компании материального ущерба.

Отражаем в книге доходов и расходов

В налоговом учете недостачи не подлежат учету при определении облагаемой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН. А порядок учета возникновения ущерба и возмещения достаточно прост: факт выявления недостач не являлся основанием для признания расхода, поскольку в перечне затрат, учитываемых при определении объекта налогообложения при применении УСНО (2), расходы в виде убытков от порчи, недостачи имущества не предусмотрены. При этом суммы, полученные от виновного лица в возмещение расходов, отражают в составе внереализационных доходов, поскольку данная обязанность фирмы предусмотрена законодательно (3).

Компания-«упрощенец» с объектом «доходы минус расходы» торгует в розницу сахаром. При проведении инвентаризации 30.10. обнаружена недостача в размере 10 кг.

Сахар приобретен по цене 20 руб./кг (без НДС). При этом потери в пределах естественной убыли составили 6 кг или 120 руб. Сверхнормативный убыток составил 4 кг или 80 руб.

На основании норм Налогового кодекса компания отнесла 120 руб. в материальные расходы (4). Сумму 80 руб. решено взыскать из зарплаты материально ответственного сотрудника и отразить во внереализационных доходах (5). Сумму удерживают единовременно в счет причиненного ущерба, поскольку она не превышает 20% зарплаты (6).

Отражаем в бухгалтерском учете

Теперь «упрощенец» обязан зафиксировать не только факт наличия доходов и расходов от спи­сания недостающих материаль­ных ценностей, но и другие аспекты хозяйственной жизни, а именно (7):

Все эти аспекты надо отражать путем двойной записи на бухгалтерских счетах, где по дебету счетов отражается прирост активов либо уменьшение размера капитала или суммы обязательств перед кредиторами. И, наоборот, по кредиту счетов отражается уменьшение активов либо прирост капитала или увеличение кредиторской задолженности.

Недостача товарно-матери­альных ценностей выявляется путем инвентаризации — сопоставления фактических остатков ТМЦ с учетными данными. С 1 января года порядок проведения инвентаризации компания устанавливает самостоятельно, если иное не установлено федеральными и отраслевыми стандартами.

При этом к федеральным стан­дартам новый закон о бух­учете со всей определенностью относит при­казы Министерства финан­сов РФ, определяющие по­рядок ве­дения бухгалтерского учета. Таким образом, до выхо­да каких-либо но­вых стандартов сохраняют свое дей­ствие Ме­тодические указа­ния по бухгалтерскому учету ма­те­ри­ально-про­­изводственных запасов (8) и По­ложение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской от­четности в Российской Фе­де­рации (9).

Указанными нормативными документами определены случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. К ним относятся:

Итак, предприятие провело инвентаризацию и выявило недостачу товарно‑материальных ценностей. Какие дальнейшие действия должно предпринять руководство?

Этап 1. Нормы естественной убыли

Необходимо установить, применимы ли к данному виду материальных ценностей нормы ес­тественной убыли. Естественная убыль — это величина безвозвратных потерь от недостачи и (или) порчи МПЗ, порядок расчета которой разрабатывается с учетом технологических условий их хранения и транспортировки, климатического и сезонного факторов. Указанные нормы разрабатываются отраслевыми министерствами и ведомствами.

Недостачи, не превышающие нормы естественной убыли, списываются на текущие расходы и отражаются по дебету счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции с кредитом 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 41 «Товары», 41 «Готовая продукция».

Суммы недостач, превышающие нормы естественной убыли, до установления виновных лиц отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счетов 10 «Материалы», 41 «Товары», 41 «Готовая продукция», 50 «Касса» и др.

В обоих случаях списание материальных ценностей осуществляется по их фактической себестоимости.

Этап 2. Устанавливаем виновное лицо

Необходимо установить виновное лицо. Как правило, ими оказываются работники, на которых согласно трудовому договору возложена ответственность за сохранность имущества. Порядок установления виновного лица, а также порядок взыскания ущерба регламентируется Трудовым кодексом.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях (10):

1) когда в соответствии с Трудовым кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому до­кументу;

3) умышленного причинения ущерба;

4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

6) причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государст­венную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяют по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета, с учетом степени износа этого имущества.

Прежде чем принять решение о возмещении ущерба конкретными сотрудниками, работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки создают комиссию с участием необходимых специалистов. Кроме того, работодатель должен истребовать письменное объяснение от материально ответственного лица для установления причины возникновения ущерба. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется акт об отказе (11).

Этап 3. Взыскание ущерба

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного сотрудником ущерба (12).

На основании распоряжения руководителя о возмещении недостачи виновным лицом бухгалтер делает в учете следующую запись по дебету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с кредитом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Таким образом, сумма недостачи в учете списывается и формируется задолженность работника по операциям, не связанным с расчетами по оплате труда.

Погашение задолженности работника может осуществляться двумя способами:

В случае если с момента выявления недостачи прошло более одного месяца или сумма недостачи превышает среднемесячный заработок сотрудника, а он при этом не согласен возмещать ущерб, то взыскание стоимости ущерба может осуществляться только через суд (13).

Суммы недостач, которые виновное лицо отказывается возмещать добровольно, не могут быть признаны в составе дебиторской задолженности, поэтому они подлежат списанию на прочие расходы (14). Что отражают по дебету 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции с кредитом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В случае если суд вынесет решение об отказе в удовлетворении требований о возмещении материально ответственным лицом нанесенного предприятию ущерба, бухгалтерские записи в учете не делают — расходы в бухгалтерском учете были признаны ранее, в момент получения отказа работника возместить убытки.

Если же суд удовлетворит требования работодателя и вынесет решение о взыскании с виновного лица суммы недостачи, то в учете операцию отражают по дебету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту 91 «Прочие доходы».

Если в ходе судебного процесса работник предприятия уволился, то расчеты по возмещению ущерба ведутся с применением счетов учета расчетов с прочими дебиторами и кредиторами: Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и Кредит 91 «Прочие доходы».

По мере погашения задолженности работника фирма отражает поступающие суммы возмещения убытков тем же способом, что и в ситуации с добровольным погашением задолженности по расчетам за нанесенный ущерб. Данная операция является завершающей в процессе учета недостач и сумм возмещения по ним.

Фирма применяет УСН с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов», и ведет бухгалтерский учет в полном объеме. Провели инвентаризацию и обнаружили недостачу товаров на сумму 11 000 руб. Недостача в пределах норм естественной убыли составила 1200 руб. сверх норм — 9800 руб. Она отнесена на виновного материально ответственного сотрудника. Предъявленную претензию он признал. Сумму сверх норм естественной убыли удерживают из зарплаты виновного.

Бухгалтер делает проводки:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41

– 11 000 руб. — отражена стоимость недостающих товаров;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 94

– 1200 руб. — списана недостача товаров в пределах норм естественной убыли;

ДЕБЕТ 73/2 КРЕДИТ 94

– 9800 руб. — сумма недостачи товаров сверх норм естественной убыли отнесена на виновное лицо;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73/2

– 9800 руб. — сумма недостачи удержана из заработной платы виновного сотрудника.

Материал опубликован в журнале «Актуальная бухгалтерия». Январь, г.

(1) Федеральный закон от 06.12. № 402‑ФЗ

(2) п. 1 ст. 346.16 НК РФ

(3) ст. 346.15, п. 3 ст. 250 НК РФ

(4) подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ

(5) ст. 346.15, п. 3 ст. 250 НК РФ

(6) ст. 138 ТК РФ

(7) Федеральный закон от 06.12. № 402‑ФЗ, письмо Минфина России от 26.03. № 03-11-06/2/46

(8) утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н

(9) утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н

(10) ст. 243 ТК РФ

(11) ст. 247 ТК РФ

(12), (13) ст. 248 ТК РФ

(14) п. 11 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н

Документальное оформление расходов ГСМ. Часть 2. Безналичный расчет.

Как правило, ГСМ в порядке безналичного расчета приобретают специализированные автотранспортные организации и организации, насчитывающие большое количество транспортных средств.

Прямая безналичная оплата - представляет собой оплату посредством, например, пластиковой карты, с помощью которой по факту отпуска топлива на счет АЗС денежные средства переводятся со счета покупателя.

Косвенная безналичная оплата отличается от прямой тем, что оплата нефтепродуктов производится пластиковыми картами, талонами и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества ГСМ.

Косвенная безналичная оплата

«Косвенная безналичная оплата - это форма оплаты за нефтепродукты на АЗС магнитными и чиповыми картами, талонами и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов».

Технические требований к электронным контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов за нефтепродукты и оказание услуг в сфере обеспечения нефтепродуктами п. 1.7 приложения N 3) (протокол от 10.11.1994 N 14)

Использование косвенной безналичной системы расчетов позволяет уменьшить расходы организации на бензин на 15-20 % за счет полного контроля над использованием средств на приобретение ГСМ.

Пожалуй, одной из самых распространенных форм приобретения ГСМ по безналичному расчету является приобретение ГСМ по талонам.

Топливный талон - это платежный документ, выпускаемый топливной компанией и/или владельцем сети АЗС и предназначенный для учета обязательств поставщика перед покупателем по отпуску топлива, а также для учета объема и ассортимента топлива, полученного покупателем на АЗС.

Рис. 1. Пример топливного талона.

Существуют два вида топливных талонов:

стоимостные (денежные);

литровые талоны.

Литровые талоны являются наиболее выгодными. Они фиксируют объемы приобретенного топлива в литрах, а не их стоимость в рублях, а следовательно, при любых колебаниях цен на рынке количество топлива, принадлежащего владельцу топливной карты, остается неизменным.

Если говорить о топливных пластиковых картах . то они подразделяются на:

карты с магнитной полосой;

смарт-карты, то есть карточки со встроенной микросхемой.

Топливная пластиковая карта (Oil Card) - это платежная небанковская карта с магнитной полосой или со встроенной микросхемой (микрочипом), выпускаемая топливной компанией и/или владельцем сети АЗС и предназначенная для учета обязательств поставщика перед покупателем по отпуску топлива, а также для учета объема и ассортимента топлива, полученного покупателем на АЗС.

Кроме того, топливные карты бывают:

нелимитированными . если на них вносится количество литров каждого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика нефтепродуктов, которое может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений. При этом покупатель может ограничивать слив топлива с нелимитированных карт суточным или месячным лимитом на основе заявки. При исчерпании объема топлива, установленного на нелимитированной карте, приостанавливается возможность получения топлива;

лимитированными . если на ней устанавливается единый суточный или месячный лимит (количество литров). По лимитированной карте покупатель может получать топливо разных видов, общее количество которого за сутки или месяц не может превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущие дни. Для изменения суточных или месячных лимитов, установленных на лимитированных картах, необходимо переформатирование на основе заявки установленного образца, передаваемой в офис поставщика топлива, в которой указывается величина новых лимитов. Например . устанавливается лимит - 30 литров/сутки АИ-92. В этом случае держатель карты может потребить за сутки (с 00:00 до 24:00) не более 30 литров единовременно или за несколько раз. Оплаченный объем будет уменьшен на сумму выбранных литров. Каждое начало суток дает возможность заправки установленного лимита в полном объеме.

Держателями топливных карт являются в основном юридические лица, которые заинтересованы в получении самой обширной информации по отпуску топлива в целях установления жесткого контроля за своими водителями - по какой карте, когда, сколько, на какую сумму, по какой цене, на какой АЗС, какой марки бензин и т.д. Получить такую нестандартную информацию в рамках стандартной платежной системы невозможно.

Одно из главных преимуществ использования топливных карт - возможность возмещения НДС по счетам-фактурам, что практически невозможно при приобретении бензина на АЗС за наличный расчет, поскольку счет-фактуру водителю в этом случае не выпишут, а без нее согласно требованиям п. 1 ст. 172 НК РФ и п. 2 ст. 170 НК РФ сумма НДС не может быть принята к вычету из налоговых обязательств организации и учтена в составе стоимости приобретенного бензина. Согласно подпункту 11 п. 1 ст. 264 НК РФ НДС по приобретенному за наличный расчет бензину также нельзя принять к вычету, так как вышеуказанная норма Кодекса касается затрат на содержание служебного транспорта, а не НДС.

Для приобретения талонов (карт) на ГСМ организация должна заключить договор с организацией, осуществляющей продажу ГСМ по талонам, перечислить этой организации авансовый платеж и получить талоны (карты) на ГСМ определенной марки. Поскольку в последнее время происходит частое изменение цен на ГСМ, их количество и цену целесообразно устанавливать не в самом договоре, а в приложениях к договору или в дополнительных соглашениях.

Поставка бензина производится посредством его выборки через колонки АЗС по топливному талону (карте). При этом право собственности на бензин переходит к организации в соответствии с условиями договора или в момент оплаты бензина и передачи топливной карты или в момент выборки бензина на АЗС. На дату перехода права собственности поставщик выставляет организации накладную и счет-фактуру.

Ежедневно диспетчер или уполномоченное лицо выписывает водителю путевой лист. В течение дня водитель заправляет машину, на АЗС ему выдают чек.

«…автозаправочные станции при безналичной оплате за отпуск нефтепродуктов (по талонам, платежным картам) в общеустановленном порядке должны пробивать кассовые чеки (без указания суммы продажи, но с указанием марки нефтепродукта и количества литров нефтепродукта) на контрольно-кассовой технике и выдавать их покупателям.

Кассовый чек, выданный при применении контрольно-кассовой техники, является документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, и составляется в момент совершения операции, как того требует Федеральный закон от 21 ноября 1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Из Письма Управления Министерства РФ по налогам

и сборам по городу Москве от 30.04.04 №29-12/29514

В конце дня водитель сдает путевой лист в диспетчерскую (или в бухгалтерию). Также в сроки установленные организацией водитель должен сдать в диспетчерскую (или в бухгалтерию) отчет держателя топливной карты с приложенными к нему чеками АЗС. Таким образом, по каждой машине (а соответственно, топливному талону (карте)) в течение месяца бухгалтерия собирает путевые листы и отчеты держателя топливной карты.

Кроме того, поставщик ежемесячно предоставляет организации акт о фактическом отпуске бензина по топливному талону (карте). Данный документ является одним из преимуществ расчетов по топливным талонам (картам), так как позволяет контролировать расход бензина и значительно упрощает работу бухгалтерии.

Бухгалтер сравнивает информацию в путевых листах с данными отчета поставщика. В случае возникновения отклонений между отчетом держателя топливной карты и отчета поставщика составляется акт сверки взаиморасчетов между организациями. В результате проводимой сверки может быть выявлено, что отклонения возникли:

по вине поставщика;

по вине держателя топливной карты (водителя), который отразил в отчете не все чеки АЗС. В случае, если первичные документы (чеки АЗС) были утеряны водителем, тогда организация вправе потребовать от водителя, возмещения стоимости бензина.

Особенностью документального оформления расчетов по топливным талонам (картам) является то, что подотчетным лицом не составляется авансовый отчет, так как при получении бензина на АЗС по топливной карте деньги через подотчетное лицо не проходят.

Авансовый отчет же применяется только для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы (Постановление Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной документации № АО-1 «Авансовый отчет»).

Учет талонов на ГСМ в организации должен быть поставлен таким образом, чтобы позволял получать информацию о талонах (картах), имеющихся в организации и выданных водителям под отчет, о марках топлива, отпускаемого по талонам, и другие данные.

Основанием для оприходования талонов на предприятии является накладная на отпуск топлива, получаемая от поставщика.

Учет талонов (карт) осуществляется материально-ответственным лицом, назначаемым приказом руководителя организации. Получение талонов (карт) обычно осуществляется самим материально-ответственным лицом. В случае если талоны на заправку топлива получают другие лица, то они обязаны в день получения этих талонов (карт) сдать их материально-ответственному лицу для их оприходования и хранения.

Материально-ответственное лицо, получившее на хранение талоны (карты), по требованию, подписанному руководителем и главным бухгалтером, выдает талоны (карты) специально назначенному работнику для выдачи водителям транспортных средств.

Талоны (карты) на право получения топлива выдаются водителям только по предъявлении ими путевого листа, на котором диспетчером или уполномоченным на то руководителем предприятия лицом в строке «Выдать горючее»записано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам (картам) согласно заданию и с учетом количества бензина в баках при выезде на линию.

Выдача талонов водителям осуществляется по ведомостям, в которых целесообразно указывать следующие данные:

фамилию, имя, отчество материально-ответственного лица;

фамилию, имя, отчество водителя;

марку автомобиля и его номер;

серии и номера талонов;

количество выданных талонов и их номинал в литрах и рублях.

На каждую марку ГСМ рекомендуется открывать отдельную ведомость на выдачу талонов, причем водители, получившие талоны, должны обязательно расписываться в ведомостях.

Повторная выдача талонов (карт) может производиться только после полного отчета за ранее выданные талоны.

При сменной организации работы материально-ответственных лиц на предприятии для учета движения ГСМ целесообразно использовать книгу учета талонов.

Книга учета талонов на топливо должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и главным бухгалтером предприятия и скреплена печатью. Записи в книге производятся ежедневно по документам, которые послужили основанием для оприходования и списания в расход талонов на ГСМ. Книгу следует разделить на отдельные разделы с тем, чтобы обеспечить аналитический учет движения топлива по маркам, по видам талонов в количественном и стоимостном выражении.

Если водители транспортных средств не использовали полученные талоны (карты), то по окончании работы они обязаны их сдать материально-ответственному лицу. Материально-ответственное лицо производит соответствующие записи в ведомости возврата талонов. В ведомости необходимо указывать следующие данные:

фамилию, имя, отчество материально-ответственного лица, принявшего талоны;

фамилию, имя, отчество водителя, сдавшего талоны;

марку и номер автомобиля;

количество возвращенных талонов и их номинал;

серии и номера талонов;

подпись водителя.

Наряду с книгой учета расхода топлива материально-ответственным лицом ведутся накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный месяц. Указанные ведомости принимаются работниками бухгалтерии после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомости работника предприятия, ведущего оперативный учет топлива, делается соответствующая отметка.

По окончании отчетного периода, устанавливаемого приказом руководителя организации материально-ответственное лицо на основании приходных и расходных документов составляет отчет о движении талонов и передает его в бухгалтерию. При этом в отчете должны открываться отдельные разделы по каждой марке ГСМ и по каждому виду талонов. На основании указанного отчета и соответствующих первичных документов талоны списываются с подотчета материально-ответственного лица.

На основании итоговых данных справки об учете расхода топлива за соответствующий месяц фактическая стоимость израсходованных ГСМ списывается на затраты производства.

Прямая безналичная оплата

Согласно Положению об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденному Центральным банком РФ от 24 декабря 2004 года №266-П (далее Положение №266-П), организации имеют право осуществлять свои расходы с использованием банковских карт.

Банковские (корпоративные) карты позволяют ее держателям проводить операции по счету юридического лица в пределах расходного лимита, установленного эмитентом 1. Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. Это не специализированные топливные, а обычные многофункциональные банковские пластиковые карты.

Если договор с банком заключает организация - юридическое лицо, то держателем банковской карты выступает физическое лицо, являющееся уполномоченным представителем юридического лица - клиента банка-эмитента, на которое в обслуживающем банке открыт банковский счет и чье название указано на лицевой стороне карты. Лицевая сторона банковской карты должна содержать имя должностного лица организации, ответственного пользователя, образец подписи которого проставляется на ее оборотной стороне. Кроме того, существуют банковские карты на предъявителя, (то есть карта без указания имени ответственного пользователя). При использовании такой банковской карты банком-эмитентом должно быть заключено дополнительное соглашение, в котором оговариваются все возможные места оплаты по данной карте.

Карта не может быть передана ее законным держателем для использования третьему лицу. Использование или попытка использования карты на чужое имя, поддельной карты, является незаконной операцией.

В соответствии с Положением №266-П при расчетах платежной картой составляется документ по операции с использованием платежной карты. Данный документ является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и служит подтверждением их совершения.

При составлении документа по операциям с использованием платежной карты могут использоваться аналоги собственноручной подписи. Использование таких аналогов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и договором между кредитной организацией и клиентом.

Документ по операциям с использованием платежной карты должен содержать следующие обязательные реквизиты:

идентификатор банкомата, электронного терминала, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт;

вид и дату совершения операции;сумму операции;

валюту операции;

сумму комиссии (если имеет место);

код авторизации;реквизиты платежной карты.

Если документ составлен на бумажном носителе, он дополнительно должен содержать подпись держателя платежной карты, подпись кассира, осуществившего операции по приему и выдаче наличных денежных средств.

Общие правила документооборота при расчетах по операциям с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление на бумажном носителе слипов 2. квитанций электронных терминалов, квитанций банкоматов. Слип должен быть собственноручно подписан держателем банковской карты.

Слипы и квитанции фиксируют только факт совершения операции с использованием банковской карты. Фактическое же списание денежных средств со счета юридического лица подтверждается банковской выпиской по специальному карточному счету. При этом, как правило, имеется определенный отрезок времени между датой списания денежных средств и датой совершения операции, указанной в слипе, ведь фактическое списание денежных средств со счета обычно производится на несколько дней позже.

________________________________________________________

В статьях были использованы материалы следующих источников:

Постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

Как оформить выявленный ущерб

Опубликовано 21.06. | Автор: Ольга

Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, которые исчисляются исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухучета (с учетом степени износа этого имущества). Такой порядок приведен в ст. 246 ТК РФ. Но на практике возникают проблемы с документальным подтверждением рыночных цен, поэтому размер ущерба организации часто определяют по балансовой стоимости имущества. При расчете суммы ущерба, конечно, не учитываются недостачи в пределах норм естественной убыли.

Нередко при нанесении материального вреда нельзя определить точную дату этого события. В абз. 2 п. 13 Постановления Пленума ВС РФ N 52 указано, что, если невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить его размер на день обнаружения.

Размер затрат на обучение, которые работник обязан возместить в случае увольнения без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении за счет средств работодателя, исчисляется пропорционально фактически не отработанному после окончания обучения времени, если иное не указано в договоре (ст. 249 ТК РФ).

Как оформить выявленный ущерб

Чтобы определить размер ущерба и выяснить причины его возникновения, работодатель до принятия решения о возмещении ущерба конкретным сотрудником должен провести проверку, для чего может создаваться соответствующая комиссия. Данная обязанность работодателя установлена ст. 247 ТК РФ. Для выяснения причины возникновения ущерба с работника обязательно запрашивается письменное объяснение (ст. 247 ТК РФ). В какой срок должно быть представлено объяснение, в ТК РФ не сказано. Целесообразнее запросить его сразу после обнаружения ущерба или во время проверки. Если работник такое объяснение не представил (уклонился или отказался), придется составить соответствующий акт.

Обратите внимание: проведение указанной выше проверки обязательно. Если она не проведена, суд может признать отсутствие причинно-следственной связи между действиями (бездействием) работника и наступившими последствиями в виде ущерба (Постановление Президиума Московского городского суда от 30.08.2007 по делу N 44г-595).

В случае выявления фактов хищения, злоупотребления или порчи обязательно проводится инвентаризация имущества. Это предусмотрено п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). Кроме того, инвентаризация проводится при назначении и смене материально ответственных лиц (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. п. 1.5 и 1.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49).

По результатам проведенной комиссией проверки составляется документ, фиксирующий:

- факт причинения прямого действительного ущерба;

- причины возникновения и размер ущерба;

- сумму ущерба, которая будет предъявлена к возмещению работнику;

- отсутствие (наличие) обстоятельств, исключающих материальную ответственность;

- противоправность действия (бездействия) сотрудника;

- вину работника в причинении ущерба;

- причинно-следственную связь между действиями (бездействием) виновного лица и ущербом.

В зависимости от ситуации оформляются акт инвентаризации, дефектная ведомость и др. В свою очередь работник имеет право ознакомиться со всеми материалами проверки и, конечно, обжаловать ее результаты (ст. 247 ТК РФ).

Мнение эксперта. О.Е. Черевадская, директор по аудиту ЗАО "Финансовый Контроль и Аудит":

"Для целей налогового учета сумма возмещения ущерба, причитающаяся к получению от виновного работника, полностью включается в состав внереализационных доходов на дату ее признания виновным работником (п. 3 ст. 250 и пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ). Причем дата признания дохода зависит от размера нанесенного ущерба и способа его взыскания. Ущерб в размере среднемесячного заработка признается на дату издания руководителем приказа о взыскании с работника ущерба. Ущерб в размере, превышающем средний месячный заработок, учитывается во внереализационных доходах:

- на дату подписания соглашения о добровольном возмещении ущерба вне зависимости от способа погашения задолженности (полностью или в рассрочку);

- дату вступления в силу законного решения суда о взыскании ущерба".

Налог на прибыль

Расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, являются внереализационными расходами (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть подтвержден документально уполномоченным органом государственной власти. Суммы нанесенного работником ущерба списываются на расходы, в том числе и в ситуации отказа суда во взыскании ущерба.

Возмещаемый работником ущерб относится к внереализационным доходам (п. 3 ст. 250 НК РФ). Исходя из нормы пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ, момент признания данного дохода (при методе начисления) не должен зависеть от его фактического получения. Следовательно, таким моментом может считаться одна из следующих дат:

- дата вступления в законную силу решения суда о взыскании ущерба;

- вынесения распоряжения о взыскании с сотрудника суммы ущерба;

- признания работником суммы ущерба (письменного обязательства или соглашения о добровольном возмещении соответствующих сумм).

Вместе с тем НК РФ не содержит прямого указания на включение в расходы сумм причиненного ущерба в случае, когда виновник установлен. Однако на этот счет есть разъяснения Минфина России (Письма от 21.06.2007 N 03-03-06/1/163 и от 17.04.2007 N 03-03-06/1/245), согласно которым при признании дохода на сумму возмещаемого ущерба можно признать и расходы, связанные с приобретением утраченного имущества, в не учтенной ранее части.

Если же организация отказалась от взыскания ущерба с виновного сотрудника, то прощенная работодателем сумма недостачи не учитывается в расходах на основании пп. 5 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса, поскольку в данном случае организация приняла такое решение добровольно. Как следствие, указанные затраты не являются экономически обоснованными (ст. 252 НК РФ).

Что касается затрат организации по оплате ущерба, нанесенного работником третьим лицам, то они на первый взгляд могут быть учтены в составе внереализационных расходов на основании пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ как расходы на возмещение причиненного ущерба. Тем более что условия о необходимости взыскания уплаченных сумм с виновника данный подпункт не содержит. Этой позиции придерживаются некоторые арбитражные суды (Постановления ФАС Уральского округа от 13.03.2009 N Ф09-1303/09-С2 по делу N А60-12513/2008-С6, ФАС Западно-Сибирского округа от 03.07.2007 N Ф04-4416/2007(35835-А46-37) по делу N А46-2113/2006, ФАС Северо-Западного округа от 29.06.2006 по делу N А26-12124/2005-217 и ФАС Центрального округа от 31.08.2005 N А48-1003/05-19).

Минфин России в Письмах от 24.07.2007 N 03-03-06/1/519 и от 09.04.2007 N 03-03-06/2/66 высказывал противоположное мнение. Расходы организации по возмещению ущерба, причиненного сотрудником третьему лицу, которые работодатель имел возможность взыскать с виновника, но не сделал этого или взыскал не в полном объеме, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Обоснование - такие затраты противоречат требованиям ст. 252 НК РФ. Такая же позиция отражена в Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А72-1830/07. Арбитражный суд решил, что налогоплательщик не доказал отсутствие возможности компенсации убытков за счет виновных лиц. Кроме того, Минфин России в Письме от 09.04.2007 N 03-03-06/2/66 относительно применения в данной ситуации положений пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ пояснил следующее. В этом подпункте идет речь о расходах самой организации в виде штрафных санкций за нарушение договорных обязательств, уплаченных контрагенту добровольно или по решению суда, включая расходы на возмещение в связи с этим ущерба. Вместе с тем впоследствии в Письме от 16.10.2009 N 03-03-06/1/668, рассматривая ситуацию с возмещением ущерба, причиненного работником в ДТП с участием автомобиля, принадлежащего организации-работодателю, Минфин России согласился с признанием таких расходов в налоговом учете. В данном случае было учтено то обстоятельство, что согласно п. 1 ст. 1079 ГК РФ именно собственник транспортного средства (организация) признается обязанным лицом по возмещению вреда, причиненного этим источником повышенной опасности. Но сразу же отметим, что в указанном Письме было изначально оговорено, что работодатель в порядке регресса через суд взыскал с работника сумму возмещения ущерба. То есть в данной ситуации у организации присутствовал и доход, и связанный с ним расход.

Мнение эксперта. О.Е. Черевадская, директор по аудиту ЗАО "Финансовый Контроль и Аудит":

"Гражданское законодательство предусматривает ответственность организации за вред, причиненный ее работником. Так, согласно п. 1 ст. 1068 ГК РФ юридическое лицо обязано возместить вред, причиненный его работником при исполнении трудовых (служебных, должностных) обязанностей.

В п. 1 ст. 1081 ГК РФ указано, что лицо, возместившее вред, причиненный другим лицом (работником при исполнении им служебных, должностных или иных трудовых обязанностей, лицом, управляющим транспортным средством, и др.), имеет право обратного требования (регресса) к этому лицу в размере выплаченного возмещения, если иной размер не установлен законом. При этом работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Но в то же время трудовым законодательством за работодателем закреплено право на отказ от взыскания ущерба с работника (ст. 240 ТК РФ).

Отмечу, что вопрос о признании в целях налогообложения прибыли затрат, связанных с возмещением ущерба третьим лицам, не покрытых работником - виновником ущерба, в настоящее время не урегулирован. Например, Минфин России считает, что расходы организации-работодателя по возмещению ущерба, причиненного контрагенту, не покрытые сотрудником организации, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, поскольку не соответствуют требованиям ст. 252 НК РФ (Письма Минфина России от 24.07.2007 N 03-03-06/1/519 и от 09.04.2007 N 03-03-06/2/66).

В то же время имеется арбитражная практика, которая не поддерживает указанную позицию Минфина России. Так, ФАС Уральского округа в Постановлении от 13.03.2009 N Ф09-1303/09-С2 указал, что норма пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ не ставит право на включение затрат по возмещению ущерба, причиненного работником организации третьим лицам, в состав внереализационных расходов в зависимость от использования возможности их последующего взыскания. Кроме того, суд указал, что использование права на подачу регрессного иска зависит исключительно от волеизъявления сторон. Аналогичные положения содержатся и в Постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 03.07.2007 N Ф04-4416/2007(35835-А46-37) по делу N А46-2113/2006 и ФАС Северо-Западного округа от 29.06.2006 по делу N А26-12124/2005-217. В указанных Постановлениях суды отмечали, что главным условием включения затрат по возмещению ущерба, причиненного работником организации третьим лицам, в состав внереализационных расходов на основании пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ является вступивший в законную силу судебный акт, которым определен размер ущерба. Следовательно, подобные затраты являются экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, при принятии организациями решения о включении затрат по возмещению ущерба, причиненного их работниками третьим лицам, в состав внереализационных расходов необходимо готовиться к судебным разбирательствам".

Учитывая противоположность и неоднозначность мнений по вопросу обоснованности списания затрат по оплате третьим лицам сумм ущерба, не взысканного с виновного работника, налогоплательщику нужно быть готовым к возможности предъявления претензий со стороны налоговых органов в подобных ситуациях.

Примечание. Предполагаемые изменения в порядке исчисления налога на добавленную стоимость

Советом Федерации одобрен проект федерального закона о внесении изменений в гл. 21 части второй НК РФ. Предлагается расширить список хозяйственных ситуаций, в которых ранее принятые к вычету суммы НДС подлежат восстановлению. Кроме прочего, такое восстановление предусматривается производить при выбытии товаров (в том числе основных средств) вследствие хищения, недостачи, выявленных в ходе инвентаризации. Причем восстановленные суммы налога не должны включаться в расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций (налога на доходы физических лиц).

Налог на добавленную стоимость

Суммы ущерба, возмещаемые работником организации-работодателю, в налоговую базу по НДС не включаются как средства, не связанные с оплатой реализованных товаров (работ, услуг). В связи с этим возникает вопрос о необходимости восстановления ранее принятых к вычету сумм НДС, приходящихся на стоимость недостач. На этот счет существует две противоположные точки зрения. Первая заключается в том, что восстанавливать налог не нужно, поскольку в п. 3 ст. 170 НК РФ не предусмотрена такая обязанность для рассматриваемой ситуации.

Аналогичной позиции придерживаются суды, следуя разъяснениям ВАС РФ, приведенным в Решении от 23.10.2006 N 10652/06 (Определения ВАС РФ от 21.10.2009 N ВАС-13771/09, от 31.10.2008 N 13946/08 и от 28.04.2008 N 5629/08, а также Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 31.07.2009 по делу N А53-426/2009, от 26.03.2009 по делу N А32-2476/2008-45/42, ФАС Московского округа от 13.01.2009 N КА-А40/12259-08 по делу N А40-1983/08-115-7, ФАС Центрального округа от 27.05.2008 по делу N А08-10126/06-20, ФАС Волго-Вятского округа от 28.04.2008 по делу N А82-15724/2004-37, ФАС Дальневосточного округа от 20.02.2008 N Ф03-А73/08-2/180 по делу N А73-1635/2007-85 и др.).

Противоположная позиция заключается в необходимости восстанавливать НДС, поскольку выбытие имущества по причинам, не связанным с реализацией или безвозмездной передачей, объектом обложения НДС не является. При этом производить такое восстановление нужно в том налоговом периоде, в котором недостающие товары списываются с учета в установленном порядке. Такой же позиции придерживается Минфин России (Письма от 19.05. N 03-07-11/186, от 15.05.2008 N 03-07-11/194, от 01.11.2007 N 03-07-15/175 и от 31.07.2006 N 03-04-11/132) и некоторые арбитражные суды (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 28.04.2006 N Ф08-1521/2006-644А по делу N А53-13312/2005-С6-22, Девятого арбитражного апелляционного суда от 22.04.2005 по делу N 09АП-2794/05-АК, ФАС Московского округа от 03.03.2005 N КА-А41/839-05 и ФАС Уральского округа от 12.11.2003 N Ф09-3784/03-АК). Обратите внимание: данная арбитражная практика сформировалась до принятия ВАС РФ Решения от 23.10.2006 N 10652/06.

Тем не менее в случае принятия налогоплательщиком в подобных ситуациях решения не восстанавливать НДС нужно быть готовым к тому, что со стороны налоговых органов наверняка возникнут претензии.

Мнение эксперта. О.Е. Черевадская, директор по аудиту ЗАО "Финансовый Контроль и Аудит":

"В соответствии со ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить. При этом экономическая выгода для целей исчисления НДФЛ определяется согласно нормам гл. 23 Налогового кодекса. Общий порядок формирования налоговой базы по НДФЛ установлен ст. 210 НК РФ. При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые могут быть получены им как в денежной, так и натуральной форме, а также в виде материальной выгоды. Особенности определения налоговой базы от доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды установлены в ст. ст. 211 и 212 НК РФ соответственно. Причем перечень доходов, перечисленных в указанных статьях, является исчерпывающим и не может быть расширен.

Замечу, что нормами гл. 23 НК РФ не предусмотрен такой вид доходов физических лиц, как доход, полученный в результате отказа работодателя от взыскания с работника суммы возмещения нанесенного им ущерба. Поэтому по общему правилу налоговой базы в целях исчисления НДФЛ в данном случае не возникает. Но перед тем как принять решение не исчислять НДФЛ с сумм невозмещенного ущерба, организации следует проанализировать каждый такой случай.

Например, при отказе от взыскания сумм ущерба с работника, нанесшего урон третьей стороне, надо исходить из следующего. При нанесении ущерба третьей стороне организация выплачивает возмещение на основании вступившего в силу решения суда. В данной ситуации ущерб оплачивается исходя из норм ГК РФ не за работника, а за само предприятие, которое является, например, владельцем транспортного средства - источника повышенной опасности. То есть лицом, обязанным возместить причиненный ущерб, является работодатель. Поэтому выплачиваемые суммы не могут являться выгодой сотрудника. В связи с этим суммы невозмещенного работником ущерба, нанесенного третьему лицу, по причине отказа работодателя от взыскания сумм ущерба не облагаются НДФЛ. Указанная позиция находит подтверждение в арбитражной практике (Постановления ФАС Московского округа от 15.03.2006, 09.03.2006 N КА-А40/1434-06 и Девятого арбитражного апелляционного суда от 12.12.2005, 19.12.2005 N 09АП-14002/05-АК)".

Бухгалтерский учет

Недостача имущества в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения, сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества списываются на финансовые результаты (пп. "б" п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ).

Суммы недостач и порчи материально-производственных запасов списываются со счетов их учета по фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к данному МПЗ. Основание - пп. "б" п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее - Методические указания). При этом недостача МПЗ в пределах норм естественной убыли определяется после зачета недостач излишками по пересортице (за определенный период у конкретного лица в отношении запасов одного наименования в тождественных количествах). Если после зачета по пересортице все же выявлена недостача МПЗ, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию материальных ценностей, по которому установлена недостача. В отсутствие норм убыль рассматривается как недостача сверх норм (п. 30 Методических указаний). При порче МПЗ, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния с уменьшением на эту сумму потерь от порчи (п. 29 Методических указаний).

При допущении по вине работника брака он может быть привлечен к материальной ответственности в размере прямого действительного ущерба как в виде расходов (включая общепроизводственные расходы) на исправление брака, так и расходов, понесенных до момента возникновения неисправимого брака за вычетом стоимости забракованной продукции по цене ее возможного использования.

Отметим, что в случае восстановления сумм НДС, приходящихся на стоимость недостающих ценностей, с работника целесообразно взыскать не только стоимость утраченного имущества, но и соответствующую сумму налога.

Пример 3. ООО "Альфа" в марте г. при смене материально ответственного лица провело инвентаризацию, в результате которой выявлена недостача ноутбука. Его остаточная стоимость в налоговом и бухгалтерском учете - 32 000 руб. Работодатель принял решение о взыскании с виновного работника - материально ответственного лица ущерба в размере остаточной стоимости ноутбука. Работник в апреле г. признал свою вину и добровольно возместил организации ущерб в полной сумме.

В налоговом учете ООО "Альфа" (применяющее метод начисления) в апреле г. отразило внереализационный расход и внереализационный доход в сумме 32 000 руб.

Кроме того, организация во избежание споров с налоговыми органами решила восстановить НДС с остаточной стоимости данного основного средства, сумма налога составила 5760 руб. (32 000 руб. x 18%).

В бухгалтерском учете ООО "Альфа" в марте г. отразило выявленную недостачу и восстановленный НДС такими записями:

Дебет 94 Кредит 01

- 32 000 руб. - списана остаточная стоимость ноутбука;

Дебет 94 Кредит 68

- 5760 руб. - восстановлена и отнесена на потери сумма НДС, приходящаяся на остаточную стоимость ноутбука;

Источники: www.kadrovik-praktik.ru, aktbuh.ru, sike.ru