Это примерное пошаговое руководство как восстановить или организовать работу архива организации с нуля . если работа не проводилась надлежащим образом или совсем не велась. Итак, инструкция составлена просто и доступно – что же нужно делать, если вам поручили ведение ведомственного архива, а вы даже не знаете с чего начать.
Нормативно-методическая база для организации работы ведомственного архива
Без нормативно-методических документов в области архивного дела вам не обойтись. Посмотрите список с комментариями по их использованию – это минимальный набор нормативных документов, который должен быть у вас под рукой в ведомственном архиве, даже если вы планируете проводить обработку документов с привлечением сторонних специалистов.
Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива (будет передавать туда свои документы на постоянного хранение), то вы имеете возможность общаться с куратором этого архивного учреждения, у которого можно будет консультироваться и узнать много полезного.
Чаще всего в организации архив входит в состав службы делопроизводства (общий отдел, канцелярия, секретариат и т.п.). Если объем документов большой, то ведомственный архив может быть организован как самостоятельное структурное подразделение.
Работа ведется на основании положения об архиве организации. Если таковое отсутствует, то естественно его необходимо разработать на основании примерного положения об архиве, утвержденного приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176. Для простоты возьмите за основу приведенный здесь образец.
В должностной инструкции ответственного за архив организации должны быть указаны виды проводимых им работ, его права и обязанности.
Для хранения архивных документов в организациях обычно используют приспособленное помещение, отвечающее нормативным требованиям. В маленьких организациях, где образуется немного дел в год, рассмотрите вариант хранения архивных документов непосредственно в помещении службы делопроизводства, но в металлическом запирающемся шкафу с возможностью его опечатывания.
Учетные документы архива организации
Если архив организовывается не с нуля, то посмотрите какие учетные документы уже имеются в наличии в архиве организации. И вам в любом случае следует понять, какие вообще установленные формы должны вестись для учета документов в архиве организации в соответствии с существующими нормативными требованиями. На данном ресурсе уже имеется полезная статья на эту тему.
Если обнаружили дело фонда и описи дел, то это хорошо. Изучите их, это поможет понять состав архивных документов и определить их количество. В ведомственном архиве для организации работы вам так же будут необходимы номенклатуры дел за последние годы.
Состав документов архива организации
В архив организации на основании положения о нем обычно поступают документы, законченные делопроизводством:
постоянного хранения – в основном только для передающих организаций свои документы на государственное хранение, у остальных организаций могут отсутствовать, т.к. пользуются правом установить срок «10 лет» и больше, часто применяют «до ликвидации организации» вместо «постоянно» по типовому перечню документов,
по личному составу,
временного хранения (>10 лет) – в случае их наличия в организации,
временного хранения (<10 лет) – передаются в архив редко и только по решению руководителя организации, например, из-за нехватки места для хранения в структурных подразделениях организации.
Проверка наличия и состояния дел в архиве организации
В случае если вы принимаете дела от кого-то, то составляется акт приема-передачи дел при смене ответственного за архив, в котором оформляется прием-передача архивных документов, справочного аппарата к ним (описи дел, дело фонда и т.д.), помещения архива и его оборудование.
И если в архиве находятся на хранении документы (не создаваемый с нуля ведомственный архив), то необходимо провести проверку наличия и состояния имеющихся дел с целью определения соответствия их количества и состава по учетным формам фактическому их наличию. Иными словами сравнивают описание на обложке дела с описанием в архивных описях. Если одинаковое – хорошо, если выявили различия – потом надо устранять. Данная проверка оформляется составлением акта установленной формы. Эти два акта вы поместите в дело фонда.
План работы архива организации
Время начать составлять план работы ведомственного архива. Рассмотрим, что можно или даже нужно включить в него.
В случае необходимости запланируйте восстановление учетных документов. В первую очередь речь идет об описях дел. Если их нет совсем, то заведите. Для упорядоченных документов организаций, передающих их на государственное хранение, описи дел будут в госархиве, таким образом, вы сможете сделать копию для себя.
Определите какие документы предстоит упорядочить (обработать), какие следует уничтожить вследствие истечения сроков их хранения. Для этих целей изучите номенклатуру дел организации.
Согласно существующим нормам не позже чем через три года после завершения делопроизводством документы постоянного хранения, временного хранения (>10 лет) и по личному составу подлежат полному оформлению (с подшивкой в твердую обложку). Научно-техническая обработка документов трудоемкая и требует определенных навыков, поэтому может вестись как работниками самой организации, так и с привлечением сторонних специалистов с заключением договора об оказании соответствующих услуг.
Составьте график приема дел в архив организации от структурных подразделений, который нужно согласовать с начальниками структурных подразделений.
Если организация передает документы на государственное хранение, то проконсультируйтесь с куратором госархива по этому вопросу (о сроках, порядке передачи и т.д.).
Организация использования документов ведомственного архива
Вы также должны будете организовать использование документов архива организации в случае практической необходимости. Сотрудникам организации выдается на основании заявки дело на срок не более 30 дней, потом еще можно продлить на 30 дней. Существует специальная форма – книга выдачи дел из хранилища. где проставляются подписи о получении, затем о возвращении каждого дела. При этом вместо выдаваемого архивного дела должна помещаться карта-заместитель. в реальности при малом объеме использования документов архива последним требованием пренебрегают.
Я настоятельно рекомендую вам оформлять выдачу архивных дел только по книге выдачи дел из хранилища с обязательной росписью о получении каждого дела. Посторонних не допускать к архивным делам и никогда не забывать, что вы несете персональную ответственность за сохранность дел.
Как могут появиться неприятности. Если попросили посмотреть дело и вскоре вернули без выноса его из помещения архива организации, то ничего страшного, можно обойтись без лишней бюрократии (не отмечать в книге). Иной вариант: «Я только пойду сделать копию одного листа и тут же верну дело». Потом что-нибудь срочное, затем другое. И через два дня вам просто не вспомнить, у кого искать исчезнувшее дело, которое вдруг стало таким нужным для руководства.
Работник архива должен иметь достаточную квалификацию, чтобы выполнять:
проверку в структурных подразделениях формирования и оформления дел и состояния хранения документов (с составлением справки или докладной записки на имя руководителя),
оказывать помощь работникам структурных подразделений организации в работе с документами,
участвовать в составлении номенклатуры дел организации и в случае необходимости в разработке нормативно-методических документов по архивному делу и делопроизводству.
В завершении я могу сделать вывод на основании более чем десятилетнего опыта работы со многими ведомственными архивами: если не вы, то больше некому, похоже в вашей организации все равно никто кроме вас лучше не разбирается в области архивного дела.
Делопроизводитель (ответственный за регистрацию документов)
2.4. Направление докладных записок в соответствии с поручениями и
резолюциями руководства.
3.1. Вносить на рассмотрение заведующего канцелярией (начальника
отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению
деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
3.2. Не принимать от исполнителей исходящие документы, оформленные
Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, несет
ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
Основные правила работы ведомственных архивов
СПИСОК НОРМАТИВНО - МЕТОДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ <*>
<*>В список включена основная действующая нормативно - методическая литература, которая может быть использована в работе ведомственных архивов с учетом требований, изложенных в настоящих Правилах.
1. Закон СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры". - Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, N 44, ст. 628.
2. Постановление Верховного Совета СССР "О порядке введения в действие Закона СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры". - Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, N 44, ст. 629.
3. Указ Президиума Верховного Совета "Об административной ответственности за нарушение правил охраны и использования памятников истории и культуры". - Ведомости Верховного Совета СССР, 1977, N 8, ст. 141.
4. Постановление Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274 "Об утверждении "Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР". - СП СССР, 1980, N 10, ст. 71.
5. Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов и формуляр - образец. ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.
6. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования. ГОСТ 17914-72.
7. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-83.
8. Хранение документов в фондах библиотек и органов научно - технической информации. Общие требования. ГОСТ 7.50-84.
9. Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования. ОСТ 55.6-85.
10. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. М. 1974.
11. Основные правила работы государственных архивов СССР. М. 1984.
12. Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М. 1980.
13. Правила работы с научно - технической документацией в организациях и на предприятиях СССР. М. 1984.
14. Правила издания исторических документов в СССР. М. 1969.
15. Унифицированная система организационно - распорядительной документации: Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М. 1981.
16. Перечень документальных материалов со сроками хранения до 5 лет, подлежащих уничтожению без утверждения архивными органами (учреждениями). М. 1961.
17. Перечень документальных материалов по личному составу государственных, общественных и кооперативных учреждений, организаций и предприятий СССР с указанием сроков хранения материалов. М. 1963.
18. Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения материалов. М. 1967.
19. Перечень научно - технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР. М. 1969.
20. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М. 1973.
21. Перечень документов, образующихся в деятельности научно - исследовательских и проектных организаций. М. 1978.
22. Типовое положение об архиве учреждения. М. 1965.
23. Типовое положение об объединенном ведомственном архиве. М. 1969.
24. Типовые нормы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. М. НИИТруда, 1972.
25. Примерное положение об объединенном архиве промышленного, производственного и научно - производственного объединения. М. 1977.
26. Типовые нормы времени на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах. М. 1977.
27. Типовые положения о постоянно действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) СССР и союзной республики и о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения. М. 1977.
28. Типовое положение об экспертно - проверочной комиссии (ЭПК) архивного управления - отдела автономной республики, края, области. М. 1978.
29. Типовое положение о Центральной экспертно - проверочной комиссии (ЦЭПК) главного архивного - архивного управления союзной республики. М. 1979.
30. Положение о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов. М. 1980.
31. Типовое положение о центральном архиве министерства, ведомства, центрального органа общественной организации. М. 1983. (Приказ Главархива СССР от 25.04.83 N 114).
32. Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов. М. 1980.
33. Методические указания по осуществлению контроля за постановкой документальной части делопроизводства архивными учреждениями в ведомствах, учреждениях, организациях и на предприятиях. М. 1963.
34. Рекомендации по улучшению контроля вышестоящих учреждений за состоянием архивов и делопроизводства в подведомственных учреждениях, организациях и на предприятиях: Методическое пособие. М. 1965.
35. Рекомендации по организации и проведению общественных смотров постановки делопроизводства и архивов учреждений, организаций и предприятий. М. 1966.
36. Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел: Методическое пособие. М. 1966.
37. Рекомендации по созданию объединенных ведомственных архивов и комплектованию их документальными материалами. М. 1968 (Главархив СССР).
38. Методические рекомендации по комплектованию Государственного архивного фонда СССР документальными материалами личных фондов. М. 1969.
39. Организация работы архивных учреждений с ведомственными архивами: Методическое пособие. М. 1969.
40. Методические рекомендации по научно - технической обработке документов личного происхождения. М. 1971.
41. Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов по личному составу. М. 1976.
42. Методические указания по внедрению и применению государственных стандартов на организационно - распорядительную документацию (ГОСТ 6.15.1-75;ГОСТ 6.38-72;ГОСТ 6.39-72) в архивных учреждениях. М. 1981.
43. Методические рекомендации по внедрению и ведению унифицированной системы организационно - распорядительной документации (УСОРД) в организациях, учреждениях и на предприятиях. М. 1982.
44. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах. М. 1983.
Может ли быть назначено ответственным за хранение учет и выдачу трудовых книжек лицо не являющееся работником организации 26
Вопрос
Может ли быть назначено ответственным за хранение учет и выдачу трудовых книжек лицо не являющееся работником организации?
Ответ эксперта
Из системного анализа норм трудового законодательства, а также судебной практики (не встретилось ни одного судебного решения, в котором бы упоминалось, что ответственное за хранение трудовых книжек лицо не является сотрудником организации) следует, что возложить обязанности по хранению трудовых книжек можно только на сотрудника.
То есть трудовым законодательством не предусмотрена возможность назначить ответственным за хранение, учет и выдачу трудовых книжек лицо, не являющееся работником организации. Поэтому, если работодатель назначает ответственным другое лицо, то ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ будет применении все равно к работодателю в случае нарушения порядка хранения, учета и выдачи трудовых книжек.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры».
Рекомендация: Как учитывать и хранить трудовые книжки
"Учет трудовых книжек (161,109)
Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения* (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них - приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от10 октября 2003 г. № 69).
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.
Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Ответственность за отсутствие учета (161,50868)
За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.
Размер штрафа составляет:
для должностных лиц (например, руководителя организации) от 1000 до 5000 руб.;
для организации от 30 000 до 50 000 руб.
Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ ).
Как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати (131,58)
Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пломбу изготовить просто. Выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки. Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки и поставьте на нее обычную круглую печать организации или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку. И не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом поставьте подпись и дату.
Хранение трудовых книжек (161,111)
Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет - то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.
По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме*.
Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Пример выдачи под отчет бланков трудовых книжек и оформления отчета о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши
19 октября руководителю отдела кадров Е.Э. Громовой на основании заявки были выданы под отчет:
бланк трудовой книжки;
вкладыш в трудовую книжку.
21 октября Громова представила в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши.
Кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек (131,60)
В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольшой организации из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя организации в свободной форме* (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если поручить ведение книжек некому, то ответственным за учет считается руководитель организации*.
При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями - с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны - сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.
Нужно ли ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек (131,3130)
Нет, не нужно.
Трудовое законодательство не предусматривает ежегодного переиздания приказа о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Ответственное лицо исполняет эти обязанности до момента отмены соответствующего поручения либо прекращения трудовых отношений (ст. 8, 57, 72 ТК РФ ).
Таким образом, ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, нет необходимости«.
* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.
24.06.
С уважением, Валентина Яковлева,
ведущий эксперт ЮСС «Система Юрист»
Ответ утвержден Викторией Рыбалкиной,
руководителем Горячей линии ЮСС «Система Юрист»
Административные регламенгты - архив
№ 10 от 31 января 2008 года
Административный регламент Федерального агентства связи
по исполнению государственной функции по организации системы сертификации в области связи, включающей в себя органы по сертификации, испытательные лаборатории (центры) независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности
(утв. приказом Министерства информационных технологий и связи РФ от 31 января 2008 г. N 10, с изменениями от 18 августа 2008 г. 4 июня, 4 августа 2009 г.)
Административный регламент Федерального агентства связи
по исполнению государственной функции по осуществлению государственного регулирования цен на услуги присоединения и услуги по пропуску трафика, оказываемые операторами, занимающими существенное положение в сети связи общего пользования
(утв. приказом Министерства информационных технологий и связи РФ от 30 января 2008 г. N 9, с изменениями от 18 августа 2008 г. 4 июня 2009 г.)
по исполнению государственной функции по ведению реестра деклараций о соответствии средств связи, реестра сертификатов соответствия системы сертификации в области связи и предоставлению государственной услуги по регистрации деклараций о соответствии средств связи
(утв. приказом Министерства информационных технологий и связи РФ от 13 марта 2007 г. N 31, с изменениями от 18 августа 2008 г. 4 июня 2009 г.)
Это примерное пошаговое руководство как восстановить или организовать работу архива организации с нуля . если работа не проводилась надлежащим образом или совсем не велась. Итак, инструкция составлена просто и доступно – что же нужно делать, если вам поручили ведение ведомственного архива, а вы даже не знаете с чего начать.