Документы, которые помогут вам защитить представительские расходы

Почему эти документы важны: Налоговики могут снять представительские расходы и вычеты НДС по ним, если не будет подтверждающих документов или они будут составлены неверно.

В чем часто ошибаются: Сведения, указанные в разных подтверждающих документах, не соответствуют «первичке»или друг другу.

Когда потребуются документы

Сначала давайте вспомним, какие, собственно, расходы относятся к представительским ( п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ ). Это затраты на:

Если ваша компания на «упрощенке»

Организации,применяющие «упрощенку», представительские расходы учесть не могут.

Этот список инспекторы считают закрытым. Но при желании с ними можно поспорить, так как суды придерживаются противоположного мнения (см. например, постановление ФАС Московского округа от 3 сентября г. № КА-А40/10128-10 ).

Обратите внимание: в состав представительских расходов можно включить затраты на переговоры как с контрагентами компании, так и с потенциальными партнерами. Чиновники также разрешили учитывать расходы и на прием граждан, которые не представляют какие-либо компании. Причем даже несмотря на то, что в Налоговом кодексе РФ упомянуты только переговоры с представителями организаций. Об этом сказано в письме Минфина России от 27 марта 2009 г. № 03-03-06/2/64 .Значит, по аналогии можно списать в состав представительских и затраты на встречи с предпринимателями.

Подпадают под представительские и расходы на прием участников, прибывших на заседания совета директоров (правления). Но вот если компания принимает представителей своих же филиалов, расходы лучше не учитывать.

Где проводятся деловые встречи, значения не имеет. Переговоры можно вести и в офисе компании, и на территории контрагента. А также в ресторанах, кафе и т. д. Не стоит только учитывать расходы на встречи в бильярдных, залах для игры в боулинг. Даже если партнеры занимались там исключительно деловыми вопросами, налоговикам это не докажешь.

Нередко, чтобы организовать прием, компании привлекают профессионалов. А те уже оформляют зал для переговоров, организуют фуршет, подарки и т. п. В этом случае обратите внимание на конкретные услуги, которые указаны в счете. И не учитывайте те расходы, которые не входят в закрытый перечень. Например, затраты на оформление зала для переговоров ( письмо Минфина России от 25 марта г. № 03-03-06/1/176 ). Если же вы спишете такие затраты, то готовьтесь к спору с инспекторами. К счастью, судьи в этом вопросе на стороне компаний ( постановление ФАС Московского округа от 3 сентября г. № КА-А40/10128-10 ).

Каким требованиям должны соответствовать бумаги

Практика показывает, что инспекторы дотошно изучают все бумаги, относящиеся к представительским расходам. Конечно, теоретически то, что расходы неоправданны, должны доказывать налоговики ( определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П ). Но часто получается так, что обосновывать затраты компании приходится именно бухгалтеру. И без полного комплекта бумаг тут не обойтись.

Так что, если не хватает каких-то первичных документов по конкретным расходам на официальный прием, при расчете налога эти затраты лучше не учитывать.

Кроме того, нужно проследить, чтобы в бумагах не было расхождений. Например, бывает так, что в приказе и акте названы разные места переговоров. При таком несоответствии инспекторы скорее всего снимут расходы на официальное мероприятие и доначислят налог на прибыль. Другой пример - даты первичных документов не соответствуют дате мероприятия, указанной в акте.

Осторожно!

Проверьте, чтобы в документах, которые подтверждают расходы, не было расхождений.

Еще совет. Не стоит подходить к бумагам формально. Нужно привести конкретные виды расходов, их суммы. А описание переговоров не ограничивать одной шаблонной фразой (например, «обсуждение условий сотрудничества»). Лучше отразить конкретные детали.

Для многих документов, которые нужно составить, не предусмотрено специальных форм. Но они должны иметь обязательные реквизиты, которые указаны в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Какие документы требуют налоговики

Чтобы подтвердить представительские расходы компании, помимо стандартной «первички»потребуются следующие документы.

Приказ

Прежде всего руководитель компании должен издать приказ, в котором сотруднику будет поручено организовать или провести переговоры. В этом и других документах советуем обозначать цель мероприятия как «установление (или поддержание) сотрудничества». Именно такая формулировка приведена в Налоговом кодексе РФ. Образец приказа представлен здесь .

Программа официального приема

План встречи лучше закрепить отдельным документом. Кстати, эта бумага нужна не только для налоговиков. Ведь партнерам принято заранее сообщать программу мероприятий. В этой бумаге приведите цели, место, сроки мероприятий, списки делегатов. Назвать документ можно «программой официального приема», «планом представительского мероприятия»и т. п. Главное, его должен обязательно утвердить руководитель компании. Пример программы официального приема размещен здесь .

Смета расходов

На каждый прием нужно составлять смету расходов. В ней указывают, сколько планируется потратить на мероприятие, с точной разбивкой затрат. Этот документ тоже утверждает генеральный директор.

Отчет о представительских расходах

После деловой встречи сотрудник, ответственный за переговоры, составляет отчет (см. образец этого документа >>>). Контролеры требуют, чтобы в нем были такие данные:

1) цель мероприятий;

2) дата и место переговоров;

3) программа мероприятий (можно сделать ссылку на соответствующий документ);

4) состав приглашенной делегации;

5) участники принимающей стороны;

6) результаты переговоров;

7) сумма расходов на представительские цели.

В списках участников нужно привести не только фамилии, но и должности.

Особое внимание уделите позиции отчета, посвященной результатам переговоров. Инспекторы обычно не соглашаются с расходами, если мероприятия не имели результата. Лучше всего, когда по итогам подписаны договоры. Хотя бы предварительные. В любом случае оптимально составлять по итогам переговоров совместный документ. Например, протокол о намерениях, который ни к чему особо стороны не обязывает.

Другой вариант - сослаться в отчете на предварительные договоренности, которые не подкреплены договорами, но описаны в протоколе. Может быть, участники также обменялись какими-то бумагами (например, планами совместного проекта). Все это нужно зафиксировать в отчете, подкрепить ссылками на документы и приложить их копии. Если же в отчете показать в качестве итогов совсем нечего, а суммы истрачены не слишком большие, расходы лучше не учитывать. Либо судиться с инспекцией, ведь суды не выдвигают таких строгих требований, как инспекторы ( постановление ФАС Центрального округа от 27 августа 2009 г. по делу № А48-2871/08-18 ).

Расходы в отчете нужно привести в разбивке по видам с указанием конкретных сумм. Разумеется, на все расходы, перечисленные в отчете, должны быть первичные документы ( письмо Минфина России от 1 ноября г. № 03-03-06/1/675 ).

Акт для учета расходов

Вместе с отчетом ответственный сотрудник составляет и акт, на основании которого списывают расходы. Подобный документ называют еще исполнительной сметой. В нем приводят дату и место деловой встречи, участников (Ф.И.О. должности) и сумму расходов, которые признаются в качестве представительских, со ссылкой на отчет о проведении официального приема. Акт утверждает глава компании. На основании этого документа бухгалтер может отразить представительские расходы в налоговом учете.

Обратите внимание, что все перечисленные документы нужно составлять на каждый прием или встречу с партнерами.

Положение о представительских расходах

Компаниям, которые часто ведут переговоры с контрагентами, мы рекомендуем составить специальный внутренний документ. Например, положение о представительских расходах. В нем удобно прописать, какие бумаги кто составляет и утверждает. Тогда бухгалтеру будет легче собирать необходимый комплект документов.

В таком внутреннем положении можно установить и внутренние лимиты представительских расходов по их видам. Тогда на основании этих норм будет легко составлять смету расходов. Можно утвердить эти лимиты и отдельным приказом. Пример этого документа приведен здесь .

Еще один вариант - отразить важные моменты, связанные с представительскими расходами, в учетной политике.

Учет новогодних подарков без хлопот для бухгалтера

Источник: журнал "Московский бухгалтер"

На праздники во многих организациях принято дарить сотрудникам, их детям, партнерам или ключевым клиентам подарки. Это приятный сюрприз для одаряемого, а для бухгалтерии — лишние хлопоты. Предлагаем вам своего рода шпаргалку для учета и налогообложения новогодних презентов.

Е. Антипова, налоговый эксперт

Не будничный НДС

Выдача презента с точки зрения налогообложения стоимости подарка НДС — это безвозмездная передача имущества, которая подпадает под понятие «реализация» и, соответственно, под действие статьи 146 Налогового кодекса. То есть со стоимости подарков сотрудникам, их детям или иным лицам, не связанным с организацией трудовым договором, необходимо исчислить налог на добавленную стоимость (п. 1 ст. 146 НК).

Однако в некоторых случаях передачу презента можно вывести из-под понятия «реализация» и, как следствие, освободить от НДС. А именно: если подарок передается за высокие производственные результаты в качестве премирования сотрудника. Такой подход возможен в силу некоторых положений Трудового кодекса. Так, согласно абзацу 2 статьи 135 Кодекса, в оплату труда входят системы премирования, которые устанавливаются коллективными договорами. А статья 191 предписывает награждать сотрудников, добросовестно исполняющих свои обязанности, ценными подарками. Виды поощрений должны быть также установлены коллективным договором. Таким образом, вы не дарите работнику вещь, а поощряете его трудовую деятельность в рамках установленной в компании кадровой политики, то есть стоимость презента включается в систему оплаты труда.

Правда, необходимо признать, что к подобному решению налоговые органы относятся крайне отрицательно и свою правоту вам придется отстаивать в суде.

Учитывая, что большинство бухгалтеров при выдаче подарков действуют традиционным способом, то есть начисляют НДС, приведем типовые проводки по отражению этих операций в учете (см. таблицу 1).

Внимание

Специалисты компании «Аудит МСК»продолжают делиться опытом решения вопросов, возникающих у сотрудников финансовых служб предприятий. Данная публикация будет посвящена вопросам документального оформления выдачи подарков и налоговых последствий.

Предприятие приобрело подарки работникам (значки из золота) к праздничной дате (к Новому году) за успехи в работе. Стоимость значков составила 98 000, 00 руб. с учетом НДС в количестве 20 штук. Начисляются ли взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на стоимость подарков, превышающих 4 000,00 руб. Как правильно документально оформить выдачу подарков работникам? Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете выдачу подарков работникам?

Вопрос начисления взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на стоимость подарков работникам в настоящее время является спорным.

Согласно ст. 20 Федерального закона от 16.07.1999 г. № 165-ФЗ "Об основах обязательного социального страхования"расчетной базой для начисления страховых взносов являются выплаты, начисленные в виде заработной платы, либо иные источники, определяемые в соответствии с законодательством РФ. В соответствии с п. 3 Правил начисления учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (утв. Постановлением Правительства РФ от 02.03.00 г. № 184) страховыми взносами облагается начисленная по всем основаниям оплата труда (доход) работников (в том числе внештатных, сезонных, временных, выполняющих работу по совместительству), а в соответствующих случаях - сумма вознаграждения по гражданско-правовому договору. В п. 4 этих же Правил указано, что страховые взносы не начисляются на выплаты, которые установлены Перечнем, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 07.07.99 г. № 765 (далее - Перечень). Подарки работникам в данном перечне не поименованы.

Официальная позиция Минфина России (см. Письмо Минфина РФ от 26.05.2004 г. № 04-04-04/59) заключается в том, что страховые взносы в ФСС РФ начисляются только на оплату труда. Исходя из этого, если стоимость подарков не относится к расходам на оплату труда, на такие выплаты взносы на социальное страхование не начисляются. Есть примеры судебных решений, подтверждающих данную точку зрения ( Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 23.06.2008 г. по делу № А43-24096/2007-45-909, Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 16.06.2008 г. по делу № А29-7456/2007, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 31.07.2007 г. № Ф04-5158/2007(36815-А27-42) по делу № А27-/2007-5, Постановление ФАС Поволжского округа от 22.04.2008 г. по делу № А65-26017/07 и др.)

Официальная позиция ФСС РФ (см. Письма ФСС РФ от 18.10.07 г. № 02-13/07-10008, от 10.10.2007 г. № 02-13/07-9665) заключается в том, что на стоимость подарков работникам страховые взносы начисляются, поскольку данные выплаты являются доходом сотрудника и не поименованы в Перечне как необлагаемые. Есть судебные решения, подтверждающие такой подход ( Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.09.2007 г. № Ф08-5294/2007-2020А по делу № А32-29037/2006-26/410, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.06.2005 г. № А78-7502/04-С2-28/599-Ф02-1953/05-С2).

Учитывая вышеизложенное, при отсутствии начисления страховых взносов на стоимость подарков у организации могут возникнуть налоговые риски в случае проведения проверки органами ФСС.

Документальное оформление выдачи подарков

Все проводимые организацией хозяйственные операции в целях бухгалтерского учета должны оформляться первичными учетными документами. Документально подтвержденными расходами в налоговом учете являются любые документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ, как прямо, так и косвенно подтверждающие произведенные расходы.

При выдаче подарков работникам в целях бухгалтерского и налогового учета такими документами будут служить:

1) договор дарения в письменной форме.

Согласно ст.574 ГК РФ (в редакции Федерального закона от 25.12.2008 г. № 280-ФЗ), дарение может быть совершено устно, за исключением следующих случаев:

- дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3 000 рублей;

- договор содержит обещание дарения в будущем.

В указанных случаях договор дарения, совершенный устно, ничтожен, поэтому договор дарения должен быть заключен в письменной форме.

2) приказ руководителя о приобретении подарков с указанием цели их приобретения и списка сотрудников, которым они будут вручаться. Приказ может быть составлен по форме № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников», утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

3) ведомость выдачи подарков. которая должна содержать следующие реквизиты:

- наименование и дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- перечень подарков, подлежащих вручению, и их стоимость;

- Ф.И.О. награждаемых сотрудников и их личные подписи, свидетельствующие о получении подарка;

- дату выдачи подарков;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (руководитель и главный бухгалтер).

Бухгалтерский учет

Приобретенные материальные ценности до их передачи работникам организация может учесть в составе материально-производственных запасов (МПЗ) (п. 2 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов»ПБУ 5/01). МПЗ принимаются к учету по фактической себестоимости, которая в данном случае равна цене приобретения подарка без учета НДС (п. п. 5, 6 ПБУ 5/01).

Фактическая себестоимость подарков может быть отражена на счете 41 «Товары»либо на счете 10 «Материалы»в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Сумма предъявленного НДС отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»в корреспонденции с кредитом счета 60 (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н).

При выдаче подарков производится списание их себестоимости со счета 41 «Товары»(либо счета 10 «Материалы») на основании ведомости выдачи подарков.

Приказ Министерства энергетики РФ от 14 июля 2008 г. N 11 "О ведомственных наградах Министерства энергетики Российской Федерации"(с изменениями и дополнениями)

Приказ Министерства энергетики РФ от 14 июля 2008 г. N 11

С изменениями и дополнениями от:

2 декабря 2008 г.

В целях стимулирования работников, осуществляющих деятельность в сфере топливно-энергетического комплекса и нефтехимической промышленности, а также упорядочения форм морального поощрения, в соответствии с пунктом 5.2. Положения о Министерстве энергетики Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 мая 2008 г. N 400 "О Министерстве энергетики Российской Федерации"(Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 22, ст. 2577), приказываю:

1. Учредить ведомственные награды Министерства энергетики Российской Федерации (приложение 1 ).

2. Утвердить:

Порядок награждения ведомственными наградами Министерства энергетики Российской Федерации (приложение 2 );

Положение о почетном звании "Почетный работник топливно-энергетического комплекса"(приложение 3 );

Положение о почетном звании "Почетный работник газовой промышленности"(приложение 4 );

Положение о почетном звании "Почетный нефтяник"(приложение 5 );

Положение о почетном звании "Почетный нефтехимик"(приложение 6 );

Положение о почетном звании "Почетный строитель"(приложение 7 );

Положение о почетном звании "Почетный горняк"(приложение 10 );

Положение о почетном звании "Почетный энергетик"(приложение 11 );

Положение о Почетной грамоте Министерства энергетики Российской Федерации (приложение N 14 );

Положение о благодарности Министерства энергетики Российской Федерации (приложение N 15 ).

3. Определить ответственным за организацию работы по награждению ведомственными наградами Министерства энергетики Российской Федерации (далее - ведомственные награды) работников, осуществляющих свою деятельность в сфере топливно-энергетического комплекса и нефтехимической промышленности, Департамент управления делами и государственной службы.

4. Финансовому департаменту (Т.В. Фисенко) обеспечивать финансирование изготовления ведомственных наград в пределах, утвержденных на соответствующий период ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете.

5. Приказы о награждении ведомственными наградами (ведомственными знаками отличия в труде) работников, осуществляющих деятельность в сфере топливно-энергетического комплекса и нефтехимической промышленности, изданные до вступления в силу настоящего приказа, считать действующими.

Эвакуация людей при пожаре

Москва

О создании добровольной

пожарной дружины

В соответствии со ст. 37 Федерального закона «О пожарной безопасности» от 21.12.1994 № 69-ФЗ, Правилами противопожарного режима в Российской Федерации от 25.04. № 390, Федеральным законом «О добровольной пожарной охране» от 06.05. № 100-ФЗ и в целях обеспечения соблюдения работающими требований действующих норм и правил пожарной безопасности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать добровольную пожарную дружину (далее - ДПД) из числа наиболее подготовленных, а также способных по состоянию здоровья исполнять обязанности, связанные с предупреждением и тушением пожаров инженерно-технических работников и работников рабочих профессий (согласно их письменных заявлений).

- мастер участка Тушилин Т. Т. ___. первый номер

- токарь Лопатин Л. Л. _ _________, второй номер

- слесарь цеха № 5 Ломов Л. Л. __. третий номер

- электрик Искров И. И. _________. четвертый номер

- сантехник Ведеркин В. В. ______. пятый номер

- водитель Багров Б. Б. ____ _____. шестой номер

3. Утвердить:

- Положение о добровольной пожарной дружине ( приложение 1 );

- Программу подготовки членов ДПД ( приложение 2 ) и журнал учета посещения занятий членами ДПД ( приложение 3 );

- Табель обязанностей звена ( приложение 4 );

- План работы ДПД на 20ХХ год ( приложение 5 ).

4. Начальнику ДПД Огнетушителеву О. О. в кратчайший срок организовать:

- проведение предварительного медицинского осмотра членов добровольной пожарной дружины;

- первоначальную подготовку членов добровольной пожарной дружины, а также организовывать и осуществлять последующую их переподготовку;

- практические тренировки всех членов ДПД по применению средств пожаротушения и действиям согласно расчету по локализации загорания и обеспечению быстрой и организованной эвакуации работников, техники и других материальных ценностей проводить не реже одного раза в квартал.

5. Вменить в обязанности членам ДПД:

- осуществление контроля за выполнением и соблюдением на территории, в помещениях строгого противопожарного режима;

- проведение разъяснительной работы среди работников компании www.Fire-info.ru о необходимости соблюдении противопожарного режима;

- надзор за исправным состоянием первичных средств пожаротушения, связи систем автоматической противопожарной защиты и готовность их к действию;

- вызов пожарной охраны по телефону " 112 " в случае возникновения пожара и принятие немедленных мер к его тушению имеющимися на объекте средствами пожаротушения, а также эвакуации людей и материальных ценностей.

6. Заместителю генерального директора Коптищеву К. К. обеспечить добровольных пожарных, принимающих непосредственное участие в тушении пожаров, специальной одеждой и снаряжением.

7. Главному бухгалтеру Погореловой П. П. предусмотреть средства в смете расходов на финансирование деятельности ДПД, включая средства на:

- оплату труда членов ДПД за время их участия в ликвидации пожара или аварии в рабочее время;

- страхование жизни всего личного состава ДПД на случай смерти или увечья, происшедших в результате работы по ликвидации пожара или аварии;

- поощрение (денежные премии и ценные подарки) лучших членов ДПД за активную работу по предупреждению пожаров и борьбе с ними.

8. Начальнику отдела кадров Сажевой С. С. приказ довести до сведения сотрудников в части их касающейся под роспись.

9. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Источники: www.glavbukh.ru, www.klerk.ru, www.auditmsk.ru, base.garant.ru, fire-info.ru