Командировочные и представительские расходы

5.3. Проезд в командировку на служебном транспорте

Может случиться и так, что сотрудник отправится в командировку на служебном транспорте фирмы. Чтобы учесть расходы, связанные с такой поездкой, в целях налогового учета, необходимо правильно оформить документы. О том, что следует учесть в данном случае, мы и поговорим далее.

Направляя работника в служебную командировку, работодатель, в соответствии со ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ), обязан возместить ему расходы, связанные с такой поездкой. В состав возмещаемых расходов, порядок и размер возмещения которых определяется коллективным договором или иным локальным нормативным актом организации, включены в том числе и расходы на проезд.

Отправляя сотрудника в командировку на служебном транспорте, организация вместо оплаты стоимости проезда выдает ему денежные средства для приобретения топлива и других горюче-смазочных материалов. Чаще всего выдача денежных средств производится наличными через кассу фирмы. Но иногда вместо наличных денег командированному сотруднику выдают корпоративную банковскую карту или специализированную топливную карту. Также сотруднику могут выдать необходимый запас топлива, залив его в бак автомобиля и в канистры. Если этого топлива будет недостаточно, то командированный сотрудник может приобрести дополнительное количество топлива за наличные денежные средства, а также по банковской или топливной карте.

При определении налоговой базы по налогу на прибыль организация может уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов. На это указывает п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ). При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, для подтверждения экономической обоснованности служебной командировки необходимо оформить ряд соответствующих документов.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждены унифицированные формы первичных документов по учету командировочных расходов (далее - Постановление Госкомстата России N 1).

В соответствии с Постановлением Госкомстата России N 1 при направлении работника в командировку используются следующие унифицированные формы:

N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";

N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

N Т-10 "Командировочное удостоверение".

Основным документом для командированного работника является командировочное удостоверение. По отметкам в нем определяется фактическое время пребывания сотрудника в командировке.

Водителю служебного автомобиля кроме командировочного удостоверения выдается путевой лист. Согласно ст. 2 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" путевой лист является документом, служащим для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Формы путевых листов для учета работ в автомобильном транспорте утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ N 152).

В соответствии с Приказом N 152 путевой лист должен содержать следующие реквизиты:

наименование и номер путевого листа.

В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист. Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке, в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. Также в заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица (индивидуального предпринимателя), владеющего соответствующим транспортным средством на правах собственности или ином законном основании;

сведения о сроке действия путевого листа.

Указанные сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Если путевой лист оформляется более чем на один день, то следует указать даты начала и окончания срока действия путевого листа;

сведения о собственнике (владельце) транспортного средства.

Если собственником (владельцем) автомобиля является организация, то в сведениях следует указать ее наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона.

Если же собственником (владельцем) автомобиля является индивидуальный предприниматель, то указываются его фамилия, имя, отчество, почтовый адрес и номер телефона;

сведения о транспортном средстве.

Здесь необходимо указать:

тип и модель транспортного средства;

государственный регистрационный знак;

показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж;

дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку;

сведения о водителе.

Сведения о водителе включают в себя фамилию, имя и отчество водителя, а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Данные о прохождении таких осмотров проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Также в путевом листе должны отражаться:

марка, количество выданного топлива;

остаток топлива при выезде и по возвращении;

расход топлива по норме и фактический;

экономия либо перерасход топлива.

По поводу заполнения названных реквизитов в Письме Росстата от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257 "О путевых листах" сказано, что заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

В путевом листе также необходимо указать показания спидометра и пробег автомобиля.

На оборотной стороне путевого листа содержится раздел, в котором отражается информация о маршруте следования автомобиля. Заполняется этот раздел во всех пунктах следования автомобиля.

Обратите внимание! Не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов. В соответствии с действующей нормативно-правовой базой ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, правильность их оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. На это указывает п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации".

Вернувшись из командировки, в течение 3 рабочих дней сотрудник обязан представить работодателю авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

К авансовому отчету, кроме командировочного удостоверения и путевого листа, должны быть приложены первичные документы, подтверждающие затраты в командировке. Такими документами могут быть чеки ККТ на приобретение горюче-смазочных материалов, чеки ККТ или квитанции за стоянку автомобиля и другое. Оформляются эти документы в соответствии с требованиями законодательства.

Обратите внимание! При отсутствии в чеках обязательных реквизитов или невозможности их прочтения они не могут служить оправдательными документами, принимаемыми для целей налогообложения прибыли.

В случае зарубежной командировки документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Таково требование п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации". При этом перевести документы можно своими силами или привлечь сторонних переводчиков. Расходы на перевод будут уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Датой признания в налоговом учете затрат на поездку (расходы на бензин, услуги автостоянки и так далее) является день утверждения авансового отчета. Это установлено пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, это правило применяется фирмами, использующими метод начисления.

Расходы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля во время командировки, в том числе приобретение горюче-смазочных материалов, оплата автостоянки, различные сборы и прочее, в целях налогообложения включаются в расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 11, 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Приказ на командировку генерального директора образец

Автор: Соловьев Никита Максимович | Опубликовано: 14 Марта 17:09

А утвердит его руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник (например, заместитель руководителя).

Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Даже если гендир является единственным учредителем, то он же сам себя и нанимает на работу и сам с собой подписывает трудовой договор, а следовательно на него распространяются все нормы ТК. Этот документ призван показать условия работы руководителя, он включает в себя такие пункты, как размер оклада и надбавок, характер работы, ее режим и так далее.

Тут он простой работник компании. Но компания при этом должна учитывать, что фигура руководителя в таком случае становится достаточно уязвимой, что может оказаться на руку деловым партнерам.

В процессе своего функционирования каждое юрлицо может столкнуться с необходимостью смены директора (генерального директора). Стаж работы руководителя считается с момента издания приказа о вступлении в должность генерального директора.

В первую очередь посмотрите в уставе общества, кто имеет право издавать распорядительные документы. Запрос может быть направлен как на бумажном носителе (непосредственно в налоговый орган либо по почте), так и с использованием сети Интернет, через официальныйсайт ФСС РоссииилиЕдиный портал государственных и муниципальных услуг. Директора на заместителя по производству петрова, командировать водителя ивановав в город_ сроком на 5 дней с 01.01 по 05.01.09 года, бухгалтерии произвести оплату согласно положения. Для документального оформления служебных командировок могут использоваться следующие виды форм первичной документации: Служебное задание и отчет о его выполнении.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) применяется для учета и направления руководителя в командировку. Приказ подпишет руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Назначение на должность генерального директора происходит на основании решения участников (акционеров) юридического лица на общем собрании.

СвернутьПоказать

Как в первом, так и во втором случае по решению других учредителей с ним заключается трудовой договор. В пункте 32 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 сказано, в каких случаях можно говорить о смене собственника имущества фирмы. Также не выписывается командировочное удостоверение при командировках за рубеж. По их словам, общество обязано заключать трудовые договора со всеми своими работниками вне зависимости от их должности. Как только решение общего собрания участников (акционеров) об избрании или назначении руководителя организации будет принято и закреплено в протоколе, с руководителем (директором, генеральным директором, председателем кооператива) необходимо заключить трудовой договор, поскольку, в соответствии со ст. 16 ТК РФ, трудовые отношения между работником и работодателем возникают на основании такого договора. При этом составляются дополнительные соглашения к трудовым договорам, где указывается, будут ли неполными рабочие дни или недели. Можно оформить замещение через временный перевод на другую работу для замещения временно отсутствующего сотрудника (статья 72.2 ТК РФ). В остальном порядок командирования генерального директора, уста-новлен Инструкцией о командировках, как и других сотрудников.

С другой стороны, отсутствие договора с руководителем может заметить и трудовая инспекция, посчитав это нарушением законодательства о труде (ст. 5.27 КоАП РФ).

Для увольнения генерального директора существует всего три основания – желание управленца, решение учредительного органа и истечение срока трудового договора.

приказ по командировке в выходной день

Помогите. пожалуйста.

У меня с бухгалтерией вышел спор. У нас работник был командирован в Барановичи на 2 дня: пятницу и субботу. Я оформила приказ так:

В связи с производственной необходимостью (доставка груза)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Привлечь к работе в выходной день 09.07. Иванова Ивана Ивановича, водителя автомобиля 1 класса отдела транспорта, с его согласия.

2. Предоставить Иванову Ивану Ивановичу, водителю автомобиля 1 класса отдела транспорта, за работу в выходной день 09.07., другой день отдыха – 11.07..

3. Командировать Иванова Ивана Ивановича, водителя автомобиля 1 класса отдела транспорта, на 2 (два) календарных дня, с 08.07. по 09.07., в г.Барановичи ЧП «Март».

Директор

с приказом ознакомлен и согласен

Бухгалтерии не нравится слово привлечь, они хотят, чтобы я убрала п.1, но как я уберу, если у нас этот водитель должен отдыхать в субботу и воскресение. Либо сам приказ КОМАНДИРОВАТЬ В ВЫХОДНОЙ ДЕНЬ и есть ПРИВЛЕЧЬ К РАБОТЕ В ВЫХОДНОЙ ДЕНЬ?

Как правильно оформить командировочное удостоверение на водителя, который на служебном автомобиле доставляет руководство к месту ведения переговоров в другой регион?

Вопрос

Как правильно оформить командировочное удостоверение на водителя, который на служебном автомобиле доставляет руководство к месту ведения переговоров в другой регион. Командировка руководства на 3 дня (не считая времени нахождения в пути).

Ответ

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:

Водителю нужно оформить командировочное удостоверение. в таком же порядке, как и обычному работнику ( подробнее в п.1 приложения к ответу, образцы документов в п. 2 приложения к ответу).

Кроме командировочного удостоверения водителю нужно оформить путевой лист ( см. п. 3.,4. приложения к ответу ). Если путевой лист отсутствует, то есть риск. что ФНС поставит под сомнение расходы на ГСМ до места командирования. Такой вывод можно сделать на основании Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 21 октября 2009 г. по делу N А33-13602/08.

К авансовому отчету, кроме командировочного удостоверения и путевого листа, сотрудником должны быть приложены первичные документы, подтверждающие затраты в командировке. Такими документами могут быть чеки контрольно-кассовой техники (далее - ККТ) на приобретение горюче-смазочных материалов, чеки ККТ или квитанции за стоянку автомобиля, мойку, услуги по шиномонтажу и т.д.

Оформляются эти документы в соответствии с требованиями законодательства.

Датой признания в налоговом учете затрат на поездку (расходы на бензин, услуги автостоянки и т.д.) является день утверждения авансового отчета. Это установлено пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Расходы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля во время командировки, в том числе приобретение горюче-смазочных материалов, оплата автостоянки, различные сборы и прочее, в целях налогообложения включаются в расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 11, 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку.

Положение о командировках

Общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок следует закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках. Документ составьте в произвольной форме и утвердите приказом (распоряжением) руководителя организации.

Как любой локальный нормативный акт, Положение начните с преамбулы (общей части, введения). В этом разделе укажите цель создания документа, а также нормативные акты, которые легли в его основу.

В основной части Положения пропишите общий порядок направления сотрудников в командировку, правила документального оформления. а также последовательность действий в ситуациях, прямо не регламентированных законодательством (например, при оплате командировочных расходов полностью или частично за счет средств принимающей стороны, при направлении сотрудника в командировку с последующим возмещением ему командировочных расходов, вопросы явки в организацию в день прибытия из командировки и т. п.).

Помимо этого, включите в Положение нормы расходов, упомянутых в статье 168 Трудового кодекса РФ. Речь идет о порядке и нормах компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых как с предварительным, так и без предварительного согласия работодателя. В отношении разных категорий сотрудников (например, рабочих и руководства) могут быть установлены разные пределы компенсационных выплат.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:

Служебное задание и приказ

В служебном задании ( форма № Т-10а или самостоятельно разработанная форма ) нужно указать цель, время и место командировки. Этот документ должен подписать руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник. А утвердит его руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник (например, заместитель руководителя).

Служебное задание нужно оформить в два этапа: при направлении сотрудника в командировку и по его возвращении. По возвращении из командировки сотрудник должен заполнить раздел «Краткий отчет о выполнении задания».

На основании утвержденного служебного задания кадровая служба (уполномоченный сотрудник организации) готовит приказ о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а либо самостоятельно разработанная форма ). Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Как указать начало и окончание командировки в документах. Поезд сотрудника отправляется 13 февраля года в 1 час ночи и прибывает обратно 16 февраля года в 23 часа

Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. При этом если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Об этом говорится в пункте 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 .

В приведенном случае если железнодорожный вокзал находится в черте населенного пункта, датой начала командировки будет 13 февраля года, а датой окончания - 16 февраля года. Если же вокзал находится за чертой населенного пункта, необходимо учесть время проезда до вокзала и скорректировать даты командировки, если это время составляет более часа.

Командировочное удостоверение

Оформить командировочное удостоверение потребуется только при поездках по России и в страны СНГ. Причем в последнем случае командировочное удостоверение нужно оформить, только если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении российской границы. При командировках за рубеж время пребывания в них подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте. Об этом сказано в пунктах 7 и 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 .

Пример направления сотрудника в командировку

Менеджер коммерческого отдела А.С. Кондратьев направлен в командировку с целью проведения переговоров по заключению договора поставки оборудования.

На основании служебного задания непосредственного руководителя Кондратьева сотрудник службы персонала оформил приказ и командировочное удостоверение .

Нужно ли оформлять командировочное удостоверение при направлении сотрудника в командировку по России на один день

По данному вопросу существует неоднозначная позиция.

В письме от 14 февраля г. № 14-2-291 представители Минтруда России пояснили, что оформлять командировочное удостоверение при однодневной командировке не требуется. Аргументы следующие. Во-первых, пункт 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС СССР от 7 апреля 1988 г. № 62, прямо предусматривает, что командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован. Во-вторых, согласно пункту 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. командировочное удостоверение необходимо для подтверждения срока пребывания в командировке. Соответственно, в случае однодневной командировки фактически отсутствует целесообразность оформления такого удостоверения, поскольку отсутствие сотрудника может быть подтверждено проездными документами с соответствующей датой и отчетом по командировке. Исходя из этого специалисты Минтруда России сделали вывод, что оформление командировочного удостоверения при однодневной командировке необязательно.

В то же время по данному вопросу существует и противоположная позиция. Командировочное удостоверение - это документ, который подтверждает срок пребывания сотрудника в командировке (даты приезда в пункт (пункты) назначения и даты выезда из них). Командировочное удостоверение не оформляется только при направлении сотрудника в командировку за пределы России (кроме стран СНГ, с которыми заключены соответствующие межправительственные соглашения). Данный порядок четко следует из пунктов 7 и 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Пункт 2 Инструкции, на которую ссылается Минтруд России в своем разъяснении, в настоящий момент фактически утратил силу в связи с принятием нового Положения. утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. которое регулирует особенности направления сотрудников в командировку. Таким образом, действующее Положение о командировках позволяет не оформлять командировочное удостоверение только в одном случае - при зарубежных поездках. Других исключений (в т. ч. и особых правил оформления однодневных командировок) данный документ не содержит. Таким образом, удостоверение необходимо оформлять и при однодневной командировке. Аналогичные разъяснения дает и Роструд в письме от 4 марта г. № 164-6-1 .

С учетом указанного и несмотря на то что Роструд в письме от 4 марта г. № 164-6-1 дополнительно отметил, что вопросы, связанные с направлением сотрудников в служебные командировки, отнесены к компетенции Минтруда России, во избежание спорных ситуаций и претензий со стороны контролирующих органов, а также с целью соблюдения единого порядка оформления командировок по территории России командировочное удостоверение рекомендуется оформлять и при однодневной командировке.

Можно ли направить сотрудника в командировку без указания даты окончания. Срок командировки будет зависеть от того, как быстро сотрудник выполнит задание

Нет, нельзя.

Командировкой признается поездка работника на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы ( ст. 166 ТК РФ ). По общему правилу работнику при направлении в командировку оформляют командировочное удостоверение. которое подтверждает срок его пребывания в командировке. В нем отмечают даты приезда в пункт назначения и выезда из него, а также срок командировки ( п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 ). Кроме того, даты начала и окончания, а также срок командировки указывают в служебном задании и приказе о командировке.

Таким образом, направление сотрудника в командировку и оформление обязательных документов для командировки с неопределенным сроком или датой окончания, связанной с неким событием, законодательством не предусмотрены.

Вместе с тем, предельный срок командировки законом не установлен ( п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 ). Поэтому в подобной ситуации работодателю следует оформить командировку на максимальный предполагаемый срок. Впоследствии при необходимости дату окончания служебной поездки можно будет уточнить: продлить или, наоборот, сократить. Аналогичную позицию занимают специалисты финансового ведомства в письме Минфина России от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74 .

Как поступить, если невозможно проставить отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении

По общему правилу сотруднику при направлении в командировку оформляют командировочное удостоверение. Фактический срок пребывания в служебной поездке определяют по отметкам о дате приезда в место командировки и дате выезда из него в командировочном удостоверении. Такие отметки заверяют подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации, в которую командирован сотрудник. Указанный порядок предусмотрен в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 .

Вместе с тем, в ряде случаев поставить отметки о прибытии и выбытии не всегда возможно по объективным причинам. Например, если сотрудника направляют в командировку не в головной офис, где хранятся печати, а на производственную площадку, или он едет для проведения переговоров с физлицом. В таких случаях факт нахождения сотрудника в указанный срок в месте командировки можно подтвердить другими документами:

приказом о направлении сотрудника в командировку;

служебным заданием и отчетом о его выполнении;

проездными документами, в которых присутствуют даты прибытия в командировку и указаны даты выбытия из места командировки;

счетами из гостиницы, которые подтвердят период проживания в командировке, и т. п.

фамилию, имя и отчество командированного сотрудника;

дату и номер командировочного удостоверения;

наименование организации, в которую командируют сотрудника, и пункт назначения.

Сотрудника, ответственного за ведение журнала и проставление отметок в командировочных удостоверениях, назначьте приказом руководителя организации ( п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н ). Ответственным может быть назначен специалист отела кадров, бухгалтер или секретарь.

Журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки, храните в течение пяти лет со дня его оформления ( п. 6 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н ).

Нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

Нет, не нужно.

Ни одним нормативным актом оформление служебных записок о направлении в командировку не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом ( п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 ). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

Нужно ли оформлять журнал учета приказов о направлении сотрудников в командировку

Законодательством предусмотрена обязанность организации вести журнал выбытия сотрудников в командировку ( п. 1 Порядка. утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н ). В то же время обязанности вести журнал учета приказов о направлении сотрудников в командировку законодательство не предусматривает. Поэтому каждая организация решает вопрос о необходимости ведения такого журнала по своему усмотрению.

Если работодатель решит вести журнал учета приказов о командировках, то составить его он может в произвольной форме. Все вопросы, касающиеся ведения журнала, необходимо закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках.

Как оформить поездки водителей-дальнобойщиков - как командировки или как разъездную работу. Коммерческая организация занимается грузовыми перевозками

Ответ на этот вопрос зависит от того, носят поездки водителей-дальнобойщиков постоянный или временный характер.

Командировкой признается разовая поездка сотрудника по распоряжению руководителя на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы ( ст. 166 ТК РФ ).

Разъездной характер носят работы, при которых:

у сотрудника нет неподвижного рабочего места;

большая часть рабочего времени проходит в поездках (перемещениях).

к работам с разъездным характером относятся работы, которые:

происходят в пути;

предполагают постоянные разъезды;

выполняются в полевых условиях.

Это следует из положений статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Служебные поездки сотрудников, работа которых носит разъездной характер, нельзя относить к командировкам ( ст. 166 ТК РФ. п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 ). При этом оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора с сотрудником ( абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ ). Соответственно, основное отличие разъездной работы от командировок состоит в том, что разъездная работа непосредственно входит в составную часть трудовой функции сотрудника.

Действующее трудовое законодательство не содержит норм, запрещающих руководителю организации оформлять рейсы водителей-дальнобойщиков в виде командировок, но также в нем нет и регламентированного перечня категорий сотрудников, чья работа носит разъездной характер. Поэтому, если водители постоянно находятся в рейсах, то такие поездки можно оформить как разъездную работу (если отсутствует такая оговорка, в трудовые договоры с сотрудниками нужно внести изменения - ст. 74 ТК РФ ). В этом случае оформлять поездки сотрудников как командировки нельзя. Если поездки водителей в другие города или страны носят разовый характер, то оформите их как командировки .

Какой документ является основанием для направления сотрудника в служебную поездку при разъездном характере работы

Служебные поездки сотрудника, работа которого имеет разъездной характер, не признаются служебными командировками ( ч. 1 ст. 166 ТК РФ ). Поэтому командировочные документы (служебное задание, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение) в рассматриваемой ситуации не оформляют.

В локальном нормативном акте (коллективном договоре, соглашении) работодатель должен установить перечень работ, профессий, должностей сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер ( ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ ). Помимо этого работодатель обязан вести учет времени, отработанного каждым сотрудником ( ч. 4 ст. 91 ТК РФ ). В связи с чем у работодателя возникает необходимость документального оформления направления сотрудника в служебную поездку.

Единого документа для оформления направления сотрудника в служебную поездку при разъездном характере работ трудовое законодательство не содержит. У отдельных категорий сотрудников (например, водителей) такими документами являются путевые листы. утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. В отношении сотрудников других профессий по аналогии может быть также применен путевой (маршрутный) лист, дневное (путевое) задание и т. п. Конкретный вид (форму) указанного документа с соблюдением требований о наличии обязательных реквизитов следует закрепить в локальном акте организации ( п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря г. № 402-ФЗ. п. 3 Обязательных реквизитов, утвержденных постановлением Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 ).

Как внести изменения в документы о направлении в командировку. Фактический срок командировки меньше (больше) срока, указанного в документах

В этом случае необходимо внести исправления в записи о сроках в первичные учетные документы для оформления командировки. командировочное удостоверение, служебное задание и приказ о направлении сотрудника в командировку.

Изменения в учетные документы вносит уполномоченный сотрудник в следующем порядке:

одной чертой зачеркивает неправильный текст так, чтобы он оставался читаемым;

над зачеркнутым указывает необходимые сроки;

рядом с исправлениями вносит запись «исправлено», указывает дату исправления и заверяет своей подписью.

Такой порядок внесения исправлений установлен в пунктах 4.2. 4.3 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 .

В командировку на служебном транспорте

Опубликовано: 01.05.

Служебной командировкой, как известно, является поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Работодатель, направляя сотрудника в служебную командировку, обязан возместить ему:

Состав расходов, как видно, не является исчерпывающим, а значит, в структуре командировочных расходов работника могут быть учтены и иные виды расходов, связанных со служебной поездкой. ТК РФ (ст. 168) предоставляет работодателю право самостоятельно решать, какие виды расходов, в каком размере и порядке он будет возмещать своим командированным сотрудникам. Причём такое решение в обязательном порядке закрепляется организацией либо в коллективном договоре, либо в ином её локальном нормативном документе, например в положении о командировках.

Обязав работодателя возмещать расходы по проезду, трудовое право не ограничивает работодателя в выборе транспорта, которым сотрудник будет добираться до места командирования и обратно к месту работы. Следовательно, командированный сотрудник может для этих целей воспользоваться транспортом общего назначения, личным или служебным. Хотя согласно пункту 13 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (она продолжает действовать в настоящее время в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ)) работодатель при наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, может указать командированному тот вид транспорта, который ему следует использовать. Такое пожелание вполне уместно зафиксировать в приказе о направлении работника в служебную командировку. При желании можно указать и тариф оплачиваемого класса. И если в организации имеется служебный транспорт, то ничто не мешает работодателю принять решение о том, что в командировку работник отправится на служебном автомобиле.

Напомним, что сегодня при командировании сотрудников работодатели руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749) (далее — положение по командировкам).

Особенности учёта

В вышеупомянутом положении предусмотрено возмещение расходов по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населённого пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (п. 12). Расходов, связанных с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля во время поездки командированного, в этом перечне нет. Однако по своему экономическому содержанию они всё же могут быть отнесены к командировочным расходам, так как связаны с проездом работника к месту командировки и обратно.

Служебный автомобиль к транспорту общего пользования не относится, поэтому вместо оплаты стоимости проезда сотруднику, направляемому в командировку на служебной машине, выдают необходимый запас топлива. Если этого запаса недостаточно, то командируемому выдаются денежные средства под отчёт на приобретение топлива и иных материалов, связанных с эксплуатацией автомобиля в пути. Обычно подотчётная сумма выдаётся наличными из кассы организации, хотя в настоящее время всё б€ольшую популярность приобретает и безналичный способ — путём выдачи корпоративной банковской карты или специальной топливной карты.

Длительность командировки определяется с учётом нахождения в пути служебного автомобиля. Этот срок, в свою очередь, определяется внутренними документами, разработанными с учётом требований техники безопасности. Если такого внутреннего документа в организации нет, то можно воспользоваться положениями раздела V «Сроки доставки, выдача груза. Очистка транспортных средств и контейнеров» Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.11 № 272). Автотранспортная организация согласно пункту 63 правил должна доставить грузы по назначению в междугородном сообщении из расчёта одни сутки на каждые 300 км расстояния перевозки.

По распоряжению руководителя организации командируемому работнику выдаётся аванс на командировочные расходы. При расчёте его помимо суточных и расходов по найму жилого помещения учитываются и ориентировочные затраты по эксплуатации и обслуживанию автомобиля во время поездки: оплата горюче-смазочных материалов, плата за автостоянки, различные сборы. Не следует забывать о возможности поломки автомобиля в пути. Поэтому желательно учесть в авансе некоторую сумму на мелкий ремонт и приобретение запасных частей.

Пример 1

Работник организации на служебном автомобиле направляется в командировку с 26 мая по 4 июня года. Расстояние до места назначения — чуть более 1200 км. Коллективным договором установлен размер суточных при командировках 1000 руб. Установленная норма расхода топлива в организации на автомобиль — 23 л на 100 км. При расчёте аванса закладывается стоимость 1 л топлива 35 руб. оплата проживания 1500 руб. в сутки.

Если обратиться к правилам перевозок, то время в пути в оба конца займёт 8 суток (2400 км. 300 км/сут.). Два дня необходимы работнику для решения производственной задачи. С учётом этого была составлена смета расходов и работнику был выдан аванс 47 000 руб. (1000 руб/сут. × 10 сут. + 1500 руб/сут. × 9 сут. + 1200 км × 2 × 23 л. 100 км × 35 руб/л + 4180 руб.), где 10 сут. — продолжительность командировки, 4180 руб. — дополнительная сумма, предназначенная для оплаты стоянок, возможных сборов и т. п.

В бухгалтерском учёте выдача аванса сопровождается следующей записью:

Дебет 71 Кредит 50

— 47 000 руб. — выданы в подотчёт денежные средства на командировку.

При направлении сотрудника в командировку по территории РФ оформляются:

По отметкам в командировочном удостоверении определяется фактическое время пребывания сотрудника в командировке.

С 1 января года требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учётных документов в Федеральном законе от 11.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» отсутствует. Минфин России в информации № ПЗ-10/ отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).

По мнению Роструда, после вступления в силу закона № 402-ФЗ негосударственные организации вправе использовать формы первичных учётных документов, разработанные ими самостоятельно (письма от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1, от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1, от 09.01.13 № 2-ТЗ). Рассматривая же вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, чиновники отметили, что соответствующие документы должны быть составлены по формам, утверждённым постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 (письмо Минтруда России от 14.02.13 № 14-2-291). Данным же постановлением утверждены следующие документы, касающиеся командировок:

Несколько позднее Роструд в письме от 04.03.13 № 164-6-1 также разъяснил, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму № Т-10 и руководствоваться указаниями по её заполнению, утверждёнными данным постановлением Госкомстата России.

Водителю служебного автомобиля кроме командировочного удостоверения выдаётся путевой лист. Напомним, что путевой лист в соответствии с пунктом 14 статьи 2 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» представляет собой документ, служащий для учёта и контроля работы транспортного средства, водителя.

Организация может использовать как типовую межотраслевую форму путевого листа (форма № Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»), так и самостоятельно разработанную форму такого документа.

Самостоятельно разработанная форма путевого листа должна содержать реквизиты, приведённые в пункте 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (утв. приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152):

Отсутствие хотя бы одного из них, как и возможные ошибки и неточности при заполнении реквизитов унифицированной формы путёвки, могут привести к конфликту с налоговиками.

В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое он оформляется. Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. Также в заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп организации — собственника автомобиля.

Путевой лист выписывается на весь срок командировки, поэтому в нём следует указать даты начала и окончания командировки.

Если собственником (владельцем) автомобиля является юридическое лицо, то по соответствующей позиции следует указать его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Если же автомобиль принадлежит индивидуальному предпринимателю, то указываются его фамилия, имя, отчество, почтовый адрес и номер телефона.

В сведениях о транспортном средстве приводятся:

Сведения о водителе включают в себя фамилию, имя и отчество водителя, а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Данные о прохождении таких осмотров предоставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Также в путевом листе должны отражаться:

Руководство службы государственной статистики рекомендовало заполнять раздел «Движение горючего» путевого листа в полном объёме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов (письмо Росстата от 03.02.05 № ИУ-09-22/257). На основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега, списываются расходы на ГСМ по кассовым чекам, талонам или другим документам.

В бухгалтерском учёте списание ГСМ производится на основании данных о фактическом расходе топлива. Расход определяется исходя из пробега автомобиля, который указывается в путевом листе. В организации должен существовать распорядительный документ, утверждающий нормы расхода топлива для каждой марки и модификации автомобиля. Возможно использование фактических показателей израсходованных ГСМ, если таковые определены документом. При утверждении норм расхода можно обратиться к величинам, приведённым в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р) (далее — нормы расхода топлива).

Оборотная сторона путевого листа содержит раздел, предназначенный для отражения информации о маршруте следования автомобиля. Заполняется этот раздел во всех пунктах следования автомобиля.

Отражение в бухгалтерском учёте

Вернувшись из командировки, командированный сотрудник обязан представить работодателю авансовый отчёт (в качестве такового может использоваться унифицированная форма авансового отчёта № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55)) об израсходованных в связи с командировкой суммах в течение 3 рабочих дней и произвести окончательный расчёт по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 положения по командировкам). К авансовому отчёту прилагаются:

Упомянутый пункт 26 положения по командировкам предписывает сотруднику представить в письменной форме отчёт о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя. В форме № Т-10а для этого предусмотрен специальный раздел.

Если к документам, приложенным к авансовому отчёту, которые подтверждают осуществлённые в командировке расходы, замечаний нет, то авансовый отчёт принимается к бухгалтерскому учёту в момент утверждения отчёта.

Затраты на командировки, непосредственно связанные с производством и реализацией продукции (работ, услуг), являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учёту «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н) и отражаются по дебету счетов учёта затрат:

Дебет 20, 26, 44 и др. Кредит 71

— списана сумма командировочных расходов.

Приобретённые же ГСМ вначале надлежит оприходовать как материально-производственные запасы на счёте 10 «Материалы» субсчёт 3 «Топливо». После чего израсховованное топливо списывается на счета затрат.

Пример 2

Для расширения рынка сбыта производимой продукции организация принимает участие в выставке, проводимой в другом городе с 27 по 30 мая года. Расстояние до города — около 500 км. Представляемая экспозиция доставляется служебной автомашиной. Работник в соответствии с приказом направлен в командировку с 26 по 31 мая. Установленный размер суточных — 1000 руб/сут. Работнику выдан аванс в сумме 21 000 руб.

По возвращении из командировки работник представил 2 июня авансовый отчёт, приложив к нему следующие подтверждающие понесённые расходы документы:

В авансовом отчёте учтены суточные — 6000 руб. (1000 руб/сут. × 6 сут.).

Общая сумма командировочных расходов составила 20 130 руб. (8250 + 4380 + 1500 + 6000). На эту сумму утверждён и авансовый отчёт. Неиспользованная сумма аванса — 870 руб. (21 000 – 20 130) — удерживается из зарплаты сотрудника.

В бухгалтерском учёте производятся следующие записи:

22 мая:

Дебет 71 Кредит 50

— 21 000 руб. — выданы в подотчёт денежные средства на командировку;

Источники: biglibrary.ru, onlinerussian.ru, kadrovik.by, www.kdelo.ru