КАК УСТАНОВИТЬ ЛИМИТ ОСТАТКА НАЛИЧНЫХ В КАССЕ ОРГАНИЗАЦИИ, У КОТОРОЙ НЕ БЫВАЕТ НАЛИЧНОЙ ВЫРУЧКИ?

Хранить наличные деньги в кассе организациям можно только в пределах установленного лимита. Сумму наличности, превышающую лимит, надо сдавать в банк на свой расчетный счет. Исключением являются только субъекты малого предпринимательства. которые указанный лимит могут не устанавливать п. 2 Указания N 3210-У, п. п. 1. 4 Письма ФНС от 09.07. N ЕД-4-2/13338 .

Лимит остатка наличных в кассе организации, которая не получает наличную выручку, определяется по формуле п. 2 Приложения к Указанию N 3210-У :

Лимит остатка наличных денежных средств

Главная →Касса, банк →Лимит остатка наличных денежных средств

Если организация или индивидуальный предприниматель принимает наличные денежные средства, то в начале года необходимо утвердить лимит остатка наличных денежных средств (т.н. лимит кассы).

Основной документ, который регулирует работу с наличными денежными средствами – Положение Банка России от 12 октября г. № 373-П («О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации »).

Наличные денежные средства можно хранить в кассе в рамках утвержденного лимита остатка наличных денежных средств. Если до года лимит необходимо было утверждать в банке, в котором открыт расчетный счет, то в настоящее время такая необходимость отпала. Лимит остатка кассы рассчитывается и устанавливается ежегодно и действует весь год.

При резких колебаниях можно пересматривать и утверждать новый лимит кассы. В помощь обратимся к письму Банка России от 15 февраля г. № 36-3/25. Предпоследний абзац говорит нам:

«При изменении объемов поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги или объема выдач наличных денег необходимость пересмотра установленного лимита остатка наличных денег определяется хозяйствующим субъектом.»

Если организация или индивидуальный предприниматель зарегистрированы в середине года, лимит рассчитывается из расчета ожидаемой выручки. Если выручка не планируется (допустим, вся оплата приходит по безналу), лимит рассчитывается из ожидаемого объема выдачи наличных денег.

Скачать бланк распоряжения об установлении лимита кассы

Скачать бланк распоряжения об установлении лимита кассы:

формат Word 97-2003 (doc) скачать

формат Word 97-2003 (rtf) скачать

формат Adobe Acrobat (pdf) скачать

Лимит кассы у обособленных подразделений

В случае, когда у обособленного подразделения нет расчетного счета в банке . то лимит считается в целом по организации: учитываются данные всех обособленных подразделений, выводится общий лимит. Каждому обособленному подразделению утверждается лимит на основе общего лимита кассы пропорционально доли выручки.

Если у обособленного подразделения есть расчетный счет в банке . то при расчете лимита учитываются данные только этого конкретного обособленного подразделения.

Формула расчета лимита

Существует две формулы, по которым можно рассчитать лимит кассы.

Формула № I

Используется, когда существует наличная выручка или планируется ее поступление у вновь созданных организаций / индивидуальных предпринимателей. Лимит кассы рассчитывается по следующей формуле:

[наличная выручка организации за расчетный период] / [расчетный период в рабочих днях] * [периодичность инкассации]

или

[ожидаемая выручка организации за расчетный период] / [расчетный период в рабочих днях] * [периодичность инкассации].

Формула № II

Используют, когда нет и не ожидается наличной выручки (к примеру, все поступления идут по банку). В этом случае учитывается не выручка, а выплаты на административно-хозяйственные нужды. Выплаты, связанные с зарплатой, стипендиями и другими аналогичными выплатами сотрудникам не учитываются. Таким образом, если у организации или индивидуального предпринимателя существуют (или ожидаются) выплаты из кассы, лимит рассчитывается по следующей формуле:

[объем выданных наличных денег за расчетный период] / [расчетный период в рабочих днях] * [периодичность получения денег в банке].

или

[ожидаемый объем выданных наличных денег за расчетный период] / [расчетный период в рабочих днях] * [периодичность получения денег в банке].

Пример расчета лимита кассы

Сперва нам нужно определиться с расчетным периодом.

Лимит утверждается в начале года, поэтому можно:

- взять данные за предыдущий квартал (4 квартал прошлого года);

- взять данные за аналогичный квартал прошлого года (1 квартал прошлого года);

- выбрать такой период в прошлом году, когда наличная выручка достигала своих максимальных показателей.

После того, как мы выбрали расчетный период, приступаем к подсчету наличной выручки за этот период. Нас интересуют поступления наличных за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях.

Далее считаем, сколько в нашей организации было рабочих дней за выбранный период. Если в организации установлена пятидневная рабочая неделя, количество рабочих дней будет одно, если установлена шестидневная – то другое. Обратите внимание на действующее ограничение: количество рабочих дней не может быть больше 92 дней.

Теперь определимся с периодичностью инкассации. Обратите внимание на действующее ограничение: периодичность инкассации не должна превышать 7 рабочих дней (или 14 рабочих дней, если в населенном пункте нет банка).

Ну а дальше необходимо выполнить ряд арифметических действий.

Пример № 1

ООО «Бетельгейзе Альфа Центавра» необходимо рассчитать лимит кассы.

В качестве расчетного периода был выбран 4 квартал года.

В ООО «Бетельгейзе Альфа Центавра» установлена 5-дневная рабочая неделя.

С учетом официальных праздников сотрудники «Бетельгейзе Альфа Центавра» в 4 квартале года работали 65 дней (23 + 20 + 22). Выручка на 4 квартал года составила 1.495.000,00 рублей. Выручка сдается в банк каждые 6 дней.

Считаем: 1.495.000 / 65 * 6 = 138.000 рублей.

Пример № 2

Магазину «Ромашка и Лютик» необходимо рассчитать лимит кассы.

Магазин работает каждый день, без выходных.

В качестве расчетного периода был выбран 1 квартал года.

В 1 квартале года 90 дней (31 + 28 + 31), выручка за 1 квартал года составила 2.713.000,00 рублей. Выручка сдается в банк каждые 3 дня.

Считаем: 2.713.000 / 90 * 3 = 90.433 рубля.

Пример № 3

Оптовой базе «Веселые одуванчики» необходимо рассчитать лимит кассы.

В августе года на административно-хозяйственные нужды было выдано 551.000 рублей. Бухгалтер выносил деньги из банка по чековой книжке раз в четыре дня.

Считаем: 551.000 / 22 * 4 = 100.181 рубль.

Кассовые операции: изучаем новый порядок

С 01.06. вступил в силу новый порядок кассовых операций, а прежний, утвержденный Положением ЦБ РФ от 12.10. № 373-П (далее - Положение), прекратил свое действие. Что в этой связи следует учесть юридическим лицам, а также индивидуальным предпринимателям и субъектам малого предпринимательства, которые, надо отметить, ведут кассовые операции в упрощенном порядке?

Изучим Указание ЦБ РФ от 11.03. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»(далее - Указание № 3210-У) и разложим основные моменты по полочкам.

Но прежде всего отметим: в связи с заменой порядка ведения кассовых операции необходимо обновить внутренние документы, делая в них ссылку на Указание № 3210-У . В первую очередь это касается приказа о лимите остатка в кассе . С него, пожалуй, и начнем.

Кассовый лимит для юридического лица: выбираем формулу расчета

Любая организация, ведущая кассовые операции, должна соблюдать определенный ею кассовый лимит - объем денежных средств, который свободно может храниться (не накапливаться!) в кассе. Если этого не сделать, лимит остатка наличных денег в кассе будет считаться нулевым, то есть все наличные, поступившие в кассу, на конец дня необходимо внести на банковский счет.

Обратите внимание

Лимит остатка наличных денег в кассе определяется в рублях;для округления указанного лимита до рубля могут применяться правила математического округления (письма ЦБ РФ от 24.09. № 36-3/1876 . ФНС России от 06.03. № ЕД-4-2/4116 ).

В Указании № 3210-У (впрочем, как и в прежнем документе) предложены две формулы для расчета предельно допустимого остатка наличности. Но принцип выбора одной из них теперь более понятен и нет той неясности, которая (в свое время) могла привести к неприятным последствиям. (Напомним, в Положении говорилось, что при отсутствии наличной выручки лимит нужно рассчитывать по расходам, но при этом не уточнялось, когда именно должна отсутствовать выручка: в выбранном расчетном периоде, за все время существования фирмы или в том периоде, в котором будет применяться установленный лимит.)

Так вот, теперь выбор одной из формул для расчета лимита денежной наличности в кассе полностью оставлен на усмотрение организации независимо от наличия либо отсутствия выручки.

Формула первая: по наличной выручке

Расчет лимита кассы по первому варианту основан на наличной выручке - объеме поступлений за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях. Причем если у организации имеются обособленные подразделения. которые сдают наличку в кассу головной организации, лимит остатка наличных денег организация должна определить с учетом кассового лимита, установленного для этого обособленного подразделения. Иначе говоря, у организации в этом случае один лимит, величина которого распределяется между обособленными подразделениями.

Обратите внимание

Лимит остатка наличных средств обособленного подразделения (как часть общего кассового лимита организации) устанавливается организацией, о чем издается распорядительный документ, экземпляр которого направляется в обособленное подразделение в определенном организацией порядке (абз. 6 п. 2 Указания № 3210-У ).

Если обособленное подразделение самостоятельно сдает наличные деньги на банковский счет, открытый организацией, лимит остатка наличных денег головная организация устанавливает для «обособленца»в порядке, предусмотренном для юридического лица. Иными словами, у обособленного подразделения в указанном случае будет свой лимит кассы, отдельный от лимита по организации.

Формула расчета лимита кассы выглядит так:

L - лимит остатка наличных денег (руб.);

V - объем наличной выручки;

Р - расчетный период (рабочие дни), за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Здесь могут учитываться периоды пиковых объемов наличных поступлений, а также динамика объемов поступлений наличности за аналогичные периоды прошлых лет. Расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица;

Nc -период времени между днями сдачи в банк поступившей наличной выручки: от 1 до 7 рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - до 14 рабочих дней .

Формула вторая: по расходованию денежных средств

Второй вариант расчета кассового лимита основан на объеме выдачи наличных денег. в котором юридическими лицами, имеющими обособленные подразделения, учитываются средства, хранящиеся в этих обособленных подразделениях. Разумеется, речь идет о ситуации, когда обособленные подразделения сдают наличные средства в кассу головной организации. В противном случае (при сдаче наличности на расчетный счет юридического лица) «обособленец»имеет свой (самостоятельный) лимит.

В формуле расчета лимита остатка наличных денег для рассматриваемого варианта (по сравнению с первой формулой) изменяется один показатель, и в результате она выглядит так:

R - объем выдач наличных денег, за исключением сумм, предназначенных для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

Когда допускается сверхлимит?

Подход к этому вопросу с годами не изменен. Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплаты заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.

В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается (абз. 7 и 8 п. 2 Указания № 3210-У ).

Документы

Унифицированные формы первичной учетной документации, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, с 01.01. не являются обязательными к применению (впрочем, нет и запрета законодателя на их использование ). Чего нельзя сказать о «первичке», установленной уполномоченными органами (например, ЦБ РФ) в соответствии с другими федеральными законами. В числе таких документов - кассовые документы (см. также Информацию Минфина России № ПЗ-10/ ).

Как Положение . так и Указание № 3210-У дают ссылки на документы, содержащие коды, присвоенные Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011-93). В общем, это те самые формы, которые содержатся в постановлениях Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 и от 05.01.2004 № 1 . Иными словами, ориентироваться нужно на привычные нам унифицированные формы, ничего не меняя при этом.

Когда рассматриваемый документ находился на стадии проекта, изменения по документальной части предполагались значительные. Однако (судя по конечному продукту) воплощать в жизнь свои задумки компетентные органы не стали.

Среди таких форм:

Документы, предусмотренные Указанием № 3210-У . могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде. В документах, оформленных на бумажном носителе, за исключением кассовых документов (ПКО и РКО), допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления. Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Такие документы подписываются электронными подписями. после чего внесение исправлений в них не допускается (абз. 3 п. 4.7 Указания № 3210-У ).

Ответственные лица

Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица. Последний, кстати, также может выполнять данные функции, что подтверждено п. 4 Указания № 3210-У .

Кассовые документы оформляются:

Последний (сторонний бухгалтер)подписывать кассовые документы не вправе: на это уполномочены (в силу п. 4.3 Указания № 3210-У ) только главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии - руководитель), а также кассир.

Обратите внимание

Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.

Отдельные операции……с обособленными подразделениями

О том, как определять лимит кассы, в случае если в организации есть обособленные подразделения, мы уже сказали. В то же время хочется заострить внимание читателей еще на одном моменте.

Организация устанавливает порядок, в соответствии с которым она:

Кроме того, принимая во внимание срок составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, организация устанавливает порядок, по которому обособленное подразделение передает ей копию листа кассовой книги (абз. 7 п. 4.6 Указания № 3210-У ). В Положении . напомним, эта процедура проводилась после определения в кассовой книге остатка наличных денег на конец рабочего дня и не позднее следующего рабочего дня.

…с подотчетными лицами

Наличные средства на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, выдаются подотчетному лицу по его письменному заявлению. Последнее составляется в произвольной форме и должно содержать не только запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются деньги, но и (обязательно) подпись руководителя и дату (п. 6.3 Указания № 3210-У ).

В срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Обратите внимание

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

…по выплате зарплаты, стипендий и другим выплатам

Выдача денежных средств для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям (п. 6 Указания № 3210-У ).

Продолжительность срока выдачи наличных (определяется руководителем) по расчетно-платежной (платежной) ведомости не может превышать 5 рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на данные выплаты).

В последний день выдачи указанных средств кассир в расчетно-платежной (платежной) ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано»напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег, подводит итоги (фактической выдачи и депонирования средств), проставляет свою подпись на документе и передает его для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю).

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной (платежной) ведомости оформляется расходный кассовый ордер (абз. 4 п. 6.5 Указания № 3210-У ).

Упрощенный порядок ведения кассовых операций

Для индивидуальных предпринимателей и субъектов малого предпринимательства предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовых операций.

Субъектами малого предпринимательства признаются юридические лица, которые соответствуют следующим критериям (ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»):

1) соблюдены ограничения по доле участия Российской Федерации, субъектов РФ, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, общественных и религиозных организаций, благотворительных и иных фондов в уставном капитале;

2) средняя численность работников за предшествующий календарный год не превышает:

3) выручка от реализации (без учета НДС) или балансовая стоимость активов за предшествующий календарный год не превышает предельные значения:

Во-первых, эта категория лиц может не устанавливать лимит остатка наличных денег (последний абзац п. 2 Указания № 3210-У ).

Во-вторых, индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы (ПКО и РКО), а также кассовая книга могут не оформляться (абз. 2 п. 4.2 и абз. 9 п. 4.6 Указания № 3210-У ). Как видим, данная льгота распространяется на всех предпринимателей, независимо от режима налогообложения, который они применяют. Должно быть, это обусловлено тем, что все индивидуальные предприниматели ведут книгу учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя .

С года…

И последнее, на что хотелось бы обратить внимание при изучении нового порядка ведения кассовых операций: с года юридические лица и индивидуальные предприниматели могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств.

Требования к программно-техническим средствам таковы: они должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот ЦБ РФ, перечень которых установлен нормативным актом ЦБ РФ (абз. 5 п. 4 и п. 8.1 Указания № 3210-У ).

1. Документ зарегистрирован в Минюсте 23.05. (регистрационный номер 32404). Текст Указания № 3210-У и комментарий к нему опубликованы в журнале «Акты и комментарии для бухгалтера», № 13, .
2. Ожидаемых поступлений для вновь созданных организаций.
3. Подразделения юридического лица, по месту нахождения которых оборудуется обособленное рабочее место (рабочие места).
4. При определении указанного периода времени могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица (например, сезонность работы, режим рабочего времени).
5. Вновь созданное юридическое лицо ориентируется на ожидаемый объем выдачи наличных денег.
6. См. Федеральный закон от 06.12. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
7. См. пункт 1.7 Положения.
8. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.
9. Указанная форма используется при наличии в организации нескольких кассиров для отражения проводимых в течение рабочего дня операций по передаче кассиром наличных денег старшему кассиру. Соответствующие записи подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.
10. См. Федеральный закон от 06.04. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
11. Пункт 5.6 Положения.
12. Утверждена Приказом Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002.

Мнение авторов материалов может не совпадать с мнением редакции.

Рассчитываем и устанавливаем лимит по кассе

Ежегодно индивидуальные предприниматели, ведущие кассовые расчеты. сталкиваются с необходимостью пересмотра лимитов по кассе. При этом данный показатель с г. им приходится определять самостоятельно, а затем его нужно представить в банк. Сложности у предпринимателей возникают в связи с тем обстоятельством, что правила расчета кассового лимита зависят от того, есть у ИП наличная выручка или нет. Как безошибочно рассчитать и утвердить данный предел, вы узнаете из статьи.

Зачем устанавливать лимит по кассе

Обязанность индивидуальных предпринимателей по установлению лимита по кассе закреплена в Положении Банка России от 12.10. N 373-П о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (далее - Положение N 373-П). А если предприниматель не установит лимит, считается, что он равен нулю. Как следствие, ИП будет не вправе хранить деньги в кассе на конец дня, а остаток наличных денег, ежедневно выводимый в кассовой книге. должен быть равен нулю.

Следовательно, при отсутствии утвержденного кассового лимита велика вероятность того, что предприниматель будет допускать его превышение, что является нарушением законодательства. А значит, в подобной ситуации предпринимателю грозят штрафные санкции.

В соответствии со ст. 4.5 Кодекса об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) привлечь ИП к административной ответственности могут в течение двух месяцев со дня, когда он превысил лимит.

Фрагмент документа. Статья 15.1 КоАП РФ

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа

Кроме того, если у ИП не будет установленного лимита по кассе, это может стать препятствием для открытия ему расчетного счета в банке. Хотя законодательство РФ и не устанавливает для индивидуальных предпринимателей необходимость открывать счета в банке, в то же время они не освобождаются от обязанности, прописанной в п. 1.4 Положения, по хранению на банковских счетах наличных денег сверх установленного лимита.

Стоит отметить, что судебная практика складывается не в пользу нарушителей.

Судебная практика. В Постановлении от 09.02. по делу N А56-44496/ Тринадцатый арбитражный апелляционный суд пришел к выводу о том, что несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности, превышение кассового лимита являются нарушениями законодательства.

К аналогичному выводу пришел Двенадцатый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 03.02. по делу N А12-20502/: отсутствие либо искажение учета поступивших или не поступивших в кассу наличных денежных средств (части денежных средств) признается нарушением, влекущим административную ответственность.

Как рассчитать лимит по кассе

Порядок расчета кассового лимита прописан в Приложении к Положению N 373-П (далее - Приложение). Он зависит от того, есть ли у предпринимателя поступления наличной выручки от реализации товаров (работ, услуг) либо он осуществляет только выдачу наличных денег. Дня каждого случая в Приложении предусмотрена своя формула. Лимит остатка наличных денег определяется в рублях. При этом для округления лимита до рубля могут применяться правила математического округления (Письмо Банка России от 24.09. N 36-3/1876).

Когда ИП постоянно получает наличную выручку

Если известен ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, лимит кассового остатка рассчитывается по формуле:

L = (V / P) x N

где L - лимит остатка наличных денег в рублях;

V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

P - расчетный период, определяемый индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях;

N - период времени между днями сдачи в банк индивидуальным предпринимателем поступивших наличных денег в рабочих днях. Указанный период не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней.

Расчетный период при этом не может превышать 92 рабочих дней. Он определяется предпринимателем самостоятельно: к примеру, это может быть период, предшествующий периоду установки лимита, либо период, когда наличная выручка бывает максимальной, либо соответствующий период прошлого года.

Пример 1. Индивидуальный предприниматель Черкасов И.Ф. занимается розничной торговлей детской одежды. Расчетным периодом является август г. (22 раб. дн.). Объем выручки от реализации товаров за расчетный период составил 157 000 руб. Магазин работает пять дней в неделю.

Лимит остатка денежных средств составит 14 273 руб. (157 000 руб. / 22 раб. дн. x 2 дн.).

Когда нет постоянной наличной выручки

В настоящее время все чаще денежные средства работникам не выдаются из кассы, а переводятся на банковские карты. В безналичном порядке производятся и расчеты по договорам. В результате возникает ситуация, когда предприниматель не имеет поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги. В подобном случае для расчета лимита по кассе используется формула:

L = (R / P) x N

где L - лимит остатка наличных денег в рублях;

R - объем выдачи наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;

P - расчетный период, определяемый индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем выдачи наличных денег, в рабочих днях;

N - период времени между днями получения предпринимателем наличных денег по денежному чеку в банке, за исключением сумм, предназначенных для выплат работникам, в рабочих днях.

Пример 2. Индивидуальный предприниматель Творов С.Л. осуществляет розничную торговлю продукцией печатных СМИ. Оплата продукции производится только безналичным способом. Учитывая, что магазин работает без выходных, продолжительность расчетного периода составляет 31 день. В качестве расчетного периода принят август г. Объем выдачи наличных средств за период составил 175 000 руб. Получение по денежному чеку наличных денежных средств из банка осуществляется два раза в месяц (вместе с заработной платой).

Лимит остатка денежных средств в кассе равен 84 677 руб. (175 000 руб. / 31 дн. x 15 дн.).

Следует обратить внимание, что если объем выдачи наличных денежных средств из кассы организации за расчетный период равен нулю (то есть денежные средства перечислялись подотчетным лицам на банковскую карту), то остаток в кассе предпринимателя на конец дня, равный внесенной подотчетным работником неиспользованной сумме, будет считаться сверхлимитным. Данную сумму предпринимателю необходимо из кассы внести на свой банковский счет.

Как установить лимит

Согласовывать величину кассового лимита с банком не требуется. Однако, чтобы начать применять рассчитанный показатель, индивидуальный предприниматель должен утвердить его своим приказом (распоряжением) (см. образец приказа об утверждении лимита по кассе в примере 3).

Индивидуальный предприниматель Черкасов А.А.

Приказ

1 октября г.

Москва

Об утверждении величины лимита

остатка наличных денег в кассе на IV квартал г.

Руководствуясь Положением Банка России от 12.10. N 373-П о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить на IV квартал г. лимит остатка наличных денежных средств в кассе индивидуального предпринимателя Черкасова А.А. в размере 11 214 руб. Расчет величины лимита остатка наличных средств произведен на основании cведений:

Расчет суммы лимита остатка наличных средств в кассе: 380 000 / 66 x 3 = 17 273 руб.

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Индивидуальный предприниматель Черкасов А.А. Черкасов

Мнение. Константин Андреев, бухгалтер ООО "Вяземский колос"

Введение обязанности по установлению лимита по кассе усложнило жизнь индивидуальным предпринимателям. В то же время им не нужно утверждать данный показатель каждый год. Напомню, по правилам, действовавшим до г. лимит остатка кассы организациям приходилось определять ежегодно. Теперь же срок действия приказа об утверждении кассового лимита не ограничен и предприниматели вправе пересматривать его размер по своему усмотрению.

Какие ошибки ИП допускают при установлении лимита

Ошибки предпринимателей обычно связаны с неправильным определением предельной суммы наличных средств в кассе, с неверным выбором расчетного периода или с несоблюдением кассовой дисциплины.

Ошибка с размером

Как правило, лимит определяется неправильно по одной из двух причин:

На практике определить объем поступлений особенно сложно тому предпринимателю, который только зарегистрировался. Но и большой опыт работы не гарантирует стабильную выручку. В связи с этим лимит по кассе часто определяется на глаз.

Мнение. Константин Андреев, бухгалтер ООО "Вяземский колос"

При определении кассового лимита не стоит забывать, что Положение N 373-П ограничивает объем наличных расчетов между организациями и индивидуальными предпринимателями: он не должен превышать 100 000 руб. по одному договору. Эта величина установлена п. 1 Указаний Банка России от 20.06.2007 N 1843-У.

Ошибки с периодом

Проблемы при расчете могут быть связаны и с выбором расчетного периода. Дело в том, что он может составлять от 1 до 92 рабочих дней. При этом давность периода не оговаривается. Для установления лимита целесообразно выбрать день с наибольшими показателями.

Ошибки при соблюдении кассовой дисциплины

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины с г. лежит на налоговой службе, а не на банках, как это было раньше. При проведении проверок налоговики руководствуются Административным регламентом, утвержденным Приказом Минфина России от 17.10. N 133н (далее - Административный регламент).

Фрагмент документа. Пункт 7 разд. I Административного регламента.

При проверке лимита по кассе проверят соответствие данных в следующих документах:

Расхождения в документах могут вызвать претензии и привести к штрафным санкциям за нарушение кассовой дисциплины.

Статьи

Cоблюдение кассовой дисциплины c года. 21.08.

С 01.01. года для индивидуальными предпринимателями соблюдение кассовой дисциплины стало обязательным. (Положение Банка России № 373-П от 12.10. года).

Разберем основные моменты этого Положения применительно к предпринимателям.

Этот документ обязателен для любых ИП (на всех системах налогообложения) имеющих и не имеющих расчетного счета в банке, принимающих систематически (принимающих время от времени и не принимающих вовсе) наличные денежных средства (выручку от реализации) от населения (других ИП или организаций) и расходующих ее на нужды бизнеса или свои личные нужды (производящие расчеты наличными деньгами). А также пополняющих расчетный счет личными денежными средствами или снимающие наличные деньги со своего счета в банке. Расчетный счет предпринимателя всегда начинается с цифр 40802, все другие счета (40817, 40820, 423, 426) - это текущие счета физических лиц и к этому Положению отношения не имеют.

Порядок ведения кассовых операций не применятся индивидуальными предпринимателями, которые получают оплату за оказание услуг (выполнение работ) на расчетный счет безналично, оплачивают свои расходы тоже в безналичном порядке или переводят денежные средства на пластиковую карту физического лица.

ИП может не иметь расчетного счета, а получать оплату за услуги (работы) сразу на личную пластиковую карту.

Но следует иметь в виду, что ИП может открыть себе корпоративную банковскую карту для осуществления предпринимательской деятельности. Она тоже открывается по счету 40802 и о её открытии предприниматель обязан сообщить в ИФНС, Пенсионный фонд и ФСС. Средства, перечисленные на такую карту и снятые через банкомат, будут являться кассовой операцией ИП. Нужен ли кассовый аппарат ИП можно прочесть здесь

В целях соблюдения порядка ведения кассовой дисциплины, для совершения кассовых операций необходимо:

1. Сделать расчет лимита остатка кассы. Лимит остатка кассы - это предельно допустимая сумма наличных денежных средств, которая может остаться в кассе в конце рабочего дня;

2. Издать приказ (распоряжение), в котором указать лимит остатка наличности, место совершения кассовых операций, место хранения наличных денег, лицо, ответственное за ведение кассовых операций (при отсутствии работников - назначить себя), разработать должностную инструкцию кассовому работнику. Пример приказа смотри в конце статьи

3. Заполнять приходные и расходные кассовые ордера при совершении операций.

Операции, оформляемые приходными кассовыми ордерами:

•Внесение индивидуальным предпринимателем личных денежных средств для ведения текущей деятельности (в основании платежа указывается «пополнение кассы для текущей деятельности»);

•Получение наличных денег с расчетного счета (основание «приход с расчетного счета в банке»);

•Поступление выручки в кассу (можно оформлять один кассовый ордер в конце дня).

•Возврат наличных денег, выданных ранее под отчет работнику.

Операции, оформляемые расходными кассовыми ордерами:

•Выдача наличных денег для сдачи в банк на расчетный счет (основание «выручка от услуг для зачисления на расчетный счет в банке»).

•Выдача наличных денег под отчет работнику на основании личного заявления (в произвольной форме с разрешающей подписью ИП, с указанием суммы, срока использования, даты) на нужды предпринимательской деятельности.

•Выдача наличных денег самому предпринимателя для личного использования (основание «выдача предпринимателю денежных средств на личные нужды»).

•Выдача средств предпринимателю для осуществления предпринимательской деятельности на конкретные нужды (основание «выдача средств предпринимателю за оплату услуг (закупку товара и т.д.)»).

Если у предпринимателя нет наемных работников, то он выписывает все приходные и расходные ордера на себя и расписывается везде сам. Поля счетов бухучета в ордерах можно не заполнять.

На израсходованные денежные средства, выданные под отчет, должен быть составлен авансовый отчет.

4. Вести кассовую книгу. Порядок заполнения описан в гл.5 Положения 373-П.

В кассовую книгу нужно записывать все приходные и расходные ордера текущего дня. В конце дня выводится остаток наличных денег. Он не должен превышать остатка лимита кассы. Исключение составляют лишь дни выплаты зарплаты (5 дней) и выходные дни банка (если для ИП они рабочие).

Если сумма остатка кассы больше лимита, то все сверхлимитные средства должны сдаваться в банк или выдаваться предпринимателю по расходному ордеру на оплату услуг или личные нужды.

Индивидуальный предприниматель в своей деятельности должен учитывать Указание Банка России № 1873-У от 20.06.2007 г. «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»о недопустимости расчетов наличными денежными средствами свыше 100 тыс. рублей по одному договору.

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины теперь будет возложен на налоговые органы в соответствии с приказом МФ РФ №133н от 17.10. г. «Об утверждении административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственных функций по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей», вступающим в силу с 19 февраля года.

Нарушение положений законодательства (ст.15.1 Кодекса об административных правонарушениях) влечет за собой наложение на предпринимателя (как должностного лица) штрафа в размере от 4 тыс.рублей до 5 тыс.рублей:

- за превышение расчетов наличными деньгами свыше 100 тыс.рублей;

- за неоприходование (полное или частичное) наличных денег в кассу (в т.ч. несоставление приходный и расходных ордеров и отсутствие кассовой книги);

- сверхлимитные остатки и несоблюдения правил хранения денежных средств.

Образец приказа (распоряжения) на установление лимита остатка кассы:

Индивидуальный предприниматель Иванов А.А.

Приказ № 1 от 01.01. г.

Во исполнение требований Положения Банка России № 373-П от 12.10. года «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации»,

Считаю необходимым установить:

1. Местом совершения кассовых операций считать место осуществления предпринимательской деятельности: г.Иванов, ул.Ленина, 28 (адрес арендуемого помещения или место проживания ИП).

2. Утвердить лимит остатка кассы в сумме 10000 рублей на год, согласно Приложения № 1.

3. Ведение кассовых операций возлагаю на себя (на бухгалтера Петрову К.К. кассира Сидову А.А или другого кассового работника).

Источники: www.glavkniga.ru, www.notariato.ru, www.klerk.ru, www.mosbuhuslugi.ru, udmkassa.ru