Изменение персональных данных работника

За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, в связи с которыми меняются его анкетно-биографические данные. Классическая ситуация: сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию. Или развелась и вернула девичью фамилию. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины. Причиной может послужить также вступление в брак, неблагозвучная фамилия или желание сменить имя.

При изменении фамилии приходится менять или переоформлять многие документы, содержащие персональные данные работника и используемые кадровыми работниками и бухгалтерами для ведения учета.

Согласно НА № 1‘2007 ст. 3 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных»персональными данными является любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в т. ч. его фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

При изменении отдельных персональных данных подлежат замене личные документы гражданина:

Статья 85 ТК РФ под персональными данными работника понимает информацию, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающуюся конкретного работника.

Персональные данные работников содержатся в кадровых и бухгалтерских документах, и в случае изменения персональных данных требуется вносить изменения в личные документы работника, в учетные документы, в регистрационные формы, в т. ч.:

Указанные изменения, как правило, производятся на основании личного заявления работника с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные (приложение 1). Подача заявления - не обязательный, но целесообразный шаг. К такому заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорта, свидетельства о регистрации брака, о расторжении брака, об изменении фамилии или имени, отчества, решения суда и др.), которые заверяются в установленном порядке и подшиваются в личное дело работника, если оно ведется. Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.

Руководитель организации в резолюции на заявлении назначает лицо, ответственное за внесение изменений в кадровые и бухгалтерские документы, и устанавливает сроки.

На основании заявления работника издается приказ по личному составу о внесении изменений в учетные документы (приложение 2). Этот приказ будет являться основанием для внесения изменений в кадровые и бухгалтерские документы организации, где содержатся персональные сведения работника, которые изменились. Приказ составляется в произвольной текстовой форме, в нем обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения.

Особое внимание следует уделить тексту приказа, так как на практике часто используются некорректные формулировки: «Считать Иванову Петровой в связи с регистрацией брака…»или «Внести изменения в персональные данные работника…»

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующей регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов по личному составу.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, необходимо ознакомить самого работника и лиц, ответственных за внесение изменений.

Сотрудница поменяла фамилию(в связи с браком),как правильно оформлять на работе?

Макс Мудрец (18103) 3 года назад

Обязательно необходимо доп. соглашение к трудовому договору. Исправлять в тр. договоре - ни в коем случае, это делается только в трудовой книжке с указанием основания.

Прежде всего на основании свидетельства о браке составляют приказ руководителя о замене фамилии. Форма этого документа законодательством не установлена. Поэтому приказ можно, к примеру, составить так: "В связи со сменой фамилии Ивановой Е. И. на Петрову Е. И. приказываю внести соответствующие изменения в учетные документы".

В первую очередь нужно поменять фамилию в трудовой книжке. Для этого на первой странице (титульном листе) трудовой одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию и записывают новые данные. На внутренней стороне обложки делают ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения (в вашем случае - свидетельство о браке). Там же должна стоять подпись кадровика, который менял данные, и печать отдела кадров или фирмы.

Заключать новый трудовой договор из-за смены фамилии не надо. Достаточно будет оформить и подписать дополнительные соглашения к контракту.

Еще изменения вносят:

- в личную карточку работника (форма N Т-2);

- в лицевой счет (форма N Т-54);

- в карточку учета сумм начисленных ЕСН и взносов на пенсионное страхование.

В этих документах также перечеркивают девичью фамилию и записывают новые данные. Рядом с корректирующей записью должен расписаться кадровик или генеральный директор.

Фирма как можно скорее должна поменять в Пенсионном фонде страховое свидетельство сотрудника. А вот о замене ИНН в налоговой инспекции работник обязан позаботиться сам.

Оленька Знаток (378) 3 года назад

Какие документы нужны для замены паспорта РФ при смене фамилии после замужества. Сроки обмена паспорта.

Сегодня мы хотим вам рассказать о смене паспорта после замужества (в связи с браком), о том какие для этого нужны документы, и многое другое связанное с инициалами. На сегодняшний день, очень популярны браки среди молодежи, и чтобы хоть немного облегчить первые шаги супружеской жизни, мы решили подробно рассмотреть данную тему.

Сколько действует паспорт после регистрации брака и через сколько нужно менять паспорт после замужества

Какое же это красивое и торжественное мероприятие – свадьба. Жених и невеста становятся мужем и женой, и счастливее их нет никого в этот день. Но вот проходят эти два незабываемых дня, и начинается семейная жизнь. Пора думать о замене паспорта, ведь фамилия у женской половинки теперь другая.

Но так как смена фамилии производиться не только при заключении брака, но и при его расторжении, по собственному желанию заявителя, при наличии ошибки или еще каких-либо факторов, то процесс будет аналогичным для любой замены паспорта. указанной в абзаце 4 пункта 2.2 Административного регламента ФМС РФ № 391 от 30 ноября года.

Сроки замены паспорта при смене фамилии составляют 30 дней. Именно в течение этого времени необходимо подавать заявление на замену паспорта и собирать необходимые документы. Если вы не успеете в этот срок сдать всю необходимую документацию в отделение ФМС, то ваш паспорт будет считаться просроченным, а штраф за просроченный паспорт при смене фамилии в году составляет от 2 000 до 3 000 рублей. Для жителей городов федерального значения, таких как Москва и Санкт-Петербург, штраф будет от 3 000 до 5 000 рублей.

Статья 19.15 КоАП РФ

1. Проживание по месту пребывания или по месту жительства в жилом помещении гражданина Российской Федерации, обязанного иметь документ, удостоверяющий личность гражданина (паспорт), без документа, удостоверяющего личность гражданина (паспорта), или по недействительному документу, удостоверяющему личность гражданина (паспорту), влечет наложение административного штрафа в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.

2. Нарушение, предусмотренное частью 1 настоящей статьи, совершенное в городе федерального значения Москве или Санкт-Петербурге, влечет наложение административного штрафа в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей.

«Штраф накладывается при отсутствии документа, а у меня всего лишь просроченный, это не правомерно», скажете вы. На самом деле, просроченный паспорт приравнивается к отсутствию документа, поэтому и накладывается штраф. Скажу вам больше, паспорт становится не действительным сразу после того, как в ЗАГСе была проставлена отметка о том, что вы сменили фамилию. Но тогда, на основании вышеизложенного, сразу возникает вопрос - когда и сколько по времени (в какой срок) меняют паспорт при смене фамилии после свадьбы, если он сразу же становится недействительным? Собирать документы желательно сразу же после окончания торжества, и чем быстрее вы их сдадите, тем быстрее вы получите новый паспорт. Что касается сроков, то при смене по месту жительства (по месту постоянной прописки) срок составляет не более десяти дней. Если же замена производиться по месту временной регистрации или при ее полном отсутствии, срок составляет два месяца.

Если у вас так сложились обстоятельства, что вы не успеваете подать документы в 30-дневный срок и наложение административного штрафа вас не страшит, то вопрос о том, сколько дней можно не менять паспорт при смене фамилии после замужества, вас не должен тревожить.

Какие документы нужны для того, чтобы заменить паспорт при смене фамилии после замужества (свадьбы)

Почти всех тревожит вопрос о списке документов, которые необходимо предоставить для замены. И правильно, ведь не получив хотя бы одного документа, вам могут отказать в замене пока вы не принесете недостающую бумагу. И не стоит забывать о том, что у всех справок и документов есть свой срок действия. Поэтому мы предоставляем вам подробный и исчерпывающий перечень документов для замены паспорта РФ при смене фамилии после замужества.

- Паспорт гражданина Российской Федерации, который подлежит замене, ведь в нем указана ваша старая фамилия.

- Документ, который подтверждает основания для замены вашего паспорта. В данном случае это свидетельство о заключении брака. В других случаях это может быть свидетельство о расторжении брака, справка из ЗАГСа.

- Заявление о выдаче/замене паспорта на новую фамилию по форме 1П. То есть, при заполнении данного документа, в графе №1 где заполняется ФИО заявителя, будет указана ваша новая фамилия. Образец заполнения бланка заявления можно посмотреть тут. Заполняется оно как рукописным, так и машинописным способом. При отделении ФМС должен быть кабинет, в котором печатают данный документ.

- Две фотографии установленного Административным регламентом формата. Если на время замены паспорта вы потребуете временное удостоверение личности на новую фамилии по форме 2П, то необходимо принести дополнительно еще одну фотографию.

- Квитанция об оплате госпошлины или ее реквизиты.

- Для военнообязанных необходимо принести военный билет.

- Если у вас имеются дети в возрасте до 14 лет, то понадобится свидетельство о рождении на каждого ребенка.

- Документ, подтверждающий регистрацию по месту жительства. Это может быть как домовая книга, так и поквартирная карточка.

Реквизиты для оплаты госпошлины

Если для оплаты госпошлины вы выбрали способ оплаты через квитанцию, то вам необходимы реквизиты, которые зачастую очень трудно найти. Чтобы вам было проще ориентироваться в данной ситуации, мы предоставили вам образец квитанции. ведь с первого раза тяжело понять, что и куда вписывать.

Кроме того, мы вам предоставляем образец реквизитов госпошлины на замену (смену) паспорта РФ при смене фамилии в связи с замужеством. На всех официальных сайтах указанны именно эти данные. Перепишите их, и при заполнении квитанции в отделении Сбербанка, покажите сотруднику, так как в зависимости от региона, может быть изменено одно или два значения.

А чтобы знать с какого периода (основание), внести изменения в учетные док-ты организации.

Документы могут ведь предоставить и после месяца со дня получения паспорта, а н-р платежные ведомости сделаны на старую фамилию.

Дык. Когда принесут документы - тогда и поменяем и заявление тут роли не играет: ведь на основе одного только заявления работника о смене фамилии, не подкрепленного документами, приказ об изменении фамилии не издать. Не вижу смысла ;)

А что касается паспорта - почему все так за него хватаюся? А как же старое доброе свидетельство о заключении брака, которое выдают сразу? И в котором написано, какие фамилии присваиваются супругам? Зачем ждать паспорт, если с ним затягивается?

Так когда же все это делать? Ждать, когда ей новый паспорт выдадут, или достаточно "уведомления заявлением"?

Ждать документы, удостоверяющие факт смены фамилии: и это не только паспорт, а, как написано выше, свидетельство о заключении брака. Одного заявления категорически недостаточно.

Анонсы

С 1 января текущего года изменился порядок привлечения на работу иностранных граждан. В нововведениях поможет разобраться Яна Метелева . юрист и консультант по вопросам трудового законодательства.

Сотрудница ООО сменила фамилию в связи с регистрацией брака, ушла в отпуск по беременности и родам. Работодателем были внесены изменения в трудовую книжку и программу кадрового учета на основании свидетельства о регистрации брака и паспорта. Инспектор ФСС России требует от работодателя представить дополнительное соглашение с данным работником.

31 августа

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При смене фамилии работника работодатель должен внести изменения в трудовую книжку и личную карточку работника, а также поменять страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования работника. Вносить изменения в трудовой договор не надо, равно как и издавать приказ о смене фамилии работника.

Обоснование вывода:

1. Вопрос о внесении изменений в трудовой договор при изменении персональных данных работника прямо законодательством не урегулирован. В силу части первой ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указывается фамилия работника. Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения;трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями. Недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора (часть третья ст. 57 ТК РФ). В рассматриваемой ситуации, как мы поняли, в договоре отражена прежняя фамилия, поэтому правовых оснований говорить о необходимости внесения в него каких-либо изменений нет. Также трудовым законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию приказа о смене фамилии работника.

2. Законом прямо предусмотрена обязанность работодателя в случае изменения сведений о работнике внести изменения только в трудовую книжку и личную карточку работника, а также поменять страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция), Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее - Указания), а также ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ).

В соответствии с п. 2.3 Инструкции изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью работодателя (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Новая фамилия работницы записывается рядом с прежней там, где есть достаточно места для этого. На внутренней стороне обложки трудовой книжки проставляется лишь ссылка на документ, на основании которого изменена запись, например: "Свидетельство о заключении брака от ___, серия ___, номер ___";никакого пояснения не требуется. Ссылка на паспорт не нужна, поскольку он не подтверждает изменение фамилии, а лишь фиксирует новую.

При изменении сведений о работнике Указания предписывают внести соответствующие данные в личную карточку (форма N Т-2);новые данные заверяются подписью работника кадровой службы. Порядок внесения новых данных не описан. Однако, учитывая общие требования к исправлению первичных документов, содержащиеся в п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР (далее - Положение), а также правила изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения в трудовых книжках, полагаем, что в личной карточке следует одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию работницы и рядом написать новую, сделать ссылку на свидетельство о браке, заверить изменения подписью работника кадровой службы.

В случае изменения фамилии (имени, отчества) работника работодателю необходимо в сроки, предусмотренные ст. 11 Закона N 27-ФЗ, предоставить актуальные сведения в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ. В свою очередь, работник (застрахованное лицо) обязан предъявить работодателю (страхователю) документы, подтверждающие сведения о новой фамилии (имени, отчестве) и заполнить соответствующие формы (абзацы второй и четвертый п. 2 ст. 9, пп. 2, 6 п. 2 ст. 6 Закона N 27-ФЗ).

Нормативные правовые акты не обязывают работодателя вносить изменения в книгу учета движения трудовых книжек и лицевой счет (формы N Т-54 и N Т-54а). Но это целесообразно, так как названные документы применяются в течение всей трудовой деятельности работника. Если работодатель примет решение об изменении книги учета движения трудовых книжек и лицевого счета, он, на наш взгляд, вправе руководствоваться по аналогии п. 2.3 Инструкции.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Синева Татьяна

Ответ прошел контроль качества службой Правового консалтинга ГАРАНТ

16 августа г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источники: www.pro-personal.ru, otvet.mail.ru, youpassport.ru, forum.klerk.ru, www.garant.ru