Должностная инструкция, внесение изменений

Добрый вечер.

Уважаемые HR, прошу совета по следующей ситуации.

Специфика деятельно обязывает внести изменение (один абзац) в 300 должностных инструкций. Срок -2 недели :-(

В компании так заведено, что шаблон ДИ общий, но у каждого работника своя должностная (под подпись), с перечнем обязанностей и т.д.

Ломаю голову, будет ли правомерно сделать ДОПОЛНЕНИЕ к должностной инструкции (на отдельном листе), как, например, дополнения в трудовой договор вносим: "изложить пункт 3. должностной инструкции в следующей редакции. ", утвердить приказом.

Как внести изменения в должностную инструкцию?

Популярное по теме

Из этой статьи вы узнаете:

Внесение изменений в должностную инструкцию

В должностной инструкции содержится полная информация об обязанностях работника, прописывается функционал.

Зарегистрируйтесь. чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 кадровых документов

Должностная инструкция - это важный документ, ориентирующий сотрудника в работе по занимаемой должности. Но с течением времени совершенствуются профессиональные требования, изменяются требования к должности. Как внести изменения в должностную инструкцию? Для начала нужно уточнить, какие изменения происходят. Возможны три варианта:

1. Изменение трудовой функции. Сопровождается, как правило, переименованием должности. Такое происходит при переводе на другую работу (ст. 72.1ТК РФ ).

2. Корректировка некоторых положений с внесением изменений в трудовую функцию. Не сопровождается переименованием должности и переводом на другую работу (ст. 72 ТК РФ ).

3. Изменения, не затрагивающие трудовую функцию. Например, дополнение раздела «Должен знать»в соответствии с новыми профессиональными стандартами.

Порядок изменения должностной инструкции работника

Рассмотрим подробнее все варианты, как внести изменения в должностную инструкцию. Образец изменений в должностной инструкции можно посмотреть в разделе «Образцы документов».

Изменение должностной инструкции при переводе на другую работу

Условия трудового договора можно изменять только с согласия работника. Поэтому если предполагается полное изменение трудовой функции и переименование должности, то алгоритм работы следующий:

1. Уведомить работника об изменении обязательных условий трудового договора (направить уведомление об изменении должностной инструкции).

2. Если работник соглашается, то заключается дополнительное соглашение о переводе на другую работу.

3. Издается приказ о переводе по форме № Т-5 .

4. Работника знакомят под расписку с новой должностной инструкцией. Он также подписывает дополнительное соглашение и знакомится с приказом.

В ООО «Альфа»произошли организационные изменения, и потребовался перевод работника с должности наладчика оборудования в производственном цехе на должность электрика участка в производственный цех. В уведомлении о переводе было написано следующее:

«Уведомляем о Вашем переводе с должности наладчика оборудования в производственном цехе на должность электрика участка в производственный цех с 25.11. в связи с сокращением штатной единицы наладчика оборудования. Просим сделать отметку на уведомлении о своем согласии или несогласии на перевод».

Изменение должностной инструкции, вызванное корректировкой положений о трудовых функциях

Если предполагается внесение изменений в должностную инструкцию, то алгоритм работы следующий:

1. Уведомить работника письменно об изменениях.

2. Если работник соглашается, то заключается дополнительное соглашение о вносимых в трудовую функцию изменениях.

3. Издается приказ об изменении должностной инструкции.

4. Работника знакомят под расписку с новой должностной инструкцией, приказом. Он подписывает дополнительное соглашение.

Приказ об утверждении изменений к должностной инструкции можно посмотреть в разделе «Образцы документов».

В связи с закрытием обособленного подразделения ООО «Мосмар»в г. Нижневартовске у главного бухгалтера теперь нет необходимости два раза в год направляться туда в командировку. В изменениях к должностной инструкции записали следующее:

«1. Исключить пункт 3.4. в должностной инструкции главного бухгалтера от 22 января г. № 5: «Направляется в служебную командировку в обособленное подразделение организации в г. Нижневартовск два раза в год. Цель командировки: участие в проведении финансового анализа и составлении бухгалтерской и налоговой отчетности».

2. Изменение вступают в силу с 25 декабря года.

Изменения в должностной инструкции составлены на основании приказа директора от 10 ноября г. № 154».

Изменение должностной инструкции, вызванное корректировкой других разделов

Если требуется внесение изменений в должностную инструкцию, например, в разделе «Должен знать», необходимо издать приказ об изменении должностной инструкции. Затем ознакомить с ним сотрудника под расписку. Если инструкция не входит в качестве приложения в трудовой договор, а существует как самостоятельный документ, то нужно утвердить измененную инструкцию приказом (письмо Роструда № 4412-6 ).

В ООО «Лайм»в должностную инструкцию менеджера по персоналу требуется внести изменения, не затрагивающие трудовую функцию. Изменения вызваны введением новых профессиональных стандартов. Был издан приказ следующего содержания:

«Приказываю утвердить должностную инструкцию главного бухгалтера в редакции от 22.12. № 10. Приложение: должностная инструкция главного бухгалтера в редакции от 22.12. № 10».

Вам также будут полезны материалы:

Приказ О внесении изменений в должностные инструкции заместителя директора по учебно-воспитательной работе, курирующего реализацию ФГОС НОО и учителя начальных классов

От 29 апреля г. №100 - ПД

О внесении изменений в должностные инструкции

курирующего реализацию ФГОС НОО и учителя начальных классов

В целях обеспечения эффективного введения обучения на начальной ступени в соответствии с ФГОС нового поколения

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести изменения в должностную инструкцию заместителя директора по учебно-воспитательной работе. в соответствии с введением ФГОС нового поколения на начальной ступени.

Внести изменения в должностную инструкцию учителя начальных классов во время реализации перехода на обучение в соответствии с ФГОС нового поколения на начальной ступени.

Ознакомить с новой должностной инструкцией всех учителей начальных классов.

Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой.

Анонсы

С 1 января текущего года изменился порядок привлечения на работу иностранных граждан. В нововведениях поможет разобраться Яна Метелева . юрист и консультант по вопросам трудового законодательства.

Какова процедура (пошаговая) внесения изменений в должностную инструкцию работника с его согласия? Речь идет о дополнении должностной инструкции новыми трудовыми обязанностями, ранее в ней не отраженными.

5 апреля

Должностная инструкция является локальным нормативным актом. Право принимать локальные акты принадлежит работодателю (часть первая ст. 8 ТК РФ).

При заключении трудового договора стороны в обязательном порядке согласовывают трудовую функцию сотрудника, содержание которой составляет конкретный перечень обязанностей по должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 15, часть первая ст. 56, часть вторая ст. 57 ТК РФ). Обычно перечень трудовых обязанностей закрепляется именно в должностной инструкции, которая в таком случае становится частью трудового договора.

Поскольку изменение трудовой функции работника, за некоторыми исключениями, которые к рассматриваемой ситуации отношения не имеют (части вторая и третья ст. 72.2, ст. 73 ТК РФ), допускается только по соглашению сторон трудового договора (ст.ст. 72.1, 74 ТК РФ), при пересмотре должностной инструкции в части, касающейся перечня трудовых обязанностей, работодатель должен заключить с работником письменное соглашение (ст. 72 ТК РФ). Иначе новая редакция должностной инструкции к работнику применяться не будет (смотрите, например, Судебную практику по гражданским делам Верховного суда Республики Карелия за II полугодие 2007 года - раздел "Надзорная практика", п. 3). То же относится и к ситуациям, когда в результате пересмотра должностной инструкции изменяются какие-либо другие условия трудового договора (письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Таким образом, работодателю необходимо:

1) составить должностную инструкцию в новой редакции или подготовить отдельные изменения к инструкции;

2) утвердить новую редакцию должностной инструкции либо изменения к ней приказом (распоряжением) работодателя;

3) ознакомить работника под роспись с новой редакцией должностной инструкции либо с изменениями к ней (часть вторая ст. 22 ТК РФ);

4) составить в двух экземплярах (часть первая ст. 67 ТК РФ) дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается, что обязанности работника теперь определены должностной инструкцией, действующей в новой редакции или с изменениями;

5) подписать соглашение и получить подпись работника;

6) передать работнику один экземпляр соглашения, с проставлением на втором экземпляре отметки о получении с подписью работника (часть первая ст. 67 ТК РФ).

Работник приступает к выполнению новых обязанностей с даты, определенной дополнительным соглашением, а если такая дата не определена, то на следующий день после подписания соглашения (часть третья ст. 57, части первая-третья ст. 61 ТК РФ).

Обращаем Ваше внимание, что измененная и дополненная должностная инструкция может применяться только в той части, в какой она не противоречит нормам трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, коллективного договора, соглашений (часть четвертая ст. 8 ТК РФ).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Мазухина Анна

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию?

Вопрос

Добрый вечер, помогите пожалуйста. В связи с изменениями в организации работы нашего предприятия, у нас возникла необходимость возложить на работника дополнительные обязанности, не предусмотренные его трудовой функцией и должностной инструкцией, на срок до конца года. Мы хотим заключить с работником соглашение о возложении обязанностей. 1. Нужно ли было уведомлять работника об изменении его обязанностей за два месяца? 2. Кроме доп.соглашения о возложении обязанностей нужно ли заключать доп.соглашение к трудовому договору, где будет указана новая трудовая функция и издавать приказ о возложении обязанностей? 3. А как быть с должностной инструкцией - создавать конкретно для этого работника новую инструкцию с новыми обязанностями или не надо? Если можно, дайте пожалуйста образцы документов, необходимых в этой ситуации.

И еще вопрос. Сотрудник (пятидневка с двумя выходными) просит нашего согласия на внешнее совместительство в другую организацию, при этом у него изменится график работы в нашей организации, т.к. необходимо его присутствие в течении рабочего дня в другой организации. При этом у нас сотрудник хочет по-прежнему вырабатывать месячную норму времени (не терять оклад). 4. Может ли сотрудник часы, недоработанные до нормы у нас в течении пятидневной рабочей недели, доработать в свои выходные дни, не надо ли будет доплачивать за выход в выходные дни в двойном размере? Как правильно согласовать график его работы у нас? Какие документы нужно оформить в данной ситуации?

Ответ

1. Сотрудника необходимо уведомить об изменений его трудовых обязанностей не позднее, чем за два месяца до введения в действие изменений.

2. В данном случае необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

3. При изменении трудовых обязанностей необходимо внести изменения в должностную инструкцию. Законодательно порядок внесения изменений не урегулирован. При этом возможно заключения дополнительного соглашения к трудовому договору (если должностная инструкция является приложением к трудовому договору). Также возможно подготовить должностную инструкцию в новой редакции или внесение изменений в уже существующую.

4. Сотрудник может по собственному желанию работать в выходные дни. Такой режим необходимо закрепить в трудовом договоре. При этом оплачивать работу в двойном размере или предоставлять выходной не требуется.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию

Да, можно.

Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. В свою очередь, такая корректировка может потребоваться, например, при изменении организационных и (или) технологических условий труда в организации.*

Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе.* Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником.* Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. Как изменить трудовой договор .

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:*

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись .

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора, то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях.* После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.*

Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись .

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 .

Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудника необходимо уведомить заранее. А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. * Об этом говорится в части 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).

Пример внесения изменений в должностную инструкцию, которая является самостоятельным документом. Необходимость внести изменения связана с изменением организационных условий труда

Организация «Альфа»находится в г. Москве. При этом она имеет обособленное подразделение, расположенное в г. Иркутске. Должностной инструкцией главного бухгалтера предусмотрено, что главный бухгалтер головной организации А.С. Глебова два раза в год направляется в командировку в обособленное подразделение для проведения финансового анализа и подготовки к сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.

9 октября 2007 года принято решение о закрытии обособленного подразделения организации. На следующий день Глебовой вручено уведомление о том, что в ее должностную инструкцию будут внесены изменения в связи с предстоящим закрытием обособленного подразделения. Глебова выразила свое предварительное согласие на изменения соответствующей записью на уведомлении.

20 декабря 2007 года обособленное подразделение организации было закрыто. Отдел кадров подготовил:

Руководитель организации издал приказ об утверждении изменений к должностной инструкции главного бухгалтера.

Нина Ковязина ,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Рекомендация: Кого можно привлечь к работе в выходные и праздники

Работа с согласия сотрудника

Привлекать сотрудника к работе в выходные и праздничные дни в случаях, отличных от предусмотренных законодательством. можно только с его согласия и с учетом мнения профсоюза организации (ч. 5 ст. 113 ТК РФ ).* Исключение - беременные женщины и несовершеннолетние (кроме профессиональных спортсменов и творческих работников ) (ст. 259. 268 и ч. 5 ст. 348.1 ТК РФ). Их привлекать к работе в выходные и праздники нельзя.

Инвалидов и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, можно вызвать на работу в выходной или праздничный день, только если такая работа не противопоказана им по медицинским показаниям (ч. 7 ст. 113 ТК РФ ).

Нина Ковязина ,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Рекомендация: Какими документами оформить привлечение к работе сотрудника в выходные и праздники

Общий порядок действий

Чтобы привлечь сотрудников к работе в выходной или праздничный день, нужно:

- учесть мнение профсоюза (если он есть в организации).

Об этом сказано в статье 113 Трудового кодекса РФ.

Приказ о работе в выходной (праздник)

Приказ о привлечении к работе в выходной или праздничный день составляйте в произвольной форме .* Унифицированной формы этого документа законодательством не установлено.

Согласие сотрудника

В Трудовом кодексе РФ не сказано, как оформить согласие сотрудника работать в выходной (праздник). В частности, это можно сделать одним из следующих способов:*

- в виде заявления сотрудника в произвольной форме;

- в виде отметки сотрудника на приказе о привлечении к работе в выходной или праздничный день: «На привлечение к работе согласен».

Согласие сотрудника не требуется, если его привлекают для выполнения:

- работ, необходимых для предотвращения катастрофы или производственных аварий, а также устранения их последствий, последствий стихийного бедствия;

- работ, необходимых для предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя, государственного (муниципального) имущества;

- необходимых работ в связи с введением чрезвычайного (военного) положения, а также в связи с чрезвычайными обстоятельствами, ставящими под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения (пожары, наводнения, землетрясения, эпидемии и т. п.).

Об этом сказано в части 3 статьи 113 Трудового кодекса РФ.

Нина Ковязина ,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

4. Рекомендация: Как рассчитать доплату за работу в выходные и праздники

Ситуация: нужно ли оплачивать в двойном размере работу в выходной (праздничный) день (предоставлять отгул) сотруднику, который вышел на работу в эти дни по собственной инициативе

Нет, не нужно.

По общему правилу в такой день сотрудник должен отдыхать. Поэтому, если сотрудник вышел на работу по собственной инициативе, организация не должна за этот день доплачивать деньги или предоставлять дополнительный выходной.* Такой вывод следует из положений статьи 113 Трудового кодекса РФ.

Нина Ковязина ,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

5. Рекомендация: Как оплачивать работу в праздничные дни сотруднику, работающему по сменному графику. Сотруднику установлен оклад

Ответ на этот вопрос зависит от того, как осуществлялась работа в праздничные дни:

Нерабочие праздничные дни установлены для всех сотрудников без исключений статьей 112 Трудового кодекса РФ. Поэтому работа в такие дни подлежит дополнительной оплате (ст. 153 ТК РФ ).

Если трудовым договором установлен режим рабочего времени, предусматривающий работу в нерабочие праздничные дни (например, сменный график работы) и работа производилась в пределах нормы рабочего времени, то в этом случае время, отработанное в праздничные дни, оплачивайте не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада (т. е. не менее чем в двойном размере).*

Если работа в праздничные дни производилась сверх нормы рабочего времени, то оплата труда сотрудника должна составить не менее двойной дневной или часовой ставки сверх оклада (т. е. не менее чем в тройном размере).

Конкретные размеры оплаты за работу в праздничные дни могут быть установлены в коллективном договоре или в локальном нормативном документе организации, например в Положении об оплате труда.

Кроме того, вместо повышенной оплаты за работу в праздничный день по желанию сотрудника ему может быть предоставлен другой день отдыха, например в этом же месяце. В таком случае работа в праздничный день считается осуществленной в пределах нормальной продолжительности рабочего времени. Работу за этот день оплачивайте в общем порядке: в одинарном размере. День отдыха дополнительно не оплачивайте.

Такой порядок установлен статьей 153 Трудового кодекса РФ.

Нина Ковязина ,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

6. Рекомендация: Как установить сотруднику режим неполного рабочего времени

Нормальная продолжительность рабочего времени

Нормальная продолжительность рабочей недели не должна превышать 40 часов (ст. 91 ТК РФ ). В течение недели рабочее время нужно распределять так, чтобы его общая продолжительность не превышала этого ограничения. Наиболее распространенный вариант - восьмичасовой рабочий день при пятидневной рабочей неделе (выходные - суббота, воскресенье).

Действующий в организации режим рабочего времени должен быть закреплен в Правилах трудового распорядка и трудовых (коллективных ) договорах (ст. 91 ТК РФ ).*

Источники: hr.superjob.ru, www.kdelo.ru, hotimlshkola.ru, www.garant.ru, www.26-2.ru