Приказ о разработке должностных инструкций образец в доу
Рубрика «Функционирование ДОУ»
Материал представляет собой пример договора между образовательным учреждением и родителями ребенка группы кратковременного пребывания.
Опубликовано: 29.04. в №4, г.
Вступивший в действие 1 сентября года Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации», а также принятые в целях его реализации Федеральный государственный образовательный стандарт дошкольного образования (приказ Минобрнауки России от 17 октября г. № 1155, вступивший в действие с 1 января года) и профессиональный стандарт «Педагог (педагогическая деятельность в сфере дошкольного, начального общего, основного общего, среднего общего образования) (воспитатель, учитель)»(приказ Минтруда России от 18 октября г. № 544н, вступающий в действие с 1 января года), предъявляют к квалификации работников образования ряд новых требований, которые необходимо учесть при разработке должностных инструкций. Предлагаем пример должностной инструкции разработан с учетом изменений законодательства об образовании.
Опубликовано: 07.04. в №3, г.
Организация охраны здоровья воспитанников (за исключением оказания первичной медико-санитарной помощи, прохождения периодических медицинских осмотров и диспансеризации) осуществляется детским садом самостоятельно (ч. 2 ст. 41 Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации»). Порядок оказания медицинской помощи несовершеннолетним, в том числе в период обучения и воспитания в образовательных организациях (далее - Порядок) утвержден приказом Министерства здравоохранения РФ от 5 ноября г. № 822н. Этим Порядком определены требования к оснащению медицинского блока мебелью, оргтехникой и медицинскими изделиями, которые приведены в приложении к материалу. В нем также содержатся требования к организации деятельности медицинской сестры (фельдшера) в образовательной организации, с учетом которых, на основании Квалификационных характеристик должностей работников в сфере здравоохранения (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 23 июля г. № 541н), разработана должностная инструкция медицинской сестры детского сада.
Опубликовано: 06.05. в №4, г.
Вступивший в действие 1 сентября года Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации», а также принятые в целях его реализации Федеральный государственный образовательный стандарт дошкольного образования (приказ Минобрнауки России от 17 октября г. № 1155, вступивший в действие с 1 января года) и профессиональный стандарт «Педагог (педагогическая деятельность в сфере дошкольного, начального общего, основного общего, среднего общего образования) (воспитатель, учитель)»(приказ Минтруда России от 18 октября г. № 544н, вступающий в действие с 1 января года), предъявляют к квалификации работников образования ряд новых требований, которые необходимо учесть при разработке должностных инструкций. Предлагаем пример должностной инструкции по должности дошкольных учреждений «Помощник воспитателя», разработанной с учетом изменений законодательства об образовании.
Опубликовано: 07.04. в №3, г.
Согласно требованиям Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации», правила приема в конкретное дошкольное образовательное учреждение в части, не урегулированной законодательством об образовании, устанавливаются этим ДОУ самостоятельно. Поскольку в Законе не указан конкретный вид такого документа, это может быть как отдельный локальный нормативный акт, регламентирующий именно эти правила, например: «Правила приема в ДОУ»или «Положение о приеме воспитанников», так и раздел локального нормативного акта, регламентирующего и иные вопросы деятельности ДОУ, например, раздел «Правил внутреннего распорядка воспитанников», наличие и размещение которых на сайте дошкольного учрежедния указано в Законе непосредственно (п. «д», ч. 2 ст. 29 Закона). Предлагаем пример такого локального нормативного акта.
Опубликовано: 29.08. в №6, г.
В настоящее время в Федеральном законе «Об образовании в Российской Федерации»содержится закрытый исчерпывающий перечень оснований для отчисления воспитанников ДОО, которые мы и рассмотрим.
Опубликовано: 10.02. в №1, г.
Материал представляет собой пример положения о газете как о периодическом издании муниципального автономного дошкольного образовательного учреждения.
Опубликовано: 29.04. в №4, г.
Материал представляет собой пример Положения о группе кратковременного пребывания детей муниципального автономного дошкольного образовательного учреждения, а также Приложение, в котором содержится расписание рабочего дня воспитателя группы кратковременного пребывания.
Опубликовано: 29.04. в №4, г.
Материал содержит Правила внутреннего распорядка воспитанников, регулирующие режим организации образовательного процесса, права и обязанности воспитанников, применение поощрения и мер воспитательного характера к воспитанникам.
Опубликовано: 30.01. в №1, г.
О том, каким образом в дошкольном образовательном учреждении (ДОУ) можно реализовать присмотр и уход за детьми в соответствии с действующим законодательством об образовании, читайте в материале автора.
Опубликовано: 10.08. в №5, г.
Большая социальная значимость деятельности педагогических работников предопределяет и их повышенную ответственность перед обществом. Представленное в этом номере Положение о нормах профессиональной этики, необходимость принятия которого нашла свое отражение в Федеральном законе от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»(п. 4 ч. 2 ст. 13.3), является дополнительным препятствием на пути различных профессиональных злоупотреблений и нарушений.
В соответствии с представленным Положением в образовательных организациях целесообразно принять Положение о комиссии по профессиональной этике педагогических работников, образец которого вы также найдете сегодня на наших страницах.
Опубликовано: 16.11. в №8, г.
Разработка инструкций по охране труда (далее - ОТ) является обязанностью работодателя (п. 21 ч. 2 ст. 212 Трудового кодекса Российской Федерации), представителем которого в дошкольной образовательной организации (далее - ДОО) является заведующий. При разработке инструкций автор предлагает использовать модульный принцип.
Опубликовано: 06.04. в №3, г.
1 сентября года вступил в силу Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации»(далее - Закон), согласно которому дошкольное учреждение (далее - ДОУ) действует на основании устава (ч. 1 ст. 25 Закона), утвержденного его учредителем (ч. 1 ст. 52 Гражданского кодекса РФ (далее - ГК РФ)). Помимо Закона, требования к содержанию устава содержатся в Федеральных законах «Об автономных учреждениях»(для автономных учреждений) и «О некоммерческих организациях»(для бюджетных и казенных учреждений). Предлагаем ознакомиться с моделью устава дошкольного учреждения, соответствующего предъявляемым к нему современным требованиям.
Опубликовано: 04.03. в №2, г.
Оптимизация структуры дошкольных образовательных организаций (далее - ДОО) ведет к необходимости изменения штатного расписания и, как следствие, к переводу работников на другие должности. Для того чтобы в такой ситуации избежать возможных конфликтных ситуаций, заведующий должен очень четко знать, какой социальный пакет предусмотрен действующим законодательством для каждой должности, которую он может ввести в свою ДОО.
Анализ должностных инструкций работников службы ДОУ ОАО "Желдорреммаш"
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.
Подобные документы
Роль и задачи должностных инструкций в регламентации трудовой деятельности работников. Структура и порядок разработки должностных инструкций. Формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства их обеспечения.
монография [16,3 K], добавлен 30.05.2007
Описание структуры служб документационного обеспечения управления - документирование и организация работы с официальными документами. Задачи и функции службы. Источники для разработки должностных инструкций. Четыре организационных структуры службы.
реферат [21,8 K], добавлен 18.02.2009
Виды и цели обучающей деятельности. Методика разработки должностных инструкций. Организация деятельности менеджера по обучению персонала ООО "Техно–регион", анализ основных положений его должностных инструкций, а также рекомендации по их уточнению.
дипломная работа [449,9 K], добавлен 27.07.
Оценка кадровой политики на современном предприятии как инструмент обеспечения его конкурентоспособности и развития. Применение грамотной кадровой политики для эффективного управления персоналом. Анализ должностных инструкций работников кадровой службы.
отчет по практике [118,1 K], добавлен 09.01.
Определение понятия "регламент", основные его виды. Понятие и сущность должностной инструкции. Характеристика общих подходов к разработке структурного плана на предприятии. Анализ должностных инструкций с точки зрения правильности их составления.
курсовая работа [38,8 K], добавлен 12.12.2008
Структура управления ООО "АТЛ". Система документации, анализ организационных документов. Распорядительная и информационно-справочная документация. Оргпроект по совершенствованию кадрового делопроизводства. Принципы разработки должностных инструкций.
дипломная работа [80,6 K], добавлен 03.01.
Должностная инструкция и профессиограмма как основы реализации кадровых программ. Обзор методов разработки должностных инструкций и профессиограм. Разработка профессиограммы и должностной инструкции психолога ОАО "Областной реабилитационный центр".
курсовая работа [63,4 K], добавлен 10.05.2008
Изучение локальных нормативных актов предприятия. Организация проведения аттестации работников. Освоение работы по составлению должностных инструкций, положения об отделе. Изучение нормативных документов по оформлению больничных листов, страхового стажа.
отчет по практике [1,5 M], добавлен 14.06.
Организация коммерческой деятельности в ювелирном салоне "Остров Сокровищ". Структура и методы управления, эффективность и система мотивации. Анализ организационно-распорядительной документации и должностных инструкций работников ювелирного салона.
отчет по практике [104,4 K], добавлен 29.08.
Понятие, роль и задачи должностных инструкций. Анализ причин необходимости написания должностной инструкции для работников, рассмотрение процедуры создания документа. Выделение основных разделов должностной инструкции и их краткая характеристика.
реферат [32,1 K], добавлен 22.01.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Оглавление
Введение
1. Общая характеристика ОАО «Желдорреммаш»
2. Анализ локальных актов организации, регламентирующих создание должностных инструкций службы ДОУ в ОАО «Желдорреммаш»
3. Анализ разделов должностные инструкции работников службы документационного обеспечения управления ОАО «Желдорреммаш»
4. Функциональный анализ должностных инструкций работников службы ДОУ ОАО «Желдорреммаш»
Заключение
Список литературы
Приложение 1
Приложение 2
Приложение 3
Введение
Правила разработки, согласования и утверждения должностной инструкции напрямую трудовым законодательством не регламентированы и потому в этой сфере нет каких-либо стандартов. Поэтому практически все работодатели, могут вводить должностные инструкции для регламентирования трудовых отношений, а также самостоятельно устанавливать порядок их разработки, согласования и утверждения.
Работа в любой организации должна быть организована таким образом, чтобы работники выполняли свою работу в соответствии с планом действий эффективно, знали свое место и цели в организации, причем эти цели должны совпадать с целями организации в целом. Для достижения всего этого следует четко выделять должностные инструкции каждого подразделения действующей организации
Анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т. п.) -- один из источников информации для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.
Цель работы - провести анализ должностных инструкция службы ДОУ в организации.
Объект исследования - ОАО «Желдорреммаш.
Предмет работы - характеристика должностных инструкций службы ДОУ ОАО «Желдорреммаш».
Задачи исследования:
1. провести анализ локальных актов предприятия, регламентирующих принятие должностной инструкции;
2. провести анализ основных разделов должностных инструкций;
3. провести функциональный анализ должностных инструкций сотрудников службы ДОУ.
1. Общая характеристика ОАО «Желдорреммаш»
ОАО «Желдорреммаш» создано в соответствии с Договором о создании общества от 04.12.2008 № 2008 /07. Юридический адрес - г. Москва, ул. Октябрьская 5-8. В соответствии с Уставом ОАО «Желдорреммаш» от 04.12.2008 г. Общество имеет 10 филиалов, один из которых - Челябинский электровозоремонтный завод. Юридический адрес - г. Челябинск, ул. Косарева 1.
Деятельность ОАО «Желдорреммаш» регулируется нормативно-правовыми актами РФ, в частности Федеральным законом «Об акционерных обществах», который устанавливает порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивает защиту прав и интересов акционеров. Так, Устав ОАО «Желдорреммаш» составлен в соответствии с положениями закона 208-ФЗ и не противоречит им.
Работа с кадрами в ОАО «Желдорреммаш» осуществляется в соответствии с Трудовым законодательством. Трудовым кодексом РФ установлены права и обязанности работодателя и работника, документальное оформление трудовых отношений и т.д. Коллективный договор ОАО «Желдорреммаш» полностью соответствует положениям Трудового кодекса РФ.
Делопроизводство в ОАО «Желдорреммаш» осуществляется в соответствии с требованиями федерального законодательства и государственными стандартами. Данную сферу регламентирует федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», который регулирует отношения, возникающие при:
1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;2) применении информационных технологий;3) обеспечении защиты информации.
Оформление документов в ОАО «Желдорреммаш» осуществляется в соответствии с Гост Р 6.30-2003 г. который устанавливает: состав реквизитов документов;требования к оформлению реквизитов документов;требования к бланкам документов.
Кроме того, деятельность ОАО «Желдорреммаш» регулируют специальные инструкции, касающиеся непосредственной деятельности общества, в частности положения и инструкции по осуществлению ремонта и сервисного обслуживания подвижного состава.
Основной целью деятельности общества является получение прибыли.
Для получения прибыли Общество вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законодательством Российской Федерации, в том числе:
проведение различных видов ремонта и сервисное обслуживание тягового подвижного состава, капитальный ремонт пассажирских, грузовых и специальных вагонов, ремонт электрических машин колесных пар, узлов и агрегатов локомотивов;
производство запасных частей для подвижного состава;
согласование технической и нормативно-технической документации на ремонт подвижного состава и другой продукции;
сбор лома черных и цветных металлов, его переработка и реализация;
производство машиностроительной продукции;
внешнеэкономическая деятельность;
осуществление контроля за качеством ремонта и модернизацией железнодорожного подвижного состава, изготовления машиностроительной;
эксплуатация, ремонт и содержание транспортных средств, оборудования, станков и оснастки, а также объектов электроэнергетики;
проектные, строительные, ремонтные работы объектов промышленного и гражданского строительства;
Органами управления общества являются:
Общее собрание акционеров
Генеральный директор
Органом контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества является ревизионная комиссия. Кроме того в обществе создается ученый совет, порядок работы и компетенция которого определяется в соответствии с внутренними документами.
ОАО «Желдорреммаш» осуществляет делопроизводство и архивное дело в соответствии с действующими законодательством Российской Федерации и внутренними документами Общества, обеспечивая при этом первоочередную доступность для представителей Филиала и Общества к следующим документам:
- утвержденному ОАО «Желдорреммаш» Положению о Предприятии, а также нормативным документам, регулирующим отношения внутри Предприятия, с последующими изменениями и дополнениями;
- всем документам бухгалтерского учета и статистики, необходимым для проведения ревизий и проверок Предприятия со стороны ОАО «Желдорреммаш» и Общества и соответствующих государственных органов согласно законодательству Российской Федерации;
- перечню лиц, имеющих доверенность на представление Предприятия от имени Общества, и копиям этих доверенностей;
- списку всех должностных лиц, уполномоченных осуществлять оперативное управление Предприятием.
Эти документы должны быть доступны для ознакомления полномочным представителям ОАО «Желдорреммаш» и Общества в любое время в течение рабочего дня. Указанные лица и их представители вправе снимать копии с указанных документов.
2 . Анализ локальных актов организации, регламентирующих создание должностных инструкций службы ДОУ в ОАО «Желдорреммаш»
Среди локальных актов предприятия, регламентирующих порядок деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения должностных инструкций выделяются следующие.
Правила внутреннего трудового распорядка
Данным документом устанавливаются:
- права и обязанности работника, которые затем отражаются в должностной инструкции.
- рабочее время и время отдыха
- меры поощрения работников
- ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
Коллективный договор, которым установлены
- обязанности работника и работодателя
- порядок увольнения работника
- социальные гарантии
Положение о порядке разработки и оформления положений о структурных подразделениях и должностных инструкций в ОАО «Желдорреммаш»
В соответствии с данным положением должностная инструкция - это организационно-правовой документ, который регламентирует требования к должности и определяет основные функции, обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им деятельности в данной должности.
Должностная инструкция определяет, что должен делать работник, к разработке каких решений и документов он непосредственно причастен, каковы его роль и конкретно выполняемые им действия в процессе их подготовки и принятия.
Положением установлены требования к содержанию разделов должностной инструкции.
В должностную инструкцию включены следующие разделы:
1. Общие положения;
2. Требования к знаниям и опыту
3. Должностные функции (обязанности)
4. Права
В Положении приведена также форма первого листа должностной инструкции (приложение 1).
Все должностные инструкции в соответствии с данным порядком подлежат обязательной регистрации в журнале регистрации положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.
Фома листов журнала содержит 5 разделов: наименование документа, номер должностной инструкции, дата инструкции, основание пересмотра и новую дату утверждения.
Должностные инструкции работников службы делопроизводства основаны на всех вышеперечисленных локальных актах ОАО «Желдорреммаш», а также Положении о службе ДОУ.
Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиняется непосредственно руководителю организации (первому заместителю руководителя).
В соответствии с Положением деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются службой и подписываются руководителем службы, согласовываются с юридическим лицом по правовым вопросам, руководителем отдела кадров и утверждаются руководителем организации.
Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:
1. Формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в деятельности организации.
2. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления.
3. Упорядочивает документальную базу, унифицирует формы документов, устанавливает правила подготовки и оформления документов. Определяет эстетические и эргономические требования к оформлению документов и средствам работы с ними.
4. Определяет порядок прохождения и обработки документов, внедряет новые технологические приемы работы с документами, сокращающие объем документооборота.
5. Разрабатывает информационно-поисковые системы по документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации).
6. Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки;обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов.
7. Организует работу архива с делами и документами организации в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями Федеральной архивной службы России.
8. Осуществляет организационно-методическое руководство по документационному обеспечению, организует повышение квалификации и обучение сотрудников службы и структурных подразделений организации в работе с документами, разрабатывает учебные и методические пособия по ДОУ.
9. Контролирует порядок обслуживания пользователей автоматизированной системы документационного обеспечения управления, правила формирования информационных массивов, доступа и защиты информации.
10. Изучает отечественный и зарубежный опыт работы с документами.
Рис.1 - Структура службы документационного обеспечения управления
Служба документационного обеспечения управления в своей структуре имеет два отдела: экспедицию и отдел документационного обеспечения. Функции между этими отделами распределены следующим образом.
Экспедиция осуществляет прием и регистрацию входящих документов;отправку исходящих документов средствами почтовой связи, а также передачу документов срочного и оперативного характера по каналам электрической связи.
Отдел документационного обеспечения выполняет функции по:
- контролю оформления документов и контроль исполнения;
- текущее хранение документов;
- внесение необходимых данных в автоматизированную систему «Документооборот».
3 . Анализ разделов д олжностные инструкции работников службы документационного обеспечения управления ОАО «Желдорреммаш»
Все должностные инструкции, которые приняты в ОАО «Желдорреммаш» имеют единую форму и включают следующие разделы:
Общие положения;
Должностные обязанности;
Права;
Ответственность.
В разделе «Общие положения» устанавливается категория, к которой относится соотвествующая должность.
В данном разделе указаны общие требования к должности:
- образование
- стаж работы
- требования к специальной подготовке
- требования к знаниям и навыкам, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей.
Например, инспектор по контролю за исполнением поручений должен знать: должностной инструкция делопроизводство документационный
1. Постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по организации делопроизводства на предприятии.
2. Формы и методы контроля исполнения документов.
3. Структуру предприятия и его подразделений.
4. Стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительную документацию.
5. Схемы документооборота.
6. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.
7. Законодательство о труде.
8. Правила внутреннего трудового распорядка.
9. Правила и нормы охраны труда.
В общих положениях указано непосредственное подчинение специалиста, а также указана должность, которая замещает специалиста в случае его отсутствия.
Во втором разделе - «Должностные обязанности» приводится полный перечень обязанностей специалиста.
Третий раздел - «Права» содержит список прав, которые имеет специалист при исполнении своих должностных обязанностей.
Например, инспектор по исполнению поручений имеет право:
1. Требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе выполнения контролируемых документов и решений.
2. Знакомиться в структурных подразделениях организации со всеми документами по проверяемым вопросам.
3. Участвовать на заседаниях и совещаниях, проводимых руководством предприятия, в обсуждении вопросов о постановке контроля за выполнением документов и поручений.
4. Вносить на рассмотрение директора предприятия и заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
Четвертый раздел - «Ответственность» содержит информацию об ответственности специалиста за неисполнение своих должностных обязанностей.
Так, инспектор по исполнению поручений несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
1. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
1. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Инспектор по контролю за исполнением поручений несет персональную ответственность за:
1. Состояние контроля исполнения документов и поручений.
2. Соблюдение сроков проведения проверок.
4 . Функциональный анализ должностных инструкций работников службы ДОУ ОАО «Желдорреммаш»
В службе документационного обеспечения управления присутствуют следующие должности:
Экспедиция:
Делопроизводитель - 1 нд.
Экспедитор-курьер - 1 ед.
Отдел ДОУ
Инспектор по исполнению поручений - 1 ед
Делопроизводитель - 2 ед.
Машинистка-оператор ПК - 1 ед.
Старший архивариус - 1 ед.
Архивариус - 1 ед.
Делопроизводитель - относится к категории технических исполнителей.
1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
Документовед относится к категории специалистов.
1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.
3. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.
4. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.
5. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
6. Организует внедрение систем ведения документации.
7. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
8. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
9. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
10. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
11. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.
12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Инспектор по контролю за исполнением поручений относится к категории специалистов.
Инспектор по контролю за исполнением поручений:
1. Осуществляет контроль за своевременным исполнением структурными подразделениями предприятия и отдельными специалистами решений, приказов, указаний, поручений руководства предприятия.
2. Проверяет соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются.
3. Заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением.
4. Ведет оперативный учет прохождения документов.
5. Определяет причины несвоевременного исполнения поручений.
6. Информирует руководителя предприятия о состоянии выполнения поручений.
7. Составляет отчеты, справки, сводки по результатам контроля с внесением соответствующих предложений о состоянии исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, исправлению положения дел, о заслушивании на совещаниях у руководства предприятия руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в выполнении поручений и решений.
8. Проверяет обоснованность представляемых руководству предприятия предложений о снятии решений с контроля.
9. Готовит документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
10. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства на предприятии.
11. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Основными задачами архивариуса являются:
1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).
1.2. Создание справочного аппарата к ним.
1.3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.
1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.
2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.
2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств
Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом организации. Кроме того, должностная инструкция является средством защиты прав, как работника, так и работодателя при возникновении трудовых споров.
Проделанный анализ работы сотрудников, выделение основных задач, результатов, процессов, схем взаимодействия, максимально полно описывающих деятельность, позволяет облегчить процесс подбора кандидатов на ту или иную должность. Позволяет определить насколько кандидат способен выполнять предъявляемые ему функции.
Таким образом, можем сделать заключение, что должностная инструкция является обязательным документом, разрешающая одну из проблем эффективного управления организацией.
Что касается должностных инструкций службы документационного обеспечения управления ОАО «Желдорреммаш», то она имеет правильно, полно изложенные и оформленные должностные инструкции. Некоторые моменты соблюдаются не так тщательно, местами, даже небрежно, но это связанно в первую очередь с большой загруженностью работой и отдела, в частности, и организации, в целом.
Список литературы
1. Андреева, В. И. Понятие документа и делопроизводства / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - № 7. - С. 32-36.
2. Андреева, В.И. Делопроизводство: практ. пособие: 8-е изд. перераб. и доп. - М. ЗАО «Бизнес-школа “Интел-Синтез”», 2002. - 192 с.
3. Аралбаева, Г.Г. Козлова, Т.О. Использование автоматизированных систем в организации документооборота в приемной заявлений, жалоб и предложений граждан (на примере администрации Оренбургской области) / Г.Г. Аралбаева, Т.О. Козлова // Делопроизводство. - 2009. - № 5. - С. 60.
4. Астахова, Л. В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности / Л.В. Астахова // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - С. 3-9.
5. Красавин, А. Типовая инструкция / А. Красавин // Служба кадров и персонал. - 2006. - № 5. - С. 81-83.
6. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. - М. ИНФРА-М, 2002. - 591 с.
7. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство / И.Н. Кузнецов - М. Дашков и Кш, 2006. - 520 с.
8. Образцы должностных инструкций и положений об отделах - М. Равновесие, - 2004.
9. Оформление документов: Метод. рекомендации на основе ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированые системы документации. Унифицир. система организационно-распорядительной документации. Требования к оформ. Документов» / А. С. Демушкин, А. Н. Сокова, А. А. Пронин и др. М. Науч. книга, 2008. - 108 с.
10. Сокова, А. Н. Перспективы развития правил оформления управленческих документов / А.Н. Сокова // Делопроизводство. - 2004. - № 2. - С. 4-7.
11. Соколова, О.В. Настольная книга офис-менеджера / О.В. Соколова - СПб. Питер, 2006. - 160 с.
12. Сотов, П. В. Делопроизводство: Образцы документов. Инструкции. ГОСТЫ. / П.В. Сотов - М. Проспект, 2001. - 236 с.
Приложение 1
Форма первого листа должностной инструкции
На основе общей численности работников организации 1 страница
Опубликованный материал нарушает авторские права? сообщите нам.
Согласно одной из разработок НИИ Труда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств 12-15%, для промышленных предприятий - 0,5% от общего числа работающих
Этой методикой следует пользоваться в тех случаях, когда служба ДОУ только создается и данных о трудоемкости и объеме документооборота пока нет.
5.1.6. Регламентация деятельности службы ДОУ
В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы ДОУ, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в целом ряде локальных организационных и распорядительных документов - положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.
К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы ДОУ, относятся положение о службе и должностные инструкции. Эти документы должны разрабатываться на основе действующего законодательства, нормативно-методических документов межотраслевого действия и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Разработка положения и должностных инструкций обеспечивает закрепление за службой общего объема функций, устанавливает внутреннее построение службы ДОУ, а также распределение функций и обязанностей работников.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы ЦОУ значительную роль играет устав организации - правовой акт, ее функции, задачи, порядок работы. Устав оказывает влияние на общую постановку делопроизводства, т. к. в этом документе конкретно определены задачи, направления и специфика деятельности организации, порядок утверждения организационной структуры, штатов руководства. Заложенные в уставе положения создают изначальную организационную основу документооборота учреждения, способствуют регламентации информационных связей и позволяют определить реальный круг документов, которые будут создаваться в организации. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, дает первоначальное представление о распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота.
Положения о службе ДОУ разрабатываются на основе типовых положений, которые содержат максимальный набор функций службы. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы исходя из реальных условий ее деятельности. Например, к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства документационным обеспечением структурных подразделений и др. Наоборот, в конкретном положении возможно исключение из числа типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются службой ДОУ или закреплены за другими структурными подразделениями.
Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Оно оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи. Вводится в действие с даты его утверждения.
Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД (см. раздел 4.1).
В разделе "Общие положения"устанавливаются точное название службы делопроизводства, ее место в организационной должна создаваться как самостоятельное структурное подразделение, подчиненное непосредственно руководителю организации, нередки случаи, когда служба ДОУ входит в состав подразделений, выполняющих иные, отличные от делопроизводственных функции например, административно-хозяйственные отделы, административные управления, управления персонала и делопроизводства и др.) Даже в тех случаях, когда такие подразделения имеют статус самостоятельных, такая практика приводит к усложнению движения документов и не может способствовать рациональной организации документационного обеспечения управления.
В этом же разделе закрепляется внутренняя структура службы, Если в службе ДОУ существует определенное количество внутренних подразделений (групп, бюро, участков и др.), они должны быть перечислены. При этом устанавливается не порядок подчиненности, а распределение общих функций по отдельным звеньям и участкам. Если в составе службы работают, всего несколько сотрудников, в положение включают просто перечисление должностного состава службы.
Следующий пункт в разделе "Основные положения"- перечень основных законодательных, правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе. При этом вначале перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы «отраслевого действия, затем внутренние организационные распорядительные документы самой организации, определяющие работу службы ДОУ.
Если служба ДОУ имеет свою печать (печати), в положении дается описание, условия ее хранения и использования. В положении также устанавливается ответственность службы ДОУ за сохранность и удостоверение документов печатью организации. Второй раздел положения называется "Цели и задачи"и содержит формулировки основной цели создания и деятельности способы и задач по ее реализации.
Третий раздел является основным. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы ДОУ и называется "Функции". Их описание должно иметь четкие формулировки,
содержать описание всех видов работы, выполняемой службой ДОУ. При наличии в службе структурных подразделений в раздел "Функции"вводятся соответствующие их названия подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем работы каждого подразделения и его ответственность за определенный участок работы. При разработке положения руководитель службы ДОУ должен тщательно продумать разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками для того, чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе, "утраты"или пропуска какой-то из функций, не включения ее в положение. При составлении этого раздела принято оговаривать,
какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме.
Должностные обязанности руководителя службы делопроизводства чаще всего не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в положение вводят раздел "Руководство", где закрепляются наименование должности (начальник, заведующий, управляющий), требования организации к уровню и профилю образования, квалификации и опыту практической работы руководителя службы ДОУ. В числе обязанностей указывают функции координации деятельности службы делопроизводства, планирования ее работы, контроля за работой сотрудников, совершенствования организационной структуры создания или участия в разработке нормативно-методического обеспечения деятельности службы и документационного обеспечения организации.
Встречаются положения, в которых раздел "Руководство"делится на три подраздела:
- руководитель службы делопроизводства обязан: (далее перечисляют обязанности, в числе которых помимо функций руководства могут быть и отдельные функции службы, выполняемые самим руководителем. Например, предварительное рассмотрение документов, или подготовка документов к докладу);
- руководитель службы делопроизводства имеет право <в подразделе закрепляются права, в число которых обычно включают право устанавливать круг ответственности своих заместителей (при их наличии), подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы ДОУ (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и др.);
-руководитель службы делопроизводства несет ответственность (в подразделе устанавливается персональная ответственность за деятельность службы ДОУ, выполнение всех функций, сохранность документов, соблюдение установленных норм и правил работы с документами и др.).
В пятом разделе положения "Права"перечислены права, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. В их число включают права проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и др. Значительное влияние на состояние работы документами может оказать наделение службы ДОУ правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, просроченными сроками и т. д.).
Раздел "Ответственность"выделяется в самостоятельный или объединяется с разделом "Права"и содержит перечисление основных позиций, по которым служба несет ответственность за выполнение своих задач, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами и др.
Раздел "Взаимоотношения с другими структурными подразделениями"должен отражать наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями организации, возникающими в ходе выполнения ее функций, взаимные обязательства, состав и характеристика документов, разрабатываемых службой делопроизводства совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретарив коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом. В разделе перечисляются вся
деятельности, которые служба ДОУ осуществляет по согласованию с другими подразделениями. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы ДОУ, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и метод организации труда, а также внедрении новой технологии, т. к. при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями. Порядок пересмотра положения устанавливается либо в заключительном разделе этого документа, либо
в "Общих положениях".
Пример положения о службе ДОУ см. в приложении 29
Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, является должностная инструкция.
Должностная инструкция - это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работящ в структуре организации или ее структурного подразделения. В разработке должностных инструкций и их практическом применен должны быть заинтересованы как руководители, так и исполните ли. Этот документ выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль, он является действенным средством управления, которое позволяет руководителю четко разграничение обязанности и права, установить ответственность, обеспечить взаимосвязи и взаимозаменяемость для отдельных должностей исключить дублирование и устранить параллелизм в выполнении одних и тех же операций работниками каждого структурного подразделения организации. Кроме того, должностные инструкции дозволяют руководителям осуществлять объективную оценку деятельности каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.
Должностная инструкция является необходимым организационным документом и с точки зрения исполнителя, который заинтересован в четких представлениях о характере и видах своей работы, круге должностных обязанностей, собственных полномочиях, правах и ответственности, установлении взаимосвязей. Психологи отмечают, что наличие грамотно составленных должностных инструкций на все должности значительно сокращает возникновение конфликтных ситуаций в коллективе.
Должностная инструкция по своему назначению является документом стабильного действия, она должна быть рассчитана на длительный срок применения, что способствует четкому распределению функций и видов работ между отдельными работниками, закрепляет их специализацию.
При разработке должностных инструкций используют Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, типовые должностные инструкции, положение о структурном подразделении.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий, их знаниям и умениям. Квалификационные характеристики работников службы ДОУ даны в приложении 30.
Наличие типовых должностных инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в конкретной организации, необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием этой организации.
При разработке должностных инструкций используется Положение о службе ДОУ. Это взаимосвязанные и взаимодополняемые документы - обязанности каждого работника устанавливаются с целью распределения всего комплекса функции выполняемых службой ДОУ, вытекающих задач и функций всей службы в целом.
Должностные инструкции регламентируют задачи и функции устанавливают их распределение между работниками, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника
К тексту должностной инструкции предъявляются требования полноты определения задач, функций, обязанностей. Нечеткое и неполное определение деятельности каждого работниками
к нестабильности и несогласованности действий отдельных работников. При закреплении в должностной инструкции общих неконкретных, обтекаемых формулировок обязанностей созданы чисто формальный документ, который не выполняет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключение возможность различного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаголы, выражающие действия
следует употреблять в изъявительном наклонении: "инспектор выполняет", "секретарь организует", "референт составляет"и при этом точно отражать степень самостоятельности в выполнении работы "принимает участие. ", "совместно с. ", "организует визирование. ", "обеспечивает выполнение. ".
Первый раздел должностной инструкции называется "Общая часть"("Общие положения") и содержит наименование доля ста в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчинения данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временя
отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации, а также перечень нормативных и распорядительных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности.
