Я знаю, как правильно оформить дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику

Уволили мы в прошлом году работничка - прогульщика и тунеядца. ну, вы понимаете. Как потом выяснилось, на работу он так и не устроился, а вместо этого пошел в суд, и наше увольнение признали незаконным. Хорошо, что восстановить на работе не просил, а требовал только поменять увольнение на «собственное желание» и оплатить время вынужденного прогула. Так вот. С этим решением суда он пришел в отдел кадров и потребовал оформить дубликат трудовой книжки. А мы, честно говоря, никогда дубликатов не оформляли. Открыли Правила и Инструкцию - вроде бы все понятно, а начали оформлять - вопросов масса! Как же правильно все сделать?

Дубликат трудовой книжки оформить, пожалуй, сложнее, чем оригинал. Наверное, по той причине, что ситуации, в которых требуется такое оформление, нестандартные, а нередко еще и конфликтные. Например, трудовая книжка утрачена или испорчена по вине работодателя или самим работником. Или с самой книжкой все в порядке, а вот внесенную запись об увольнении суд признал незаконной.

Нормативные акты, устанавливающие правила ведения трудовых книжек, конечно, предусматривают правила поведения и в этой ситуации. Но, как показывает практика, недостаточно подробно. Так что вопрос вполне заслуживает самого пристального рассмотрения. Начнем по порядку.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Дубликат трудовой книжки оформляется по последнему месту работы

Действительно, в случае признания увольнения незаконным суд может по заявлению работника принять решение об изменении формулировки основания увольнения на увольнение по собственному желанию ( ч. 4 ст. 394 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ em.). Это положение конкретизировано в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей ( утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» ) (далее - Правила). Так, согласно п. 33 Правил при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Таким образом, если работник обратился в отдел кадров с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки, необходимо его оформить.

Кто выдает дубликат?

Обратите внимание: Правила говорят не о том, что дубликат должен выдать тот работодатель, который внес запись, признанную незаконной и недействительной, а о том, что работник обращается с письменным заявлением о выдаче дубликата на свое последнее место работы. А это, как говорят в Одессе, «две большие разницы».

Если работник после увольнения устроился на новую работу и в то же время суд признал его увольнение с предыдущего места работы незаконным, выполнение решения суда и выдача дубликата будут «головной болью» нового работодателя. Да-да, бывает и такое - приходится исправлять ошибки своих «предшественников». Если же работник все свое время посвятил судебному разбирательству и на другое место работы не устроился, то и с заявлением о выдаче дубликата он придет на свое последнее место работы - к тому работодателю, который его незаконно уволил. Сегодня мы остановимся именно на этом варианте развития событий.

Итак, первое, что вам необходимо сделать, - это проверить по трудовой книжке, является ли ваша организация последним местом работы вашего бывшего сотрудника. Если выяснится, что он успел где-то поработать и в трудовой книжке есть запись о работе после увольнения из вашей компании, то за оформлением дубликата трудовой книжки вы можете его смело отправить именно туда - по последнему месту работы.

Процедура выдачи дубликата

Этап 1. Подготовка

Если вы выяснили, что после увольнения из вашей организации работник нигде не работал, то одного решения суда о признании увольнения незаконным для начала процедуры оформления дубликата будет недостаточно. Вам необходимо получить от бывшего работника письменное заявление на выдачу дубликата (пример 1 ). Такое заявление, поступившее от гражданина, не являющегося работником организации, регистрируется в день его поступления.

НАШ СОВЕТ

Оформляйте дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику максимально быстро - в день обращения (по возможности) или на следующий рабочий день

В какой срок необходимо оформить дубликат? Вопрос непростой. В Правилах, например, установлен срок оформления дубликата трудовой книжки только для случая утери ее работником - он составляет 15 дней ( п. 31 Правил ).

Полагаем, что в рассматриваемой нами ситуации, учитывая все обстоятельства, нужно постараться оформить дубликат в кратчайшие сроки, что и должно найти отражение в резолюции руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица на заявлении гражданина. Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

После того как вы получите от работника соответствующее заявление и прежде чем приступать к оформлению дубликата, внимательно изучите содержание решения суда. От вас ведь требуется не просто выдать дубликат трудовой книжки по заявлению работника, но (самое главное) - исполнить решение суда, изменив формулировку основания увольнения.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

«Новая» формулировка основания увольнения может быть только такой: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

Обратите внимание: увольнение решением суда признано незаконным, но работник потребовал только изменить основание увольнения, продолжать же трудовые отношения он не намерен. Как быть в такой ситуации? Полагаем, что в этом случае следует издать приказ об изменении формулировки основания увольнения (которая могла быть любой) на увольнение «по собственному желанию». Более того, этим приказом следует признать недействительным «старый» приказ об увольнении. Унифицированной формы такого приказа нет, он издается в свободной текстовой форме на бланке приказа по личному составу (пример 2 ).

При этом необходимо помнить, что если после признания увольнения незаконным суд выносит решение не о восстановлении работника на работе, а об изменении формулировки основания увольнения, то дата увольнения должна быть изменена на дату вынесения решения судом ( ч. 7 ст. 394 ТК РФ ).

НЕ ЗАБЫТЬ!

Изменить не только формулировку основания увольнения, но и дату увольнения

Здесь отметим еще один интересный момент. Немедленному исполнению, напомним, подлежат решения о восстановлении на работе ( ст. 211 Гражданского процессуального кодекса РФ, далее - ГПК РФ ). Решения же об изменении формулировки основания увольнения и оплате времени вынужденного прогула исполняются после того, как вступят в силу. Таким образом, по общему правилу работодатель издает приказ об изменении формулировки увольнения и выдает по требованию работника дубликат трудовой книжки тогда, когда решение вступит в силу, т. е. по истечении 10 дней после его вынесения. А вот дата увольнения «по собственному желанию», которая меняется на основании такого решения, является датой принятия судом решения. Получается, что измененная дата увольнения и дата приказа работодателя не совпадают - это обусловлено указанными выше особенностями.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Решения суда вступают в законную силу по истечении срока на апелляционное или кассационное обжалование, если они не были обжалованы ( ч. 1 ст. 209 ГПК РФ ). Кассационные жалоба, представление могут быть поданы в течение 10 дней со дня принятия решения судом в окончательной форме ( ст. 338 ГПК РФ ). Из этого можно сделать вывод, что решение суда первой инстанции, которое не было обжаловано, вступает в законную силу по истечении 10 дней со дня принятия решения судом в окончательной форме

Итак, с формулировкой и датой увольнения разобрались, что должно быть написано в дубликате - знаем. Что дальше?

Пожалуй, главная особенность оформления дубликата трудовой книжки незаконно уволенному работнику - это то, что записи переносятся в дубликат не из документов с прежних мест работы, а из самой трудовой книжки (из оригинала). Оригинал трудовой книжки находится у работника, а значит, вам как лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, необходимо его получить от бывшего работника.

Принимать трудовую книжку у бывшего работника для оформления дубликата без внесения записи об этом в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Но просто взять у бывшего работника трудовую книжку, никак это не оформив, не получится. Полагаем, что информацию о получении трудовой книжки гражданина следует внести, руководствуясь общими правилами, в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ( утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Обутверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» ). В графе 9 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо записать основание получения трудовой книжки. Эта графа называется «Дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника», но в нашем случае получение трудовой книжки не связано с приемом работника на работу, а значит, представляется возможным сослаться здесь на приказ работодателя об изменении формулировки основания увольнения. В графе 10 лицо, ответственное за ведение трудовых книжек и принявшее трудовую книжку, ставит личную подпись (пример 3 ).

Итак, трудовую книжку от бывшего работника получили, надлежащим образом это задокументировали - самое время приступить к оформлению ее дубликата.

Этап 2. Оформление

Для оформления дубликата вам потребуется бланк трудовой книжки.

Чистые бланки - бланки строгой отчетности, хранятся в бухгалтерии и выдаются только лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Форма заявки разрабатывается работодателем самостоятельно. Хорошо, если ее типовая форма включена в Альбом форм документов кадровой службы.

Не забудьте по окончании месяца представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в котором нужно отразить количество полученных и израсходованных бланков трудовой книжки. Унифицированной формы такого отчета также нет, поэтому вы можете ее разработать применительно к своей организации и внести эту форму в Альбом форм документов кадровой службы.

НЕ ЗАБЫТЬ!

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки записать: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера и расписаться

Первая страница дубликата трудовой книжки (титульный лист) оформляется по общим правилам, предусмотренным для заполнения трудовой книжки, при этом в правом верхнем углу делается надпись «Дубликат».

В связи с тем, что в трудовой книжке бывшего работника имеется запись об увольнении, которое признано незаконным, при оформлении дубликата в него необходимо перенести все записи из оригинала трудовой книжки работника (из всех разделов), за исключением записи об увольнении, признанном незаконным (пример 4 ).

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Дубликат трудовой книжки оформляется за счет работодателя

Кроме того, имейте в виду, что если бывший работник до поступления в вашу организацию уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» в графу 3 прежде всего вносится запись об общем и(или) непрерывном трудовом стаже работы до поступления в данную организацию (к данному работодателю). Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Вместо записи об увольнении, признанном незаконным, в дубликате делается запись об увольнении по собственному желанию, с указанием в графе 2 даты увольнения - даты вынесения решения суда. В графе 4 необходимо сделать ссылку на изданный работодателем приказ об изменении формулировки основания увольнения.

Все записи, внесенные в дубликат трудовой книжки, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью бывшего работника.

Этап 3. Заключение

Дубликат трудовой книжки оформлен. Но не нужно забывать о том, что даже при оформлении дубликата трудовая книжка должна быть оформлена в установленном порядке и возвращена ее владельцу ( п. 33 Правил ). А значит, вам необходимо закончить оформление трудовой книжки бывшего работника, в которую была внесена запись об увольнении по основанию, признанному судом незаконным. Для этого нужно сделать запись о признании недействительной записи об увольнении и указать измененное основание увольнения (пример 5 ). Эту запись следует заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью бывшего работника.

После завершения оформления оригинал трудовой книжки и ее дубликат передаются бывшему работнику, который расписывается в их получении в графе 13 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пример 3 ).

Дубликат трудовой книжки

Содержание

Как восстановить трудовую книжку

Как восстановить утерянную трудовую книжку

Потерянную трудовую книжку (вкладыш к ней) можно восстановить следующим образом: заявить о факте утери работодателю по месту последней работы. Выдача дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) производится работодателем в течение 15 дней с момента подачи заявления.

При массовой потере трудовых книжек работодателем трудовой стаж сотрудников устанавливается специальной комиссией. Дубликаты трудовых книжек выдаются работодателем сотрудникам на основании акта комиссии.

Как восстановить испорченную трудовую книжку

В случае если трудовая книжка пришла в негодность (порвалась, испачкалась, обгорела) либо при наличии в ней записи о переводе на другую работу либо увольнении, признанной недействительной по письменному заявлению работника работодатель обязан ему выдать дубликат. В дубликат переносятся все записи из прежней трудовой (за исключением записи, признанной недействительной).

Как заполнить дубликат трудовой книжки

При оформлении дубликата трудовой книжки сначала в графу 3 раздела «Сведения о работе»вносится общий трудовой стаж до трудоустройства к данному работодателю суммарно (если таковой имеется), указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения мест, должностей и периодов работы. Трудовой стаж должен быть подтвержден надлежаще оформленными документами, содержащими сведения о периодах работы (копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, трудовые договоры и др.).

Затем на основании предоставленных документов (подтверждений) трудовой стаж расписывается детально: в графу 2 раздела «Сведения о работе»вносится дата приема на работу, в графу 3 - наименование организации-работодателя, структурное подразделение, занимаемая должность (в случае перевода на другую должность у одного и того же работодателя об этом также делается отметка).

После этого в графу 2 раздела «Сведения о работе»вносится дата увольнения, в графу 3 - основание (причина) увольнения, в графу 4 - наименование, номер и дата документа - основания внесения записей в дубликат.

В раздел «Награждения»дубликата вносятся сведения о награждениях, поощрениях, которые были внесены в книжку по месту последней работы.

Дубликат трудовой книжки оформляется надписью «Дубликат»в правом верхнем углу титульной страницы документа.

Сотрудник компании написал заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. В самой трудовой книжке есть записи которые считаются не действительными, ошибочными. Эти записи тоже переносить в дубликат книжки? Если их не заносить, то номера записей трудовой не будут совпадать с номерами записей дубликата. Как быть? Подскажите пожалуйста.Заполняя дубликат трудовой книжки переношу из самой трудовой книжки следующие записи:Наименование организации, прием на работу, увольнение. Нужно ли писать после записи увольнения, из предыдущих организаций,слова: печать,

Ошибочные записи в дубликат не переносите. Законодательство это не предусматривает.

Образец оформления дубликата см. в п. 2 ответа.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Запись об увольнении внесена в трудовую книжку? Заявление еще можно отозвать!

Исправляйте в трудовой книжке сведения так, чтобы они полностью соответствовали документу, на основании которого были внесены

Если же в организации приказ о прекращении трудового договора с работником по ошибке был оформлен ранее окончания срока, это можно исправить. Подготовьте приказ об отмене приказа о прекращении трудового договора. Если запись об увольнении уже была внесена в трудовую книжку, то после признайте ее недействительной.

Существует и другой вариант исправить ошибку. По письменному заявлению работника оформите ему дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной (п. 1.2 инструкции )*. На титульном листе старой книжки напишите «Взамен выдан дубликат» и укажите его серию и номер.

Журнал «Кадровое дело» № 2, Февраль

2. Рекомендация: Кадровое дело: персональные консультации

Что будет основанием для заполнения сведений о стаже в дубликате трудовой книжки - выписка или приказ?

К нам в отдел кадров обратился бывший сотрудник с просьбой оформить ему дубликат трудовой книжки. Он представил выписки из приказов с предыдущих мест работы. Какой документ нужно указывать как основание в графе № 4 - выписку или приказ?

Ирина Сафронова, специалист по кадровому делопроизводству (Москва)

Давайте обратимся к разделу 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек 1. Из буквального толкования пункта 7.2 этого раздела можно сделать вывод, что в графе 4 трудовой книжки указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого внесены соответствующие записи. Таким образом, в вашем случае основанием внесения записи о стаже в дубликат трудовой книжки будут выписки из приказов. При этом нужно указать реквизиты приказа (образец ниже).

Как внести изменения в штатное расписание в связи со сменой наименования структурного подразделения?

Журнал «Кадровое дело» № 9, Сентябрь

Регламент работы

В каком случае работнику выдается дубликат трудовой книжки?

Предусмотрено несколько случаев выдачи дубликата:

1. Потеря трудовой книжки работником.
2. Внесение в нее ошибочных сведений или потеря вида (обгорела, изорвана, испачкана).
3. Массовая утрата трудовых книжек работодателем.

Оформление дубликатов в каждом конкретном случае имеет ряд особенностей.

В случае потери трудовой книжки работником он обязан немедленно заявить об этом работодателю по месту послед­ней работы. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления работодатель должен выдать работнику новую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью “Дубликат”в правом верхнем углу титульного листа.

При заполнении дубликата в разделы “Сведения о работе” и “Сведения о награждениях” вносятся записи о работе, награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов.

Также в дубликат вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы до поступления в данное учреждение. Стаж должен подтверждаться соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в них сведения.

Основанием для выдачи дубликата трудовой книжки являются трудовые договоры с отметками об их исполнении, справки, приказы, копии и выписки из приказов (заверенные в установленном порядке), личных дел, личных карточек формы № Т-2, лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы и другие документы, подтверждающие наличие трудового стажа.

Копии документов (или выписки из них) должны иметь отметку о заверении и оттиск печати организации, которая их выдала.

В справках о работе необходимы ссылки на основание их выдачи, т. е. на номера и даты приказов о приеме на работу и об увольнении.

Справки подписываются руководителем учреждения или начальником кадровой службы и обязательно заверяются печатью учреждения.

При наличии в трудовой книжке ошибочных сведений работнику по его письменному заявлению выдается дубликат, в который переносятся все записи, за исключением записи, признанной недействительной. В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, пришедшей в негодность (обгорела, изорвана, испачкана и т. п.). При этом на титульном листе старой трудовой книжки делается надпись “Взамен выдан дубликат”. Она передается на хранение работнику, дубликат хранится у работодателя.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) их трудовой стаж устанавливается на основании акта комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ.

В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Комиссия принимает решение на основании документов, имеющихся у работника (трудовые договоры, справки, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.). В случае отсутствия таких документов понадобятся показания двух и более свидетелей, знающих работника по совместной деятельности.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008 № 373). Пп. 31–34

Что делать, если уволенный работник отказывается забирать трудовую книжку?

Если выдать трудовую книжку в день увольнения невозможно, работодатель обязан направить работнику уведомление о ее получении. Оно направляется заказным письмом по адресу, который работник сообщил как адрес проживания. Почтовый корешок и копию уведомления необходимо сохранить до получения работником трудовой книжки.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Приведем примерную форму уведомления   о получении трудовой книжки.

В связи с расторжением трудового договора от 28.08.2002 и увольнением Вас с работы 07.02.2009 по собственному желанию напоминаем, что в соответствии с Трудовым кодексом РФ Вы должны получить трудовую книжку в день увольнения.

В связи с Вашим отсутствием на работе в день увольнения Вы можете получить трудовую книжку у секретаря школы с 10 до 17 ч ежедневно по рабочим дням.

В случае невозможности получить трудовую книжку просим сообщить о Вашем согласии на то, чтобы выслать ее по почте.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Трудовая книжка, не полученная работником при увольнении, хранится в течение двух лет в кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек, после чего передается на хранение в течение 50 лет в архив. По истечении указанного срока может быть уничтожена в установленном порядке.

Если вас заинтересовала данная статья,

вы можете оформить подписку на "Управление образовательным учреждением в вопросах и ответах">>

Как грамотно оформить выдачу новой трудовой книжки и дубликата прежней книжки

Как известно, трудовая книжка является документом, в котором фиксируется трудовой путь сотрудника. В нее заносятся сведения о приеме на работу, переводах, увольнениях. Обязанность отражать в трудовой книжке все эти ситуации лежит на работодателе. При этом правила внесения записей в трудовую книжку достаточно четко регламентированы законодательством. Но речь в этих правилах идет о стандартных ситуациях. Жизнь же зачастую оказывается куда изобретательнее.

Работник потерял трудовую книжку

Рассмотрим следующую ситуацию: сотрудник, уволившись с работы и получив трудовую книжку, благополучно ее теряет. Как быть бухгалтеру организации, в которую пришел трудоустраиваться такой работник? Первым делом, с него нужно потребовать заявление об оформлении новой трудовой книжки в связи с утратой (повреждением, порчей и т.п.). Оформляется оно так:

Скороходову Д.Б.

От оператора call-центра

Дубовой Е.П.

В связи с тем, что в период до заключения трудового договора с ООО «Валентино»я утратила свою трудовую книжку, и на основании части 5 статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу оформить мне новую трудовую книжку. Мне известно, что я обязана оплатить стоимость бланка трудовой книжки.

Е.П. Дубова 26 декабря года

Обратите внимание: такое заявление подает уже сотрудник, а не кандидат на должность. Это значит, что сначала нужно заключить трудовой договор с этим лицом, несмотря на то, что трудовой книжки у него на руках нет.

После того, как руководитель завизирует это заявление (если это предусмотрено системой документооборота, сложившейся в организации), а сотрудник оплатит стоимость бланка трудовой книжки, бухгалтер может приступать к ее заполнению. При этом нужно учитывать, что речь в данном случае идет не о выдаче дубликата (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек*, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225), а о выдаче новой трудовой книжки взамен утраченной (последний абзац ст. 65 ТК РФ). А значит, никаких сведений о суммарном стаже и т.п. в книжку вносить не нужно - она заполняется в том же порядке, что и сотруднику, поступающему на работу впервые.

Факт выполнения заявления работника будет подтверждаться его собственноручной подписью на титульном листе трудовой книжки. Поэтому брать с работника расписку о выдаче новой трудовой книжки не нужно.

Работник нашел пропажу

Как видно, ситуация с потерей трудовой книжки решается достаточно просто. Сложности начинаются, если работник впоследствии находит свою трудовую книжку, хочет аннулировать новую книжку и получить запись о своей теперешней работе в прежней трудовой книжке.

Начнем с того, что данный казус законодательством вообще не урегулирован и, строго говоря, регулирования и не требует. Ведь у работодателя имеется собственноручное заявление работника, где он просит выдать ему новую трудовую книжку в связи с утратой предыдущей. На пенсионные права сотрудника наличие двух трудовых книжек тоже никак не повлияет - в стаж будут засчитываться как периоды по первой трудовой книжке, так и по второй. В законодательстве же не сказано, что получение новой книжки автоматически аннулирует утраченную.

Наконец, заменить трудовую книжку сложно чисто технически. Дело в том, что в организации должна вестись книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. И в этой книге уже «засветилась»новая трудовая книжка сотрудника. Более того, есть еще и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В этой книге также отражены данные о выдаче сотруднику новой трудовой книжки. Получается, что теперь надо будет аннулировать записи, признавать бланк новой трудовой книжки недействительным, решать вопрос с его оплатой и т.п. В общем, сложностей очень много.

Поэтому наш совет - отказать работнику в его просьбе об аннулировании новой трудовой книжки и внесении записи о настоящей работе в его прежнюю (некогда потерянную, а потом найденную) книжку. При этом работнику надо объяснить, что никаких негативных последствий для него наличие двух трудовых книжек не влечет. А также нужно выдать ему заверенную копию его заявления на оформление новой трудовой книжки (на тот случай, если в дальнейшем потребуется объяснять работодателям, куда делся предыдущий стаж, и откуда взялась вторая трудовая книжка).

Дубликат для бывшего работника

Продолжим тему потерянных трудовых книжек. В принципе, у сотрудника, который после увольнения вдруг обнаружил, что его трудовая книжка «куда-то делась», есть альтернативный описанному выше вариант поведения. Он может обратиться к своему бывшему работодателю и потребовать выдать ему дубликат трудовой книжки. Согласно пункту 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан этот дубликат оформить.

Очевидно, что заявление о выдаче дубликата должно быть письменным:

Директору ООО «Сарагон»

Петрову Н.И.

От Дубовой Е.Н.

В связи с утратой трудовой книжки, в период после увольнения с должности оператора сall-центра ООО «Сарагон»и до трудоустройства на другое место работы, на основании пункта 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки. Мне известно, что я обязана оплатить стоимость бланка трудовой книжки.

Е.Н. Дубова 26 декабря года.

На основании этого заявления и документов, имеющихся в организации, бухгалтер должен подготовить дубликат трудовой книжки в течение 15 дней. Порядок оформления дубликата достаточно детально прописан в законодательстве, поэтому останавливаться на нем подробнее не будем. Скажем лишь, что бухгалтер должен четко следовать букве закона и вносить в дубликат только те сведения, которые имеются в документах. Никаких дополнений, исправлений и т.п. делать нельзя, даже если ошибка (например, в статье или пункте статьи) очевидна. Все, что есть в документах, должно быть в точности - слово в слово - перенесено в дубликат - таков закон!

Не забудьте при передаче работнику дубликата взять с него расписку в получении. Сделать это можно непосредственно на заявлении - пусть работник собственноручно напишет (снизу или на обороте): «Дубликат трудовой книжки получил лично», проставит число и подпись.

Ошибочные записи

Наверное, каждый бухгалтер, которому приходилось сталкиваться с кадровой работой, знает, что записи, внесенные в трудовую книжку по ошибке, можно исправить, признав их недействительными. Но для многих оказывается сюрпризом правило, согласно которому любой работник, в трудовой книжке которого появилась недействительная запись, связанная с увольнением или переводом, может потребовать замены трудовой книжки. А между тем такое право предоставлено работнику пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Соответственно, если, например, при увольнении работник увидит у себя в трудовой книжке сделанную по ошибке (и признанную недействительной) запись о переводе или об увольнении - согласитесь, всякое бывает и от ошибок никто не застрахован - то он может попросить заменить такую трудовую книжку дубликатом. Однако одной устной просьбы в данном случае мало - в пункте 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек прямо говорится о письменном заявлении.

Выглядеть оно может, например, так:

Директору ЗАО «Васк»

Нурину П.С.

от старшего экономиста

Дургилиевой О.П.

В связи с наличием в моей трудовой книжке записи об увольнении, признанной недействительной, и на основании пункта 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки.

Дургилиева О.П. 26 декабря года.

Обратите внимание, что в этом случае работник в силу прямого указания в пункте 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек не обязан оплачивать стоимость бланка трудовой книжки.

Сам дубликат в данном случае оформляется на основании «испорченной»трудовой книжки путем перенесения «слово в слово»в новую трудовую книжку всех имеющихся записей (за исключением, конечно, тех, которые послужили основанием для выдачи дубликата). После оформления дубликата, его нужно выдать работнику одновременно с «испорченной»трудовой книжкой. Не забудьте взять с работника расписку в их получении следующего содержания: «Дубликат трудовой книжки, а также трудовую книжку, в которой имеется запись об увольнении, признанная недействительной, получил. Число, подпись».

*Полное название документа - Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Источник: БухОнлайн.ру. Автор: Алексей Крайнев, налоговый юрист портала Бухгалтерия Онлайн

Источники: www.pro-personal.ru, working-papers.ru, www.glavbukh.ru, otvet.resobr.ru, www.buhonline.ru