ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
ГОСТ Р 6.30-97
ГОССТАНДАРТ РОССИИ
Москва
Предисловие
Дата введения 1998-07-01
1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ.
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД ) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой деятельности (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:
- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
- предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов ;требования к оформлению реквизитов документов;требования к бланкам и оформлению документов;требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Схемы расположения реквизитов приведены в приложении А;образцы бланков документов - в приложении Б.
(Измененная редакция, Изм. № 1)
2. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.
2.1. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
2 7 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - идентификатор электронной копии документа.
(Измененная редакция, Изм. № 1)
2.2. Исключен, Изм. № 1
2.3. Исключен, Изм. № 1
3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.
3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
3.2. Герб субъекта Российской Федерации помешают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помешают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного полразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
3.7. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес;номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.8. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).
В письме наименование вида документа не указывают.
(Измененная редакция, Изм. № 1)
3.9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дату документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой;год - четырмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять 05.01.2000.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г. а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.
(Измененная редакция, Изм. № 1)
3.10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
3.12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
3.14. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее по тексту стандарта и в приложении В примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
АОЗТ «Болшевский текстиль»
Бухгалтерия
Старшему экономисту
А.С. Николаеву
или
Президенту АОЗТ
«Ломоносовский фарфоровый завод»
В.И. Петрову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
Председателю садового товарищества
«Можайские дали»
В.А. Бунееву
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например;
Всероссийский научно-исследова
тельский институт документоведения
и архивного дела
101000, Москва, Центр,
Милютинский пер. д. 7а
При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:
301264, Тульская обл.,
Киреевский р-н, г. Липки,
ул. Садовая, д. 5, кв. 12
И. П. Калинину
(Измененная редакция, Изм. № 1)
3.15. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АОЗТ «Болшевский текстиль»
Личная подпись И. В. Сергеев
12.09.2000
Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Болшевский текстиль»
Личная подпись И. В. Сергеев
12.09.2000
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания
акционеров от 15.08.2000 № 14
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председателя
Правления банка
от 01.02.2000 № 82
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
(Измененная редакция, Изм. № 1)
3.16. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
А. В. Зайцевой
П. С. Никитину
Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с фирмой «ХИТЭК» к 21.12.2000
Личная подпись
05.11.2000
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
3.17. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком). например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого). например:
Должностная инструкция секретаря-референта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
3.18. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
3.19. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного чиста настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например приказы - распорядительную часть без констатирующей;письма, заявления - просьбу без пояснения;справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д. то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»),
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»),
3.20. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров;при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 2
к приказу директора Института
от 15.06.2000 № 319
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.2000 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу директора Института
15.06.2000 № 19
(Измененная редакция, Изм. № 1)
3.21. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);личная подпись;расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
бланк приказа образец гост
В повседневной жизни, чаще и чаще вынуждены иметь дело с бланками. Что же вообще такое бланк? Бланк - это просто говоря шпаргалка, которая представляет из себя листок определенного формата с переданной на нем информацией документа и местом, обозначенным для переменной информации. Возьмем несколько образцов из жизни: вам надо сделать заграничный паспорт, или отправить бандеролью подарок любимой бабушке на новый год. Вроде ничего глобального в этом нет, но и в том и в другом случае все сводится к одному - необходимо отстоять в большой очереди для получения бланка, заполнив который, вы решите и первую, и вторую проблему. Хорошо в случае если вы очень образованный человек, и заполнить бланк не составит для вас труда, но почти все из нас, увы, не такие, ну и потом, намного спокойнее, когда мы идем в тот же паспортный стол с уже правильно и щепетильно заполненным бланком. Неплохо было бы иметь большую базу бланков, благодаря которой вы всегда сумели бы скачать нужный вам бланк, неправда ли?
бланк приказа гост
Дорогие пользователи, наверное почти все из Вас плутая по просторам Интернета в поисках необходимой документации, встречались с тем, что на первый взгляд, форма того или другого бланка - верна, но она совершенно не адоптирована для печати. Вы вынуждены ее дорабатывать, редактировать, до того как вывести ее на печать.
Могу допустить, что раз вы здесь, следовательно, Вы специалист в определенной деловой области и Вам дорого Ваше рабочее время. Я очень надеюсь, что порекомендованная база форм бланков в какой-то степени поможет и упростит Ваш труд.
Очень много сил и времени было потрачено, для сбора этой базы, в которой вы отыщите: медицинские бланки, бланки для столовых и воинского учета, бланки по делопроизводству и защите труда, управленческие бланки, а также бланки для дошкольных учреждений, домов культуры и библиотек.
бланк приказа гост образец
Бланки значительно упрощают жизнедеятельность, как фирмы, так и обывателя. При помощи бланков можно очень быстро оформить операцию, составить заявление, подать заявку и пр. Именно бланкам, человек, не владеющий юридическими тонкостями темы, сможет справиться с установленной задачей.
Все бланки можно условно разделить на 2 большие группы:
- уникальные бланки утверждённого образца;
- специальные бланки определенных учреждений и организаций.
К универсальным бланкам относятся:
- бланк соглашения купли-продажи автомобиля или имущества;
- бланк доверенности на право управления авто или представления интересов;
- бланки расходных и приходных ордеров и пр.
Специализированные бланки создаются системой и применяются только в ней:
- бланк положения на приобритения субсидии (бланки филиалов социальной защиты);
- бланк заявлений на возврат удостоверения водителя (бланки ГИБДД)
- бланки налоговой отчетности и пр.
Бланки не являются тайной, поэтому последовательно образуется база бланков, в которой легко и очень быстро можно отыскать заинтересовавший вас документ. Бланки представлены в текстовом формате, поэтому их можно загрузить.
Веб-сайт даёт доступ к бланкам в электронном виде, поэтому если вам необходимо заполнить много подобных бланков, то вполне достаточно внести всю подходящую информацию всего один раз, а затем размножить.
Кроме всего этого, образуется способность подготовиться к заполнению бланков, к примеру, подготовить все документы, материалы из которых нужны для подачи положения в госслужбу. А следовательно, вы не столкнетесь с неприятной ситуацией, когда отстояв долгую очередь, не сможите заполнить заявку.
Воспользуйтесь базой бланков, размещенной на нашем веб-сайте, и экономьте свое время, силы и нервы.
