Для получения продукции и материальных ценностей со склада поставщика уполномоченному лицу выдается доверенность на получение материалов.
Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после получения ценностей представить в бухгалтерию организации документы о получении ценностей и сдаче их на склад. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены на следующий день после истечения срока их действия, о чем делается отметка в корешке книжки доверенностей или журнале учета выданных доверенностей.
Срок действия доверенности зависит от возможности получения и вывоза ценностей, но не должен превышать 15 дней.
Доверенности: правила оформления и обращения
Юсипова Е.Г. | заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией
Окончание статьи, начало в № 4, 5 и 6` 2010
Демонстрируем два способа регламентации работы с доверенностями в организации: путем фиксации в приказе общего порядка работы и путем утверждения специальной подробной инструкции.
В завершении мы разъясняем порядок ведения регистрационного дела доверенностей и сроки хранения, которые вам нужно соблюдать.
Д оверенность - это прежде всего документ, поэтому его нельзя рассматривать отдельно от общего документооборота компании. А раз так, то как и для любого другого документа, должен быть определен порядок его оформления и составления, согласования, подписания, регистрации, выдачи, хранения, порядок отзыва, контроля исполнения доверенностей. Если с порядком отзыва мы разобрались в прошлом номере журнала, то с остальными перечисленными задачами предлагаем разобраться сейчас.
Способы регламентации работы с доверенностями
утверждение общего порядка выдачи и регистрации доверенностей приказом организации (Пример 20)
утверждение Инструкции о порядке подготовки, выдачи, учета, отзыва и контроля исполнения доверенностей (Пример 21).
Пример 20
Свернуть Показать
В том случае, когда Предприятие выдает большое количество доверенностей, порядок работы с доверенностями требует более четкой регламентации, поэтому такой порядок может закрепляться в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по подготовке, учету, выдачи, отзыву и контролю использования доверенностей.
Общие положения.
Нормативные ссылки.
Общие правила работы с доверенностями на предприятии:
Порядок оформления запроса на подготовку доверенности.
Подготовка доверенностей (ответственные, оформление на фирменном бланке, разработка типовых форм доверенностей, требования к тексту доверенности).
Подписание, проставление оттиска печати, регистрация и выдача доверенностей (ведение журнала регистрации доверенностей).
Порядок отзыва доверенностей.
Контроль исполнения доверенностей.
Порядок ведения регистрационного дела доверенностей.
Ответственность по Инструкции.
Порядок пересмотра Инструкции.
Журнал доверенностей через Access
Прочитал у Владимира Гринько 1 и 2 статьи про журнал доверенностей в Excel. Есть в нем ряд преимуществ, но есть и недостатки.
Самым большой недостаток журнала доверенностей Microsoft Excel – это гиперссылки. Владимир предлагает создать систему папок под электронный журнал учета доверенностей. В каждой папке будут находиться проекты, оконченные версии и скан копии доверенностей. В сам журнал доверенностей Владимир предлагает вставлять гиперссылки на необходимые документы. В случае изменения местонахождения самого файла придется менять и ссылку в журнале доверенностей.
Использование журнала (реестра) доверенностей с помощью Microsoft Acces решает эту проблему. Поэтому предлагаю использовать программу Microsoft Acces для ведения реестра доверенностей.
Ниже приведено описание создание подобного журнала на примере Microsoft Acces 2010:
Определимся, что наш журнал будет содержать: № доверенности, дату ее выдачи, дату истечения срока действия, краткое содержание, кем выдана, кому выдана, статус доверенности, сама доверенность и сопутствующие документы в виде вложений.
1) Открываем Microsoft Acces и создаем новую базу данных. Сразу же появляется таблица, в которой создаем столбец с номером доверенности. Для этого нам потребуется щелкнуть по надписи “Щелкните для добавления”, добавить текстовый столбец и указать его наименование (н-р: № доверенности).
2) Создаем столбцы с датой выдачи и датой истечения срока доверенности. Для этого необходимо щелкнуть по соответствующей надписи и выбрать “дата и время”.
3) Создаем столбцы “Краткое содержание доверенности”, “Кем выдана” (актуально для управляющий организаций) и “Кому выдана”. Обратите внимание, что поскольку краткое содержание зачастую превышает 140 символов, данный столбец необходимо создавать как “Поле МЕМО”.
4) Для отслеживания статуса доверенностей мы создадим столбец с типом данных “Подстановка и отношение”, который позволит нам выбирать значение из раскрывающегося списка. Порядок создания списка значений смотри ниже.
Добавлю только то, что можно создать список закрытый или же с возможностью добавления новых значений пользователя.
5) Самый интересный столбец “Вложение”. Добавляем его, выбирая тип данных Вложение. Хранить проекты доверенностей, их варианты в формате word и сканированные копии в папках уже не требуется. Все это вкладывается непосредственно в реестр. Скопировав сам файл журнала, вы получите с ним все реквизиты доверенностей и прикрепленные файлы.
В итоге получаем вот такой журнал:
Главный плюс ведения реестра доверенностей в программе Microsoft Acccess :
все проекты доверенностей, их варианты в формате word, сканированные копии, отзывы доверенностей находятся в одном файле.
Главный минус ведения реестра доверенностей в программе Microsoft Acccess:
отсутствие возможности автоматического отслеживания сроков истечения доверенностей.
Прошу оставить свои комментарии по поводу создания и ведения журнала доверенностей с помощью Microsoft Access, а также иного программного обеспечения.
Общая доверенность (скачать образец заполнения доверенности)
Доверенность – полномочие, которое одно лицо выдает другому в письменной форме.
С точки зрения права, доверенность представляет собой одностороннюю сделку, так как для ее выдачи достаточно выраженного желания одной из сторон, чтобы другая сторона совершила от ее имени какие-либо действия.
Согласно ст. 185 ч. 1 ГК РФ при составлении доверенности выбирают простую письменную форму. При совершении ряда сделок по доверенности необходимо ее нотариальное удостоверение.
Доверенности выдаются как гражданам, так и юридическим лицам. Полномочия юридических лиц по доверенности, ограничиваются рамками специальной правоспособности.
Доверенность, выданная организацией, в нотариальном удостоверении не нуждается, выдается с подписью руководителя или уполномоченного лица, и заверяется печатью.
Законом установлена специальная форма доверенностей для получения или выдачи денег или иных материальных ценностей организациями.
Различаются три вида доверенностей:
разовая
специальная
общая (генеральная).
Разовая доверенность предназначается для одного определенного действия (получение товара, продажа дома и т. д.).
Специальная доверенность дает право совершать однородные действия в определенный период времени. Такие доверенности получают экспедиторы для получения товаров со склада, кассиры для получения денег в банке и т. п.
Общая доверенность позволяет осуществление разных сделок, связанных с имуществом. Генеральная (общая) доверенность - один из наиболее распространенных видов доверенности
Основные требования к генеральной (общей) доверенности:
Общая доверенность должна быть оформлена в письменном виде.
Доверенность от юридического лица должна заверяться подписью руководителя и печатью. Генеральную доверенность необходимо заверить у нотариуса в том случае, если это предусмотрено законом. Юридические лица обязательно должны заверять нотариально только те доверенности, которые выданы при передоверии. Доверенности, выданные физическими лицами, требуют нотариального заверения в любом случае. Во избежание разногласий рекомендуется заверять у нотариуса любую генеральную доверенность.
Любая доверенность, в которой не указана дата ее составления, считается недействительной.
В тексте доверенности желательно указывать паспортные данные доверенного.
Полномочия, передаваемые доверенному лицу, необходимо расписать достаточно подробно.
В общей доверенности следует отдельно указать право передоверия.
Если на предприятии, выдавшем доверенность, сменился руководитель, следует незамедлительно выписать новый документ с подписью руководителя.
Директор филиала фабрики, например, на основании общей доверенности проводит административную, хозяйственную и торговую деятельность, управляет делами и имуществом, заключает договоры, сделки, подписывает документы, представляет интересы предприятия в различных учреждениях, ведет дела в суде и т. п.
Особая разновидность этого документа - доверенность, выданная в порядке передоверия. Доверенное лицо может передоверить доверенность другому лицу в случае необходимости.
Доверенность - документ срочный, она действует в период, указанный составителем, но не более трех лет. Если срок действия не указан, доверенность считается действительной в течение года.
Важно, чтобы в доверенности была указана дата ее составления, поскольку без этого указания невозможно определить срок действия документа. Если дата отсутствует, доверенность считается недействительной (ст. 186 ч. 1 ГК РФ).
