Согласно Вашим указаниям от 20 октября с. г. мною проведен анализ эффективности работы сотрудников отдела снабжения в I–III кв. текущего года (приложение 1 к настоящей «Записке»).
Результаты анализа подтверждают необходимость увеличения штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым.
Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи – в приложении 2.
Расчет-обоснование подготовлен и может быть передан Вам после соответствующего распоряжения.
Старший консультант отдела
правового обслуживания
___________ Михайлов Ю. В.
сигнатура (факсимиле)
Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство) заявление-жалоба заявление-объяснение (объяснительная) заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).
Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены, как правило, одному вопросу. Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос. При составлении заявления необходимо учитывать особенности оформления его реквизитов.
Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, если заявление не содержит просьбы. Адресация копии указывается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил. Пример адресации заявления-констатации:
Главному энергетику обувной фабрики
Копия: заместителю директора фабрики
по материально-техническому снабжению
Пример адресации заявления-просьбы:
Декану гуманитарного факультета Донского
государственного технического университета
И.И. Михайлову
Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименование размещается ниже адресации, посередине листа:
ЖАЛОБА
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Основной текст, как правило, начинается с вводных слов, отражающих сущность содержания документа: Прошу, Обращаюсь с жалобой на. Представляю письменное объяснение. Ставлю Вас в известность. и т. п. Далее излагается сущность вопроса, по которому пишется заявление, Указываются основные мотивы написания, важнейшие обстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается, на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает заявитель: Прошу дать расчет с 1 марта с. г. Прошу Ваших указаний. Прошу ответить. Прошу принять меры.
Текст размещается по всей ширине листа, на один интервал ниже наименования. После основного текста с красной строки дается указание о наличии приложения (если таковое имеется):
Прошу предоставить мне учебный оплачиваемый отпуск с 10 января 2003 г. по 1 февраля 2003 г. для сдачи экзаменационной сессии в Ростовском государственном техническом университете.
Справку-вызов из университета за № 151 прилагаю.
Дата написания размещается интервалом ниже основного текста, в левой части листа. Указывается число, месяц (прописью) и год написания заявления:
29 декабря 2003 г.
Подпись содержит полное официальное наименование должности отправителя, его личную роспись (сигнатуру), фамилию и инициалы. Размещается подпись интервалом ниже основного текста, правее даты написания заявления, при этом личная роспись и ее расшифровка выносятся во вторую строку, размещаемую под первой:
Студент вечернего факультета группы ВОП -11-4
_______________ Морозов И. И.
сигнатура
Заведующая кафедрой русского языка как иностранного
_______________ Иванова Н.Д.
сигнатура
Ниже реквизита подпись рекомендуют оставлять свободное пространство для написания резолюции.
Образец заявления
Декану Северо-Кавказской академии
государственной службы (Ф.И.О.)
студента 1 курса, группы. Ф.И.О.
Заявление
Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 апреля для поездки домой по семейным обстоятельствам.
Прилагаю письмо с сообщением о болезни моего отца.
25.03.2003 (подпись)
Особенность официальных бумаг этого типа состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.
Отдельные виды документов, например, договор, доверенность, используются для реализации юридических, информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами, т.е. документационный обмен идет по горизонтали.
Договор (соглашение, контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Так, учредительный договор содержит сведения:
- о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью о размере и составе уставного капитала
- о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале
- о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.
Трудовой договор (трудовое соглашение) представляет собой юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т. п.).
Договор (контракт) – фиксирует соглашение сторон (юридических или физических лиц) о совместной (коммерческой или иного рода) деятельности. В этом случае содержание договора составляют следующие сведения:
- наименования сторон (полное и сокращенное название) наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения
- наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа
- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации срок действия договора начало и окончание работ по договору стоимость работ и порядок расчетов порядок сдачи и приемки работы
- ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающиеся стороны признают необходимыми включить в договор гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства
- переход права собственности и риски порядок разрешения споров
- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).
Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.
Оформляются договоры, как правило, на трафаретных бланках, на которых типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора. (Пример текста договора дан в приложении.)
Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица).
Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение корреспонденции (как денежной, так и посылочной), на общее управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, а также на получение свидетельства о праве на наследство.
Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации.
Доверенность удостоверяется в одном экземпляре. В тексте официальной доверенности указываются: должность и паспортные данные доверенного лица организация, в которой производятся действия по доверенности вид действий образец подписи лица, получившего доверенность срок действия доверенности.
В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности. Обязательными реквизитами доверенности являются:
наименование документа
место и дата написания
основной текст
удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.
Образец личной доверенности
ДОВЕРЕННОСТЬ
Ростов-на-Дону, десятое марта две тысячи третьего года.
Я, Антонова Мария Николаевна, проживающая в г. Батайске, ул. Пушкинская, д. 32, доверяю Демченко Ивану Петровичу, проживающему в г. Ростове-на-Дону, ул. Горького 140, кв. 1, получить в кассе завода Ростсельмаш причитающуюся мне заработную плату за октябрь, ноябрь, декабрь две тысячи второго года.
В получении за меня расписаться и выполнить все действия, связанные с данным поручением.
Доверенность
Доверенность - Конспект Лекций, раздел Менеджмент, Конспект лекций по ДОУ (Документационное обеспечение управления) Доверенность – Это Документ О Предоставлении Права Доверенно.
Доверенность – это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Осуществление доверяемых полномочий зависит от воли представителя: он вправе использовать доверенность или отказаться от неё. Представителями могут выступать одно или несколько лиц. При оформлении доверенности необходимо соблюдать требования ст.ст. 186, 187 ГК РФ.
Доверенности на право заключения договоров, представительство в судах, совершение иных действий от имени организации, представления её интересов в различных государственных и общественных организациях оформляются в соответствии с действующими распорядительными документами организации о порядке оформления и выдачи доверенностей.
Доверенности могут быть служебными и личными .
Служебная доверенность составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации.
Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке или организацией, в которой доверитель работает (учится), или ЖЭО по месту жительства.
Служебная доверенность оформляется на бланке организации, на котором в качестве адресата указывается третье лицо, с которым представитель взаимодействует в рамках доверенных полномочий. Она должна иметь следующие реквизиты:
ü наименование вида документа
ü дату выдачи
ü номер
ü заголовок к тексту
ü текст
ü подпись руководителя или его заместителя
ü печать.
В тексте доверенности указываются:
ü ФИО полностью и должность лица, передающего свои полномочия или полномочия организации
Личная доверенность оформляется на стандартных листах А4,А5 и включает:
ü наименование вида документа
За границу на служебном автомобиле
Рассматриваемые случаи поездки на служебном автомобиле за границу не так уж редки, и вопросы по этому поводу возникают довольно часто. Имея некоторый опыт таких поездок (а точнее, 3-4 раза в год в течение последних нескольких лет), рискну собрать воедино всю информацию, которая поможет снять большинство вопросов.
Ниже буду рассматривать только документы, непосредственно необходимые для выезда. Речь о таких документах, как, например, визы, будет вестись только в той мере, в какой их касается специфика выезда именно на служебном автомобиле.
И еще, особенности выезда на автомобилях лизинговых или арендованных тоже не описываю – сам не ездил, а врать не буду. )) Если кто-то окажется более компетентным в этих и других аспектах и сможет дополнить подробностями или расширить тему, буду только рад.
Прежде всего, нужно определиться, куда именно Вы намереваетесь ехать: просто за рубеж (как самый распространенный случай - в страны Европы) или в непростую страну Украину. )) здесь технология сильно отличается. Оставлю за кадром такие экзотические страны, как, например, Молдова. Если кто-то сможет расширить и дополнить этот отчет по конкретным странам – было бы здорово.
Для начала, возьмем более простой случай:
Поездка в Европу.
Насколько мне известно, правила здесь не сильно меняются от страны к стране – едете ли Вы через Белоруссию в Польшу или выезжаете в Финляндию.
Для поездки необходимы:
1. Национальное водительское удостоверение – НВУ. Только не спрашивайте про МВУ (международное водительское удостоверение) и необходимость его получения – копий в обсуждении данного вопроса было поломано немало, и оба противоположных мнения имеют право на жизнь. ))
2. Свидетельство о Регистрации автомобиля (СоР). В графе «Собственник (владелец)», в нашем случае, будет указано какое-нибудь ООО «Ромашки», с указанием юридического адреса.
3. Доверенность установленного образца. В принципе, ничем не отличается от обычной доверенности, образцов которой в инете можно найти множество, например, такой:
Единственное дополнительно требование – в доверенности должны быть фраза о том, что Вам доверяется управление «. с возможностью выезда за пределы Российской Федерации. ». Можно написать и по-другому: «. с возможностью временного вывоза транспортного средства за пределы Российской Федерации. », эта фраза представляется более верной с юридической точки зрения, но это дебри, в которые не стоит закапываться, тем более, что первой фразы всегда хватает.
Доверенность как юридически значимое действие подробно описана в статьях 185-189 Гражданского кодекса РФ. В данном случае, нас интересует содержание пункта 5 статьи 185:
5. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.
Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.
Из этого следует, что подписи Руководителя организации и печати будет достаточно, подписи главбуха или кого-либо еще не требуется. Кроме того, вместо Руководителя, доверенность может быть подписана специально уполномоченным лицом (например, в нашей конторе доверенности подписывает руководитель служебного автопарка, уполномоченный на подпись доверенностей на основании Устава).
Нотариальное заверение доверенности не требуется (и хорошо, ибо я слабо представляю, как кто-то потащит к нотариусу, например, Председателя правления какого-нибудь холдинга с годовым оборотом под 2 миллиарда USD. )) Если же Вы сами являетесь руководителем ООО «Ромашки», то, насколько мне известно, ничто не мешает компании в Вашем лице и за Вашей подписью доверить управление автомобилем Вам же, но уже как физическому лицу.
Строго говоря, доверенность необходима только для передвижения по РФ, а также для предоставления (при необходимости, т.е. если спросят) российским таможенникам на погранпереходе, в качестве доказательства правомерности осуществляемого Вами временного вывоза транспортного средства. Еще, пожалуй, доверенность может пригодиться для белорусской ДАИ, но останавливать и проверять ее они просто так не будут, скорее всего, только если вдруг что-то нарушите. Дорожную полицию стран к западу от Белоруссии Ваша доверенность вообще не заинтересует. Таким образом, нет никакой необходимости переводить доверенность на иностранный язык.
4. Страховка («Гринкарта» - ГК). Способы приобретения различны (от российской страховой компании (СК) до вагончика на границе) и неоднократно описаны. ГК страхует ответственность любого человека, который находится за рулем автомобиля на законных основаниях, поэтому Вы, обладая доверенностью от организации, можете посадить за руль любого трезвого водителя с правами. То есть, в принципе не важно, на кого именно оформлена ГК. Но мне ближе такая точка зрения: лицом, ответственным за автомобиль, будет являться водитель, имеющий право управления от владельца, то есть, страхователем будет являться он же, и полис должен оформляться на имя водителя.
Таким образом, в полисе указывается номерной знак автомобиля (графа 5), его марка (графа 7), в графе 9 - имя и фамилия водителя, латинскими буквами, как в НВУ (или МВУ). Там же и такими же латинскими буквами пишется адрес (я пишу свой обычный московский адрес). Опять же, если предполагается, что водителей будет больше одного – я вписываю всех, хотя многие утверждают, что этого делать не нужно.
Кстати, в различных документах, которые Вы будете оформлять дополнительно (например, «экология», то есть, плата за пользование инфраструктурой на погранпереходе в Бресте), стоит вносить именно Ваше имя – так можно избежать ненужной путаницы между собственником и доверенным лицом. То же самое относится и к выписываемым дорожной полицией штрафам – зачем допускать риск того, что квитанция на оплату будет направлена в компанию.
Для меня лично остается вопрос расширения по КАСКО – я этого не делал, но говорят, полезно. По факту – решать Вам. Практика говорит, что некоторые страховые компании делают такое расширение, причем, за вменяемые деньги.
5. Виза. Напрямую на возможность выезда на служебном авто не влияет, но некоторые особенности есть. При подаче заявления на выдачу визы, в графе «Транспортное средство» (вроде, номер графы в анкете – 33, сейчас, может, что поменялось) пишете AUTO и прикладываете ксерокопию СоР, НВУ (МВУ) водителя (водителей). Будет полезным приложить описание маршрута - можно просто распечатать карту на А4 и маркером обозначить маршрут. Возможна проблема с ГК – ее могут потребовать в консульстве при подаче заявления, но многие СК выдают ее не ранее, чем за месяц до начала срока действия – правда, по последним сведениям, и этот барьер можно обойти - вроде, некоторые СК могут выдать ГК сильно заранее.
Командировочное удостоверение и путевой лист оформлять не нужно (тем более, не нужно отдавать их для получения визы) - в отличие от случая
Поездки на Украину.
Для поездки необходимы:
1. Национальное водительское удостоверение – НВУ. Некоторые продвинутые водители пугают украинских дайцов МВУ, и у них это получается. )) В-основном, МВУ используется как козырь в переговорах – «отберете НВУ – дальше поеду по МВУ. »
2. Свидетельство о Регистрации автомобиля (СоР). Здесь – без изменений. И сразу скажу, что (Паспорт Транспортного Средства – ПТС) для временного выезда на Украину не нужен ни в случае служебного, ни в случае какого либо другого автомобиля.
3. Доверенность установленного образца. Форма обычная, стандартная, фраза «. с возможностью выезда за пределы Российской Федерации. » также необходима. Перевод доверенности на украинский язык не нужен. Но дальше начинаются сложности: законодательство Украины требует исключительно нотариальной формы заверения для всех доверенностей, в т.ч. от собственника - юридического лица. Если Вы сможете получить в своей организации именно такую доверенность – хорошо. Но в большинстве случаев (по причинам, описанным выше), такую доверенность от организации получить крайне затруднительно. В таком случае, Вас могут выручить
3. Путевой лист (ПЛ) и командировочное удостоверение (КУ).
Я езжу на Украину именно с путевым листом и командировочным удостоверением: их проще сделать. Насколько знаю, их типовая форма регламентируется или рекомендуется какими-то НПА, хотя, некоторые используют произвольную форму этих документов. . Я использовал такие, как показано ниже, и они проходили «на ура», хотя, не исключаю, что на данный момент эти формы устарели (при желании – все легко ищется в сети):
КУ:
ПЛ, лицевая часть:
ПЛ, оборотная часть:
Естественно, документы нужно заполнить соответствующим образом и в соответствующих местах: подписи, печати, дата/время, километраж, и т.д. – для того, чтобы дать меньше повода поймать Вас на каком-либо несоответствии. Хорошо, если у Вас если есть легальная возможность поставить подписи и печати в Вашей организации. Я договаривался с управляющим парком, изощрялся, придумывая в ПЛ фамилии диспетчера и механика и расписываясь за них, а в качестве пункта назначения указывал название и адрес отделения компании где-нибудь в Киеве или Днепропетровске (адрес в Крыму указывать категорически не советую, особенно летом в сезон – во избежание проблем по возвращении. ))
На границе, при въезде, в путевой лист поставят прямоугольный штампик о временном ввозе ТС, а дайцы на Украине будут строго бдить на предмет его наличия. Кроме того, обязательно наличие этого штампика проверяется при обратном пересечении границы. Наличие печати и подписи принимающей стороны в КУ у меня лично не проверяли, но если есть возможность – сделайте это, на всякий случай.
То, что цифрой 3 пронумерованы два пункта выше, ошибки нет: если у Вас имеются ПЛ и КУ, доверенность уже ни дайцов, ни таможенников с пограничниками не интересует.
4. Страховка (ГК). Практика показывает, что оптимальным при поездке на Украину является покупка полиса с упрощенным покрытием: Украина, Белоруссия, Молдова. Стоит она ощутимо дешевле страховки с европейским покрытием. Оформляется аналогично описанному выше. Известны случаи, когда украинские дайцы требовали, чтобы полис был оформлен непосредственно на того человека, который находится за рулем. Насколько знаю, это требование не предусмотрено международными правилами страхования по системе ГК, то есть, незаконно.
По сообщениям коллег, для автомобиля с российской регистрацией имеется возможность приобретения полиса украинской страховой компании (на территории Украины).
Напоследок, еще пара мыслей:
Если на автомобиле имеются наклейки, реклама фирмы, и т.п. При выезде на таких служебных автомобилях никакой специфики не отмечено. Если предусмотрено законом, для российских гайцов в СоР может быть сделана отметка о наличии на автомобиле рекламы. Я часто езжу на автомобиле с большим логотипом одной очень известной международной корпорации. Скажу честно, лично ощущал, что во многих ситуациях наличие подобных надписей облегчает жизнь. Для контролирующих организаций (имею в виду, прежде всего, дорожную полицию и пограничников с таможенниками) такой автомобиль является служебным явно, а это, полагаю, предопределяет соответствующее отношение к пассажирам и грузу - мол, не развлекаться ребята ездили, а в командировку, работать. Хотя конечно, это предположение является в большой степени неоднозначным и теоретическим.
Еще такой момент: некоторые, пользуясь возможностью бесконтрольно использовать служебный автомобиль, отправляются за рубеж «по-тихому», то есть, не ставя в известность начальство. Конечно, Вам решать, но «нет ничего тайного, что не стало бы явным»: в дороге может случиться все, что угодно, поэтому заранее проинформировать о предстоящей поездке за границу, думаю, стоит - если не Генерального директора, то хотя бы управляющего парком (официально или нет – зависит от взаимоотношений)) Иначе, если за границей с Вами или автомобилем возникнет какой-либо инцидент (тьфу*3), у начальства может возникнуть резонный вопрос: а что, собственно, автомобиль там делал.
У нас на работе на все легковые служебные машины помимо доверенности, раз в месяц выписываются путевые листы. Тот ГИБДД-шник сказал, что после отмены доверенности документом. Я ездил прошлый год на служебной машине в отпуск. Бывает ли идеальной служебная записка? Нет доверенности - значит должен быть путевой лист. Доверенность (образец) на представление интересов в арбитражном суде. Служебная командировка: бланки документов, порядок направления в служебную командировку, правила оформления командировки. Запрос на подготовку доверенности оформляется в виде служебной записки на имя руководителя юридической службы (юридического отдела). Но нет нотариальной доверенности! Сотрудники, которым вы больше не будете оплачивать служебную сотовую связь, могут сохранить привычный номер и льготные условия. У нас единственный раз за множество поездок спросили финны (машина служебная).
