Акт приема-передачи дел – документ, на основании которого происходит передача дел от одного работника другому. Как правило, такой бланк составляется при увольнении сотрудника, когда дела переходят к лицу, принимаемому на эту должность.
Скачать бланк акта приема-передачи дел можно по ссылке внизу статьи. Представлен образец, когда дела передаются от одного бухгалтера другому при увольнении.
Форма акта не имеет строго определенной структуры, составляется в свободной форме, в зависимости от вида и объема передаваемых дел, а также особенностей деятельности организации.
На нашем сайте вы можете скачать и другие образцы актов: передаточный при реорганизации – скачать образец. осмотра помещений – скачать, на уничтожение документов – скачать образец .
Образец заполнения акта приема-передачи дел
В бланке акта должны присутствовать реквизиты руководителя, увольняющегося сотрудника и принимаемого сотрудника – прописываются их ФИО и должности.
Сам акт представляет собой перечень дел, передаваемых от одного лица другому. В частности при передачи дел от одного бухгалтера другому, дается характеристика бухгалтерскому учету, состояние имущества, оборотных и внеоборотных активов. Также отмечается состояние учета всех операций на предприятии – денежных средств, материальных ценностей, производственного процесса, взаиморасчетов с контрагентами, персоналом. Примерный образец акта в данном случае можно скачать по ссылке ниже.
Акт составляется комиссией, которая создается специально для оценки состояния передаваемых дел. Комиссия будет рассматривать заключения аудиторов, объяснительные к акту.
Составленный бланк акт приема-передачи дел должен быть подписан всеми членами комиссии, а также руководителем и лицами, между которыми происходит передача.
Скачать образец акта приема-передачи дел.
Акт приема-передачи дел
Акт – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает установленные события или факты. Для акта имеется унифицированная форма, утвержденная нормативными актами и обязательная для применения. Она представлена ниже. Необходимо также иметь в виду, что кроме унифицированных форм актов многие министерства (ведомства) утверждают специальные инструкции, правила о порядке составления актов.
Образец акта приема-передачи дел
Шаблон акта приема–передачи дел при смене главного бухгалтера
В дело № ____
_____________ __________
Акт приема-передачи дел – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт приема-передачи дел. Если освобождается должность по причине перевода работника на другую должность или увольнения, то акт приема-передачи дел составляется, в котором проделанная работа описывается, ее итоги и незавершенные дела, которые преемнику передаются. Распорядительные документы, в которых причина приема-передачи дел указана, являются основой для составления акта.
Акт приема-передачи дел в двух экземплярах составляется. один из которых в отдел кадров отправляется, второй в дело подшивается.
Акт приема-передачи дел
Если должность освобождается по причине увольнения или перевода работника на другую должность, то составляется акт приема-передачи дел, в котором описывается проделанная работа, ее результаты и незавершенные дела, которые передаются преемнику. Распорядительные документы, в которых указана причина приема-передачи дел, являются основанием для составления акта.
Состав комиссии, уполномоченной составить акт приема-передачи дел, определяется согласно приказу руководителя организации. Документ составляется в количестве экземпляров, необходимых для каждого конкретного случая, и заверяется подписями принимающей и передающей стороны, председателем и членами комиссии.
Акт приема-передачи дел составляется в двух экземплярах, один из которых отправляется в отдел кадров, второй подшивается в дело.
Образец акта вы можете скачать ниже.
Акт приема-передачи дел и должности должностным лицом организации
I. Учредительные документы со всеми приложениями, изменениями и дополнениями.
II. Штатное расписание, личные дела сотрудников, приказы по основной деятельности, распоряжения и другие документы, оформленные в соответствии с номенклатурой дел) (приложение - справки с указанием общего количества дел и крайних дат).
III. Бухгалтерские документы (приложение - списки, описи с указанием общего количества дел и крайних дат).
1. Остатки по лицевым счетам по состоянию на 1 ________ ____ г.
2. Остатки в кассе Общества по состоянию на 1 ________ ____ г.
3. Протоколы общих собраний участников.
4. Протоколы заседания Совета директоров.
5. Справки об остатке лимита кассы.
V. Имущество Общества:
1. Здания и сооружения на сумму _________________________ руб.
2. Машины и оборудование на сумму _______________________ руб.
3. Транспортные средства на сумму _______________________ руб.
4. Инструмент и хозяйственный инвентарь на сумму ________ руб.
5. Прочие основные средства на сумму ____________________ руб.
6. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы на сумму __ руб.
7. Материалы на сумму ___________________________________ руб.
VI. Расчеты:
1. Дебиторская задолженность по текущим расходам на сумму ____________ руб. (приложение - опись).
2. Дебиторская задолженность по капитальному строительству на сумму __________ руб. (приложение - опись).
3. Кредиторская задолженность по текущим расходам на сумму __________ руб. (приложение - опись).
4. Кредиторская задолженность по капитальному строительству на сумму _________ руб. (приложение - опись).
6. Незавершенное строительство на сумму ___ руб. (приложение - опись).
VII. Прочие документы:
1. Документы проверок финансово-хозяйственной деятельности (перечень актов).
2. Договоры об индивидуальной материальной ответственности с должностными лицами Общества по состоянию на 1 _________ ____ г. заключенные в соответствии с требованиями о ведении бухгалтерского учета, в количестве ___ экз.
Акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера
Содержание статьи
Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики. Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха. Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.
В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому. Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.
Какие действия нужно сделать перед подписанием акта
Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:
люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел
период времени, в течение которого будут переданы документы
если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними
дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом
порядок, сроки выполнения инвентаризации
порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.
Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность ).
Как должен быть правильно составлен акт и что нужно в нем указать
Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера. Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения. Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.
В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель. Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо. Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет. Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.
Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.
Большое внимание стоит уделить таким документам:
- книги покупок и продаж
- журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур
- журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов
- книги выдачи доверенностей
- кассовые книги
- журналы регистрации путевых листов
- журналы кассира-операциониста.
Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.
Возможно, оформить акт приема-передачи дел в краткой форме, к нему приложить опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись.
Чтобы правильно составить акт приема-передачи дел, нужно решить какие деловые бумаги подлежат передаче, и конкретно за какой период. Чтоб это понять, нужно воспользоваться нормами п. 2 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете: главбух несет ответственность за ведение бухгалтерского учета. подробное и своевременное предоставление полной бухгалтерской отчетности и формирование учетной политики .
Значит, передаваться могут только те деловые бумаги, за которые он несет ответственность: налоговые документы, бухгалтерская и налоговая отчетность, первичные учетные, бухгалтерские регистры, процедуры кодирования, учетная политика, рабочий план счетов бухгалтерского учета, программы машинной обработки данных и т. д.
Обязательно необходимо обратить внимание, что из-за того, что форма акта сдачи приема дел не утверждена какими-либо нормативными документами, он может быть составлен в произвольной форме, и утвержден позже руководством организации.
Общепринято, что акт и опись (если она составляется отдельно от акта) должны быть в двух копиях, одна из них передается главному бухгалтеру, который покидает свое рабочее место, а вторая должна остаться в бухгалтерии учреждения. В случае если смена бухгалтера происходит в филиале организации, акт с описью должны составляться в трех образцах: первый – для главной компании, второй – для филиала и третий – для уходящего бухгалтера.
В акте сдачи-приема дел нужно в обязательном порядке указать:
- дату окончательного приема дел (это обязательный реквизит акта)
- даты, наименования документов, которые передаются
- список документов, которые отсутствуют на момент передачи (нужно указать, иначе потом возникнут некоторые существенные трудности при попытках доказать, что документы были утеряны на работе предыдущим бухгалтером)
- все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичной документации, налоговой документации (особенно материальный и денежный учет, включая кассовые документы, накладные)
- расхождения имеющихся данных бухгалтерской, налоговой отчетности с данными компьютерной бухгалтерской программы за сопоставленные проверенные сроки времени.
Также к акту нужно приложить (если есть такая возможность) письменные объяснения главного бухгалтера, который покидает свой пост относительно причин таких расхождений.
Кто подписывает акт при смене главбуха
Если не успели найти нового главбуха
Акт приема-передачи дел подписывают покидающий предприятие главный бухгалтер и новый. Однако если замену прежнему найти не успели в срок, то документацию можно временно передать сотруднику бухгалтерии. Но если и таковых нет, то сам директор вправе принять документы.
Передача дел новому специалисту
Следует рассмотреть такую ситуацию, когда все-таки нового сотрудника успели найти, и он вышел на работу, то, как правило, определенное время они работают вместе, потому что передача документации – процесс медленный. Нового работника оформляют в штат только после официального прекращения трудовых отношений с предыдущим. Это действие неправильное. Должно быть заранее заключено трудовое соглашение с новым работником, так как передать документы, ключ от сейфа, печати постороннему человеку организация не может. Учитывая то, что двух главных бухгалтеров в компании не может быть, то его ненадолго оформляют на иную должность (к примеру, заместитель главбуха).
Передача дел аутсорсинговой компании
В наши дни возможна и другая ситуация. Организация решила, что передаст ведение учета в аутсорсинговую компанию. В этом случае только служащий этой специализированной бухгалтерии вправе принимать дела под роспись. Тогда основанием для передачи документации будет заключенный договор между компаниями об оказании услуг по ведению учета.
Что делать, когда бухгалтер отказывается подписывать акт
Если бухгалтер, который увольняется, отказывается подписать акт приема-передачи, то это нужно в обязательном порядке зафиксировать документально в форме акта в присутствии не менее двух свидетелей. Помимо этого, руководитель должен своим приказом назначить комиссию для фиксирования общего состояния бухгалтерского учета на предприятии и для составления описи документов. Может произойти и такое, что каких-то деловых бумаг в организации будет не хватать, тогда подобный акт и опись снимут с нового главного бухгалтера ответственность.
Подводя итог, нужно отметить, что процедура приема-передачи дел является очень ответственной и для покидающего должность, и для вновь прибывшего главбуха, и для самой фирмы. Но следует обратить внимание: главбух, который увольняется, не должен заниматься организацией передачи дел, это задача директора. В обязанности увольняющегося бухгалтера входит доведение всех текущих дел до конца и передаче необходимых документов в надлежащем виде.
